Dialplan opties. Bedrijfsnaam Datum

Transcriptie

1 Dialplan opties Bedrijfsnaam Datum

2

3 Inhoudsopgave Inleiding Standaard functies Extensies Hoe kunnen we de extensies voor u instellen? Telefoonnummers Hoe kunnen we de telefoonnummers voor u instellen? Voic Hoe kunnen we de voic voor u instellen? Extra functies FoIP Hoe kunnen we de fax voor u instellen? Keuzemenu Hoe kunnen we het keuzemenu voor u instellen? Wachtrij Hoe kunnen we de wachtrij voor u instellen? Opmerkingen Uw opmerkingen

4 2

5 Inleiding Dit document is bedoeld voor klanten van Belcentrale die gebruik maken van een VoIP-centrale. De meest gebruikte functies binnen de centrale zullen in dit document worden toegelicht. De wijze waarop uw centrale is ingesteld, vormt in zijn geheel het zogenaamde dialplan. Om de werking van bepaalde functies binnen het dialplan zo duidelijk mogelijk uit te leggen, worden deze toegelicht met voorbeelden. Het is aan u hoe u uw eigen dialplan ingesteld wilt hebben. Vul op het eerste blad van deze pdf uw bedrijfsnaam in en de datum waarop u het formulier heeft ingevuld om onduidelijkheid te voorkomen. Daarnaast zouden wij u aan willen raden om dit formulier goed te bewaren voor uw eigen administratie. Dit document bevat steeds een uitleg van een betreffende functie met een voorbeeld, gevolgd door een pagina met invulbare velden. Door de velden naar eigen wens in te vullen, geeft u aan hoe u uw dialplan ingesteld wilt hebben. Uw persoonlijke dialplan zal door één van onze supportmedewerkers worden ingesteld, nadat wij deze van u hebben ontvangen via de . Aanpassingen kunt u later zelf doorvoeren in Mijn Belcentrale uw persoonlijke control panel. Voor meer informatie over het dialplan en de functies van uw VoIP-centrale kunt u contact opnemen met onze klantenservice: support@belcentrale.nl of op (keuze 2). 3

6 Standaard functies Extensies Wanneer u een VoIP account heeft van Belcentrale, krijgt u naast één of meerdere telefoonnummers, tevens voor elk toestel een eigen extensienummer. Heeft u bijvoorbeeld een extensie met als ID 0031*002, dan is het extensienummer 002. U kunt zelf aangeven welke naam een extensie moet krijgen. Deze naam wordt getoond op het scherm van de ontvanger wanneer u uitbelt. Dit wanneer u intern naar collega s belt en bij mede Belcentrale VoIP account gebruikers (andere klanten van Belcentrale). Geef op de volgende pagina aan hoe u dit in uw dialplan wilt laten instellen. Voorbeeld Extensie nr. Extensienaam 001 Mieke Extensie nr. 001 Extensienaam Kantoor 002 Vincent of 002 Winkel 003 Peter 003 Privé Geef aan met welke van uw Belcentrale telefoonnummers u uit wilt bellen. Ook is het mogelijk om met een extensie anoniem uit te bellen. In dat geval ziet de ontvanger niet uw telefoonnummer in het scherm. Geeft u daarnaast ook aan hoe u dit in uw dialplan wilt laten instellen. Voorbeeld Extensie nr. Uitgaand nr Anoniem Naast extensies voor telefoontoestellen bestaan er ook speciale extensies zoals een keuzemenu, een wachtrij of een voic . De hiernaast getoonde velden zijn alleen bedoeld voor de extensies van toestellen. 4

7 Hoe kunnen we de extensies voor u instellen? Extensie nr. Extensienaam Uitgaand nr. Anoniem 5

8 Telefoonnummers U kunt aangeven welke toestellen over moeten gaan wanneer uw telefoonnummer gebeld wordt. Toestellen kunnen tegelijkertijd overgaan (Ring All) of pas na een aantal seconden (Cascade). Ook kunt u externe toestellen, zoals een mobiele telefoon, over laten gaan wanneer er naar uw nummer wordt gebeld. Geeft u op de volgende pagina aan hoe we dit voor u in het dialplan kunnen instellen. U kunt meerdere telefoon- en extensie nummers in één veld invoeren. Voorbeeld Telefoonnummer(s) , , 003, , Neemt u meerdere telefoonnummers af van Belcentrale en wilt u op uw toestel zien naar welk nummer is gebeld, dan is dit mogelijk door extra (betaalde) systeemextensies te laten verwerken in het dialplan. De systeemextensie krijgt de gewenste naam en deze wordt via een Ring All, Cascade of doorschakeling zichtbaar op uw toestel. Bedrijf A Systeemextensie Bedrijf A Systeemextensie Bedrijf B Geef op de volgende pagina aan hoe u dit in uw dialplan wilt laten instellen. Voorbeeld Bedrijf A 6

9 Hoe kunnen we de telefoonnummers voor u instellen? Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) Telefoonnummers(s) 7

10 Voic U kunt een voic instellen die bellers te horen krijgen wanneer u niet opneemt. De voic is een gratis functie wanneer deze op een bestaande extensie wordt ingesteld. Wilt u een aparte extensie gebruiken, dan worden er extra kosten in rekening gebracht. Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u een centrale voic box wilt waarop diverse telefoonnummers uitkomen. Geef op de volgende pagina aan voor welke telefoonnummers u een voic in wilt laten stellen. Geef ook aan wanneer de voic te horen moet zijn. Dit kan bij geen gehoor, nadat een gesprek na een (door u aangegeven) aantal seconden niet is opgenomen. Zoals direct, dus na 0 seconde, of nadat alle betreffende toestellen 35 seconden zijn overgegaan en er niet is opgenomen. Voorbeeld Voic voor telefoonnummer(s) , Versturen naar naam@domeinnaam.nl Voic na 35 sec. of binnen tijdsinterval Of kies ervoor de voic standaard binnen een tijdsinterval te laten horen. Bijvoorbeeld na kantoortijd, maandag tot en met vrijdag voor 9:00 en 17:00 en in het weekend. Voorbeeld Voic voor telefoonnummer(s) , Versturen naar naam@domeinnaam.nl Voic na 35 sec. of binnen tijdsinterval Ma tm vrij voor 9:00, na 17:00 en in het weekend Wanneer de voic is ingesteld, zal er een Engels voic tekst te horen zijn. U kunt hier overheen een persoonlijke voic tekst inspreken. Omdat de werkwijze hiervoor afhankelijk is van hoe dit bij u is ingesteld, zult u de instructies hiervoor ontvangen zodra het dialplan is ingesteld. Ook kunt u geluidsbestanden aanleveren in.wav en.mp3 formaat of een tekst in laten spreken door een professionele stem. Op de telefoniepagina van onze website kunt u onze stemmen beluisteren. Geef de gewenste stem aan in het betreffende vlak op de volgende pagina en vul de gewenste tekst in. Voic s kunnen verstuurd worden naar uw adres. Het geluidsbestand krijgt u dan als attachment in uw inbox gestuurd. Verder kunt u naar het voic menu bellen van de voic extensie (volg hiervoor de toegestuurde instructies). En het is mogelijk de voic in Mijn Belcentrale, uw control panel te beluisteren. Vul op de volgende pagina uw wensen in voor de voic . U kunt meerdere telefoonnummers in één veld invullen. 8

11 Hoe kunnen we de voic voor u instellen? Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Voic voor telefoonnummer(s) Versturen naar Voic na sec. of binnen tijdsinterval Ja, ik wil de onderstaande tekst(en) laten offereren voor de stem van: 9

12 Standaard functies FoIP Uw VoIP-centrale is verder uit te breiden met de extra functie FoIP (Fax over IP). Houdt u er wel rekening mee dat voor extra functies ook extra kosten in rekening worden gebracht. Met Fax over IP kunt u via uw account faxberichten ontvangen en verzenden. Een telefoonnummer dat voor FoIP wordt ingesteld, kan enkel voor deze functie gebruikt worden. Geef op de volgende pagina per telefoonnummer 1 of 2 adressen aan waarop u faxen wilt ontvangen. De faxen zult u als PDF attachment ontvangen via uw account. U kunt faxen versturen vanaf meerdere adressen. Vult u op de volgende pagina de adressen in die u wilt gebruiken voor het uitfaxen. Komen hier later nog andere adressen bij, geef dit dan alstublieft aan ons door. Bij het uitfaxen stuurt u een naar onze faxserver en zet u het gewenste faxnummer in het onderwerp van de . Het bestand dat u wilt faxen, stuurt u in de vorm van een.pdf.jpg of.tiff-bestand mee als attachment. De precieze instructies ontvangt u van onze supportafdeling. 10

13 Hoe kunnen we de fax voor u instellen? Faxnummer Faxnummer Faxnummer adres inkomende fax adres inkomende fax adres inkomende fax Uitfaxen via adres Uitfaxen via adres Uitfaxen via adres 11

14 Keuzemenu U kunt ook kiezen voor de keuzemenu functie. Hierdoor klinkt uw VoIP-centrale direct zeer professioneel voor de beller. Let wel dat voor deze extra functies extra kosten in rekening worden gebracht. Wanneer uw telefoonnummer gekoppeld is aan een keuzemenu, zal de beller een welkomsboodschap te horen krijgen, gevolgd door een aantal keuzes. Deze keuzes kunnen leiden naar een extensie, Ring All, Cascade, wachtrij of voic . Maar ook naar één of meerdere submenu s met nieuwe keuzes. Geef deze submenu s voor het gemak zelf een naam in het schema. Ook kan eventueel een alternatieve welkomstekst ingesteld worden die alleen geldt in een bepaald tijdsinterval zoals buitenkantoortijden. Vul de teksten in die te horen zullen zijn in het keuzemenu. U kunt geluidsbestanden aanleveren voor het keuzemenu in.wav en.mp3 formaat of een tekst in laten spreken door een professionele stem. Op onze telefoniepagina op de Belcentrale website kunt u onze stemmen beluisteren. Vraag een offerte aan door deze optie aan te vinken en geef de gewenste stem aan in het betreffende vlak. Voorbeeld Telefoonnummer(s) , Welkomsttekst Welkom bij -bedrijfsnaam-. Kies 1 voor Administratie, kies 2 voor Sales of kies 3 voor Support. Bij keuze Actie na keuze 1 van welkom Naar submenu Administratie 2 van welkom Toestel 001 overgaan 3 van welkom Naar wachtrij support 1 van Administratie Toestel 002 overgaan 2 van Administratie Toestel 003 overgaan Ringall Support 001 Welkomsttekst, in tijdsinterval voor 9, na 17, za en zo Voic Welkom bij -bedrijfsnaam-. Op dit moment zijn wij gesloten. Toets 1 om een voic bericht achter te laten of verbreek de Averbinding. ctie hierna Bij keuze 1 naar centrale voic Tekst bij submenu Administratie Toets 1 voor vragen over uw factuur. Toets 2 voor overige vragen

15 Hoe kunnen we het keuzemenu voor u instellen? Telefoonnummer(s) Welkomsttekst Onderstaande teksten laten offereren door de stem van: Bij keuze Actie na keuze Welkomsttekst, in tijdsinterval Actie hierna Tekst bij submenu Tekst bij submenu Tekst bij submenu 13

16 Wachtrij Een andere professionele extra functie die een VoIP-centrale biedt, is de wachtrij. De bellers krijgen wachtmuziek te horen zolang er niet door één van de toestellen wordt opgenomen. Houdt u er wel rekening mee dat voor deze extra functies extra kosten in rekening worden gebracht. Wanneer uw telefoonnummer gekoppeld is aan een wachtrij, zal de beller eerst een welkomstboodschap te horen krijgen, gevolgd door wachtmuziek. De toestellen die ingesteld zijn in de wachtrij en de toestellen van de wachtrij-agenten, gaan nu over tenzij zij al ingesprek zijn. Ook kunt u kiezen om mobiele nummers over te laten gaan vanuit de wachtrij. Eventueel kan er periodiek een tussentijdse tekst afgespeeld worden. Tevens is er de mogelijkheid om gesprekken in bepaalde situaties uit de wachtrij te halen en door te verbinden naar een andere extensie. Deze extensie kan een toestel zijn, Ring All, voic enzovoorts. U kunt geluidsbestanden van teksten en wachtmuziek aanleveren in.wav en.mp3 formaat. Maar ook kunt u direct een offerte aanvragen voor een professionele stem door deze optie hiernaast aan te vinken. Op de telefoniepagina van onze website kunt u onze stemmen beluisteren. Geef de gewenste stem aan in het betreffende vlak hiernaast. Vul hiernaast ook altijd uw tekst in, ook al levert u zelf de geluidsbestanden aan. Voorbeeld Naam Wachtrij Support Telefoonnummer(s) , Welkomsttekst Welkom bij bedrijfsnaam. Op dit moment zijn al onze medewerkers in gesprek. Een moment geduld alstublieft, u wordt zo spoedig mogelijke geholpen. Tussentijdse tekst (optioneel) Laten horen na 15 sec Onze medewerkers zijn nog in gesprek, nog een moment geduld alstublieft. Extensies en/of mobiele nummers die over moeten gaan Als een beller 120 sec in de wachtrij staat, doorschakelen naar: Voic Bellers toelaten in de wachtrij: tenminste 1 toestel is ingelogd en niet is gepauzeerd Als bellers niet zijn toegelaten, deze doorschakelen naar: Toestel 005 Verwijder bellers uit de wachtrij wanneer: alle toestellen uitgelogd zijn Uit de wachtrij verwijderde bellers doorschakelen naar: Voic 14

17 Hoe kunnen we de wachtrij voor u instellen? Ja, ik wil onderstaande tekst(en) laten offereren voor de stem van: Naam Wachtrij Telefoonnummer(s) Welkomsttekst Tussentijdse tekst (optioneel) Laten horen na sec Extensies en/of mobiele nummers die over moeten gaan Als een beller sec in de wachtrij staat, doorschakelen naar: Bellers toelaten in de wachtrij: Als bellers niet zijn toegelaten, deze doorschakelen naar: Verwijder bellers uit de wachtrij wanneer: Uit de wachtrij verwijderde bellers doorschakelen naar: 15

18 Opmerkingen Uw opmerkingen Heeft u nog opmerkingen of extra aanvulling die u niet kwijt kunt in het formulier? Geef dit dan aan in het onderstaande veld. Heeft u nog vragen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met één van onze supportmedewerkers op (keuze 2). Wij ontvangen dit formulier graag via support@belcentrale.nl. Uiteraard kunt u het bestand ook opslaan voor uw eigen administratie. Cursus Nog meer weten over de mogelijkheden van uw VoIP-centrale en de verschillende toestellen? We hebben hiervoor speciaal een cursus ontwikkeld. In een ochtend leert u alles wat u moet weten EN gaat u praktisch aan de slag om alles echt goed in de vingers te krijgen. We sluiten de ochtend af met een lekkere lunch. Voor meer informatie, plaats en de cursusdata neemt u contact op met Belcentrale support. Bel met (keuze 2) of stuur een mail aan cursus@belcentrale.nl. 16

19 Onze supportmedewerkers staan u graag te woord voor uw vragen over het dialplan. Neem contact met ons via (keuze 2) of mail naar support@belcentrale.nl