Richtlijn. Digitaal Ritformulier. Ambulancezorg Nederland

Transcriptie

1 Richtlijn Digitaal Ritformulier Ambulancezorg Nederland 1/9

2 Inhoud 1. Documenthistorie Inleiding...3 Digitale registratie van patiëntgegevens in het werkveld...4 Wat is een digitaal ritformulier?...4 Het digitaal ritformulier als component DRF Eisen en Extra s...6 Opzet...6 Laag 0: Omgeving...6 Laag 1: Hardware...6 Laag 2: Communicatie...7 Laag 3: Koppelingen...7 Laag 4: Software DRF...7 Laag 4: Gegevens...8 Laag 4: Opschaling...8 Laag 4: Overig Omgaan met de richtlijn...9 2/9

3 1. Documenthistorie Versie Status Datum Opmerkingen 1.0 Concept Augustus 2009 Eerste versie opgeleverd ter bespreking UV. 1.0 Def. September 2009 Vastgesteld in programmaraad Informatievoorziening & ICT op 3/9/09 3/9

4 2. Inleiding Digitale registratie van patiëntgegevens in het werkveld Steeds meer regio s hebben belangstelling in het in digitale vorm verzamelen van gegevens van een patiënt al tijdens de rit. Vanuit de ambulance kunnen deze gegevens vervolgens draadloos worden verzonden naar een vaste infrastructuur om vanaf daar verder te worden getransporteerd en verwerkt. Uiteraard is de doelstelling hiervan om gegevens die belangrijk zijn voor de zorgpartners van ambulancezorg zo snel mogelijk op de juiste plaats te krijgen. Door accurate informatie snel bij de volgende schakel in de zorgketen te krijgen kan de zorg voor de patiënt nog verder verbeterd worden. Redenen voor de sterk toenemende belangstelling: 1. De stand van de techniek geeft nu goede mogelijkheden om een ambulance te voorzien van een mobiele dataterminal (vaak een PC-achtige in de vorm van een tablet of een laptop) die tegen een aanvaarbare prijs veel functionaliteit biedt. 2. Mobiele datacommunicatie biedt voldoende bedrijfszekerheid om gegevens op een veilige en betrouwbare manier te kunnen transporteren. 3. Het delen van informatie in het zorgveld staat sterk in de belangstelling. Belangrijkste voorbeeld is wel het Elektronisch Patiëntendossier ofwel EPD. De verwachting is dan ook dat binnen enkele jaren het overgrote deel van de RAV en zal beschikken over een digitale vervanger van het ritformulier. In dit document wordt deze vervanger een digitaal ritformulier genoemd. Wat is een digitaal ritformulier? In dit document wordt met de term digitaal ritformulier (vanaf hier: DRF) het volgende bedoeld: Alle voorzieningen die in en rond de ambulance nodig zijn om een ambulanceteam in het veld gegevens over patiënt en incident digitaal te laten registeren en/of te raadplegen. Hierbij het volgende: 1. In dit document gaat het uitsluitend om de voorziening die direct door het ambulanceteam wordt gebruikt en niet om eventuele gekoppelde systemen zoals systemen van zorgpartners of het bedrijfsprocessysteem van de eigen RAV. Wel is het belangrijk dat een DRF kan koppelen met die systemen. 2. Hoewel de focus sterk ligt op de PC-achtige die de kern vormt van het DRF zijn ook andere componenten van groot belang. Een aantal daarvan heeft overigens weinig met ICT te maken. 3. Digitale communicatie is even belangrijk als digitale registratie en raadpleging. Het kunnen ontvangen en verzenden van informatie neemt een belangrijke plaats in. 4. Een ambulance hoeft niet perse een auto te zijn. Ook motoren en heli s kunnen worden uitgerust met een digitaal ritformulier. 5. Het DRF speelt vooral een rol bij spoedritten maar in het verloop van dit document zal blijken dat ook bij besteld vervoer een DRF van pas kan komen. 4/9

5 Het digitaal ritformulier als component Zoals hierboven al genoemd wordt in dit document het DRF in beperkte zin beschouwd. In de realiteit is het DRF altijd onderdeel van een groter geheel. In de rol van component komt het DRF in de volgende systemen voor: 1. Keten van acute zorg Belangrijkste rol voor het DRF is dat het een knooppunt van informatie is in de keten van acute zorg. In de meldkamer wordt bij het registeren van het incident al de eerste zorginhoudelijke informatie vastgelegd. Deze wordt doorgegeven aan het ambulanceteam, de eerste zorgprofessionals die de patiënt zien, die de informatie aanvullen op basis van behandeling, waarneming en meetwaarden. Deze informatie is van belang voor de volgende schakel in de keten, meestal een afdeling van het ziekenhuis. Dit is in veel gevallen een Spoedeisende Eerste Hulp maar zou ook Cardiologie kunnen zijn. 2. Acute Zorg Netwerk Via de LS-I&V komt informatie over incidenten uit GMS beschikbaar. Die informatie wordt bijvoorbeeld gebruikt door navigatiesystemen om zonder menselijke tussenkomst te kunnen navigeren naar een haaladres. Maar kan ook door een DRF worden gebruikt om een deel van de registratie automatisch te doen. Wanneer de informatie uit het DRF compleet is wordt dit ook opgestuurd naar de LS-DV. Door deze voorziening is de informatie beschikbaar voor alle zorgpartners die toegang hebben tot het Acute Zorg Netwerk. 3. Bedrijfsprocessysteem Bij alle RAV en levert GMS de belangrijkste input voor de rittenregistratie. Via een batchkoppeling (de AGU-CPA-koppeling) stuurt GMS deze gegevens periodiek naar het Bedrijfsprocessysteem (vanaf hier: BPS). Door ook het DRF gegevens naar het BPS te laten sturen kan de informatie over uitgevoerde ritten verder gecompleteerd worden. 4. Opschaling Ook bij grote incidenten en rampen speelt het DRF een rol. Zoals gebruikelijk in de ambulancesector is de dan benodigde speciale functionaliteit een aanvulling op wat er dagdagelijks wordt gebruikt. De speciale functionaliteit is overigens zeer beperkt van omvang. 5. Zorgdossier Regio s kunnen zelf ook patiëntinformatie beheren en beschikbaar maken aan hun partners. Voor dat soort systemen is het DRF een belangrijke leverancier. 5/9

6 3. DRF Eisen en Extra s Opzet In een tweetal sessies met een werkgroep is besproken hoe de ambulancesector met een DRF wil werken en wat voor eisen en wensen daaruit voortvloeien. Bij de sessies werd de volgende indeling gebruikt: Laag Omschrijving 0: Omgeving Dit is de werking van het DRF als voorziening binnen en rond de ambulance. Hier gaat vooral om randvoorwaardelijke zaken als inbouw en stroomgebruik. 1: Hardware De hardware van het DRF zelf. Kern is de PC-achtige maar er kan ook andere hardware worden ingezet. 2: Communicatie De communicatievoorzieningen tussen het DRF en de buitenwereld. 3: Koppelingen Tussen het DRF en andere componenten van systemen waar het DRF onderdeel van is. Dit zijn systeemkoppelingen ten behoeve van gegevensuitwisseling. 4: Software Functionaliteit en bediening van het DRF. Hier zijn ook de voorzieningen om te kunnen werken tijdens opschaling en het omgaan met de gegevens opgenomen. Bij het in kaart brengen van de vereisten in het verdere verloop van dit hoofdstuk is een onderscheid gemaakt tussen eisen en extra s. Een eis is iets dat aanwezig moet zijn tenzij je zeker weet dat het voor jouw situatie niet van toepassing is. Nu niet en in de toekomst niet. Een extra is iets dat voor jouw specifieke situatie noodzakelijk kan zijn maar het in verreweg de meeste gevallen niet is. Laag 0: Omgeving 01 Eis Stroomverbruik van DRF (inclusief communicatie) is vooraf bekend. 02 Eis Wanneer inbouw noodzakelijk is, is er een plan voor inbouw met kosten, ergonomische aspecten en omgaan met reparaties, vervanging van componenten etc. Laag 1: Hardware 01 Eis Hardware is gemakkelijk uitbreidbaar. Niet alleen met extra geheugen maar ook met voorzieningen ten behoeve van communcatie. 02 Eis Er kan minimaal 1 uur op batterij worden gewerkt terwijl ook de communicatievoorzieningen worden gebruikt. 03 Eis Bediening met Touchscreen inclusief onscreen keyboard. 04 Eis In geval van Tablet: extern keyboard kunnen aansluiten. 05 Eis Ondersteuning voor meerdere monitoren. 06 Extra Directe inbouw bij leverancier ambulance om bepaalde inrichting mogelijk te maken. 07 Eis Ondersteuning UZI-pas lezer. 08 Eis Goede instelbaarheid van scherm om in alle omstandigheden goed te kunnen werken. Vooral bij tablets die buiten het voertuig worden gebruikt. 09 Eis Leverancier van de hardware garandeert de beschikbaarheid van het model voor een vaste periode en de beschikbaarheid van componenten. 6/9

7 10 Extra Hardware voldoet aan objectieve eisen voor robuustheid: IP54 IP65 Laag 2: Communicatie 01 Eis Minimaal 2 verschillende mobiele netwerken worden ondersteund uit HSDPA, UMTS, WLAN, Mobitex en C Eis Kunnen wisselen tussen verschillende mobiele netwerken. 03 Eis Ondersteuning van Bluetooth. Onder meer voor koppeling met apparatuur in de ambulance. 04 Extra Automatisch kunnen overschakelen naar een het beste netwerk qua kosten en dekking. Laag 3: Koppelingen 01 Eis Er is een koppeling met de webservice Incidenten die vanuit de LS-I&V via het acute zorgnetwerk beschikbaar is. 02 Eis Gegevens kunnen direct of indirect (via de vaste infrastructuur) als berichten conform de Basis Data Set E-Spoed naar de LS-DV worden gestuurd. 03 Eis Koppeling met apparatuur in de ambulance van de leidende leveranciers: Zoll Medtronic 04 Eis Koppeling met de leidende BPS en: RAVIS AMBU:OpenCare MIOS 05 Eis Koppeling met VECOZO voor directe controle van patiëntgegevens 06 Extra Koppeling met SBV-Z voor controle van BSN. Laag 4: Software DRF 01 Eis Om efficiënt te kunnen werken kunnen velden worden voorzien van defaultwaarden. 02 Eis De software ondersteunt formulieren met voorwaardelijke items: een waarde in vraag 1 bepaalt of vraag 2 wel of niet hoeft te worden aangeboden. Ook deze eis is in het kader van de efficiency. Moet geheel zelf ingericht kunnen worden. 03 Eis Gegevens kunnen registeren zonder de beschikking te hebben over een mobiel netwerk. Bij beschikbaarheid van een mobiel netwerk wordt hier automatisch gebruik van gemaakt. 04 Eis Op afstand updates kunnen uitvoeren van de software. 05 Eis Software registreert items conform minimale dataset. 06 Eis Frequentie van versturen van updates is vanuit de software instelbaar. 07 Eis Mogelijkheid om direct uit het DRF een afdruk te maken op A4-formaat. 7/9

8 08 Eis Kunnen authoriseren via UZI-pas 09 Eis Kunnen authoriseren via gebruikersnaam en wachtwoord. 10 Eis Synchronisatie met centrale tijdserver voor synchronisatie. 11 Eis Oplossing geleverd door een leverancier met veel ervaring in mobiel werken en informatiebeveiliging die ook adequate support kan bieden. 12 Extra 24x7 support door leverancier. 13 Extra Controle vanuit de software op beschikbaarheid van verbindingen en terugmelding hiervan. 14 Extra Check op missende items in het formulier die dan gemakkelijk kunnen worden aangevuld. Laag 4: Gegevens 01 Eis Bij diefstal van het gehele apparaat kunnen patiëntgegevens niet worden benaderd door derden. 02 Extra Gegevens kunnen op afstand worden verwijderd (kan onderdeel zijn van het op afstand de-activeren van het apparaat via een z.g. poison pill ). 03 Eis Gegevens worden automatisch verwijderd na correcte verzending en bevestiging van ontvangst. Laag 4: Opschaling 01 Eis Kunnen activeren en de-activeren van een opgeschaalde modus: hierin worden extra velden zichtbaar. 02 Eis Kunnen registeren van TGN en Triageklasse in geval van werken in opgeschaalde situatie. Laag 4: Overig 01 Eis Zelf extra software kunnen installeren en naast het DRF kunnen gebruiken. Zowel eigen sofware als standaards binnen de sector (protocollen). 8/9

9 4. Omgaan met de richtlijn De eisen en extra s uit het vorige hoofdstuk zijn in de eerste plaats een checklist voor de regio s. Zonder de overige eisen te kort te doen zijn vooral de koppelingen van groot belang: het DRF is betrekkelijk waardeloos wanneer het niet met de buitenwereld kan communiceren. Verder is het ook belangrijk om te kijken naar de rol van de zorgpartners in de regio waar het DRF moet gaan werken. Hierdoor kunnen nog aanvullende eisen ontstaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat er een printer in de ambu moet worden geplaatst omdat men (nog) niet elektronisch wil werken. Voor het DRF is dit technische gezien niet echt een probleem. Maar qua inbouw, stroomvoorziening en onderhoud nog niet zo makkelijk. 9/9