INTRODUCTIE MINDLIFT LEARNING [

Transcriptie

1

2 INTRODUCTIE Hoi! Ik ben Kasper van der Meulen; spreker, trainer en schrijver bij MindLift Learning. Ik wil je persoonlijk welkom heten bij het boek Presenteren als een PRO! Voordat je begint met lezen wil ik je in 1 pagina een samenvatting geven van wat je kan verwachten van dit boek. Als je tijdens het lezen vragen hebt kun je ze direct aan mij stellen via Kasper@MindLiftLearning.nl 2

3 Deel 1: Mijn verhaal Blz woorden, gemiddelde leestijd: 4:30 minuten Dit boek begint met het verhaal van mijn allereerste workshop en hoe ik in aanraking kwam met presenteren en openbaar spreken. Deel 2: Als een PRO Blz woorden, gemiddelde leestijd: 5 minuten In dit deel bespreek ik de 3 belangrijkste punten die pro s anders doen: 1. Pro s presenteren zichzelf 2. Pro s gebruiken hun natuurlijke autoriteit 3. Pro s kennen hun eigen krachten Deel 3: Prepare, produce, perform Blz. 13 In dit deel bespreek ik 3 fases die een professionele presentatie vormen 1. Prepare Blz woorden, gemiddelde leestijd: 7 minuten Een solide voorbereiding garandeert succes 2. Produce Blz woorden, gemiddelde leestijd: 17 minuten Creëer een vorm en inhoud die de aandacht erbij houdt 3. Perform Blz woorden, gemiddelde leestijd: 15 minuten Je communicatie maakt van je praatje een performance 3

4 DEEL 1 MIJN VERHAAL If someone offers you an amazing opportunity and you re not sure you can do it, say yes. Then learn to do it later - Sir Richard Branson - 4

5 Eerste stapjes Op het moment dat ik dit schrijf is het bijna precies 12 jaar geleden dat ik voor het eerst werd ingehuurd om een workshop te geven. Ik was 17 jaar oud en druk bezig mezelf te profileren als serieuze rapper, ik had een handjevol optredens gegeven in lokale buurthuizen en bandwedstrijdjes, allemaal zonder al te veel succes. Toch werd ik naar aanleiding van één van deze optredens benaderd door een jongerenwerker met de vraag: Geef je ook rapworkshops?. Op dat moment had ik nog nooit voor een groep gestaan om iets over te brengen - afgezien van die paar optredens die ik als rapper deed voor een enthousiaste menigte van maar liefst vijf van mijn beste vrienden - dus er was niet veel reden voor mij om positief te reageren. Met de paplepel Echter, in die seconden tussen de vraag en mijn antwoord schoot er wijze raad van mijn moeder door mijn hoofd: Als iemand vraagt of je iets kan, altijd eerst ja zeggen en het daarna waar maken Mijn moeder is al zo lang ik me kan herinneren succesvol als spreker op symposia en congressen en het heeft me altijd doen verbazen hoe vaak ze die wijze raad zelf toepaste. Ojee, ik moet over een half uur spreken voor duizend man maar ik weet niet precies waarover Bij terugkomst had ze altijd de meeste geweldige verhalen over hoe ze de zaal op zijn kop zette met rare verhalen, actieve oefeningen en spelletjes en naar huis gestuurd werd met een staande ovatie. Met dit idee in mijn achterhoofd was mijn antwoord toch een enthousiaste: jazeker!. Onervaren als ik was nam ik geen tijd om voor te bereiden en stapte een week later nietsvermoedend op de trein richting het dorpje Goor, in de buurt van Enschede. Fake it until you make it Het volgende station is Goor Mijn eerste reactie op de mededeling van de conducteur was dat valt best mee. Toen ik klaar was met lachen om mijn eigen grap (duurde even) stond ik op een klein perronnetje in een klein dorpje tegenover een klein kerkje. Na het zorgvuldig bestuderen van de kaart op het station bleek dat kleine kerkje toch echt mijn bestemming te zijn. Bij binnenkomst werd ik hartelijk onthaald door een mevrouw die mij in iets te snel Twents zou inlichten over de situatie. 5

6 O u bent de rapper? Goed dat u er bent, iemand anders is ziek dus u hebt een grotere groep en we beginnen eerder dan gepland, hier is de passage van de bijbel waar de rap over moet gaan, de presentatie is over anderhalf uur in de kathedraal voor het bisdom en alle ouders van de kinderen. Wilt u eerst koffie? Voordat ik me realiseerde dat ik nog nooit met kinderen gewerkt had, geen flauw idee had waar de Bijbelse passage over ging en niet precies wist wat ze bedoelde met presentatie in de kathedraal, stroomde er een groep kinderen binnen. Het achterkamertje van de kerk zat bomvol en ik zat aan het roer, over anderhalf uur moest ik klaar zijn om met achttien hyperactieve pubers een Bijbelse rap te presenteren aan een volle kathedraal. Ik voelde de druk aardig oplopen, ik moest immers wel kwaliteit leveren voor de reiskostenvergoeding en bioscoopbon die me beloofd waren. Tijd om aan het werk te gaan. YO YO YO Hallo allemaal, even stil nu, ik ben Kasper en ik ga met jullie rappen over Ik werd onderbroken door een horde kinderen die YO YO YO begonnen te roepen en met hun handen aan het zwaaien waren zoals de rappers die ze van TV kenden. Ik maakte weinig indruk en besloot om maar met ze mee te doen. Na een minuutje gezamenlijk armzwaaien en YO YO YO roepen bereikten we enige mate van stilte, ik greep mijn kans en rapte een stukje over het dorpje Goor. Gezien mijn beperkte kennis over de - ongetwijfeld - rijke historie van het dorpje was het enige materiaal dat ik had de ietwat ongunstige naam van het dorpje en als rapper ben je dan al snel de boel aan het beledigen. Het viel even stil toen de kinderen zich realiseerden dat het niet helemaal netjes was wat ik deed, maar gelukkig barstten ze daarna in gejuich uit. Mijn kanonnade sloot blijkbaar aardig aan bij de belevingswereld van de puberende jeugd van het kleine dorpje en ik voelde dat ik enige mate van respect had gewonnen. Even diep ademhalen, wat nu? Ik wist het ook niet dus ik besloot het aan ze voor te leggen. Oke over een uur gaan we presenteren voor jullie papa s en mama s, we gaan een rap schrijven over deze passage van de bijbel, iemand ideeën?. Tot mijn genoegen stroomden de kinderen over van ideeën en een uur later stonden we wonder boven wonder voor een volle kerk te rappen, richting het einde hadden we de bisschop op een van de banken 6

7 staan met zijn hand in de lucht: YO YO YO. Vol trots vertrok ik weer richting huis met mijn bioscoopbon en 7,80 reiskosten op zak. Missie geslaagd Dit doe ik nooit weer. Blijkbaar had ik toch per ongeluk het een en ander goed gedaan. De organisatie waarvoor ik de workshop verzorgde belde mij of ik binnenkort weer kon komen, en of ik iemand kende die ook djembe workshops kon geven, hey dat is toevallig, die geef ik ook!. Zo langzamerhand kwamen er via-via steeds meer aanvragen binnen voor uiteenlopende workshops over uiteenlopende onderwerpen voor uiteenlopende evenementen. Kilometers maken Sinds mijn vuurdoop als rapper in de kerk in Goor ben ik altijd actief gebleven op het gebied van alles wat te maken heeft met presenteren voor groepen. In de tussentijd heb ik zo n driehonderd podia betreden als uitvoerend muzikant, rapper, zanger of de host die de boel aan elkaar praat. Ik heb gewerkt aan theatervoorstellingen met kleuters en geïmproviseerde muziek gemaakt met meervoudig gehandicapte jongeren. Ik heb gerapt met probleemjeugd en met bestuursleden van grote bedrijven. Ik heb jaren voor de klas gestaan in het voortgezet onderwijs als docent biologie, natuurkunde, scheikunde, informatica en muziek. Ik heb trainingen gegeven aan grote multinationals over communicatie en samenwerking en aan docententeams over creatieve les vormen. Ik heb niet alleen veel zelf gedaan maar ook talloze anderen zien spreken en presenteren, waaronder een paar van de beste sprekers ter wereld. In het proces van het geven van presentaties en het bestuderen van vele anderen heb ik een aantal dingen geleerd over presenteren waardoor ik het vertrouwen heb dat ik een willekeurige groep kan toespreken over een willekeurig onderwerp en dat de presentatie succesvol zal verlopen. Dit zeg ik niet om op te scheppen of om aan te geven dat ik zo getalenteerd ben, integendeel. Dit zeg ik omdat ik er van overtuigd ben dat iedereen dit kan leren als ze het op de juiste manier aanpakken door het te doen als een pro. 7

8 DEEL 2 ALS EEN PRO Learn the rules like a pro, so that you can break them like an artist - Pablo Picasso - 8

9 Als een pro Het doel van dit boek is om je in een zo kort mogelijk document, zo eenvoudig mogelijk, de belangrijkste principes bij te brengen over het geven van een uitstekende presentatie. De basics van een goede presentatie komen zeker aan bod maar deze zullen niet de focus zijn, ik ben er sterk van overtuigd dat zowel de basics als de meest geavanceerde technieken voortvloeien uit een paar simpele principes. Wanneer je deze principes begrijpt en beoefent zal je je niet druk hoeven maken over de basisvoorwaarden van je presentatie. Waar ik naar op zoek ben zijn de dingen die de pro s van de amateurs onderscheiden, niet zodat je een pro bent aan het einde van de boek, maar zodat je bewapend bent met inzichten en handvatten die je zullen helpen om met zeer beperkte ervaring toch als een pro voor de dag te komen. Ik ben er persoonlijk van overtuigd dat ieder persoon het ingebouwde vermogen heeft om een ander wat aan te leren. Iedereen heeft unieke talenten en vaardigheden die zijn of haar presentatie tot een succes kunnen maken, zelfs als je podiumangst hebt of nog nooit voor een groep hebt gesproken. De reden dat mensen overkomen als amateurs of volledig dichtslaan zodra ze voor een groep staan is niet omdat ze niet kunnen presenteren, iedereen kan presenteren, maar omdat ze een aantal eenvoudige inzichten missen over wat het verschil is tussen een suf praatje en een echte performance. In dit hoofdstuk geef ik een kort overzicht van de 3 factoren die Pro s onderscheiden van de amateurs. 1. Pro s presenteren zichzelf 2. Pro s begrijpen hoe autoriteit werkt 3. Pro s kennen hun eigen krachten 9

10 1. PRO S PRESENTEREN ZICHZELF We noemen iemand een professional wanneer iemand zijn of haar brood ermee verdient. Wanneer je inkomsten afhankelijk zijn van je prestatie dan ligt de druk hoog om een goede prestatie neer te zetten. Kijk eens naar deze lijst van soorten presentaties: - Een sales praatje - Een sollicitatie - Presentatie van verkoopcijfers aan management - Een mededeling aan je werknemers - Een voorstel voor een klant - Een training aan trainees in je bedrijf Onafhankelijk van welke soort presentatie je geeft, je bent in feite altijd jezelf aan het presenteren. Jij bent immers degene die de informatie vertolkt naar de luisteraar. Als het om de informatie zou gaan zou je net zo goed een pdf-je rond kunnen sturen met de benodigde informatie, maar als presentator ben jij degene waar het om draait. Denk eens terug aan de beste presentatie die je ooit hebt gezien. Waarom sprong deze eruit? Omdat de informatie het meest interessant was? Of omdat de spreker het meest interessant was? Het mooist is natuurlijk als je een combinatie hebt van een interessante spreker en interessante informatie. Een oninteressante spreker kan het leukste verhaal saai maken, waar een echte Pro zelfs het saaiste verhaal goed kan overbrengen. Pro s begrijpen dat zij de luisteraar moeten interesseren in de persoon die de presentatie geeft: Zichzelf. Als ze namelijk de informatie interessant vinden, maar jou niet, dan huren ze de volgende keer een ander in. Als jij ze weet in te pakken, dan vragen ze je terug en maakt het ze al niet eens meer uit waar het over gaat, zolang jij ze komt inspireren. Pro s doen dit door persoonlijke verhalen te vertellen, door echt contact te maken, door iets unieks van zichzelf te laten zien en het publiek aan te steken met hun eigen enthousiasme. Dit vermogen wordt versterkt door de autoriteit die je hebt als spreker. 10

11 2. PRO S GEBRUIKEN HUN NATUURLIJKE AUTORITEIT Een van de belangrijkste eigenschappen van Pro s is dat ze de aandacht hebben zodra ze op het podium staan en dat komt omdat ze begrijpen dat hun rol autoriteit met zich meebrengt. Autoriteit is een vreemd verschijnsel, zodra iemand voor een groep staat met als doel om die groep toe te spreken, zal de groep automatisch geneigd zijn om de spreker autoriteit toe te kennen. Nu zeg ik niet dat iedere persoon van zichzelf autoriteit uitstraalt, maar wel dat de positie van de presentator die uitstraalt. Dit betekent simpelweg dat zodra jij voor de groep komt te staan, er een aanname is van die groep dat jij vanuit die rol het roer neemt en de groep zich daarvoor open zal stellen. De vraag is: Wat doe jij met die autoriteit? Is het je wel eens opgevallen hoe pro s de hele zaal mee kunnen krijgen? Dingen meeschreeuwen, rare spelletjes en rollenspellen doen etc. Het belangrijkste verschil tussen een Pro en een amateur is dat een pro er van uitgaat dat zijn publiek hem die autoriteit toekent en die vervolgens ook pakt. Als jij voor de groep staat ben jij het centrum van de aandacht, de hele zaal is er zelfs op ingericht; de stoelen staan in rijen jouw kant op en de enige richting waarin men kan kijken is de jouwe. Er is niks dat meer afbraak doet aan een presentatie dan een spreker die geen beroep doet op zijn natuurlijk autoriteit. Mensen zijn geneigd om een soort ingebouwde bescheidenheid te hebben en een ander meer macht en kennis toe te kennen dan zichzelf. Als die mevrouw de microfoon heeft zal ze wel meer weten dan ik, anders zou ze niet voor de groep staan, als die betreffende presentator vervolgens denkt goh wat een slimme mensen in de zaal, die zullen het vast beter weten dan ik dan zal die uitstraling ervoor zorgen dat het lastig wordt om die autoriteit weer terug te pakken. JIJ staat voor de groep JIJ bepaalt wat er gebeurt. Als een Pro. 11

12 3. PRO S KENNEN HUN EIGEN KRACHTEN Iedereen is op zijn eigen manier briljant, helaas weten de meeste mensen dat zelf nog niet. In mijn jaren als coach en trainer is het me opgevallen dat sommige van de meest getalenteerde en briljante mensen zelf helemaal niet doorhebben wat ze allemaal kunnen. De meeste tijd van mijn coaching zit hem in het overtuigen van mensen van hun eigen krachten. Ze hebben ergens in hun leven het idee opgepikt dat ze niet deugen, of dat ze bescheiden moeten zijn omdat ze anders arrogant gevonden worden. Helaas is dit een idee dat veel mensen oppikken door de manier waarop ze opgevoed of opgeleid zijn. Onzin. Pro s weten waar ze goed in zijn en gebruiken hun autoriteit om daar de focus op te leggen. Als je wil overkomen als een krachtig persoon is het belangrijk dat jij je krachten laat zien. Jouw unieke kwaliteiten zullen gewaardeerd worden door je publiek wanneer je ze inzet om contact met ze te maken en ze wat me te geven. De reden dat veel mensen bang zijn voor het geven van presentaties is omdat ze niet weten dat ze kwaliteiten hebben die anderen in ze bewonderen. Het is in onze maatschappij zo normaal om elkaars zwaktes te vergroten en elkaars krachten te verzwijgen dat men zich niet realiseert dat ze die krachten bezitten. Als je ze vraagt om drie van hun eigen kwaliteiten op te noemen blijft het angstig stil. Geef mij een presentatie van één minuut en ik benoem er tenminste vijf. Valkuilen Elke kwaliteit heeft een valkuil, als je je van beide kanten van die munt bewust bent kun je doormiddel van zelfsturing je kwaliteit uitvergroten terwijl je de valkuil omzeilt. De reden dat ik het overleefde bij de rapworkshop in Goor is dat improvisatie een van mijn grootste kwaliteiten is. Ik was me er niet eens van bewust maar zodra ik moest presteren onder druk kickte die kwaliteit in en verliep alles prima. De valkuil die hoort bij mijn improvisatievermogen dat ik chaotisch en onvoorbereid kan zijn. Toen ik nog onervaren was resulteerde dit er wel eens in dat ik onvoorbereid als een dolle dwaas over het podium stuiterde en van de hak op de tak sprong. Tegenwoordig ga ik veel gestructureerder te werk maar laat nog altijd voldoende ruimte voor spontane ingevingen. Balans is de sleutel. 12

13 DEEL 3 PREPARE, PRODUCE, PERFORM There are always three speeches for every one you actually gave. The one you practiced, the one you gave, and the one you wish you gave. - Dale Carnegie - 13

14 Aan de slag Nu je weet wat de belangrijkste principes zijn die Pro s onderscheiden is het tijd om aan de slag te gaan. Hoe bepaal je de manier waarop je de autoriteit pakt? Hoe creëer en behoud je de aandacht in je presentatie? Hoe maak je een persoonlijke klik met je publiek? Hoe ontdek je je eigen krachten? Hoe gebruik je je kwaliteiten om een geweldige presentatie in elkaar te zetten? In het volgende deel komen de antwoorden op al deze vragen aan bod. Om je een zo compleet mogelijk beeld te geven van wat er nodig is voor een professionele presentatie loop ik drie fases met je door: 1. Prepare Als je de juiste dingen op de juiste manier voorbereid creëer je een solide basis voor een presentatie die alleen nog maar goed kan gaan. 2. Produce In de produce fase leg je de vorm en inhoud vast en structureer je het op zo n manier dat je de aandacht van je publiek niet meer zal verliezen. 3. Perform Door effectieve communicatie op verbaal en non verbaal vlak wordt jouw presentatie een performance die de toeschouwer nog lang bijblijft. 14

15 HOOFDSTUK 3.1 PREPARE It usually takes me about three weeks to prepare a good impromptu speech - Mark Twain 15

16 Prepare Hoe goed je ook kan improviseren, hoe veel je ook weet over je onderwerp, een goede presentatie vergt voorbereiding. Er zijn honderden dingen waarmee je rekening kunt houden in je voorbereiding maar, pro s houden het simpel dus ik zal de aandacht leggen bij drie punten. 1. Wat is je doel? 2. Wie is je publiek? 3. Wat is de situatie? Als je de tijd en moeite neemt om deze 3 punten te inventariseren en in je op te nemen zal je merken dat het maken van de rest van de presentatie stukken eenvoudiger wordt. Het verzamelen van deze info kan lijken op een hoop lijstjes met feitjes maar vergis je niet, als je deze informatie beheerst zullen de ideeën gaan stromen en je creativiteit een boost krijgen en zal je met veel meer gemakt een top presentatie leveren. Het doel van deze informatie is niet om je te overladen met details, maar om je een compleet beeld te geven van hoe de situatie in elkaar zit. Maken alle Pro s altijd een dergelijke inventarisatie? Waarschijnlijk niet. Als je dit een paar keer hebt gedaan en verschillende presentaties op verschillende plekken hebt gegeven dan ben je waarschijnlijk ervaren genoeg om een rondje door de locatie te lopen, een paar mensen te spreken en volop op de hoogte te zijn van wat je moet weten. Ik heb zelf inmiddels op genoeg scholen gesproken om precies te weten hoe bijna elke school in elkaar steekt. Als ik op een congres moet spreken zal ik me meer voorbereiden omdat congressen en congreszalen toch vaak anders zijn. 16

17 1. Wat is je doel? Pro s focussen maar op 1 ding: Effectiviteit - De mate waarin de uitgevoerde activiteiten aansluiten op het behalen van het gewenste resultaat Doelstelling is de basis van je voorbereiding. Wat wil je bereiken met je presentatie? Welk kernpunt moet de luisteraar mee naar huis nemen en nooit meer vergeten? Wat is het gewenste resultaat? Wat is de A van de luisteraar en hoe breng je die naar punt B? Grof gesteld zijn er eigenlijk maar 3 doelen mogelijk voor een presentatie: Overdracht van kennis - Uitleggen, overbrengen, informatie verschaffen. Je brengt de luisteraar van onwetendheid naar kennis, van onbegrip naar begrip. Overtuigen van een standpunt redeneren, argumenteren, betogen. Je brengt de luisteraar van geloof naar ongeloof, van oneens naar eens Veranderen van de mentale staat vermaken, motiveren, activeren. Je brengt de luisteraar van de ene staat van denken naar een andere. Een aantal voorbeelden van doelen van een presentatie: Motiveren of activeren van een groep medewerkers Inlichtingen geven over een specifiek onderwerp Inzicht geven in een concept of principe Verbeteren van het imago van een persoon of bedrijf Samenwerking bevorderen, teamwork versterken Verkoop of gebruik van producten verhogen Uitwisselen of verkrijgen van ideeën Het nemen of overbrengen van een besluit Uitleg geven bij cijfers, grafieken en tabellen Overeenstemming bereiken over een idee of voorstel 17

18 Hoe test je of je doel behaald is? Analyseren d.m.v. een enquête met doelgerichte vragen. Vragen en terugvragen aan het publiek om in te schatten of het doel bereikt is. Observeren wat het publiek doet en welke actie ondernomen wordt na afloop. Nabespreken met de organisator of opdrachtgever. PRO TIP! Het kan van grote waarde zijn om tijdens je presentatie al te testen of je je doel behaald hebt. Echte pro s houden vinger aan de pols en wijzigen zo nodig hun koers nog tijdens de presentatie om ervoor te zorgen dat het publiek daadwerkelijk van A naar B gebracht wordt. Vraag tijdens je presentatie al terug of men het begrijpt, laat ze verwerkende opdrachten doen of onderling bespreken wat ze geleerd hebben. Eén van de meest voorkomende misconcepties die sprekers maken is: Als ik het allemaal verteld heb, dan zullen ze het wel allemaal begrepen hebben Deze misconceptie voert de toon in veel scholen waar leerlingen 35 uur per week luisteren naar leraren, met het idee dat de leerlingen daardoor alles leren. Waarschijnlijk weet jij uit je eigen ervaring wel dat dit niet het geval is. Tussentijdse evaluatie beschermt je voor deze valkuil. 18

19 2. Wie is je publiek? Presenteren is communiceren, maar hoe ga je communiceren als je niet weet wie er in je publiek zit? Het is belangrijk om van te voren zo goed mogelijk in te schalen wie je publiek is en vooral hoe ze zich verhouden tot het doel dat jij voor ogen hebt. Als je spreekt voor je eigen mensen, zoals bijvoorbeeld collega s, dan heb je het voordeel dat je ze kent en weet wat er bij ze speelt. Als ik bijvoorbeeld een training over innovatief lesgeven verzorg aan docenten op een reguliere school, dan weet ik van te voren dat ik vooral bezig zal zijn om ze te overtuigen van het nut van de inhoud en te motiveren om het uit te proberen. Ik ken de doelgroep en ik weet dat er wat weerstand zal zijn. Als ik een percussieworkshop verzorg op een school voor autistische kinderen zal ik heel anders van A naar B gaan dan wanneer ik dezelfde workshop verzorg voor de werknemers van een groot bedrijf. Als ik had geweten dat ik in Goor deel zou uitmaken van een religieuze bijeenkomst had ik mijn vocabulaire en kledingkeuze daar waarschijnlijk op aangepast. Je stelt je communicatie af op de ontvanger van je presentatie. Je publiek leren kennen: Voordat je je presentatie in elkaar gaat zetten kan het handig zijn om een inventarisatie te houden van wie er in de zaal zullen zitten. Dit kan je bijvoorbeeld doen door: Te spreken met de organisatie of degene die je uitgenodigd heeft om te de presentatie te houden Van te voren te spreken met iemand die de presentatie zal meemaken vanuit het publiek Te spreken met andere mensen die een presentatie zullen verzorgen Het van te voren afnemen van een enquête onder de het publiek dat aanwezig zal zijn. Overleg bijvoorbeeld met de organisatie of je een korte enquête rond mag mailen naar de aanwezigen. 19

20 Wat wil je weten? Stel de eerder genoemde partijen, en jezelf, de volgende vragen: Wat weten ze al over het onderwerp? Weet iedereen evenveel? Heeft er al eerder iemand over jouw onderwerp gesproken? Willen ze meer weten over het onderwerp? En waarom? Hoeveel informatie kunnen ze opnemen in de tijd dat jij spreekt? Hoe lang kunnen ze de aandacht erbij houden? Wat is hun houding tegenover het onderwerp? Hebben ze al een standpunt over het onderwerp? Wat is het? Hoeveel informatie hebben ze nodig om het te begrijpen? Kennen ze jou als spreker al? Wat vinden ze interessant? Wat hebben ze nodig? Waar maken ze zich zorgen om? Welke vragen zullen ze stellen? Zijn er aanwezigen die het onderwerp even goed of beter beheersen dan jij? Verwachten ze een formele of informele sfeer? PRO TIP: Maak op basis van je inventarisatie een profiel van je prototype luisteraar. Schrijf al zijn of haar eigenschappen op, benoem welke uitdagingen of vragen deze persoon heeft in relatie tot jouw onderwerp of doel. Beschrijf waar deze persoon het mee eens en oneens zal zijn, bedenk hoe je deze persoon het gevoel kan geven dat de presentatie nuttig was. Geef deze persoon een naam, stel je voor hoe hij of zij eruit ziet en bereid de presentatie voor alsof je het speciaal voor deze persoon doet. Op deze manier gebruik je het ingebouwde vermogen tot empathie dat je hebt als mens, we nemen dit vermogen voor lief maar als presentator is dit de sterkste superkracht die je hebt. Jouw ingebouwde vermogen om in te schatten hoe een ander zich voelt en daar op in te spelen in de sleutel tot een presentatie met Pro kwaliteit. 20

21 3. Wat is de situatie? Met situatie bedoel ik vooral de organisatorische aspecten van tijd en ruimte. Als je van te voren al weet hoe deze in elkaar steken dan geeft dat je een enorme voorsprong in je voorbereiding. Tijd Hoeveel tijd heb je? Hoe lang is je publiek al aan het luisteren? Zit er een pauze in je presentatie? Wat is de kans dat het programma in of uit loopt? Programma Wie spreekt er vóór je? Hoe enthousiast denk je dat het publiek zal zijn over deze spreker? Heeft de vorige spreker dingen genoemd die jij kan gebruiken of juist vermijden? Wie spreekt er na je? Ben je eerste of laatste spreker, of ergens er tussenin? Spreek je voor of na de lunch? Welke invloed heeft bovenstaande informatie op de aandacht van de spreker? Opstelling en indeling Hoeveel mensen zitten er in de zaal? Zal het publiek staan of zitten? Wat is de lay-out? Zitten ze in bus-opstelling naar jou gericht of aan ronde tafels? Wat is de vorm en grootte van de zaal? Sta je op een podium? Kun je vrij rondlopen of ben je gebonden aan laptop, podium, microfoon etc? Kun je zonder microfoon spreken of moet je versterkt worden? Is er een beamer? Hangt het scherm achter je of naast je? Waar staat de laptop waarmee je het scherm bestuurt? Is dit je eigen laptop of van de organisatie? Heb je een afstandsbediening voor de slides? 21

22 Bijvoorbeeld: Wanner je weet dat je op een podium staat en daaraan gebonden bent door de hoogte van het podium, de plek waar je laptop staat of een microfoon met snoer, dan zal je een manier moeten vinden om op afstand contact te maken met het publiek. Als je had gepland om door de zaal te lopen en mensen aan te kunnen kijken en de situatie blijkt dat niet toe te laten dan is dat zonde van je voorbereiding. PRO TIP: Mensen houden van variatie, stem je presentatie af op wat er verder gebeurt die dag. Jouw presentatie is nooit een volledig opzichzelfstaand evenement maar zal voor de toeschouwer altijd deel zijn van een groter geheel. Als jij wil dat je presentatie een unieke ervaring is die mensen bij zal blijven dan kun je deze informatie daartoe gebruiken. Als je publiek de hele dag heeft gezeten en geluisterd naar sprekers met PowerPoint presentaties, en jij bent de laatste spreker voordat ze hun avondeten krijgen, dan doe je er goed aan om het helemaal anders te doen. Begin met een activiteit waarbij men moet gaan staan en bewegen, gebruik in plaats van PowerPoint een fysieke metafoor (meer hierover verderop in dit boek), vertel een raar verhaal, laat een grappig filmpje zien, zing een liedje, laat iedereen van plek wisselen of op de tafels trommelen. Gebruik de ruimte en de situatie in je voordeel. Als de spreker voor jou een weledelgeleerde professor is die veel meer weet dan jij, maar een uur non-stop heeft gesproken, dan steel jij de show met een iets totaal anders. De voorbeelden die ik nu noem lijken misschien niks te maken met jouw onderwerp maar geloof mij, elke presentatie kan geactiveerd worden met een inhoudelijk sterke variatie, zolang je je creativiteit gebruikt. 22

23 HOOFDSTUK 3.2 PRODUCE There are three things to aim at in public speaking: first, to get into your subject, then to get your subject into yourself, and lastly, to get your subject into the heart of your audience Alexander Gregg 23

24 Produce Wanneer je door de prepare fase heen bent ben je klaar om een presentatie te gaan bouwen die perfect aansluit bij jouw doel, het publiek en de situatie. Bij elke presentatie moeten vorm en inhoud in balans zijn, de presentatie is de vorm die de inhoud overbrengt. De vorm van je presentatie is de combinatie van een basis structuur en een aantal componenten die je daar weer op toe kan passen. In dit hoofdstuk worden de volgende onderdelen besproken: 1. Aandacht: De basisvoorwaarde voor elke succesvolle presentatie. Er zijn talloze manieren om de aandacht erbij te houden maar om te eenvoud te behouden bespreek ik de volgende twee: De kunst van verhalen vertellen Fysieke metaforen 2. De structuur van je presentatie: Je kan je structuur zo ingewikkeld of eenvoudig maken als je zelf wil, maar uiteindelijk komt het neer op de volgende drie eenvoudige stappen: 1. Vertel ze wat je ze gaat vertellen 2. Vertel het ze 3. Vertel ze wat je ze verteld hebt 24

25 1. Aandacht Aandacht, concentratie, focus. Hoe je het ook wil noemen, het is een van de meest kostbare vermogens van het menselijk brein. Het toewijden van een groot deel van je hersencapaciteit aan één activiteit, interesse of set informatie kan resulteren in hoog rendement. Het geven van aandacht kost energie maar wanneer je die investering maakt krijg je er ook wat voor terug. Om die reden hou ik erg van de Engelse term : To pay attention - het besteden van aandacht. Het is iets kostbaars dat je kan inruilen voor iets dat je waardevol acht. Waarom spreek ik zo hoogachtend over aandacht? Omdat jij als presentator degene bent die de aandacht van zijn publiek in handen kan nemen, en het kan gebruiken om iets toe te voegen aan hun leven. Elke presentator heeft vanuit zijn rol de verantwoordelijkheid om de aandacht van het publiek als bijzonder kostbaar te beschouwen, als iets dat je niet zomaar voor lief kan nemen en er niet zomaar vanuit kan gaan dat je het krijgt, je moet er iets voor teruggeven: Jouw geweldige presentatie. Door de grote hoeveelheid hersencapaciteit die echte aandacht vergt van ons brein, kunnen we het niet bijzonder lang volhouden. Men is het er over eens dat de meeste mensen na minuten zullen afhaken wanneer ze hun aandacht moeten besteden aan één prikkel. Er zijn verschillende onderzoeken en theorieën die een hoop te zeggen hebben over dit onderwerp maar de meeste literatuur, en mijn eigen ervaring, komt overeen met de volgende grafiek. 25