Zorgeloos 365: compleet, veilig en optimale productiviteit. Werkplekken optimaal benutten met behulp van Zorgeloos 365

Transcriptie

1 Zorgeloos 365: compleet, veilig en optimale productiviteit Werkplekken optimaal benutten met behulp van Zorgeloos 365

2 Inhoudsopgave 1. Productiviteit: Als onderscheidende factor 2 2. Zorgeloze Kantoorapplicaties 3 3. Beveiliging: Aanvaller een stap voor blijven 6 4. Zorgeloos Apparaat management Zorgeloze Service en Ondersteuning Volledige controle over de werkplek waar die ook is Zorgeloos Apparaat Alles onder in een dak 14 1

3 1. Productiviteit: Als onderscheidende factor Productiviteit is in onze kenniseconomie dé onderscheidende factor geworden om succesvol te zijn. De moderne digitale werkplek speelt daarin uiteraard een essentiële rol. Werknemers kunnen met een goed gefaciliteerde werkplek sneller, productiever en flexibeler werken. Organisaties zijn daardoor succesvoller en de tevredenheid van werknemers stijgt. Maar hoe zit dat bij uw organisatie? Hoe zorgt u er bijvoorbeeld voor dat uw organisatie optimaal op de digitale transformatie is voorbereid? Weet u over welke innovatieve digitale functionaliteiten uw medewerkers willen beschikken en waar de behoeftes liggen? Hoe zorgt u ervoor dat de investering in Office 365 voor de langere termijn rendeert? En heeft u de regie van de digitale cloud-werkplek? Uit onderzoek van Computer Profile blijkt dat 72% van de grootzakelijke organisaties in Nederland Microsoft Office 365 gebruikt. Maar tevens blijkt dat slechts 7% van de werknemers daadwerkelijk de voordelen van het Office-pakket benut, aldus research van Forrester. In Zorgeloos 365 integreren wij in een vast maandelijks tarief per gebruiker vijf belangrijke thema s. Alle gebruikers kunnen voor vragen en/of problemen terecht bij ons Customer Care Team, wij monitoren de gezondheid van een apparaat en leveren iedere gebruiker een Office 365 en Windows 10 Enterprise licentie (vanaf Zorgeloos 365 Pro). Dit complementeren wij met een in Office 365 geïntegreerd online leer platform voor alle gebruikers zodat zij optimaal gebruik kunnen maken van de technologie en met een ultieme beveiliging zijn alle bedrijfsapplicaties en data veilig. Support Office 365 Online Leren Beveiliging Rapportage Monitoring Windows 10 Tips & Tricks Back-up Productiviteit Nieuwe mogelijkheden beschikbaar maken is echter niet genoeg. Zelfs wanneer u uw werknemers state of the art digitale tools biedt op het gebied van samenwerken, kennisdelen en communicatie in de Cloud, dan nog is het risico groot dat deze tools nauwelijks of niet optimaal worden gebruikt omdat de kennis ervan simpelweg ontbreekt. Met Zorgeloos 365 voorkomen we deze valkuil! Het zomaar aanbieden van alle functionaliteiten aan alle gebruikers is kostbaar en vaak niet zinvol. Wij hebben ervaren dat een succesvolle verbetering van productiviteit samenhangt met duidelijke keuzes, kaders, en management van wat, voor wie en waarvoor beschikbaar te stellen. Daarom Zorgeloos 365! 2

4 2. Zorgeloze Kantoorapplicaties Office 365 is een Cloud gebaseerde dienst aangeboden door Microsoft. Met Office 365 heeft u vanaf elke locatie toegang tot verschillende oplossingen zoals , agenda s, Office (Web) applicaties, bestanden en web vergaderingen. Office 365 is een platform met verschillende naadloos geïntegreerde productiviteitstoepassingen. Denk hierbij aan de Office-toepassingen: Word, Excel, Outlook en PowerPoint die ook beschikbaar gesteld worden als Web-Apps. Aanvullende toepassingen zijn Exchange Online (met minimaal een 50GB mailbox per gebruiker), OneDrive voor Bedrijven (online opslag met minimaal 1TB ruimte per gebruiker), OneNote (op ieder apparaat toegang tot uw notities), Skype Online (video vergaderen en chat) en SharePoint Online (samenwerkingsomgeving) en Microsoft Teams (samenbrengen van eerdergenoemde tools), Delve (inzicht krijgen in relevante content die op dat moment mogelijk interessant is) en meer! Producten als Project, PowerBI, Flow, PowerApps en Visio zijn optioneel toe te voegen. De Office 365 familie is in verschillende abonnementsvormen verkrijgbaar. Afhankelijk van het abonnement is bepaalde functionaliteit beschikbaar. In alle abonnementsvormen zijn in ieder geval altijd de Office Web-Apps en OneDrive beschikbaar. Office 365 biedt vele voordelen die de productiviteit van uw organisatie verhogen. Daarnaast biedt Office 365 uw medewerkers altijd, overal en op vrijwel ieder apparaat toegang tot data. Met Office 365 beschikt u over de laatste versie van de Office software en is beschikbaar voor ieder besturingssysteem op ieder apparaat. Of u nu smartphones met Android (Google), ios (Apple) of Windows Phone (Microsoft) heeft of tablets of pc s/ Macs van deze merken: Office 365 werkt integraal op deze platformen. Het maakt niet meer uit waar u of uw gebruikers voor kiezen, kortom flexibiliteit en gebruikersgemak in één. Naast de gebruikerspostvakken is een onderdeel van Office 365 zogenaamde postvakken voor groepen. Deze zijn kosteloos inbegrepen en daar kunnen eventuele legacy of groepsadressen op binnenkomen. 3

5 Onlinevergaderingen en teamwork zijn een stuk eenvoudiger U kunt eenvoudig vergaderen waar u ook bent en met het apparaat dat het meest geschikt is. Geen reistijd, geen reiskosten. Op kantoor, thuis, onderweg, bij een klant of een leverancier? Videovergaderingen zijn snel en eenvoudig. Een doeltreffende manier om zaken te doen. Dankzij het huidige uitgerolde 4G-netwerk in Nederland is deze functionaliteit volledig aanwezig op uw smartphone. Stel onlinevergaderingen op voorhand in of wanneer het u uitkomt. Of gebruik Outlook om deel te nemen aan vergaderingen. Met HD-video plaatst u tot andere mensen samen aan een virtuele tafel. Het is een manier om informatie te delen vanaf meerdere locaties en om gefocust te blijven. Door met één klik schermen te delen en in realtime notities te maken, blijft iedereen gesynchroniseerd en weet iedereen wat hij/zij moet weten. Met foto s of video s van alle deelnemers aan een vergadering, weet u altijd wie het woord heeft. Vanuit de Outlook agenda kunnen gebruikers een zogenaamde Skype Meeting opstarten. Op deze manier kan u een telefonische- of videovergadering opstarten. Gebruikers die ook Skype hebben kunnen kiezen om via Skype deze vergadering te volgen. In de auto of elders onderweg, kan men inbellen door het genoemde telefoonnummer te kiezen en de vergader-id in te voeren. Vanaf Zorgeloos 365 Pro kunnen uw deelnemers altijd een lokaal inbelnummer door de hele wereld kiezen wat in de telefoonkosten voor uw deelnemers scheelt. Met de Skype WebApp kunnen alle andere gebruikers ook deelnemen aan een Skype Meeting. De WebApp biedt gelijkwaardige Skype-ervaring, met HD-video met meerdere deelnemers, chatgesprekken en het delen van het bureaublad, toepassingen en bestanden. Voor de WebApp is het niet nodig de client software te installeren, omdat de WebApp gebruik maakt van een browser-gebaseerde client. 4

6 Online afspraken maken op een manier die klanten prettig vinden In Zorgeloos 365 integreren wij Microsoft Bookings. Hiermee kunnen klanten en andere externe personen gemakkelijk een afspraak maken in de agenda van een gebruiker of een bedrijfsagenda. Met Bookings beschikt u over een snel en gemakkelijk alternatief voor het plannen van afspraken per telefoon of per . Via een aanpasbare openbare webpagina kunnen klanten en andere externe partijen beschikbare tijdstippen vinden en 24/7 afspraken plannen. Integreerbaar in uw website of sociale media. Iedere gebruiker krijgt een privékalender waarmee de planning beheert kan worden. De afhandeling gebeurd volledig automatisch kortom uw gebruikers besparen tijd. Klanten zullen blij zijn met de flexibiliteit, het gebruiksgemak en de controle die ze ervaren met Microsoft Bookings. Online plannen is eenvoudiger en zorgt voor minder kostbare telefoontjes. En voor klanten die liever bellen, kunnen gegevens handmatig worden ingevoerd waarna alle bevestigingen en herinneringen gewoon worden verzonden. Microsoft Bookings is ook beschikbaar als app voor de smartphone, dus beperk het aantal gemiste afspraken met automatisch verstuurde herinneringen voor zowel klanten als gebruikers. Afspraken worden weergegeven in de agenda's van uw gebruikers en die van de andere partij op het moment dat ze worden gemaakt, en worden automatisch bijgewerkt. Klanten kunnen met een paar muisklikken afspraken toevoegen aan persoonlijke agenda's. Zo weet iedereen waar hij of zij moet zijn, en wanneer. 5

7 3. Beveiliging: Aanvaller een stap voor blijven Bovenop Office 365 leveren wij in Zorgeloos 365 een extra beveiliging middels Mimecast. Deze suite komt met een aantal functies waaronder Threat Security, URL-beveiliging, bijlage beveiliging, Impersonation beveiliging, Compliance Security, Data Loss Protection, Continuïteit, Archiving en Back-up. Er wordt een back-up gemaakt van o.a. de mailboxen en OneDrives waardoor u altijd individuele berichten/bestanden en gehele mailboxen kunt herstellen. In Hoofdstuk 9 staan de functies beschikbaar per Zorgeloos 365-smaak. De oplossing omvat een gebruiksvriendelijke reeks van clouddiensten die essentiële, meervoudig gelaagde beveiliging combineert met archiveringsmogelijkheden en back-up -functionaliteit. Stop bedreigingen voordat ze op uw mailserver aankomen. Mimecast is een schaalbare Cloud-gebaseerde beveiligingsoplossing die uw organisatie volledig beschermd tegen op gebaseerde aanvallen, verlies van gegevens en minimaliseert zakelijke verstoringen. Technisch gezien passen we dan kortgezegd de routeringen aan waardoor het er grafisch als volgt uit gaat zien: Zowel de inkomende- als uitgaande gaat eerst langs Mimecast. De omgeving accepteert alleen nog van deze service. Deze uitgaande filtering zorgt er ook voor dat gevoelige gegevens uw organisatie niet kunnen verlaten. Tevens worden kwaadaardige berichten die door een besmet apparaat worden verzonden tegengehouden en weet u direct welk apparaat besmet is. Hiermee voorkomt u dat u op spam blok lijsten komt te staan en beschermt u de reputatie van uw organisatie. Mimecast handelt vervolgens een aantal checks en voert een aantal analyses uit voordat de bij de gebruiker komt. Naast spam en malware detectie en beveiliging tegen phishing controleert Mimecast ook of de daadwerkelijk afkomstig is van de bewuste partij en omvat link bescherming. Kortom misleidende verwijzingen of zogenaamde besmette hyperlinks worden waargenomen en overschreven, of de gebruiker wordt gewaarschuwd. 6

8 Mimecast bevat ook geavanceerde detectie van bedreigingen voor het detecteren van zero-day exploits, aanhoudende bedreigingen en ransomware varianten waaronder Locky en CrytoLocker. Deze functionaliteit, Advanced Threat Detection, scant automatisch bijlagen in de meeste gangbare bestandsformaten en opent twijfelachtige inhoud in een beveiligde sandbox-omgeving om besmettingen te voorkomen. Zorgeloze beveiliging tegen verpersoonlijking Weet u altijd zeker of de daadwerkelijk afkomstig is van die ene vertrouwde leverancier, goede klant of collega? Het is technisch helaas niet moeilijk om te doen alsof of gebruik te maken van kleine typefouten die het oog niet direct waarnemen. Dankzij deze functie van Mimecast hoeft u zich daar ook geen zorgen meer over te maken. Onderstaande ter illustratie. 7

9 Zorgeloze beveiliging van Hyperlinks en/of Bijlagen Geregeld bevatten berichten een verwijzing naar een bedreiging of is een bijlage besmet. Ook dit handelt Mimecast volgens onderstaande illustratie af. Zorgeloze Archivering en Compliance Mimecast biedt een Cloud-gebaseerd archief van alle communicatie om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de veeleisende zakelijke en wettelijke vereisten. Het volgt de "best practice" aanpak voor de naleving door het archiveren van een origineel exemplaar van elke in een aparte onveranderlijke opslag voor lange retentietermijnen. Hiermee voorkomt u kortgezegd dat verwijderde berichten door uw gebruiker toch beschikbaar blijven. Feitelijk kunnen berichten nooit meer verwijderd worden. Het geïndexeerde archief van Mimecast kan worden gescheiden van Office 365. Hierdoor zijn geavanceerde mogelijkheden zoals een granulair bewaarbeleid, uitgebreide zoektocht, auditing, toestemmingen, legal hold en export van s die in ediscovery kunnen worden geëist beschikbaar zijn. Litigation zorgt voor behoud van zonder dat er wordt geknoeid met de integriteit van berichten totdat de bewaarplicht vervalt of wordt verwijderd. 8

10 Met archivering eenvoudig te gebruiken zoekmogelijkheden, variërend van de meest elementaire zoekopdracht door een gebruiker voor een misplaatste tot aan geavanceerde Booleaanse zoekstrategieën voor een accountant tijdens een ediscoveryverzoek. Omdat alle wordt geïndexeerd zal dit de zoeksnelheid positief beïnvloeden. Mimecast integreert naadloos in uw Outlook-client: Back-up, recovery en business continuïteit bovenop Office 365 Met Mimecast garanderen wij continuïteit van uw zelfs bij uitval van uw Office 365 omgeving. Wij voegen een zogenaamde aparte Cloud Protection Layer toe die ervoor zorgt dat uw s gedurende 96 uur in een wachtrij komen te staan zodat deze daarna alsnog bezorgd worden. Daarnaast levert Mimecast een volledige back-up van de berichten en mailboxen alsmede is SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven een onderdeel van de backupdienst. Alle bestanden en berichten kunt u individueel herstellen of in één keer naar hetzij de originele locatie hetzij naar een andere locatie wanneer de gebruiker bijvoorbeeld uit dienst is. Zorgeloos inloggen In veel gevallen loggen uw gebruikers in met een gebruikersnaam en statisch wachtwoord. Dit statische wachtwoord is altijd onveilig, omdat deze onderling uitgewisseld kan worden of middels gratis te verkrijgen tools uitgelezen kan worden. Hierover helaas genoeg voorbeelden in het nieuws. Onderdeel van Zorgeloos 365 is Multi-Factor Authentication! Deze oplossing helpt bij het bewaken van de toegang tot uw gegevens en toepassingen. Zo stellen wij voor dat uw gebruikers wanneer zij toegang willen tot bedrijfsdata, zij zich extra moeten autoriseren middels bijvoorbeeld de smartphone. Dit betekent dat naast het statische wachtwoord uw gebruikers een extra authenticatiemogelijkheid via sms, telefoon of de smartphone-app aangeboden krijgen. 9

11 4. Zorgeloos Apparaat management Intune is Microsoft s oplossing voor mobile apparaat management en computermanagement gecombineerd in één dienst. Intune gebruikt Azure AD, waar gebruikers accounts en accountinformatie gehuisvest zijn. Niet alleen beheren wij Windows apparaten met Intune, maar ook mobiele apparaten van Windows Phones, ios en Android. Uw gebruikers kunnen eigen apparaten en die van het bedrijf registreren via de website van het bedrijfsportaal of de app die wij beschikbaar stellen. Nadat de apparaten zijn geregistreerd kan gebruik worden gemaakt van de functionaliteiten van Intune om informatie van apparaten te verzamelen, apps en software uit te rollen naar mobiele apparaten en Windows desktops, instellingen en functies te beheren op apparaten, toegang tot bedrijfs-hulpbronnen te controleren en gebruik maken van remote-wipe en remote-lock om apparaten en het bedrijfsnetwerk te beschermen wanneer een apparaat verloren of gestolen is of wanneer een gebruiker het bedrijf verlaat. en andere bedrijfsgegevens op mobiele apparaten beveiligen (zonder medewerkers te belemmeren) is momenteel een van de grootste uitdagingen. Andere leveranciers lossen dat op met apps die de gebruikerservaring aantasten en productiviteit belemmeren. De oplossing van Microsoft is vrijwel de enige die beheerde productiviteit op verschillende apparaten met verschillende besturingssystemen levert. Bovenstaande afbeelding illustreert hoe men op een tablet toegang heeft tot een zakelijke applicatie. De werking op andere apparaten is gelijk. Het is de gebruiker toegestaan om documenten uitsluitend op te slaan en te bewerken in zakelijke applicaties. Via de management interface kan op ieder gewenst moment op uw verzoek op afstand de inhoud van een (mobiel) apparaat worden verwijderd. Kortom u heeft de regie in handen en uw gebruiker ervaart optimale vrijheid. Dankzij de monitoring in Zorgeloos 365 komen alle informatie en inlogpogingen bij elkaar in een duidelijk dashboard waardoor u qua compliancy een aantal aantoonbare stappen zet. 10

12 5. Zorgeloze Service en Ondersteuning In Zorgeloos 365 integreren wij een continu online leerplatform. Gebruikers krijgen in korte video s uitleg over die ene formule in Excel waar ze in vastlopen. Hoe ze vandaag nog met Skype direct aan de slag kunnen voor het inplannen van een volgende conference call. Of hoe Delve u kan helpen bij het vinden van het meest relevante bestand. We kunnen zelfs leerplannen voor nieuwe mensen klaarzetten en bedrijfsspecifieke content toevoegen (in overleg uiteraard), hiermee krijgt u ook grip op de indiensttreding van uw nieuwe werknemer. Hiermee hebben alle gebruikers altijd online toegang tot de nieuwste functionaliteit. Nu al staan meer dan video s online. En deze worden telkens aangevuld en geactualiseerd. Wij willen ervoor zorgen dat gebruikers blijven leren en de nieuwe technologie adopteren is de belangrijkste succesfactor van ons Customer Care Team. Met het overstappen naar Office 365 krijgen uw gebruikers regelmatig nieuwe updates van Microsoft. We kunnen niet meer zoals vroeger één keer alle gebruikers een training aanbieden en daarna wachten op de volgende versie. Hierdoor ontstaat er een gat tussen de mogelijkheden en kennis en daardoor neemt de tevredenheid van uw gebruikers af. Mocht een van de gebruikers toch vastlopen, dan kan altijd contact worden gezocht met ons Customer Care Team. Onze klantvriendelijke, communicatief vaardige en gecertificeerde medewerkers nemen iedere case in behandeling. Naast toegang tot ons Customer Care Team met transparante reactie- en oplostijd op alle cases bieden wij een dedicated contactpersoon (een Customer Experience Manager) die u helpt bij onboarding en optimaal gebruik van de technologie om zo de productiviteit van uw gebruikers te vergroten. Periodiek en proactief zal de Customer Experience Manager tips & tricks sturen en advies uitbrengen hoe uw organisatie nog meer uit Zorgeloos 365 kan halen. 11

13 6. Volledige controle over de werkplek waar die ook is Datalekken, privacywetgeving, compliancy zijn veelgehoorde kreten. De beveiliging begint echter aan de voorkant. Grip en controle over de werkplek van iedere gebruiker. Zijn de apparaten up-to-date? Voldoen de apparaten aan de veiligheidseisen? En heeft een gebruiker geen geïnfecteerde USB stick in zijn apparaat geplaatst? Terugkijken is leerzaam. Maar voorkomen is beter. In Zorgeloos 365 integreren we een intelligent dashboard dat realtime inzage geeft in de gezondheid van alle apparaten die aanmelden. Hiermee heeft u een inzicht in eventuele aanvallen en kunt u datalekken signaleren. Zijn alle apparaten up-to-date of wordt een account aangevallen. Zo worden loginpogingen die niet passen binnen het beleid automatisch geblokkeerd en dient de gebruiker een extra te authenticatie uit te voeren. Verkrijg zicht en controle over gebruikers en apparaten met real-time dashboards en geautomatiseerde taken om de beveiliging te optimaliseren. Daarnaast is het dashboard beschikbaar in een app voor uw smartphone, daardoor zijn eventuele risico s direct inzichtelijk. En uiteraard ondersteunen wij u hierbij. Verkrijg direct inzicht Regeer direct Stel consistente Waarborg in verschillende op aanvallen en controle en beschikbaarheid van workloads mogelijke dreigingen regelnaleving in apps en gegevens Kortom met Zorgeloos 365 zet u concrete en relevante stappen in de richting van de nieuwe Europese privacywetgeving GDPR. 12

14 7. Zorgeloos Apparaat Voor een optimaal gebruik van Zorgeloos 365 adviseert 2source4 ten slotte de Surface Book of Surface Pro. Dit zijn de twee krachtige tablets en laptops in één waarbij flexibiliteit en gebruikersgemak centraal staan. Vanaf Zorgeloos 365 Plus kunnen deze Surface apparaten maandelijks worden afgerekend Na de 24 of 36 maanden krijgt u dan gewoon weer een nieuwe. En uiteraard is het apparaat tegen diefstal, schade en defecten verzekerd en u bent verzekerd van doorlopend onderhoud en inzage in de gezondheid van deze apparaten. Die inzage geldt ook voor andere apparaten. 13

15 8. Alles onder in een dak Alle functionaliteit, mogelijkheden en smaken van Zorgeloos 365 in een overzicht: Functionaliteit Go Plus Pro Office Apps Samenwerken Apparaat management Klant beheer Installeer Office op 5 pc s, tablets en smartphones Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Exchange Mailbox 50GB, agenda en adresboek 1TB opslag en delen Skype voor Bedrijven Microsoft Teams chat-gebaseerde workspace* SharePoint voor documenten* Microsoft Bookings: Online afspraken maken* Online Skype meetings Dashboard om gebruikers en devices te managen Self-service PC inrichting met Windows AutoPilot Automatisch uitrollen van Office apps naar Windows 10 PCs Surface as a Service Reparatie bij defect de volgende werkdag** Val en stoot schade dekking. Windows 10 Enterprise Contactpersoon voor onboarding en service check-ins Gezondheidsmonitoring van software en hardware Beveiliging en compliance status Gebruikersondersteuning Online Leerplatform voor gebruikers Zelfhulp portalen voor gebruikers Dashboard met persoonlijke analyses en rapporten 14

16 Functionaliteit Go Plus Pro Analytics en Proactief Beheer Beveiliging Voorspellende analyse en beveilgingsdashboard Apparaat lokaliseren/ alarm/ vergrendelen/ wissen Windows Informatiebeveiliging Wachtwoord herstel Hulp op afstand Microsoft Power BI Pro Automatische vervanging van onderdelen** Applicatie beveiliging Beheer van externe partijen en besturingssysteem Automatisch Wi-Fi profielen naar devices sturen Protect company data over de company devices Beveiliging tegen virussen, spyware en ransomware Geavanceerde bescherming tegen bedreigingen Identity & Access Management Multi Factor Authenticatie Mimecast Inpersonation & Content Security Veilige toegang tot documenten op mobiele apparaten Beveiliging van data en applicaties Mimecast Mailbox Continuity & Archiving Mimecast Large File Send Mimecast Secure Message * De inrichting van deze Business Apps is op basis van nacalculatie. ** Indien het Surface apparaat een onderdeel is van de dienstverlening. 15