Hieronder worden de algemene wijzigingen en de wijzigingen per verordening toegelicht

Transcriptie

1 Vergadering: 9 december 2016 Agendapunt: 7 Onderwerp: Veegactie eerste fase: aanpassing regelingen Datum: 25 november 2016 Contactpersoon: Bernadette Livain Telefoonnummer: Aan het algemeen bestuur, In de eerste fase van de veegactie worden wijzigingen in regelingen voorgesteld die omissies betreffen, die zo technisch en zo gemakkelijk aan te passen zijn dat ze niet hoeven te wachten. Het zijn deze wijzigingen die nu worden opgepakt. De eerste fase betreft behalve de reeds afgehandelde wijzigingen van de reglementen van orde (RvO) van de bestuurscommissies en het Reglement van orde van het dagelijks bestuur, de nu voorliggende regelingen, die het algemeen bestuur mag wijzigen: 1. Reglement van orde van het algemeen bestuur MRDH 2015; 2. Reglement van Orde adviescommissie Vervoersautoriteit MRDH 2015; 3. Reglement van orde adviescommissie economisch vestigingsklimaat MRDH 2015; 4. Controleverordening MRDH 2015; 5. Financiële verordening MRDH 2015; De voorstellen tot aanpassing van de reglementen van orde van de adviescommissies dienen conform artikel 7 lid 2 van hun respectievelijke instellingsbesluiten door het algemeen bestuur vastgesteld te worden. De wijzigingsbesluiten zijn op 16 november 2016 voorgelegd aan de adviescommissies. De adviescommissie Vervoersautoriteit verzoekt om in het vervolg zelf haar reglement van orde te mogen vaststellen en wijzigen. Voorgesteld wordt om dit verzoek te behandelen in fase twee van de veegactie, mede omdat dan ook de instellingsbesluiten van de adviescommissies aan de orde komen. Hieronder worden de algemene wijzigingen en de wijzigingen per verordening toegelicht Algemene wijzigingen 1. Er zijn een aantal taalkundige aanpassingen gedaan die geen inhoudelijke consequenties hebben 2. In de regelingen van de MRDH die bij oprichting zijn vastgesteld was inconsequent omgegaan met de benaming van de functie secretaris. De wens is om dit zoveel mogelijk te uniformeren naar secretaris-generaal. Op het moment dat een regeling in het kader van de veegactie wordt aangepast, zal daarom op dit punt de betreffende regeling worden aangepast. Reglement van orde van het algemeen bestuur Stemprocedure De in het Reglement van orde opgenomen stemprocedure deed geen recht aan het feit dat er een gewogen stemverhouding geldt bij het algemeen bestuur. Artikel 24 is hier nu op aangepast. 1

2 Verkrijgen van inlichtingen Artikel 16 lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) vereist dat de gemeenschappelijke regeling bepalingen inhoudt hoe het lid van het algemeen bestuur informatie verstrekt aan zijn achterban (het bestuur van zijn deelnemende gemeente). Artikel 17 Wgr bepaalt dat de gemeenschappelijke regeling bepalingen heeft hoe het bestuur van de gemeenschappelijke regeling aan de raden van de gemeenten de door een of meer leden van die raden gevraagde inlichtingen verstrekt. De gemeenschappelijke regeling stelt in artikel 2:2 GR 1. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geven aan de vertegenwoordigende organen alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het betreffende bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is. 2. Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter verstrekken aan de vertegenwoordigende organen alle inlichtingen die door een of meer leden van die organen worden verlangd. 3. Het reglement van orde voor het algemeen bestuur regelt de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het in de vorige leden bepaalde. Echter het vigerende artikel 35 van het reglement van orde van het algemeen bestuur regelt wel hoe een lid van het algemeen bestuur inlichtingen kan verkrijgen bij het algemeen bestuur, maar niet de overige zaken. Daarom wordt nu voorgesteld om twee extra artikelen toe te voegen. Artikelen 35, 35a en 35b regelen nu het geheel aan verkrijgen van inlichtingen. Voor het verkrijgen van informatie door de besturen van de deelnemende gemeenten bij het lid dat namens hun gemeente in het algemeen bestuur plaatsneemt geldt dat de MRDH daarvoor niet van de binnen die gemeente gebruikelijke procedures af wil wijken. Daarom wordt voorgestel dat zij informatie kunnen inwinnen bij hun eigen vertegenwoordiger in het algemeen bestuur op de voor deze gemeenten gebruikelijke wijze. Voor vragen die gemeenteraadsleden van de deelnemende gemeenten hebben, wordt de volgende procedure voorgesteld, die analoog is aan hetgeen op 16 en 17 november jongstleden is opgenomen in de reglementen van orde van de bestuurscommissies ten aanzien van het verkrijgen van informatie van de bestuurscommissies en ook in het voorstel dat op 23 november si aangenomen voor wijziging van het Reglement van orde van het dagelijks bestuur voor het verkrijgen van informatie van het dagelijks bestuur. Uitgangspunt is dat een raadslid eerst, in de geest van verlengd lokaal bestuur, het lid van het algemeen bestuur van de eigen gemeente om inlichtingen verzoekt. Als dat niet tot een gewenst resultaat leidt, staat de weg naar het algemeen bestuur open. Om vertraging in de beantwoording te voorkomen is al in de RvO geregeld dat de voorzitter het verzoek zelf mag afdoen of mag bepalen hoe en door wie het verzoek wordt afgedaan. Daarbij dient hij uiteraard wel het beleid van het algemeen bestuur in acht te nemen. Dit sluit overigens geenszins de mogelijkheid uit dat de voorzitter zwaarwegende verzoeken tot inlichtingen toch inbrengt bij de vergaderingen van het algemeen bestuur. In ieder geval wordt het algemeen bestuur in alle gevallen geïnformeerd over de wijze waarop het verzoek is afgehandeld. Verkrijgen van informatie In het vigerende Reglement van orde is ook nog artikel 43 opgenomen over het verkrijgen van informatie. Deze zou in afwijking van de procedure voor inlichtingen bij de secretarisgeneraal verkregen kunnen worden. Niet duidelijk is welk verschil er bedoeld is tussen inlichtingen en informatie. In de praktijk leidt dit tot verwarring. Voorzover feitelijke en 2

3 openbare informatie bedoeld wordt, is daarvoor geen artikel in het Reglement van orde noodzakelijk. Deze informatie is immers altijd op te vragen bij de MRDH. Voorgesteld wordt het artikel te verwijderen. Wijzigingen RvO adviescommissies 1. Stemmen op personen Er ontbreekt een stemprocedure voor stemmen op personen. Dit is bij de adviescommissie over het algemeen alleen aan de orde bij het verkiezen van de voorzitter. Niettemin dient er een procedure te zijn. Deze procedure is voor zover van toepassing overgenomen van het RvO van het AB. Dit is ook de procedure die tot op heden, bij gebrek aan een eigen procedure is gehanteerd. 2. Adviescommissie In het definitieartikel wordt een extra definitie opgenomen, namelijk die van adviescommissie. Dit om te voorkomen dat in de regeling constant de volledige naam van de commissie aangehaald dient te worden. Financiële regelingen Voor de Financiële Verordening MRDH 2015 en de Controleverordening MRDH 2015 geldt dat er drie soorten aanpassingen zijn: 1. Aanpassingen, waarbij de opgestelde regels m.b.t. termijnen niet uitvoerbaar blijken. De regels zullen aangepast worden aan de wijze waarop de MRDH feitelijk en binnen de overigens wettelijke kaders al 2 jaar handelt. 2. Aanpassingen in de verordeningen, waarvan de accountant nadrukkelijk heeft aanbevolen dit te wijzigen. 3. De eerder genoemde technische wijzigingen, zoals met name de aanpassing met betrekking tot de functiebenaming van secretaris-generaal. Meer concreet volgt hieronder per verordening de artikelsgewijze aanpassingen op grond van het bovenstaande eerste en tweede punt Financiële verordening Artikel 2 In artikel 2, lid 5 wordt gesteld dat het dagelijks bestuur uiterlijk 30 november een uitgangspuntennota over de kaders van het begrotingsjaar t+2 aanbiedt Deze datum is praktisch gezien niet haalbaar, omdat dan in zomer van jaar t, de MRDH al ambtelijk de kaders moet hebben voor jaar t+2. Dit gebeurt echter pas in het najaar van het jaar t. Lid 6 van ditzelfde artikel bepaalt dat het algemeen bestuur de uitgangspuntennotitie vaststelt voordat de concept-begroting in de zienswijzeprocedure naar de gemeenten gaat. Dit haalt de MRDH wel. Dit zesde lid impliceert tevens dat het dagelijks bestuur een en ander tijdig voor dit moment aan het algemeen bestuur moet aanbieden. Een extra bepaling over de deadline voor het dagelijks bestuur is dus eigenlijk overbodig. Voorgesteld wordt om lid 5 te verwijderen en lid 6, als aangepast lid 6 op te nemen, waarbij de toelichting over de uitgangspuntennota wordt toegevoegd Artikel 5 Het eerste lid van artikel 5 stelt dat het dagelijks bestuur regels stelt met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Die regels betreffen het hele pakket aan mandaten en verordeningen en uitvoeringsregelingen. Deze bevoegdheid is overvloedig en schept verwarring omdat dit op andere plaatsen dient te worden vastgelegd (bijvoorbeeld in 3

4 het controleprotocol) en in het geval van verordeningen ligt deze überhaupt niet bij het dagelijks bestuur maar het algemeen bestuur. Voorgesteld wordt om lid 1 te verwijderen. Artikel 7 In het tweede lid van artikel 7 staat dat de eerste bestuursrapportage onderdeel is van de begroting van het jaar t + 1 en dat deze door het algemeen bestuur behandeld wordt gelijktijdig met de begroting van het jaar t + 1. Dit is in de praktijk, mede vanwege de zienswijzeprocedure behorende bij de begroting, onhaalbaar. Dit omdat het verslagjaar dan nog nauwelijks gestart is en er nog niet over afwijkingen kan worden gerapporteerd. Hetzelfde lid stelt dat de tweede bestuursrapportage door het algemeen bestuur behandeld wordt, uiterlijk 31 oktober van het lopende begrotingsjaar. Ook dat is praktisch gezien niet haalbaar. Dit omdat op het moment van het opstellen van de rapportage, ruim voor 31 oktober in verband met de bestuurlijke doorlooptijden, nog geen goede doorkijk naar het einde van het jaar is te geven. Wat wel haalbaar is en feitelijk ook gebeurt, is dat de eerste bestuursrapportage voor het zomerreces door het algemeen bestuur behandeld dient te worden en dat de tweede bestuursrapportage uiterlijk in de laatste vergadering van het lopende begrotingsjaar wordt behandeld. Voorgesteld wordt om de tekst hierop aan te passen. Artikel 12 In artikel 12 wordt aan het dagelijks bestuur opgelegd dat zij eens in de vier jaar aan het algemeen bestuur een nota aan over het beleid voor reserves, voorzieningen en fondsen aanbiedt. Waarbij dit de eerste maal in 2015 dient te geschieden. Door de hectiek van de oprichting is dit niet gelukt in Op verzoek van de gemeenten wordt de nota met bijbehorende zienswijzeprocedure in 2017 tegelijk behandeld met de begroting Echter vooral van belang is, dat het eens in de vier jaar geschiedt. Voorgesteld wordt om het jaar 2015 te verwijderen en aan te geven dat er wel een ritme is van eens in de vier jaar. Artikel 13 In het derde lid staat de volgende formulering Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat in de uiteenzetting van de financiële positie, algemeen aanvaarde richtlijnen voor waardering en afschrijving van vaste activa worden gehanteerd. De accountant heeft op dit artikel de volgende opmerking gemaakt: In de Financiële verordening zijn geen specifieke voorschriften gegeven over het herkennen en waarderen van materiele vaste activa, maar is verwezen naar algemeen aanvaarde voorschriften. Dit is te algemeen geformuleerd daar in de BBV-praktijk verschillende (hoge) grensbedragen worden aangetroffen voor het activeren van investeringen. Het ontbreekt tevens aan afschrijvingspercentages voor groepen van activa en wanneer de eerste afschrijving start (per direct, per halfjaar of in het opvolgende jaar). Wij adviseren om hiervoor regels op te nemen in de in de Financiële verordening. Voorgesteld wordt om het derde lid te wijzigen en een bijlage toe te voegen, die specifiekere voorschriften geeft. Bij het opstellen van de bijlage is voorzover van toepassing gebruik gemaakt van het model van de VNG dienaangaande. Controleverordening MRDH 2015 Artikel 4 4

5 Op grond van artikel 4 dienen het dagelijks bestuur en de bestuurscommissie bij de jaarrekening schriftelijk aan de accountant te bevestigen, dat alle hen bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. Het feit dat én het dagelijks bestuur én de bestuurscommissies deze verklaring moeten afleggen vergt in de praktijk een enorme (en daardoor belemmerende) doorlooptijd. Het gaat hier om de zogenaamde bevestiging bij de jaarrekening, de Letter of Representation (LOR). De doelstelling is drieledig te weten, 1. duidelijk maken wat de verantwoordelijkheid is van de accountant en van het bestuur (opdrachtgever) 2. duidelijkheid over de volledigheid van de informatie 3. duidelijkheid over eventuele fouten in de jaarrekening die niet van materiële aard zijn en niet hoeven te worden gecorrigeerd. In de praktijk blijkt dat de secretaris-generaal deze verklaring goed kan afgeven en dit vanwege de termijnen die gehaald moeten worden ook doet. De regel zoals deze nu is opgenomen in de Controleverordening MRDH 2015 is niet noodzakelijk. Het betreft hier namelijk geen wettelijke verplichting. Het verstrekken van deze bevestiging is een verplichting op grond van de beroepsregels van de accountants, opgesteld door het NBA (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants). Het is in feite een contractuele verplichting die standaard wordt opgelegd vanuit de accountant bij opdrachtverlening. In die zin is er ook geen sprake van een bestuursbevoegdheid omdat deze niet is gebaseerd op een wet. De NBA eist niet dat het dagelijks bestuur of de bestuurscommissies tekent, dat zou ook niet kunnen. Er is derhalve niets op tegen om direct de bevoegdheid in de controleverordening bij de secretaris generaal te leggen. Deze opvatting is extern juridisch getoetst en juridisch juist bevonden. Voorgesteld wordt dan ook om in artikel 4 lid 3 de termen dagelijks bestuur en bestuurscommissies te vervangen door secretaris-generaal. Voorgesteld besluit 1. De bijgevoegde Wijzigingsbesluiten vast te stellen: a. Wijzigingsbesluit Reglement van orde van het algemeen bestuur MRDH 2015; b. Tweede Wijzigingsbesluit Reglement van orde adviescommissie Vervoersautoriteit MRDH 2015; c. Tweede Wijzigingsbesluit Reglement van orde adviescommissie economisch vestigingsklimaat MRDH 2015; d. Wijzigingsbesluit Controleverordening MRDH 2015; e. Wijzigingsbesluit Financiële verordening MRDH 2015; 2. Het verzoek van de adviescommissie Vervoersautoriteit MRDH, om het eigen reglement van orde te mogen vaststellen en wijzigen, te behandelen in de tweede fase van de veegactie. 5