DIVERSE AFSPRAKEN EN REGELINGEN KIOS 45

Transcriptie

1 DIVERSE AFSPRAKEN EN REGELINGEN KIOS 45 Beleid t.a.v. lief en leed Omstandigheid Verhouding met vereniging Actie Actie Overlijden Lid Rouwkaart. Afvaardiging bestuur naar begrafenis/crematie. Kaart in/bij Nieuwsbrief. In memoriam in Nieuwsbrief of clubblad. Advertentie in de Toren. Eén minuut stilte op eerstvolgende competitiedag. Erelid/lid van verdienste e.d. maar geen lid meer Oud-lid Partner/kind(eren) van leden, ereleden/leden van verdienste die geen lid meer zijn en van oud-leden* Idem Idem, indien zij een significante (beoordeling: bestuur) bijdrage hebben geleverd in de sportieve prestaties en/of de organisatie van de vereniging. Rouwkaart. Afvaardiging bestuur naar begrafenis/crematie. *M.b.t. oud-leden zie de rij hierboven. Actieve supporter Idem Algemeen: Volg de handleiding. Deze is digitaal in het bezit van alle bestuursleden. Basisprincipe: Goed overleg over al dan niet afgelasten van wedstrijden, met als grondtoon : Zoveel mogelijk de wedstrijden door laten gaan en altijd in overleg met de nabestaanden. In de bestuurskamer liggen rouwbanden. Huwelijk(sjubileum) Lid Kaartje, bloemstuk ( 20,-), afvaardiging bestuur naar receptie of avondfeest indien een uitnodiging is ontvangen. Indien geen uitnodiging ontvangen: kaartje sturen. Gezinsuitbreiding Lid Kaartje, bos bloemen ( 15,-) als er een kaartje is ontvangen. Secretaris Secretaris 1

2 Ziekte Lid (niet deel uitmakend van een team, de Kombifitgroep, of de Jeu de Boulesgroep Min. 1 week aaneengesloten opname in ziekenhuis: kaartje. Min. 2 weken aaneengesloten opname in ziekenhuis of langer dan 6 weken ziek thuis: bloemen of fruitmand ( 15,-). Secretaris, indien dit door betrokkenen gemeld wordt. Ziekte of langdurige blessure Lid (deel uitmakend van een team, de Kombifit-groep, of de Jeu de Boulesgroep Geen regeling vanuit de vereniging. Verwacht wordt dat het team of de groep hieraan op eigen kosten de nodige aandacht (en eventueel een attentie) besteedt. Onder team en groep wordt ook de trainer(s) begrepen, m.u.v. de hoofdtrainer. De teams en groepen Ziekte/langdurige afwezigheid Hoofdtrainer Aandacht, eventuele attentie en eventuele vervanging in overleg met selectieteam. TC/bestuur Langdurig actief spelend lid Lid 1 e team Lid overige teams Indien langere tijd in het 1 e team gespeeld (hoeft niet aaneengesloten te zijn) wordt hier bij definitief stoppen aandacht aan besteed, bijv. bij de laatste competitiewedstrijd. Aandacht aan besteden. In overleg tussen persoon en team. E.e.a. ter overweging van bestuur en TC Kampioenschap F t/m B jeugd Medaille plus patat + frikandel/kroket, 2 consumpties Bloemen voor de trainer(s). A jeugd Roos en enveloppe met 40,- vrij te besteden. Bloemen voor de trainers (s). Senioren Bloemen en enveloppe met 40,-vrij te besteden. Bloemen voor de trainers Kampioenswedstrijd Teamsponsor uitnodigen de wedstrijd bij te wonen. TC jeugd of junioren/senioren is aanwezig met een afvaardiging om de attenties aan te bieden. Bij kampioenschap 1 e team: feestje in kantine of sporthal TC TC TC Sponsorcommissie TC TC i.o.m. bestuur Jubilea e.d. Derden ( dicht bij de vereniging) Bezoeken festiviteit vervanger Derden ( verder af) Kaartje sturen Secretaris 2

3 Beloningsbeleid bij bijzondere omstandigheden onderscheiding /beloning Uitgereikt door Voor welke verdienste Wanneer Wie beslist Verdiensten voor de vereniging Bloemen, fles wijn of cadeaubon van 10,- slid of commissievoorzitter Verdiensten van vrij korte duur. Bijv. een kaderlid dat na minimaal 5 jaar stopt met het werk. N.v.t. bij wisseling van functie. Hoofdtrainer na minimaal 1 jaar in functie. Een moment dat er veel publiek aanwezig is Lid van verdienste, oorkonde plaatsvervanger Personen die zich min. 15 jaar lang bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging. ALV of tijdens een jubileum ALV op voorstel van het bestuur Erelid plaatsvervanger, of - op verzoek van het bestuur - een ander erelid, een wethouder of de burgemeester Behoudens grote uitzondering niet eerder dan 15 jaar ná de benoeming tot lid van verdienste, én indien men nog steeds op bijzondere wijze actief is voor de vereniging ALV of tijdens een jubileum of een afscheid ALV op voorstel van het bestuur Erevoorzitter plaatsvervanger, of - op verzoek van het bestuur - een ander erelid, een wethouder of de burgemeester Personen die minimaal 10 jaar (in één of meerdere periodes) het voorzitterschap hebben uitgeoefend en zich daarbij bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging ALV of tijdens een jubileum of een afscheid ALV op voorstel van het bestuur Voordracht Koninklijke onderscheiding In principe de burgemeester Personen die min. 25 jaar vrijwilligerswerk hebben uitgeoefend en zich daarbij bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt ** Zie toelichting onder dit schema 3

4 Langdurige lidmaatschappen Club-ereteken, bijv. wandbord of kunstwerk plaatsvervanger 25, 40, 50, 60, 75 jaar lidmaatschap ALV Vaste regel Speldje KNKV (uiterlijk 2 maanden vooraf aanvragen bij het KNKV) plaatsvervanger of vertegenwoordiger van het KNKV 50 of 75 jaar lidmaatschap ALV Vaste regel Toelichting Koninklijke onderscheiding (website gemeente Hardenberg) Iemand die zich lange tijd heeft ingezet als vrijwilliger kan bij de burgemeester van zijn woonplaats worden voorgedragen voor een Koninklijke onderscheiding; een lintje. De Koninklijke onderscheiding is een blijk van waardering die wordt uitgereikt wanneer sprake is van 'persoonlijke bijzondere verdiensten voor de samenleving'. Het gaat dan om mensen die zich minimaal 15 jaar als vrijwilliger hebben ingezet voor organisaties in de samenleving op het gebied van bijvoorbeeld sport, cultuur, welzijn, zorg of natuur. Dat vrijwilligerswerk kan op alle niveaus zijn en mag zowel uitvoerend als bestuurlijk van aard zijn. Het gaat er vooral om dat iemand zich met hart en ziel inzet voor de samenleving. Kent u iemand die een lintje verdient? Dan kunt u deze persoon voordragen voor een lintje. Samen met de gemeente Hardenberg kunt u eerst kijken of de aanvraag kansrijk is. Hierna kan de gemeente u verder helpen met de procedure om een lintje aan te vragen. De procedure voor het aanvragen van een Koninklijke onderscheiding neemt meer dan een half jaar in beslag. -o-o-o-o-o-o-o-o-o-o-o- Jeugdkamp De deelnamekosten van één jeugdleider per zes kinderen worden door KIOS 45 gedragen. Reiskostenvergoeding Wie met eigen auto rijdt naar een uitwedstrijd voor een jeugd- of seniorenteam kan in principe de kilometers declareren tegen 15 cent per kilometer. Per wedstrijd kunnen bij een achttal maximaal drie auto s gedeclareerd worden en bij een viertal maximaal twee. Declaratieformulier liggen in de kantine of zijn via de website te downloaden. Wie wil declareren (niet verplicht!) doet er dus verstandig aan zijn/haar kilometers bij te houden. De declaraties moeten voor een bepaalde datum ingeleverd worden bij de penningmeester, bij voorkeur in een bestand via de mail: 1e helft veldcompetitie uiterlijk op 15 november 1e helft zaalcompetitie uiterlijk op 15 januari 2e helft zaalcompetitie uiterlijk op 1 april 2e helft veldcompetitie uiterlijk op 15 juni Declaraties die later binnenkomen worden niet in behandeling genomen. Rijden naar trainingen en wedstrijden Degenen die rijden hebben indien zij passagiers vervoeren- minimaal één jaar een geldig rijbewijs. 4

5 Vergoeding voor trainen en/of coachen van een team Onder bepaalde voorwaarden kan aan leden (max. 24 jaar oud) en derden hiervoor een vergoeding toegekend worden. Deze vergoeding bedraagt 3,- per training of coaching. Vergoeding voor fluiten van verenigingswedstrijden Onder bepaalde voorwaarden kan aan leden (max. 24 jaar oud) en derden hiervoor een vergoeding toegekend worden. Deze vergoeding bedraagt 5,- per gefloten wedstrijd. Vergoeding voor fluiten en beoordelen in het wedstrijdkorfbal Aangezien hier een boeteregeling van het KNKV van toepassing is, indien te weinig geleverd wordt is besloten hiervoor een vergoeding per wedstrijd toe te kennen. Deze is vastgesteld op 20,00 voor een gefloten wedstrijd en 10,00 voor een beoordeelde wedstrijd. Scheidsrechter bij oefenwedstrijden Scheidsrechters die geen lid zijn van KIOS 45 krijgen een vergoeding van 10,- tot maximaal 15,-. Activiteiten op zondag 1x per jaar jeugdkamp voor de jeugd t/m de B s, voor ander teams max. één activiteit op zondag per jaar waar de naam KIOS 45 aan verbonden is. Contributie trainingslid Dit is vastgesteld op 10,50 per maand (gekoppeld aan tarief Kombifitlid). Een trainingslid dat af en toe een keer wil/kan spelen wordt bij het KNKV opgegeven als spelend lid. Per gespeelde wedstrijd is dan een bijdrage van 3 euro te betalen aan KIOS 45. Verhuur materialen Statafels ( 3,00 per stuk), buitenstoelen ( 0,30 per stuk), lage barkrukken ( 1,00 per stuk) en boventallige (opgeslagen in vergaderruimte) kantinestoelen ( 1,00 per stuk) kunnen verhuurd worden, hiervoor staan formulieren in het wandrekje in de kantine (boven de materiaalkasten). Trainingsdag/-weekend door andere clubs bij KIOS 45 Optie 1 5,00 p.p. Optie 2 15,00 p.p. Geen overnachting Wel overnachting Lunch op zaterdagmiddag Lunch zaterdagmiddag Jeugdkamp bij KIOS 45 Eén nacht, gebruik materialen en velden, slapen in kleedkamers, gebruik kantine. Bezoekers zorgen voor alles zelf voor wat betreft slaapvoorzieningen, eten en drinken. Kleedkamers, kantine en andere gebruikte delen van de accommodatie (bijvoorbeeld de douches) opgeruimd en schoongemaakt opleveren. Verder geen begeleiding vanuit KIOS 45, alleen bij aanvang en einde is er iemand van de accommodatiecommissie aanwezig voor informatie/vragen en het beschikbaar stellen en innemen van de materialen. Verder wordt een contactpersoon vanuit KIOS 45 aangewezen die telefonisch bereikbaar is in geval van problemen. Het bovenstaande tegen een vergoeding van 150 euro. Gebruikte consumpties tegen standaard kantineprijzen in het aanwezige geldkistje afrekenen. Koffie en thee zelf zetten en afrekenen tegen 0,50 per bekertje. Uiteraard is kraanwater gratis. 5

6 Gebruik kantine De kantine mag verhuurd worden aan leden en derden voor privé-feestjes. Daarbij mag ook gebruik gemaakt worden van het kunstgrasveld (met in achtneming van de daarvoor geldende gebruiksregels) en de sportmaterialen. Voorbehoud: Er mag geen alcohol geschonken worden. De voorwaarden zijn: - voor kinderfeestje 50,- huur, zelf openen en afsluiten verzorgen - voor familiefeestje (zonder alcohol!) 100,- huur, zelf openen en afsluiten verzorgen - winterperiode geldt een toeslag van 25,- (voor verwarming, verlichting) - Koffie en frisdrank tegen normale prijzen afrekenen - Na afloop opruimen/afwassen e.d. - Zélf regelen dat de verwarming op tijd hoger ingesteld wordt. Na afloop weer op 10/11 graden zetten. Licenties auteursrechten, muziek en beeld KIOS 45 betaalt (via het KNKV) jaarlijkse bijdragen voor Sena (Voor de openbaarmaking <uitvoering> van de muziek namens de muzikanten en producenten), Videma (of het nu gaat om een sportevenement, een nieuwsprogramma of een film, alles wat op tv wordt uitgezonden, is ooit gemaakt en heeft een rechthebbende. Deze rechthebbende heeft volgens de Auteurswet het exclusieve recht op openbaarmaking. Videma fungeert als intermediair: je krijgt de noodzakelijke toestemming voor het vertonen) en Buma (auteursrechtenorganisatie van muziekauteurs en muziekuitgevers in Nederland en vertegenwoordigt de belangen van haar leden wereldwijd. Zij zorgen ervoor dat de ruim aangesloten componisten, tekstschrijvers en uitgevers een vergoeding ontvangen als hun muziek gebruikt wordt). Gebruik vergaderruimte Deze is bedoeld voor kleinere bijeenkomsten, maar absoluut niet voor teambesprekingen rondom en tijdens trainingen en wedstrijden. Deze dienen (net als in de sporthal) in een kleedkamer plaats te vinden. Bijdrage jeugdleden voor clubbijeenkomsten Bij de activiteit bij het afsluiten van het zaalseizoen, bij de afsluiting van het veldseizoen én bij het GIOS-feest wordt door KIOS 45 5,00 (index 2016) per deelnemend jeugdlid (F t/m A) beschikbaar gesteld, met een maximum van 75,- per activiteit en in totaal 200,- per korfbalseizoen. Bijdrage kangoeroes, F en E-teams voor Sinterklaasfeestje Alleen voor deze teams bestaat de mogelijkheid voor een bijdrage van 2,50 per kind (voor frisdrank, pepernoten, een snack bijvoorbeeld). D-team en ouder komen hier niet voor in aanmerking, kunnen wel gebruik maken van de kantine maar dienen e.e.a. zelf te bekostigen. Afspraken met SVV 56 (gewoonterecht) Gebruik tractor en bladblazer: Altijd na gebruik uit eigen voorraad brandstof de tank weer vol maken. Onderhoud tractor en bladblazer: Kosten 1/3 KIOS 45 en 2/3 SVV 56, SVV gebruikt veel meer. (Tractor is via SVV verzekerd, Tuinhuisje via KIOS 45). Sleutels Bij Herman Hakkers en Sander Leemhuis zijn sleutels van poort en clubgebouw beschikbaar. Ook de bierbezorger (2016: Marcel Broenink) en Kamp Diepvriesproducten hebben een sleutel van de poort. Voorzitter en secretaris hebben ook sleutels van poort en clubgebouw. Van de sleutelbezitters is een lijst aangelegd die digitaal in het bezit is van alle bestuursleden. De lijst wordt jaarlijks in het bestuur doorgenomen en zo nodig aangepast. Nummer van de sleutel van de poort (én poortjes kunstgras) =

7 Storingen aan c.v., verlichting, douches e.d. Hierover contact opnemen met Herman Hakkers ( ) en bij calamiteiten met Schröer Installatietechniek, telefoon Lampen veldverlichting Lampen én zekeringen van de veldverlichting zijn voor rekening van KIOS 45. De zogenaamde voorschakelapparatuur (onder in de mast) en andere reparaties komen voor rekening van de gemeente Hardenberg. Bij problemen met de veldverlichting bellen met Limitec, telefoonnummer: Verlichting toegangspad Deze is aangesloten op de openbare verlichting, die kosten komen dus automatisch voor rekening van de gemeente Hardenberg. Alle reparaties, ook vervanging van de masten en lampen zijn voor rekening van gemeente Hardenberg. Problemen m.b.t. kunstgrasveld of andere zaken m.b.t. de accommodatie Hierover contact opnemen via het gemeentelijke meldpunt, telefoon Over onderhoud kunstgrasveld kan ook met Gerrit Stronkhorst van Antea contact worden opgenomen (n.b. bij opdrachten eerst overleg met gemeente!), telefoon Contactpersoon sportaccommodaties bij gemeente Hardenberg Dit is Gerrit Veurink, telefoon Telefoon Telefoonnummer clubgebouw: via Alles in één pakket van Caiway. Mijn Caiway Klantcode: , Wachtwoord: Kios1945 Verenigingsnummer bij KNKV Nummer KIOS 45: NCX26D7 Kamer van koophandel Nummer KIOS 45: Sligro Klantnummer: Kassalint = artikelnummer inktlint voor kassa Casio 230 ER Te bestellen via webshop Eijsink afrekensystemen Werkwijze commissies Aan de commissies wordt geadviseerd om elk lid van de commissie aan te wijzen voor één of meer activiteiten die onder zijn/haar verantwoordelijkheid vallen, waarbij het raadzaam is niet meer dan één naam bij een bepaalde activiteit te zetten zodat klip en klaar duidelijk is wie verantwoordelijk is. Het betreffende commissielid kan dan leden (dit kunnen ook leden van de eigen commissie, van andere commissies, of het bestuur zijn), jeugdleden 14+ en ouders vragen om hem/haar bij een bepaalde activiteit te ondersteunen of die activiteit zelfstandig te realiseren. Het invullen van vacatures (=een voorstel aan het bestuur hiertoe doen) behoort tot de verantwoordelijkheid van de commissies. 7

8 Kaderleden op ledenlijst Mensen met een kaderfunctie komen op de ledenlijst, maar hoeven, als ze van buitenaf komen (bijv. ouders), geen contributie te betalen. Degenen die al lid zijn betalen gewoon de voor hen geldende contributie. Opname op ledenlijst hoeft niet persé i.v.m. aansprakelijkheid, maar wel voor interne verantwoordelijkheden en aanspreekbaarheid. Minimale hoogte van de reserves Deze zijn door de ALV van 6 december 2017 vastgesteld op: één derde deel van de in het jaarverslag van het voorafgaande boekjaar opgenomen bedrag aan ontvangen contributies. Bedrag waarboven het bestuur de toestemming van de ALV nodig heeft Dit is door de ALV van 6 december 2017 vastgesteld op: per boekjaar één vierde deel van de in het jaarverslag van het voorafgaande boekjaar opgenomen bedrag aan ontvangen contributies. NB Het gaat hier om rechtshandelingen en het verrichten van investeringen en is dus niet van toepassing op de uitgaven in het kader van de vastgestelde begroting. Accommodatie rookvrij Op de ALV van 6 december 2017 is besloten dat de gehele accommodatie van KIOS 45 met ingang van 1 juli 2018 rookvrij zal zijn, met uitzondering van een gemarkeerde rookplaats. Veeg-/borstelmachine KIOS 45 beschikt samen met SVV 56 en Plaatselijk Belang Sibculo over een veeg- /borstelmachine. Deze machine is te gebruiken voor het schoon- en sneeuwvrij maken/houden van de paden en tegelplateaus. De machine kan uitgeleend worden aan andere maatschappelijke instanties. Procedure: Beheer, uitleen en onderhoud van de machine ligt bij PB Sibculo. PB berekent jaarlijks aan KIOS 45 en SVV 56 één derde deel van de kosten door. De machine staat gestald in het gebouw van PB, waarvan de accommodatiecommissie van KIOS 45 een sleutel in het bezit heeft. Er dient een intekenlijst in het gebouw van PB ingevuld te worden. Langdurig gebruik (langer dan 1 dag) dient 1 week vooraf op de lijst aangegeven te worden en er dient tegelijkertijd een mail gestuurd te worden naar PB, SVV 56 en KIOS 45 (mailadressen staan op intekenlijst). Na gebruik van de machine moet de brandstoftank weer geheel gevuld (op kosten KIOS 45) te worden. Gebruik door particulieren is uitgesloten. Het DARK-reglement betreft informatie en werkwijze zoals door het bestuur van KIOS 45 zonder overleg kan worden vastgesteld en/of gewijzigd. Gewijzigd per 22 december 2016 Gewijzigd per 2 maart 2017 Gewijzigd per 7 april 2017 Gewijzigd per 31 januari 2018 Gewijzigd per 24 mei