STICHTING DORPSOVERLEG HORN. Jaarverslag Leefbaarheid creëren we samen in Häör. 31 maart 2019

Transcriptie

1 STICHTING DORPSOVERLEG HORN Jaarverslag 2018 Leefbaarheid creëren we samen in Häör 31 maart 2019 Graafschapsfeesten Horn juni 2018 Foto: Ivon Hamers

2 Inhoud jaarverslag Stichtingsbestuur 1.1. Bestuurssamenstelling en taakverdeling 1.2. Bestuurs- en dorpsvergaderingen 2. Werkgroepen 2.1. Graafschapsfeesten 2.2. Samenwerking verenigingen 2.3. MFC de Postkoets 2.4. Goede Doelen 2.5. Inloopcafé Pagina Dorpsraden Leudal 7 4. PR en communicatie 7 5. Financiën 3.1. Jaarrekening Begroting Kartrekkers Graafschapsfeesten 1

3 1. STICHTINGSBESTUUR 1.1. Bestuurssamenstelling en taakverdeling De stichting Dorpsoverleg werd op 18 mei 2015 opgericht. Op bestond het bestuur uit de volgende personen: Yvonne Bocken-Hendrickx, secretaris Hilde Glessner, voorzitter Casper Hamers, penningmeester Eind 2018 heeft Hilde Glessner gezien haar taak als gemeenteraadslid het voorzitterschap beëindigd. In 2017 heeft een bestuurswijziging plaatsgevonden. Twee bestuursleden namen in 2017 afscheid. De vacatures werden niet opgevuld. In 2018 is vooral gewerkt met werkgroepen in het kader van de organisatie van het project Graafschapsfeesten Horn. Naast de bestuurlijke taken vervullen de bestuursleden ook deeltaken in de verschillende werkgroepen, te weten: Werkgroep Goeden Doelen: Hilde Glessner en Casper Hamers Casper Hamers vervult met betrekking tot de Goede Doelen Week de financiële aspecten. Werkgroep PR: Casper Hamers en Hilde Glessner Overige leden werkgroep PR i.h.k.v. Graafschapsfeesten: Angelo Bex en Sanne Lemmen Werkgroep Samenwerking Verenigingen: Hilde Glessner Werkgroep Leefbaarheid: Yvonne Bocken Projectgroep Graafschapsfeesten: Yvonne Bocken, Casper Hamers en Hilde Glessner Overige leden projectgroep: Huub Stollman, Henk Luyten, Ad Thomassen, Ton Driessen, Har Brouns 1.2. Bestuursvergaderingen Dorpsoverleg Horn (DOH) De bestuursvergaderingen van Dorpsoverleg Horn werden in aanvang steeds gehouden op de eerste maandag van de maand van tot uur bij één van de bestuursleden thuis. In principe zijn alle vergaderingen openbaar. Omdat de vergaderingen bij één van de bestuursleden thuis plaatsvinden is het wel noodzakelijk dat burgers zich aanmelden indien ze zaken met het bestuur willen bespreken. Twee keer per jaar vindt een openbare vergadering plaats waarbij burgers en de stichting ontwikkelingen en ideeën met elkaar delen. In 2018 vonden er meerdere openbare vergaderingen plaats in het kader van het bespreken van de voortgang van de Graafschapsfeesten. Bij de vergaderingen was soms ook de procesregisseur vanuit de gemeente Leudal aanwezig (Vic Pennings) om de lijn met de gemeente zo kort mogelijk te houden en relevante informatie tijdig te delen. Data bestuursvergaderingen

4 Etentje en theatervoorstelling als bedankje voor het bestuur m.b.t. de organisatie van de GFH (aangeboden door een sponsor) Data openbare vergaderingen burgers Bewoners Wal WERKGROEPEN In 2018 zijn de werkgroepen van het Dorpsoverleg niet actief geweest. Een deel van de participanten is deel gaan uitmaken van de werkgroepen in het kader van de Graafschapsfeesten. Onderstaand een overzicht van de dossiers waar de verschillende werkgroepen zich mee bezig hebben gehouden. In de loop van 2018 zijn de volgende projecten uitgevoerd: 2.1. Graafschapsfeesten De organisatie van de Graafschapsfeesten nam gedurende de maanden januari tot en met september alle tijd in beslag van bestuur en diverse werkgroepen. Het programma van de verschillende onderdelen: 1. Scholenproject: drie weken in mei Aan de hand van het schilderij Kinderspelen van Pieter Breughel werden alle lessen vertaald naar de late middeleeuwen/renaissance tijd; hoe leefden kinderen toen, wat gebeurde er allemaal in die tijd en wat is het verhaal van Graaf Filips. 2. Sponsoravond 18 mei: a. Boekpresentatie Mart Graef (inleiding). Het boek zelf wordt naar verwachting in 2019 uitgebracht. b. Muzikale intermezzo s c. Buffet 3. Concert Harmonie de Drie Horens: 27 mei 4. Buitenlucht spektakel bij het Kasteel van 1 t/m 5 juni 3

5 4 Toneelgroep Spelenderwijs Horn Sfeerimpressies in het Kasteelpark After party Barbezetting gedurende de voorstellingsavonden: door bijna alle horecaondernemers in Horn is gedurende de voorstellingsavonden samen met een groep vrijwilligers de bar gerund. Er is uiteindelijk niet gekozen voor specifieke catering. 5. Folkloristische markt: 2 juni uur in en rond het kasteel Demonstratie oude ambachten, Verkoop streekproducten Kinderspelen op het plein Ridderspelen Vertelster Poppenkast Muzikale optredens Levend standbeeld van Graaf Filips 6. Historische optocht: 3 juni uur Start uur op het Raadhuisplein en afsluiting met een ceremonie en kranslegging bij het standbeeld van Filips van Montmorency op het Van Horneplein Obade van de Piper Society (Nederland en Schotland) Drankje en hapje op het plein 7. Feestavond vrijwilligers: 8 juni 8. Koetsentocht: 10 juni: bedankje voor de Toneelvereniging en de inwoners van Horn 9. Aovend van het Muulke 22 juni: i.v.m. 3 nominaties van Toneelgroep Spelenderwijs 10. Filmavond 28 september: vertoning DVD van In de Geist van Graaf Filips in de Oranjerie in Roermond Hierbij een overzicht van de officiële vergaderingen: Projectgroep: Comité van aanbeveling Sponsoravond Evaluatie projectgroep Afscheidsavond BBQ (bij een bestuurslid thuis) Naast de projectgroep kwamen ook de diverse werkgroepen in toenemende intensiteit gedurende 2017 en 2018 bij elkaar en vond nauwe afstemming plaats met de organisatie van de Graafschapsfeesten in andere plaatsen in Nederland en België. De volgende werkgroepen waren actief: Werkgroep Financiën: de werkgroep hield zich voornamelijk bezig met de financiële balans, afspraken met de belastingdienst, facturering, betalingen, subsidieaanvragen, contacten met financiers, verwerking contante inkomsten en eindafrekening van de Graafschapsfeesten. Werkgroep Vergunningen en verzekeringen: een dergelijk groot evenement dient aan allerlei eisen en voorwaarden te voldoen en vraagt om zorgvuldigheid op het gebied van veiligheid en beveiliging, maar ook om het opstelling van een risico-inventarisatie en een verkeersplan.

6 Voor specifieke risico s moest de stichting een verzekering afsluiten. Voor alle onderdelen van het evenement waren diverse vergunningen vereist. In totaal hebben we voor 27 onderdelen een vergunning moeten verwerven. Werkgroep horeca: gedurende de voorstellingsavonden was het kasteel en het park met sfeerimpressies geopend voor publiek. Men kon voorafgaand aan de voorstellingen al een drankje nuttigen en tijdens en na afloop van de voorstellingen. Voor de barbezetting hebben de meeste horecaondernemers van Horn met een groep vrijwilligers zorggedragen. Werkgroep Historische optocht: de werkgroep heeft zich vooral bezig gehouden met het werven van deelnemers voor de optocht en de organisatie van de optocht zelf. In heel Limburg en ook daarbuiten is geworven. Speciaal was de komst van de doedelzakband (Dumfries Pipe band) uit Schotland die enkele dagen in Horn en daarbuiten heeft opgetreden samen met Pipeband Anam Cara (w.o. een optreden voor de bewoners van Hornerheide). Zij verbleven in Hotel-restaurant de Abdij. Schutterij St. Martinus uit Horn voerde de stoet aan. Speciale gast was natuurlijk de Graaf van Horne te paard. Helaas lieten enkele groepen verstek gaan waardoor de optocht kleiner was dan gepland. Werkgroep Folkloristische Markt: de vrijwilligers in deze werkgroep hebben zich met diverse onderdelen bezig gehouden, zoals: programmaopzet, werving marktlieden, opzetten en inrichten van de marktonderdelen (w.o. het ophalen van een grote hoeveelheid spullen van Eynderhoof, opvang marktlieden, foeragering, coördinatie verloop markt, begeleiding kinderspelen, afbouw markt etc. De markt is druk bezocht door kinderen en volwassenen uit heel Limburg. Werkgroep Graaf: deze werkgroep had als speciale opdracht om het beeld van Filips de Montmorency op het Van Horneplein te (laten) repareren en het aanzien van het monument op te knappen. Werkgroep sponsoring: naast subsidies en fondswerving is het grootste deel van de benodigde financiën opgebracht uit de kaartverkoop en sponsorgeld. In totaal is door de werkgroep ,50 opgehaald bij sponsoren en waren alle voorstellingen uitverkocht. Werkgroep Scholenproject (basisschool de Mussenberg en Latasteschool). Door de Heemkundevereniging is voor beide scholen een lespakket samengesteld en uitgevoerd rond de Graaf van Horne en de tijd waarin hij leefde. Daarnaast heeft de werkgroep aan de hand van het schilderij De Kinderspelen van Pieter Breughel samen met de scholen diverse lessen en activiteiten vertaald naar de late middeleeuwen/renaissance tijd; hoe leefden kinderen toen, wat gebeurde er allemaal in die tijd, welke spellen deed men toen en wat is het verhaal van Graaf Filips. Alle kinderen van de Lastasteschool kregen bovendien de gelegenheid om het kasteel te bezoeken en middels opdrachten in de sfeer van toen te komen. Werkgroep Verkeer en Veiligheid: om vergunningen en verzekeringen te kunnen verwerven was het noodzakelijk om maatregelen te nemen met betrekking tot het verkeer en de veiligheid tijdens alle evenementen. Naast een uitgebreid verkeersplan werd er een lijvig veiligheidsplan opgesteld en afgestemd met politie, brandweer, gemeente en leveranciers van tekeningen, dranghekken, tribunes, tent, elektriciteit, watervoorziening en toiletgebouwen en natuurlijk de verkeersregelaars van Horn. Daarnaast vond afstemming plaats met de inwoners van Horn die direct overlast zouden kunnen ondervinden van de geplande evenementen. Werkgroep PR & communicatie: om de Graafschapsfeesten onder de aandacht te brengen en het voor iedereen mogelijk te maken de voortgang te kunnen volgen, stelde de werkgroep een communicatieplan op en gaf opdracht aan Team Blue om een website in te richten. Er werden op verschillende momenten flyers verspreid, artikelen en advertenties geplaats, een programmaboek gemaakt, posters, spandoeken en vlaggen ontworpen, dorpsbijeenkomsten georganiseerd en bijeenkomsten bijgewoond waar alle evenementen rond de Graafschapsfeesten een podium werd geboden (zoals het 10-jarig bestaan van de gemeente Leudal). Tevens vond overleg plaats met projecten in andere plaatsen in Nederland en België 5

7 rond 450 jaar Graaf van Horne, werd een Facebookpagina aangemaakt en diverse WhatsApp groepen ingericht die snel met elkaar konden afstemmen. Werkgroep Productie & sfeer: Deze werkgroep was de centrale werkgroep voor de totale productie en uitvoering van het openluchttheater In de Geist van Graaf Filips. De coördinatie en productieassistentie werd verricht door Yvonne Bocken. Alles wat met het evenemententerrein en de voorstellingen te maken had viel onder deze werkgroep. We noemen slechts enkele van de vele elementen: tribunebouw, afstemming met de kasteelheer en vrouw, tentenbouw, sfeerimpressies op het terrein, bekabeling, kledinghuur, toiletvoorzieningen, water- en elektriciteitsaansluitingen, aan- en afvoer goederen, beveiliging en toegankelijkheid terrein, faciliteren toneelgroep en regisseur, figuranten regelen etc. etc. Werkgroep Aankleding Dorp: op diverse plekken in het dorp en rondom de evenementenlocatie zijn versieringen aangebracht. Door de enorme droogte in juni 2018 was het een hele klus om de bloemen en planten in conditie te houden. Voor het aanzien van een in het oog springend leegstaand pand in de Dorpsstraat is in overleg met de eigenaar raambekleding aangebracht zodat het er een beetje netjes bij lag. Tevens heeft de werkgroep een mooie krans verzorgd ten behoeve van de kranslegging bij het beeld van de Graaf op het Van Horneplein op zondag 3 juni na afloop van de optocht De samenwerking tussen de verenigingen die zich richten op ontmoeting Dorpsoverleg, de Seniorenvereniging Horn, de Zonnebloem, ZijActief, het Huiskamerproject Daalakkerserf, Samen Tafelen en de Parochie st.martinus zijn in 2016 gestart met een samenwerkingsoverleg. Doel is en was om de activiteiten die de verschillende verenigingen organiseren op het gebied van ontmoeting, meer op elkaar af te stemmen en toegankelijk te maken voor een bredere doelgroep. Er is in 2017 een nieuwe folder (sociale kaart) gemaakt en huis aan huis verspreid De samenwerking tussen verenigingen en het MFC Postkoets: Een ander dossier voor Dorpsoverleg was ook in 2018 de samenwerking tussen de verenigingen in Horn en de beheersstichting van het Multi Functioneel Centrum de Postkoets. Een eerste overleg vond plaats op 12 juli In 2018 vonden 3 besprekingen plaats: 22 februari, 5 maart en 27 september Er is vanaf 2016 gewerkt aan verbeteringen en aan het einde van het verslagjaar 2018 constateerde Dorpsoverleg dat de samenwerking goed is en er verder geen afstemmingsoverleg meer nodig is. Mocht dit op termijn wel nog noodzakelijk zijn dan weten we elkaar te vinden Werkgroep Goede Doelen Deze werkgroep is samengesteld uit de coördinatoren van een groot aantal landelijke Goede Doelen. DOH neemt deel aan de bijeenkomsten van de werkgroep. De werkgroep functioneert zelfstandig, maar heeft geen juridische status. Stichting Dorpsoverleg is met de werkgroep een overeenkomst aangegaan om met name de financiële zaken goed te regelen en daar waar nodig hand en spandiensten te verrichten. In 2018 vond de Goede Doelenweek plaats van zondag 8 april tot en met zaterdag 14 april. Een afvaardiging van het bestuur van DOH participeert in de werkgroep en is aanwezig tijdens de teldag na afloop van de Goede Doelenweek in april. Data van overleg: (teldag) evaluatie De totale opbrengst in 2018 was ,25. De penningmeester van Dorpsoverleg heeft gezorgd voor storting naar de verschillende landelijke fondsen. 6

8 - Alzheimer Nederland - Fonds Verstandelijk Gehandicapten - Hersenstichting Nederland - Kinderhulp - KWF Kankerbestrijding - Longfonds - Nationaal Epilepsie Fonds - Nederlandse Brandwonden Stichting - Nederlandse Hartstichting - Nierstichting - Prinses Beatrix Spierfonds - Reumafonds - Vastenactie 2.5. Inloopcafé Onder het motto Schuif gewoon een keer aan. Alles mag, niets hoeft ging op woensdag 21 september 2016 het Inloopcafé officieel van start. Er is een soort stamtafel voor ontmoeting ingericht bij Hotel-Restaurant De Abdij in Horn. Een gastvrij verblijf en laagdrempelige ontmoeting. Het Inloopcafé is elke week op woensdagochtend het hele jaar open van uur (behalve de laatste en eerste week van het jaar). Er heeft zich inmiddels een vaste groep gevormd. Nieuwe mensen komen zo af en toe. 3. DORPSOVERLEG LEUDAL (DOL) De gemeente Leudal bestaat uit 16 kernen. Om te zorgen voor goed contact tussen gemeente en inwoners zijn er sinds de vorming van de gemeente Leudal in 2007 in elke dorpskern dorpsraden of dorpsoverleggen in het leven geroepen. Belangrijkste taak van een dorpsraad is om richting gemeente aan te geven wat de inwoners belangrijk vinden voor de leefbaarheid van hun dorp. Omgekeerd kan de gemeente aan de dorpsraad advies vragen over belangrijke onderwerpen voor het dorp. Tegenwoordig richten dorpsraden zich meer en meer op het leggen van contacten tussen inwoners en het ondersteunen van initiatieven van inwoners. Daarom wordt er steeds vaker van 'dorpsoverleg' gesproken. Zie voor contactlijst dorpsraden In 2018 heeft geen vergadering van het DOL plaatsgevonden. Onduidelijk is nog of een van de Dorpsraden de organisatie op zich gaat pakken. 4. PR en COMMUNICATIE Communicatie met de burgers is voor het Dorpsoverleg van essentieel belang. Er zijn daarom de volgende acties uitgevoerd: - vermelding van alle nieuws op de website van Häör.nl - aankondigingen of reviews via t Blaedje (wekelijkse dorpskrant via Gilsing). - korte artikelen in Via Leudal als het nieuws of de berichtgeving ook voor andere dorpen zinnig is. - bijhouden Facebook pagina: Dorpsoverleg Horn heeft ervoor gekozen om zelf geen website aan te maken. De website van häör.nl voldoet vooralsnog voldoende om informatie en aankondigingen kwijt te kunnen. Dorpsoverleg heeft 7

9 een eigen rubriek op de webpagina. Er was wel een aparte website voor de Graafschapsfeesten ingericht. Per gaat die ook weer uit de lucht. 5. FINANCIËN Financieel jaaroverzicht 2018 Saldo ,91 Reservering Goede Doelen 335,28 BATEN Subsidie gemeente Leudal DOH ,00 LASTEN (zie vergaderkosten, bankkosten en contributie VKKL) Subsidie gemeente Leudal tbv GFH 7.500,00 Doorstorting naar rekening GFH 7.500,00 Subsidie gemeente Leudal tbv GFH 500,00 Doorstorting gift naar rekening GFH 200,00 Subsidie provincie tbv GFH 8.500,00 Doorstorting naar rekening GFH 8.500,00 Subsidie Bernhard Cultuurfonds tbv GFH 4.000,00 Doorstorting naar rekening GFH 4.000,00 Kerstboomactie 125,00 Betaling levering kerstboom 125,00 Giften tbv GFH 1.200,00 Betaling reiskosten Schotten 3.000,00 Opbrengst Goede Doelen ,25 Doorstorting naar Goede Doelen ,20 Opbrengst Horeca GFH 5.136,35 Doorstorting naar rekening GFH 5.136,35 terugboeking voorschot DOH ivm GFH 1.990,88 Voorfinanciering GFH 1.990,88 Opbrengst DVD verkoop 621,00 Kosten DVD en theatervoorstelling 903,00 Vereffening opbrengst GFH 224,83 Vergaderkosten DOH ,61 Bankkosten ,83 Contributie VKKL 40,00 TOTAAL Baten , ,87 TOTAAL Lasten ,87 Saldo DOH ,63 Reservering Goede Doelen - 630,33 Netto saldo voor DOH 3.413,30 Toelichting bij financieel jaaroverzicht 2018 Over 2018 ontving de stichting Dorpsoverleg Horn voor haar werkzaamheden een gemeentelijke subsidie van 1.500,00. Van deze subsidie zijn met name vergaderkosten, bankkosten en de contributie voor de VKKL betaald. De grootste posten bij baten en lasten hebben direct te maken met de organisatie van de Graafschapsfeesten in juni Alle bedragen van ontvangen subsidies zijn doorgestort naar de bankrekening van de Graafschapsfeesten. Voor de Graafschapsfeesten is een aparte jaarrekening opgesteld en gecontroleerd door een financiële commissie. Dorpsoverleg voert verder de boekhouding over de inkomsten en uitgaven van de werkgroep Goede Doelen Horn. Eind 2018 bestond er voor de werkgroep Goede Doelen een reserve van 630,33 (opgebouwd uit de reserve 2017/ 355,28 en de reserve 2018/ 275,05). Begroting 2019 Jaarlijks ontvangt Dorpsoverleg een basissubsidie van de gemeente Leudal. Die is vooral bestemd voor de onkosten van de stichting en de vergaderkosten van de werkgroepen en het bestuur. Er zijn nog geen specifieke projecten afgesproken. Op 31 januari 2019 vindt een volgend dorpsoverleg plaats met de inwoners van Horn. Hun inbreng bepaalt voor een groot deel de agenda voor het nieuwe jaar. 8