Tijdelijke regeling gegevenslevering in verband met schaduwdraaien onderwijsnummer voortgezet onderwijs (vo)

Transcriptie

1 voortgezet onderwijs OCenW-Regelingen Bestemd voor: scholen voor, met uizondering van een school voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging eneen school voor middelbaar algemeen voortgezet onderwijs in een scholengemeenschap met een AOC. Algemeen verbindend voorschrift Datum: 11 april 2002 Kenmerk: VO/FB-2002/13940 Datum inwerkingtreding: zie artikel 5 Geldigheidsduur beleidsregel: n.v.t. Juridische grondslag: artikel 103b, derde lid, van de Wet op het Relatie tot eerdere mededelingen: n.v.t. Informatie verkrijgbaar bij: CFI/ICO/VO, De minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen, Gelet op: artikel 103b, derde lid, van de Wet op het voortgezet onderwijs Besluit Artikel 1 Begripsbepalingen WVO: de Wet op het ; school: een uit Rijks kas bekostigde school voor voortgezet onderwijs als bedoeld in de WVO met uitzondering van een school voor middelbaar algemeen in een scholengemeenschap met een agrarisch opleidingscentrum en een school voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging; persoonsgebonden nummer: het persoonsgebonden nummer als bedoeld in de WVO; IB-Groep: de Informatie Beheer Groep; teldatum: de datum van 1 oktober 2002, bedoeld in artikel 8, tweede lid, van het Bekostigingsbesluit W.V.O; basisregister onderwijs: het register bedoeld in artikel 9a van de Wet verzelfstandiging Informatiseringsbank. Artikel 2 Specificatie van leerlingengegevens De gegevens genoemd in artikel 103b, tweede lid, van de WVO worden als volgt nader gespecificeerd: a. postcode van de woonplaats van de leerling: de officiële Nederlandse PTT codering, bestaande uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode; b. datum van inschrijving: datum van de daadwerkelijke aanvang van het volgen van het onderwijs op de school; c. soort onderwijs: het in artikel 5 van de WVO onderscheiden soort van dat een leerling volgt; d. sector: de sector bedoeld in artikel 10, derde lid, 10b, derde lid en 10d, derde lid van de WVO; e. leerweg: de theoretische leerweg bedoeld in artikel 10 van de WVO, de beroepsgerichte leerwegen bedoeld in artikel 10b van de WVO, dan wel de gemengde leerweg bedoeld in artikel 10d van de WVO, waaronder tevens begrepen het leerwegondersteunend onderwijs bedoeld in artikel 10e van de WVO; f. afdeling: de afdeling bedoeld in artikel 10c van de WVO; NUMMER april 2002

2 g. profiel: het profiel bedoeld in artikel 12 van de WVO; h. leerjaar: het leerjaar waarin de leerling onderwijs volgt op de teldatum, dan wel wat betreft het praktijkonderwijs het aantal jaren dat de leerling is ingeschreven in het praktijkonderwijs en/of het speciaal voor moeilijk lerende kinderen; i. aanduiding minderheidsgroep: de bevolkingsgroep waartoe de leerling behoort, voor zover deze bevolkingsgroep als categorie is opgenomen in de faciliteitenregeling voor culturele minderheden of anderstalige leerlingen; j. verblijfsduur: de verblijfsduur in Nederland van de leerling, voor zover de desbetreffende verblijfsduur is opgenomen bij de categorie van de bevolkingsgroep waartoe de leerling behoort en voor zover die is opgenomen in de faciliteitenregeling voor culturele minderheden of anderstalige leerlingen op grond van artikel 85a, eerste lid, van de WVO; k. registratienummer: het nummer volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN) van de school waarop de leerling is ingeschreven op de teldatum; l. nevenvestiging: het vestigingsnummer niet zijnde de hoofdvestiging of de dislocatie, behorende bij een school, volgens de Basisregistratie Instellingen (BRIN). Artikel 3 Wijze van levering 1. Het bevoegd gezag levert de in artikel 2 bedoelde gegevens van iedere leerling die op de teldatum staat ingeschreven op elektronische wijze aan de IB-Groep. 2. Het bevoegd gezag verstrekt het persoonsgebonden nummer en de gegevens bedoeld in artikel 2, van iedere leerling die op de teldatum op de school staat ingeschreven overeenkomstig de specificatie als opgenomen in bijlage 1 bij deze regeling en gebruikt daarbij uitsluitend de uitgebreide technische specificaties die ter inzage zijn gelegd in de bibliotheek van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. 3. Ten behoeve van de in het eerste lid genoemde aanlevering meldt het bevoegd gezag met behulp van een door de IB-Groep verstrekt deelnameformulier in ieder geval de volgende gegevens: a. de naam en het adres van de school, b. het brinnummer van de school, c. het adres van de administratie van de school, d. of de gegevenslevering op elektronische wijze plaatsvindt dan wel dat een beroep wordt gedaan op de mogelijkheid genoemd in het vijfde lid, e. de naam en de functie van de contactpersoon die namens het bevoegd gezag de elektronische aanlevering zal verrichten, f. het telefoonnummer op de school van de contactpersoon, g. het faxnummer op de school van de contactpersoon, h. de naam en het versienummer van het gebruikte administratiepakket, i. of en zo ja wie van het personeel de door gebruikersgroepen en de IB-Groep georganiseerde, cursus in het kader van de nieuwe gegevensuitwisseling gaat volgen (maximaal 2 personen). 4. Het in het derde lid bedoelde deelnameformulier wordt de scholen afzonderlijk verstrekt en dient na invulling te worden geretourneerd aan IB-Groep, t.a.v. afdeling OS/Onderwijsnummer, Postbus 30152, 9700 LC Groningen. 5. Indien het bevoegd gezag na overleg met de IB-Groep, door de IB-Groep niet in staat wordt geacht de gegevens te leveren op de in het eerste lid genoemde wijze, bepaalt de IB-Groep in overleg met het bevoegd gezag van de school op welke wijze de levering kan plaatsvinden. Artikel 4 Bekendmaking 1. Deze regeling zal met de toelichting en bijlagen in OCenW-Regelingen worden geplaatst. De uitgebreide technische specificaties, worden ter inzage gelegd in de bibliotheek van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. 2. Van deze plaatsing en ter inzage legging zal mededeling worden gedaan in de Staatscourant. Artikel 5 Inwerkingtreding en vervaldatum Deze regeling treedt in werking op 2 oktober 2002 en vervalt op 1 februari Artikel 6 Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als Tijdelijke regeling gegevenslevering VO. De minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen, drs. L.M.L.H.A. Hermans NUMMER april 2002

3 Toelichting Algemeen De inwerkingtreding van de wetswijziging van de WVO in verband met de invoering van persoonsgebonden nummers in het onderwijs is voorzien op 2 oktober Op grond van de wetswijziging zullen de gegevens van de individuele leerlingen vanaf 2 oktober 2002 door het bevoegd gezag geleverd moeten worden aan de IB-Groep. Bij de leerlingengegevens dient tevens het persoonsgebonden nummer te worden geleverd. Dit persoonsgebonden nummer komt in twee soorten voor, t.w. het sofi-nummer van de leerling en indien een leerling geen sofi-nummer heeft, wordt door de IB-Groep een persoonsgebonden nummer aan de leerling toegekend: dit is het onderwijsnummer. Met de voor u liggende regeling wordt ingevolge het nieuwe artikel 103b, derde lid, van de WVO een nadere specificatie verstrekt voor de door u te leveren gegevens. Aangezien het hierbij gaat om een geheel nieuwe wijze van gegevensuitwisseling wordt het schooljaar gebruikt als testjaar. Dit betekent dat de gegevenslevering van de individuele leerlingen die op 1 oktober 2002 op de school staan ingeschreven in dat schooljaar worden gebruikt voor het zogenaamde schaduwdraaien. Zoals ook reeds beschreven in de Nieuwsbrief Onderwijsnummer van februari 2002 (nummer 2) betreft het schaduwdraaien het testen van de gegevensuitwisseling tussen de scholen, de IB-Groep en Cfi en het testen van het gebruik van de ingediende gegevens voor de bekostiging. Daarbij wordt ook de bekostiging van de school voor het schooljaar (gebaseerd op de t-1 systematiek) berekend met de elektronisch verkregen leerlingengegevens van de teldatum 1 oktober 2002 en vergeleken met de uitkomst van de berekening voor het schooljaar met de op de oude wijze verkregen gegevens via de ILT-formulieren. Deze formulieren moeten in het schooljaar nog aan Cfi worden geleverd, omdat de oude wijze van gegevenslevering nog gebruikt wordt voor de vaststelling van de bekostiging voor het schooljaar Bij het schaduwdraaien gaat het alleen om de leerlingengegevens die voor de bekostiging van de scholen nodig zijn. De examengegevens van de leerlingen zijn in dit kader bijvoorbeeld nog niet nodig. In deze regeling wordt daarvoor dan ook nog geen nadere specificatie verstrekt. Daarom is de regeling ook van tijdelijke aard. Voor de uiteindelijke structurele gegevenslevering zal te zijner tijd een afzonderlijke ministeriële regeling verschijnen. Wat betreft het tijdstip van levering van de gegevens is in artikel XIV van de wetswijziging opgenomen dat de sofi nummers van de leerlingen voor 15 oktober 2002 aan de IB-Groep dienen te worden gemeld. Artikel 103b, tweede lid, regelt dat u daarbij tevens de gespecificeerde leerlingengegevens dient te verstrekken. Zoals reeds in verschil- lende communicatiemiddelen is vermeld, bijvoorbeeld uit de Nieuwsbrief Onderwijsnummer VO en de voorlichtingsbijeenkomsten die door de IB-Groep en Cfi in samenwerking met de gebruikersgroepen van de verschillende administratiepakketten zijn georganiseerd, dienen de gegevens elektronisch te worden doorgegeven aan de IB-Groep. Daarvoor is het allereerst nodig dat u beschikt over de juiste apparatuur en een aangepast administratiepakket. Daarnaast is het van belang dat u op de hoogte bent van de wijze waarop de aanlevering dient te gebeuren. Hiervoor zal er op een handleiding beschikbaar komen. Tevens zal hier aandacht aan worden besteed tijdens de cursussen die door de gebruikersgroepen in samenwerking met de IB-Groep worden georganiseerd in de periode oktober december Gezien het tijdstip waarop de cursussen verzorgd worden, kan van de meeste scholen niet verwacht worden dat zij al voor 15 oktober in staat zijn de gegevens op de nieuwe wijze uit te wisselen. Er is dan ook besloten dat de scholen die medewerkers voor de cursus hebben aangemeld, maar nog niet de mogelijkheid hebben die cursus voor 15 oktober te volgen, van die datum (15 oktober) mogen afwijken. In dergelijke gevallen dient de levering uiterlijk binnen 2 weken na het volgen van de cursus plaats te vinden. Nadere informatie over de cursus ontvangt u van de IB- Groep. De uiterste datum van levering van de gegevens is 31 december Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel zijn de begrippen gedefinieerd die in deze regeling gehanteerd worden. Ten aanzien van het begrip school is enige toelichting noodzakelijk. Het is de eerste onderwijssector waar het onderwijsnummer wordt ingevoerd. Het gaat hierbij om scholen voor die volgens de lumpsum-systematiek, zoals opgenomen in de WVO, bekostigd worden. Dit geldt ook voor het vo-gedeelte in een scholengemeenschap met een ROC. Voor scholen voor praktijkonderwijs met declaratiebekostiging wordt het onderwijsnummer in een later stadium ingevoerd. Ook voor het voorbereidend beroepsonderwijs dat opgenomen is in een agrarisch opleidingscentrum (AOC) en het middelbaar algemeen in scholengemeenschap met een AOC wordt het onderwijsnummer later ingevoerd. Deze regeling is dan ook niet van toepassing op het genoemde praktijkonderwijs en het vmbo van een AOC. NUMMER april 2002

4 Artikel 2 Specificatie van leerlingengegevens In dit artikel worden de begrippen gespecificeerd die bij de eerste gegevensuitwisseling van belang zijn. De meeste begrippen staan reeds in diverse wet- en regelgeving opgenomen. Achter het desbetreffende begrip wordt daarnaar verwezen. Voor enkele begrippen is er vanwege de verwijzingsproblematiek en gezien de leesbaarheid voor gekozen om niet te verwijzen naar de bestaande regelgeving, maar hier de specificatie nogmaals op te nemen. De te leveren gespecificeerde gegevens betreffen ingevolge artikel 103b, tweede lid, van de WVO, de gegevens van de leerlingen die op de teldatum 1 oktober 2002 op de school staan ingeschreven. Hoewel in artikel 103b, tweede lid, onder b, tevens de datum van uitschrijving is opgenomen, is daarvoor in deze regeling geen specificatie opgenomen. Van een uitschrijvingsdatum is namelijk bij deze gegevenslevering geen sprake, omdat het immers alleen leerlingen betreft die op 1 oktober 2002 staan ingeschreven. Bij het invullen van de soort onderwijs, de leerweg, sector, afdeling of het profiel dient gebruik te worden gemaakt van de (meest recent gepubliceerde) zogenaamde ilt-codes, waarvan bij de invulling van de huidige ILT-formulieren gebruik wordt gemaakt. Ook voor het leerwegondersteunend onderwijs en voor de leer-werktrajecten dienen de desbetreffende ilt-codes te worden gehanteerd. Wat betreft invullen van het leerjaar bij het praktijkonderwijs (met lumpsum bekostiging) dient het aantal jaren te worden vermeld dat de leerling op het praktijkonderwijs heeft doorgebracht. Dit is inclusief het aantal jaren dat de leerling heeft doorgebracht binnen het svo/mlk. Indien het een leerling betreft waarvoor ingevolge de regeling culturele minderheden het recht op een aanvullende vergoeding ingevolge artikel 85a, eerste lid, van de wet bestaat, dient hiervoor de aanduiding van de desbetreffende minderheidsgroep en de verblijfsduur in Nederland te worden gegeven. Voor het registratienummer van de school gebruikt u het brinnummer met de respectievelijke volgnummers van de hoofd- en nevenvestiging. Artikel 3 Wijze van levering Eerste lid: De levering van de gegevens vindt plaats door gegevensbestanden via een beveiligd elektronisch kanaal aan de IBgroep te zenden. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een beveiligde internetomgeving waarbij sprake zal zijn van een username-password-combinatie (PIN-code). Na ontvangst van het in het tweede lid genoemde deelnameformulier zal de IB-groep de school hierover nader informeren. In de elektronische bestanden wordt informatie opgenomen per individuele leerling. Per regel in het bestand wordt informatie opgenomen waarvan in Bijlage 1 een inhoudelijke beschrijving is gegeven. Voor de meeste schooladministratiepakketten, waarvan de gebruikers zijn vertegenwoordigd in het GU-overleg (Gegevensuitwisselingsoverleg), geldt dat deze op de elektronische uitwisseling aangepast zullen worden, dan wel aangepast zijn. De nadere technische specificatie van de gegevens, de bestanden en van het proces waarmee deze worden uitgewisseld, worden ter inzage gelegd bij de bibliotheek van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Tevens zijn deze specificaties op onder de button gegevens opgenomen. Het is ook mogelijk deze op papier aan te vragen bij de IB-Groep. Voor een nadere toelichting hierop kunt u terecht bij de helpdesk via telefoonnummer , of via de onderwijsnummer@ib-groep.nl. Tweede lid: Alvorens de gegevens op de elektronische wijze aan te leveren, dient het ingevulde deelnameformulier te zijn ontvangen door de IB-Groep. Het formulier wordt door de IB-Groep afzonderlijk aan de scholen verstrekt. Bij deze regeling is een voorbeeld van het deelnameformulier opgenomen. Het deelnameformulier dient te worden gezonden aan: Informatie Beheer Groep, t.a.v. afdeling OS/Onderwijsnummer, Postbus 30152, 9700 LC Groningen. Het doel van dit formulier is om een aantal relevante schoolgegevens inzake de communicatie rondom de aanlevering en terugmelding van de gegevens tijdig bij de IB- Groep te verkrijgen. Zo dienen ook de gegevens van de contactpersoon te worden opgegeven, zodat de IB-Groep daar indien nodig contact mee kan opnemen. Ook verklaart het bevoegd gezag hiermee dat de contactpersoon gemachtigd is om de gegevens namens hen door te geven. Tevens kan op het formulier door het bevoegd gezag worden aangegeven of men in staat is om (tijdig) de gegevens op elektronische wijze aan te leveren (zie ook de algemene toelichting). Vijfde lid: Indien het bevoegd gezag op het deelnameformulier aangeeft niet in staat te zijn de gegevens elektronisch aan de IB-Groep te leveren, zal de IB-Groep ter zake met het bevoegd gezag in contact treden. Over een alternatieve aanlevering zal in het overleg tussen de IB-Groep en het bevoegd gezag vervolgens een afzonderlijke afspraak kunnen worden gemaakt. NUMMER april 2002

5 Artikel 5 Inwerkingtreding en vervaldatum de structurele specificatie van de gegevensleveringen is opgenomen. Deze regeling treedt op 2 oktober 2002 inwerking en vervalt op 1 februari Zoals eerder in deze toelichting vermeld, betreft het hier een tijdelijke regeling in verband met het testjaar van de gegevensuitwisseling. Derhalve vervalt de regeling op 1 februari Vóór de vervaldatum zal een ministeriële regeling worden gepubliceerd waarin De minister van onderwijs, cultuur en wetenschappen, drs. L.M.L.H.A. Hermans Bijlage 1 Specificatie gegevens artikel 103b, tweede lid, van de WVO Gegeven Definitie Formaat Lengte Persoonsgebonden nummer Het persoonsgebonden nummer als bedoeld in Numeriek 9 artikel 1 van de WVO Postcode van de woonplaats van De officiële Nederlandse PTT codering, bestaande Alfa numeriek 6 de leerling uit een numerieke woonplaatscode en een alfabetische lettercode Registratienummer Het nummer van de school volgens de Basisregistratie Alfa numeriek 4 Instellingen (Brin) Vestiging Het vestigingsnummer van de school volgens de Numeriek 2 Basisregistratie Instellingen (Brin) Datum inschrijving De datum van de daadwerkelijke aanvang waarop Datum 8 de leerling het onderwijs op de school volgt Datum uitschrijving De datum waarop de leerling is uitgeschreven Datum 8 CUMI categorie De categorieën als bedoeld in de ministeriële regeling Alfanumeriek 2 faciliteiten anderstalige leerlingen (zie toelichting Waardelijst voor lijst) Verblijfsduur Het aantal jaren dat de leerling die behoort tot een Alfanumeriek 2 (cumi-ratio) minderheidscategorie in Nederland verblijft Waardelijst (zie toelichting voor lijst) Soort onderwijs/ ILT code, zoals opgenomen in de meest recent Numeriek 4 Profiel/Sector/Leerweg/Afdeling gepubliceerde regeling Leerjaar Het leerjaar waarin de leerling onderwijs volgt Numeriek 1 op de teldatum Aantal jaren praktijkonderwijs Het aantal jaren dat de leerling is ingeschreven in Numeriek 1 het praktijkonderwijs en/of svo/mlk op de teldatum NUMMER april 2002

6 Toelichting behorende bij Bijlage 1 Datum: moet voldoen aan formaat: EEJJMMDD Brin-code: De code die is toegewezen ingevolge de Basisregistratie Instellingen Leerjaar: Het leerjaar moet de waarde 1, 2, 3, 4, 5 of 6 zijn (zie ook elementen code tabel) Aantal jaren praktijkonderwijs: Het aantal jaren praktijkonderwijs moet de waarde 1, 2, 3, 4, 5 of 6 zijn en omvat indien van toepassing tevens het aantal jaren dat een leerling was ingeschreven in het svo/mlk Cumi-categorie waardelijst: - 3a leerlingen van wie beide ouders of voogden afkomstig zijn uit Griekenland, Italië, Kroatië, Slovenië, Bosnië-Hercegovina, Servië-Montenegro, Macedonië, Kaap Verdië, Marokko, Portugal, Spanje, Tunesië of Turkije dan wel van wie beide ouders de desbetreffende nationaliteit bezitten - 3b leerlingen die behoren tot de Molukse bevolkingsgroep - 3c leerlingen die behoren tot de Surinaamse, Antilliaanse of Arubaanse bevolkingsgroep en die nog geen 4 jaar in Nederland zijn - 3d leerlingen die behoren tot de groep van zigeuners of woonwagenbewoners - 3e anderstalige leerlingen afkomstig uit een land buiten Europa die blijkens de verblijfsduur het basisonderwijs, bedoeld in artikel 2 van de Wet Primair Onderwijs, niet geheel in Nederland hebben kunnen volgen, - 3f leerlingen afkomstig uit Polen, Tsjechië, Slowakije, Hongarije, Roemenië, Wit-Rusland, Rusland, Oekraïne, Moldavië, Letland, Estland, Litouwen, Bulgarije of Albanië, indien deze leerlingen nog geen 2 jaar in Nederland zijn. Cumi-verblijfsduur waardelijst: Rekendatum: 1 oktober a1 cumi 3a en 3e: korter dan 1 jaar in Nederland a2 cumi 3a en 3e: 1 tot 4 jaar in Nederland a3 cumi 3a en 3e: 4 tot 8 jaar in Nederland a4 cumi 3a en 3e: 8 jaar of langer in Nederland en niet in Nederland geboren a5 cumi 3a: 8 jaar of langer in Nederland en in Nederland geboren c1 cumi 3f: korter dan 1 jaar in Nederland c2 cumi 3f: tussen 1 en 2 jaar in Nederland NUMMER april 2002

7 Bijlage 2 Voorbeeld deelname formulier elektronische gegevensuitwisseling School - IB-Groep Naam school: _ Straat: _ Postcode en Plaats: Brinnummer: _ Contactpersoon + functie: adres contactpersoon: Telefoonnummer contactpersoon: _ Faxnummer contactpersoon: _ Naam + versienummer Administratiepakket: _ Deelname aan cursus: Ja/Nee (doorhalen wat niet van toepassing is) Deelname aan cursus door: 1. _ 2. _ Hiermee verklaart het bevoegd gezag van bovengenoemde school dat de gegevens bedoeld in artikel 103b, tweede lid, van de WVO vanaf 2 oktober 2002 op elektronische wijze zullen worden aangeleverd aan de IB-Groep en dat de genoemde contactpersoon gemachtigd is de gegevensuitwisseling te doen. (1) Ondertekening: De voorzitter De penningmeester Hiermee verklaart het bevoegd gezag van bovengenoemde school niet in staat te zijn de gegevens op elektronische wijze aan te leveren en wenst over de levering aan afzonderlijke afspraak met IB-Groep te maken. (2) De voorzitter Noot: VOORBEELD (1) Slechts één van de verklaringen dient ondertekend te worden. (2) Zie voetnoot 1. De penningmeester NUMMER april 2002