Tweede Kamer der Staten-Generaal

Transcriptie

1 Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar Jaarverslagen over het jaar 2002 Nr. 29 RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2002 VAN HET MINISTERIE VAN ECONOMISCHE ZAKEN (XIII) Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal s-gravenhage, 21 mei 2003 Hierbij bieden wij u aan het op 7 mei 2003 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2002 van het Ministerie van Economische Zaken (XIII)». Algemene Rekenkamer drs. Saskia J. Stuiveling, president Jhr. mr. W.M. de Brauw, secretaris KST66916 Sdu Uitgevers s-gravenhage 2003 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 1

2

3 INHOUD SAMENVATTING 5 1 INLEIDING Waarom dit rapport? Hoe is het onderzoek uitgevoerd? Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer? Wettelijke criteria Waarover oordeelt de Algemene Rekenkamer? Leeswijzer 22 2 Oordeel jaarverslag en saldibalans Inleiding Het jaarverslag en VBTB Financiële informatie Inleiding Oordeel Rapportering per (niet-)beleidsartikel Beleidsinformatie Inleiding Oordeel Mededeling over de bedrijfsvoering Inleiding Oordeel Toezichtsrelaties Inleiding Oordeel Agentschappen Inleiding Oordeel Saldibalans met toelichting Inleiding Oordeel 28 3 BEDRIJFSVOERING Inleiding Ontwikkelingen in mededeling bedrijfsvoering De ontwikkeling van de auditfunctie Departementale accountantscontrole Inleiding Financiële informatie en bedrijfsvoering Niet-financiële informatie Financieel beheer, materieelbeheer en administraties Inleiding Contractbeheer Europese geldstromen Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en heffingen Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR) Beschrijving en onderhoudsorganisatie van de administratieve organisatie Centraal Bureau voor de Statistiek Financieel beheer agentschap EVD Aansturing agentschap EVD Tijdelijk agentschap Novem Directoraat-generaal Telecommunicatie en Post (DG TP) Directie Personeel, Organisatie en Informatievoorziening (POI) Samenwerkingsverband Noord-Nederland Specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie Milieu Actieplan (MAP) energiedistributiebedrijven Melding incidentele subsidie aan de Staten- Generaal Ontvangsten inzake de Mijnbouwwet Compensatie kolenvergasser Demkolec en stadsverwarmingsprojecten Netherlands Consultant Trust Fund Program van de Wereldbank Integriteitsbeleid Conclusie Conclusies en aanbevelingen 52 4 BELEIDSINFORMATIE Inleiding Gehanteerde normen Kwaliteit van de beleidsinformatie Verslaggevingsonderzoek Verdiepingsonderzoek Totstandkoming beleidsinformatie Conclusies en aanbevelingen 60 5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER Reactie minister van EZ Nawoord Algemene Rekenkamer 62 Bijlage 1 Rechtmatigheidsonderzoek 63 Bijlage 2 Overzicht fouten en onzekerheden 66 Bijlage 3 Overzicht onvolkomenheden in financieel beheer, materieelbeheer en daartoe bijgehouden administraties 67 Bijlage 4 Verklarende woordenlijst 68 Bijlage 5 Lijst met gebruikte afkortingen 72 Bijlage 6 Lijst met (kruis)verwijzingen 73 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 3

4

5 SAMENVATTING Inleiding In dit rapport vindt u de resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek van de Algemene Rekenkamer over het begrotingsjaar Het rapport bevat onder meer het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van Economische Zaken (EZ). De Staten-Generaal kunnen dit rapport gebruiken bij de beoordeling van het jaarverslag van de minister. Dit jaar hebben alle ministeries een verantwoording-nieuwe-stijl opgesteld: het jaarverslag. In het jaarverslag wordt beoogd de relatie tussen beleidsdoelstellingen, prestaties en middelen in samenhang te presenteren. Behalve voor financiële informatie is er in het jaarverslag aandacht voor beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie de zogeheten niet-financiële informatie. Ministerie van Economische Zaken Het Ministerie van EZ heeft een belangrijke regulerende en toezichthoudende taak op gebied van marktwerking en energiebeleid. Daarnaast vervult het ministerie met de inzet van subsidies een stimulerende rol op het gebied van kennis en innovatie, exportbevordering en ondernemerschap. De uitvoering van deze taken berust voor een belangrijk deel bij de agentschappen Senter, EVD, de Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu (Novem), het Bureau voor het Industriële Eigendom (BIE) en andere uitvoeringsinstellingen zoals de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) en de Dienst toezicht en uitvoering Energie (DTe). De minister van EZ draagt voorts eindverantwoordelijkheid voor de besteding van de gelden die Nederland ontvangt uit het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). Ten slotte is de minister van EZ (samen met de minister van Financiën) verantwoordelijk voor het Fonds Economische Structuurversterking (FES). Voor dit fonds is een apart rapport bij het jaarverslag opgesteld. De totale uitgaven van het ministerie over 2002 bedroegen 1,7 miljard. De totale ontvangsten in 2002 waren 2,9 miljard. Hiervan was 2,4 miljard afkomstig van de aardgasbaten. Bij haar rechtmatigheidsonderzoek beoordeelt de Algemene Rekenkamer het jaarverslag, de saldibalans en de bedrijfsvoering van de ministeries. Over 2002 heeft de Algemene Rekenkamer bij het Ministerie van EZ specifiek onderzoek verricht naar het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies, en naar de specifieke uitkering aan het Samenwerkingsverband Noord-Nederland. 1 1 In het Samenwerkingsverband Noord- Nederland hebben de provincies Groningen, Friesland en Drenthe sinds 1992 hun bestuurlijke krachten gebundeld, met het oog op het gezamenlijk ontwikkelen van beleid voor het noorden van Nederland. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 5

6 Geldstromen hoofdstuk XIII: Economische Zaken 2002 Figuur 1 Uitgaven 2002: totaal xxx miljard Bevorderen innovatiekracht Overige uitgaven 0,9 0,5 0,3 Bevorderen ondernemingsklimaat XIII: Economische Zaken Bevorderen innovatiekracht 0,7 Overige verplichtingen 1,1 0,6 Bevorderen ondernemingsklimaat XIII: Economische Zaken Jaarverslag en saldibalans De Algemene Rekenkamer is positief over de financiële informatie in het jaarverslag over 2002 en de saldibalans per 31 december 2002 van het Ministerie van EZ. Haar oordeel wordt nader gepreciseerd in hoofdstuk 2 van dit rapport. De Algemene Rekenkamer geeft dit oordeel onder het formele voorbehoud dat de Staten-Generaal de bijbehorende slotwetten vaststellen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 6

7 Bedrijfsvoering Onder de bedrijfsvoering van een ministerie vallen eigenlijk alle onderdelen die ervoor zorgen dat een ministerie functioneert. De Algemene Rekenkamer hecht veel waarde aan een goede bedrijfsvoering. Immers, een adequate bedrijfsvoering is een redelijke waarborg voor het voorkómen van onrechtmatigheden en vormt een basis voor een goede verantwoording. Tot de bedrijfsvoering wordt in ieder geval het financieel beheer, het materieelbeheer en de administraties ten behoeve van dat beheer gerekend. De Algemene Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de departementale accountantscontrole, het financieel beheer en het materieelbeheer. Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat bij het Ministerie van EZ het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2002 in overwegende mate voldoen aan de daaraan gestelde eisen. Op onderdelen (zie hierna) constateert de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden in het financieel beheer. De over 2001 geconstateerde onvolkomenheden zijn, met uitzondering van de implementatie en naleving van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid, door het ministerie weggewerkt. Belangrijkste verbeteringen zijn gerealiseerd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Centraal Bureau voor de Statistiek In haar rechtmatigheidsonderzoek over 2001 kwalificeerde de Algemene Rekenkamer gebreken in het financieel beheer van het CBS als een ernstige onvolkomenheid. De Algemene Rekenkamer meent dat met de uitvoering van de verbeteracties in 2002 het CBS de vereiste stappen heeft gezet tot een structurele verbetering van het financieel beheer. Zij kwalificeert de nog resterende onvolkomenheden in het financieel beheer als «geringe of geen onvolkomenheden». Wel vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor de nog te realiseren verbetermaatregelen en blijvende werking van gedane verbetermaatregelen om de verbeteringen blijvend in de CBS-organisatie te verankeren. De belangrijkste onvolkomenheden in de bedrijfsvoering over 2002 betreffen: Agentschap EVD De Algemene Rekenkamer constateert gebreken in de naleving van inkoopprocedures bij de voormalige Economische Voorlichtingsdienst (EVD), thans agentschap EVD. De gebreken betreffen onder meer de Europese aanbesteding, het contractbeheer en de BTW-problematiek. Bovendien schiet de interne controle tekort. Hierdoor is naleving van inkoopprocedures niet gewaarborgd. De Algemene Rekenkamer kwalificeert de gebreken als een onvolkomenheid. De Algemene Rekenkamer beveelt het agentschap EVD aan de interne controle te verbeteren, zodat de naleving van de geldende procedures is gewaarborgd. De aansturing van het agentschap EVD door het Directoraat-Generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen (DG BEB) kende, evenals over 2001, in 2002 gebreken. Gezien de inspanningen die door het DG BEB en het agentschap EVD zijn verricht om de aansturing te verbeteren en onze Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 7

8 inschatting dat deze problematiek op korte termijn door het Ministerie van EZ structureel zal zijn opgelost, kwalificeert de Algemene Rekenkamer de gebreken echter niet langer als een onvolkomenheid. Wel dringt de Algemene Rekenkamer aan op spoedige afwikkeling van de raamafspraken tussen EVD en DG BEB. Tijdelijk agentschap Novem Het Ministerie van EZ kent per 1 januari 2002 het tijdelijk agentschap Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu (Novem). Novem bv was voorheen een rechtspersoon met een wettelijke taak (RWT) en is per 1 juli 2002 in het tijdelijke agentschap ingebracht. Voor de beoordeling van het financieel beheer en materieelbeheer van een tijdelijk agentschap hanteert de Algemene Rekenkamer dezelfde maatstaven als voor de beoordeling van een definitief agentschap. Om deze reden merkt de Algemene Rekenkamer de gebreken in het financieel beheer en materieelbeheer bij het tijdelijk agentschap Novem aan als een onvolkomenheid. Voor de aanpassing van het financieel beheer van Novem aan de overheidsregelgeving en de beheerskaders van het Ministerie van EZ is een plan van aanpak vastgesteld in de stuurgroep agentschap Novem. Dit plan wordt in 2003 uitgevoerd om aan de instellingsvoorwaarden van een agentschap te voldoen. De Algemene Rekenkamer zal de uitvoering van het plan van aanpak in 2003 actief monitoren en beoordelen of Novem per 31 december 2003 voldoet aan de eisen van een agentschap. Directoraat-Generaal Telecommunicatie en Post In navolging van een besluit in het regeerakkoord is per 22 juli 2002 het Directoraat-generaal Telecommunicatie en Post (DG TP) van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (V&W) bij het Ministerie van EZ ondergebracht. Het financieel beheer, materieelbeheer en administraties ten behoeve van het materieelbeheer van het DG TP vertoont gebreken. Voor een groot deel zijn deze gebreken veroorzaakt door de overgang. Ook dienen de bestaande beheerskaders van het directoraat-generaal aangepast te worden aan de werkwijze van het Ministerie van EZ. De Algemene Rekenkamer merkt de gebreken aan als een onvolkomenheid. Zij beveelt aan door middel van de uitvoering van een plan van aanpak de gebreken in het financieel en materieelbeheer met voortvarendheid weg te werken en hierbij de huidige beheerskaders aan te passen aan de EZ-situatie. Niet-financiële informatie In artikel 82 van de Comptabiliteitswet 2001 is vastgelegd dat de Algemene Rekenkamer een oordeel geeft over: de totstandkoming (proces) van de niet-financiële informatie; de kwaliteit (product) van niet-financiële informatie in het jaarverslag. Door het ontbreken van een normenkader en controlestructuur kan de Algemene Rekenkamer dit jaar en de komende jaren nog geen volledig oordeel kan geven over de beleidsinformatie en de totstandkoming ervan. Dit kan zij alleen voor de verslaggevingseisen. De beleidsinformatie in het jaarverslag van het Ministerie van EZ voldoet vrijwel geheel aan de verslaggevingseisen. De Algemene Rekenkamer is positief over de huidige controle van de auditdienst van het Ministerie van EZ op de totstandkoming van de beleidsinformatie en verwacht dat zij in de toekomst op deze controle kan Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 8

9 steunen als zij hierover een oordeel geeft. De auditdienst heeft namelijk evenals over 2001 onderzocht of de prestatie-indicatoren in het jaarverslag op een ordelijke en controleerbare wijze totstand zijn gekomen. Bij het Ministerie van EZ is de waarborging van de deugdelijke totstandkoming van de beleidsinformatie in 2002 duidelijk verbeterd. De deugdelijke totstandkoming was in 2001 nog voor 64% van de prestatie-indicatoren niet gewaarborgd. In 2002 is de deugdelijke totstandkoming voor 29% van alle prestatie-indicatoren niet gewaarborgd. De bedrijfsvoeringsinformatie is bij het Ministerie van EZ de mededeling bedrijfsvoering. Op grond van haar bevindingen komt de Algemene Rekenkamer tot het oordeel dat deze bedrijfsvoeringsinformatie (de mededeling bedrijfsvoering) voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Reactie minister van EZ De minister van EZ laat in zijn reactie weten dat hij ingenomen is met het feit dat de Algemene Rekenkamer op grond van haar bevindingen tot het oordeel komt dat het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2002 bij het Ministerie van EZ in overwegende mate voldoen aan de daaraan gestelde eisen. De minister heeft eveneens met genoegen kennisgenomen van de constatering van de Algemene Rekenkamer dat het Ministerie van EZ goed op weg is in het VBTB-traject. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer ter harte zal nemen. Voor de belangrijkste onvolkomenheden, genoemd in de samenvatting van dit rapport, geeft de minister aan dat de geconstateerde onvolkomenheden gedurende 2003 zullen worden weggenomen, door uitvoering van opgestelde plannen van aanpak. Over het tijdelijk agentschap Novem merkt de minister op dat het feit dat dit agentschap in 2002 niet voldeed aan eisen die worden gesteld aan het financieel beheer en het materieelbeheer, het gevolg is van het toegepaste normenkader. Novem is door de Algemene Rekenkamer getoetst aan het normenkader dat geldt voor een volwaardig agentschap. Voorts bestrijdt de minister de stelling van de Algemene Rekenkamer dat een groot deel van de gebreken bij het directoraat-generaal Telecommunicatie en Post veroorzaakt is door de overgang van dit onderdeel van het Ministerie van V&W naar het Ministerie van EZ. De ministeries hebben bij de overgang afgesproken dat het financieel beheer en materieelbeheer bij dit directoraat-generaal gedurende het jaar 2002 nog zou plaatsvinden binnen de kaders van het Ministerie van V&W. De minister is van mening dat zonder overgang naar zijn departement derhalve het oordeel onvolkomenheden in het financieel beheer en materieelbeheer identiek zou zijn geweest. Nawoord Algemene Rekenkamer De Algemene Rekenkamer is verheugd dat de minister begonnen is met de eliminatie van de geconstateerde gebreken door het opstellen van plannen van aanpak. In het rechtmatigheidsonderzoek 2003 zal de Algemene Rekenkamer de ontwikkelingen volgen en hierover rapporteren. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 29 9

10 Wat het tijdelijk agentschap Novem betreft merkt de Algemene Rekenkamer op dat zij voor de beoordeling van het financieel beheer en materieelbeheer dezelfde maatstaven hanteert als bij een definitief agentschap. Strikt genomen ontbeert de status van tijdelijk agentschap een wettelijke grondslag. De Algemene Rekenkamer rekent de minister de onvolkomenheden bij het tijdelijk agentschap Novem echter niet aan. Bij haar oordeel over het totale financieel beheer en materieelbeheer telt de Algemene Rekenkamer deze onvolkomenheid dan ook niet mee. Bij het directoraat-generaal Telecommunicatie en Post handhaaft de Algemene Rekenkamer haar mening dat de overgang, naar het Ministerie van EZ overigens zelf heeft medegedeeld, veel inspanning heeft gevergd en dat dit ten koste is gegaan van geplande interne controles en van het aanbrengen van reeds over 2001 geconstateerde verbeterpunten. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

11 Audit Actielijst 2003 van het Ministerie van Economische Zaken = eerste jaar van constatering = ook opgenomen in AAL 2002 Stand van zaken Conclusie Aanbeveling Toezegging minister Jaarverslag en saldibalans 2002 Voorzieningenbeleid: het voorzieningenbeleid is niet voor alle agentschappen volledig uitgewerkt. Het risico bestaat dat binnen het ministerie agentschappen verschillende uitgangpunten hanteren voor de dotatie aan voorzieningen. Het ministerie zou een centraal risicobeleid en voorzieningenbeleid voor de agentschappen moeten vaststellen. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen Toelichting bij de saldibalans: niet alle posten worden conform de geldende regelgeving toegelicht. De toelichting bij de saldibalans voldoet niet aan alle eisen. Het ministerie zou in de saldibalans 2003 een toelichting moeten geven bij omvangrijke negatieve bijstellingen van verplichtingen, oorzaken van de ouderdom van vorderingen, schulden en verleende voorschotten (voorzover deze direct opeisbaar zijn). Daarnaast zou een onderscheid gemaakt moeten worden tussen korte en lange termijn van de op termijn opeisbare extracomptabele vorderingen. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Bedrijfsvoering 2002 Agentschap EVD: er zijn gebreken in de naleving van inkoopprocedures, waaronder Europese aanbesteding, contractbeheer en BTWproblematiek. Bovendien schiet de interne controle in de lijn tekort. De naleving van inkoopprocedures is niet gewaarborgd. De gebreken worden aangemerkt als een onvolkomenheid. De EVD dient de interne controle te verbeteren, zodat de naleving van de geldende procedures is gewaarborgd. De EVD heeft een plan van aanpak opgesteld waarin maatregelen zijn opgenomen om de gebreken weg te nemen. Met deze maatregelen zullen alle knelpunten in de loop van 2003 worden opgelost. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

12 Stand van zaken Conclusie Aanbeveling Toezegging minister Tijdelijk agentschap Novem: het financieel beheer voldoet niet aan alle eisen. Gebreken zijn geconstateerd in de actualiteit van de administratieve organisatie, de informatiebeveiliging, het niet uitvoeren van personeelscontroles en de activaregistratie. Ook dienen de beheerskaders aangepast te worden aan de EZ-situatie. Novem voldoet niet aan de eisen die aan een agentschap worden gesteld. De gebreken worden aangemerkt als een onvolkomenheid. Novem dient door uitvoering van een plan van aanpak de gebreken in het financieel beheer en materieelbeheer met voortvarendheid weg te werken en hierbij de huidige beheerskaders aan te passen aan de EZ-situatie. Er wordt binnen Novem in 2003 een plan van aanpak uitgevoerd. Het Ministerie van EZ stelt de Algemene Rekenkamer graag in de gelegenheid de voortgang daarvan gedurende 2003 actief te monitoren. DG Telecommunicatie en Post (DG TP): het DG TP is van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat bij het Ministerie van EZ ondergebracht. Er zijn gebreken in het financieel beheer, materieelbeheer en administraties ten behoeve van het materieelbeheer. Voor een groot deel zijn deze gebreken veroorzaakt door de overgang. De bestaande beheerskaders van het DG sluiten nog niet aan op de werkwijze van het Ministerie van EZ. De gebreken worden aangemerkt als een onvolkomenheid. Het DG TP dient door uitvoering van een plan van aanpak de gebreken in het financieel beheer en materieelbeheer met voortvarendheid weg te werken en hierbij de huidige beheerskaders aan te passen aan de EZ-situatie. De minister zegt toe de gebreken in het financieel beheer en materieelbeheer bij het DG TP met behulp van een plan van aanpak te zullen wegwerken. Hierbij worden ook beheerskaders aangepast aan de EZ-situatie. Contractbeheer: het departementaal contractbeleid is niet eenduidig. De registratie van de contracten en het beheer van contractdossier is niet conform de regeling Contractbeheer. Het huidige contractbeheer dekt mogelijke risico s (zoals het niet naleven van regels, integriteitsinbreuken, verkeerde prijzen en tarieven, enzovoort) onvoldoende af. De gebreken worden aangemerkt als een onvolkomenheid. Het ministerie dient de registratie van contracten zodanig te systematiseren en uniformeren dat deze voldoet aan de beoogde functies. Verduidelijking van het interne beleid en regelgeving is nodig. Verder moet het beheer van de contractdossiers worden versterkt, zodat er ten minste de informatie aan ontleend kan worden die de regeling Contractbeheer voorschrijft. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

13 Stand van zaken Conclusie Aanbeveling Toezegging minister Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR): niet alle dienstonderdelen beschikken over uitgevoerde afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses en vastgestelde informatiebeveiligingsplannen. Voorts dienen hieruit voortvloeiende maatregelen van informatiebeveiliging veelal nog geïmplementeerd te worden. Het ministerie voldoet niet geheel aan de eisen van het VIR. De gebreken in de informatiebeveiliging worden aangemerkt als een onvolkomenheid. De dienstonderdelen waar dit nog niet op orde is dienen de informatiebeveiligingsplannen, afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses af te ronden en de hieruit volgende maatregelen met voortvarendheid te implementeren. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS): het CBS heeft in 2002 een plan van aanpak ter verbetering van het financieel beheer en ter voorbereiding van de verzelfstandiging per 1 januari 2004 uitgevoerd. Het CBS heeft dit plan nagenoeg conform planning en met voldoende inhoudelijke kwaliteit uitgevoerd. Er zijn nog enkele onvolkomenheden. Met de uitvoering van de verbeteracties heeft het CBS de vereiste stappen gezet voor een structurele verbetering van het financieel beheer. De nog resterende onvolkomenheden in het financieel beheer worden beschouwd als geringe of geen onvolkomenheden. Aandacht is nodig voor zowel de nog te realiseren verbetermaat-- regelen als voor de blijvende werking van reeds gerealiseerde verbetermaatregelen. Verder dient het CBS de interne controle op de volledigheid van de opbrengsten verder te verbeteren. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement (POI): de eerder geconstateerde gebreken in interne controle, salarisverwerking, materieelbeheer, alsmede de achterstand in het actualiseren van de AO zijn nagenoeg geëlimineerd. POI heeft een grote vooruitgang geboekt met het op orde brengen van het financieel beheer. De nog resterende verbeterpunten worden gekwalificeerd als geringe of geen onvolkomenheden. POI dient de nog resterende verbeterpunten in het financieel beheer weg te nemen. Daarnaast zou zij met voortvarendheid gevolg moeten geven aan de aanbevelingen van de auditdienst op het punt van het centrale en decentrale beheer van de personele uitgaven van de auditdienst en het invullen van de toezichtfunctie. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

14 Stand van zaken Conclusie Aanbeveling Toezegging minister Aansturing EVD: de aansturing door DG Buitenlandse Economische Betrekkingen was over 2001 en 2002 gebrekkig. Wel is een beleidskader opgesteld en bevindt de actualisering van de raamafspraken zich in de afrondende fase. Gezien de reeds verrichte inspanningen bij DG BEB en EVD zal deze problematiek waarschijnlijk op korte termijn zijn opgelost. Het ministerie dient te zorgen voor spoedige afwikkeling van de gemaakte raamafspraken. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. M&O-beleid: er is een beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies vastgesteld. De auditdienst heeft een onderzoek verricht naar de implementatie van dit beleid. Geconstateerde verbeterpunten worden door het departement opgepakt. Het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en de naleving van dit beleid wordt over het geheel genomen als voldoende beoordeeld. Er zijn nog enkele verbeterpunten. Deze hebben evenwel de aandacht. Het ministerie zou de M&Obeleidsnotitie moeten aanpassen aan de manier van werken. Het beleid is nog te versterken door het in de administratieve organisatie vastleggen van gemelde onregelmatigheden (inclusief duidelijke meldingsdefinitie) en het op gestructureerde wijze verzamelen van gegevens over opgelegde sancties. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Administratieve organisatie: de administratieve organisatie is over het geheel van de organisatie genomen actueel. De achterstanden zijn beperkt en worden aangemerkt aan als geen of geringe onvolkomenheden. Het ministerie zou de nog resterende achterstanden in de administratieve organisatie op korte termijn moeten wegwerken. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN): het Ministerie van EZ staat toe dat de provincies zelf subsidieregelingen doen uitgaan. Op grond hiervan is de Investeringspremieregeling Noord-Nederland vastgesteld. Het SNN heeft niet gebruikgemaakt van een ruimere beleidsvrijheid dan de Investeringspremieregeling Noord-Nederland 2000 toestaat. De opzet en werking van de reviewconstructie voldoet. Wel zijn er enkele verbeterpunten (zie aanbevelingen). Het SNN zou de periode waarover het stuwende dienstverlenende karakter moet worden berekend in de regelgeving moeten vastleggen. Verder zou het SNN in geval van afwijking van de rapportage van de Eenheid Accountancy van de Provincie Friesland (EAF) moeten vastleggen waarom dat is gebeurd en het zou de EAF hiervan in kennis moeten stellen. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

15 Stand van zaken Conclusie Aanbeveling Toezegging minister Milieu Actieplan energiedistributiebedrijven (MAP): de minister is de toezegging om de rechtmatigheidstoets over de periode uit te voeren tot op heden niet nagekomen. Het ministerie heeft wel de energiebedrijven aangespoord zich aan de gemaakte afspraken te houden. De minister heeft de energiebedrijven voldoende aangesproken op de tijdige aanlevering van de vereiste gegevens voor de rechtmatigheidstoets. Om deze reden wordt de vertraging gekwalificeerd als een geringe of geen onvolkomenheid. De Algemene Rekenkamer dringt aan op een spoedige uitvoering van de rechtmatigheidstoets. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Ontvangsten inzake de Mijnbouwwet: met ingang van 1 januari 2003 is de heffing en invordering van verschuldigde afdrachten overgedragen aan de Belastingdienst. Er zijn nog geen schriftelijke afspraken tussen de Belastingdienst en het Ministerie van EZ omtrent toezicht, verantwoording en controle gemaakt. De minister van EZ dient op korte termijn afspraken omtrent toezicht, verantwoording en controle vast te leggen in een overdrachtsprotocol. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Compensatie kolenvergasser Demkolec en stadsverwarmingsprojecten: de wet waarin de tegemoetkomingen zijn geregeld die elektriciteitsproductiebedrijven krijgen voor niet-marktconforme kosten bij het vervreemden en overdragen van aandelen van de NV Demkolec en bij overeenkomsten over stadsverwarmingsprojecten, is de door Europese Commissie afgekeurd. De ontwerpwijziging van de Overgangswet Elektriciteitsproductiesector is controversieel verklaard. De ministeriële uitvoeringsregeling kan pas in werking treden als deze behandeling heeft plaatsgevonden. Het ministerie zou moeten zorgdragen voor een spoedige afronding van de ministeriële uitvoeringsregeling behorende de bij de Overgangswet Elektriciteitsproductiesector 2000, om de betrokken elektriciteitsproductiebedrijven de noodzakelijke zekerheid te bieden bij de verleende compensatie. De Algemene Rekenkamer heeft hier vorig jaar ook al op aangedrongen. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Beleidsinformatie Beleidsprioriteiten: er ontbreken voor dit onderdeel in het jaarverslag van het Ministerie van EZ beleidsmatige conclusies. De presentatie van de beleidsprioriteiten in het jaarverslag voldoet niet geheel aan de verslaggevingseisen. Het ministerie zou zich moeten houden aan de Rijksbegrotingsvoorschriften, met name bij modellen die het VBTB-gedachtengoed duidelijk willen uitdragen. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

16 Stand van zaken Conclusie Aanbeveling Toezegging minister Totstandkoming beleidsinformatie: bij 29% van de prestatieindicatoren is de deugdelijke totstandkoming nog niet geheel gewaarborgd met adequate maatregelen in de administratieve organisatie. Hierin zijn begrepen de 15 indicatoren van het nieuwe beleidsartikel Effectieve telecommunicatie- en postmarkt. De waarborging van de deugdelijke totstandkoming van de beleidsinformatie is in 2002 duidelijk verbeterd. De deugdelijke totstandkoming was in 2001 nog in 64% van de prestatie-indicatoren niet gewaarborgd. Het ministerie zou de prestatieindicatoren waarvan de deugdelijke totstandkoming nog niet geheel is gewaarborgd, nog moeten omringen met maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. De minister merkt in algemene zin op dat hij de aanbevelingen ter harte zal nemen. Afgerond in 2002 Stand van zaken Conclusie Agentschap Senter: over 2000 was geconstateerd dat de afdracht van het exploitatieresultaat ad 1,8 miljoen euro niet had plaatsgevonden. De afdracht 2000 heeft inmiddels plaatsgevonden, evenals de afdracht Agentschap Senter: over 2000 was geconstateerd dat de afdracht van het exploitatieresultaat ad 1,8 miljoen euro niet had plaatsgevonden. De afdracht 2000 heeft inmiddels plaatsgevonden, evenals de afdracht Afdracht van het exploi-tatieresultaat over 2001 heeft conform artikel 4, lid 8 van de regeling Vermogensvoorschriften Baten- en lastendiensten 2001 plaatsgevonden. Implementatie baseline financieel beheer en materieelbeheer: eind 2001 had het ministerie nog weinig activiteiten ontplooid om de baseline op enigerlei wijze te implementeren. Implementatie baseline financieel beheer en materieelbeheer: eind 2001 had het ministerie nog weinig activiteiten ontplooid om de baseline op enigerlei wijze te implementeren. Uit een inventarisatie door de directie FEZ naar de implementatie van de baselines blijkt dat deze binnen de verschillende dienstonderdelen van het ministerie zijn geïmplementeerd. Europese aanbesteding: hierin waren over 2001 bij diverse dienstonderdelen fouten en onzekerheden aangetroffen. Europese aanbesteding: hierin waren over 2001 bij diverse dienstonderdelen fouten en onzekerheden aangetroffen. Er zijn geen belangrijke fouten en onzekerheden meer aangetroffen inzake Europese aanbesteding. Wel zijn gebreken geconstateerd in de naleving van inkoopprocedures bij de EVD, waaronder Europese aanbesteding (zie agentschap EVD). Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

17 Stand van zaken Conclusie Consultant Trust Funds bij de Wereldbank: Het ministerie heeft een definitief rapport over het onderzoek naar de over 2001 gebleken onregelmatigheden ontvangen. Naar aanleiding van dit onderzoek heeft de Wereldbank de ten onrechte ten laste van het EZ-Fund geboekte betalingen ter waarde van $ 1,97 miljoen aan EZ terugbetaald. Consultant Trust Funds bij de Wereldbank: Het ministerie heeft een definitief rapport over het onderzoek naar de over 2001 gebleken onregelmatigheden ontvangen. Naar aanleiding van dit onderzoek heeft de Wereldbank de ten onrechte ten laste van het EZ-Fund geboekte betalingen ter waarde van $ 1,97 miljoen aan EZ terugbetaald. Met de terugbetaling van de Wereldbank aan het Ministerie van EZ is dit punt afgewikkeld. Specifieke uitkering nietfysieke stadseconomie: er is niet voorzien in een verantwoordingsstructuur waarbij jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over de rechtmatige besteding van gelden. Specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie: er is niet voorzien in een verantwoordingsstructuur waarbij jaarlijks verantwoording wordt afgelegd over de rechtmatige besteding van gelden. De Algemene Rekenkamer heeft haar standpunt over de vijfjaarlijkse verantwoording gewijzigd. Op grond van de Wet stedelijke vernieuwing is een jaarlijkse verantwoording niet vereist. Genoemde specifieke uitkering voldoet dus aan de wet- en regelgeving. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

18 1 INLEIDING 1.1 Waarom dit rapport? Dit rapport bevat de belangrijkste resultaten van het rechtmatigheidsonderzoek over het begrotingsjaar 2002 dat de Algemene Rekenkamer heeft uitgevoerd bij het Ministerie van Economische Zaken (EZ). Dit rapport kunnen de Staten-Generaal gebruiken bij hun beoordeling van het jaarverslag van de minister. De Algemene Rekenkamer onderzoekt jaarlijks bij ieder departement de volgende onderdelen (Comptabiliteitswet 2001, artikel 58 en 82): het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer; de voor dat beheer bijgehouden administraties; de financiële informatie in het jaarverslag; de departementale saldibalans; de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering; de in het jaarverslag opgenomen informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering. Dit jaar heeft de Algemene Rekenkamer bij alle departementen extra aandacht besteed aan het contractbeheer en de wet Toezicht Europese Subsidies (TES). Daarnaast zijn bij het Ministerie van EZ de volgende specifieke onderwerpen onderzocht: het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en de specifieke uitkering aan het Samenwerkingsverband Noord-Nederland. 2 Onderzoek naar het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik is verricht omdat het Ministerie van EZ is te typeren als een subsidiedepartement. Alle subsidie-instrumenten zijn in beginsel vatbaar voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Naar aanleiding van het door de Algemene Rekenkamer gepubliceerde rapport Belangen minister Jorritsma 3 is de specifieke uitkering die wordt uitgevoerd door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) nader onderzocht. Het onderzoek dient vast te stellen of er in opzet sprake is van ongeoorloofde beleidsvrijheid bij SNN en of de reviewconstructie bij de specifieke uitkering «Kompas voor het Noorden» in opzet adequaat is. 2 In het Samenwerkingsverband Noord- Nederland hebben de provincies Groningen, Friesland en Drenthe sinds 1992 hun bestuurlijke krachten gebundeld, met het oog op het gezamenlijk ontwikkelen van beleid voor het noorden van Nederland. 3 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 2. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

19 Onderzoek Algemene Rekenkamer Figuur 3 Ministerie Algemene Rekenkamer Jaarverslag Financiële informatie Niet-financiële informatie Beleidsinformatie Mededeling bedrijfsvoering Processen in het departement Bedrijfsvoering Rapport bij het Jaarverslag Oordeel over het Jaarverslag: zowel over de financiële als over de niet-financiële informatie Oordeel over processen: zowel over bedrijfsvoering (financieel beheer en materieelbeheer) als over de totstandkoming van informatie Totstandkoming van informatie 1.2 Hoe is het onderzoek uitgevoerd? De Algemene Rekenkamer richt haar onderzoek zo in, dat zij per begrotingsartikel en per balanspost de belangrijke fouten en onzekerheden kan ontdekken. Dit doet zij omdat de Staten-Generaal ook per begrotingsartikel goedkeuring verlenen aan de minister. De Algemene Rekenkamer geeft een oordeel «met redelijke zekerheid» omdat ze niet elke geldstroom tot in detail onderzoekt. Zij hanteert een werkwijze die is gebaseerd op risicoanalyse. Dit betekent dat de Algemene Rekenkamer gericht onderzoek doet naar die onderdelen, processen of geldstromen waar zij voorafgaand aan het onderzoek, essentiële risico s identificeert. Daarbij maakt zij uit doelmatigheidsoverwegingen zoveel mogelijk gebruik van de werkzaamheden van de departementale auditdienst. Deze legt de resultaten van de controle jaarlijks vast in een rapport aan de minister. Het rapport van de auditdienst bevat daarnaast een accountantsverklaring over de financiële informatie in het jaarverslag en de saldibalans. Biedt de controle van de departementale auditdienst voldoende zekerheid, dan neemt de Algemene Rekenkamer de bevindingen over voor haar eigen oordeelsvorming. Om te onderzoeken of de controle van de auditdienst voldoende zekerheid biedt, voert de Algemene Rekenkamer reviews uit. Dat wil zeggen dat zij de kwaliteit van de departementale accountantscontrole toetst aan de hand van een uitgebreid normenkader. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

20 Dit normenkader is mede gebaseerd op de internationaal aanvaarde richtlijnen voor accountantscontrole. 1.3 Hoe oordeelt de Algemene Rekenkamer? Wettelijke criteria Volgens de Comptabiliteitswet 2001 (artikel 82) moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of het jaarverslag voldoet aan de volgende eisen: Het jaarverslag is opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften inzake de financiële informatie. De verplichtingen, uitgaven en ontvangsten, en (voor zover van toepassing) de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten zijn rechtmatig, dat wil zeggen: ze zijn tot stand gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen. De financiële informatie is deugdelijk weergegeven. De informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (ook wel niet-financiële informatie) is op een deugdelijke wijze tot stand gekomen. De informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (ook wel niet-financiële informatie) voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen. Voorts moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of de saldibalans voldoet aan de volgende eisen: De in de saldibalans opgenomen informatie is deugdelijk weergegeven. De balansposten zijn rechtmatig tot stand gekomen. Daarnaast moet de Algemene Rekenkamer onderzoeken of het financieel beheer, het materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid (Comptabiliteitswet 2001, artikel 82). Er is een verschil tussen de controletaak van de Algemene Rekenkamer en die van de departementale auditdienst. De Algemene Rekenkamer heeft tot taak te beoordelen of de in het jaarverslag opgenomen informatie over beleid en de bedrijfsvoering voldoet aan de daaraan te stellen kwaliteitsnormen. De auditdienst hoeft dit niet te doen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

21 OAccountantscontrole ministerie en onderzoek Algemene Rekenkamer Figuur 4 A = accountantscontrole door accountants- of auditdienst van het ministerie Ministerie Algemene Rekenkamer Jaarverslag Financiële informatie Niet-financiële informatie Beleidsinformatie Mededeling bedrijfsvoering Processen in het departement Bedrijfsvoering Totstandkoming van informatie A A A Rapport bij het Jaarverslag Oordeel over het Jaarverslag: zowel over de financiële als over de niet-financiële informatie Oordeel over processen: zowel over bedrijfsvoering (financieel beheer en materieelbeheer) als over de totstandkoming van informatie Waarover oordeelt de Algemene Rekenkamer? Jaarverslag en saldibalans In 2002 is er voor het eerst sprake van een volledig VBTB-jaarverslag. De informatie in het jaarverslag wordt door de Algemene Rekenkamer gecontroleerd op grond van de Comptabiliteitswet Dit kan als volgt worden weergegeven. Jaarverslag Controle Oordeel Financiële informatie Verantwoordingsstaat Volledig Ja Saldibalans Volledig Ja Niet financiële informatie Mededeling over de bedrijfsvoering Financieel beheer Volledig Ja Materieelbeheer Volledig Ja Overige elementen bedrijfsvoering Beperkt Nee Beleidsinformatie Verslaggevingseisen Volledig Ja Kwaliteitsnormen Beperkt Nee De normen voor de kwaliteit van de financiële informatie zijn volledig uitgekristalliseerd. Deze normen zijn onder andere afkomstig uit de Comptabiliteitswet 2001, de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003 en de Regeling departementale begrotingsadministratie. De Algemene Reken- Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

22 kamer onderzoekt deze informatie reeds jaren en verbindt daaraan een oordeel. Het oordeel van de Algemene Rekenkamer over de mededeling bedrijfsvoering is beperkt tot de kwaliteit van de informatie over het financieel beheer en het materieelbeheer. De kwaliteit van de mededeling is getoetst aan de huidige eisen die hiervoor zijn geformuleerd. In 2005 zal een volledig normenkader voor deze informatie gereed zijn. Beleidsinformatie De Algemene Rekenkamer kan dit jaar nog niet tot een volledig oordeel komen over de totstandkoming van de beleidsinformatie in het jaarverslag en over de kwaliteit van die informatie. Wel heeft de Algemene Rekenkamer onderzocht of de beleidsinformatie in het jaarverslag is opgesteld volgens de verslaggevingseisen; een oordeel over de «conformiteit aan de wettelijke regels» maakt deel uit van haar oordeel over het jaarverslag. Bedrijfsvoering De Algemene Rekenkamer geeft een oordeel over het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het ministerie. Voor deze onderdelen stelt de Algemene Rekenkamer tevens vast hoe de informatie hierover tot stand is gekomen. Ook beoordeelt de Algemene Rekenkamer of het ministerie voldoende rekening heeft gehouden met deze uitkomsten voor de mededeling over de bedrijfsvoering. De gehanteerde normen zijn gebaseerd op de normen die zijn uitgewerkt in de Baseline financieel beheer en materieelbeheer en het Referentiekader Mededeling Bedrijfsvoering. Eind 2004 moet volledig aan de normen in het referentiekader zijn voldaan. 1.4 Leeswijzer Dit rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van EZ omvat, behalve de samenvatting en inleiding, vier hoofdstukken: «Oordeel jaarverslag en saldibalans» (hoofdstuk 2), «Bedrijfsvoering» (hoofdstuk 3), «Beleidsinformatie» (hoofdstuk 4) en «Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer» (hoofdstuk 5). Direct na de samenvatting is de Audit Actielijst 2003 opgenomen. Deze bouwt voort op de lijst van De lijst laat zien op welke punten de Algemene Rekenkamer op grond van haar onderzoek vindt dat het ministerie actie moet ondernemen. Het overzicht meldt ook de verbetermaatregelen die de minister heeft aangekondigd en de termijn waarbinnen ze moeten leiden tot verbetering. Tevens biedt de lijst inzicht in de voortgang van verbeteracties die de minister eerder is gestart. Hoofdstuk 2, «Oordeel jaarverslag en saldibalans», beschrijft het oordeel van de Algemene Rekenkamer over het jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van EZ en de baten en lasten en balansposten van de baten-lastendiensten. Behalve het totaaloordeel van de Algemene Rekenkamer geeft dit hoofdstuk alle fouten en onzekerheden in de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en de saldibalansposten weer die de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. In hoofdstuk 3, «Bedrijfsvoering», ligt de nadruk op de uitkomsten van het onderzoek naar de accountantscontrole, het financieel beheer en Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

23 materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Daarnaast wordt een beschrijving gegeven van de ontwikkelingen bij de totstandkoming van de informatie over de bedrijfsvoering en de mededeling over de bedrijfsvoering in het jaarverslag van het Ministerie van EZ. Hoofdstuk 4, «Beleidsinformatie», beschrijft het onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar de totstandkoming en de kwaliteit van de informatie over het gevoerde beleid in het jaarverslag van het Ministerie van EZ. De Algemene Rekenkamer heeft verkennend onderzoek gedaan. Hoofdstuk 5 ten slotte, bevat een samenvatting van de reactie van de minister van EZ en het nawoord van de Algemene Rekenkamer. Wanneer de Algemene Rekenkamer fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het jaarverslag of onvolkomenheden in het financieel beheer en materieelbeheer niet aanvaardbaar vindt, kan zij daartegen bezwaar maken. De overzichten in bijlage 2 en 3 bevatten alle fouten, onzekerheden en onvolkomenheden die kunnen leiden tot het maken van bezwaar door de Algemene Rekenkamer. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

24 2 OORDEEL JAARVERSLAG EN SALDIBALANS 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk doet de Algemene Rekenkamer verslag van haar bevindingen en geeft zij haar oordeel over het jaarverslag en de saldibalans van het Ministerie van EZ. Dit jaar hebben ministeries voor het eerst een jaarverslag opgesteld volgens de nieuwe wijze van verantwoorden die in 1999 is ingezet met de regeringsnota Van beleidsbegroting tot beleidsverantwoording (VBTB). Behalve financiële informatie is nu ook beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag opgenomen. 2.2 Het jaarverslag en VBTB Algemeen oordeel Met ingang van het begrotingsjaar 2002 stellen ministeries een jaarverslag op. Het is het eerste jaar waarin ze hun verantwoording geheel conform VBTB moeten opstellen. De Algemene Rekenkamer is verheugd over deze mijlpaal, maar plaatst nog wel een belangrijke kanttekening. Zij is van mening dat de gekozen splitsing van de financiële en niet-financiële informatie zoals uitgewerkt en vastgelegd in de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003, niet bijdraagt aan een goed beeld van de samenhang tussen beleid, prestaties en middelen. De financiële informatie per beleidsartikel is verspreid over drie hoofdstukken. Het afbakenen van de financiële informatie voor de accountantscontrole lijkt hiermee voorrang te hebben gekregen boven de belangrijkste VBTB-doelstelling. Oordeel over jaarverslag Ministerie van EZ Het jaarverslag van het Ministerie van EZ heeft een duidelijke vormgeving en aan het begin van de beleidsartikelen zijn inzichtelijke grafieken opgenomen. Het onderdeel «algemeen» en het onderdeel «jaarrekening» zijn door het Ministerie van EZ op een adequate wijze opgesteld. Helaas ontbreekt een trefwoordenlijst en een lijst van de gebruikte afkortingen. Dit had de leesbaarheid van het jaarverslag nog verder ten goede kunnen komen. In hoofdstuk 4 «Beleidsprioriteiten» van het jaarverslag ontbreken de beleidsmatige conclusies. 2.3 Financiële informatie Inleiding Tot de financiële informatie worden gerekend alle verplichtingen, uitgaven, ontvangsten, baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten, balansposten en de toelichting daarbij (artikel 58 Comptabiliteitswet 2001). De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of deze financiële informatie is opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften, en of de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten rechtmatig tot stand zijn gekomen en deugdelijk zijn weergegeven. Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer is zodanig ingericht dat belangrijke fouten en onzekerheden per begrotingsartikel met redelijke zekerheid worden ontdekt en gerapporteerd. De Algemene Rekenkamer onderzoekt dus niet elke verplichting, uitgave en ontvangst. Zij doet eigen onderzoek en maakt gebruik van de uitkomsten van de departementale accountantscontrole (zie ook 3.4). Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

25 2.3.2 Oordeel Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat de financiële informatie in het jaarverslag over 2002 van het Ministerie van EZ voldoet aan de gestelde eisen. De Algemene Rekenkamer heeft geen belangrijke fouten 4 en onzekerheden aangetroffen in de aangegane verplichtingen, uitgaven en ontvangsten Rapportering per (niet-)beleidsartikel Verantwoordingsstaat Overzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de verantwoordingsstaat 2002 van het Ministerie van EZ is samengesteld (exclusief agentschappen). Daarnaast zijn de totalen opgenomen van bedragen die niet deugdelijk zijn weergegeven of onrechtmatig zijn, of waarover onzekerheid over de deugdelijke weergave of onzekerheid over de rechtmatigheid bestaat. Overzicht 1 Bedragen van de verantwoordingsstaat 2002, Ministerie van Economische Zaken (x 1 miljoen) Verplichtingen 1 Uitgaven 1 Ontvangsten Totaal 2 412, , ,3 Belangrijke fouten/onzekerheden Onvolledigheden 2 ( ) ( ) ( ) 1 Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal 11,8 miljoen respectievelijk 32,4 miljoen aan overschrijdingen. Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetreffende slotwetmutaties, zal de Algemene Rekenkamer haar oordeel op dit punt moeten herzien. 2 Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheid over de volledigheid van dat bedrag. Financiële toelichting bij verantwoordingsstaat De Algemene Rekenkamer heeft geen onvolkomenheden geconstateerd met betrekking tot de deugdelijke weergave en/of het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften van de financiële informatie die in de toelichting bij de verantwoordingsstaat is opgenomen. 2.4 Beleidsinformatie Inleiding Het Ministerie van Financiën definieert beleidsinformatie in het jaarverslag als: «de gestructureerde en nader toegelichte gegevens over de doelstellingen van beleid, de beoogde of gerealiseerde effecten van beleid en de daartoe te leveren en/of geleverde prestaties.» De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de beleidsinformatie in het departementale jaarverslag voldoet aan de verslaggevingseisen, zoals vastgelegd in de Rijksbegrotingsvoorschriften Deze eis valt onder wat de Algemene Rekenkamer beschouwt als één van de hoofdnormen voor beleidsinformatie, te weten: conformiteit aan wettelijke regels. 4 Van «belangrijke» fouten en onzekerheden is sprake als de tolerantiegrenzen op artikelniveau worden overschreden (zie bijlage 1). Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

26 2.4.2 Oordeel De Algemene Rekenkamer constateert dat de (niet-financiële) beleidsinformatie in het jaarverslag van het Ministerie van EZ bijna geheel voldoet aan de verslaggevingseisen. Alleen de presentatie van de beleidsprioriteiten in het jaarverslag voldoet niet geheel aan de verslaggevingseisen. Er worden geen beleidsmatige conclusies gegeven. Het Ministerie van EZ heeft aangegeven dat het voor de beleidsprioriteiten niet mogelijk was om het model uit de Rijksbegrotingsvoorschriften toe te passen. Wel heeft het ministerie getracht «naar de geest van het model» verslag te doen. De Algemene Rekenkamer heeft tegen die achtergrond de presentatie van de beleidsprioriteiten beoordeeld. In 4.3 wordt nader ingegaan op de verslaggevingseisen. 2.5 Mededeling over de bedrijfsvoering Inleiding Het Ministerie van EZ heeft in zijn jaarverslag een zogeheten «mededeling over de bedrijfsvoering» opgenomen. De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de mededeling voldoet aan de eisen. Zij heeft niet naar de totstandkoming van deze mededeling gekeken, omdat de auditdienst van het Ministerie van EZ dit feitelijk evenmin doet. De mededeling bedrijfsvoering is namelijk mede gebaseerd op de werkzaamheden van de auditdienst. De auditdienst geeft een oordeel over de getrouwe weergave van de mededeling bedrijfsvoering in het jaarverslag. Een onderzoek naar de deugdelijke totstandkoming als waarborg voor de betrouwbaarheid van de mededeling is dan minder relevant Oordeel Op grond van haar bevindingen komt de Algemene Rekenkamer tot het oordeel dat de bedrijfsvoeringsinformatie (de mededeling bedrijfsvoering) voldoet aan de daaraan te stellen eisen. De Algemene Rekenkamer is posifief over de werkzaamheden van de auditdienst. De auditdienst verklaart namelijk al dat de mededeling, tenminste voor de door haar beoordeelde aspecten van de bedrijfsvoering, een juist beeld geeft van de bedrijfsvoering. De auditdienst geeft dus al een oordeel over de kwaliteit van de bedrijfsvoeringsinformatie (zie ook 3.4.3). 2.6 Toezichtsrelaties Inleiding Het opnemen van informatie over toezichtsrelaties is nog niet verplicht volgens de Rijksbegrotingsvoorschriften «Toezichtsrelaties» betreffen het toezicht van het ministerie op RWT s en het toezicht op de besteding van Europese gelden. De informatie over ZBO s en RWT s (zowel begrotings-, tarief- als premiegefinancierd) is verplicht vanaf het begrotings- en verantwoordingsjaar Het Jaarverslag 2002 van het Ministerie van EZ bevat geen paragraaf inzake toezichtsrelaties en geeft geen inzicht in de aard, omvang, doelgroepen enzovoort van Europese subsidies. De mededeling over de bedrijfsvoering beperkt zich tot de opmerking dat een aantal maatregelen Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

27 is genomen ter verbetering van de controle- en beheersstructuur van de EFRO-gelden, waaronder een in samenwerking met het Ministerie van LNV opgesteld draaiboek waardoor ook de meldprocedure richting de Europese Commissie is verbeterd. In de mededeling over de bedrijfsvoering wordt over het toezicht op ZBO s en RWT s slechts indirect gemeld dat in het kader van het (in juni 2000) geformuleerde beleid voor de aansturing van intermediaire organisaties (het Sprint-programma) voor elke intermediair een plan van aanpak is opgesteld, waarvan de uitvoering zich uitstrekt tot in Oordeel Aangezien het opnemen van een paragraaf over toezicht nog niet verplicht is volgens de Rijksbegrotingsvoorschriften 2003 en het Ministerie van EZ aan deze aangelegenheid geen aparte aandacht besteed, onhoudt de Algemene Rekenkamer zich van een oordeel. 2.7 Agentschappen Inleiding Agentschappen zijn intern verzelfstandigde onderdelen binnen een departement die een baten-lastenstelsel voeren en een eigen bedrijfsvoering hebben binnen de departementale context. Daarom worden deze diensten als apart onderdeel in de begroting en verantwoording opgenomen. Bevindingen over de bedrijfsvoering van agentschappen staan in hoofdstuk 3. Het Ministerie van EZ kent vijf agentschappen: EVD, Senter, Telecom, Bureau voor het Industriële Eigendom en het tijdelijke agentschap Novem Oordeel De Algemene Rekenkamer heeft de baten, lasten, kapitaaluitgaven, kapitaalontvangsten en balansposten onderzocht die in de verantwoordingsstaat over de baten-lastendienst zijn opgenomen. Tevens heeft zij de financiële informatie onderzocht die in de toelichting bij de verantwoordingsstaat is opgenomen. 5 Met betrekking tot de rechtmatigheid en/of de deugdelijke weergave en/of het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften heeft de Algemene Rekenkamer geen belangrijke fouten en/of onzekerheden geconstateerd. Wel constateert de Algemene Rekenkamer dat het voorzieningenbeleid niet voor alle agentschappen volledig is uitgewerkt. Voorzieningen dienen aan te sluiten op de risicoverdeling tussen eigenaar (de minister) en het agentschap. Op grond van de risicoverdeling wordt een voorzieningenbeleid vastgesteld, dat de basis biedt voor de voorzieningen in het jaarrekening. De risico s bij de agentschappen zijn voor een belangrijk deel vergelijkbaar. De Algemene Rekenkamer beveelt het ministerie daarom aan een centraal risicobeleid en voorzieningenbeleid voor de agentschappen vast te stellen. 5 Waaronder de balans met toelichting, de staat van baten en lasten met toelichting, het overzicht van de ontwikkeling van het eigen vermogen en het kasstroomoverzicht. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

28 2.8 Saldibalans met toelichting Inleiding De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of de saldibalans 2002 met bijbehorende toelichting voldoet aan de volgende eisen: De saldibalans en de toelichting zijn opgesteld volgens de verslaggevingsvoorschriften. De erin opgenomen informatie geeft de op het jaareinde openstaande posten, zoals deze uit de administratie blijken, deugdelijk weer. De erin opgenomen balansposten zijn rechtmatig tot stand gekomen Oordeel De saldibalans voldoet aan de eisen. De toelichting bij de saldibalans voldoet niet geheel aan alle eisen. Overzicht 2 laat de totaalbedragen zien waaruit de saldibalans 2002 van het Ministerie van EZ is opgebouwd. Jaarlijks beoordeelt de Algemene Rekenkamer de bedragen op de saldibalans, met uitzondering van: Uitgaven en ontvangsten: de Rekenkamer heeft deze al beoordeeld bij het onderzoek van de rekeningen. De Algemene Rekenkamer heeft alleen de aansluiting tussen de totalen van de rekening met de saldibalans vastgesteld. De bedragen die op tegenrekeningen staan; deze hebben geen inhoudelijke waarde. Daarnaast zijn de totalen opgenomen van bedragen die onrechtmatig zijn, niet deugdelijk zijn weergegeven, of waarover onzekerheid over de rechtmatigheid of de deugdelijke weergave bestaat. Overzicht 2 Bedragen van de saldibalans per 31 december 2002, Ministerie van EZ (bedragen x 1 miljoen euro) Debet Credit Totaal , ,8 -/- uitgaven respectievelijk ontvangsten en tegenrekeningen 7 422, ,4 Beoordeeld , ,4 Belangrijke fouten/onzekerheden Onvolledigheden (-) 1 (-) 1 1 Het tussen haakjes geplaatste bedrag duidt op onzekerheden over de volledigheid van de verantwoorde bedragen. De Algemene Rekenkamer heeft geen belangrijke fouten, onzekerheden en onvolledigheden in de saldibalans aangetroffen. In totaal is 708,1 miljoen aan openstaande voorschotten afgerekend. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat deze afrekeningen voldoen aan de eisen. De toelichting bij de saldibalans voldoet niet aan alle eisen. Er ontbreekt een onderscheid in korte en lange termijn van de op termijn opeisbare extracomptabele vorderingen. Daarnaast worden omvangrijke negatieve bijstellingen van verplichtingen onvoldoende toegelicht. De toelichting geeft geen inzicht in de oorzaken van de ouderdom van vorderingen, schulden en verleende voorschotten, voorzover deze direct opeisbaar zijn. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

29 3 BEDRIJFSVOERING 3.1 Inleiding De bedrijfsvoering van een ministerie is de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen een ministerie om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. Het betreft sturing en beheersing van zowel primaire processen als van de processen die hiervoor faciliterend zijn. In dit hoofdstuk maakt de Algemene Rekenkamer binnen de bedrijfsvoering onderscheid naar de volgende onderwerpen: de ontwikkelingen met betrekking tot de mededeling over de bedrijfsvoering; de ontwikkeling van de auditfunctie; de controle van de departementale auditdienst; het financieel beheer en materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties (inclusief de betekenis van bevindingen voor de mededeling bedrijfsvoering). In haar onderzoek naar de bedrijfsvoering heeft de Algemene Rekenkamer ook de onvolkomenheden betrokken die zij vorig jaar bij het Ministerie van EZ heeft geconstateerd. Dit waren: Administratieve systemen en uitvoeringssystemen: het in het kader van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid ontbreken van aanwezigheidsen kwetsbaarheidsanalyses en informatiebeveiligingsplannen; gebreken in de beschrijving en de onderhoudsorganisatie van de administratieve organisatie; het ontbreken van (actuele) beschrijvingen bij het directoraatgeneraal Ondernemingsklimaat (DG O) en het directoraat-generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen (DG BEB); gebreken in de interne controle, het materieelbeheer, alsmede achterstand in het actualiseren van de administratieve organisatie bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) (ernstig); gebreken in de interne controle, de salarisverwerking, het materieel beheer, alsmede achterstand in het actualiseren van de administratieve organisatie bij de directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement (POI). Beheer van overdrachtsuitgaven/-ontvangsten: er is sprake van ontoereikend beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik bij de specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie. Beheer van overdrachtsuitgaven/-ontvangsten: de aansturing van het agentschap EVD door het DG BEB was in 2001 gebrekkig. 3.2 Ontwikkelingen in mededeling bedrijfsvoering De mededeling over de bedrijfsvoering in het jaarverslag over 2002 van het ministerie heeft betrekking op het financieel beheer, het materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties. De bedrijfsvoering van een ministerie omvat echter meer dan alleen de genoemde onderdelen, namelijk de sturing en beheersing van zowel primaire processen als van de processen die hiervoor faciliterend zijn. Te denken valt bijvoorbeeld aan het personeelsbeheer. De normen waar de mededeling over de bedrijfsvoering uiteindelijk aan moet voldoen, zijn neergelegd in het referentiekader voor de bedrijfsvoering. Over het verslagjaar 2004 dient het ministerie te voldoen aan deze normen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

30 De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht aan welke onderdelen van de bedrijfsvoering het ministerie aandacht moet besteden, wil het de gewenste eindsituatie in 2004 kunnen bereiken. Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van mening dat gezien de opzet en werking, alsmede het voor de implementatie van de mededeling opgestelde tijdpad, de minister van EZ in 2005 (onvoorziene omstandigheden daargelaten) in staat moet worden geacht om een «in control»- statement voor de bedrijfsvoering af te geven. De onderbouwing hiervoor is als volgt. In opdracht van de departementsleiding heeft het afgelopen jaar een werkgroep een advies opgesteld over de wijze waarop, hoe en langs welk tijdpad de mededeling voor de bedrijfsvoering binnen het Ministerie van EZ kan worden geïmplementeerd. Uitgangspunt voor dit advies, dat inmiddels is vastgesteld door de departementsleiding (in casu het Bedrijfsvoeringscollege), is om zoveel mogelijk aansluiting te zoeken bij het bestaande instrumentarium voor sturing en toezicht binnen EZ (waaronder de EZ-werkplancyclus). In 2002 heeft het ministerie hiertoe de toezichtmodellen voor beleids- en apparaatsuitgaven herzien en een meerjarenvisie ontwikkeld op sturing, beheersing, verantwoording en toezicht en een model opgesteld voor risicoanalyse, monitoring en auditing. Om in 2004 de gewenste eindsituatie te bereiken gaat het ministerie uit van het volgende ontwikkeltraject: dit verslagjaar heeft de mededeling betrekking op financieel, materieel beheer en de ontwikkeling (opzet en bestaan) van een EZ-brede werkplancyclus. Dit jaar (verslagjaar 2003) wordt de mededeling uitgebreid met rapportages over de feitelijke werking van deze werkplancyclus, personeelsbeheer, ICT-beheer, VIR en bedrijfshuisvesting. In 2004 wordt de mededeling verder nog uitgebreid met het aspect milieuzorg. 3.3 De ontwikkeling van de auditfunctie In mei 2001 heeft de commissie-kordes het rapport De auditfunctie in het VBTB tijdperk uitgebracht. De aanbevelingen uit dit rapport zijn uitgewerkt in het Kwaliteitsplan auditfunctie Rijksoverheid. Dit plan is in het voorjaar van 2002 vastgesteld door het kabinet. De Algemene Rekenkamer heeft de stand van zaken met betrekking tot de implementatie van de belangrijkste aanbevelingen onderzocht. Volgens het kwaliteitsplan dient ieder departement uiterlijk eind 2002 een door de Bestuursraad goedgekeurd plan van aanpak te hebben voor de transitie naar een departementale auditdienst. De invulling van het takenpakket en de daarmee samenhangende werkzaamheden wordt afgestemd op de soort activiteiten en soort processen binnen het departement. Bevindingen Het Ministerie van EZ beschikt per 1 juli 2002 over een departementale auditdienst. De auditdienst komt voort uit de accountantsdienst. Binnen de auditdienst is de accountantscontrole en de onderzoeken naar de bedrijfsvoering en beleidsvoering belegd. Eveneens functioneert een Audit Committee binnen het departement. Dit Audit Committee borgt op hoofdlijnen de kwaliteit van de departementale bedrijfsvoerings- en beleidsprocessen. Deze borging krijgt vorm door betrokkenheid van het Audit Committee bij de programmering van de onderzoeken en controles, bij de evaluatie van bevindingen en bij het volgen van de follow-upmaatregelen. Het Audit Committee kent nog geen actuele instellingsbeschikking. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

31 Conclusie Het Kwaliteitsplan auditfunctie Rijksoverheid is binnen het Ministerie van EZ voldoende geïmplementeerd. Wel dient een instellingstellingsbeschikking voor het Audit Committee nog opgesteld te worden. De Algemene Rekenkamer verwacht dat het Audit Committee vanaf medio 2003 zal opereren volgens de kaders van het kwaliteitsplan. 3.4 Departementale accountantscontrole Inleiding De Algemene Rekenkamer maakt bij haar onderzoek naar de bedrijfsvoering van het ministerie zoveel mogelijk gebruik van de controle van de departementale auditdienst. Deze brengt immers een intern accountantsrapport met een accountantsverklaring uit over de financiële informatie in het jaarverslag van het ministerie. Biedt die controle voldoende zekerheid, dan neemt de Algemene Rekenkamer de bevindingen over. Om vast te stellen of zij gebruik kan maken van de bevindingen van werkzaamheden van de departementale auditdienst heeft de Algemene Rekenkamer een review uitgevoerd op de accountantscontrole. Dat wil zeggen dat zij de kwaliteit van de departementale accountantscontrole heeft getoetst aan de hand van een uitgebreid normenkader. Dit normenkader is mede gebaseerd op de internationaal aanvaarde richtlijnen voor accountantscontrole. De review was gericht op de volgende onderdelen: financiële informatie in jaarverslag 2002; de saldibalans en toelichting; het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties; de totstandkoming van de beleidsinformatie; de totstandkoming van de bedrijfsvoeringsinformatie Financiële informatie en bedrijfsvoering De departementale auditdienst heeft een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven bij het jaarverslag van het Ministerie van EZ over het begrotingsjaar De auditdienst heeft de volgende onderdelen in haar controle betrokken: de financiële informatie in het jaarverslag 2002, de saldibalans en de toelichting daarop. De Algemene Rekenkamer heeft in deze controle geen onvolkomenheden aangetroffen. De auditdienst heeft daarnaast het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties onderzocht. De Algemene Rekenkamer heeft in deze controle geen onvolkomenheden aangetroffen. Op basis van haar review stelt de Algemene Rekenkamer vast dat de accountantscontrole voldoende basis vormt voor haar oordeelsvorming over: de financiële informatie in het jaarverslag 2002; de saldibalans 2002 en toelichting; het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in De oordelen van de Algemene Rekenkamer hierover zijn dan ook mede tot stand gekomen op basis van de uitkomsten van de controle door de auditdienst. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

32 3.4.3 Niet-financiële informatie Totstandkoming van informatie Dit jaar moeten de departementale auditdienst en de Algemene Rekenkamer de totstandkoming van beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag controleren. Aan welke eisen of normen deze niet-financiële informatie in het jaarverslag precies moet voldoen, is echter nog niet duidelijk (zie Inleiding). De departementale auditdiensten geven dit jaar nog geen oordeel over de totstandkoming van de beleids- en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. De Algemene Rekenkamer gaat er echter van uit dat de auditdiensten hierover wel al enige uitspraken doet ter voorbereiding op de situatie in 2005, wanneer het normenkader en de controlestructuur ontwikkeld dienen te zijn. Zij heeft dan ook onderzocht in hoeverre de auditdienst daar dit jaar al in is geslaagd. Tevens heeft zij onderzocht in hoeverre zij kan steunen op de uitkomsten van de werkzaamheden van de auditdienst op dit terrein. Bevindingen De auditdienst heeft, overigens evenals over 2001, de deugdelijke totstandkoming van de niet-financiële beleidsinformatie over 2002 beoordeeld. Dit heeft zij conform de afspraken van het interdepartementale overleg uitgevoerd. De controle is primair systeemgericht: het onderzoek richt zich op de opzet van de administratieve organisatie 6, de informatiebronnen en op de bewerkingsslagen die de informatie krijgt. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat het onderzoek van de auditdienst naar de bedrijfsvoeringsinformatie zich heeft uitgestrekt tot de mededeling bedrijfsvoering in het jaarverslag. De auditdienst doet daarbij een uitspraak over de juistheid van de mededeling in het jaarverslag: de auditdienst is nagegaan of de mededeling bedrijfsvoering, tenminste door de door haar beoordeelde aspecten van de bedrijfsvoering, een juist beeld geeft van de bedrijfsvoering. De mededeling bedrijfsvoering is namelijk mede gebaseerd op de werkzaamheden van de auditdienst. De auditdienst heeft het financieel beheer, het materieelbeheer, het beheer van personele uitgaven en het beheer van Europese geldstromen in haar audits betrokken. Op grond van het bovenstaande is een onderzoek naar de deugdelijke totstandkoming als waarborg voor de betrouwbaarheid van de mededeling minder relevant. Conclusie De Algemene Rekenkamer is positief over de huidige controle van de auditdienst gericht op de totstandkoming van de beleidsinformatie en verwacht dat zij in de toekomst op deze controle kan steunen voor haar oordeel. De Algemene Rekenkamer kan een oordeel over de getrouwe weergave van de mededeling bedrijfsvoering in het jaarverslag geven. Zij kan op dit punt namelijk steunen op het oordeel van de auditdienst Kwaliteit informatie 6 Hiertoe is binnen het Ministerie van Economische Zaken een model-ao inzake prestatieindicatoren vastgesteld, die de dienstonderdelen dienen te implementeren. De auditdienst van het Ministerie van EZ heeft over 2002 een oordeel gegeven gegeven over de kwaliteit van de bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. De Algemene Rekenkamer spreekt haar waardering hierover uit. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

33 Een oordeel over kwaliteit van de beleidsinformatie kon zij niet geven. De departementale auditdienst hoeft geen onderzoek te doen naar de kwaliteit van de beleidsinformatie en bedrijfsvoeringsinformatie in het jaarverslag. 3.5 Financieel beheer, materieelbeheer en administraties Inleiding De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht of het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties van het Ministerie van EZ in 2002 voldeden aan de baseline financieel beheer en materieelbeheer, met inbegrip van de nadere uitwerking hiervan. Daarnaast heeft zij onderzoek gedaan naar het contractbeheer, de EU-geldstromen en het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en de specifieke uitkering aan het Samenwerkingsverband Noord-Nederland. Het onderzoek van de Algemene Rekenkamer bestond uit een combinatie van review van de departementale accountantscontrole en eigen onderzoek Contractbeheer De mogelijke risico s die met een goed contractbeheer moeten worden afgedekt zijn onder meer integriteitsinbreuken, niet naleven (EU-)regels waardoor claims worden ingediend, onvoldoende rekening gehouden met meerwerk waardoor aanschaffingen veel duurder uitvallen dan begroot, verkeerde prijzen en tarieven, afspraak om aantal prestaties te leveren wordt niet gehaald en ongeautoriseerde aanschaffingen wegens het ontbreken van functiescheiding. Daarnaast is een contractregister van belang als institutioneel geheugen, bijvoorbeeld wanneer nieuwe contracten worden afgesloten, en om managementinformatie aan te kunnen ontlenen voor het te voeren contractbeleid. De Algemene Rekenkamer heeft het contractbeheer bij het Ministerie van EZ getoetst aan de regeling contractbeheer Bevindingen Het departementaal contractbeleid is bij het Ministerie van EZ niet eenduidig. Individuele verplichtingen worden met een verwijzing naar het desbetreffende dossier vastgelegd in de geïntegreerde verplichtingen/kasadministraties, en voor collectieve verplichtingen is een separaat contractenregister ingesteld. Verzoeken om een uitdraai uit het contractdossier leveren moeilijk vergelijkbare overzichten op, en het precieze aantal en totale bedrag aan lopende contracten kan niet worden aangegeven. Er is niet één functionaris belast met het coördineren van het contractbeheer (conform de regeling Contractbeheer artikel 3, lid 2), maar deze taak wordt informeel ingevuld door de directeur Interne Zaken. Daarnaast bleek uit een selectie van contractdossiers dat deze dossiers niet alle stukken (originelen of kopieën, dan wel verwijzingen naar waar het betreffende stuk wel te vinden is) bevatten die daar volgens de regeling Contractbeheer in horen te zitten. Met name documenten betreffende de contractvoorbereiding en in mindere mate documenten betreffende de voortgang van contracten ontbraken in verschillende Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

34 onderzochte dossiers of waren summier van aard. Veel van deze stukken waren overigens vervolgens wel elders binnen het departement te vinden. Conclusie Het contractbeheer voldoet niet aan de daaraan gestelde eisen. De Algemene Rekenkamer merkt de bovenstaande gebreken in het contractbeheer aan als een onvolkomenheid. Zij beveelt het Ministerie van EZ aan de registratie van contracten zodanig te systematiseren en uniformeren, dat deze registratie kan voldoen aan de beoogde functies. Verduidelijking van het interne beleid en regelgeving is een eerste stap. Verder wordt aanbevolen het beheer van de contractdossiers te versterken, zodat aan deze dossiers tenminste de informatie ontleend kan worden die in de regeling Contractbeheer is voorgeschreven Europese geldstromen Verantwoordelijkheden Ministerie van EZ De staatssecretaris van EZ draagt diverse verantwoordelijkheden bij Europese geldstromen. Hieronder volgt een overzicht. Structuurfondsen Voor de programmaperiode is het Ministerie van EZ eindverantwoordelijk jegens de Europese Commissie voor de tenuitvoerlegging van het Europees Fonds voor de Regionale Ontwikkeling (EFRO). Voor de periode heeft de Nederlandse regering door de samenvoeging van doelstellingen en programma s ervoor gekozen de verantwoordelijkheidsverdeling op het niveau van de programma s te regelen. 7 De staatssecretaris van EZ is aanspreekpunt voor het programma Flevoland van doelstelling 1 van de EU-structuurfondsen in de programmeringsperiode («ontwikkeling en structurele aanpassing van de regio s met een ontwikkelingsachterstand»). Deze doelstelling 1 van het structuurbeleid wordt in Nederland bekostigd uit alle structuurfondsen. Het Ministerie van EZ is eindverantwoordelijk voor het beheer, controle en toezicht op het EFRO-deel. De Ministeries van LNV en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zijn verantwoordelijk voor de bijdrages vanuit het Europees Sociaal Fonds (ESF), het Europees Oriëntatieen Garantiefonds (EOGFL) en het Financieringsinstrument voor de Oriëntatie van de Visserij (FIOV). De totale communautaire bijdrage van het programma Flevoland in de periode is 126 miljoen. 7 De Tweede Kamer is bij brief op de hoogte gebracht van de verantwoordelijkheidsverdeling bij de structuurfondsen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr EPD: Enkelvoudig Programmeringsdocument. 9 Zie voor een toelichting op de specifieke uitkering «Kompas voor het Noorden» Daarnaast is de staatssecretaris van EZ eindverantwoordelijk voor het beheer, controle en toezicht op een aantal van de programma s van doelstelling 2 («Economische en sociale omschakeling van de in structurele moeilijkheden verkerende regio s»). Het betreft het programma EPD-Noord 8 met een communautaire bijdrage van 341,9 miljoen en cofinanciering vanuit het «Kompas voor het Noorden» 9 ad 259,2 miljoen. Het Ministerie van EZ is gezamenlijk verantwoordelijk met het Ministerie van LNV voor de programma s Oost- en Zuid-Nederland. De communautaire bijdrage voor deze programma s zijn respectievelijk 141,6 miljoen en 139,9 miljoen. De bijdrage van het Rijk bedraagt respectievelijk 99,4 miljoen en 54,6 miljoen. De staatssecretaris van EZ is Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

35 eerste aanspreekpunt voor het programma Zuid en eindverantwoordelijk voor de deelgebieden Twente, Arnhem/Nijmegen, Zuid-Oost Noord- Brabant en Zuid-Limburg. Ook is de minister van EZ eindverantwoordelijk voor het communautaire initiatief Interreg IIIa, gefinancierd uit het EFRO. Het totale financiële belang bedraagt 186,5 miljoen aan EU-gelden en 51,5 miljoen cofinanciering van het Ministerie van EZ en aanvullend een bijdrage op projectbasis gefinancierd uit het «Kompas voor het Noorden» voor het Interreg-programma Eems-Dollard-Regio. 10 Duitsland is eindverantwoordelijk voor dit Euregio-programma. Nederland, in casu de staatssecretaris van EZ, is verantwoordelijk voor het Interreg-programma Euregio Maas-Rijn. Uitvoeringsverantwoordelijkheid Het ministerie voert voor de oude periode twee Europese programma s uit: de communautaire initiatieven Konver-II en MKB- Initiatief. Wet Toezicht Europese Subsidies (TES) Per 1 mei 2002 is de wet Toezicht Europese Subsidies (TES) van kracht geworden. 11 Met de invoering van de wet TES is de minister verantwoordelijk voor het toezicht op de besteding van Europese gelden door bestuursorganen. Hiervoor worden in de wet aan de ministers toezichtsbevoegdheden toegekend bij decentrale bestuursorganen die EU-subsidie ontvangen. Daarnaast heeft de minister een jaarlijkse informatieplicht aan de Staten-Generaal Programmaperiode structuurfondsen De programmaperiode eindigde 30 juni Dit is de officiële uiterste datum voor indiening van eindrapportages voor de verschillende programma s aan de Europese Commissie. 10 Zie voor een totaal overzicht van de financieel belang van de Structuurfondsen het voortgangsoverzicht d.d. 30 oktober 2002, Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr Staatsblad 2002, nr Gebaseerd op Verordening 1260/1999, art. 52 lid 2, 2e alinea. Deze bepaalt dat de delen van de bedragen die zijn vastgelegd voor programma s die door de Commissie tussen 1 januari 1994 en 31 december 1999 zijn goedgekeurd en waarvoor uiterlijk op 31 maart 2003 geen aanvraag voor de eindbetaling bij de Commissie is ingediend, door de Commissie uiterlijk op 30 september 2003 ambtshalve worden geannuleerd en geven aanleiding tot terugbetaling van de onverschuldigd betaalde bedragen. Bevindingen Het Ministerie van EZ is eindverantwoordelijk voor tien EFRO-programma s uit de periode Vijf van de tien de eindrapportages zijn niet voor 30 juni 2002 ingediend. Het Ministerie van EZ heeft echter aangegeven dat de uiterste datum voor indiening van eindrapportages in overleg met de Europese Commissie tot 31 maart 2003 verlengd is. Deze afspraak is mondeling gemaakt. 12 De Europese Commissie kan de communautaire bijdrage voor niet tijdig ingediende eindrapportages tot nihil reduceren. Per 31 maart 2003 zijn alle eindrapportages ingediend bij de Europese Commissie. De eindrapportages gaan vergezeld van door externe accountants afgegeven accountantsverklaringen bij de eindafrekening. Gelet op de eindverantwoordelijkheid van het Ministerie van EZ voor de besteding van deze structuurfondsgelden heeft de departementale auditdienst in opdracht van het DG Ondernemingsklimaat reviews uitgevoerd om vast te stellen of de werkzaamheden van de externe accountants voldoende zijn geweest om de rechtmatige besteding van de gelden te waarborgen, en of de informatie die daarover is verstrekt betrouwbaar is. De auditdienst concludeert uit de tot nu toe verrichte reviews dat de accountantscontroles deugdelijk zijn uitgevoerd en dat het Ministerie van EZ kan steunen op de afgegeven accountantsverklaringen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

36 Bij vijf van de eindrapportages is een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven door de externe accountant, vijf eindrapportages zijn ingediend met een verklaring met beperking. Bij deze eindrapportages kon onvoldoende zekerheid verkregen worden over de juistheid en rechtmatigheid van een deel van de gedeclareerde uitgaven. De onzekerheden hebben betrekking op het niet-uitvoeren van controle door een onafhankelijke deskundige bij enkele projecten en ontoereikend projectbeheer door onder andere het ontbreken van een adequate tijdsregistratie, ontoereikende projectadministratie en ontoereikende administratieve organisatie bij de betreffende eindbegunstigden. Ter illustratie, het financieel belang van de onzekerheden bij het programma Flevoland is 36,7 miljoen (5,3%). Hiervan betreft 25,3 miljoen projecten waarvoor het Ministerie van LNV projectverantwoordelijke is. De totale einddeclaratie voor het programma Flevoland bedraagt 695,3 miljoen. De geconstateerde onzekerheden in de einddeclaraties hebben, met uitzondering van het programma Twente, geen betrekking op de interpretatie van het begrip «aangegane verplichtingen» vóór 31 december Eindbegunstigden van de subsidies dienen vóór deze datum hun verplichtingen jegens derden door middel van contracten te zijn aangegaan. Fouten en/of onzekerheden als gevolg hiervan zijn namelijk van de verantwoorde definitieve in rekening gebrachte projectkosten in mindering gebracht. Er bestond onduidelijkheid bij de provincies over de interpretatie van het begrip aangegane verplichting. Het Ministerie van EZ had in navolging van een besluit in de ministerraad van 11 februari 2000 gekozen voor een ruime interpretatie van het begrip. Dit besluit had betrekking op het structuurfondsprogramma IRMA waarvoor het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) eindverantwoordelijk voor is. Deze interpretatie van het kabinet was echter niet met de Europese Commissie afgestemd of door de Europese Commissie bevestigd. Nadien heeft het Ministerie van EZ met de Europese Commissie het begrip aangegane verplichting in overleg afgestemd. De interpretatie is in notulen vastgelegd en door EZ bevestigd in een brief van 2 oktober 2002 aan de Commissie. Volgens de Europese Commissie is een verplichting aangegaan indien er sprake is van een aantoonbaar «onomkeerbaar proces». Indien de onomkeerbaarheid van projecten niet kan worden vastgesteld, moeten deze als niet-subsidiabel worden beschouwd. De staatssecretaris van EZ heeft aangegeven dat het overschrijden van de termijn waarbinnen gepresteerd dient te worden, één van de redenen is van de onderuitputting van de programma s in periode Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 3. Bij de eindrapportage van het programma Twente is door de externe accountant een verklaring met beperking afgegeven. De onzekerheden zijn het gevolg van de interpretatie van het begrip aangegane verplichtingen per 31 december Door de provincie Overijssel wordt een afwijkende interpretatie gegeven aan het in overleg tussen het Ministerie van EZ en de Europese Commissie bepaalde standpunt inzake de bepaling van onomkeerbaarheid. Het financieel belang van de onzekerheden is niet gekwantificeerd. Bij het door het Ministerie van EZ uitgevoerde programma MKB-Initiatief heeft deze problematiek geleid tot het omlaag stellen van de declaratie aan de Europese Commissie. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

37 Volgens het Ministerie van EZ lopen de provincies primair het financiële risico dat niet alle kosten worden gesubsidieerd. Indien het ministerie door de Europese Commissie wordt aangesproken, kan het de kosten verhalen op de provincies. Dit verhaalsrecht is vastgelegd in de cofinancieringsbrieven aan de provincies. Conclusie De Algemene Rekenkamer vraagt zich af waarom het kabinet zonder overleg met de Europese Commissie een interpretatie van het begrip «aangegane verplichting» heeft vastgesteld en ook niet heeft aangedrongen op een schriftelijke bevestiging van de juistheid van de interpretatie. In overleg tussen het Ministerie van EZ en de Europese Commissie bleek deze laatste niet in te stemmen met de gekozen interpretatie. Vijf van de tien programma s kennen materiële onzekerheden in de gedeclareerde kosten. Niet duidelijk is of deze kosten subsidiabel worden bevonden door de Europese Commissie. De onzekerheden worden veroorzaakt door ontoereikend projectbeheer bij enkele eindbegunstigden en het niet uitvoeren van controle door een onafhankelijke deskundige. Daarnaast zijn de gedeclareerde kosten in de eindrapportage van het programma Twente gedeeltelijk onzeker als gevolg van de interpretatie van het begrip aangegane verplichtingen per 31 december Hoewel het Ministerie van EZ financiële risico s loopt als gevolg van de onzekerheden, heeft zij de mogelijkheid kosten op de provincies te verhalen Programmaperiode structuurfondsen Diverse ministeries hebben verantwoordelijkheden inzake het toezicht op de besteding van structuurfondsgelden. Bevindingen Het Ministerie van EZ heeft samen met het Ministerie van LNV een systeemaudit laten uitvoeren door een extern bureau naar de beheersstructuur van de Europese structuurfondsen bij LNV en EZ voor de programmaperiode Hieruit blijkt dat het systeem van beheer, toezicht en controle in opzet adequaat is. Voor verschillende deelregio s van de programma s Oost en Zuid oefent of het Ministerie van EZ of het Ministerie van LNV toezicht uit op de besteding van structuurfondsgelden. In mindere mate geldt dit ook voor het programma Flevoland. Dit maakt de beheersstructuur complex. Een gevolg hiervan is dat de naleving van de gemaakte afspraken tussen de departementen en provincies een aandachtspunt is. Op dit moment wordt de mogelijkheid en haalbaarheid verkend om te komen tot een meer transparant toezicht door het Ministerie van LNV. Hiertoe kan verwezen worden naar het Rapport bij het jaarverslag 2002 van het Ministerie van LNV. 14 De Tweede Kamer is hierover op 19 augustus 2002 geïnformeerd, zie Tweede Kamer, vergaderjaar , XIII, nr. 68. Conclusie De opzet van de beheersstructuur van het Ministerie van EZ op de structuurfondsen is adequaat. Zij het dat de toezichtstructuur bij drie programma s complex is. De goede werking van het systeem moet overigens in de praktijk nog bewezen worden. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

38 Implementatie wet TES De Algemene Rekenkamer heeft onderzocht in hoeverre de organisatie van het ministerie is toegerust om jaarlijks de Staten-Generaal een overzicht te kunnen leveren van Europese geldstromen. Daarnaast is de Algemene Rekenkamer nagegaan of het ministerie invulling heeft gegeven aan haar toezichtstaak ten aanzien van decentraal beheerde Europese gelden. Bevindingen Binnen het ministerie is de auditdienst belast met het verzamelen van informatie over decentraal ontvangen Europese gelden. In navolging van aanschrijven van de gemeenten en provincies door het Ministerie van Financiën, heeft het Ministerie van EZ haar rechtspersonen met een wettelijke taak aangeschreven met het verzoek tot informatie. Afhankelijk van de verkregen informatie wordt het beleid verder vorm gegeven. Daartoe is binnen het Ministerie van EZ een departementale werkgroep ingesteld. Voor de structuurfondsen bestaat reeds een toezichts- en verantwoordingsstructuur. De verantwoordelijke bewindslieden sturen elk jaar op 30 oktober een overzicht aan de Tweede Kamer waarin de omvang van de structuurfondsgelden blijkt. 15 In de komende rapportage zal de informatieplicht van de minister inzake de wet TES hierbij worden meegenomen. Conclusie Het Ministerie van EZ heeft op dit moment de juiste procedureelorganisatorische voorzieningen getroffen om te voldoen aan haar taken op grond van de wet TES Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies en heffingen De Algemene Rekenkamer heeft de implementatie van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies onderzocht. Het Ministerie van EZ is te typeren als een subsidiedepartement; het overgrote groot deel van zijn middelen geeft zij uit aan subsidies. Voor deze overdrachtsuitgaven geldt dat de minister maatregelen moet nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van deze gelden te voorkomen. Subsidies kunnen namelijk verstrekt worden op basis van gegevens die moeilijk controleerbaar zijn, bijvoorbeeld gegevens van derden. De juistheid van die gegevens dient daarom gewaarborgd te zijn. Ook heffingen kunnen M&O-gevoelig zijn. Het ministerie kent één heffing, namelijk de voorraadheffing op aardolieproducten. Bevindingen Door de minister van EZ is beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies vastgesteld. De departementale auditdienst heeft een onderzoek verricht naar de implementatie van dit beleid. De hier opgenomen bevindingen zijn mede op basis van het onderzoek van de auditdienst tot stand gekomen. 15 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 4. Het rapport van de auditdienst is besproken in het Audit Committee van het ministerie. Het Audit Committee heeft de bevindingen van de Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

39 auditdienst overgenomen. Het geformuleerde M&O-beleid zal aangepast worden aan de bestaande manier van werken en verbeterpunten worden door het departement opgepakt. De minister heeft inzicht in de M&O-gevoelige uitgaven: alle reeds bestaande subsidieregelingen zijn op gevoeligheid voor misbruik en oneigenlijk gebruik doorgelicht. Nieuwe subsidie-instrumenten worden ook op het M&O-aspect doorgelicht. Een analyse- en kenniscentrumfunctie bestaat binnen het Ministerie van EZ doordat bij de uitvoering en opstellen van subsidieregelingen voldoende aandacht wordt besteed aan de formulering van de regelgeving, de effectiviteit van de voorlichting en de opzet van de controle. Informatie hierover wordt geanalyseerd en voor een deel ook geregistreerd. Deze manier van werken is echter nog niet in de beleidsnotitie opgenomen. Afdekking van het risico voor misbruik en oneigenlijk gebruik gebeurd met name doordat een accountantsverklaring bij de aanvraag tot eindafrekening van de subsidie vereist is. Hiervoor is een standaard accountantscontroleprotocol en bijbehorende standaardaccountantsverklaring vastgesteld. Voor enkele subsidieregelingen geldt deze eis ook bij voorschotten. Andere maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik zijn een centraal meldpunt voor geconstateerde onregelmatigheden en de controle op de uitvoering en werking van het M&O-beleid door interne controle-instanties en toezicht door de directie Financieel-Economische Zaken. Voor het melden van onregelmatigheden ontbreekt echter een beschrijving van de administratieve organisatie, inclusief een duidelijke meldingsdefinitie. Hierdoor bestaat het risico dat onregelmatigheden niet gemeld worden. Het Ministerie van EZ heeft door middel van de Algemene Wet Bestuursrecht voldoende mogelijkheden voor het opleggen van sancties. Binnen het ministerie bestaat echter nog onvoldoende aandacht voor de effectiviteit van het sanctiebeleid. Gestructureerde gegevensverzameling van opgelegde sancties vindt niet plaats. Voorts bestaat het beeld dat sancties vaker opgelegd zouden kunnen worden dan momenteel wordt gedaan mede omdat er een zekere schroom om sancties toe te passen bestaat. Het M&O-beleid van het ministerie is (nog) niet van toepassing op de voorraadheffing aardolieproducten. Conclusie De Algemene Rekenkamer beoordeelt het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik en de naleving ervan over het geheel genomen als voldoende. Er bestaan echter nog een aantal verbeterpunten. Deze hebben de aandacht van het departement. De Algemene Rekenkamer beveelt aan de beleidsnotitie aan te passen aan de manier van werken. Voorts beveelt zij aan het M&O-beleid nog met de volgende maatregelen te verstevigen: het in de administratieve organisatie vastleggen van gemelde onregelmatigheden, inclusief een duidelijke meldingsdefinitie, en het op gestructureerde wijze verzamelen van Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

40 gegevens over opgelegde sancties, zodat de aandacht voor de effectiviteit van het sanctiebeleid versterkt kan worden Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR) In haar rechtmatigheidsonderzoek over 2001 constateerde de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden in de naleving van het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid. Er was ten opzichte van 2000 weinig vooruitgang geboekt met het uitvoeren van afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses en er ontbraken (vastgestelde) informatiebeveiligingsplannen. De Algemene Rekenkamer merkte het ontbreken van de VIR-producten aan als een onvolkomenheid. Bevindingen Ten aanzien van het VIR is binnen het Ministerie van EZ afgesproken dat dienstonderdelen per 1 april 2002 moesten zorgdragen voor een adequate en zoveel mogelijk uniforme implementatie daarvan. De Algemene Rekenkamer constateert nog steeds achterstanden bij de implementatie van het informatiebeveiligingsbeleid. Zij baseert haar bevindingen op de auditdienst, die jaarlijks onderzoekt of de dienstonderdelen aan het VIR voldoen. Niet alle dienstonderdelen beschikken over uitgevoerde afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses en vastgestelde informatiebeveiligingsplannen. Voorts dienen hieruit voortvloeiende maatregelen van informatiebeveiliging veelal nog geïmplementeerd te worden. De achterstanden worden, behalve door prioritering, mede veroorzaakt door een gebrekkige centrale aansturing van de voortgang van de implementatie en handhaving van de informatiebeveiliging. De Algemene Rekenkamer constateerde over 2002 ook positieve ontwikkelingen. Het EZ-informatiebeveiligingsbeleid en de EZ-baseline informatiebeveiliging zijn geactualiseerd en de organisatorische inbedding van het VIR is geregeld. Daarnaast zijn de zogenaamde horizontale informatiebeveiligingsplannen, inclusief de afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses in 2002 vastgesteld voor vier directoraten-generaal en vier stafdirecties. Het Bedrijfsvoeringscollege heeft beslist dat de hoofden van dienst de door de auditdienst genoemde verbeterpunten overneemt en dat de binnen het Ministerie van EZ aangestelde VIR-coördinatoren rapporteren over de implementatie van het VIR in de planning- en controlcyclus. Conclusie De Algemene Rekenkamer is van mening dat het Ministerie van EZ niet geheel voldoet aan de eisen van het VIR. Zij merkt de gebreken in de informatiebeveiliging aan als een onvolkomenheid. De Algemene Rekenkamer beveelt aan de dienstonderdelen, daar waar dit nog niet op orde is, de informatiebeveilingsplannen, afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses af te ronden en de hieruit volgende maatregelen met voortvarendheid te implementeren Beschrijving en onderhoudsorganisatie van de administratieve organisatie Een actuele beschrijving van de administratieve organisatie is een belangrijk instrument voor de sturing, beheersing en controle van de beheersaspecten rondom de financiële zaken en daarnaast ook voor Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

41 processen op andere terreinen, zoals het materieel- en het personeelsbeheer. Tevens bevat de administratieve organisatie maatregelen om de waarden van de organisatie te beschermen tegen risico s als gevolg van fouten en niet integer handelen. Als waarborg voor een volledige en actuele beschrijving van de administratieve organisatie is een goede onderhoudsorganisatie onontbeerlijk. De Algemene Rekenkamer heeft evenals voorgaande jaren onderzoek gedaan naar de beschrijving en naar de onderhoudsorganisatie van de administratieve organisatie. De Algemene Rekenkamer constateerde in haar rechtmatigheidsonderzoek over 2001 achterstanden in het onderhoud van de administratieve organisatie bij diverse dienstonderdelen. Deze achterstanden hingen vooral samen met het aanpassen van de administratieve organisatie als het gevolg van de reorganisatie in Achterstanden waren aangetroffen bij het DG Ondernemingsklimaat, het DG Buitenlandse Economische Betrekkingen, het DG Innovatie, de EVD, het CBS, de directie Communicatie, de directie Interne Zaken, de directie POI en de directie Algemene Economische Politiek. Met name bij het DG Ondernemingsklimaat diende nog een forse inhaalslag gepleegd te worden. De Algemene Rekenkamer merkte de achterstanden in het actualiseren van de administratieve organisatie bij het DG Ondernemingsklimaat en DG Buitenlandse Economische Betrekkingen aan als een onvolkomenheid. Bevindingen De achterstanden over 2001 in het actualiseren van de administratieve organisatie bij het DG Ondernemingsklimaat en DG Buitenlandse Economische Betrekkingen zijn over 2002 geheel weggewerkt. Ook constateerde de Algemene Rekenkamer geen nieuwe achterstanden in het onderhoud bij deze dienstonderdelen. De achterstanden in de administratieve organisatie bij de directie POI en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) zijn nagenoeg weggewerkt. Bij de directie POI dienen de procedures inzake het Besluit tegemoetkoming ziektekosten rijkspersoneel (BTZR) en het beheer van fiscale en sociale verzekeringsaangelegenheden nog geactualiseerd te worden. De Algemene Rekenkamer constateert enige achterstanden in het onderhoud van de administratieve organisatie bij de andere dienstonderdelen. Het betreft onder andere de implementatie het AO-kader prestatieindicatoren en het AO-kader decentrale personele processen en achterstanden in het onderhoud bij de directie Interne Zaken. Conclusie De Algemene Rekenkamer concludeert dat de administratieve organisatie over het geheel van de organisatie genomen, actueel is. De achterstanden die bestaan zijn beperkt, de Algemene Rekenkamer merkt deze aan als geen of geringe onvolkomenheden. Wel beveelt de Algemene Rekenkamer de nog resterende achterstanden op korte termijn weg te werken Centraal Bureau voor de Statistiek De Algemene Rekenkamer constateerde tijdens de afgelopen kabinetsperiode jaarlijks gebreken in het financieel en materieel beheer bij het CBS. De gebreken hadden met name te maken met het werk voor derden, de verbijzonderde interne controle en gebreken in de financiële administratie. Daarnaast trof de Algemene Rekenkamer onder meer gebreken Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

42 aan in het onderhoud van de administratieve organisatie. Over 2001 merkte de Algemene Rekenkamer de geconstateerde gebreken aan als een ernstige onvolkomenheid. Bevindingen Het CBS heeft in 2002 een plan van aanpak ter verbetering van het financieel beheer en ter voorbereiding van de verzelfstandiging per 1 januari 2004 uitgevoerd. De Algemene Rekenkamer heeft de voortgang hiervan beoordeeld. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat het CBS het verbeterplan nagenoeg conform planning en met voldoende inhoudelijke kwaliteit heeft uitgevoerd. De Algemene Rekenkamer constateert nog enkele onvolkomenheden. Deze hebben evenwel de aandacht van het CBS. Het betreft de achterstanden in de administratieve organisatie (waaronder personeelsbeheer), de onderhoudsorganisatie van de administratieve organisatie en informatiebeveiliging (VIR). Ook het materieelbeheer behoeft op een aantal punten nog verbetering. Voorts diende de centrale financiële functie van het CBS aanvullende controlewerkzaamheden te verrichten om enkele financiële risico s te elimineren. Deze werkzaamheden dienden onder andere om de volledigheid van de kosten en opbrengsten inzake projecten werken voor derden te waarborgen. Normaliter zouden de reguliere procedures het ontstaan van dergelijke risico s moeten voorkomen. Conclusie De Algemene Rekenkamer meent dat met de uitvoering van de verbeteracties het CBS de vereiste stappen heeft gezet tot een structurele verbetering van het financieel beheer. Zij kwalificeert de nog resterende onvolkomenheden in het financieel beheer als geringe of geen onvolkomenheden. Wel vraagt de Algemene Rekenkamer aandacht voor de nog te realiseren verbetermaatregelen en blijvende werking van gedane verbetermaatregelen om de verbeteringen blijvend in de CBS-organisatie te verankeren. Ook beveelt de Algemene Rekenkamer aan de interne controle op de volledigheid van de opbrengsten verder te verbeteren Financieel beheer agentschap EVD De EVD ondersteunt het Nederlandse bedrijfsleven bij internationale handel. Sinds 1 januari 2001 is de EVD een agentschap. Bevindingen De Algemene Rekenkamer constateert gebreken in de naleving van inkoopprocedures bij de EVD, waaronder Europese aanbesteding, contractbeheer en BTW-problematiek. Bovendien schiet de interne controle in lijn tekort doordat zij achteraf, na het aangaan van de overeenkomst met derden, pas controleert op de naleving van voorschriften en procedures. Hierdoor is naleving van inkoopprocedures niet gewaarborgd. Conclusies Het financieel beheer bij het agentschap EVD vertoont gebreken. De Algemene Rekenkamer kwalificeert de gebreken als een onvolkomenheid. De Algemene Rekenkamer beveelt het agentschap EVD aan de interne controle te verbeteren, zodat de naleving van de geldende procedures is gewaarborgd. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

43 3.5.9 Aansturing agentschap EVD De Algemene Rekenkamer constateerde over 2001 dat de aansturing van het agentschap EVD door het DG Buitenlandse Economische Betrekkingen (DG BEB) gebrekkig was. Er ontbrak een beleidskader en de opdracht voor het programma 2001 was te laat verstrekt. Voorts dienden de raamafspraken geactualiseerd te worden. Geadviseerd werd een bepaling inzake afrekeningsystematiek (inclusief meer- en minderwerk) in de raamafspraken op te nemen. Bevindingen Het DG BEB en het agentschap EVD hebben in 2002 inspanningen verricht om de aansturing te verbeteren. Er is een beleidskader opgesteld waarin algemene uitgangspunten voor de jaarlijkse opdracht aan de EVD op het terrein van buitenlands economisch beleid zijn opgenomen. 16 Operationele doelstellingen worden in het jaarprogramma opgenomen. De actualisering van de raamafspraken tussen DG BEB en de EVD bevindt zich in de afrondende fase. In het concept is een bepaling inzake afrekeningsystematiek, inclusief meer- en minderwerk opgenomen. In de geldende raamafspraken is overeenkomen dat het DG BEB en de EVD uiterlijk voor 31 december van elk kalenderjaar overeenstemming verkrijgen over het jaarprogramma voor het daarop volgende kalenderjaar. Het jaarprogramma 2002 is op 11 april 2002 door DG BEB goedgekeurd. De vertraging was mede veroorzaakt door het ontbreken van prioriteitsstelling door DG BEB, dit zou de basis moeten vormen voor het jaarprogramma. Deze prioriteitstelling is er in het geheel niet gekomen. Als gevolg hiervan heeft achteraf discussie plaatsgevonden over de grondslagen van het programma. De opdrachtverlening over 2003 heeft op 28 maart 2003 plaatsgevonden. Hierdoor heeft de opdrachtgever DG BEB over de eerste drie maanden van het jaar het risico gelopen dat de EVD opdrachten heeft uitgevoerd die niet geheel aansluiten op de wensen en behoeften van DG BEB. Tijdige opdrachtverstrekking voor de start van het betreffende jaar vormt dus een aandachtspunt de komende jaren. Conclusie De Algemene Rekenkamer constateert over 2002 gebreken in de aansturing van het agentschap EVD. Gezien de inspanningen die door het DG BEB en de EVD zijn verricht en onze inschatting dat deze problematiek op korte termijn door het Ministerie van EZ structureel zal zijn opgelost, kwalificeert de Algemene Rekenkamer de gebreken echter niet langer als een onvolkomenheid. Wel dringt de Algemene Rekenkamer aan op spoedige afwikkeling van de raamafspraken Tijdelijk agentschap Novem 16 De Tweede Kamer is bij brief van 13 november 2002 van het beleidskader op de hoogte gebracht. 17 Staatscourant 2002, nr. 5, p Bij brief is de Tweede Kamer (Kamerstukken , , nr. 4) is deze nieuwe status door de minister van Financiën geïntroduceerd. De Nederlandse Organisatie voor Energie en Milieu (Novem) is een per 1 januari 2002 opgericht tijdelijk agentschap. Voor de periode 1 januari 2002 tot en met 31 december 2003 geldt een instellingsbesluit als tijdelijk agentschap. 17 De tijdelijke agentschapstatus is bedoeld voor diensten die niet tot de rijksoverheid behoorden en de agentschapstatus ambiëren. 18 Tijdelijke agentschappen krijgen, na een aanvangsdoorlichting, toestemming van Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

44 de minister van Financiën om als agentschap te opereren zonder dat aan alle instellingsvoorwaarden (onder andere ten aanzien van financieel beheer en materieelbeheer) wordt voldaan. Feitelijk is Novem pas per 1 juli 2002 operationeel, toen is Novem bv in het tijdelijk agentschap ingebracht. Tot dat moment fungeerde Novem als uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van EZ. Bevindingen Het financieel beheer en materieelbeheer voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen. Gebreken zijn geconstateerd in de actualiteit van de administratieve organisatie, de informatiebeveiliging (niet-voldoen aan het VIR), het niet uitvoeren van personeelscontroles en de activaregistratie. Voorts beschikt Novem niet over een verbijzonderde interne controlefunctie zoals andere dienstonderdelen van het Ministerie van EZ deze hebben. Het verplichtingenbeheer voldoet eveneens nog niet aan het beheerskader van EZ en beleidsdossiers niet zijn altijd goed toegankelijk. Ook kon de auditdienst niet steunen op de uitgevoerde accountantscontrole door externe accountants bij twee eindafrekeningen van door Novem uitgevoerde subsidieregelingen. Novem bv heeft nog geen verantwoording afgelegd inclusief met accountantsverklaring over de voor het Ministerie van EZ uitgevoerde subsidieregelingen over de periode 1 januari 2001 tot en met 30 juni 2002 (het zogenaamde EZ-boek). Voor de aanpassing van het financieel beheer van Novem aan de overheidsregelgeving en de beheerskaders van het Ministerie van EZ is een plan van aanpak vastgesteld in de stuurgroep agentschap Novem. Dit plan wordt in 2003 uitgevoerd om aan de instellingsvoorwaarden van een agentschap te voldoen. Conclusie Voor de beoordeling van het financieel beheer en materieelbeheer van een tijdelijk agentschap hanteert de Algemene Rekenkamer dezelfde maatstaven als bij een definitief agentschap. Om deze reden merkt de Algemene Rekenkamer de gebreken in het financieel beheer en materieelbeheer bij het tijdelijke agentschap Novem aan als een onvolkomenheid. De Algemene Rekenkamer zal de uitvoering van het plan van aanpak in 2003 actief monitoren en beoordelen of Novem per 31 december 2003 voldoet aan de eisen van een agentschap Directoraat-generaal Telecommunicatie en Post (DG TP) Het Directoraat-generaal Telecommunicatie is naast het agentschap Telecom en het tijdelijke agentschap Novem een van de nieuwe organisatieonderdelen van het Ministerie van EZ. Bevindingen Het financieel beheer van het DG TP vertoont gebreken. Voor een belangrijk deel zijn deze gebreken veroorzaakt door de overgang van het Ministerie van V&W naar het Ministerie van EZ in Er zijn onrechtmatigheden aangetroffen in voorschotbetalingen bij subsidies en bijdragen. De voorschotbetalingen waren te hoog vastgesteld. Deze problematiek deed zich met name voor eind Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

45 Voorts werden onzekerheden aangetroffen in de rechtmatigheid van uitgaven inzake huurcontracten. Er was onvoldoende onderbouwd dat prestatielevering had plaatsgevonden. De interne controle heeft deze fouten en onzekerheden niet kunnen corrigeren. De controle is daarom voor verbetering vatbaar. Ook is het materieelbeheer bij het DG Telecommunicatie en Post voor verbetering vatbaar. Er kon geen verband worden gelegd tussen de activa-administratie en de begrotingsadministratie, mede omdat de activa-administratie niet volledig was bijgewerkt. Met uitzondering van een toets op het materieelbeheer zijn geplande verbijzonderde interne controles in 2002 niet uitgevoerd. Voorts zou de verbijzonderde interne uitgebreid moeten worden naar de bedrage aan de OPTA, het veilingenbudget, overige bijdragen en personeelsuitgaven. Daarnaast dienen de bestaande beheerskaders van het directoraatgeneraal aangepast te worden aan de werkwijze van het Ministerie van EZ. Het gaat hierbij om de beheerskaders inzake de decentrale automatiseringsactiviteiten, prestatie-indicatoren, beleidsevaluatie, contractbeheer, Europese aanbesteding, decentrale personele processen en de verbijzonderde interne controlefunctie. Conclusie De Algemene Rekenkamer merkt de gebreken in het financieel beheer, materieelbeheer en administraties ten behoeve van het materieelbeheer aan als een onvolkomenheid. Zij beveelt aan door middel van de uitvoering van een plan van aanpak de gebreken in het financieel beheer en materieelbeheer met voortvarendheid weg te werken en hierbij de huidige beheerskaders aan te passen aan de EZ-situatie Directie Personeel, Organisatie en Informatievoorziening (POI) De Algemene Rekenkamer constateerde over 2001 ernstige risico s bij de interne controle op de salarisverwerking door de directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement (POI). Daarnaast constateerde zij gebreken in de salarisadministratie en in het budgetbeheer bij deze directie. De Algemene Rekenkamer kwalificeerde de gebreken als een onvolkomenheid. Bevindingen Binnen de directie Personeel, Organisatie en Informatievoorziening is een project ter verbetering van het financieel beheer uitgevoerd. Hiermee zijn nagenoeg alle geconstateerde gebreken in het financieel beheer weggenomen. Verbeterpunten bestaan nog ten aanzien van het budgetbeheer, de naleving van de procedures en bijbehorende verantwoordelijkheden ter waarborging van correcte afdrachten van loonbelasting en juiste afdrachtverminderingen van loonbelasting aan de Belastingdienst, het ontwikkelen van een standaardopgave waarmee de dienstonderdelen diverse soorten relevante mutaties aan de directie POI kunnen doorgeven, waarmee de directie POI dit vervolgens eenvoudig kan monitoren en de vormgeving van de toezichtfunctie. De directie POI is eindverantwoordelijk voor de salarisadministratie. Vanuit deze verantwoordelijkheid zou de directie POI toezicht moeten houden op het decentrale beheer van de personele uitgaven. De directie Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

46 POI heeft haar toezichtfunctie tot dusver niet vorm gegeven. Gezien het feit dat binnen het ministerie meerdere malen in strijd met Algemeen Rijksambtenarenregelement (ARAR) is gehandeld acht de Algemene Rekenkamer het van belang deze toezichtfunctie op korte termijn te realiseren. Naar aanleiding van de gebreken in het financieel beheer van de personele uitgaven binnen de directie POI heeft de auditdienst een onderzoek uitgevoerd naar het beheer van de personele uitgaven, zowel binnen de directie POI (centraal) als bij de dienstonderdelen van het ministerie (decentraal). Dit rapport van december 2002 bevat een aantal belangrijke aanbevelingen zoals: het afbakenen van de taakverdeling tussen de directeur POI en de overige hoofden van dienst in aansluiting op het Besluit mandaat, volmacht en machtiging van het Ministerie van EZ; herinvoering van de beoordeling van signaallijsten uit de Interdepartementale Personeelsadministratie (IPA) om de juiste salarisverwerking te kunnen waarborgen. De Algemene Rekenkamer stelt vast dat dit belanghebbende rapport nog niet is geagendeerd is in de vergadering van het Audit Committee. Voorts hebben de directie POI en de dienstonderdelen nog onvoldoende invulling gegeven aan de aanbevelingen uit dit rapport. Conclusie De Algemene Rekenkamer kwalificeert het financieel beheer bij de directie niet langer meer als een onvolkomenheid. Wel dringt de Algemene Rekenkamer er op aan de nog resterende verbeterpunten in het financieel beheer weg te nemen. Daarnaast beveelt zij aan met voortvarendheid gevolg te geven aan de aanbevelingen uit het onderzoek naar het centrale en decentrale beheer van de personele uitgaven van de auditdienst en het invullen van de toezichtfunctie Samenwerkingsverband Noord-Nederland In 2002 heeft de Algemene Rekenkamer onderzoek gedaan naar de toenmalige subsidieregelingen Investeringspremieregeling Noord-Nederland (IPR) en de regeling Integraal structuurplan Noorden des Lands. Deze regelingen zijn sinds 2000 gebundeld in het «Kompas voor het Noorden». Kompas is het ruimtelijk economisch ontwikkelingsplan voor Noord- Nederland in de periode (financieel belang 2,5 miljard). Het Ministerie van EZ staat toe dat de provincies zelf subsidieregelingen doen uitgaan. Op grond hiervan hebben de provinciale staten van de provincies Groningen, Friesland, Drenthe en Overijssel de Investeringspremieregeling Noord-Nederland 2000, hierna te noemen IPR 2000, vastgesteld. De uitvoering van het Kompasprogramma gebeurt door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN). Het SNN dient jaarlijks verantwoording af te leggen aan het Ministerie van EZ. Een informatieprofiel omschrijft waaraan deze verantwoording dient te voldoen. Dit jaar onderzocht de Algemene Rekenkamer in hoeverre er sprake is van discretionaire bevoegdheid bij het SNN bij de uitvoering van de IPR Er zijn zowel eindafrekeningen als voorschotbetalingen beoordeeld. Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer gekeken naar de opzet en werking van de reviewconstructie. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

47 De IPR 2000 heeft als doel om de noordelijke economie en werkgelegenheid te versterken. Dit geschiedt door het verstrekken van investeringspremies aan stuwende ondernemingen voor vestigings-, herstructurerings- en uitbreidingsprojecten. Er is sprake van een stuwende onderneming als een onderneming kan aantonen minimaal 50% van haar omzet te kunnen halen uit de regio buiten de provincies Groningen, Friesland, Drenthe en het noorden van de provincie Overijssel. Daarnaast mag een onderneming door haar aard niet aan een bepaalde vestigingsplaats zijn gebonden. De premiabele investeringssom is aan een minimum- en een maximumbedrag gebonden. De bedrijfsmiddelen dienen permanent op de bedrijfslocatie aanwezig te zijn en een redelijk deel van de projectkosten (circa 25%) moet uit eigen middelen kunnen worden gefinancierd. Het budget 2002 voor de vestigings- en herstructureringsprojecten bedraagt 11,1 miljoen. Voor de uitbreidingsprojecten bedraagt deze 12,5 miljoen. De Eenheid Accountancy van de Provincie Friesland (EAF) voert een integrale controle uit op de rechtmatigheid van de einddeclaratie van de gesubsidieerde onderneming. Deze einddeclaratie is voorzien van een accountantsverklaring van de accountant van de betreffende onderneming. Bevindingen De periode waarover de stuwende dienstverlening moet worden vastgesteld ligt niet vast in de IPR Als beleidslijn hanteert het SNN een periode van 12 maanden. Het SNN heeft de beleidsvrijheid een kortere periode te hanteren voor het vaststellen dat een onderneming stuwend is. Evenmin ligt vast op welk moment het tijdvak voor het meten van het stuwend karakter begint. Ook op dit punt heeft het SNN beleidsvrijheid. De subsidievoorwaarden geven op een aantal plaatsen ruimte voor discretionaire bevoegdheid zoals bij artikel 6, lid 4 waarin is aangegeven dat in bijzondere gevallen een project, dat in beginsel niet premiabel is, met een vestigings-, uitbreidings- of een herstructureringsproject kan worden gelijkgesteld. Een verzoek daartoe dient door de gedeputeerde staten van de provincie schriftelijk bij het SNN te worden ingediend. De Algemene Rekenkamer heeft bij haar onderzoek één subsidieverstrekking aangetroffen waarbij gebruik is gemaakt van genoemd artikel. Hierbij was een dergelijk verzoek van provinciale staten ingediend. De EAF rapporteert aan het SNN. Het SNN kan van de aanbevelingen van de EAF afwijken. Vervolgens stelt de SNN de definitieve premie vast. Op basis van onder meer de Kaderwet EZ-subsidies heeft het SNN de bevoegdheid om terug te vorderen dan wel een korting toe te passen. Op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht (verstrekking van onjuiste of onvolledige informatie) kan indien er sprake is van een vastgestelde premie, tot vijf jaar na de vaststelling, worden gewijzigd of ingetrokken. Uit onderzoek van de verstrekte voorschotten bleek dat het SNN had betaald aan een bedrijf met een slechte financiële positie. Kort na betaling is het bedrijf failliet gegaan. Alvorens tot deze betaling over te gaan heeft het SNN, vanwege de minder rooskleurige financiële positie van die onderneming, nadere informatie ingewonnen (de door de huisaccountant van het betreffende bedrijf opgestelde en gewaarmerkte liquiditeitsprognoses; beoordeling van afgesloten financieringsovereenkomsten van het bedrijf). Verder zijn bij de voorschotbetalingen en bij de vaststelling van de definitieve premie geen onvolkomenheden gebleken. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

48 De huisaccountant van een onderneming geeft een accountantsverklaring inzake de rechtmatigheid bij de einddeclaratie af. Hiervoor is geen controleprotocol. De EAF onderzoekt alle verzoeken tot eindafrekening. De rapportage van de EAF betrekt het SNN bij de opstelling van de eindafrekening. De EAF ontvangt een afschrift van de definitieve eindafrekening van het SNN. De EAF houdt een interne registratie bij van alle door haar onderzochte projecten waarbij het SNN afwijkt van de rapportage van de EAF. De rapportage van de EAF geven de Algemene Rekenkamer geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. De controle van de door het SNN opgestelde jaarrekening wordt gecontroleerd door een openbaar accountantskantoor. Deze controle geschiedt mede aan de hand van een controleprotocol van het Ministerie van EZ. Dit protocol dient tevens als toetsingskader voor de review door de departementale auditdienst. De auditdienst van het Ministerie van EZ voert een review uit naar de rechtmatigheid van de IPR De review 2001 van de departementale auditdienst heeft geen bevindingen van materieel belang opgeleverd. Conclusie Bij het onderzoek van de Investeringspremieregeling Noord-Nederland 2000 (IPR 2000) is niet gebleken dat het SNN gebruik heeft gemaakt van een ruimere beleidsvrijheid dan uit de onderzochte regeling blijkt. Het is de Algemene Rekenkamer gebleken dat de opzet en werking van de reviewconstructie voldoet. In het proces van voorschotverstrekking aan één onderneming heeft het SNN, naar de opvatting van de Algemene Rekenkamer, minder alert gereageerd op signalen over de financiële positie van de betreffende onderneming. De Algemene Rekenkamer beveelt aan de periode waarover het stuwende dienstverlenende karakter moet worden berekend in de regelgeving vast te leggen. De Algemene Rekenkamer beveelt tevens aan om in geval van afwijking van de rapportage van de EAF naast een afschrift van de definitieve eindafrekening van het SNN tevens gemotiveerd vast te leggen waarom is afgeweken en de EAF hiervan in kennis te stellen Specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie Bij haar onderzoek naar specifieke uitkeringen over 2001 constateerde de Algemene Rekenkamer bij de specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie dat het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik onvoldoende gewaarborgd was en daardoor ontoereikend was. De verantwoordingstructuur bij deze specifieke uitkering voorzag niet in een jaarlijkse accountantsverklaring bij de uitgaven, maar aan het einde van de totale looptijd. Hierdoor werd het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik voor de als voorschot verstrekte gelden op gemeentelijk niveau in de tussenliggende periode onvoldoende afgedekt. De Algemene Rekenkamer merkte dit aan als een onvolkomenheid. De minister vond deze kritiek niet terecht, aangezien het vijfjarig verantwoordings- en controletijdvak verankerd is in de Wet stedelijke vernieuwing. Bevindingen De Algemene Rekenkamer heeft haar standpunt over de controle- en verantwoordingsstructuur, in vergelijking met 2001 aangepast. Het kader voor het rechtmatigheidsonderzoek van de Rekenkamer ligt vast in de Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

49 Comptabiliteitswet. Aan de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het Rijk wordt de eis gesteld dat deze tot stand komen in overeenstemming met begrotingswetten en andere wettelijke regelingen (waaronder de Wet stedelijke vernieuwing). In de wettelijke regeling hebben de Staten-Generaal besloten om af te zien van een jaarlijkse verantwoording. Op grond van de Wet stedelijke vernieuwing is een jaarlijkse verantwoording niet vereist. Genoemde specifieke uitkering voldoet aan wet- en regelgeving. De verantwoordingen van gemeenten dienen als input voor de verantwoording in 2005 over de niet-fysieke stadseconomie. Om te voorkomen dat de wijze van verantwoorden per gemeente zou kunnen verschillen, is het Ministerie van EZ voornemens een inventariserend onderzoek bij de gemeenten uit te voeren om te komen tot voorschriften voor de verantwoording over de periode Conclusie Er is geen sprake meer van een onvolkomenheid zoals deze in het rechtmatigheidsonderzoek over 2001 werd geconstateerd bij de specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie. De Algemene Rekenkamer houdt wel haar bedenkingen tegen de vijfjaarlijkse verantwoording, omdat deze op gespannen voet staat met de jaarlijkse verantwoording over uitgaven door de minister. In het algemeen deel van haar rapporten bij de jaarverslagen 2002 zal de Algemene Rekenkamer nader ingaan haar bijgestelde standpunt. De Algemene Rekenkamer zal in haar rechtmatigheidsonderzoek over 2003 beoordelen of verantwoording over de niet-fysieke stadseconomie mogelijk is Milieu Actieplan (MAP) energiedistributiebedrijven In 1997 hebben energiedistributiebedrijven in de Wet Energiedistributie (WED) als taak opgedragen gekregen «het bevorderen dat doelmatig en milieuhygiënisch verantwoord gebruik wordt gemaakt van energie door zowel het distributiebedrijf zelf als door verbruikers van elektriciteit, gas of warmte.» Tot en met 2000 heeft de energiedistributiesector met het Milieu Actieplan (MAP) invulling gegeven aan die taak. De energiebedrijven mochten een toeslag op de tarieven van gas en elektriciteit in rekening brengen om de maatregelen in het MAP te bekostigen. Het MAP is in 2000 beëindigd. Evenals het programma niet-fysieke stadseconomie kent het MAP van de energiedistributiebedrijven een controle- en verantwoordingsstructuur, waarbij pas achteraf verantwoording wordt afgelegd over de rechtmatigheid. De Algemene Rekenkamer heeft het toezicht van de minister van EZ op de uitvoering van de wettelijke milieutaak onderzocht en hierover op 28 oktober 1999 een rapport uitgebracht. 19 Zij concludeerde dat de minister van EZ onvoldoende zekerheid had over de rechtmatigheid van de inkomsten en uitgaven (en onvoldoende inzicht had in de doelmatigheid) van het MAP. In haar reactie op het onderzoek heeft de minister toegezegd een rechtmatigheidstoets te laten uitvoeren voor de jaren Rapport Milieutaak energiebedrijven: verslaglegging en toezicht. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nrs Bevindingen De rechtmatigheidstoets op de besteding van MAP gelden door de energiebedrijven wordt uitgevoerd in opdracht van EnergieNed, Federatie van Energiebedrijven in Nederland, en bestaat uit twee fasen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

50 Bij de eerste fase van de rechtmatigheidstoets is onderzocht of het uitvoeren van een rechtmatigheidstoets mogelijk is. Hiertoe worden de vereiste gegevens door de energiebedrijven aangeleverd en wordt vastgesteld of gegevens benaderbaar zijn voor controle. Er was vertraging opgetreden in het aanleveren van de noodzakelijke gegevens door betrokken ondernemingen. Inmiddels heeft de Algemene Rekenkamer van het Ministerie van EZ vernomen dat het rapport omtrent de technische haalbaarheid van een rechtmatigheidsonderzoek is opgeleverd en dat de rechtmatigheidstoets uitvoerbaar is. Met de tweede fase van de rechtmatigheidstoets kan gestart worden. Het Ministerie van EZ heeft EnergieNed bij brief en in periodiek overleg aangedrongen op de voortgang van de rechtmatigheidstoets. EnergieNed heeft vervolgens haar leden verzocht de gegevens ten behoeve van de rechtmatigheidstoets tijdig aan te leveren. Conclusie De minister is haar toezegging om de rechtmatigheidstoets over de periode uit te voeren tot op heden nog niet nagekomen. Het Ministerie van EZ heeft evenwel de energiebedrijven aangespoord zich aan de gemaakte afspraken te houden. De Algemene Rekenkamer kwalificeert om deze reden dit jaar de vertraging als geringe of geen onvolkomenheden. De Algemene Rekenkamer dringt aan op een spoedige uitvoering van de rechtmatigheidstoets. Zij zal in haar rechtmatigheidsonderzoek over 2003 de afloop nagaan Melding incidentele subsidie aan de Staten-Generaal Op grond van de Kaderwet EZ-subsidies 20 kan de minister van EZ incidentele subsidies met een looptijd groter dan vier jaar slechts verstrekken indien de voorgenomen subsidieverstrekking in de begroting is gemeld óf beide Kamers der Staten-Generaal tevoren schriftelijk hiervan op de hoogte zijn gesteld. Bevindingen Een incidentele subsidie aan een onderzoeksprogramma heeft een looptijd van zes jaar. De subsidieverstrekking is niet in begroting opgenomen en zou dus aan de Eerste en Tweede Kamer gemeld moeten worden. Deze melding heeft echter niet plaatsgevonden. De totale EZ-bijdrage aan het programma is 5,5 miljoen. Inmiddels is de subsidie gemeld in de begroting 2003, budgettaire gevolgen voor het beleid zijn hierbij echter niet aangegeven. Conclusie De Algemene Rekenkamer kwalificeert het niet vooraf melden van de incidentele subsidie aan beide Kamers der Staten-Generaal als een onvolkomenheid in het financieel beheer. Bovendien merkt zij de committering over 2002 ad 1,8 miljoen aan als onrechtmatig door het ontbreken van een wettelijke grondslag. De Algemene Rekenkamer beveelt aan om in het vervolg bij melding van incidentele subsidies ook de budgettaire gevolgen van het beleid te vermelden. 20 Staatsblad 1997, nr. 638, artikel 4. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

51 Ontvangsten inzake de Mijnbouwwet De mijnwetontvangsten maken deel uit van de aardgasbaten en zijn een winstaandeel, respectievelijk Staatsaandeel dat winners van gas betalen voor vergunningen en concessies op grond van wettelijke heffingen. Met deze ontvangsten was over 2002 een bedrag van 741,9 miljoen gemoeid. Bevindingen Met ingang van 1 januari 2003 is de heffing en invordering van verschuldigde afdrachten in het kader van de Mijnbouwwet overgedragen aan de Rijksbelastingdienst. Het Ministerie van EZ blijft echter verantwoordelijk voor deze ontvangsten. Er zijn nog geen schriftelijke afspraken tussen de Belastingdienst en het Ministerie van EZ omtrent toezicht, verantwoording en controle gemaakt. Inmiddels heeft op ambtelijk niveau wel overleg plaatsgevonden. Conclusie De Algemene Rekenkamer dringt bij de minister van EZ aan op korte termijn afspraken vast te leggen in een overdrachtsprotocol Compensatie kolenvergasser Demkolec en stadsverwarmingsprojecten De Algemene Rekenkamer vraagt evenals in haar rechtmatigheidsonderzoek 2001 aandacht voor een spoedige afronding van de bij de Overgangswet Elektriciteitsproductiesector 2000 behorende ministeriële uitvoeringsregeling, teneinde de betrokken elektriteitsproductiebedrijven de noodzakelijke zekerheid te bieden bij de verleende compensatie. De ministeriële regeling kon tot dusver nog niet worden afgrond omdat de behandeling van de overgangswet controversieel is verklaard Netherlands Consultant Trust Fund Program van de Wereldbank Eind 2001 is het Ministerie van EZ ervan in kennis gesteld dat zich onregelmatigheden hebben voorgedaan bij het beheer van Consultant Trust Funds bij de Wereldbank. Volgens een voorlopig rapport van de Internal Auditing Department was bij het Netherlands Consultant Trust Fund sprake van uitgaven, die voor $ 1,3 miljoen als onrechtmatig werden aangemerkt. Daarnaast bestond voor $ 1,8 miljoen onzekerheid over de rechtmatigheid. Het management van de Wereldbank zou een voorstel doen om tot afwikkeling van deze kwestie te komen. Mede gelet op deze problematiek zou de opzet van het beheer van de overige trustfunds in overleg met de uitvoerder Senter worden geëvalueerd. Bevindingen Het Ministerie van EZ heeft inmiddels een definitief rapport over het onderzoek naar de onregelmatigheden ontvangen. Naar aanleiding van dit onderzoek heeft de Wereldbank de ten onrechte ten laste van het EZ-Fund geboekte betalingen ter waarde van $ 1,97 miljoen aan het Ministerie van EZ terugbetaald. Het Ministerie van EZ heeft besloten de Trustfundprojecten per 2005 te beëindigen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

52 Ook het Ministerie van Buitenlandse Zaken kende deze problematiek. Hiervoor wordt verwezen naar het rapport bij het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken Integriteitsbeleid Naar aanleiding van een onderzoek van de Algemene Rekenkamer 21 heeft het Ministerie van EZ maatregelen genomen ter voorkoming van aantasting van integriteit binnen haar departement. Het integriteitsbeleid is vastgelegd in de Regeling uitvoering integriteitsbeleid. Deze regelt onder meer de eed en belofte, nevenwerkzaamheden en het aannemen van geschenken. Daarnaast is een adviseur integriteit aangewezen en is een centraal aanspreek- en registratiepunt ingesteld. Dit brengt jaarlijks verslag uit over de gemelde nevenwerkzaamheden en geschenken en inbreuken op de integriteit en de in dat kader getroffen maatregelen. In 2001 is een oriënterend onderzoek uitgevoerd op basis waarvan een aanbeveling is gedaan om bij de eerstvolgende evaluatie van het integriteitsbeleid een (pilot-)audit uit te voeren naar het integriteitsbeleid. Het plan van aanpak is gereed en is goedgekeurd door het Bedrijfsvoeringscollege. Nu wordt het referentiekader ontwikkeld dat als norm voor de audit gaat dienen Conclusie Op grond van haar bevindingen is de Algemene Rekenkamer van oordeel dat het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties in 2002 voldeden aan de daaraan gestelde eisen met uitzondering van de onvolkomenheden in het contractbeheer, de naleving van het VIR, het financieel beheer van de agentschappen EVD en Novem, het financieel beheer van het DG Telecommunicatie en Post en het niet melden van een incidentele subsidie aan de Staten-Generaal. 3.6 Conclusies en aanbevelingen Onderstaande tabel geeft een overzicht van de conclusies van de Algemene Rekenkamer over de verschillende bedrijfsvoeringsaspecten van het Ministerie van EZ. 21 Tweede Kamer , , nr. 2, Integriteitsbeleid bij het Rijk: stand van zaken. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

53 Figuur 5 Oordelen over bedrijfsvoering Economische Zaken (XIII) Accountantscontrole Financiële informatie Bedrijfsvoering* Administratieve en uitvoeringssystemen Beschrijving en onderhoud AO Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid (VIR) Centraal Bureau voor de Statistiek Directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement (POI) DG Telecommunicatie en Post** Transactie-uitgaven Contractbeheer Overdrachtsuitgaven EU-geldstromen Misbruik en oneigenlijk gebruik Specifieke uitkering niet-fysieke stadseconomie Melding incidentele subsidie Agentschap(pen) Agentschap EVD Aansturing EVD Tijdelijk agentschap Novem** Ernstige onvolkomenheden Geen of geringe onvolkomenheden Onvolkomenheden * Financieel beheer en materieelbeheer en daartoe bijgehouden administraties. ** Agentschap Novem en het Directoraat-Generaal Telecommunicatie en Post (DG TP) zijn nieuwe dienstonderdelen van het Ministerie van EZ. Van het DG TP zijn de gegevens over 2001 ontleend aan het rechtmatigheidsonderzoek bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

54 4 BELEIDSINFORMATIE 4.1 Inleiding De Tweede Kamer heeft bij aanvang van het ontwikkelingstraject VBTB steeds benadrukt de betrouwbaarheid van gegevens in de begroting en het jaarverslag van belang te vinden. Dit geldt ook voor de beleidsinformatie. Deze informatie over beleid is in toenemende mate van belang bij de begroting en verantwoording. De beleidsinformatie moet direct of indirect iets zeggen over prestaties, effecten, kosten, doelmatigheid en doeltreffendheid. In artikel 82 van de Comptabiliteitswet 2001 is vastgelegd dat de Algemene Rekenkamer een oordeel geeft over: de totstandkoming (proces) van de niet financiële informatie; de kwaliteit (product) van niet-financiële informatie in het jaarverslag. Bij het uitvoeren van deze wet stuit de Algemene Rekenkamer op een complicerende factor, namelijk dat er nog geen normen bestaan voor niet-financiële (beleids)informatie. Evenmin is er een bijbehorende controlestructuur opgezet. Bovendien doet de departementale auditdienst volgens artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001 slechts onderzoek naar de «deugdelijke» totstandkoming van niet-financiële informatie. Hierdoor kan de Algemene Rekenkamer niet, zoals gewoonlijk bij andere onderzoeksobjecten, gebruikmaken van de departementale voorcontrole. Met de motie-van Walsem 22 heeft de regering de opdracht gekregen om te zorgen voor een uitwerking van normen en controlestructuur. Deze moeten worden toegepast met ingang van de begrotingscyclus 2005 (zie ook hoofdstuk 1). Dit betekent dat de Algemene Rekenkamer voor het verslagjaar 2002 nog geen volledig oordeel kan geven over de (totstandkoming van) beleidsinformatie. Wel heeft de Algemene Rekenkamer getoetst of de beleidsinformatie in het jaarverslag minimaal voldoet aan de verslaggevingseisen ( 2.2.1). Op basis van deze bevindingen is het oordeel in hoofdstuk 2 tot stand gekomen. Om nadere invulling te geven aan haar taken heeft de Algemene Rekenkamer een verdiepingsonderzoek uitgevoerd naar een beperkt aantal prestatiegegevens voor één beleidsartikel. Zij heeft zo een eerste indruk gekregen van de kwaliteit van de beleidsinformatie en de totstandkoming daarvan. Met het verdiepingsonderzoek wil zij tevens de ontwikkeling en toepassing van normen bevorderen. Het volgende beleidsartikel en de twee prestatiegegevens zijn in het verdiepingsonderzoek betrokken: Beleidsartikel 4 «Doelmatige en duurzame energievoorziening». Prestatiegegevens: (1) aantal energiebesparingsplannen geaccordeerd; (2) hoeveelheid broeikasgasreducties. 22 Motie-Van Walsem, Tweede Kamer, vergaderjaar , en , nr. 24. De keuze voor het beleidsartikel en de beide prestatie-indicatoren zijn in overleg met het ministerie tot stand gekomen. De keuze van de Algemene Rekenkamer is in dit eerste jaar gericht geweest op beleidsgegevens waarvan de bewerking van de informatie plaatsvindt bij de bron. Verwacht mag worden dat deze beleidsgegevens ordelijk en controleerbaar tot stand komen. Aan de zeer beperkte en selecte steekproef mogen geen algemene conclusies worden verbonden. Onderstaande bevindingen moeten dan ook gelezen worden in het licht van het groeitraject: de nadruk ligt op het Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

55 belang van (de uitwerking van) de eisen die aan de totstandkoming en kwaliteit van de beleidsinformatie gesteld kunnen worden. Zowel goede voorbeelden als knelpunten die om een oplossing vragen worden beschreven. 4.2 Gehanteerde normen Onderstaande tabel geeft aan welke criteria zijn gehanteerd voor de beoordeling van respectievelijk de kwaliteit van de beleidsinformatie in het jaarverslag en de totstandkoming van de beleidsinformatie. Voor de artikelen die verdiepend zijn onderzocht is aangegeven welke normen in het onderzoek zijn betrokken. De Algemene Rekenkamer verbindt hieraan nog geen oordeel. De definities van de gehanteerde normen en begrippen zijn opgenomen in de verklarende woordenlijst (bijlage 4). Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr

56 Figuur 6 Beoordelingskader beleidsinformatie Economische Zaken (XIII) Inventariserend onderzocht In oordeel Jaarverslag betrokken Beleidsartikel en overige elementen Kwaliteit beleidsinformatie (product) Verslaggevingseisen Begrijpelijkheid Vergelijkbaarheid Relevantie Betrouwbaarheid 1 Werking binnenlandse markten 2 Bevorderen van innovatiekracht 3 Bevorderen ondernemingsklimaat 4 Doelmatige en duurzame energievoorziening 5 Buitenlandse economische betrekkingen 6 Vitale belangen ten tijde van crises 7 Beheer bodemschatten 8 Economische analyses en prognoses 9 Voorzien in maatschappelijke behoefte aan statistieken 10 Effectieve telecommunicatie- en postmarkt Totstandkoming beleidsinformatie (proces) Vormvereisten voor vastlegging Normen voor informatieverzameling Normen voor informatie verwerking Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr