Opstartbijeenkomst Nederlandse normcommissie Compliance Programs

Transcriptie

1 Opstartbijeenkomst Nederlandse normcommissie Compliance Programs 11 december 2012 Dick Hortensius Managementsystemen Emiel Verhoeff Business Development 1

2 Doel bijeenkomst Informeren over de status van compliance programs in ISO Bepalen of de Nederlandse markt actief wil deelnemen Oprichting: deelnemers en financiering NL speerpunten en belang? inbrengen bij ISO/TC 2

3 Agenda uur Welkomstwoord en voorstelronde uur Status ISO normontwikkeling Compliance Management Dick Hortensius uur Korte toelichting ISO en NEN normalisatieprocesdick Hortensius uur Commentaren ISO-leden op Proposal Australië Dick Hortensius 14:15 uur Speerpunten en belang Nederland In te brengen nationale initiatieven en documenten uur Pauze 15:00 uur Toelichting deelname en financiering Voorlopig budget commissie 2013 Dick Hortensius Emiel Verhoef uur Belangenvertegenwoordiging en oprichting Emiel Verhoef Procedure keuze voorzitter uur Delegatie naar ISO-vergaderingen Dick Hortensius uur Samenvatting en vervolgafspraken Dick Hortensius uur Rondvraag en sluiting Dick Hortensius 3

4 Voorstelronde - Wie vertegenwoordigt u? - Wat is uw belang voor deelname? 4

5 Processtappen Voorstel (Australië) Informeren en behoeftepeiling -leden stemming (1 sept) NEN Positief met commentaar Voorstel goedgekeurd Oprichting ISO Project Committee Belang en draagvlak participatie? Belanghebbenden + financiering Oprichting NL normcommissie Eerste vergadering PC 271 Actieve deelname normontwikkeling 5

6 Stand van zaken ISO-commissie ISO/PC 271 Compliance Programs Secretariat: Ms Julia Dropmann (SA, Australia) Chairperson: Mr Martin Tolar (Australia) 10 P-members 10 O-members 1 Work item: NP Eerste vergadering: 8-12 april 2013 in Sydney 6

7 Members ISO/PC 271 P-members: Argentina (IRAM) Austria (ASI) Australia (SA) Canada (SCC) France (AFNOR) Malaysia (DSM) Netherlands (NEN) Singapore (SPRING SG) Spain (AENOR) Switzerland (SNV) O-members Czech Republic (UNMZ) Finland (SFS) Germany (DIN) Greece (ELOT) Japan (JISC) New Zealand (SNZ) Poland (PKN) Thailand (TISI) USA (ANSI) United Kingdom (BSI) 7

8 Relatie NEN-CEN-ISO Mondiaal niveau (ISO) 163 leden (sinds 1947) NEN-(EN-)ISO normen (> ISO) Vrijwillig overnemen in Nederland Europees niveau (CEN) 27 EU+Kroatie+Turkije+EFTA(Ice./Nor./Zwits.) NEN-EN normen (> EN) Verplicht overnemen in Nederland Vienna Agreement: samenwerken Nationaal niveau (NEN) NEN normen Toegangspoort naar CEN en ISO 8

9 Creëren van mondiaal draagvlak Delegatie/stem/ commentaar Nationale Normnommissie mirror committee Mondiaal normalisatie proces ISO Technische Commissie Delegaties + stem andere landen documenten

10 Fasering normontwikkeling

11 Proces ontwikkeling ISO norm Meeste invloed op inhoud Project proposal Draft Standard Project Committee Working Group Technical Committee National Standards Body USER Stemronde (2x): inhoudelijk & redactioneel ISO Standard Timeframe: 3 years National implementation Normalisatie: de wereld op één lijn 11

12 Reacties en commentaren Nederlandse speerpunten 12

13 Stemming op NWIP Compliance programs 21 stemmen uitgebracht 14 voor Argentinië, Australië, Oostenrijk, Canada, Frankrijk, Maleisië, Nederland, Nieuw-Zeeland, Polen, Singapore, Spanje, Thailand, Verenigde Staten, Zwitserland 5 tegen Duitsland, Finland, Griekenland, Japan, Verenigd Koninkrijk 2 onthouding België, Tsjechië 13

14 Commentaren ISO-leden (I) Pro: nuttig instrument om compliance management binnen organisaties in te richten Gestructureerd Bevordert naleving Referentie voor self-assessment en benchmarking Contra: market relevance niet duidelijk Andere normen/richtlijnen vullen dit al in Te algemeen, zal onvoldoende handvatten bieden Relatie verantwoordelijkheden/bevoegdheden overheid 14

15 Commentaren ISO-leden (II) Aandacht nodig voor overlap/relatie met ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 14001(milieumanagement), ISO (asset management), ISO (risk management), ISO (MVO) Balans vinden tussen voldoende detail/guidance en voldoende generiek/algemeen toepasbaar Aandacht voor verschillende regelgevende kaders Niet eisenstellend, geen certificatie 15

16 Commentaren ISO-leden (III) Onduidelijkheid: MSS <-> programs Teveel focus op gedocumenteerd proces, te weinig risk-based Relatie leggen tussen corporate governance, risk management en compliance management Aandacht voor behavioral and integrity aspecten 16

17 Commentaren ISO-leden (IV) Andere gerelateerde documenten: OECD Good practice guidance on internal controls, ethics and compliance ICC rules on combating corruption BS 8453:2011 compliance framework for regulated financial services firms IDW/PS 980 Grundsätze ordnungsmäßiger Prüfung von Compliance Management Systemen Sentencing guidelines (USA) 17

18 NL commentaar (I) Duidelijkheid nodig over soort norm en relatie tot andere ISO(managementsysteem)normen Guidance on compliance programs/management To assist users of ISO MSS to establish compliance programs as part of existing MS as well as other users Not intended for certification Interest in benchmarking of compliance management 18

19 Positionering ISO standard for compliance programs Examples: Automotive Aerospace Medical devices Sector MSS Guideline on compliance programs Generic MSS Quality management Environment MSS Food Safety MSS MSS CORE ELEMENTS = ISO Guide 83 (HLS) + Element Guidance Aspect guidance Toolkit standards 19

20 NL commentaar (II) Address linkages between corporate governance, risk management and compliance management Address behavorial and integrity aspects of compliance management Applicability to SME Relevant national documents may be provided at a later stage (bijv position paper Olivier of SIO-norm) 20

21 Vragen? Normalisatie: de wereld op één lijn 21

22 Deelname en financiering normcommissie 22

23 Deelname & Financiering van normalisatie Verschillend per land! In Nederland door stakeholders (pay to play) Normontwikkelaars - normkopers Financieringsbudget (gewenste activiteiten nc - ondersteuning NEN ) Verdeling van de kosten belang & draagkracht Brede vertegenwoordiging van stakeholders > draagvlak opstellen, gebruik en internationale vertegenwoordiging. Normalisatie: de wereld op één lijn 23

24 Indicatie begroting 2013 Jaarlijkse activiteiten NEN Benodigde dagen Basis (commissieplan, afhandeling financiële zaken, ledenadministratie, projectmanagement, e.d.) 4 Werkprogramma (documentverwerking en beheer, voorbereiden + communicatie internationale vergaderingen, e.d.) 7 Vergaderingen NL (4 x: voorbereiding, secretariaat, verslaglegging, actiepunten, e.d.) 10 Deelname NEN consultant internationale vergaderingen 8 Kenbaarheid (persbericht, internet, promotie, ) 1 Totaal 30 dagen Totaal 2013 (dagtarief 1.104) exclusief reis en verblijf van delegaties voor internationale vergaderingen

25 Deelname normcommissie Stakeholdercategoriën 1. Directe gebruikers 2. Voorwaardenscheppende partijen 3. Adviserende organisaties 4. Uitvoerende, toepassende, dienstverlenende organisaties 5. Producenten product (nvt) 6. Producenten aanhangend producten/diensten 7. Onderzoeks- en kennisinstellingen 8. Controlerende instanties 9. Wetgevende instanties 10. Bestaande/nieuwe initiatiefnemers 11. Contextbepalers grotere geheel 25

26 Financieringsverdeling Categorie Bijdrage (excl. BTW) Brancheorganisaties (Semi) Overheden Bedrijven Beroepsorganisaties Onderzoeksinstellingen, onderwijsinstellingen, stichtingen Eenmanszaken, ZZP-ers 1.000

27 Agendapunt 6 Besluit oprichting normcommissie Beleidscommissie stelt in 27

28 Benoeming leden en voorzitter Voorzitter Aangemeld: Aldo Kroon (Practive, internationaal, bekend met Australisch model & ACI) Sylvie Bleker-van Eyk (vanuit VU / Bouwbedrijf) Andere gegadigden? Leden van de commissie Secretaris (Dick Hotensius; managementsystemen)

29 Voorzitter: Leidt de vergadering; Stelt zich onafhankelijk op; Stuurt aan op consensus; Voorgedragen door normcommissie en benoemd door beleidscommissie. Vaak is de voorzitter van een normcommissie een bekend persoon uit het betreffende werkveld Normalisatie Additive Manufacturing

30 Leden van de normcommissie: Zijn ter zake deskundigen; Hebben zitting namens de organisaties of instellingen waardoor zij zijn voorgedragen; Behartigen gezamenlijk de bij de normalisatie betrokken belangen voor Nederland; Kunnen, na overleg, namens de normcommissie communiceren; Worden benoemd door de beleidscommissie; Belangrijkste taak is het actief bijdragen aan de werkzaamheden van de commissie. Zie verder: Handleiding Commissieleden Statuten en Huishoudelijk reglement

31 NEN-secretaris: Projectmanagement en verslaglegging; Bevordert deelname van belanghebbenden; Begeleiding van NC-leden in proces; Verwerkt stemadviezen op internationale voorstellen en eventuele commentaren daarop; Correspondeert met de internationale normalisatie-organisaties CEN en ISO en met buitenlandse normalisatiebureaus; Werkt mee aan de eindredactie van nationale normen; Ledenadministratie; Archivering, beheer; Zorgt voor het volgen van de juiste procedures; Verzorgt algemene zaken zoals: normpromotie, persberichten PR, contacten met normcommissies, etc.

32 Vervolgafspraken 32

33 Vervolg Praktische afspraken NEN maakt een verslag van deze bijeenkomst Aanmeldingsformulieren voor 1 januari 2013 naar NEN Oprichting normcommissie (formeel BC) Voorbereiding NL-inbreng in PC 271 Volgende NC vergadering februari/maart 2013 Eerste vergadering PC 271, 8-12 april 2013 in Sydney 33

34 Bedankt voor de discussie! Sven van NEN informeert en helpt je! Meer informatie? Neem contact op NEN Business Development Voor informatie over deelname aan normontwikkeling, marktverkenningen en initiatieven voor nieuwe afspraken, schemabeheer voor certificering, keurmerken en registers. Telefoon +31 (0) businessdevelopment@nen.nl 34

35 Nederlandse deelname P-membership? Meewerken aan voorbereiding van normen Actieve deelname aan de ISO/TC Stemmen en commentaar op alle documenten Experts afvaardigen Terugkoppelen naar nationale organisaties O-membership? Niet meewerken aan voorbereiding Ontwikkelingen volgen Stemmen en commentaar op DIS en FDIS Geen commitment