DE VERGADERGIDS VOORWOORD

Transcriptie

1 DE VERGADERGIDS Editie 2009 Hotel-Café-Restaurant Beveren N.V.Gentseweg 280, B-9120 Beveren-Waas, Tel +32(0) Fax +32(0) Website BTW:BE H.R:St Niklaas KBC VOORWOORD De Vergadergids is een overzichtelijke en informatieve gids voor iedereen die met vergaderingen, congressen of evenementen te maken heeft. Uw wens, uw keus Het zakelijk gebruik van hotel- en zaalfaciliteiten loopt sterk uiteen. Uw wensen op dit gebied willen wij vanzelfsprekend persoonlijk met u bespreken en vastleggen. Toch willen we onze ruime ervaring in de zakelijke markt graag met u delen. Bij vergaderingen onderscheiden we drie arrangementstypes. Deze vormen de rode draad in deze gids. Van basispakket tot Business Class. Vanzelfsprekend kunt u bij alle mogelijkheden het servicearrangement kiezen dat bij u past.

2 Voor een vlot verloop van het evenement zorgen wij voor een team dat u persoonlijk begeleid Welkom thuis Kortom: een gids met een sterk zakelijk karakter. Een gids over professionele aandacht voor onze gasten. We willen echter niet voorbijgaan aan een eigenschap die als geen ander past bij ons. Een eigenschap die wij koesteren en waar we trots op zijn: het thuisgevoel. Als gast presteert u pas optimaal als u zich ook daadwerkelijk thuis voelt. Dat is onze zorg. En daar kunt u op rekenen! Eric & Martine Van der Valk 1

3 De afdeling zaalreservering maakt het u gemakkelijk. De afdeling zaalreservering adviseert u graag bij uw keuze naar een geschikte vergader-,congresof trainingsruimte. Wij bekijken samen met u of de zaal geschikt is en adviseren u inzake zaalopstelling, catering, technische apparatuur en de toegepaste tarieven. De dag voor het evenement zal u door ons gecontacteerd worden om uw reservering te overlopen en het aantal deelnemers definitief te bepalen. Voor een bespreking met onze Banket & Salesafdeling, staan wij graag voor u klaar van maandag tot vrijdag, telkens van 8u tot 17u. Als u graag een bespreking wilt buiten deze uren of u wilt een zaal bezichtigen, kan dit enkel na afspraak. U kan dagelijks telefonisch met al uw vragen terecht bij de Banket & Sales afdeling. 2

4 Inhoudstafel VOORWOORD... 0 ALGEMENE VERKOOPS- EN RESERVERINGSVOORWAARDEN VERGADERZALEN... 4 SEMINARIEPAKKETTEN... 5 BASIS PACKAGE... 5 CONVENTION DEAL... 5 BUSINESS CLASS... 6 SEMINARIEPAKKETEN... 7 VOORMIDDAG SEMINARIEPAKKET... 7 NAMIDDAG SEMINARIEPAKKET MET LUNCH... 7 NAMIDDAG SEMINARIEPAKKET MET DINER... 8 RESIDENTIËLE SEMINARIES... 9 RESIDENTIEEL SEMINARIE І... 9 RESIDENTIEEL SEMINARIE ІІ AUDIOVISUEEL MATERIEEL HUURPRIJZEN PER DAG SUPPLEMENTEN SEMINARIES RECEPTIES NA VERGADERINGEN DRANKEN EN BROODJES ZAAL SPECIFICATIES HUURPRIJZEN ZALEN OVERZICHT ZALEN PLATTEGROND GELIJKVLOERS PLATTEGROND EERSTE ETAGE PLATTEGROND EERSTE ETAGE (2) KAMERSOORTEN ROUTEBESCHRIJVING MET DE WAGEN MET HET OPENBAAR VERVOER ALGEMENE VERKOOPSVOORWAARDEN ALGEMENE FACTUURVOORWAARDEN

5 Algemene verkoops- en reserveringsvoorwaarden vergaderzalen Wij hebben voor u 8 vergaderarrangementen uitgewerkt. Indien onze voorstellen ontoereikend zouden zijn, maken wij graag tijd vrij, om samen met u, een voorstel uit te werken dat aan al uw wensen voldoet. Als u meer informatie wilt, dan kan u gerust telefonisch contact opnemen. Als u wenst te reserveren kan u dat per fax, of per brief doen, waarop u onze reservatiebevestiging ontvangt. Pas bij ontvangst van de door u volledig ingevulde en ondertekende bevestiging zal uw zaalreservering alsook het aantal deelnemers door ons als gegarandeerd beschouwd worden. Enkel wijzigingen per fax ten laatste 24 uur voor de start van het evenement worden aanvaard en zullen bij vermindering van het deelnemersaantal aanleiding geven tot aanpassing van de rekening. De zaalschikking dient 1 week vooraf te worden doorgegeven, zo niet wordt de schikking door ons bepaald. Indien een zaal dient herschikt te worden zal een supplement aangerekend worden afhankelijk van het verrichte werk. We beschikken over 11 vergaderzalen. Verder bieden wij u Wireless Internet en een ruime parkeerplaats. Als hotelgast zijn fitness zaal en binnenzwembad met sauna en stoombad gratis ter beschikking. 4

6 Seminariepakketten Indien u opteert voor één van onderstaande seminariepakketten kan u tijdens uw meeting onbeperkt gebruik maken van de Executive lounge. De lounge ruimte is voorzien van een koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen aangepast aan het tijdstip van de dag. Basis package aan ( exclusief zaalhuur ) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Menu: Dagsoepje - Dagsuggestie - Dessert ( Water is tijdens de maaltijd inbegrepen ) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Convention deal aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) De lunch bestaat uit een drie-gangen suggestie-menu door onze chef samengesteld en steeds bereid met marktverse producten. De lunch wordt steeds vergezeld van de huiswijnen. Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Afloop: Nadien worden uw gasten ontvangen in onze bar Foyer waar hen één drankje wordt aangeboden. N.B.: Dit drankje kan ook als aperitief voorafgaand aan de lunch verbruikt worden. ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon voor dit gebeuren ) 5

7 Business Class aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Ontbijt: Er wordt een continentaal ontbijt aangeboden in het restaurant Mangerie ( volgens afspraak ) Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Aperitief De lunch bestaat uit een gastronomisch driegangen suggestie-menu door onze chef samengesteld en steeds bereid met marktverse producten. De lunch wordt vergezeld van water en aangepaste wijnen Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Er staat ook een overhead-projector met scherm en een flip-over klaar. Afloop: Bij afloop worden uw gasten opgewacht in onze bar Foyer waar zij enkele drankjes ( nl. drie per persoon ) kunnen nuttigen, vergezeld van borrelhapjes. ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon voor dit gebeuren ) 6

8 Seminariepakketen Voormiddag seminariepakket Standaard package van 08h00 tot 12h30 aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Menu Dagsoepje - Dagsuggestie - Dessert ( Water is tijdens de maaltijd inbegrepen ) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Namiddag seminariepakket met lunch Standaard package van 12h00 tot 18h30 aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Onthaal: Wij verwelkomen uw gasten met een aperitiefje aan de bar Foyer vanaf 12h00 Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Menu: Dagsoepje - Dagsuggestie - Dessert ( Water is tijdens de maaltijd inbegrepen ) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. 7

9 Namiddag seminariepakket met diner Standaard package vanaf 13h00 aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Diner: Na afloop genieten uw gasten van een diner in het restaurant Mangerie ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te dineren ) Menu: Voorgerecht - Dagsuggestie - Dessert ( Water en 2 glazen wijn zijn tijdens de maaltijd inbegrepen ) 8

10 Residentiële seminaries Residentieel seminarie І aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Menu: Wij voorzien een lunchgerecht ( Water is tijdens de maaltijd inbegrepen ) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Er staat ook een overhead-projector met scherm en een flip-over klaar. Ontvangst na vergadering: In de foyer wordt u een aperitief aangeboden ( 1 glas inclusief ) Diner: Driegangen diner met aangepaste wijnen en water ( tijdens het diner inclusief ) Overnachting & ontbijt: 1 overnachting in een deluxe kamer op basis van single bezetting. Ontbijtbuffet in het restaurant Mangerie van 06h30 tot 10h30 Het dagverloop van dit residentieel seminarie kan aangepast worden. Bijvoorbeeld aankomst om 18h00 waarna aperitief en diner, overnachting in een luxe-kamer, ontbijtbuffet gevolgd door de vergadering. 9

11 Residentieel seminarie ІІ aan (exclusief zaalhuur) Onbeperkt gebruik van de Executive lounge. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Menu Wij voorzien een lunchgerecht ( Water is tijdens de maaltijd inbegrepen ) Vergaderzaal: De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en verder voorzien wij water en muntjes. Er staat ook een overhead-projector met scherm en een flip-over klaar. Ontvangst na vergadering: In onze foyer wordt u een aperitief aangeboden ( 1 glas inclusief ). Diner: Driegangen diner met aangepaste wijnen ( tijdens het diner zijn inclusief ). Overnachting & ontbijt: 1 overnachting in een luxe-standaardkamer op basis van single bezetting. Ontbijtbuffet in het restaurant Mangerie van 06h30 tot 10h30. Lunch: Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie. ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon om te lunchen ) Menu Voorgerecht - Dagsuggestie - Dessert ( Water is tijdens de maaltijd inbegrepen ) Afloop: Bij afloop worden uw gasten opgewacht in onze bar Foyer waar hen één drankje wordt aangeboden. ( Indien de groep omvangrijk is voorzien wij een apart salon voor dit gebeuren ) 10

12 Audiovisueel materieel Huurprijzen per dag Dataprojector ( beamer ) Flip-over met 10 vellen papier Projectiescherm Overheadprojector met projectiescherm TV met video op roltafel Wit bord met stiften Podium met sprekersgestoelte Schrijfblok met pen 3.00 Alle andere speciale vergader- en geluidsapparatuur is op aanvraag verkrijgbaar. Supplementen seminaries Recepties na vergaderingen aan p.p. Vrije consumpties van tapbieren, frisdranken en huiswijnen, steeds vergezeld van borrelgarnituur Indien aangevuld met een assortiment koude en warme hapjes ( 3 p.p. ) supplement van 5.00 p.p. Duur van de receptie: 1 uur Dranken en Broodjes Mineraalwater prijs per liter 6.00 Diverse frisdranken prijs per liter 9.00 Fruitsap prijs per liter Huisgemaakte cake prijs per 10 stuks Sandwiches met divers beleg prijs per stuk 3.50 Sandwiches met luxe beleg prijs per stuk 3.75 Harde broodjes met divers beleg prijs per stuk 3.50 Harde broodjes met luxe beleg prijs per stuk 3.75 Thermoskan koffie of thee ( 10 kopjes ) Als u tijdens uw vergadering permanent een kelner ter uwer beschikking wenst, dan verzorgen wij dat graag voor 40 euro per kelner per uur. 11

13 Zaal Specificaties Huurprijzen zalen Inclusief standaard uitgerust met overheadprojector, scherm, flipover. C ZALEN DAG AVOND A B C Durbuy Madrid Barcelona Sydney Rome London Milaan Parijs Washington Tokyo San Francisco D New York Overzicht zalen CAT. ZALEN ETAGE Opp School Cinema U-vorm Blokvorm (m 2 ) 4p/tafel. A Lunch Diner Durbuy 1 e Madrid 1 e Barcelona 1 e Sydney GV Rome 1 e London 1 e Milaan 1 e Parijs 1 e B Washington GV Tokyo GV C San Francisco GV D New York GV Afgaande op de grootte van het evenement wordt een passende zaalcategorie vastgesteld. Deze categorie is afhankelijk van het soort evenement dat u wenst te organiseren, het aantal personen en het tijdstip. Zalen New York, San Francisco en Washington kunnen omgevormd worden tot 1 geheel / m² (Opp) Zalen San Fransisco en Washinton kunnen omgevormd worden tot 1 geheel / m³ (Opp) 12

14 Plattegrond Gelijkvloers Tokio: New York: Sydney: San Francisco: Washington: Lengte x breedte x hoogte 20.4 m x 11.0 m x 2.7 m 21.0 m x 15.0 m x 2.7 m 09.3 m x 06.0 m x 2.7 m 14.3 m x 13.2 m x 2.7 m 16.9 m x 12.3 m x 2.7 m 13

15 Plattegrond eerste etage Madrid: Rome: Barcelona: Durbuy: Milaan: Lengte x breedte x hoogte 09.0 m x 06.6 m x 2.7 m 09.0 m x 09.0 m x 2.7 m 13.0 m x 06.0 m x 2.7 m 05.1 m x 04.0 m x 2.7 m 15.6 m x 05.9 m x 2.7 m Terras Terras Terras Rome Madrid Opslag Terras Milaan Keuken Buffet Barcelona Vestiaire Up Up Up Up Durbuy 14

16 Plattegrond eerste etage (2) Parijs: Londen: Lengte x breedte x hoogte 15.0 m x 09.4 m x 2.7 m 11.0 m x 09.4 m x 2.7 m Terras London Keuken Parijs Up Koffie lounge Madrid, Milaan Durbuy, Barcelona Rome 15

17 Kamersoorten *** Alle kamers beschikken over een televisie met afstandsbediening, zithoek, bureau, telefoon, kluis en een terras of balkon Economy kamer Onze ruime standaardkamers zijn voorzien van badkamer met bad en aparte douche, haardroger en make-up spiegel. (niet aansluitend aan het hoofdgebouw) Deluxe Room non smoking smoking Onze luxe kamers zijn voorzien van badkamer met bad en aparte douche, haardroger en make up spiegel. Gratis draadloos internet. Superior Room non smoking Hedendaagse moderne luxe kamer met ingebouwde broekpers en strijkijzer, ijskastje, waterkoker. Flatscreen met afstandsbediening, zithoekje, bureau en telefoon. Badkamer met bad en aparte douche, haardroger en make up spiegel. Gratis draadloos internet Suites Suites: Amoralia, Pergola en Ambassade Deze luxe suites beschikken ruime open badkamer met tweepersoonsbad, luxe douche, haardroger en make-up spiegel. Airconditioning. Gratis draadloos internet. Vip suite Moderne, ruime kamer met airconditioning, een grote badkamer met privésauna en rustiek bad. Badjas en slippers. U heeft dus uw wellness in uw eigen kamer. Gratis draadloos internet. Avant-garde suite Ultra moderne suite ingericht door binnenhuisarchitect Els de Graeve. Voorzien van een verstelbaar Dorsoo bed, wetenschappelijk bewezen: correcte ondersteuning bij elke slaaphouding en gelijke drukverdeling over het hele lichaam. Een perfecte nachtrust is dus gegarandeerd! Badkamer met groot tweepersoonsbad, luxe douche, LCD TV.Airconditioning, directe telefoonlijn, gratis draadloos internet. 16

18 Routebeschrijving Hulst Beveren N419 St.-Niklaas N70 N485 E17 I16 Kennedy Tunnel N16 I15A Antwerpen Gent I15 Mechelen Met de wagen Gent : E17 afrit I15 St.-Niklaas Centrum. Na de afrit : volg richting St.-Niklaas (op N16) tot aan het eerste kruispunt. Draai voor de tunnel rechts af op de N70, richting Beveren-Antwerpen. Blijf op de N70 tot aan het tweede viaduct. Links van deze viaduct is Hotel Beveren gelegen. (Draai juist achter het viaduct links af). Antwerpen : E17 afrit I16 Melsele-Beveren. Na afrit, volg richting Melsele-Beveren tot einde N419, draai links af (richting Melsele-Beveren) op de N70. Blijf op de N70 (door het centrum van Melsele en Beveren) tot aan het eerste viaduct. Draai juist voor dit viaduct rechts af om Hotel Beveren te bereiken. Met het openbaar vervoer Op 5 minuten van het hotel is een bushalte "grote heidestraat" waar lijn 81 stopt. Antwerpen Linkeroever - Beveren - Westakkers - St. Niklaas St-Niklaas - Westakkers - Beveren - Antwerpen Linkeroever Voor de uurregeling kunt u terecht aan de balie of op 17

19 Algemene verkoopsvoorwaarden 1.Partij enerzijds verbindt er zich toe om het juiste aantal personen ten laatste 48 uur voor de aanvang van het feest te melden aan Hotel Beveren. Het is uitsluitend het laatst gemelde aantal dat in aanmerking wordt genomen voor het opstellen van de uiteindelijke afrekening en factuur en dit aantal is dan ook onherroepelijk. 2.De partij enerzijds verbindt er zich toe om de eventuele bijzondere tafelschikking alsmede de eventuele gehanteerde naamlijsten ten laatste 14 dagen voor de datum van het feest aan het Hotel Beveren over te maken. Na deze termijn kan er geen rekening mee gehouden worden. 3.Partij enerzijds verbindt er zich tevens om minstens 21 dagen voor de datum van het feest of activiteit 70 % van het aanvankelijk geraamd factuurbedrag te voldoen in handen van het Motel Beveren, of minstens hiervoor een bankwaarborg af te leveren. Bij gebreke aan de betaling van 70 % van de geraamde kostprijs, binnen de gestelde termijn, behoudt Motel Beveren het recht om de beoogde activiteiten te annuleren. 4.Partij enerzijds verbindt zich ertoe om, overeenkomstig de algemene factuurvoorwaarden, het saldofactuurbedrag binnen de 14 dagen na de factuurdatum te voldoen. Zij verbindt zich er tevens toe om, bij eventueel saldofactuurbedrag van beneden de 1300 dit bedrag te betalen op het einde van de activiteit of feest. 6.Bij het reserveren van een zaal, indien deze niet dienst doet als vergaderruimte, dient er steeds een voorschot van 250 betaald te worden. Enkel en alleen als dit voorschot voldaan is, wordt de reservering als definitief beschouwd. 18

20 Algemene factuurvoorwaarden Behoudens tegenstrijdige bepalingen welke door ons uitdrukkelijk en per geschrift werden bekrachtigd, worden alle contracten onder volgende voorwaarden afgesloten: 1. Alle facturen zijn contant te betalen, zonder korting, te Beveren. 2. Een intrest van 12 procent per jaar zal zonder voorafgaande aanmaning aangerekend worden voor de facturen die niet betaald zijn binnen 14 dagen na datum van de factuur. 3. Onze contractant aanvaardt dat iedere niet - uitvoering of gedeeltelijke uitvoering der betaling binnen de 14 dagen na de datum van de factuur, aanzien wordt als een contractuele fout art.1147 (Burgerlijk Wetboek). Partijen verklaren zich dan ook akkoord dat hiervoor een contractuele vergoeding zal verschuldigd zijn (zonder ingebrekestelling) van 10 procent op het bedrag van de factuur, met een minimum van 25. Deze vergoeding is dus automatisch verschuldigd ten titel van onherleidbaar en forfaitair schadebeding. In deze bedragen zijn de gerechtskosten niet inbegrepen. 4. Alle klachten van welkdanige aard ook, dienen om geldig te zijn op een schriftelijke en aangetekende wijze ons ter kennis te worden gebracht binnen acht dagen na factuurdatum. 5. Eventuele betwistingen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het rechtsgebied van NV Hotel Beveren. 6. Bij factuurbedragen lager dan 250,00, worden 10,00 administratiekosten aangerekend. 19