VERGADERGIDS Hotel Beveren Conference & Sales

Transcriptie

1 VERGADERGIDS Hotel Beveren Conference & Sales Gentseweg 280 Tel. : +32(0) B-9120 Beveren-Waas sales@hotelbeveren.be Tel. : +32 (0) Fax. : +32 (0) info@hotelbeveren.be Web. :

2 Inhoudsopgave 1 Verkoops- en reserveringsvoorwaarden vergaderzale AFDELING SALES & CONFERENCE ALGEMENE INFORMATIE SEMINARIES SEMINARIEPAKKETEN Economy package Business Package Deluxe Package Superior package RESIDENTIËLE SEMINARIES Residentieel seminarie I Residentieel seminarie II ZAALSPECIFICATIES Overzicht zalen SUPPLEMENTEN SEMINARIES Recepties na vergaderingen DRANKEN EN BROODJES EXTRA VERGADERMATERIAAL HOTEL KAMERS PLATTEGROND Begane grond Eerste verdieping (1) Eerste verdieping (2) ROUTEBESCHRIJVING Hotel Beveren Vergadergids

3 1 Verkoops- en reserveringsvoorwaarden Wij hebben voor u 6 vergaderarrangementen uitgewerkt. Indien onze voorstellen ontoereikend zouden zijn, maken wij graag tijd vrij, om samen met u, een voorstel uit te werken dat aan al uw wensen voldoet. Wenst u meer informatie? Dan kan u gerust telefonisch contact opnemen. Als u wenst te reserveren kan u dat per fax, of per brief doen, waarna u onze reservatiebevestiging ontvangt. Pas bij ontvangst van de door u volledig ingevulde en ondertekende bevestiging zal uw zaalreservering alsook het aantal deelnemers door ons als gegarandeerd beschouwd worden. Eventuele wijzigingen kunnen per mail ten laatste 24 uur (conferenties) en 48 uur (food & beverage artikelen) voor de start van het evenement worden aanvaard en zullen bij vermindering van het deelnemersaantal aanleiding geven tot aanpassing van de factuur. De zaalschikking dient 1 week vooraf te worden doorgegeven, zo niet wordt de schikking door de sales afdeling bepaald. Indien een zaal dient herschikt te worden zal een supplement aangerekend worden afhankelijk van het verrichte werk. Dit wordt aangerekend per verricht werkuur aan 40,00 euro per uur met een minimumtarief van 40,00 euro. 2 AFDELING SALES & CONFERENCE Wie/wat? De afdeling Sales & Conference adviseert u graag bij uw keuze naar een geschikte vergader-, congres- of trainingsruimte. Graag bekijken wij samen met u de zaal, en adviseren we u op het gebied van zaalopstelling, catering, technische apparatuur en de toegepaste tarieven. Afspraak? Voor een bespreking met onze Sales & Conference, staan wij graag voor u klaar van maandag tot vrijdag, telkens van 9u tot 17u. Als u graag een bespreking wilt buiten deze uren of u wilt een zaal bezichtigen, kan dit op afspraak. U kan dagelijks telefonisch met al uw vragen terecht bij de Sales & Conference afdeling op het nummer +32(0) of een mail sturen naar sales@hotelbeveren.be Hotel Beveren Vergadergids

4 3 ALGEMENE INFORMATIE SEMINARIES Aankondigingsbord Om uw gasten gemakkelijk wegwijs te maken, kondigen wij de zaal en de naam van de firma aan. Deze vindt u op de flat-screen aan de ingang van de receptie. Algemene verkoopsvoorwaarden In bijlage vindt u onze algemene factuurvoorwaarden zie pagina 19. Hotel en faciliteiten Zalen Hotel Beveren beschikt over 13 multifunctionele zalen die voorzien zijn van draadloos internet en telefoon. In de zaalhuur zijn de volgende standaardvoorzieningen inbegrepen: flip-over onderleggers projectiescherm Water en pepermuntjes Beamer Hotel Wenst u te overnachten, dan biedt ons hotel u een ruime keuze van kamers aan. Het hotel beschikt over 135 luxe kamers waarvan 60 superiorkamers, 60 deluxe kamers, 15 economy kamers en 5 luxueuze suites, namelijk Avant Garde, Ambassade, Pergola, VIP en Amoralia. Meer informatie over onze kamers vindt u op pagina 12. Draadloos internet In het hele hotel is draadloos internet beschikbaar. Van de lobby tot uw hotelkamer tot in de vergaderzaal kunt u met uw laptop overal gebruik maken van het draadloos internet. Parkeergelegenheid Komt u met de auto? Geen probleem. Hotel Beveren beschikt over 220 parkeerplaatsen waar u als gast kosteloos gebruik van mag maken. BTW Al onze prijzen zijn BTW en bediening inclusief. Hotel Beveren Vergadergids

5 4 SEMINARIEPAKKETEN Alle zalen zijn uitgerust met moderne audiovisuele middelen. De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en wordt voorzien van water, muntjes en standaardvoorzieningen zoals beamer, projectiescherm, flip-over en stiften, (zie pag. 4). Vergaderarrangementen zijn excl. zaalhuur, (zie pag. 10). 4.1 Economy package Geserveerd in buffetvorm vanaf 20 personen (bij lager aantal geserveerd aan tafel.) Ontvangst en breaks: Lunch: koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie dagsoepje buffet met twee warme gerechten zoals bijvoorbeeld: een wok-, rijst- of pastagerecht en salades klein dessertje in buffetvorm water is tijdens de maaltijd inbegrepen Prijs per persoon: 31, Business Package Ontvangst en breaks: Lunch: koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie luxe warm hoofdgerecht geserveerd aan tafel water is tijdens de maaltijd inbegrepen Prijs per persoon: 33,00 Hotel Beveren Vergadergids

6 4.3 Deluxe Package Ontvangst en breaks: Lunch: koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie dagsoepje dagsuggestie dessert water is tijdens de maaltijd inbegrepen Prijs per persoon: 38, Superior package Ontvangst en breaks: Lunch: koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie Afloop: voorgerecht hoofdgerecht dessert huiswijn één drankje per persoon in onze bar de Foyer (drankje kan ook als aperitief voor de lunch verbruikt worden) Prijs per persoon: 50,00 Hotel Beveren Vergadergids

7 5 RESIDENTIËLE SEMINARIES 5.1 Residentieel seminarie I Ontvangst en breaks: Lunch: koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie dagsoepje diverse broodjes dessert water is tijdens de maaltijd inbegrepen Ontvangst na vergadering Diner: aperitief (1 glas per persoon) voorgerecht hoofdgerecht dessert water en huiswijnen Overnachting: 1 overnachting in een comfortabele kamer op basis van single bezetting Ontbijt (06:30 u tot 10:30 u): ontbijtbuffet Prijs per persoon (deluxe kamer): 164,00 Prijs per persoon (superior kamer): 176,00 Hotel Beveren Vergadergids

8 5.2 Residentieel seminarie II Dag 1 Ontvangst en breaks: Lunch: koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie dagsoepje diverse broodjes dessert water is tijdens de maaltijd inbegrepen Ontvangst na vergadering: Diner: aperitief (1 glas per persoon) Voor het diner gebruiken uw gasten het restaurant de Mangerie voorgerecht hoofdgerecht dessert aangepaste wijnen Overnachting: 1 overnachting in een comfortabele kamer op basis van single bezetting Hotel Beveren Vergadergids

9 Dag 2 Ontbijt (06:30 u tot 10:30 u): Voor het ontbijt gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie Break: Lunch: ontbijtbuffet koffie- en frisdrankenbuffet met versnaperingen Voor de lunch gebruiken uw gasten het restaurant Mangerie voorgerecht dagsuggestie dessert water is tijdens de maaltijd inbegrepen Afloop: één drankje per persoon in onze bar Foyer Prijs per persoon (deluxe kamer): 205,00 Prijs per persoon (superior kamer): 217,00 Hotel Beveren Vergadergids

10 6 ZAALSPECIFICATIES In onderstaande tabel vindt u een duidelijk overzicht van onze zalen, afmetingen, mogelijkheden en prijzen. Alle zalen zijn uitgerust met moderne audiovisuele middelen, daglicht, verduisteringsgordijnen, klimaatbeheersing en goede verlichting. De zaal wordt volledig ingericht naar uw persoonlijke wensen en wordt voorzien van water, muntjes en standaardvoorzieningen zoals beamer, projectiescherm, flip-over en stiften. 6.1 Overzicht zalen Cat. Zalen Etage M 2 Afmetingen L-B-H Dag Prijs Avond A Sydney BG 55,8 9,3-6,0-2, ,00 195,00 B Washington BG 181,8 16,9-12,3-2, ,00 410,00 C San Francisco BG 188,8 14,3-13,2-2, ,00 410,00 D New York BG 315,0 21,0-15,0-2, ,00 590,00 B-D BG 685, , ,00 E Tokyo BG 224,4 20,4-11,0-2, ,00 590,00 A-E BG 965, , ,00 F Durbuy 1e 20,4 5,1-4,0-2, ,00 120,00 G London 1e 56,4 11,0-9,4-2, ,00 195,00 H Madrid 1e 59,4 9,0-6,6-2, ,00 195,00 I Brussels 1e 59,4 9,0-6,6-2, ,00 195,00 J Rome 1e 81,0 15,6-9,0-2, ,00 195,00 K Barcelona 1e 98,0 15,6-6,0-2, ,00 195,00 L Milaan 1e 98,0 15,6-6,0-2, ,00 195,00 M Parijs 1e 141,0 11,0-9,4-2, ,00 410,00 7 SUPPLEMENTEN SEMINARIES 7.1 Recepties na vergaderingen Duur van de receptie: 1 uur Vrije consumpties van tapbieren, frisdranken en huiswijnen, vergezeld met 3 huisgemaakte hapjes. Prijs per persoon:... 14,00 Hotel Beveren Vergadergids

11 8 DRANKEN EN BROODJES Waters prijs per liter... 6,00 Diverse frisdranken prijs per liter... 8,00 Vers fruitsap prijs per liter... 15,00 Thermoskan koffie of thee ( 10 kopjes )... 15,00 Diverse broodjes met beleg prijs per stuk... 3,00 Diverse broodjes met luxe beleg prijs per stuk... 4,00 Koffiekoeken en croissants per stuk... 2,50 Koffielounge... 7,00 Als u tijdens uw vergadering permanent een kelner ter uwer beschikking wenst, dan verzorgen wij dat graag voor 40 euro per kelner per uur. 9 EXTRA VERGADERMATERIAAL Flip-over met 10 vellen papier en stiften 27,00 Microfoon met geluidsinstallatie 130,00 Projectiescherm 27,00 Beamer 130,00 Televisie met video op roltafel 103,00 Sprekersgestoelte 27,00 Podium 83,00 Schrijfblok met pen 2,10 Fotokopie 0,50 Voor de bovenstaande vergaderapparatuur geldt: indien voorradig. Voor specifieke wensen met betrekking tot de verzorging van de door u gewenste apparatuur, doen wij u graag een offerte op maat toekomen. Alle genoemde prijzen gelden per dag. Alle genoemde prijzen voor vergaderapparatuur zijn inclusief BTW. Office-kit: Standaard plaatsen wij in de zaal een Office-kit met daarin alle kantoorbenodigdheden. Technische assistentie: Aan de technische ondersteuning van uw bijeenkomt besteden wij aandacht via onze eigen technische dienst, deze is gedurende uw bijeenkomst stand-by. Indien u zelf uw apparatuur verzorgt en technische assistentie nodig heeft zijn wij genoodzaakt om kosten hiervoor door te berekenen. Wireless Internet: Van der Valk Hotel Beveren biedt u gratis ook draadloos internet aan. Met uw eigen laptop kunt u in onze accommodatie gebruik maken van het internet. Om toegang te krijgen tot het veilige draadloze netwerk heeft u een laptop nodig met een Wi-Fi connectie. Hotel Beveren Vergadergids

12 10 HOTEL KAMERS Hotel Beveren beschikt over 135 comfortabele kamers en 5 suites. Als gast van het hotel kunt u kosteloos gebruik maken van onze wellness faciliteiten, fitness ruimte, parkeergelegenheid en draadloos internet. Economy kamer Deluxe kamer Superior kamer Economy (smoking, niet in hoofdgebouw) Ruime kamer, functioneel en sfeervol ingericht met prima bed, zithoek, telefoon, televisie met afstandsbediening, haardroger, badkamer met bad-douche en make-up spiegel. Men beschikt tevens over een balkon of terras en gratis kluis. Eenvoudige kamer niet in hoofdgebouw, parkeerplaats direct voor de kamer. Prijs per kamer per nacht vanaf 65,00 exclusief ontbijt. Deluxe (non) smoking Ruime, comfortabel ingerichte hotelkamer voorzien van comfortabel bed, bureau, zithoek, telefoon, televisie met afstandsbediening, badkamer met make-up spiegel, haardroger, apart bad en douche. Men beschikt tevens over een balkon of terras, gratis kluis en draadloos internet. Prijs per kamer per nacht vanaf 83,00 exclusief ontbijt. Superior room non smoking Ruime hotelkamer voorzien van de meest wenselijke faciliteiten, in een luxe verfrissende hedendaagse styling. Uitgerust met ingebouwde broekpers en strijkijzer, koelkastje, waterkoker, airconditioning, flat-screen met afstandsbediening, gratis draadloos internet, zithoek, bureau en telefoon. Badkamer met apart bad en douche, haardroger en makeup spiegel. Tevens een terras of balkon en gratis kluis. Badjas ter beschikking. Prijs per kamer per nacht vanaf 95,00 exclusief ontbijt. Hotel Beveren Vergadergids

13 Pergola suite Deze luxe suite beschikt over een ruime open badkamer met een tweepersoonsbad, een luxe douche, haardroger en make-up spiegel. Verder beschikt onze suite over een televisie met afstandsbediening, airconditioning, gratis draadloos internet, zithoek, bureau en telefoon. Tevens is er ook een balkon en gratis kluis. Badjas ter beschikking. Prijs per kamer per nacht vanaf 152,00 exclusief ontbijt. VIP suite Ruime comfortabele suite voorzien van een groot bed dat u een perfecte nachtrust garandeert. De suite beschikt over televisie met afstandsbediening, zithoek, telefoon, gratis draadloos internet en kluis. Grote badkamer met privé-sauna, rustiek bad, badjas en slippers, make-up spiegel en haardroger. Prijs per kamer per nacht vanaf 230,00 exclusief ontbijt. Avant-Garde suite Ultra moderne suite. Voorzien van een verstelbaar Dorsoo bed, dat u een perfecte nachtrust garandeert. Flat-screen televisie met afstandsbediening, airconditioning, koelkastje, zithoek, bureau, telefoon, gratis draadloos internet en kluis. Badkamer met groot tweepersoonsbad, luxe douche, haardroger, make-up spiegel, badjas en slippers. Prijs per kamer per nacht vanaf 230,00 exclusief ontbijt. Hotel Beveren Vergadergids

14 Amoralia suite Moderne suite voorzien van de meest wenselijke faciliteiten, in een luxe hedendaagse styling. Voorzien van een verstelbaar Dorsoo bed,dat u een perfecte nachtrust garandeert. Flat-screen televisie met afstandsbediening, airconditioning, koelkastje, zithoek, groot bureau, telefoon, gratis draadloos internet en kluis. Luxe grote badkamer met tweepersoons bubbelbad, luxe douche, haardroger en make-up spiegel. Ideaal voor een romantische overnachting. Badjas en slippers ter beschikking. Prijs per kamer per nacht vanaf 230,00 exclusief ontbijt. Ambassade suite In deze schitterende, moderne suite kunt u genieten van uw eigen infrarood sauna, een groot bad en een luxe inloopdouche. Verder beschikt deze suite over een verstelbaar Dorsoo bed,dat u een perfecte nachtrust garandeert. Flat-screen televisie is ideaal geplaatst achteraan het bed, zo kunt u luxueus tv kijken, airconditioning, koelkastje, zithoek, bureau, telefoon, gratis draadloos internet en kluis. Badjas en slippers ter beschikking. Prijs per kamer per nacht vanaf 230,00 exclusief ontbijt. Hotel Beveren Vergadergids

15 11 PLATTEGROND 11.1 Begane grond L x B x H A: Sydney 9,3 M x 6,0 M x 2,7 M B : Washington 16,9 M x 12,3 M x 2,7 M C: San Francisco 14,3 M x 13,2 M x 2,7 M D: New York 21,0 M x 15,0 M x 2,7 M E : Tokyo 20,4 M x 11,0 M x 2,7 M 6000,00 B C D A E Hotel Beveren Vergadergids

16 11.2 Eerste verdieping (1) F : Durbuy H : Madrid I : Brussels J : Rome K : Barcelona L : Milaan L x B x H 5,1 M x 4,0 M x 2,7 M 9,0 M x 6,6 M x 2,7 M 14,3 M x 13,2 M x 2,7 M 15,6 M x 9,0 M x 2,7 M 15,6 M x 6,0 M x 2,7 M 15,6 M x 6,0 M x 2,7 M Terras Terras J H Terras Terras L I K Up Up Up Up F Hotel Beveren Vergadergids

17 11.3 Eerste verdieping (2) G : London M : Parijs L x B x H 11,0 M x 9,4 M x 2,7 M 11,0 M x 9,4 M x 2,7 M Terras M G Up Hotel Beveren Vergadergids

18 12 ROUTEBESCHRIJVING Rotterdam/Terneuzen Neem afslag 9 naar de N450 richting Beveren. Volg de borden Beveren/Melsele en vervolg uw weg op de N450. Sla rechtsaf bij de Grote Baan/N70 en vervolg uw weg richting Beveren/Sint-Niklaas op de N70. Rij door het centrum van Beveren tot aan het eerste viaduct. Sla rechts af voor het viaduct. Gent: Vanaf de A14/E17 richting Antwerpen. Vervolg uw weg richting Sint-Niklaas. Neem afslag 14/15 Sint-Niklaas richting N16 Mechelen/Temse. Vervolg uw weg richting N70 Lokeren/Beveren. Passeer het 2 de viaduct en direct achter het viaduct slaat u links af. Antwerpen: Vanaf de R1 vervolg uw richting Gent/Brugge. Vervolg uw weg op de A14/E17 Gent/Sint- Niklaas. Neem afslag 16 Kruibeke richting Beveren/Melsele. Neem op de rotonde de 3 de afslag naar de Grote Baan. Vervolg uw weg richting Beveren/Sint-Niklaas op de N70. Rij door het centrum van Beveren tot aan het eerste viaduct. Sla rechts af voor het viaduct. Openbaar vervoer Hotel Beveren is uitstekend met het openbaar vervoer te bereiken. Op 5 minuten afstand van het hotel vindt u bushalte Grote Heidestraat waar buslijn 81 stopt. Antwerpen Linkeroever Beveren Westakkers Sint-Niklaas Sint-Niklaas Westakkers Beveren Antwerpen Linkeroever Hotel Beveren Vergadergids

19 13 ALGEMENE VOORWAARDEN Alle genoemde prijzen zijn inclusief BTW. Alle persoonsgebonden items worden aangeboden op basis van nacalculatie Alle overige kosten voor de consumpties zijn niet in dit kostenoverzicht opgenomen In verband met de legitimatieplicht is het noodzakelijk om een geldig paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs mee te nemen. Wij houden de kamer(s) voor u gereserveerd tot 24:00 uur. Bij een latere aankomst is het beslist noodzakelijk ons hiervan tijdig op de hoogte te stellen. Wij behouden ons het recht voor, zonder tegenbericht uwerzijds, na 24:00 uur de kamer door te verhuren. Factuur opsturen Schriftelijk, per mail of per fax aan te vragen. Alleen met pre-autorisatie (garantiewaarborg) van kredietkaart. U dient te melden of overnachting, ontbijt, telefoons, extra maaltijden of lunchpakket ook op de factuur moeten worden vermeld (schrappen wat niet past). De betaling gebeurt dan bij uitchecken met de gegevens van de kredietkaart. Een betaling door storting of overschrijving is enkel mogelijk als deze betaling voldaan is ten laatste daags voor geplande check-in en omvat enkel de reeds bestelde artikelen. U ontvangt daarvoor een voorschot factuur. Vanaf een reservatie met 10 kamers wordt er een factuur vooraf opgesteld en opgestuurd en deze dient ten laatste vereffend te worden daags voor geplande check-in. Een aanvullende factuur van BV maaltijden, lunchpakketten etc, die ook voor de rekening van uw firma zijn zal worden nagestuurd. Firma (volledige benaming inclusief vorm van de rechtspersoon), adres, telefoonnummer en faxnummer, BTW nummer is noodzakelijk. Indien het totaalbedrag van uw boeking lager is dan 250 Euro, zal er 10 Euro administratie kosten aangerekend worden. Rekening op firmanaam U dient op voorhand te melden dat de factuur op rekening van een firma dient geboekt te worden. Juiste benaming Firma - adres - BTW nummer is noodzakelijk. In geen geval zal Hotel Beveren factureren op naam van derden, tenzij U schriftelijk en op voorhand kan aantonen in opdracht te handelen voor deze derde en Hotel Beveren dit aanvaard heeft. In dat geval blijft U samen met deze derde persoon hoofdelijk aansprakelijk tot voldoening van de facturen. Annuleren Alleen schriftelijke annuleringen worden aanvaard. De annularing dient in ons bezit te zijn 24u voor de geplande aankomstdatum, zo niet zal de kostprijs van de eerste overnachting aangerekend worden. Factuurvoorwaarden Tenzij schriftelijk anders overeengekomen zijn de facturen contant te betalen, zonder korting te Beveren. Een intrest van 2 % per maand zal zonder voorafgaande aanmaning gerekend worden voor de facturen die niet betaald zijn binnen de 30 dagen na de factuur. Daarenboven is een forfaitaire schadevergoeding van 15 % van het openstaande bedrag van de factuur verschuldigd, met een minimum van 50.00, onverminderd de gerechtskosten en uitvoeringskosten. Alle klachten dienen op een schriftelijke en aangetekende wijze ons ter kennis worden gebracht binnen de acht dagen na de factuurdatum. Eventuele betwistingen vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het rechtsgebied van NV Motel-Cafe-Restaurant Beveren. Het Belgische recht is van toepassing. Hotel Beveren Vergadergids