LEIDERSCHAPSTRUCTUUR VINEYARD GEMEENTE WAGENINGEN

Transcriptie

1 LEIDERSCHAPSTRUCTUUR VINEYARD GEMEENTE WAGENINGEN Inleiding op deze versie Dit document is bijlage bij de gemeentebrief van december In het najaar van 2014 zijn op het oorspronkelijke document meerdere aanpassingen voorgesteld door verschillende gremia. Die hebben tot deze versie van het document geleid. Of deze tekst volledig, werkbaar en voldoende is moet nu in worden bepaald door de gremia die ermee moeten werken en door verder overleg en advies van betrokken gemeenteleden. Daarom noemen we deze versie graag het laatste concept. Zoals in de samenvatting van hoofdstuk 1 aangekondigd zal in 2015 met deze structuur en aan de hand van dit document worden gewerkt in de gemeente. Het streven is om in 2015 te komen tot een laatste en definitieve versie. Dat overleg en advies tot verbeteringen leiden zal hopen wij al blijken in dit document. De hoofdstukken 6 en 10 zijn daar rechtstreeks gevolg van. De adviezen die in hoofdstuk 10 zijn benoemd zijn zoveel mogelijk al in dit document verwerkt. Waar dat nog niet voldoende het geval is behoort het tot de opdracht van de diverse gremia om dat alsnog in 2015 te doen. In hoofdstuk 8 blijkt dat voor diverse rollen nog vacatures bestaan. Het is aan de verschillende gremia om voor deze vacatures kandidaten te zoeken en die ter toetsing aan de gemeente voor te leggen conform de werkwijze van de in hoofdstuk 6 voorgestelde commissie. Inleiding Dit document is een beschrijving van rollen en verantwoordelijkheden in de organisatie van de Vineyard gemeente Wageningen. Dit document maakt deel uit van de reglementen aanvullend op de statuten van het kerkgenootschap Vineyard Gemeente Wageningen. Dit document bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Samenvatting, overgang 2. Functie en werkwijze van het coördinatie team 3. Functie en werkwijze van de gemeenteleider (voorganger) 4. Functie en werkwijze van de raad 5. Functie en werkwijze van het bestuur 6. Vragen en klachten 7. Besluitvormingsprocessen 8. Namen & vacatures 9. Procedure 10. Proefjaar & meedenkers Het document is opgesteld door het interim Leiderschap Team (ilt) van Vineyard Wageningen en zal conform de hieronder beschreven procedure worden geïmplementeerd. Pagina 1 van 16

2 1. Samenvatting, overgang Samenvatting: In de nieuwe gemeenteleiding structuur gaan we uit van drie organen. Kort samengevat komen de rollen en verantwoordelijkheden van deze organen hier op neer: de Raad adviseert, het Coördinatieteam voert uit en het Bestuur toetst en bevestigt. De gemeenteleider (voorganger) geeft leiding aan het Coördinatieteam en is eindverantwoordelijk voor de gemeente. We streven ernaar dat bestuursleden als genodigde betrokken kunnen zijn in de Raads- en Coördinatieteam vergaderingen (in overleg en afhankelijk van het onderwerp). Overgang: Omdat we te maken hebben met een nieuwe structuur gaan we uit van een proefperiode van 12 maanden aanvangend in januari Het interim Leiders Team (ilt) heft zichzelf aan het begin van de proefperiode op. Het huidige bestuur + gemeenteleider (voorganger) bestaat in ieder geval bij aanvang van de proefperiode uit dezelfde leden als het ilt. In deze periode zullen: 1. Tenminste twee extra bestuursleden toegevoegd worden (bestuur groeit naar 5 leden). 2. De huidige bestuursleden die een dubbelfunctie vervullen in de structuur één van hun taken overdragen aan een nieuw te benoemen persoon. In deze periode zullen het bestuur + gemeenteleider (voorganger): elke 3 maanden evalueren of de gremia naar wens functioneren. waar nodig, tussentijds aanpassingen doorvoeren. aan het einde van de proefperiode; o en bij gebleken ongeschiktheid van de structuur, de LT structuur weer in te stellen. o bij gebleken geschiktheid van de nieuwe structuur de samenstelling van Bestuur en Raad te heroverwegen. de leider van Vineyard Benelux als externe adviseur betrekken. minimaal twee avonden met een klankbord groep van gemeenteleden beleggen waarin de structuur en het functioneren daarvan worden besproken en adviezen ter verbetering worden gezocht. minimaal twee gemeente-informatie-avonden beleggen om gemeenteleden te informeren over ontwikkelingen, veranderingen en nieuwe plannen. Pagina 2 van 16

3 2. Het coördinatieteam (CT) Het CT is de werkvloer van de gemeente. De taakgroepen en hun leiders staan met de voeten in de klei van het gemeenteleven en vertalen de lange termijn visie naar hun taakgebied door middel van jaarplannen en een gerelateerd budget. Structuur van het CT Het werk in de gemeente is opgedeeld in een aantal taakgebieden waarbij per gebied een eindverantwoordelijke taakgroep leider (TL) wordt aangesteld. De TL s werken waar nodig met een team samen waarin de taken nader worden verdeeld. De TL is verantwoordelijk voor de aansturing van zijn/haar taakteam. De gemeenteleider (voorganger) begeleidt elk van deze TL s. De TL s hebben een taakomschrijving waarin beschreven wordt waar ze voor verantwoordelijk zijn en waarover overleg met de gemeenteleider (voorganger) nodig is. De TL s vormen samen het coördinatieteam (CT). De gemeenteleider (voorganger) overlegt in het CT op regelmatige basis met de TL s om te zorgen dat diverse activiteiten goed worden afgestemd. TL s worden gerekruteerd en aangesteld door de gemeenteleider (voorganger). Van elke TL wordt een verklaring omtrent gedrag, hierna te noemen een VOG, ( gevraagd en het onderschrijven van de inhoud van het document Lijnen op de weg. Werkwijze van het CT Het CT vergadert maandelijks De gemeenteleider (voorganger) roept het CT bijeen Samen met twee leden van het CT initieert de voorganger het CT taakteam (stafteam) dat de overkoepelende gemeentezaken coördineert. Pagina 3 van 16

4 3. De gemeenteleider (voorganger) Achtergrond De gemeenteleider (voorganger) is een betaalde kracht die de dagelijkse leiding geeft aan de gemeente. Bij het aanstellen van een betaalde medewerker (in geval dit niet de gemeenteleider betreft) wordt dezelfde procedure gehanteerd als bij de gemeenteleider. De functie van gemeenteleider (voorganger) valt onder de door Vineyard Benelux Aangepaste CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening. Hetzelfde geld voor eventuele ander parttime of full-time aan te stellen medewerkers. Profiel van de gemeenteleider: De gemeenteleider (voorganger) is in geestelijk opzicht een volwassen, wijs en evenwichtig mens; vervuld van de Heilige Geest, gedoopt (geloofsdoop/volwassen) en bekend als integer, betrouwbaar en vol van passie voor het Koninkrijk van Jezus. kan goed onderscheid maken tussen hoofdlijnen en uitvoering. voelt zich nauw verbonden met de Vineyard in het algemeen en bij de Vineyard Gemeente Wageningen in het bijzonder (bekend met en inhoud en uitvoering van Vineyard visie, waarden, prioriteiten en praktijken). heeft oog voor de volle breedte van de gemeente en haar missie qua bedieningen en doelgroepen. is bereid en in staat gebleken goed in teamverband te kunnen functioneren. Functie van de gemeenteleider: De gemeenteleider (voorganger) is eindverantwoordelijk voor het leiden van de gemeente op alle geestelijke, inhoudelijke en organisatorische terreinen. De gemeenteleider (voorganger) vraagt advies aan de raad en legt verantwoording op hoofdlijnen van het beleid af aan het bestuur. De gemeenteleider (voorganger) geeft leiding aan het coördinatieteam bestaande uit de taakteam- en taakgroepleiders (leider van meerdere taakteams) die voor de diverse onderdelen van de gemeente verantwoordelijk zijn. De gemeenteleider (voorganger) rekruteert, traint en werkt samen met de taakteamleiders. De gemeenteleider (voorganger) verwoordt de missie en visie van de gemeente en legt die ter advies voor aan de raad en ter toetsing aan het bestuur. De gemeenteleider stelt samen met de TL s jaar- en meerjarenplannen op waarin de missie en visie van de gemeente worden uitgewerkt. De gemeenteleider stelt samen met het coördinatieteam de begroting op en legt deze ter toetsing en goedkeuring voor aan het bestuur. De gemeenteleider zorgt voor rekrutering, training en begeleiding van nieuwe gemeenteleiders en gemeentestichters. Pagina 4 van 16

5 Aanstelling van de gemeenteleider: De gemeenteleider (voorganger) wordt aangesteld door het bestuur, in overleg met de Raad en een vertegenwoordiger van de Vineyard Benelux (niet zijnde de gemeenteleider zelf). De raad en het bestuur van Vineyard Benelux geven in deze een voor het bestuur bindend advies. Als deze adviezen strijdig zijn gaat het bestuur (nog) niet over tot de aanstelling. Het bestuur treed naar de gemeenteleider (voorganger) op als werkgever. De gemeenteleider (voorganger) maakt geen deel uit van het bestuur maar bereidt samen met de voorzitter bestuursvergaderingen voor. De gemeenteleider (voorganger) heeft ieder jaar een functioneringsgesprek met een vertegenwoordiger van de raad, een vertegenwoordiger van Vineyard Benelux en een vertegenwoordiger van het bestuur. Als het functioneren daartoe aanleiding geeft kan alleen een bindend advies rond de aanpassing van de taak of beëindiging van de dienstbetrekking worden gedaan als zowel de Raad als de vertegenwoordiger van de Vineyard Benelux en het bestuur het samen daarover eens zijn. De gemeenteleider (voorganger) wordt op individuele titel aangesteld. De echtgeno(o)t(e) is niet automatisch gemeenteleider (voorganger) tenzij bestuur en raad daar speciale aanleiding voor zien. N.B. In de huidige situatie (d.d. 2014) is de gemeenteleider (voorganger) in dienst bij de Vineyard Gemeente Wageningen en is het bestuur een detacheringsovereenkomst voor maximaal twee dagen met de Vineyard Gemeente in Amersfoort overeen gekomen. De rol van werkgever ligt dientengevolge bij het bestuur van Vineyard Gemeente Wageningen. Taakstelling en evaluatie voor de werkzaamheden die binnen de detachering plaatsvinden vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de Vineyard Gemeente Wageningen maar onder het bestuur van de Vineyard Gemeente Amersfoort. In geval van eindigen van deze detachering wordt het dienstverband van de gemeenteleider (voorganger) in principe teruggebracht tot de oorspronkelijke omvang. Werkwijze van de gemeenteleider: De gemeenteleider (voorganger) stelt een meerjarenvisie op. leidt de vergadering van het Coördinatieteam. stelt jaarlijks i.s.m. de TL s een jaarplan en begroting op. levert agenda punten & adviesvragen voor de raad. levert agenda punten & adviesvragen voor het bestuur. vertaalt advies van de raad naar de meerjarenvisie, de jaarplannen en de begroting. kiest jaar-thema s en initieert de geestelijke koers van de gemeente. identificeert, rekruteert en traint nieuwe leiders. Pagina 5 van 16

6 4. Raad Achtergrond De visie achter het instellen van een raad (van advies) is dat het operationele leiderschap een groep van wijze personen behoeft waarop zij kunnen terugvallen voor geestelijke ondersteuning en advies. De groep moet bestaan uit mensen die door hun betrokkenheid bij de gemeente bewezen hebben de identiteit en visie van de Vineyard te begrijpen. De leiding kan bij de Raad terecht met algemene en meer specifieke vragen om advies. De raad is in alle gevallen adviserend en neemt geen besluiten. Functie van de raad: Ondersteunen van de leiding in haar geestelijke taak door adviseren en draagvlak te zijn. Meebidden en denken over belangrijke zaken op geestelijk inhoudelijk vlak. Adviseren over belangrijke beleidsmatige of financiële zaken. Beschikbaar zijn voor gesprek met gemeenteleden die vragen hebben over het beleid. Adviseren in relationele of inhoudelijke kwesties tussen leidinggevenden. Waarborg dat over belangrijke beleidspunten de gemeente-leiding overlegt met mensen die enige afstand hebben tot de uitvoering zodat de gemeente kan vertrouwen dat de kwaliteit van belangrijke besluiten verankerd is in gezonde dialoog. Profiel leden Raad: De leden zijn in geestelijk opzicht volwassen, wijze en evenwichtige mensen. Zij zijn vervuld van de Heilige Geest, gedoopt en staan bekend als integer, betrouwbaar en vol van passie voor het Koninkrijk van Jezus. Zij willen een dienende rol spelen naar de operationele leiding. Zij kunnen goed onderscheid maken tussen hoofdlijnen en uitvoering. Zij voelen zich nauw verbonden met de Vineyard in het algemeen en bij de Vineyard Gemeente Wageningen in het bijzonder. Zij hebben oog voor de volle breedte van de gemeente en haar missie qua bedieningen en doelgroepen. Ze zijn bereid en in staat gebleken goed in teamverband te kunnen functioneren. Raadsleden worden op individuele titel aangesteld. Echtgenoten zijn niet automatisch deel van de raad als hun partner daarin wordt verkozen tenzij daar een speciale aanleiding voor is. Samenstelling van de raad: De raad bestaat uit minimaal 5 en maximaal 7 leden. Leden van de raad hebben zitting voor een periode van tenminste 2 jaar. Aan het eind van die periode vindt een evaluatie plaats door de gehele raad en kan, bij een positieve evaluatie door de raad, het lidmaatschap verlengd worden voor opnieuw 2 jaar. Nieuwe raadskandidaten worden voorgedragen door de gemeenteleider, na overleg met de raad, het bestuur en het CT. Benoeming vind plaats door de raad en met in achtneming van hetgeen onder het hoofdstuk Procedure is beschreven. De raad benoemt vanuit haar midden een voorzitter. Pagina 6 van 16

7 Bestuursleden zijn geen raadsleden maar kunnen de ontmoetingen van de raad i.o.m. de voorzitter bijwonen. De voorzitter van de raad bereidt de ontmoetingen van de raad voor i.s.m. de gemeenteleider (voorganger) die de ontmoetingen van de raad bijwoont. Werkwijze van de raad: De raad bepaalt zelf hoe vaak ze bij elkaar komt doch tenminste vier maal per jaar. Zowel de raad als de gemeenteleider (voorganger) kunnen punten van overleg aandragen. De raad adviseert de gemeenteleider (voorganger). De raad neemt geen beslissingen. Het advies van de raad is bindend voor de punten waarover de raad en het bestuur dat gezamenlijk besluiten. Bij het beantwoorden van vragen van gemeenteleden geldt: o In eerste instantie kunnen gemeenteleden met hun vragen terecht bij de direct leidinggevende taakteamleider en indien nodig bij de gemeenteleider (voorganger). o Als in dat contact zaken lastig blijken kan de gemeenteleider (voorganger) verwijzen naar een lid van de raad. Bij het adviseren van leidinggevenden in inhoudelijke of relationele problemen onderling is het uitgangspunt dat dit alleen gebeurt als dit (a) door alle direct betrokkenen wenselijk wordt geacht en (b) in overleg met de gemeenteleider (voorganger). Pagina 7 van 16

8 5. Het bestuur Achtergrond De Vineyard Gemeente Wageningen is een kerkgenootschap met ANBI erkenning dat als zodanig geregistreerd staat bij de KvK en de Belastingdienst. Een kerkgenootschap wordt wettelijk vertegenwoordigd door een bestuur. De bevoegdheden van het bestuur zijn statutair vastgelegd en aangevuld met de reglementen. Functie van het bestuur: Het bestuur toetst en bevestigt o kwaliteit van voorgestelde korte en lange termijn beleidsplannen en doelen, o draagvlak voor de beleidsplannen en doelen in de Raad, o de theologische balans en juiste keuzes in theologische en ethische kwesties, o de begroting als vertaling van het jaarplan - op verantwoord beheer van de financiële middelen van de gemeente, o de jaarrekening op volledigheid en integriteit, o overige keuzes van juridische / financiële / rechtspersoonlijke aard. Het bestuur stelt de gemeenteleider (voorganger) aan, in overleg met de Raad en de vertegenwoordiger van de Vineyard Benelux. De Raad en de vertegenwoordiger van Vineyard Benelux geven in deze een voor het bestuur bindend advies. Als deze adviezen strijdig zijn gaat het bestuur (nog) niet over tot de aanstelling. Het bestuur treedt naar de gemeenteleider (voorganger) en eventuele andere betaalde krachten op als werkgever. De gemeenteleider (voorganger) maakt geen deel uit van het bestuur maar bereidt samen met de voorzitter bestuursvergaderingen voor en woont de vergaderingen bij. Het bestuur voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de gemeenteleider (voorganger) en eventuele andere betaalde krachten, de Raad levert daarvoor gesprekstof. Secretariaat en financieel beheer zijn ondergebracht bij een 3 e partij; de secretaris en de penningmeester controleren de handhaving van de met deze partij afgesloten SLA. Tweejaarlijks initiëren bestuur en de gemeenteleider (voorganger) een AUDIT bij GFB. Het bestuur controleert de uitvoering van de adviezen uit de AUDIT-rapportage. Profiel leden Bestuur: De leden zijn in geestelijk opzicht volwassen, wijze en evenwichtige mensen. Zij zijn vervuld van de Heilige Geest, gedoopt (geloofsdoop/volwassen) en staan bekend als integer, betrouwbaar en vol van passie voor het Koninkrijk van Jezus. Zij willen een dienende rol spelen naar de operationele leiding. Zij kunnen goed onderscheid maken tussen hoofdlijnen en uitvoering. Zij voelen zich nauw verbonden met de Vineyard in het algemeen en bij de Vineyard Gemeente Wageningen in het bijzonder (bekend met en inhoud en uitvoering van Vineyard visie, waarden, prioriteiten en praktijken). Zij hebben oog voor de volle breedte van de gemeente en haar missie qua bedieningen en doelgroepen. Ze zijn bereid en in staat gebleken goed in teamverband te kunnen functioneren. Pagina 8 van 16

9 Bestuursleden worden op individuele titel aangesteld. Echtgenoten zijn niet automatisch deel van het bestuur als hun partner daarin wordt verkozen tenzij daar een bijzondere aanleiding voor is. Samenstelling van het Bestuur: Het bestuur bestaat uit tenminste drie leden in de rollen van voorzitter, secretaris en penningmeester. Leden van het bestuur hebben zitting voor een periode van tenminste 2 jaar. Aan het eind van die periode vindt een evaluatie plaats door het gehele bestuur en kan, bij een positieve evaluatie, het lidmaatschap verlengd worden voor opnieuw 2 jaar. Nieuwe bestuurskandidaten worden voorgedragen door de gemeenteleider, na overleg met de raad en het bestuur. Benoeming vind plaats met in achtneming van hetgeen onder het hoofdstuk Procedure is beschreven. Werkwijze van het bestuur Het bestuur komt minimaal 2x per jaar bijeen (doch bij voorkeur tweemaandelijks); in het najaar ter goedkeuring van de jaarcijfers van het achterliggende jaar en in het voorjaar ter goedkeuring van de begroting van het komende jaar. Het bestuur kiest samen met de gemeenteleider (voorganger) haar voorzitter. De gemeenteleider (voorganger) bereidt samen met de voorzitter de agenda van de bestuursvergaderingen voor. Leden van het bestuur zijn regelmatig beschikbaar voor een constructieve dialoog met de gemeenteleider (voorganger) over hoofdlijnen en specifieke delen van het beleid! Pagina 9 van 16

10 6. Vragen en klachten. Achtergrond In het verleden is bij gemeenteleden de behoefte gebleken om over specifieke beslissingen van of personen in de gemeenteleiding vragen te stellen. Het risico van beschadiging van de reputatie van personen is daarbij echter niet denkbeeldig. Anderzijds is het voor betrokkenen in de gemeenteleiding van groot belang dat de veiligheid van vertrouwelijkheid gewaarborgd is. Immers niet alle informatie die leidt tot een beleidsbeslissing kan altijd publiek worden besproken in verband met de bescherming van betrokken gemeenteleden. Bij het ontbreken van een duidelijk aanspreekpunt en een helder omlijnde procedure is groeit het risico dat in onderling gesprek, kritiek en tweedracht groeit. Anderzijds kan het gevoel ontstaan dat gemeenteleiders niet aanspreekbaar zijn op hun functioneren. Om deze redenen achten wij het noodzakelijk de volgende functie toe te voegen aan de rol van raad en bestuur. Vertrouwenspersonen Waar de raadsleden in het algemeen beschikbaar zijn voor gesprek met gemeenteleden die vragen hebben en zij adviseren in relationele of inhoudelijke kwesties tussen leidinggevenden zijn er ook vragen die zij in vertrouwelijkheid dienen te behandelen. Voor dergelijke situaties wordt een vaste commissie bestaande uit één raadslid en één bestuurslid aangesteld. Daarbij is het van belang dat deze commissie bestaat uit een man en een vrouw. Gemeenteleden kunnen met vragen die een vertrouwelijk karakter hebben terecht bij of door gemeenteleiders verwezen worden naar deze commissie. Procedure In 2015 zullen raad en bestuur i.s.m. de gemeenteleider een procedure opstellen en die naar de gemeente communiceren. Deze zal in ieder geval voldoen aan de volgende criteria: De commissie en de indiener zijn gebonden aan vertrouwelijkheid De commissie besluit o In eerste instantie of zij de vraag ontvankelijk acht o In het geval zij de vraag ontvankelijk acht gaat de commissie in vertrouwelijke gesprekken met de betrokken gemeenteleider de feiten na Op grond van haar bevindingen geeft de commissie o betrokken gemeenteleider advies of correctie o in overleg met de betrokken gemeenteleider worden de raad & het bestuur geïnformeerd en de voorganger geadviseerd Voor de commissie is de escalatie procedure zoals opgesteld door VY Benelux leidend (document besluitvorming zoals vermeld in statuten). In geval de situatie dat vraagt wordt de gemeente geïnformeerd echter alleen volgens het principe van Mat.15:15-17 (dus in geval vers 17 aan de orde is). Pagina 10 van 16

11 7. Besluitvormingsprocessen. Uitgangspunten Het spreken van God over de gemeente is voortdurend bepalend voor de richting die we opgaan en de besluiten die we nemen. De raad speelt een belangrijke rol in het zoeken naar openbaring en bevestiging van de weg die we willen gaan. We willen bij het invullen van een visie en plannen op zo n manier bezig zijn dat we niets bij voorbaat dicht timmeren zodat er ruimte blijft voor Gods specifieke instructies. Termen die we gebruiken Ieder heeft zijn eigen invulling van begrippen als visie, beleid, doelen en plannen. Daarom willen we ze hier kort definiëren. Kernwaarden: wie zijn wij (vanuit de Vineyard waarden). Missie: daarom doen we; gaat om het grote plaatje voor de gemeente, onze roeping. Hoe ziet onze gemeente er uit, welke kant gaan we op, wat past bij onze roeping. Visie: wat doen we; gaat om de dromen en visioenen waarin onze missie zichtbaar wordt. Doelen: de concrete vertaling van de visie in doelstellingen. Dat gaat dus over fundamentele vragen en keuzes die een kader vormen voor de uitvoering. Plannen: doelen met een datum; de vertaling van visie en doelen in concrete prioriteiten en activiteiten. Beleid: het geheel van missie, visie, doelen en plannen. Proces van besluitvorming In de raad wordt bijgehouden wat de belangrijke openbaringen zijn voor de gemeente inclusief een interpretatie van wat we ermee zouden moeten doen. De gemeenteleider (voorganger) verwoordt het beleid. Dit gebeurt op twee niveaus: een meerjarenbeleid en een toespitsing daarvan in een jaarplan. Dit beleid wordt besproken in de raad en de raad adviseert de gemeenteleider (voorganger) over eventuele aanpassingen. De raad heeft het recht een dringend advies te doen in zwaarwegende beslissingen zoals het aanstellen van betaalde medewerkers, het aankopen of huren van onroerend goed, het uit de functie zetten van TL s, het royeren van leden. Een dringend advies kan door de gemeente-leiding niet genegeerd worden. Er is dan verder overleg nodig. In geval van onenigheid treedt de daartoe ontwikkelde procedure van Vineyard Benelux in werking (document besluitvorming zoals vermeld in statuten). Het meerjarenbeleid en het seizoenbeleid wordt door de gemeenteleider (voorganger) besproken in het coördinatieteam. De bedoeling van dat gesprek is de basis te leggen voor het maken van een geïntegreerd jaarplan. Elke TL vertaalt het beleid voor het seizoen in plannen inclusief begroting, bemensing, data ed. Dit gebeurt enerzijds binnen het betreffende taak team en anderzijds in bilateraal overleg met de gemeenteleider (voorganger). De gemeenteleider (voorganger) keurt de plannen al dan niet goed. Pagina 11 van 16

12 Voor het maken van een nieuw jaarplan wordt er jaarlijks bilateraal geëvalueerd met de TL s en centraal in het coördinatieteam. Pagina 12 van 16

13 8. Namen Coördinatieteam (CT): o o o o o o o Annemarie Koopmans TGL Kringen & Stafteam Jilles & Anna Schippers TL RISK Gerrit van Eijk TL kosterij Ruward de Ruiter TL Kapel Aukje & Gerrit Adema TGL Pastoraat Ineke Bovenschen TL SOZO Susan Dragt TL Diaconaat Alec Timmerman & Annemieke Cino - TGL Aanbidding Steffen van Assche TL Aanbidding Chiel Helmus TL Aanbidding Jeanine Klein Nagelvoort TL Aanbidding Ruben Verhaal TL Aanbidding David van Walsum TL Aanbidding Jasper Siegers TL Aanbiddings avonden JanKees Goud TL Kinderaanbidding Judith Goud & Astrid Smith TL Kinderwerk Maartje & David van Walsem TL Tieners Eva Helmus - TGL Evangelisatie (in oprichting) Florian Hoeve TL HOTS Gemeenteleider (voorganger): Menno Helmus Bestuur: o Leo van Grondelle (nieuw) o Annemarie Koopmans (tijdelijke dubbelfunctie met CT) o Christien Veeneman (tijdelijke dubbelfunctie met Raad) o Johan Vink o Vacature Raad: o Christien Veeneman o Hans Been (nieuw) o Hanny van Brakel (nieuw) o Vacature o Vacature o Vacature Pagina 13 van 16

14 9. Procedure (december 2014 e.v.) Gedurende Q 3&4 van 2014, conform eerder aan de gemeente gecommuniceerde procedure: Is het leiderschap structuur document in een informatiebrief met de gemeente gedeeld. Zijn de gemeenteleden gevraagd bezwaren omtrent kandidaten te melden bij een vertrouwenscommissie. Heeft de vertrouwenscommissie aan het ilt gerapporteerd dat over geen van de betrokken personen zodanige bezwaren zijn ingediend dat deze het vervullen van een functie in de nieuwe gemeentestructuur zouden belemmeren. Is door de gemeenteleider een gesprek gevoerd met een groep meedenkende gemeenteleden en is van dat gesprek een verslag opgesteld en zijn een aantal aanbevelingen aan het ilt voorgelegd. Zijn deze aanbevelingen aan het einde van dit document weergegeven en is het verslag aan de gemeente ter inzage gegeven in de gemeentebrief van december (via de website). Zijn de aanbevelingen overgenomen door het ilt en verwerkt in deze versie van dit document. In Q1 van 2015 treed de nieuwe structuur in werking en draagt het ilt haar taken over aan de betreffende gremia. Gedurende 2015 zal de gemeente worden geïnformeerd over de nieuw te benoemen kandidaten in de diverse gremia en de resultaten van de tussentijdse evaluaties (zie hierna). Pagina 14 van 16

15 10. Proefjaar & meedenkers Per januari 2015 zal de nieuwe structuur zoals hiervoor beschreven van start gaan. Het eerste jaar wordt beschouwd als een jaar om de nieuwe structuur te testen en te evalueren. Per januari 2016 zal de structuur definitief worden vastgesteld en daarna alleen bij een gezamenlijk besluit van de Raad van Advies en het Bestuur worden aangepast. Tijdens het proefjaar zal de voorganger namens het bestuur en eventueel samen met één of meer bestuursleden minimaal twee keer een avond beleggen waarin met gemeenteleden die daar belangstelling voor hebben zal worden gesproken over de structuur en eventuele verbeterpunten. Een eerste avond van dien aard heeft j.l. 7 juli 2014 plaatsgevonden. Vanuit deze avond zijn 8 suggesties aan de gemeenteleiding gedaan ter verbetering van het bovenstaande document. Hieronder zijn deze suggesties opgesomd en zij zijn allen door de gemeenteleiding overgenomen en in de hier voorgaande tekst verwerkt. Daarnaast heeft de vertrouwenscommissie een tweetal suggesties gedaan betreffende de procedure voor vragen van gemeenteleden alsook de wijze waarop de rol van een vertrouwenscommissie is verwoord. Ook deze suggesties zijn hieronder weergegeven en in de hier voorgaande tekst verwerkt. Tot slot is het de gemeenteleiding gebleken dat een goede verankering van dit document als zijnde reglementen waarnaar door de statuten wordt verwezen noodzakelijk is. Om die reden is het bestuur gevraagd over te gaan tot een statuten wijziging op zodanige wijze dat de statuten naar deze reglementen verwijzen en dat de reglementen alleen gewijzigd zullen worden na consultatie en akkoord van het gehele LT van Vineyard Benelux. Aanpassing suggesties vanuit gemeenteleden (ontmoeting dd 7 juli 2014): Suggestie 1: vorm een klankbord groep die meedenkt bij de implementatie en evaluatie van de nieuwe structuur. Suggestie 2: Het waarom van de huidige dubbelfuncties kan verhelderd worden door ILT leden alleen aan bestuur toe te voegen gedurende de overgangsperiode. In de praktijk bestaat hun rol dan uit overdracht van beleid en evaluatie van de nieuwe werkwijze. Daarnaast (of mogelijk in plaats daarvan) zouden zij samen met een aantal gemeenteleden deel kunnen nemen aan de voorgestelde klankbord groepen voor evaluatie van de nieuwe structuur. Suggestie 3a: Voeg op minimaal 2 nieuwe mensen toe aan het bestuur. Deze mensen zijn ingewerkt op het moment dat de ILT-leden eruit gaan. Dus juist ook om continuïteit te geven! Het ilt heeft deze suggestie vertaald als één nieuwe persoon bij de raad en één bij het bestuur. Dat lijkt een wijze keuze omdat daarmee het bestuur uit 5 leden bestaat (oneven). Suggestie 3(b): zorg dat deze nieuwe mensen jonger zijn. Suggestie 4: Infoavonden zijn nodig om draagvlak te creëren en transparant te zijn over Pagina 15 van 16

16 keuzes. Ideeën horen die in de gemeente leven en/of reacties peilen bij nieuwe plannen kan ook een doel zijn. Suggestie 5: Geef duidelijker aan wat de rol van de gemeenteleider (voorganger) is in verhouding tot bestuur en raad. Suggestie 6: Laat de functie-eisen bij de verschillende organen meer overeenkomen. Suggestie 7: Maak de inhoud van het verslag beschikbaar voor alle gemeenteleden. Aanpassing suggesties vanuit de Vertrouwens Commissie (VC): Suggestie 1: pas de verwoording van de taakstelling voor de commissie aan zodat deze minder breed is en vooral gericht is op het toetsen van kandidaten op wettige bezwaren. Suggestie 2: Organiseer een structurele oplossing voor gemeenteleden die vragen hebben over leiders zodat die op een vertrouwelijk en voor alle partijen veilige wijze kunnen worden gesteld, getoetst en beantwoord. Aanpassing suggesties vanuit het ilt: Suggestie 1: toevoegen aan de statuten en reglementen dat dit structuur document de reglementen vormt, dat in de statuten op de juiste wijze naar de reglementen wordt verwezen en dat de statuten en de reglementen niet gewijzigd kunnen worden zonder instemming van VY Benelux. Pagina 16 van 16