Personeelsfunctionarissen zijn bij uitstek te. Pensioentips voor de personeelsfunctionaris (1) Vijf tips bij het aangaan van een dienstverband

Transcriptie

1 Frédérique Hoppers Advocaat / associate partner Pensioen- & Arbeidsrecht bij Dirkzwager advocaten & notarissen N.V. en redactielid P&P Geeke Hissink Advocaat Ambtenaren-, Arbeids- & Pensioenrecht bij Hekkelman Advocaten N.V. Pensioen is veelal niet het favoriete onderwerp van de personeelsfunctionaris. Maar het is wel belangrijk, bijvoorbeeld als aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde. In een tweeluik geven we aan de hand van verschillende typen personeelsfunctionarissen belangrijke pensioentips. In dit eerste deel: vijf tips bij het aangaan van een dienstverband. Pensioentips voor de personeelsfunctionaris (1) Vijf tips bij het aangaan van een dienstverband Personeelsfunctionarissen zijn bij uitstek te betitelen als duizendpoot. Van sterk uiteenlopende onderwerpen moeten zij de nodige kennis hebben, om hierover als vraagbaak voor de medewerkers te kunnen fungeren. Ze deinzen voor weinig onderwerpen terug. Er is echter één onderwerp dat regelmatig uit de weg wordt gegaan: pensioen. Te taai, te saai, te ingewikkeld, zijn veelgehoorde bezwaren. Niet nodig om je erin te verdiepen, wordt ook met regelmaat aangevoerd: het pensioen zou al goed geregeld zijn en niet de werkgever, maar de pensioenuitvoerder zou erover gaan. Niets is echter minder waar! Met meer pensioenkennis kunnen arbeidsvoorwaardengesprekken aantrekkelijker worden ingestoken, kunnen medewerkers vitaler naar de eindstreep worden gebracht, kunnen onaangename verrassingen bij arbeidsongeschiktheid of voortijdig overlijden worden voorkomen, en kan gedoe met de Belastingdienst worden vermeden. Hoe dan? Een goed begin is het halve werk. En een leuk begin helpt ook. Maak daarom kennis met verschillende boeiende personages, waarmee u zich als personeelsfunctionaris hopelijk kunt identificeren! Door het aanbod direct op tafel te leggen, bied je potentieel een extra in de onderhandelingen # Pensioen & Praktijk 5

2 Juist de premieverdeling is een behapbaar onderwerp en zou meer aandacht mogen krijgen Per deelonderwerp/tip hebben we een bepaald type personeelsfunctionaris gekenmerkt. In de pensioensituatie bij indiensttreding, zoals beschreven in dit eerste deel van het tweeluik, zijn dat achtereenvolgens de Verleider, de Verdeler, de Communicator, de Verzorger en de Zekere Henk. Meer personages worden beschreven in de situatie bij uitdiensttreding, in deel twee vanaf pagina 38. Behalve deze personages, heeft de gemiddelde per soneelsfunctionaris nog veel meer typen in zich. Wat te denken van de Vitaliteitsconsulent of de Finish-vlagger? Wellicht daarover een andere keer meer. 1. DE VERLEIDER - In dienst & pensioen aanbod De Verleider verleidt tot indiensttreding door pensioen aantrekkelijk te presenteren. Onbekend maakt onbemind. Soms bekruipt ons het gevoel dat werkgevers, omdat ze zich niet comfortabel voelen bij de arbeidsvoorwaarde pensioen, het pensioen dus ook maar niet betrekken in de onderhandelingen bij indiensttreding. In het voorstel of de arbeidsovereenkomst staat dan mogelijk iets genoemd over pensioen, maar de gesprekspartner namens de werkgever hoopt stilletjes dat eventuele vragen over het aanbod niet zullen gaan over pensioen. Dat is jammer, want pensioen is een belangrijke arbeidsvoorwaarde, waarmee je je als werkgever positief kunt onderscheiden. Daarom volgen hier wat handvatten om het gesprek over pensioen juist wél aan te gaan! Goed om in het achterhoofd te houden is dat er geen verplichting geldt om een pensioenovereenkomst te sluiten met een werknemer. Een werkgever hoeft geen pensioenaanbod te doen. De werknemer hoeft het pensioenaanbod niet te aanvaarden. Door het enkel dóen van een pensioenaanbod kan een werkgever zich dus al onderscheiden van de concurrent die geen pen sioenaanbod doet. Alleen als de werkgever verplicht is deel te nemen in een bedrijfstakpensioenfonds ligt dit anders. De werkgever moet de werknemer binnen een maand na aanvang van zijn werkzaamheden berichten of hij een pensioenaanbod gaat doen (artikel 7 Pensioenwet (PW)). Indien de werkgever niet tijdig kenbaar heeft gemaakt of hij een pensioenaanbod doet, wordt de werkgever geacht een onherroepelijk aanbod voor een pensioenovereenkomst te hebben gedaan (ver gelijk lid 4 van artikel 7 PW). Een behoorlijk vérstrekkende consequentie dus. Overigens zijn aan dit vermoeden twee voorwaarden verbonden. Allereerst dient de werkgever al een aanbod tot het sluiten van een pensioenovereenkomst te hebben gedaan aan een groep andere werknemers. De tweede voorwaarde is dat de werknemer aan wie de werkgever geen pensioenaanbod heeft gedaan, tot dezelfde groep wordt gerekend als die wel zo n aanbod heeft gehad. Per saldo kan er als je als werk - gever eenmaal een aanbod hebt gedaan, dus wel een pensioenplicht ontstaan. Een dergelijke plicht kan ook volgen uit de pensioenuitvoeringsovereenkomst. Niet ongebruikelijk is immers dat daarin een bepaling is opgenomen dat de werkgever alle werknemers moet aanmelden. Op zich heb je dus de tijd als werkgever. Ons advies zou echter zijn om die tijd niet te nemen als je iets te bieden hebt. Door het aanbod direct op tafel te Wat betaal ik als werkgever aan jouw pensioen en wat betaal jij? 6 Pensioen & Praktijk #4 2018

3 leggen, bied je potentieel een extra in de onderhandelingen. En stel dat dit nu juist hetgeen is waardoor de werknemer zich over de streep laat trekken? Ook werknemers zijn niet dagelijks bezig met pensioen, maar over het algemeen zijn ze er voldoende van doordrongen dat ze iets moeten regelen voor de oude dag, of in een situatie van arbeidsongeschiktheid of overlijden (ten behoeve van de kinderen en/ of de partner). Wat heerlijk als je werkgever je hierin vervolgens ontzorgt. 2. DE VERDELER - In dienst & kosten van pensioenregeling De Verdeler verdeelt transparant en evenwichtig. Een werknemer kan alleen afstand doen als hij beschikt over toereikende en juiste informatie over de gevolgen daarvan De pensioenregeling wordt bekostigd met premies. De pensioenpremie wordt gedefinieerd in artikel 1 PW. De premie is de in geld uitgedrukte, periodiek vastgestelde, structurele prestatie die verschuldigd is aan de pensioenuitvoerder en die bestemd is voor de verzekering van pensioen en de daaraan verbonden kosten. De pensioenpremie is op te delen in een werknemersen een werkgeversdeel. Ook de werkgevers- en de werknemerspremie staan gedefinieerd in artikel 1 PW als het deel dat komt voor rekening van de werkgever respectievelijk de werknemer. De werkgever is sowieso voor het geheel premieplichtig richting de pensioenuitvoerder, dus ook voor het werknemersdeel. Het werknemersdeel van de premie kan op grond van het bepaalde in artikel 7:631 lid 3 BW ingehouden worden op het loon van een werknemer. Of een werknemersdeel geldt en hoeveel de werknemerspremie vervolgens is, betreft een arbeidsvoorwaardelijke afspraak tussen werkgevers en werknemers als onderdeel van de arbeidsovereenkomst en de pensioenovereenkomst. Juist de premieverdeling is een behapbaar onderwerp en zou daarom ook meer aandacht mogen krijgen in de gesprekken met een potentieel nieuwe medewerker. Wat betaal ik als werkgever aan jouw pensioen en wat betaal jij? De premieverdeling is een zaak tussen werkgever en werknemer, en daarmee een uitgelezen kans om een verschil te maken. Overigens bestaat er niet altijd ruimte om op werkgeversniveau afspraken te maken over de premieverdeling. Bij sommige (bedrijfstak)regelingen wordt voorgeschreven dat de pensioenuitvoerder de premieverdeling vaststelt. Ook kan de premieverdeling in een cao geregeld zijn. Maar net zo vaak bestaat die vrijheid wel, of staat een maximumpremie voorgeschreven. In die situatie heeft een werkgever de vrijheid om hierin een onderscheidend aanbod neer te leggen. Het voordeel is dat een verdeling waarbij de werknemer een beperkte bijdrage betaalt, wel maandelijks voelbaar is voor de werknemer. Binnen de premieverdeling zijn varianten denkbaar. Ga je bijvoorbeeld voor een percentuele verdeling (bijvoorbeeld 1/3 versus 2/3), of wil je juist vastleggen dat de werknemersbijdrage een vast percentage van de pensioengrondslag is? In dat laatste geval is het belangrijk te bedenken dat de premielast voor de werkgever meestal zal toe nemen naarmate de werknemer ouder wordt. 3. DE COMMUNICATOR - In dienst & pensioen communicatie De Communicator omarmt pensioen, vooral om de werknemer meer pensioenbewust te maken. Ons advies is om het pensioen te bespreken als een onderscheidende arbeidsvoorwaarde. Dus: praten over pensioen. Maar zitten hier ook nog verplichtingen aan voor de werkgever? Zowel het Burgerlijk Wetboek (BW) als de Pensioenwet geven regels. Zo staat in artikel 7:655 BW dat de werkgever de werknemer schriftelijk of elektronisch moet informeren of de werknemer gaat deelnemen in een pensioenregeling. Artikel 7 PW geeft, zoals besproken, de verplichting om binnen een maand # Pensioen & Praktijk 7

4 uitsluitsel te geven of een aanbod wordt gedaan. Indien de werkgever besluit een aanbod te doen, moet de werkgever ook melden binnen welke termijn het aanbod wordt gedaan en wie de pensioenuitvoerder is. De werkgever moet zich inspannen om ervoor te zorgen dat het aanbod de werknemer ook bereikt. Komt de werkgever deze zorgplicht onvoldoende na, dan kan dit tot gevolg hebben dat de werkgever de werknemer niet zomaar kan vastpinnen op het feit dat hij het aanbod niet (tijdig) heeft aanvaard. Zoals gezegd, is de werknemer niet verplicht om een aanbod tot het sluiten van een pensioenovereenkomst te aanvaarden. Als een werknemer aangeeft niet te willen deelnemen in de pensioenregeling van de werkgever wordt wel gesproken van afstand of een afstandsverklaring. Een werknemer kan alleen afstand doen als hij beschikt over toereikende en juiste informatie over de gevolgen van zijn afstand. De werkgever is verplicht om de relevante informatie hiervoor te verstrekken. Als een werknemer besluit om afstand te doen, adviseren wij ook de partner hiervoor mee te laten tekenen. Want alhoewel hiertoe geen verplichting bestaat, heeft de keuze van de werknemer ook gevolgen voor de partner. Immers, hij verkrijgt nu geen partnerpensioen meer. Om latere discussie te voorkomen, is het daarom de moeite waard de partner mee te laten tekenen in geval van afstand. De wet bepaalt niet met zoveel woorden dat de werkgever de (potentiële) werknemer bij het aanbod ook dient te informeren over de inhoud van de regeling. Toch wordt deze verplichting wel aangenomen en kan het onvoldoende informeren over de inhoud van de regeling onrechtmatig zijn of in strijd met goed werkgeverschap. Maar ook hier ligt weer een kans. Als je als werk gever alleen al kunt uitleggen wat voor soort regeling wordt gehanteerd en wat wordt opgebouwd of waarnaar wordt gestreefd, zal de arbeidsvoorwaarde pensioen tastbaarder en daarmee waardevoller worden. Op grond van artikel 21 PW moet de werkgever ervoor zorgdragen dat de werknemer met wie hij een pensioenovereenkomst heeft gesloten en die pen sioenaanspraken verwerft, binnen drie maanden na de start van de verwerving door de pensioenuitvoerder wordt geïnformeerd over de kenmerken van de pensioenregeling. Onder deze kenmerken vallen ook de mogelijkheid om te kiezen voor een variabele uitkering, de uitvoering van de pensioenregeling en informatie over persoonlijke omstandigheden die een actie van de werknemer kunnen vergen. De werknemer wordt daarbij tevens gewezen op de website van de pensioenuitvoerder en op de mogelijkheid het pensioenregister te raadplegen ( Overigens dient de werkgever de pensioenuitvoerder te informeren over iedere wijziging in de pensioenovereenkomst. Vervolgens informeert de pensioenuitvoerder binnen drie maanden na een wijziging in de pensioenovereenkomst de werknemer over die wijziging en over de mogelijkheid om het gewijzigde pensioenreglement op te vragen bij de pensioenuitvoerder. 4. DE VERZORGER - In dienst & aandacht voor de partner De Verzorger ontzorgt, niet alleen de medewerker, maar ook diens partner. Vaak wordt er bij pensioen gedacht aan een voorziening voor de oude dag, ook wel het ouderdomspensioen genoemd. Veel pensioenregelingen kennen echter ook andere voorzieningen, zoals een voorziening voor de partner wanneer de werknemer voortijdig overlijdt. Dit betreft het partnerpensioen. Je moet er niet aan denken dat een werknemer komt te overlijden en diens partner met lege handen komt te staan 8 Pensioen & Praktijk #4 2018

5 Het is altijd verstandig om na te gaan welk partnerbegrip de pensioenuitvoerder hanteert, om daadwerkelijk aanspraak op partnerpensioen te kunnen maken. Moet de werknemer bijvoorbeeld getrouwd zijn, of is een samenwonende situatie voldoende? Waarover moet de werknemer dan beschikken om die samenwonende situatie daadwerkelijk te kunnen aantonen? Je moet er natuurlijk niet aan denken dat een werknemer komt te overlijden en diens partner met lege handen komt te staan, omdat zowel de werknemer als HR onvoldoende doordrongen is van het partnerbegrip en wat daar zoal voor nodig is. 5. DE ZEKERE HENK - In dienst & Bpf-check en vrijstelling Met een Zekere Henk -zijn is niks mis, zeker niet als het een mogelijk verplichte deelneming in een bedrijfstakpensioenfonds (Bpf) betreft. kan dragen? En wat als de werkgever al een regeling heeft? Dan zit de werkgever met dubbele premielasten. De medewerkers bouwen bovendien in potentie een fiscaal bovenmatig pensioen op. Ons advies zou niet zijn om de Bpf-check zelf te doen, maar wél om hier alert op te zijn, zeker als u werkzaam bent bij een dynamische werkgever of een werkgever die diverse activiteiten ontplooit. De verplichtstellingsbesluiten zijn soms ontzettend ruim geformuleerd. MEER PENSIOENTIPS? Ga naar pagina 38 voor het vervolg van dit tweeluik, met vijf tips bij het beëindigen van een dienstverband. Vaak wordt het uitbesteed, maar door meer feeling te krijgen met het pensioen, kun je als HR-mede werker sturen op de Bpf-check. In de kern houdt deze check in dat wordt gecontroleerd of er een bedrijfstakpensioenfonds actief is op het terrein waarbinnen de werkgever zich begeeft. Een klein stapje terug. Een bedrijfstakpensioenfonds is een pensioenfonds specifiek voor een bepaalde bedrijfstak of beroepsgroep. Vaak is dit Bpf verplichtgesteld voor werkgevers die actief zijn binnen deze bedrijfstak. Wanneer en voor wie deze verplichtstelling geldt, is neergelegd in het verplichtstellingsbesluit. Is sprake van een verplichte deelneming, dan dien je als werkgever je werknemers aan te melden bij het Bpf. Door onbekendheid met het bestaan van het Bpf, wijzigingen in de activiteiten van de werkgever, of wijzigingen van het verplichtstellingsbesluit, komt het voor dat medewerkers niet zijn aangemeld bij het Bpf. Het Bpf kan verlangen dat de werkgever echter alsnog én met terugwerkende kracht wordt aangesloten. Dit heeft tot gevolg dat het Bpf met terugwerkende kracht pensioenpremies kan vorderen over de jaren dat de werkgever verplicht aangesloten had moeten zijn. Dit leidt op zichzelf al tot een potentieel enorme financiële extra last, maar daarmee is de kous soms nog niet af. Want wat als de werkgever deze last niet VU LAW ACADEMY Dé specialist in pensioenrecht opleidingen Leergang pensioenrecht (start: najaar 2019) Leergang fiscaal pensioenrecht (start: 21 maart 2019) Actualiteitenlezingen pensioenrecht (4x per jaar) Meer informatie & inschrijven: Prof. dr. Erik Lutjens, cursusleider en docent bij de leergangen en actualiteiten lezingen # Pensioen & Praktijk 9