Arts Impact Manager. Handleiding Januari 2018

Transcriptie

1 Arts Impact Manager Handleiding Januari 08

2 Inleiding Voor je ligt de handleiding van de Arts Impact Manager. De handleiding geeft stap voor stap aan hoe je eenvoudig van de Arts Impact Manager gebruik kan maken. In deze handleiding vind je: Aan de slag: inloggen Navigatie Een nieuw project en toegang verlenen Projectbeheer Projectbeheer zichtbaarheid en rechten logboek Status project Fact Sheet Logboek Adresboek Account gegevens beheren Help! Doel Arts Impact Manager Kunstenaars, kunstinstellingen en fondsen gebruiken AIM voor uiteenlopende doelstellingen. Verhogen kwaliteit community art projecten - Projectleiders kunnen met AIM bij aanvang van het project een projectscan maken van hun project, welke inzicht geeft in de verwachte maatschappelijke effecten en resultaten van het project. De projectscan geeft een stevige houvast voor het ontwikkelen van het project en de mogelijkheid om het project te optimaliseren. Bredere steun vinden voor kunst in samenleving - Met deze projectscan, die in PDF format te downloaden is, kunnen kunstenaars potentiele partners interesseren om het project te steunen, onder andere door hen inzicht te bieden in de verwachte maatschappelijke effecten. Verbeteren samenwerking AIM biedt een gemeenschappelijke taal, wat de samenwerking en het onderling begrip verbetert. Via het logboek kan de projectleider met geselecteerde gebruikers/ partners communiceren over het project. Inzicht in de maatschappelijke impact, evalueren en leren - Na afloop van het project kan de projectleider in AIM een evaluatie van het project maken en de resultaten invoeren. Deze resultaten worden toegevoegd aan de projectscan PDF, zodat de verwachte en gerealiseerde resultaten met elkaar vergeleken kunnen worden. Verantwoorden naar stakeholders - Met deze resultaten kunnen projectleiders zich verantwoorden richting partners, fondsen en andere stakeholders. Impact op programmaniveau Kunstinstellingen en fondsen krijgen via AIM inzicht in de maatschappelijke impact op programmaniveau (de totale impact van alle projecten die zij steunen). Door analyse op programma niveau wordt meer inzicht verkregen in onder andere de faal en succesfactoren van projecten, de effecten en activiteiten per kunstvorm en de effecten per wijk.

3 Achtergrond De onderliggende methodiek van de Arts Impact Manager is gebaseerd op het verzamelen van de minimaal benodigde informatie om tot gegronde investeringsbeslissing te komen. Om de geambieerde maatschappelijke impact te meten en te vergroten hanteren we het logic framework, ook wel veranderstrategie of theorie of change. In dit logic framework onderzoeken we de oorzaak gevolg relaties tussen het project en de uiteindelijke maatschappelijke impact. In AIM zitten alle elementen van het logic framework: Alle tijd en geld die in het project wordt gestoken De activiteiten (kenmerken van de cultuurimpuls) De output in de vorm van deelname, publiek, ontwikkeling van vermogens, verbeelding en verbinding door het project. Maatschappelijke impact. ACTIVITEITEN OUTPUT IMPACT Persoonlijke ontwikkeling Sociale cohesie Publieke beeldvorming Fysieke leefbaarheid Partners Vele Kunstprogramma s en instellingen gebruiken AIM. De instellingen leren van elkaar om de impact te vergroten. De Rijksuniversiteit Groningen, Universiteit Antwerpen en Staffordshire University ondersteunen het onderzoek naar de methodiek.

4 Aan de slag: inloggen Ga naar jouw AIM en login met je gebruikersnaam en wachtwoord. Let op, gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdletter gevoelig. Kunstbalie: Voor de Reis: Kunstbedrijf: 4

5 Navigatie Aanvraag De Kunstbaas Navigatie In het overzicht zie je vier tabbladen: Mijn AIM, dit is je persoonlijke pagina, met jouw projecten en de laatste berichten die voor je zijn achter gelaten. Dashboard, dit biedt een overzicht van alle project en de maatschappelijke impact. Adresboek: Dit is een overzicht van relaties, per relatie kan je de projecten zien die de betreffende relatie ondersteunt en hoe deze projecten scoren in het dashboard. Projecten: Dit zijn de projecten. Alle scores vooraf en resultaten van evaluaties van de projecten kunnen hier ingevoerd worden. Deze vier tabbladen (Mijn AIM, Dashboard, Adresboek en Projecten) zijn altijd zichtbaar en bereikbaar via het menu links op het scherm.. Mijn projecten geeft een overzicht van alle projecten waar je de beheerder van bent. Goed werk!. 4 Wanneer je op een project klikt, kan je het project verder bewerken.. 5 Met de knop Nieuw Project kan je een nieuw project aanmaken. 4. Berichten geeft de laatste 0 berichten weer die in de logboeken staan van jouw projecten. 6 5

6 Een nieuw project en toegang verlenen 4 5 Wanneer je een nieuw project start (Nieuw Project knop op de mijn AIM pagina, zie vorige bladzijde), dan vul je het invoerformulier in en sla je het project onder aan de pagina op. Dit formulier om een project aan te maken bevat alleen algemene informatie over het project en kan later aangepast worden. Hier kunnen ook de toegangsrechten over het project beheerd worden. Bij Artistieke leiding vul je de naam van de artistiek leider in. Je ziet de lijst met relaties verschijnen. Wanneer de artistiek leider reeds in de lijst voorkomt, selecteer je deze. Wanneer de artistiek leider nog niet in de lijst voorkomt, selecteer je Add Option naam relatie. De nieuwe aanvrager wordt automatisch toegevoegd aan het adresboek. Hetzelfde geldt voor alle overige velden waar stakeholders worden toegevoegd. 4 Jij bent als beheerder de enige die in het project kan werken. Via Wie mag het project zien kan je bepalen of andere mensen het project mogen inzien. 5 Bij Gebruikers met inzage in het project kan je unieke gebruikers toevoegen om mee samen te werken. Deze gebruikers mogen berichten achterlaten in het logboek van je project en kunnen je project altijd inzien. 6

7 Projectbeheer Ieder project heeft zes tabbladen om het project te beheren. Algemene informatie: Hier staat algemene informatie over het project, zoals de titel en de artistiek leider. Hier kan ook de toegang tot het project beheerd worden. Verwacht Aanvraag: Hier voor je vooraf de verwachte resultaten van het project in. Gerealiseerd: Hier kunnen de werkelijke resultaten van het project ingevoerd worden. Dit tabblad verschijnt nadat de status van het project op akkoord staat. Beeldmateriaal: Hier kunnen foto s van het project geupload worden. Deze verschijnen achterin de Fact Sheet (pdf). Ook is het mogelijk hier achtergrond informatie te uploaden (in pdf, xls of docx). Fact sheet: De factsheet is een samenvattend document met alle verwachtingen en resultaten van het project in schema s, figuren spinnen en tabellen. De factsheet kan in PDF opgeslagen worden. Logboek: In het logboek kan de projectleider communiceren over de projectscan met andere (geselecteerde) gebruikers. De functie en werking van het logboek staat uitgelegd op p0. Logboek. 7

8 Projectbeheer zichtbaarheid en rechten logboek Wanneer je in AIM bij je project bent, kan je onder algemene informatie van het project de zichtbaarheid en rechten op toegang tot het logboek inrichten. Wie mag dit project zien Alleen ik of Iedereen. Met deze functie kan je het project afschermen voor andere gebruikers van AIM. Wanneer je niet wilt dat andere gebruikers van AIM je project kunnen inzien, selecteer dan Alleen ik. Gebruikers met toegang tot het logboek Je kan gebruikers selecteren die je toegang wilt geven tot het logboek. Deze gebruikers kunnen berichten achterlaten in het logboek en hebben inzage in je project (ook als je Alleen ik hebt geselecteerd bij Wie mag dit project zien). Mocht de persoon die je toegang wilt verlenen tot het logboek nog geen gebruiker zijn, vraag dan aan je contactpersoon of hij of zij een nieuwe gebruiker wilt aanmaken. 8

9 Status project Onder algemene informatie bij het project kan je de status van het project beheren. De status geeft aan in welke fase het project zich bevindt. We onderscheiden de volgende statussen: Concept: Een project laat je in concept staan, zolang je het formulier Verwacht Aanvraag nog niet volledig hebt ingevuld. Zolang het project in concept staat, kan je alles nog aanpassen tot je tevreden bent. Voorstel: Wanneer je Verwacht aanvraag volledig en correct hebt ingevuld en je wilt je plan indienen bij fondsen/ partners, dan pas je de status van het project aan naar Voorstel. Nadat het project op voorstel staat worden ook de overige statussen zichtbaar. Akkoord: Hiermee is het plan definitief en ga je aan de slag met je project. LET OP: Nu kan je de tekst niet meer aanpassen. Er verschijnt een Gerealiseerd tab waar je de evaluatie/ project resultaten kan invoeren. Niet Akkoord: Het plan is afgekeurd. Als je het project weer wilt oppakken kan je de status aanpssen naar voorstel en er weer in werken. Afgerond: Een afgerond project is volledig ingevuld, gefixeerd en opgeslagen in de database. Het project kan niet meer aangepast worden. 9

10 Fact Sheet 4 De Fact Sheet geeft een overzicht van alle ingevoerde data in de vorm van figuren, tabellen en enige toelichting. De foto op de voorpagina kan aangepast worden bij beeldmerk onder Algemene Informatie. Wanneer Verwacht Aanvraag en Gerealiseerd volledig zijn ingevuld, dan geven de figuren de verwachte en gerealiseerde resultaten weer. 4 Via Opslaan als PDF kan de Fact Sheet opgeslagen worden om af te drukken of te delen met derden. 0

11 Logboek Het logboek biedt de mogelijkheid voor de projectleider/ beheerder om met geselecteerde gebruikers te communiceren over de projectscan. Onder Algemene Informatie kan je bij Gebruikers met inzage tot project specifieke gebruikers rechten geven om in het logboek berichten achter te laten. Alleen deze gebruikers kunnen het logboek in. Het toekennen van rechten staat beschreven op p8. Projectbeheer zichtbaarheid en rechten logboek. Onder Je Bericht kan je een bericht achterlaten in het logboek. Dit bericht verschijnt automatisch onderaan de pagina.

12 Adresboek Wanneer je op Adresboek klikt, zie je een overzicht met alle relaties. Nieuwe relaties kunnen direct uit het de vragenlijst voor een project worden toegevoegd (zie pagina 6). Het is ook mogelijk relaties toe te voegen middels de + knop. Wanneer je op een individuele relaties klikt, dan krijg je een dashboard en de belangrijkste gegevens van de individuele relatie (zie onderstaand) 4 5 Het dashboard van de relatie biedt een overzicht van alle projecten die zijn ingevoerd voor de betreffende relatie, 4 als projecteigenaar, partner of locatie en de gegevens 5 van de betreffende relatie.

13 Account gegevens beheren In de menubalk rechts boven kan je je account gegevens aanpassen.

14 Help! Heb je technische vragen of opmerkingen, neem contact op! Dit kan via het Help of neem contact op met: Pieter Brouwer formulier Voor inhoudelijke vragen en opmerkingen neem contact op met: Organisatie Contactpersoon Telefoon Kunstbalie Tilburg Joosje Duindam joosje.duindam@kunstbalie.nl Keunstwurk Leeuwarden Afke Brenninkmeijer A.Brenninkmeijer@keunstwurk.nl Kunstbedrijf Arnhem Sikko Cleveringa sikko@cal-xl.nl Appetite Stoke on Trent (UK) Karl Greenwood askus@appetitestoke.co.uk First Art Nottinghamshire (UK) Madeline Holmes INFO@FIRSTART.ORG.UK CAL-XL Sikko Cleveringa sikko@cal-xl.nl 4

15 Aanbieders Arts Impact Manager Methodologische ontwikkeling en kwaliteitsbewaking Beheer en ontwikkeling Arts Impact Manager Disclaimer Deze handleiding is ondersteunend aan de Arts Impact Manager van Cigarbox. Cigarbox is een onafhankelijk advies en technologiebedrijf, gespecialiseerd in het inzichtelijk maken van financiële en maatschappelijke effecten van investeringen en projecten. Aan de uitkomsten in AIM kunnen geen rechten ontleend worden. Copyright, Cigarbox Advisory Services