Leveranciersbeleid. Woningbouwvereniging Reeuwijk. Datum 26 juni Blad 1

Transcriptie

1 Leveranciersbeleid Woningbouwvereniging Reeuwijk Datum 26 juni 2012 Blad 1

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Kenmerken 3 2 Uitgangspunten beleid 3 3 Algemene eisen 4 4 Aanvullende eisen Eisen vanuit fiscaal oogpunt Betaalgedrag Belastingdienst Wet Keten Aansprakelijkheid (Bedrijven met personeel) VAR Jaarlijks aanleveren van uurloon gegevens Kredietbeoordeling Gedragsregels werken bij de klant Complexe projecten Kapitaalintensieve projecten Langdurige projecten 6 Bijlage 1 Derdenlijst 7 Bijlage 2 Gedragsregels werken bij de klant 8 Blad 2

3 1 Inleiding Onze vereniging wil zich kenmerken door een klantgerichte dienstverlening waarbij we professionaliteit met persoonlijke aandacht combineren. Als organisatie zijn we betrouwbaar en maatschappelijk betrokken. We willen een betrouwbare partner zijn voor onze klanten leveranciers en aannemers. 1.1 Kenmerken We werken professioneel en klantgericht We staan open voor onze omgeving, we zijn maatschappelijk betrokken We zijn integer en opereren transparant We handelen op basis van wederzijds respect en willen betrouwbaar zijn. Vanuit deze kenmerken kiezen we voor een duidelijk leveranciersbeleid. Vertrouwen en professionaliteit spelen daarbij een belangrijke rol. De leveranciers die aan de uitgangspunten en eisen in dit leveranciersbeleid voldoen zijn opgenomen in de derdenlijst, met daarbij de discipline waarbinnen zij werken (zie bijlage 1: Derdenlijst). 2 Uitgangspunten beleid We willen een product en/ of diensten die voldoen aan onze kwaliteitseisen tegen een zo laag mogelijke prijs. Wij willen het aantal leveranciers beperken omdat dit beter beheersbaar is, we daardoor efficiënter kunnen werken en een duurzame relatie aan kunnen gaan. Met een leverancier die voldoet aan onze prijs- en kwaliteitscriteria willen wij een structurele relatie opbouwen/behouden. Wisseling van leverancier wordt alleen gedaan met een gedegen onderbouwing. We hanteren algemene eisen (criteria) voor leveranciers met eventueel extra eisen ten aanzien van het product of dienst wat geleverd wordt (zie ook aanbestedingsbeleid). Bij de inzet van nieuwe leveranciers is er een zwaardere risicoafweging omdat er nog geen praktijkervaring is. Bij gelijkwaardige scores geven wij er de voorkeur aan om te werken met lokaalwerkende derden. We houden de markt kritisch bij door het lezen van vakliteratuur, bezoeken van beurzen en voeren gesprekken met leveranciers. Hiermee willen we zowel vernieuwing bijhouden als de signalen van de markt over de continuïteit van bedrijven. Wij doen alleen zaken met derden met goede naam en faam. Wij verlenen geen opdrachten aan derden die verdacht zijn van een fraudezaak, totdat de uitkomst van het proces duidelijk is. Blad 3

4 3 Algemene eisen Een product of dienst moet altijd voldoen aan de volgende eisen: Producten en / of diensten moeten voldoen aan wettelijke eisen op gebied van bouwregelgeving, arbovoorschriften en dergelijke. Derden moeten klantgericht werken, betrouwbaar zijn en afspraken nakomen. Derden moeten werken met materialen die voldoen aan ons programma van eisen en ons kwaliteitsbeleid. Derden moeten voldoen aan ons integriteitbeleid. Derden moeten deskundig / vakbekwaam zijn, en ervaring hebben. De financiële continuïteit van de derde moet zodanig gewaarborgd zijn dat de levering van product of dienst niet in gevaar komt (voldoen aan de eisen gesteld in de Wet ketenaansprakelijkheid en de VAR, zie aanvullende eisen). 4 Aanvullende eisen Naast de algemene eisen zijn er een aantal aanvullende eisen aan de leveranciers wanneer het type werk of de situatie daar om vraagt. 4.1 Eisen vanuit fiscaal oogpunt Door de belastingdienst wordt woningbouwvereniging Reeuwijk aangemerkt als eigenbouwer. Daardoor zijn we verantwoordelijk voor het juist afdragen van belastingen en premies sociale lasten door onze aannemers. Als een door ons ingeschakelde aannemer zijn betalingsverplichting aan de Belastingdienst niet nakomt kunnen wij door de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld. Om te voorkomen dat woningbouwvereniging Reeuwijk aansprakelijk wordt gesteld is het volgende geregeld: Een deel van de facturen wordt niet overgemaakt naar een normale betaalrekening van de aannemer maar naar een G rekening, een geblokkeerde rekening. De aannemer kan van deze rekening alleen zijn aanslagen Loonbelasting en Premieheffing betalen. Moeten bedrijven een verklaring van de Belastingdienst overleggen over het voldoen van premies en belastingen. Werken we met verlegde BTW-regeling. Deze regelingen gelden voor aannemers in de ruime zin van het woord, dus alle bedrijven die onderhoudswerkzaamheden doen, en voor schoonmaakbedrijven. Adviesbureaus vallen niet onder deze regelingen. Blad 4

5 4.2 Betaalgedrag Belastingdienst Bedrijven die jaarlijks voor meer dan 5.000,- werk uitvoeren voor woningbouwvereniging Reeuwijk moeten aan de WKA (Wet Keten Aansprakelijkheid) voldoen. Dit is om risico s vanwege het niet betalen van belastingen en premies door aannemers die voor ons werken te voorkomen. De technische dienst zal ieder jaar beoordelen of een aannemer aan de WKA moet voldoen Wet Keten Aansprakelijkheid (Bedrijven met personeel) Twee keer per jaar dienen bedrijven met personeel bij de Belastingdienst een verklaring omtrent het betaalgedrag op te vragen. Een kopie hiervan moet aan ons toegezonden worden. In juni en december controleren we of van alle aannemers deze verklaring over het lopende halfjaar ontvangen is. Als na het verstrijken van de termijn een bedrijf in gebreke is gebleven, sturen we een herinneringsbrief met een uiterlijke datum (binnen 2 weken) waarop de verklaring alsnog binnen moet zijn. Indien het bedrijf dan nog niet heeft gereageerd ontvangen zij een brief dat de opdrachtverlening wordt stopgezet tot de verklaring binnen is VAR Een aantal bedrijven bestaat in feite uit 1 man / vrouw, een ZZP-er. Er kan dan wel worden samengewerkt met een of meer andere bedrijven waaronder ook weer ZZP-ers. Hiervoor gelden andere regels. Deze bedrijven dienen bij de start van de samenwerking en daarna jaarlijks (in januari) een VAR (Verklaring Arbeids Relatie) aan te vragen bij de Belastingdienst. Een kopie van de VAR moet aan ons verstrekt worden alvorens opdrachten worden verstrekt. Via de site van de Belastingdienst is een aanvraagformulier te downloaden dat jaarlijks, met een verklarende brief, aan de ZZP-ers toegezonden wordt. Indien geen VAR is ontvangen, wordt een brief naar het betreffende bedrijf verzonden met het bericht dat de opdrachtverstrekking wordt stopgezet. Als aannemers op jaarbasis opdrachten krijgen met een totaal omzet die hoger ligt dan 5.000,-- dan vallen zij onder een van bovengenoemde regelingen. 4.3 Jaarlijks aanleveren van uurloon gegevens Voor het controleren van de marktconformiteit van de te gebruiken tarieven is het noodzakelijk dat aannemers jaarlijks, voor het einde van het kalenderjaar, een overzicht leveren met de door hen gehanteerde tarieven voor het komende jaar. Tussentijdse aanpassingen moeten gelijk gemeld worden. Blad 5

6 4.4 Kredietbeoordeling Tweejaarlijks zullen leveranciers met een omzet van meer dan ,00 via Graydon worden beoordeeld op liquiditeit en solvabiliteit. Bij nieuwbouw zal er altijd een kredietbeoordeling plaats vinden. 4.5 Gedragsregels werken bij de klant Vanuit het kenmerk klantgericht werken stellen we extra eisen. De derde werkt rechtstreeks bij onze klanten. Hij is dan het visitekaartje of verlengstuk van onze organisatie. Het nakomen van onze eisen is dan ook zeer belangrijk. Hiervoor hebben we aanvullende eisen (gedragsregels) voor het werken bij de klant. Deze zijn opgenomen in bijlage 2: Gedragsregels werken bij de klant. 4.6 Complexe projecten Bij meer complexe projecten stellen we extra eisen aan de deskundigheid van het bedrijf. Het bedrijf moet dit onderbouwen met aantoonbare bewijsvoering. Dit is onderdeel van de selectiecriteria tijdens de aanbestedingsprocedure. Hierin wordt gekeken naar aanwezige disciplines, omvang, ervaring in voorgaande projecten, certificering, referentieprojecten, etc. (zie ook aanbestedingsbeleid Selectiecriteria) 4.7 Kapitaalintensieve projecten Hoe hoger de kosten van een project zijn, hoe groter het risico (in geld uitgedrukt) wanneer dit product niet voldoet aan de gestelde eisen. Bij projecten boven het bedrag van 1 miljoen euro wordt de risicobeoordeling verzwaard. Dit houdt in dat we referenties opvragen van andere bedrijven, referentieprojecten bezoeken en een bankgarantie verplicht stellen. 4.8 Langdurige projecten Bij projecten met een langdurig karakter (langer dan een jaar) stellen we eisen op het gebied van structurele capaciteit en financiële continuïteit. Per kwartaal moet er een verklaring van de belastingdienst overlegd worden dat de premies en belastingen zijn voldaan. Daarnaast wordt een planning met uitvoeringsduur en personeelsinzet standaard onderdeel van de opdracht. Blad 6

7 Bijlage 1 Derdenlijst Deze lijst bevat de NAW gegevens van alle leveranciers, welke werkzaamheden zij uitvoeren en in welke kernen werkzaamheden worden uitgevoerd. Tevens wordt hierin bepaald welke leveranciers rechtstreeks opdrachten van de huurder mogen uitvoeren en voor welke werkzaamheden dit geldt. Tevens wordt in deze lijst de uurloongegeven bijgehouden. Jaarlijks zal deze lijst worden vastgesteld door de directie. Blad 7

8 Bijlage 2 Gedragsregels werken bij de klant De werknemer informeert de bewoner bij binnenkomst over het doel van het bezoek, met verwijzing naar daarover gemaakte afspraken of schriftelijke informatie. Op verzoek van de bewoner moet de werknemer zich kunnen legitimeren. Werkzaamheden die namens de woningbouwvereniging worden uitgevoerd worden op een niveau en kwaliteit afgeleverd alsof het je eigen woning is. De kreet het is maar een huurwoning willen wij niet horen. De werknemer voert de werkzaamheden voortvarend en vakkundig uit. Aanvullende of extra werkzaamheden die niet in de opdracht staan vermeld worden gemeld bij de werkgever en niet uitgevoerd zonder hun opdracht. Rechtstreekse opdrachten van bevoegde opzichters worden uiteraard ook opgevolgd. Aanvullende opdrachten worden apart door de werknemer op de werkbon genoteerd. De werknemer meldt, eventueel door hem geconstateerde dan wel veroorzaakte schade, aan de bewoner én aan de werkgever. De werkgever stelt direct aansluitend de opdrachtgever in kennis. De werknemer zorgt dat hij representatief gekleed is en dat zijn uiterlijk verzorgd is. Voor gebruik van toilet, sanitair of schafgelegenheid wordt vooraf aan de bewoner toestemming gevraagd. De werknemer gebruikt geen alcohol of drugs voor of tijdens de werkzaamheden. Het taalgebruik wordt gehanteerd met een beschaafd volume en met een beschaafd woordgebruik. De werknemer rookt niet tijdens de uitvoering van de werkzaamheden in de woning. Het gebruik van een radio is alleen toegestaan na overleg met de bewoner en met een volume dat niet hoorbaar is in de naastliggende ruimtes. Het gebruik van een walkman of andere geluidsapparatuur is om veiligheidsredenen niet toegestaan. Mobiele telefoons mogen alleen voor zakelijke gesprekken gebruikt worden. De werknemer informeert bij het verlaten van het onderhoudsadres of de bewoner tevreden is en laat zo nodig de werkbon ondertekenen. De werknemer laat de werkplek na uitvoering van de werkzaamheden én aan het einde van de werkdag in dezelfde staat achter als die waarin hij haar bij binnenkomst aantrof. Dit betekent dat alle afval wordt verwijdert en de werkplek wordt aangeveegd. In een bewoonde situatie wordt de werkplek met de stofzuiger gereinigd. In een lege onverhuurde woning wordt de thermostaat op een maximale temperatuur van 15 graden Celsius gezet. Staat deze hoger afgesteld, dan wordt deze alsnog op het aangegeven maximum gezet. De werknemer neemt indien nodig maatregelen ter bescherming van eigendommen van bewoners of derden tegen vervuiling of beschadiging. De werknemer gaat niet met bewoner(s) of derden in discussie over onderwerpen die de belangen van de opdrachtgever kunnen schaden. De werknemer blijft na werktijd niet langer bij de bewoner(s) De werknemer neemt alleen pauzes op de afgesproken werktijden. Bij grotere (planmatige) werkzaamheden als schilderbeurten en dakrenovaties zal de woningbouwvereniging de bewoners tijdig schriftelijk informeren. De aannemer moet hiervoor tijdig de startdatum van de werkzaamheden doorgeven aan de technische dienst van de Woningbouwvereniging Reeuwijk. Blad 8