Balans lezen Meer inzicht in uw jaarrekening

Transcriptie

1 Balans lezen Meer inzicht in uw jaarrekening Publicatiedatum: Laatste update: In feite is het jaarlijks opmaken van de rekening, de jaarrekening, een onnatuurlijk fenomeen: de levensduur van een onderneming is over het algemeen langer dan één jaar. Maar door invloeden van buitenaf, zoals de fiscus, de bank en externe aandeelhouders, wordt de levensduur van uw bedrijf verknipt tot periodes van een jaar. Dit betekent boeken afsluiten, voorraden inventariseren, accountants over de vloer, discussiëren over waarderingsgrondslagen en voorzieningen, opstellen van een jaarverslag en de toekomstverwachting aangeven. De voordelen Praktisch ieder mens, zo ook u als ondernemer, heeft een stok achter de deur nodig om orde op zaken te stellen. De jaarrekening geeft direct of indirect antwoord op vragen als: Hoe zijn de omzet en de winst ten opzichte van vorig jaar? Hoe valt de vergelijking ten opzichte van branchegenoten uit? Hoeveel is mijn onderneming waard? Hoeveel stille reserve zit er in ons pand? Welke slecht betalende afnemers verdienen extra aandacht? Houdt de pensioenvoorziening gelijke tred met het salaris? Krijgen de medewerkers nog wat ze verdienen? De jaarrekening De jaarrekening bestaat vaak uit de balans, de winst- en verliesrekening en de toelichting. Vorm en inhoud zijn wettelijk geregeld. BV s zijn verplicht om een jaarrekening volgens het Burgerlijk Wetboek op te stellen, de zogenaamde statutaire of commerciële jaarrekening. Daarnaast wordt voor BV s vaak een aparte fiscale balans opgesteld ter onderbouwing van de belastingaangifte. Eenmanszaken, VOF s en maatschappen hoeven in principe geen jaarrekening volgens de regels van het Burgerlijk Wetboek op te stellen en maken daarom meestal alleen fiscale jaarcijfers. De fiscale waarderings- en winstbepalingsregels zijn anders, vaak eenduidiger. Soms pakt dat voordeliger uit, soms ook niet. De balans In beide jaarrekeningen geeft de balans de vermogenspositie van de onderneming weer: het totaal van geld, goederen, rechten, vorderingen, schulden en andere verplichtingen van de onderneming. Evenals de wijze waarop verschillende zaken aan elkaar zijn gerelateerd. Winst- en verliesrekening De winst- en verliesrekening geeft aan hoe de ontwikkelingen op de balans tot stand zijn gekomen. De jaarwinst verhoogt het eigen vermogen aan het eind van het jaar, een verlies verlaagt het eigen vermogen. Oftewel: de balans is een momentopname, de winst- en verliesrekening bestrijkt een bepaalde periode. De toelichting De jaarrekening bevat een toelichting. Van een aantal balansposten wordt het ontstaan en het verloop beschreven en vergeleken met het verloop over vorig jaar. Van de winst- en verliesrekening worden hoofdposten gespecificeerd en vergeleken met vorig jaar en soms ook met de begroting. Verantwoordingsverslag Elke jaarrekening is de neerslag van het gevoerde beleid. Wanneer u als directeur-eigenaar het resultaat ziet, moet dat herkenning oproepen met uw gevoel. Wie de gehele dag onderneemt, mag niet worden verrast door de uitkomst van de jaarrekening.

2 Commerciële en fiscale jaarrekening Voor kleine ondernemingen wordt meestal alleen een fiscale jaarrekening opgesteld. Het voordeel is dat op basis hiervan de fiscale aangifte kan worden gedaan. Nadeel is dat deze jaarrekening wel volgens fiscale grondslagen moet zijn opgesteld. Deze komen niet altijd overeen met bedrijfseconomische principes, zoals die gelden voor de commerciële jaarrekening. Zo kan het zijn dat bepaalde bezittingen fiscaal volgens een andere methode moeten worden gewaardeerd (bijvoorbeeld een gebouw, waarvan de waarde mede wordt bepaald door de WOZ-waarde), winsten fiscaal op een later moment mogen worden gerealiseerd of bepaalde voorzieningen fiscaal niet worden geaccepteerd. Dergelijke verschillen hebben ook effect op de belastingdruk, wat in de bedrijfseconomische (commerciële) jaarrekening als belastinglatentie zal worden verwerkt. Hierdoor geeft de bedrijfseconomische jaarrekening wel een beter inzicht in het werkelijke vermogen en resultaat van uw onderneming. De balans De balans is een momentopname van de waarde van het kapitaal, het vermogen en de financieringsbronnen van de onderneming. Links (activazijde) staat alles wat u bezit: grond, panden, machines, auto s, voorraden, vorderingen en geld: de kapitaalcomponenten. De activazijde geeft antwoord op de vragen: Wat zijn de bezittingen? en Waar zit het geld in? Rechts (passivazijde) staat weergegeven hoe het bezit is gefinancierd. Dit kan via winsten uit het verleden of in de eigen zaak gestoken kapitaal (eigen vermogen), de bank, de fiscus, de leveranciers en de aandeelhouders. Dit zijn vermogenscomponenten. Vergoeding voor eigen vermogen heet dividend, vergoeding voor vreemd vermogen heet rente. Dividenduitkeringen verlagen het eigen vermogen rechtstreeks, de kosten van rente verlagen het resultaat. Denk hierbij aan de uitkeringstoets! De balans bestaat uit een viertal velden: twee links (debet) en twee rechts (credit). Aan beide zijden van de balans staan bovenaan de duurzame of langlopende elementen en onderaan de vlottende of kortlopende. Per definitie zijn links en rechts met elkaar in evenwicht. Links staat wat u bezit en rechts hoe de bezittingen zijn gefinancierd. De bedrijfsmiddelen Op de activazijde staan de bezittingen van de onderneming. Deze worden onderscheiden in twee posten: vaste activa (immateriële vaste activa, materiële vaste activa, financiële vaste activa) en vlottende activa (voorraden, vorderingen en liquide middelen). Deze termen moet u redelijk letterlijk nemen. Materieel is materie, immaterieel is fictie, vlottend is als een snel stromende rivier. Financiële vaste activa zijn duurzame beleggingen. Immateriële vaste activa Eén van de meest onduidelijke posten is de post immateriële vaste activa. Hierbij moet u denken aan aanloopkosten en goodwill. Wie zijn resultaat wil oppoetsen, verklaart dat bepaalde uitgaven geen kosten zijn, maar investeringen. Daarmee verdwijnen ze van de winsten verliesrekening naar de balans en is het resultaat van dat jaar met hetzelfde bedrag verbeterd. Dergelijke posten worden in gemiddeld drie jaar afgeschreven, dus na het eerste jaar komen de kosten weer op de winst- en verlies- rekening terecht. Goodwill is meestal het bedrag dat u extra betaald heeft in geval van een overname, omdat de verkopende ondernemer iets exclusiefs aan de formule van het bedrijf heeft toegevoegd. Soms betreft het een vaste klantenkring. Er wordt dan, al dan niet terecht, van uitgegaan dat u dit de komende periode te gelde kan maken.

3 Materiële vaste activa 'Materiële vaste activa zijn investeringen waarin geld langer dan een jaar wordt vastgelegd, zoals grond, machines en gebouwen. Hierbij is de manier van waarderen (waarderingsgrondslag) belangrijk. Meestal vindt u daar als boekwaarde aankoopprijs minus afschrijvingen. Terwijl grond en gebouwen de neiging hebben elk jaar in waarde te stijgen, doen we op de balans het omgekeerde. Over het algemeen is er sprake van een stille reserve. Dit betekent dat u bij verkoop meer kunt vragen dan die boekwaarde: er is een meerwaarde. Wordt de verzekerde waarde in de toelichting gegeven, dan heeft u enige houvast over de grootte van deze reserve. Dit betekend dat u bij verkoop meer kunt vragen dan die boekwaarde: er is een meerwaarde. Wordt de verzekerde waarde in de toelichting gegeven, dan heeft u enige houvast over de grootte van deze reserve. Financiële vaste activa Financiële vaste activa is de verzamelnaam voor geldleningen die u verstrekt heeft en effecten en aandelen die u gekocht heeft. Kort gezegd: beleggingen. Ook hier betekent vast dat u deze bezittingen langer dan één jaar zult aanhouden. Bij aandelen heet dit een deelneming. De waardering gebeurt meestal tegen de nominale waarde: de waarde zoals afgesproken bij koop van de aandelen of verstrekking van de lening. Ook hier kan dus een stille reserve in zitten. Net zoals bij de andere vaste activa is het de bedoeling dat de financiële vaste activa in de toekomst voldoende geld opleveren, zoals rente, dividend of de opbrengst uit de verkoop van de beleggingen. Als dat onzeker is, is uw bedrijf mogelijk een stuk minder waard. Misschien moet u die verstrekte lening daarom wel veel lager waarderen (omdat de aflossing ervan gevaar loopt), of zijn die aandelen eigenlijk veel minder waard. Voorzichtigheid blijft geboden: u rekent zich toch niet graag te rijk? Vlottende activa Het kenmerkende aan vlottende activa is dat de investeringen normaliter binnen een jaar weer in geld worden omgezet, zoals voorraden en debiteuren. Een goed streven. Bekijk uw voorraadlijst eens. Hoeveel artikelen staan daar op die ouder dan een jaar zijn? En hoeveel afnemers hebben meer dan een jaar betalingsachterstand? Tel beide bedragen op en trek ze in gedachten af van uw bankschuld. Misschien kunt u beter toch iets meer aandacht besteden aan deze posten. Naast het denken in termen als winst en verlies is het immers ook nodig dat er op termijn minstens zoveel geld binnenkomt als dat er uit gaat, zodat u een positieve cash flow heeft. Liquide middelen Liquide middelen bestaan uit geld dat u op de bank heeft staan of in kas heeft. Hoe u het ook wendt of keert, het bezit van geld is een geruststelling. En het vermeerdert het snelst door minder uit te geven dan er binnen komt. Het vermogen Aan de passivazijde staan de financieringsbronnen van de onderneming: het vermogen. Deze worden onderscheiden in eigen vermogen, voorzieningen, langlopend vreemd vermogen en kortlopende schulden. Op de fiscale balans van de zelfstandige ondernemer staan soms ook nog fiscale reserves, zoals de fiscale oudedagsreserve. Dit deel van het eigen vermogen maakt extra uitstel van belastingbetaling mogelijk, door deze van de belastbare winst af te trekken. Pas als deze potjes uiteindelijk worden aangesproken of moeten worden afgebouwd, moet u belasting betalen. Eigen vermogen Als alle posten op de balans goed zijn gewaardeerd, geeft het eigen vermogen de waarde van het bedrijf weer. Zodra alle bezittingen zijn verkocht en alle schulden zijn afgelost, resteert in principe een bankrekening ter grootte van het eigen vermogen. Eigen vermogen is een eerste vereiste voor het voortbestaan van de onderneming. Crediteuren en banken zien dit vaak als een buffer voor betalingsgarantie. Hoe meer eigen vermogen u heeft, des te meer solvabel uw onderneming is. Voorzieningen Voorzieningen zijn voornamelijk voorwaardelijke verplichtingen en risico s waarvan de omvang en/of het tijdstip van nakoming niet exact te bepalen zijn, maar wel redelijk in te schatten. De belangrijkste en gevaarlijkste post blijft de pensioenvoorziening. Immers, deze voorziening komt alleen tot uitkering als de vennootschap het kan betalen. Wat ziet u in de praktijk: bedrijf failliet, voorziening weg, pensioeninkomen nihil.

4 Langlopend vreemd vermogen Om de balansverhouding te verbeteren wordt regelmatig bankschuld in rekening-courant omgezet in een langlopende lening met een vast aflossingsschema. Vooral als gedurende een aantal jaren meer wordt geïnvesteerd dan afgeschreven is dit een probaat middel. Echter, de bankier vraagt wel om garanties. De lening moet immers worden terugbetaald. Kortlopende schulden Bij kortlopende schulden moet u denken aan bijvoorbeeld een bankkrediet in rekening-courant en een leverancierskrediet. Het is tijdelijk vermogen ter beschikking gesteld door schuldeisers. U mag daarbij ook andere kosten waarvoor u binnen een jaar een nota krijgt matchen aan het jaar waarin ze veroorzaakt zijn, of waarin de bijbehorende omzet is gemaakt. Dit doet u door overlopende kosten (credit) en opbrengsten (debet) op de balans te zetten. De ideale situatie is dat de vaste activa precies worden gefinancierd met het eigen vermogen, de voorzieningen en de langlopende schulden. Dan zijn vlottende activa en kortlopende schulden ook aan elkaar gelijk. Idealen worden echter slechts zelden gerealiseerd. De winst- en verliesrekening Voor de winst- en verliesrekening bestaan aanmerkelijk minder voorschriften dan voor de balans. Deze rekening is qua uitkomst het verschil tussen twee opvolgende balansmomenten. De winst- en verliesrekening herbergt verschillende componenten in zich, zoals: uitgaven, toe te rekenen aan het boekjaar; afschrijvingen toe te rekenen aan het boekjaar op basis van investeringen die in het verleden zijn gedaan; toekomstige uitgaven die nu al voorzien zijn en alvast worden toegerekend aan het huidige boekjaar. Afschrijvingen en toekomstige uitgaven en opbrengsten die toe zijn te rekenen aan het boekjaar, gaan nu nog niet gepaard met echte geldstromen (cashflow). Maar u mag zich wel alvast wat armer of rijker rekenen. Dat is bijvoorbeeld zo bij de jaarafrekening van nutsbedrijven, die pas volgend jaar in de brievenbus valt. Ook hier bent u aan het matchen: doordat u elektriciteitskosten heeft gemaakt heeft u omzet kunnen genereren. Alleen als u met beiden rekening houdt door ze aan dezelfde periode toe te rekenen weet u of u winstgevend draait of niet. Kengetallen De solvabiliteit geeft aan in welke mate de onderneming afhankelijk is van geld van anderen en in hoeverre de onderneming zelf in staat is om tegenslagen op te vangen. Over het algemeen geeft een solvabiliteit van 30% of hoger een gezonde positie weer. Solvabiliteit = eigen vermogen : totaal vermogen x 100%. No Problem BV heeft een kerngezonde solvabiliteit van 45%. De liquiditeit geeft aan in hoeverre de onderneming in staat is haar verplichtingen op de korte termijn na te komen, zoals bijvoorbeeld het betalen van leveranciers en belastingen. Liquiditeit = vlottende activa: korte termijnschulden x 100%. In ons voorbeeld betekent dit een liquiditeitspercentage van 133%. No Problem BV kan dus, als alle kort-kredietverstrekkers tegelijkertijd aan de bel trekken, iedereen tevreden stellen. Dat schept toch enige gemoedsrust. De rentabiliteit geeft aan in welke mate een onderneming in staat is winst te maken met het door haar geïnvesteerde kapitaal. U kunt dit kengetal vergelijken met de actuele rentestand.

5 Rentabiliteit = winst (of toename eigen vermogen) over een bepaalde periode: het eigen vermogen aan het begin van die periode x 100%. Het delen van het resultaat van No Problem BV ( ) door het eigen vermogen ( ) levert een rendement op van 28,9%. Er zijn weinig banken die dat garanderen. Het kengetal omloopsnelheid voorraden geeft aan hoe lang de voorraad blijft liggen en hoe lang er geld vastzit in de voorraad. Omloopsnelheid voorraden = voorraden : inkoopwaarde x 365 dagen.de voorraad in ons voorbeeld heeft een omloopsnelheid van / x 365 = 91 dagen. Voor modeartikelen of verse groenten nogal lang, voor schilderijen niet onaardig. Het kengetal omloopsnelheid debiteuren geeft aan na hoeveel dagen debiteuren betalen en hoe lang er geld uitstaat. Afnemerskrediet = debiteuren : omzet (incl. BTW) x 365 dagen. In ons voorbeeld: 61 dagen. Misschien moet No Problem BV wat scherper op het betalingsgedrag van haar afnemers letten? Het kengetal omloopsnelheid crediteuren geeft aan na hoeveel dagen de onderneming haar crediteuren betaalt en in hoeverre hieruit een verkapte kredietbehoefte blijkt. Leverancierskrediet = crediteuren : inkoopwaarde (incl. BTW) x 365 dagen. No Problem BV heeft een omloopsnelheid crediteuren van 138 dagen. Cijfers liegen in principe niet, maar ze worden wel door een hoop zaken beïnvloed. Misschien zijn veel goederen vlak voor balansdatum ingekocht. Normaal gesproken willen crediteuren toch ook binnen 30 dagen hun geld zien? Tot slot Het voordeel van cijfers is dat ze kwantitatief zijn en vergelijkbaar. Het is dus mogelijk om daarmee tendensen waar te nemen op basis waarvan u kunt sturen. U kunt verschillende vergelijkingen maken, zoals: Vergelijkingen in de tijd Zet vijf balansen en winst- en verliesrekeningen naast elkaar, noem het basisjaar 100 en onderzoek welke posten uit de pas lopen. U weet nu aan welke posten u extra aandacht moet schenken. Daarnaast kunnen kengetallen in de tijd worden gevolgd, zoals de omloopsnelheid van voorraden, debiteuren en crediteuren. Elk cijfer zegt iets over de gang van zaken binnen de onderneming. En omdat het om gemiddelden gaat, maakt het de cijfers beter vergelijkbaar. Vergelijk de normen Per branche zijn er parameters met betrekking tot de liquiditeit (kan het bedrijf op korte termijn alle verplichtingen voldoen), de solvabiliteit (is het eigen vermogen voldoende om tegenslagen op te vangen) en de rentabiliteit (wordt op basis van het werkelijke eigen vermogen voldoende winst gemaakt). Daarnaast bestaat in een aantal branches het instrument van de benchmark, waarmee u uw cijfers kunt vergelijken met de gemiddelden van uw branchegenoten. Uw accountant Het kwaliteitskenmerk van de SRA-Kantoren biedt u een waarborg voor een goede dienstverlening. Met deze uitgave heeft u inzicht gekregen in het belang van uw balans en de werkzaamheden die uw accountant hiervoor verricht. Mocht u naar aanleiding van dit boekje nog vragen hebben, neem dan contact op met uw SRA-Accountant.