Deze integriteitscode geldt voor alle medewerkers, inleenkrachten en leden van de Raad van Commissarissen van WSG.

Transcriptie

1 INTEGRITEITSCODE WSG Inleiding WSG gaat integer om met klanten, leveranciers en relaties, met elkaar en met bedrijfseigendommen. Openheid (transparantie), overleg en eigen verantwoordelijkheid zijn daarbij essentieel. Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de lagere inkomensgroepen. Dat vraagt om professionaliteit, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie. Het imago van en het vertrouwen in woningcorporaties hangt sterk samen met het hebben van een goed integriteitsbeleid. Maar alleen het hebben van beleid is niet voldoende. Het moet leven in de organisatie en bij de medewerkers. Er moet continu aandacht voor zijn, in werkoverleggen, functioneringsgesprekken en bij werving en selectie van nieuwe medewerkers of inleenkrachten. Hoewel het niet meer aan de orde van de dag is, komt het nog steeds voor dat medewerkers van WSG uitnodigingen van derden/relaties voor evenementen, bijvoorbeeld excursies, sportwedstrijden, theatervoorstellingen, golfdagen etc. ontvangen of dat aan hen relatiegeschenken worden aangeboden bijvoorbeeld ter gelegenheid van Kerst en Nieuwjaar. Aangezien een medewerker van WSG te allen tijde onafhankelijk en integer moet kunnen functioneren, zijn terughoudendheid en openheid in dit soort zaken van belang. Het is in het belang van elke medewerker en van WSG dat duidelijkheid bestaat over hoe om te gaan met dergelijke situaties. In dat kader is deze integriteitscode opgesteld. Deze integriteitscode is niet vrijblijvend maar heeft een bindend karakter. Meer hierover lees je in artikel 5, Sancties, op pagina 5. Het is niet mogelijk vooraf voor elke situatie een gedragslijn op te stellen. Voor specifieke, hier niet genoemde gevallen, zal naar de geest van deze code moeten worden gehandeld. Waar in deze code gelezen wordt dat melding gedaan moet worden aan de leidinggevende geldt dat ook voor de bestuurder. Zaken waarbij de voorzitter van de Raad van Commissarissen zelf betrokken is worden gemeld bij een andere commissaris of bij de bestuurder. Deze integriteitscode geldt voor alle medewerkers, inleenkrachten en leden van de Raad van Commissarissen van WSG. Om deze code te laten leven en levend te houden zal er aandacht worden besteed door middel van workshops, personeelsbijeenkomsten en afdelingsoverleggen. Integriteitscode WSG, december

2 1. Gedrag en huisregels a) Contact met huurders Medewerkers zijn zich ervan bewust dat de woningcorporatie er in de basis is voor mensen die gezien hun inkomen niet in eigen woonruimte kunnen voorzien en dat hieraan de organisatie haar bestaansrecht ontleent. Dit besef komt tot uiting in een klantgerichte en dienstverlenende opstelling naar zowel zittende als toekomstige huurders. b) Discretie, zorgvuldigheid en collegialiteit WSG gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met huurdersinformatie. Persoonlijke gegevens van huurders worden deugdelijk opgeslagen en niet oneigenlijk gebruikt. Alle medewerkers van WSG gaan collegiaal en respectvol met elkaar om. (Nog) niet voor publicatie vatbare informatie blijft vertrouwelijk tot zo lang MT-leden of de bestuurder dit nodig achten. Afspraak is afspraak en beloofd is beloofd. Interne afstemming bij te maken afspraken zijn van belang. Als afspraken en beloftes niet kunnen worden nagekomen wordt dit tijdig en met redenen omkleed gemeld en verantwoord. c) Omgang met onze belanghouders Tenzij hiermee een organisatiebelang wordt geschaad, streven wij transparantie naar onze belanghouders na. Voorbeelden hiervan zijn: gemeenten, ministerie BZK, CFV, zorgpartners e.d. We voorzien hen (desgevraagd) regelmatig van voor hen relevante feiten, cijfers en ontwikkelingen. d) Zakelijk en privé Medewerkers nemen privé geen diensten af van een zakenrelatie. Indien er situaties ontstaan, waarbij men niet om deze relatie heen kan, wordt dit gemeld aan directie en MT en zullen steeds drie marktconforme offertes worden overlegd. e) Schenkingen Giften worden altijd geweigerd. Uitzonderingen zijn een bloemetje of een flesje wijn. Voorwaarde is dat een schenking de 50,-- niet te boven mag gaan en deze niet afkomstig mag zijn van een partij waarmee WSG nog in zakelijke onderhandeling is. 2. Interne integriteit a) Gebruik kantoorartikelen Al datgene wat hiertoe gerekend kan worden, zoals een potlood, een pen of een schrijfblok, zijn bedoeld voor kantoor en niet voor thuis. b) Gebruik consumptie- en gebruiksartikelen Al datgene wat hiertoe gerekend kan worden, zoals een melk- en suikerzakjes, toiletpapier, vaatwastabletten, zijn bedoeld voor kantoor en niet voor thuis. c) Gebruik bedrijfsmiddelen Bedrijfsmiddelen zoals gereedschap, bedrijfsbusje, werkplaats of vergaderruimte zijn niet bedoeld voor privégebruik. Tenzij hiervoor als uitzondering schriftelijke toestemming is verleend door de hiervoor binnen de organisatie functioneel verantwoordelijke, d.w.z. leidinggevende van de afdeling. Integriteitscode WSG, december

3 d) Fotokopieën en prints Voor zover het een incidenteel karakter en bescheiden aantallen betreft mogen medewerkers kopieën en prints uitdraaien. Als het gaat om tientallen (en meer) voor een vereniging, club of evenement kan dit alleen met schriftelijke toestemming van de hiervoor functioneel verantwoordelijke tegen kostprijs. 3. Externe integriteit a) Relatiebeheer Binnen het relatiebeheer gaat het om het onderhouden van contacten met externe partijen die een aantoonbaar zakelijk belang voor de organisatie moeten hebben. Anders gezegd is relatiebeheer geen doel maar middel. b) Relatiegeschenken en meldingsplicht Geldbedragen accepteren is nimmer acceptabel. Hetzelfde geldt voor geschenken van relaties waarmee nog moet worden onderhandeld of anderszins zaken gedaan. Aangeboden, maar niet geaccepteerde, giften van meer dan 50,-- waarde worden gemeld bij een lid van het MT. c) Kerstgeschenken Alle (eventuele) kerstgeschenken worden centraal ingeleverd en verloot, dan wel verdeeld onder al het personeel, dan wel geschonken aan een goed doel. Aan alle relaties wordt kenbaar gemaakt dat giften aan individuele medewerkers en/of hun huisadressen niet de bedoeling c.q. niet wenselijk is. d) Etentjes Bij uitnodigingen hiervoor gelden vuistregels. Bekeken moet worden of dit (informele) contact noodzakelijk en wel in ons belang is. Maar ook of daarmee onze onafhankelijkheid niet in het geding komt. Dit is ter beoordeling aan leidinggevende en/of MT. e) Gevarieerde bijeenkomsten Deze kunnen sterk uiteenlopen. Voorbeelden zijn een relatiedag, een werkbezoek met afsluitend etentje etc. Voorwaarde voor deelname is de relevantie ervan voor WSG. In de zakelijke en/of relationele sfeer. De beoordeling hiervan berust bij de leidinggevende en desgewenst het MT. f) Belangentegenstellingen Het werk bij WSG wordt verricht op basis van zakelijke afwegingen en beslissingen. Persoonlijke belangen spelen geen rol. Concurreren of zakendoen met bedrijven waarin familieleden of vrienden van medewerkers belangen hebben, kunnen belangentegenstellingen en/of belangenverstrengeling veroorzaken. Zulke relaties moeten vooraf worden gemeld bij de bestuurder c.q. het MT, zodat de juiste handelwijze kan worden bepaald. g) Eerlijke concurrentie In het zakendoen met zakenpartners worden objectieve en zakelijke afwegingen gemaakt bij opdrachtverlening en samenwerking. Het verkrijgen van informatie over concurrenten, leveranciers, (onder)aannemers en dienstverleners geschiedt uitsluitend op een wettige manier. WSG zal geen gebruik maken van leveranciers, onderaannemers of wie dan ook om wetten en regels te overtreden of te omzeilen, dan wel te handelen in strijd met hetgeen in het maatschappelijke verkeer als algemeen geaccepteerd wordt beschouwd. Integriteitscode WSG, december

4 h) Begunstiging van medewerkers en familie Het is ongeoorloofd om medewerkers en/of familie voorrang te geven bij woningtoewijzing of te begunstigen bij de aankoop van een corporatiewoning. i) Aanbesteding Hier zijn apart regels over vastgelegd en dit onderdeel valt daarom buiten het bestek van dit integriteitsprotocol. 4. Verantwoordelijkheid ten opzichte van elkaar en de maatschappelijke omgeving a) Rechtvaardigheid Medewerkers worden beoordeeld op hun prestaties en hun bewezen kwaliteiten. Discriminatie op grond van ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, leeftijd, geslacht, handicap, seksuele voorkeur of anderszins wijst WSG uitdrukkelijk af. Fysieke, mondelinge of seksuele intimidatie wordt niet getolereerd. Medewerkers worden geadviseerd bij klachten de vertrouwenspersoon in te schakelen. b) Veiligheid, gezondheid, arbo en milieu Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van projecten dienen alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid, arbo en milieu te worden nageleefd. Het onjuist toepassen daarvan is niet geoorloofd. WSG zal zorgen voor een goede en veilige werkomgeving en inrichting van de werkplek, onder meer door te voldoen aan alle wettelijke vereisten. Iedere medewerker draagt hieraan bij door alle regels die gelden voor veilig en gezond werken ook daadwerkelijk na te leven. Onveilige werksituaties dienen direct te worden opgeheven en te worden gerapporteerd aan de direct leidinggevende en de preventiemedewerker. WSG wil bijdragen aan een verantwoorde ontwikkeling van de gebouwde omgeving. Een goed milieuzorgbeleid is in de dagelijkse bedrijfsvoering geïntegreerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij geen handelingen verrichten die strijdig zijn met deze doelstelling. c) (Neven)functies Het vervullen van (neven)functies door medewerkers mogen niet strijdig zijn met de CAO-Woondiensten. Zo nodig moet kenbaar worden gemaakt dat niet namens WSG meningen worden verkondigd en standpunten worden ingenomen. Het is niet geoorloofd naar derden uitingen te doen die de economische en (im)materiële ondernemingsbelangen van WSG kunnen schaden. Medewerkers oefenen niet gelijktijdig nevenactiviteiten uit waarmee de onafhankelijkheid of de goede naam van WSG geschaad zou kunnen worden. Nevenfuncties waarbij zich belangenverstrengeling voordoet, of zich redelijkerwijs kan voordoen, zijn niet toegestaan. Voor elke nevenfunctie dient de medewerker vooraf schriftelijk toestemming te vragen aan zijn werkgever (artikel 2.5 CAO Woondiensten), tenzij dit openbare functies betreffen die betrekking hebben op artikel 4 en 8 van de Grondwet. d) Geheimhouding Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De verplichting tot geheimhouding van vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. Integriteitscode WSG, december

5 e) Boekhouding Er mogen geen boekingen worden verricht of facturen worden opgemaakt die de ware aard van een transactie verdoezelen. De boekhouding moet overeenstemmen met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens principes en geldende richtlijnen van WSG. Declaraties dienen altijd onderbouwd te zijn en te kunnen worden gerechtvaardigd. f) Klokkenluider -regeling WSG kent een regeling die erin voorziet dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in de onderneming waarin zij werkzaam zijn. g) e-model gedragscode Het protocol bevat afspraken over de wijze waarop WSG omgaat met het openen, verzamelen en monitoren van een tot een persoon herleidbare data omtrent , telefoon- en internetgebruik. Met als doel een goede balans te vinden tussen een verantwoord gebruik van internet en en bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. 5. Sancties Bij handelen in strijd met dit protocol, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, overplaatsing, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Geertruidenberg, 17 december 2013 Stichting WSG E.J.J. van Beek-Bouw Directeur-bestuurder Integriteitscode WSG, december