Tevens zijn in deze gedragscode bepalingen opgenomen die van toepassing zijn op onze leveranciers en (onder)aannemers.

Transcriptie

1 VORM Gedragscode Inleiding Deze gedragscode is opgesteld door VORM en is een instructie aan alle medewerkers van VORM. De gedragscode geldt voor een ieder die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is bij VORM en maakt onlosmakelijk deel uit van de individuele arbeidsovereenkomst. Onder VORM wordt in dit kader verstaan: VORM Holding B.V. en haar dochtermaatschappijen, waaronder VORM Bouw B.V. en VORM Ontwikkeling B.V. en alle overige bedrijven. De gedragscode beschrijft de verantwoordelijkheden die wij onderkennen: ten opzichte van elkaar en de maatschappelijke omgeving, ten opzichte van onze opdrachtgevers, ten opzichte van onze zakenpartners, ten opzichte van onze aandeelhouders. Tevens zijn in deze gedragscode bepalingen opgenomen die van toepassing zijn op onze leveranciers en (onder)aannemers. Uitgangspunten Bij de totstandkoming van deze gedragscode zijn de uitgangspunten zoals geformuleerd in de SBIB gedragscode* verwerkt. Daarnaast zijn de volgende documenten als bijlagen bij deze gedragscode onverkort van toepassing: NEPROM gedragscode ( NEPROM gedragscode Flora & Fauna ( Wat doet de vertrouwenspersoon? (bijlage 1) * In oktober 2003 heeft het Algemeen Verbond Bouwbedrijf, rechtsvoorganger van Bouwend Nederland, de Stichting Beoordeling Integriteit Bouwnijverheid (SBIB) opgericht. Het doel van de SBIB is het (stimuleren van het) opstellen, beheren en bewaken van zelfdisciplinaire regelingen met betrekking tot de integriteit van de bouwnijverheid ten aanzien van de opdrachtverkrijging en mededinging in Nederland. De SBIB heeft een model voor een specifiek op de bouwnijverheid betrekking hebbende gedragscode vastgesteld. ** De NEPROM heeft, als belangenbehartiger van de beroepsgroep van projectontwikkelaars, op 1 oktober 2008 in haar ledenvergadering haar specifiek op de projectontwikkeling betrekking hebbende gedragscode vastgesteld. De uitgangspunten geformuleerd in deze gedragscode vormen uitgangspunt voor de gedragscode van VORM en maakt daarvan onlosmakelijk deel uit. Deze gedragscode is als bijlage bijgevoegd en is voor VORM onverkort van toepassing. 1) Verantwoordelijkheid ten opzichte van elkaar en de maatschappelijke omgeving Maatschappelijke normen en waarden Iedere medewerker heeft eigen ambities, normen en waarden. Ook binnen VORM gelden ambities, normen en waarden. Meer specifiek zijn dat: integriteit, openheid, ondernemerschap, klantgerichtheid, vakmanschap, resultaatgerichtheid, samenwerking, flexibiliteit en oplossingsgerichtheid. Voor alle individuele en binnen het bedrijf geldende ambities, normen en waarden geldt dat deze dienen te passen binnen algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden. In alle situaties zijn medewerkers van VORM verplicht zich te houden aan deze algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden. VORM houdt zich als werkgever aan alle geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van vrijheid van vereniging en collectieve arbeidsonderhandelingen, en heeft een aantal principes op het gebied van goed werkgeverschap geformuleerd in haar personeelsbeleid. VORM hecht er waarde aan veilig werken tot norm binnen de organisatie te benoemen. Ook onze medewerkers dienen zich te houden aan nationale en lokale wet- en regelgeving en zich te onthouden van iedere strafbare gedraging jegens elkaar en jegens derden. Pagina 1 van 10

2 Rechtvaardigheid Medewerkers worden beoordeeld op hun prestaties en hun bewezen kwaliteiten. Discriminatie op grond van ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, leeftijd, geslacht, handicap, seksuele voorkeur of anderszins wijst VORM uitdrukkelijk af. Fysieke, mondelinge of seksuele intimidatie wordt niet getolereerd. Medewerkers wordt geadviseerd bij klachten de vertrouwenspersoon in te schakelen. Veiligheid, gezondheid en milieu Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van projecten dienen alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu te worden nageleefd. Het onjuist toepassen daarvan is niet geoorloofd. Iedereen die zich op een bouwplaats van VORM begeeft of werk uitvoert in opdracht van VORM, dient zich strikt te houden aan die geldende voorschriften en regels. VORM zal zorgen voor een goede en veilige werkomgeving en inrichting van de werkplek, onder meer door te voldoen aan alle wettelijke vereisten. Iedere medewerker draagt hieraan bij door alle regels die gelden voor veilig en gezond werken ook daadwerkelijk na te leven. Onveilige werksituaties dienen direct te worden opgeheven en te worden gerapporteerd aan de direct leidinggevende. VORM wil bijdragen aan een verantwoorde ontwikkeling van de gebouwde omgeving. VORM zal in haar opdrachtverstrekking aan (onder)aannemers aandacht besteden aan een goed milieuzorgbeleid en beoordelen of dit beleid door de desbetreffende (onder)aannemer in de dagelijkse bedrijfsvoering is geïntegreerd. Van medewerkers wordt verwacht dat zij geen handelingen verrichten die strijdig zijn met deze doelstelling. (Neven)functies Politieke aspiraties van, of het vervullen van al dan niet openbare (neven)functies door medewerkers mogen niet strijdig zijn met de wet. In voorkomende gevallen moet kenbaar worden gemaakt dat men op persoonlijke titel en niet namens VORM meningen verkondigt en standpunten inneemt. Het is niet geoorloofd naar derden uitingen te doen die de economische en (im)materiële ondernemingsbelangen van VORM kunnen schaden. Medewerkers mogen geen betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten verrichten waarvan uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van VORM. Betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten worden altijd gemeld aan de vertrouwenspersoon. Geheimhouding Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. Bij twijfel dient met de vertrouwenspersoon te worden overlegd. De verplichting tot geheimhouding van vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. De directie kan, na raadpleging van de vertrouwenspersoon, schriftelijk ontheffing van de geheimhoudingsplicht verlenen. Boekhouding Er mogen geen boekingen worden verricht of facturen worden opgemaakt die de ware aard van een transactie verdoezelen. De boekhouding moet overeenstemmen met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens principes en geldende richtlijnen van VORM. Declaraties dienen altijd onderbouwd te zijn, te passen binnen de functie en te kunnen worden gerechtvaardigd. Klokkenluiders Medewerkers van VORM moeten op adequate en veilige wijze aan de vertrouwenspersoon melding doen van eventuele vermoedens van misstanden in de onderneming waarin zij werkzaam zijn, zonder dat zij daarmee hun arbeidsrechtelijke positie in gevaar brengen. Hierbij valt te denken aan: fraude, overtreding van mededingingswetgeving, ontoelaatbare nevenfuncties, dubieuze declaraties, overtredingen van geldende regelgeving, overmatige aanwending van de bedrijfsmiddelen voor privé-doeleinden en Pagina 2 van 10

3 belangenverstrengeling. Ook in het geval van kennis hebben van grove fouten of onveilige situaties dient melding te worden gedaan. Zo veel mogelijk dienen meldingen of vermoedens van overtredingen eerst met de leidinggevende besproken te worden. Uitzondering geldt als het vermoeden bestaat dat de leidinggevende betrokken is bij de mogelijke misstanden of wanneer geen actie kan of mag worden verwacht van de leidinggevende. 2) Verantwoordelijkheid ten opzichte van onze opdrachtgevers Vertrouwen Voor VORM is het essentieel dat opdrachtgevers vertrouwen stellen en kunnen blijven stellen in de onderneming. Daarom zal VORM zich houden aan algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en waarden en aan nationale en lokale wetten en regels, in het bijzonder bij de verwerving en bij de uitvoering van opdrachten. Eerlijke concurrentie Zo dienen leidinggevenden en medewerkers van VORM zich te onthouden van gedragingen die strijdig zijn met het Europese en toepasselijk nationaal mededingingsrecht, van gedragingen op grond waarvan een projectontwikkelaar in gevolge artikel 24, sub c t/m sub g van Richtlijn 93/37/EEG kan worden uitgesloten van deelname aan een aanbesteding en van elke andere strafbare gedraging in het verkeer met opdrachtgevers. In het bijzonder zullen medewerkers van VORM over prijs en/of andere voorwaarden van een uitgebrachte aanbieding uitsluitend met de desbetreffende aanbesteder, opdrachtgever of klant overleg voeren en uitsluitend aan deze mededelingen daarover doen. Zakelijke verhoudingen Het verwerven en realiseren van projecten en opdrachten dient te geschieden binnen een zakelijke verhouding. Het is dan ook niet toegestaan geschenken te geven of te accepteren dan wel gratis diensten of producten te leveren aan of te accepteren van (potentiële) opdrachtgevers, relaties van (potentiële) opdrachtgevers of derden met wie zakelijke relaties worden onderhouden. Kleine attenties worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen en zijn uitsluitend toegestaan als blijk van waardering en voor zover deze de ontvanger tot niets verplichten. Geschenken die kunnen worden omgezet in geld of daarmee zijn gelijk te stellen, zijn altijd onaanvaardbaar. In plaats van een relatiegeschenk geven wij de voorkeur aan een donatie aan een door ons geselecteerd goed doel. Deze goede doelen vindt u op onze website: Betalingen die VORM in verlegenheid kunnen brengen zijn niet toegestaan. Niet alleen de hoogte, maar ook de aard van de betaling is daarbij van belang. Bij twijfel dient met de vertrouwenspersoon te worden overlegd. Geschenken met een tegenwaarde van meer dan 100,- moeten in elk geval worden gemeld aan de vertrouwenspersoon. Wanneer een leidinggevende of medewerker door een geschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij of zij dit aan de vertrouwenspersoon, die vervolgens bepaalt hoe dient te worden gehandeld. Het in de hoedanigheid van medewerker van VORM versturen of aanvaarden van uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten behoeft de toestemming van de directie, die daartoe advies inwint van de vertrouwenspersoon. Uitnodigingen voor reizen of het laten vergezellen van de genodigde door een partner op een zakenreis behoeven toestemming van de vertrouwenspersoon (zie bijlage 3). Administratie en factuurverwerking Transacties met opdrachtgevers en opdrachtnemers dienen schriftelijk te worden vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures. De administratie van elk project dient volledig, juist en inzichtelijk te zijn. Facturen dienen volgens wettelijke regels en zakelijke gebruiken te worden opgesteld. Contante betalingen of een contant te maken betaling mogen nimmer worden geaccepteerd, tenzij de betaling geschiedt overeenkomstig algemeen aanvaarde controleprocedures. Pagina 3 van 10

4 3) Verantwoordelijkheid ten opzichte van onze zakenpartners Eerlijke concurrentie In het zakendoen met zakenpartners worden objectieve en zakelijke afwegingen gemaakt bij opdrachtverkrijging en -verlening en samenwerking. Het verkrijgen van informatie over concurrenten, leveranciers, aannemers en dienstverleners geschiedt uitsluitend op een wettige manier. VORM zal geen gebruik maken van leveranciers, aannemers of wie dan ook om wetten en regels te overtreden of te omzeilen, dan wel te handelen in strijd met hetgeen in het maatschappelijke verkeer als algemeen geaccepteerd wordt beschouwd. Medewerkers dienen zich te houden aan nationale en lokale wet- en regelgeving en zich te onthouden van iedere strafbare gedraging jegens elkaar en jegens derden. Zakelijke verhoudingen De selectie van zakenpartners geschiedt uitsluitend op basis van zakelijke gronden. Het is dan ook niet toegestaan geschenken te geven of te accepteren dan wel gratis diensten of producten te leveren aan of te accepteren van (potentiële) concurrenten, leveranciers, aannemers, relaties daarvan of derden met wie zakelijke relaties worden onderhouden. Kleine attenties worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen en zijn uitsluitend toegestaan als blijk van waardering en voor zover deze de ontvanger tot niets verplichten. Geschenken die kunnen worden omgezet in geld of daarmee zijn gelijk te stellen, zijn altijd onaanvaardbaar. Betalingen die VORM in verlegenheid kunnen brengen zijn niet toegestaan. Niet alleen de hoogte, maar ook de aard van de betaling is daarbij van belang. Bij twijfel dient met de vertrouwenspersoon te worden overlegd. Geschenken met een tegenwaarde van meer dan 100,- moeten in elk geval worden gemeld aan de vertrouwenspersoon. Wanneer een leidinggevende of medewerker door een geschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij of zij dit aan de vertrouwenspersoon, die vervolgens bepaalt hoe dient te worden gehandeld. Het in de hoedanigheid van medewerker van VORM versturen of aanvaarden van uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten behoeft de toestemming van de directie, die daartoe advies inwint van de vertrouwenspersoon. Uitnodigingen voor reizen of het laten vergezellen van de genodigde door een partner op een zakenreis behoeven toestemming van de vertrouwenspersoon. Administratie en factuurverwerking Transacties met zakenpartners dienen schriftelijk te worden vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures. Facturen dienen volgens wettelijke regels en zakelijke gebruiken te worden opgesteld. Contante betalingen of een contant te maken betaling mogen nimmer worden geaccepteerd, tenzij de betaling geschiedt overeenkomstig algemeen aanvaarde controleprocedures. 4) Verantwoordelijkheid ten opzichte van onze aandeelhouders Vertrouwen De aandeelhouders mogen ervan uitgaan dat hun belangen goed worden beheerd, dat VORM verantwoord en efficiënt omgaat met geld, productie, materiaal en informatie en dat de bedrijfsvoering erop is gericht om de aandeelhouderswaarde van VORM uiteindelijk te vergroten. Bedrijfseigendommen De bedrijfsactiviteiten vereisen inzet van onder meer informatie, machines, apparatuur, gereedschappen, voorraden en inventaris. Deze middelen mogen uitsluitend worden gebruikt om zaken te doen voor VORM; elk ander gebruik is niet toegestaan. Dit geldt ook voor vertrouwelijke informatie, zoals gedetailleerde verkoop- en winstcijfers, marketingplannen, investeringsvoorstellen en dergelijke. Medewerkers dienen ervoor te zorgen dat dit soort informatie goed en veilig wordt bewaard en dat daarmee zorgvuldig wordt omgegaan. Pagina 4 van 10

5 Belangentegenstellingen Het werk bij VORM wordt verricht op basis van zakelijke afwegingen en beslissingen. Persoonlijke belangen spelen geen rol. Concurreren of zakendoen met bedrijven waarin familieleden of vrienden van medewerkers belangen hebben, kan belangentegenstellingen veroorzaken. Zulke relaties moeten worden gemeld bij de vertrouwenspersoon, zodat de juiste handelwijze kan worden bepaald. Medewerkers mogen zonder voorafgaande toestemming van de vertrouwenspersoon geen privé-transacties aangaan met relaties met wie zij in de uitoefening van hun functie contacten onderhouden. Onder privé-transacties worden ook verstaan transacties ten behoeve van partners en bloed- en aanverwanten tot en met de derde graad. De vertrouwenspersoon kan ter voorkoming van de schijn van belangenverstrengeling nadere voorwaarden stellen aan de transactie. Medewerkers mogen privé uitsluitend overeenkomsten aangaan met tot VORM behorende maatschappijen indien hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van de directie is verkregen. Aan- en verkoop onroerende zaken/voorwetenschap Medewerkers mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de vertrouwenspersoon geen transacties in onroerende zaken verrichten anders dan voor eigen gebruik. Onder onroerende zaken wordt tevens verstaan effecten van ondernemingen waarvan de activa overwegend uit onroerende zaken bestaan. Onder transacties wordt verstaan het verwerven, ontwikkelen, vervreemden of participeren. In alle gevallen is het verboden te handelen met voorkennis in de zin van de Wet Toezicht Effectenverkeer. Medewerkers mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de vertrouwenspersoon geen nieuwbouwwoning kopen of huren in een project waar de eigen organisatie of een zakelijke relatie bij betrokken is. Bij een dergelijke transactie zal voldaan worden aan de interne regels als hiervoor verwoord bij Belangentegenstellingen. Administratie Aandeelhouders mogen aannemen dat binnen VORM beslissingen worden genomen op basis van correcte en nauwkeurige informatie. Informatie dient op de juiste manier te worden vastgelegd volgens de daartoe binnen VORM geldende regels. Er mogen geen boekingen worden verricht die de ware aard van een transactie verdoezelen of onjuiste facturen worden opgemaakt. De boekhouding moet overeenstemmen met algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes en moet zijn ingericht volgens principes en geldende richtlijnen van VORM. Transactieregister Met betrekking tot alle projecten wordt centraal een transactieregister bijgehouden, onder verantwoording van de adjunct-directeur Financiële Zaken van VORM. In dit register worden de relevante gegevens opgenomen van elke business-to-business onroerendezaaktransactie. Op deze wijze zijn voor directie, toezichthouder en extern accountant alle informatie vastgelegd die inzicht geven in alle stadia die het project is doorlopen, de daarbij betrokken partijen, de aan die partijen vergoede of van die partijen ontvangen bedragen, alsmede de opdrachten en overeenkomsten die aan deze bedragen ten grondslag hebben gelegen. De gegevens ten behoeve van het transactieregister worden daarbij ontleend aan de diverse documenten die in de diverse stadia aan de directie ter goedkeuring worden overgelegd. 5) De compliance-regeling van VORM Vertrouwenspersoon De directie benoemt ten behoeve van VORM een vertrouwenspersoon (zie bijlage 3). Met de functie van vertrouwenspersoon wordt in de eerste plaats een onafhankelijk meldpunt in het leven geroepen voor het melden van overtredingen van de gedragscode. De functie van vertrouwenspersoon is uitsluitend een interne functie; alleen medewerkers van VORM kunnen een beroep doen op de vertrouwenspersoon. De directie maakt bekend wie de vertrouwenspersoon is, welke taken en bevoegdheden deze heeft en waar deze te bereiken is. Pagina 5 van 10

6 Taken van vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon vervult een vertrouwensfunctie zonder last of ruggespraak van de directie en neemt de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht met betrekking tot de onder zijn/haar aandacht gebrachte zaken. De vertrouwenspersoon heeft de taken en bevoegdheden die in de gedragscode aan hem/haar zijn toegekend. De directie kan aanvullende taken en bevoegdheden aan de vertrouwenspersoon toekennen. De vertrouwenspersoon bevordert dat de medewerkers van VORM vertrouwd zijn en blijven met de aard, inhoud en achtergrond van de gedragscode. De vertrouwenspersoon bevordert de naleving van de gedragscode en neemt alleen schriftelijke, niet-anonieme meldingen van overtreding van de gedragscode in behandeling. De vertrouwenspersoon rapporteert ten minste eenmaal per kwartaal en indien daartoe aanleiding bestaat ook tussentijds, aan de directie. De rapportage kan ten aanzien van individuele gevallen anoniem geschieden, zulks ter beoordeling van de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon heeft het recht een melding geheim te houden doch hij is daartoe niet verplicht. De identiteit van een melder wordt slechts met toestemming van de melder onthuld aan derden, tenzij de vertrouwenspersoon op basis van een wettelijke regeling tot onthulling gehouden is. De vertrouwenspersoon kan in overleg met de directie een of meer personen aanwijzen die hem of haar bij afwezigheid vervangen dan wel hem of haar in zijn/haar werkzaamheden ondersteunen. Advies van vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon adviseert de directie over vraagstukken met betrekking tot integriteit, waaronder ook niet in de gedragscode beschreven gedragingen die mogelijk wel in strijd zijn met de geest van de gedragscode. Indien een medewerker van VORM twijfelt of een voorgenomen handeling of gedraging in het licht van de gedragscode al dan niet is toegelaten, dient hij of zij voor informatie en advies contact op te nemen met de vertrouwenspersoon. Indien een door deze gegeven advies niet wordt opgevolgd, legt de vertrouwenspersoon de zaak voor aan de directie. Meldingsplicht aan vertrouwenspersoon Iedere medewerker van VORM is verplicht een door hem of haar geconstateerde overtreding van de gedragscode onmiddellijk te melden aan de vertrouwenspersoon, onder opgave van alle feiten en omstandigheden die hem of haar dienaangaande bekend zijn. De melding wordt vertrouwelijk behandeld en de privacy wordt gegarandeerd, met inachtneming van het gestelde in deze gedragscode. Controle, handhaving en sancties De directie ziet toe op de naleving van de gedragscode. Wanneer een bepaalde gedraging niet in de gedragscode is beschreven, maar mogelijk wel in strijd is met de geest van de gedragscode, oordeelt de vertrouwenspersoon over de toepasselijkheid van de gedragscode en adviseert hij/zij de directie. De directie kan, al dan niet op verzoek van de vertrouwenspersoon, een onderzoek (laten) instellen op basis van een gemotiveerde en onderbouwde klacht van een medewerker of een derde. Medewerkers van VORM zijn verplicht aan een dergelijk onderzoek volledige medewerking te verlenen. De medewerker van wie wordt vermoed dat hij of zij in strijd met de gedragscode heeft gehandeld, wordt in het kader van het onderzoek gehoord. De directie zal de resultaten van een dergelijk onderzoek in een rapport (laten) vastleggen. Hangende een onderzoek kan de directie voorlopige maatregelen van disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke aard tegen de betrokken medewerker nemen. Indien op basis van een onderzoek wordt vastgesteld dat in strijd met de gedragscode is gehandeld kan de directie, na advies te hebben ingewonnen van de vertrouwenspersoon, disciplinaire en/of arbeidsrechtelijke maatregelen tegen de betrokken medewerker nemen, die afhankelijk van de ernst van het geval kunnen variëren van berisping, schorsing, boete en ontslag tot ontslag op staande voet. De betrokken medewerker kan voorts aansprakelijk worden gehouden voor alle schade die voor VORM uit de overtreding van de gedragscode mocht voortvloeien. Pagina 6 van 10

7 Onvoorziene gevallen Wanneer een bepaalde situatie niet is beschreven, maar in strijd is met de geest van de interne gedragscode, beslist de vertrouwenspersoon over de toepasselijkheid van de code en adviseert hij/zij de directie zo nodig tot sancties over te gaan. 6) Verwachtingen ten aanzien van onze leveranciers, (onder)aannemers en andere zakenpartners VORM onderneemt met verantwoordelijkheid voor de impact van haar beslissingen en activiteiten op maatschappij en milieu, door middel van transparant en ethisch handelen. VORM doet uitsluitend zaken met partners die handelen in de geest van de in deze gedragscode uiteengezette gedachte. Wij streven lange-termijnrelaties met onze partners na, met een actieve dialoog op het gebied van duurzaamheid. Van onze partners verwachten wij dat ze hun invloedsfeer benutten, en dat zij hun toeleveranciers ertoe bewegen ook zo veel mogelijk te handelen in de geest van deze gedragscode. Onze partners verplichten zich tot het melden van eventuele conflictsituaties die hiermee in de toeleverancierketen ontstaan aan VORM. Vertrouwen VORM verwacht van leveranciers, (onder)aannemers, en andere zakenpartners (zoals joint-venturepartners) dat zij het vertrouwen dat VORM in hen heeft, niet schenden. Afspraken dienen stipt te worden nagekomen. Bedoelde zakenpartners mogen hetzelfde van VORM verwachten. Eerlijke concurrentie, zakelijke verhoudingen en administratie en factuurverwerking Wij verwachten van onze leveranciers, (onder)aannemers en andere zakenpartners een gelijke omgang met de verantwoordelijkheden ten opzichte van hun eigen zakenpartners en ten opzichte van VORM als opdrachtgever, zoals die zijn opgesteld in deze gedragscode ten aanzien van de zakenpartners en opdrachtgevers van VORM. Veiligheid, gezondheid en milieu Bij de voorbereiding, planning en uitvoering van projecten moeten ook de zakenpartners van VORM alle geldende voorschriften en regels op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu naleven. VORM zal op naleving door zakenpartners van die voorschriften en regels toezien en hen zonodig wijzen op het bestaan van die voorschriften en regels, alsmede op het feit dat deze dienen te worden nageleefd. Mensenrechten en gedwongen arbeid Van onze partners verwachten wij dat zij het principe van goed werkgeverschap hanteren, waarin arbeidsvoorwaarden, welzijn en ontwikkeling van hun medewerkers is gewaarborgd. Hierbij wordt specifiek veel waarde gehecht aan het uitsluiten van gedwongen arbeid en kinderarbeid, erkennen van de vrijheid van vereniging en het voldoen aan de richtlijnen voor werktijden en minimumloon. Tevens is inbegrepen het actief sturen op gewenste omgangsnormen en het uitsluiten van discriminatie, pesterij en/of intimidatie. Duurzaam Ondernemen VORM heeft duurzaamheid verankerd in het afwegingskader bij al haar inkopen en investeringen. Van onze partners verwachten wij dat ze zich actief inzetten om te komen tot duurzame oplossingen in hun producten, diensten en bedrijfsvoering, onder andere met betrekking tot energieverbruik, emissies, transport, verpakking, materiaalefficiency, recycling en hergebruik. Duurzaamheid gaat verder dan het voldoen aan bestaande wet- en regelgeving. VORM gaat graag de dialoog aan met haar leveranciers en andere partners, om gezamenlijk te komen tot nieuwe duurzaamheidprestaties. Pagina 7 van 10

8 Deze gedragscode is vastgesteld op 1 oktober 2010, herzien op 4 mei 2012 Directie VORM Holding B.V. Bijlagen: 1: NEPROM gedragscode ( 2: NEPROM gedragscode Flora & Fauna. ( ) 3: Vertrouwenspersoon; taken en bevoegdheden (bijlage 1 of dms ) Pagina 8 van 10

9 Bijlage 1 Wat doet de vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon kan helpen bij het oplossen van problemen en conflicten van medewerkers waarbij reguliere wegen niet tot een oplossing hebben geleid en is aanspreekpunt bij vermoeden van overtreding van de gedragscode. Hij kan aanspreekpunt zijn voor zaken die te maken hebben met ongewenst gedrag zoals seksuele intimidatie, pesten of discriminatie. Taken van de vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon heeft tot taak om problemen door contacten en bemiddeling (weer) bespreekbaar te maken en daardoor bij te dragen tot de oplossing van deze problemen. De vertrouwenspersoon treedt niet in de plaats van eventuele bestaande procedures. Wordt een probleem bij de vertrouwenspersoon gemeld, dan zal deze allereerst kijken of de kwestie niet al in behandeling is bij de verantwoordelijke instanties of functionarissen. Is dat wel het geval dan zal de vertrouwenspersoon zich terughoudend opstellen. Werkwijze van de vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon onderzoekt het aangedragen probleem en beoordeelt door welke instantie(s) of personen de behandeling het beste kan geschieden. Vervolgens adviseert hij de klager/melder wát te doen. De bemoeienis van de vertrouwenspersoon kan drieledig zijn. De vertrouwenspersoon kan een advies geven, waarna de klager/melder zijn probleem tracht op te lossen zonder verdere inschakeling van de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon kan het probleem voorleggen aan een persoon of instantie die het verder kan behandelen, waarbij de vertrouwenspersoon een eerste contact legt tussen de betreffende persoon of instantie en de klager/melder. De vertrouwenspersoon kan tijdens de behandeling van de kwestie door andere personen optreden als bemiddelaar. Welke aanpak ook wordt gekozen, de vertrouwenspersoon zal steeds zijn bemoeienis bepalen in overleg en met instemming van de klager/melder en eventuele verantwoordelijke functionarissen. Vertrouwelijkheid Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid zijn sleutelwoorden in de werkwijze van de vertrouwenspersoon. De vraagstukken die aan de vertrouwenspersoon worden voorgelegd, zullen met de grootst mogelijke omzichtigheid worden behandeld. De vertrouwenspersoon is dan ook verplicht tot een vertrouwelijke behandeling van alle informatie. En de klager/melder dient steeds expliciete toestemming te geven voordat de vertrouwenspersoon informatie kan inwinnen bij andere personen of instanties. Intern verschoningsrecht: de vertrouwenspersoon kan niet door werkgever worden gedwongen vertrouwelijke informatie prijs te geven. Extern verschoningsrecht: de vertrouwenspersoon zal in een rechtszaak zoveel als mogelijk vertrouwelijke informatie niet prijsgeven. Het is aan de betrokken autoriteiten of dit wordt toegestaan. De vertrouwenspersoon zal nooit de identiteit van de melder openbaren, tenzij de wet hem hiertoe verplicht. Indien op enig moment de vertrouwenspersoon op grond van de wet verplicht wordt de identiteit van de klager/melder te openbaren, zal de vertrouwenspersoon de klager/melder hiervan onmiddellijk en zo Pagina 9 van 10

10 mogelijk voordat openbaring van de identiteit van de melder plaatsvindt op de hoogte stellen, tenzij de Vertrouwenspersoon rechtsgeldige redenen heeft om dat niet te doen. De vertrouwenspersoon is verantwoording verschuldigd uitsluitend aan het bevoegd gezag, waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van de klager/melder en het algemeen belang. Pagina 10 van 10