Notulen Algemene Ledenvergadering DSS d.d. 27 september 2017

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering DSS d.d. 27 september 2017 Aanwezig : Leden DSS (presentielijst beschikbaar) : Jelle Bos (voorzitter), Servee de Jong (vice-voorzitter, voorzitter TC), Wim Groot (algemeen bestuurslid), Linda der Weide (notuliste) Afwezig middels: Ingrid Mous (penningmeester), mevrouw Tuinenbreijer, berichtgeving ouders van Maud Kies en ouders van Indy Bangma Locatie : Kantine DSS buitencomplex, Communicatieweg 2, Heemskerk 1. Opening Jelle opent de vergadering en heet de 28 aanwezigen van harte welkom. Er kunnen in totaal 39 stemmen worden uitgebracht. Van de 28 aanwezigen zijn er 26 stemgerechtigd, daarnaast kunnen 2-tal leden een stem extra uitbrengen en 1 lid 2 extra stemmen, aangezien zij naast lid ook vertegenwoordiger zijn van jeugdleden. Voor 9 personen is een volmacht afgegeven. Er wordt even kort stilgestaan bij de festiviteiten die hebben plaatsgevonden rondom het 25-jarig jubileum van de vereniging. Op zaterdag 16 september een dag van herinneringen ophalen tijdens de wedstrijden van oud-spelers, de reünie en de officiële (her)opening van de kantine door wethouder Aad Schoorl, waarbij de vereniging het certificaat Gezonde sportkantine in ontvangst mocht nemen. Gevolgd door een feestavond voor oud-leden en de huidige leden en ouders van jeugdleden. Zondag 17 september stond volledig in het teken van de jeugd, met een dag vullend programma voor de gehele jeugd. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken dan wel mededelingen. 3. Notulen vorige jaarvergadering d.d. 30 september 2016 De notulen van de vorige ALV worden zonder aanpassingen vastgesteld. Hiermee is ook de wijziging van de statuten definitief geworden. De statuten zullen bij de notaris worden gedeponeerd. 4. Verslaglegging bestuur 4a Jaarverslag/voortgang beleidsplan Terugblik seizoen Ondanks het moeizame seizoen vorig jaar van DS1 en alle behorende problematieken is er steeds getracht te zoeken naar de beste oplossing. Met kunst en vliegwerk heeft DS1 zich weten te handhaven in de eerste divisie. Er waren ook diverse kampioenschappen bij de jeugd te vieren. Daarnaast heeft een aantal jeugdteams deelgenomen aan het beachhandbal met een plaatsing voor het NK van onze MD1. Om een eenduidige lijn/visie te volgen binnen de vereniging, die aansluit op de spelvisie van het NHV is Marieke Kalverda aangesteld als hoofd Jeugdopleidingen binnen de vereniging. Pagina 1

2 De damesselectie heeft een grotendeels nieuwe technische staf waar onder andere Serge ter Horst (hoofdtrainer), Monique de Vijlder (begeleider) en Carla Sap (fysio) deel van uitmaken. Het is gelukt om dit jaar een selectie samen te stellen die bestaat uit 2 prestatiegerichte teams. Daarnaast wil het bestuur benadrukken trots te zijn op de huidige commissies. Er wordt veel werk verzet en bij een aantal successen wil het bestuur even stilstaan. Nh1816 actie: DSS heeft zich ingezet voor Gouden Dagen Heemskerk (een organisatie die door verschillende activiteiten te organiseren eenzame ouderen de aandacht geven die zij verdienen). De werkgroep heeft sponsoren gezocht voor de sponsorloop van onze leden samen met de bewoners van de 5 verzorgingstehuizen. Daarnaast hebben de jeugdleden spelletjesmiddagen in de tehuizen verzorgd. Deze actie heeft voor onze vereniging opgebracht en voor Gouden Dagen is dit bedrag door verzekeringsmaatschappij Nh1816 voor Gouden Dagen verdubbeld naar Naast deze financiële prestatie heeft deze actie m.n. bij de gemeente veel waardering geoogst als zijnde een maatschappelijk betrokken vereniging! Nieuwe leden De vereniging groeit, het afgelopen jaar zijn er weer veel nieuwe jeugdleden bij gekomen. Schoolhandbaltoernooi Het afgelopen toernooi, dat voor het 2e jaar op een zondag in juni voor de groepen 3 t/m 8 tegelijk werd georganiseerd, heeft een record aantal nieuwe leden opgeleverd: 20. Dit succes wil het NHV zelfs als best practice met andere verenigingen gaan delen. Werkgroep Renovatie kantine In een jaar tijd is er zo ontzettend veel werk verzet door deze groep. De kantine heeft in een jaar tijd een fantastische metamorfose ondergaan. Het resultaat is voor iedereen zichtbaar. Het bestuur heeft tijdens het jubileumfeest zijn dank uitsproken naar Rob Adrichem als drijvende kracht en bedankt via deze weg zeker ook de andere klussers en hulptroepen! Voortgang beleidsplan Gezonde vereniging (Basis op Orde) Om de vereniging goed te kunnen laten draaien, is het van belang dat de commissies volledig bezet zijn. Het bestuur is verheugd te kunnen melden dat sinds dit seizoen Ton vd Laak de rol van scheidsrechterscoördinator op zich heeft genomen. Hiermee is natuurlijk het probleem van het scheidsrechterstekort nog niet opgelost. Dit blijft een aandachtspunt voor volgend jaar. Pagina 2

3 Daarnaast zijn er nog twee vacatures die alle langere tijd niet definitief zijn ingevuld: Secretaris Kantinebeheerder Ingrid Mous, huidige penningmeester heeft aangegeven, deze rol op zich te willen nemen indien zich een andere penningmeester aandient. Bij interesse graag contact opnemen met een van de bestuursleden. Zij kunnen je vertellen wat deze functie precies inhoudt. Ouder- en ledenparticipatie Het bestuur wil, gezien de afgelopen jaren, het bijdragen aan vrijwilligerstaken binnen de vereniging in de vorm van club- en teamtaken een meer verplicht karakter geven. Dit punt is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement, dat onder punt 5c zal worden behandeld. Alternatief vinden voor de subsidie Op dit moment ontvangt de vereniging rond de aan subsidies. Op een begroting van is dit dus 20%. Afbouw van subsidie hangt al jaren in de lucht. Er wordt door het bestuur daarom gezocht naar alternatieven om de afbouw op te vangen en minder afhankelijk van de subsidie te worden: Kledingfonds: wordt onder punt 5d worden behandeld. Verhuur van de kantine: Er worden gesprekken gevoerd met een organisatie die buitenschoolse opvang combineert met sport. Deze organisatie heeft dit concept al bij een aantal verenigingen ingevoerd, waaronder handbalvereniging Vido uit Purmerend. Aangezien onze kantine voor een groot deel van het (binnen)seizoen niet gebruikt wordt, is het voor deze organisatie een ideale locatie. Voortgang renovatie Vorig jaar is er door de ALV een mandaat afgegeven van voor de renovatie. Hiervan is geïnvesteerd in de kantine. Hiervan zijn o.a. het plafond, de vloer, de kozijnen en de CV-installatie vervangen. Daarnaast is de bar gerenoveerd, veel schilderwerk verricht en diverse andere klussen. Doorstroming/behoud jeugd Om onze jeugd en m.n. oudere jeugd te behouden heeft het bestuur een tweetal speerpunten benoemd: Aanleg Beach Handbalveld: dit brengt de oudere jeugd terug naar het buitencomplex. Daarnaast is er grote animo voor het beachen. De gemeente is akkoord met de aanleg op grasveld achter de verharde velden. Er wordt op dit moment gewerkt aan fondsenwerving en er wordt aanvraag ingediend bij het Schipholfonds. Daarnaast vond tijdens de jubileumavond de aftrap van de Club van 50 plaats. Opbrengst hiervan zal ook geïnvesteerd worden in de aanleg van een veld. Oudere jeugd meer betrekken bij de vereniging: naast het beachen wordt de jeugd aangemoedigd om wedstrijden te fluiten. Hiervoor worden in ieder geval 1x per jaar een scheidsrechterscursus aangeboden. Een mooi voorbeeld van betrokkenheid was te zien tijdens de jeugd jubileumdag, waar de B en C-teams tijdens het landentoernooi van de DEF jeugd de gehele begeleiding (coachen en fluiten) van de wedstrijden op zich hebben genomen. Pagina 3

4 Technisch beleid Om een eenduidig beleid en visie binnen de vereniging ingebed te krijgen, is er een hoofd Jeugdopleiding aangesteld. Om trainers, coaches en bestuurders te helpen een veilige sportomgeving te creëren heeft DSS deelgenomen aan het door het NOC*NSF verenigingstraject Sportief Coachen. Het doel van dit traject is om binnen een vereniging te komen tot een gezamenlijke visie en afspraken over de begeleiding van sporters. Daarnaast leren trainers en coaches in twee bijeenkomsten de basisprincipes van sportief coachen. Op verzoek van velen heeft de Startbijeenkomst Coaches/begeleiders plaatsgevonden. Hierin aandacht voor alle praktische zaken omtrent wedstrijden, gedragsregels, spelvisie en discussie omtrent invulling/verwachtingen van de rol van coach/begeleider. Voldoende gekwalificeerde trainers en begeleiders.hier wordt vanuit de TC hard aan gewerkt. Terugkoppeling opvolging acties n.a.v. Leden enquête 2016 De oude website is vervangen door een gloednieuwe site, die ook geschikt is voor mobiele devices. Na wat opstartperikelen is nu ook het volledige wedstrijdprogramma op de site te vinden. Het bestuur bedankt Frank Koelewijn voor al zijn inspanning om dit project te realiseren! Daarnaast een oproep aan alle leden om content aan te leveren via Hieronder een samenvatting van de belangrijkste punten uit de enquête en de genomen c.q. voorgenomen acties: 4b Financieel jaarverslag Jelle geeft bij afwezigheid van Ingrid een toelichting op de gepresenteerde cijfers. Hierbij wordt opgemerkt dat de van verzekeringsmaatschappij Nh1816 hier nog niet in is opgenomen, aangezien zij nog niet uitgekeerd hebben. Dit bedrag zal worden opgenomen in het lopende boekjaar. Pagina 4

5 Het afgelopen boekjaar wordt met een positief resultaat van afgesloten, welk saldo volgend seizoen aan de voorziening onderhoud zal worden toegevoegd. Het jaarverslag wordt hiermee vastgesteld. Op verzoek van de ALV zal volgend jaar de post Wedstrijdkosten worden gespecifieerd, aangezien over de inhoud nog weleens verwarring/onduidelijkheid is onder de leden. De begroting voor het komende boekjaar is met verhoogd t.o.v. het afgelopen boekjaar. Dit betreft de uitkering van NH1816-actie. Dit bedrag zal ten goede komen van de Voorziening Onderhoud. Vanuit de TC is een begroting ingediend voor trainings- en toernooikosten. Een deel hiervan is bestemd voor DS1 als voorbereiding op het seizoen. Daarnaast bestaat een deel uit toernooikosten volgend uit het bestuursbesluit van 19 april 2017, inhoudende dat m.i.v. dit seizoen per team het inschrijfgeld van 1 nationaal toernooi per seizoen betaald wordt door de vereniging. Voorwaarde is dat het een NHV geregistreerd toernooi betreft. Het inschrijfformulier van het desbetreffende toernooi dient bij de penningmeester ingediend te worden. Voor internationale toernooien kan een verzoek bij het bestuur worden ingediend en zal per aanvraag beoordeeld worden. De post trainings- en toernooikosten is nu als aparte post in de begroting opgenomen ter bevordering van de transparantie. 4c Verslag kascontrolecommissie en benoeming leden De kascommissie bestond uit Monique Koopman en Jacqueline Bos-Vink. Zij hebben op 15 september jl. de cijfers van de penningmeester bekeken en het verslag goedgekeurd en daarmee vastgesteld. Benoeming nieuwe kascontrolecommissie Monique Koopman treedt af. Benoeming is voor maximaal 2 jaar. De volgende personen hebben zich aangemeld en worden aangesteld: Jacqueline Bos-Vink Marnix van de Laak; Reserve: Eliana van der Jagt-Kalverda; 5. Voorstellen vanuit het bestuur 5a Benoeming bestuursleden De bestuursleden van DSS worden conform de statuten benoemd voor een periode van 2 jaar. Op de Algemene Leden Vergadering van 2016 is navolgend schema vastgesteld: Functie Naam Bestuursperiode Voorzitter Jelle Bos Tot medio 2018 Secretaris Vacature Tot medio 2018 Penningmeester Ingrid Mous Tot medio 2017 Vice-voorzitter Servee de Jong Tot medio 2017 Bestuurslid algemeen Wim Groot Tot medio 2017 Pagina 5

6 Volgens schema treden in 2017 dus af: Ingrid Mous (penningmeester), Servee de Jong (vicevoorzitter) en Wim Groot (bestuurslid algemeen). Alle genoemde bestuursleden hebben aangegeven benoemd te willen worden voor een nieuwe termijn van 2 jaar. De ALV stemt in met de volgende herbenoemingen Ingrid Mous: penningmeester tot medio 2019 Servee de Jong: vice-voorzitter tot medio 2019 Wim Groot: bestuurslid algemeen tot medio 2019 Hiermee heeft het bestuur nog 1 vacature: secretaris. Het afgelopen jaar heeft Linda van der Weide deze functie deels waargenomen. De functie van secretaris omvat de volgende taken: Aanwezig zijn bij de bestuursvergaderingen (eenmaal per maand) Bijhouden van de notulen en de actielijst van de bestuursvergaderingen Het verzorgen van correspondentie van/naar de vereniging Het archiveren van relevante documenten Het voorbereiden van de stukken voor de Algemene Ledenvergadering. Heeft u interesse om deel uit te maken van het enthousiaste bestuur van uw vereniging? Meldt u dan bij één van de bestuursleden. 5b Financieel mandaat dakrenovatie Het komende jaar zal het dak nog vervangen moeten worden. Hiertoe zijn inmiddels offertes opgevraagd. De kosten worden geraamd op ,- à ,-. Getracht wordt nog om met zoveel mogelijk zelfredzaamheid deze kosten te verlagen. Conform de statuten heeft het Algemeen Bestuur van DSS het mandaat om uitgaven te doen tot een bedrag van (jaarlijks te indexeren). Omdat de verwachte kosten voor de dakrenovatie hoger zijn vraagt het Algemeen Bestuur financieel mandaat aan de Algemene Leden Vergadering voor het laten uitvoeren van de dakrenovatie met een maximum van ,-. Het voorstel wordt unaniem aangenomen. 5c Voorstel huishoudelijk reglement DSS Voortvloeiend uit de leden enquête van 2016 en de ALV van 2016 waarin door het bestuur is toegezegd een huishoudelijk reglement ter goedkeuring aan de leden voor te leggen, wordt het voorstel besproken. Het gehele reglement is via de website voorafgaand aan de vergadering beschikbaar gesteld. De aanpassingen/wijzingen zijn hieronder vastgelegd en zullen dienovereenkomst in het reglement worden aangepast. Artikel 1 Algemene bepalingen Geen opmerkingen. Artikel 2 Lidmaatschap en contributie Toevoegen seizoensaanduiding Pagina 6

7 Artikel 3 Kledingvoorschriften 3.1 rood/wit shirt wordt rood shirt. Witte sokken wordt verwijderd. toevoegen als extra punt: Ieder lid zal als een goed huisvader zorgdragen voor de door DSS ter beschikking gesteld kleding en tas Artikel 4 Vrijwilligerstaken Op de vraag of het toegestaan is leden te verplichten een aantal clubtaken te verrichten meldt het bestuur, dat dat is toegestaan, mits de ALV daartoe beslist. Het doel van het meer verplichte karakter van clubtaken is mede ter ondersteuning van de coaches/begeleiders. Het werven van vrijwilligers komt nu veelal bij deze groep terecht. In eerste instantie wil het bestuur nog niet de optie bieden om de gevraagde inzet af te kopen. Het reglement biedt echter wel de ruimte aan het bestuur om dit later alsnog in te voeren. Artikel 5 Huisregels 5.6 Tekst aanpassen, Douchen is verplicht na iedere wedstrijd wordt: Wij verwachten dat ieder lid na de wedstrijd doucht. Artikel 6 Gedragsregels Artikel 7 Privacy 7.3 Tekst aanpassen waarbij wordt verwezen naar het invullen van de Verklaring gebruik beeldmateriaal Artikel 8 Geldmiddelen Geen opmerkingen. Artikel 9 Straffen en boetes 9.3 wegens onsportief gedrag wordt verwijderd. 5d Voorstel bijdrage kledingfonds Sinds enige jaren wordt de kleding voor de jeugd van DSS vanuit de vereniging verzorgd. Ieder jeugdlid krijgt het volgende pakket in bruikleen: trainingspak, tas, wedstrijdkleding (shirt en broekje). Als tegenprestatie betaalt een nieuw lid een eenmalige kledingbijdrage van 30,-. Kortweg komt dit erop neer dat een jeugdlid voor deze eenmalige bijdrage de gehele jeugdperiode, circa 12 jaar, van kleding wordt voorzien. Anderzijds krijgt een jeugdlid dat na een korte periode stopt met handballen geen geld terug. Het bestuur heeft de wens om de huidige kledingvoorziening voor de jeugd op niveau te houden. Naast het collectiviteitsbeginsel iedereen draagt dezelfde kleding geeft het een professionele uitstraling aan onze vereniging. Het huidige financieringswijze is financieel niet houdbaar, de inkomsten uit de eenmalige bijdrage en de aanvullende sponsorinkomsten zijn onvoldoende om de totale kosten voor de kleding te dekken. Het bestuur stelt voor om een kledingfonds in te richten voor de jeugdleden van DSS. Tegen een gering maandbedrag per jeugdlid kan DSS er ook in de toekomst voor zorgen dat ieder jeugdlid een representatief kledingpakket ontvangt. Voorgesteld wordt om de bijdrage voor het kledingfonds in de periode (4 seizoenen) vast te stellen op 1,50 per lid per maand. Dit bedrag zal door middel van automatische incasso tezamen met de contributie worden geïncasseerd. Pagina 7

8 Jeugdleden die de afgelopen twee jaar lid zijn geworden en dus recent de eenmalige bijdrage van 30,- hebben betaald worden door de invoering van het kledingfonds financieel benadeeld. Zij kunnen de eenmalige bijdrage terugvragen. Een lid dat gedurende het seizoen lid is geworden, kan de gehele bijdrage terugvragen. Een lid dat gedurende het seizoen lid is geworden kan 50% van de bijdrage terugvragen. In het Huishoudelijk Reglement van DSS is tenslotte opgenomen dat bij schade van de kleding/tassen, anders dan normale slijtage, het lid de schade dient te vergoeden. Voorgesteld wordt in de periode de vergoeding vast te stellen op 25,- per artikel (broek, jack, tas). Vanwege de transparantie geeft het bestuur de voorkeur aan een kledingfonds boven een verhoging van de contributie. Het voorstel wordt unaniem aangenomen. Het bestuur geeft aan ook na te denken over een kledingfonds voor senioren en zal hier tijdens de volgende ALV op terugkomen. 6. Rondvraag Er wordt vanuit HS1 gevraagd of seniorenteams vrijgesteld kunnen worden van het verkopen van loten van de Grote Club Actie. Het bestuur geeft aan zich in samenspraak met de DSS coördinator van de Grote Club Actie te zullen beraden over een alternatief dat in de plaats van de lotenverkoop door de oudere jeugd en senioren kan komen. Vorig seizoen is het entreegeld voor thuiswedstrijden van DS1 afgeschaft. Vraag is of dit heroverwogen kan worden, aangezien de inkomsten hieruit meer dan welkom zijn. Het bestuur licht toe, dat hiervoor bewust gekozen was om hiermee de drempel te verlagen en grotere bezoekersaantallen te bewerkstelligen om de dames naar de broodnodige overwinnen toe te juichen. Het bestuur zegt toe dit te willen heroverwegen en zal op korte termijn in overleg te gaan met DS1 om te komen tot een oplossing. In dit gesprek zal ook meegenomen worden of, gezien de kosten, het verstrekken van de programmaboekjes bij thuiswedstrijden in de huidige vorm gehandhaafd moet blijven. Gevraagd wordt of de contributie tijdens deze ALV niet vastgesteld zou moeten worden. Aangezien er geen sprake is van een wijziging in de contributie, is dit niet nodig. Omtrent de bardiensten in de huidige vorm is het verzoek van HS1 dit eerder te communiceren, zodat er agenda technisch rekening mee gehouden kan worden. Er wordt toegezegd hier zoveel mogelijk aan tegemoet te komen. In de toekomst zal er sowieso een andere opzet komen, zoals besproken bij het onderwerp vrijwilligerstaken in het huishoudelijke reglement. Nog niet alle seniorenteams zijn voorzien van tenues. Het bestuur zegt toe dat er op zeer korte termijn een inventarisatie zal plaatsvinden en er voor alle teams een tenue beschikbaar zal komen. Pagina 8

9 Ton van de Laak, spreekt zijn zorg uit omtrent de krapte aan scheidsrechters voor de oudere jeugd en senioren. Het bestuur begrijpt de zorg en zal de initiatieven van Ton om een actieplan op te tuigen om zoveel mogelijk scheidsrechters te werven zeker ondersteunen. 7. Huldigen jubilarissen en benoemen ereleden In het kader van het 25-jarig bestaan hebbende volgende personen vanwege 25 jaar trouw lidmaatschap uit handen van de voorzitter een speldje in ontvangst genomen: Marion Duin, Carla de Groot, Eliana van der Jagt-Kalverda, Johanneke Kalverda, Laura Kalverda, Peter van Kan en Marjon Zonneveld. Daarna zijn onder luid applaus Marion Duin en Carla de Groot vanwege hun grote staat van dienst binnen de vereniging benoemd tot ERELID van DSS Naast de bloemen en een oorkonde heeft het bestuur besloten om twee buitenvelden naar de ereleden te vernoemen. Veld 1 en 2 zullen voortaan het Carla de Groot veld en Marion Duin veld heten! Hierna dankt de voorzitter de aanwezigen en sluit de vergadering. Pagina 9