Openstellen Schoolsportinfrastructuur

Transcriptie

1 Openstellen Schoolsportinfrastructuur Westerlo Gent Klaas Verstraete l ISB Stijn Coppens Sport Vlaanderen

2 programma Administratieve spelregels Mogelijkheid tot vragen Ondersteuning ISB Stappenplan/evolutie naar structureel openstellen schoolsportinfrastructuur Omgaan met knelpunturen 16u tot 18u praktijkvoorbeeld: Sportdienst Putte vzw Sportaround 2

3 Administratieve spelregels SPORT VLAANDEREN Stijn Coppens

4 ADMINISTRATIEVE SPELREGELS VAN DE SUBSIDIE SCHOOLSPORT- INFRASTRUCTUUR

5 VERPLICHTINGEN BEGUNSTIGDE Basisdocument = MB van 31 maart 2017 Subsidie voor infrastructuur- en of exploitatiekosten Minimaal 3 jaar naschools openstellen Min. Gemiddeld 5 uren extra uren bezetting op weekbasis Deadline infrastructuurwerken: 31 augustus 2018 Exploitatiekosten voor schooljaren (vanaf toekenning subsidie), en Infrastructuurwerken: geen los sportmateriaal (de palen van netten die in potten in de grond worden gestoken, worden beschouwd als vast sportmateriaal) en omgevingswerken Exploitatiekosten: geen energiekosten Indien zou blijken dat begunstigde niet aan de verplichtingen voldoet, kan het toegekende subsidiebedrag integraal worden teruggevorderd

6 UITBETALING SUBSIDIES INFRASTRUCTUURWERKEN Concrete aanvraagdossier voor infrastructuurwerken nog eens apart indienen bij AGION. Principeakkoord door AGION Scholen hoeven hier niet op te wachten om te starten met de werken! Facturen elektronisch indienen bij AGION, met kopie aan Sport Vlaanderen AGION betaalt hun deel van de factuur uit (30 of 35%) Op basis van uitbetalingsbrieven zal Sport Vlaanderen zijn aandeel in de infrastructuurwerken betalen (35% of 30%) Je ontvangt een vastleggingsnummer van GOcentraal IC factuur opstellen aan GOcentraal Factuur digitaal bezorgen aan Sport Vlaanderen GO! Centraal, en Sport Vlaanderen zullen hun deel uitbetalen Alle details vind je hier 6

7 Wanneer worden de dossiers verwerkt? En kan gestart worden met de werken? Voor Agion: Na opnieuw indienen dossier voor GO!: Na ontvangst vastleggingsnr. Zolang aan de voorwaarden uit het MB en de wet op overheidsopdrachten voldaan is, mogen de werken toegewezen worden. Agion verwerkt deze dossiers met prioriteit. 7

8 Vanaf juni 2017 veranderde de wet op overheidsopdrachten. Heeft dit invloed op de dossiers? Dit heeft geen invloed op uw dossier. U dient nog steeds de wet te volgen. Deze verandering heeft geen invloed op de verwerking door Go! en Agion. 8

9 Mijn offerteprijzen zijn niet langer actueel. Kan het budget aangepast worden? Of verander ik mijn plannen? De dossiers hebben hun score gekregen op basis van beloofde verbeteringen volgens de doelstellingen van de projectoproep. Deze beloftes moeten worden nagekomen. Wanneer de beschikbare subsidie niet voldoende is voor de beloofde werken, kan in samenspraak met Sport Vlaanderen bijgestuurd worden. Gelieve hiervoor dan concreet contact op te nemen met Sport Vlaanderen. Belangrijk hierbij is: 1. De beloofde extra uren openstelling moeten gegarandeerd worden. 2. Het doel van de infrastructuur werken (verbeteren kwaliteit voor de sporter) moet voor ogen gehouden worden. Vb: een nieuwe sportvloer krijgt voorrang op het schilderen van de inkomhal. Het subsidiebedrag zoals in het MB bepaald kan niet verhoogd worden. 9

10 UITBETALING SUBSIDIES EXPLOITATIEKOSTEN Facturen moeten digitaal ingediend worden bij Sport Vlaanderen via Facturen moeten gebundeld worden en kunnen maximaal 2x per jaar worden ingediend Facturen moeten genummerd zijn en samen met een overzichtslijst bezorgd worden Sport Vlaanderen betaalt per factuur 50% van het bedrag uit De school dient dus 2x zo veel exploitatiekosten te bewijzen dan het toegekende subsidiebedrag

11 Wanneer moeten de facturen ingediend worden? De facturen voor exploitatiekosten moeten gebundeld worden en 2x per jaar ingediend. De school kan zelf kiezen op welke 2 momenten. 11

12 Wij kregen enkele exploitatiesubsidie en niet de gevraagde infrastructuursubsidie. Zonder infrastructuurwerken is exploitatie echter niet mogelijk. Scholen die enkel exploitatiesubsidie krijgen moeten zelf beslissen of ze deze willen. Het aanvaarden van de subsidie verbindt de school tot de eerder vermelde verplichtingen op vlak van openstelling. Wanneer de school denkt zonder de infrastructuursubsidie niet te kunnen waarmaken wat in het dossier wordt beloofd, dan moeten ze de subsidie weigeren. 12

13 Wat als er minder exploitatiekosten worden gemaakt dan voorzien? De uitbetaling gebeurt op basis van bewijsstukken. Wanneer op het einde van het project minder kosten zijn gemaakt dan geschat, zal een beperktere subsidie worden uitbetaald. Wanneer het voorziene bedrag voor het einde van het project is opgebruikt, dan stopt de subsidie. 13

14 Komen loonfiches in aanmerking? Loonfiches gelden als bewijs van exploitatiekosten indien ze gerelateerd zijn aan de extra naschoolse bezetting. De school dient bij te voegen hoeveel uren specifiek gepresteerd werden in functie van de extra naschoolse bezetting. VB: Loonfiche van een poetsman, die 40u per week presteert. 10u daarvan is poetsen na naschools gebruik. => 25% is gekoppeld aan openstelling. Sport Vlaanderen zal 12,5% betalen. (50% van de kost die gemaakt is voor extra openstelling) 14

15 VRAGEN? Sport Vlaanderen: Tim Vanderhaeghen Stijn Coppens

16 VRAGEN? GO!: Philippe Van Hoe, Marion van den Boogaerd, AGION: Bij algemene vragen: Jo Van Duyse, Eens dossier ingediend bij de concrete dossierbehandelaar

17 Begeleiding van ISB ISBvzw Klaas Verstraete

18 Begeleidingsaanbod Voor iedereen Ontwikkelde documenten in kennisbank Studiedag 2017 en 2018 Helpdeskfunctie webpagina Slotpublicatie 20 projecten intensieve begeleiding 18

19 Oproep voor intensieve begeleiding Wat houdt het in? Projectfiche Procesbegeleiding bij de uitvoering van het project Samenwerking met partners Invullen van aanbod Kritisch klankbord, nieuwe invalshoeken Wat moet je doen? Aanvraagformulier invullen Deadline indienen 20/08 Geen 2 de dossier 19

20 Welke 20? Representatieve mix Motivatie en ambitie Groei- en verbeterpotentieel Voorbeeldfunctie (binnen de context) Interessant voor scholen die Voor het eerst of opnieuw vorm geven aan exploitatieplan Nauwer willen samenwerken met gemeente Absolute beginner zijn Inspraak willen opzetten Extra naschools aanbod willen bieden 20

21 Wat is dat concreet? 2 extra ontmoetingsmomenten Plaatsbezoeken van ISB Regionale intervisiemomenten Coaching bij samenwerking met gemeente en partners De oproep en het aanvraagformulier vind je op de webpagina. 21

22 Stappenplan naar openstellen schoolsportinfrastructuur ISBvzw Klaas Verstraete

23 23

24 24

25 Verandering van visie Door allerlei invloeden kan een school beslissen om toch open te stellen. Vraag van een leerling Vraag van de gemeente Maatschappelijke druk Financiële redenen Tijdelijke kans Subsidiemogelijkheid Vraag van een club 25

26 26

27 Beperkt openstellen vs. structureel openstellen Beperkte openstelling Geval per geval Eenmalige acties Kleine initiatieven Vaak rechtstreeks contact 27

28 28

29 Beperkt openstellen vs. structureel openstellen Beperkte openstelling Geval per geval Eenmalige acties Kleine initiatieven Vaak rechtstreeks contact Structurele openstelling Algemene regels en procedures Vaak hogere bezetting Samenwerking met gemeente Gedetailleerd exploitatieplan 29

30 30

31 Exploitatieplan maken 31

32 6 stappen Omgevingsanalyse School Buurt/ omgeving/ gemeente Minimale voorwaarden van de school bepalen KEUZE: zelf samen uitbesteden Informeren Interne visie en aanpak uitschrijven AANDACHT: inspraak Vertalen van de interne visie naar extern zichtbaar plan Voorstelling, start openstelling 32

33 Exploitatieplan geeft antwoord op Wettelijke aangelegenheden: Overeenkomsten, reglementen, financiële constructies, Onderhoudskwesties Herstellingen, poetsen, aanvullen toiletpapier Praktische organisatie Hoeveel sleutels zijn er, waar kan iedereen zijn materiaal kwijt Toegankelijkheid Welke deur gebruiken we? Wie heeft welke sleutel? Inspraak Waar kunnen opmerkingen gegeven worden? Hoe verzamel je feedback? Communicatie Hoe maak je de zaal bekend? wie is de contactpersoon? Aanbod Welk sportaanbod kan je aanbieden? Wie kan iets aanbieden in je sporthal? 33

34 Omgevingsanalyse Mogelijkheden en moeilijkheden van de schoolinfrastructuur Noden of opportuniteiten van de gemeente/buurt. Informeer bij de gemeente! 34

35 Minimale voorwaarden bepalen Welke zijn de onaantastbare voorwaarden ongeacht hoe het exploitatieplan er anders uitziet? Wij doen enkel mee als Vb: De school mag er geen geld insteken We kunnen geen extra personeel aannemen De toegang tot de rest van het gebouw afgesloten kan worden 35

36 Partners? Nu beslissen! Want elke partner brengt zijn eigen minimale voorwaarden mee. Zelf: volledige vrijheid (vb: Atheneum Sint-Pieters-Woluwe) Samen: goede afspraken maken goede vrienden Uitbesteden: makkelijk, maar opgeven van vrijheid (vb: Peer) 36

37 Inspiratie op doen Ga op zoek naar alle info die je kan helpen bij het opstellen van een exploitatieplan. Denk zeker aan ISB Denk ook aan de experten uit je eigen gemeente, scholengroep, omgeving, 37

38 Eerste voorstel Focus op interne procedures Met alle partners samen werk je een eerste voorstel uit Zorg voor voldoende terugkoppeling bij elke partner Vb: opstellen van een poetsschema Is de poetsploeg akkoord? Doet de school of de gemeente de poets? Als de gemeente het zou doen, welke zeep verwachten ze? 38

39 Inspraakorgaan Verschillende goede praktijken geven aan dat 1 overleg per jaar niet voldoende is Neem in het exploitatieplan een manier op om FB te verzamelen Zorg dat duidelijk is op welke moment en manier de FB invloed kan hebben op het exploitatieplan 39

40 Extern zichtbaar exp.plan Alle interne afspraken worden nu vertaald naar overeenkomsten, folders en infobrochures Zo leg je je spelregels uit aan de gebruikers, zorg dat ze duidelijk zijn 40

41 Ingebruikname Vruchten plukken van voorbereidend werk Opleggen/onderhandelen 41

42 Naschools aanbod VZW SPORTAROUND, Bert Misplon SPORTDIENST PUTTE, Bart De Smedt

43 contactgegevens NOG VRAGEN? ISBvzw Klaas Verstraete 03/ Sport Vlaanderen Stijn Coppens 02/ Tim Vanderhaeghen 02/