ADR Kwaliteit Opdrachtgever Kennis Mede Kwaliteitsbeleid Opdrachten Dienstverlening Rijk Professionals Onderzoeken Organisatie. Wettelijk Vraaggest

Transcriptie

1 Voorwoord 3 Transparantieverslag ADR 07 ADR Kwaliteit Opdrachtgever Kennis Mede Kwaliteitsbeleid Opdrachten Dienstverlening Rijk Professionals Onderzoeken Organisatie Ontwikkeling Depa Transparantie- en jaarverslag Wettelijk Vraaggest Auditdienst Rijk Onafhankelijkheid 07 Transparant Betrok Audits ADR Kwalit De ADR ontwikkelt door Opdrachtgever Ken Medewerkers Kwali Kwaliteitsbeleid Op Dienstverlening Rijk Professionals Onderzo Organisatie Ontwikkeling Departementen W Vraaggestuurd Onafhankelijkheid Eén Tran Betrokken Audits ADR Kwaliteit Opdrachtg Kennis Medewerkers Kwaliteitsbeleid Opdr Dienstverlening Rijk Professionals Onderzo Organisatie Ontwikkeling Departementen Jaarverslag ADR 07 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door

2 Voorwoord 3 Transparantieverslag ADR 07 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door Jaarverslag ADR 07 De ADR ontwikkelt door

3 Voorwoord 3 Transparantieverslag ADR 07 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door Jaarverslag ADR 07 April 08 Kenmerk: Inlichtingen Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag (070)

4 Voorwoord Inhoud Transparantieverslag ADR 07 6 Over de organisatie 8 Over onze onderzoeken Interview met 8 Han van Gelder, Plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Financiën 8 Over kwaliteit Kwaliteit begint met ambitie Inrichting van ons kwaliteitsstelsel Uitkomsten interne kwaliteitsbewaking Uitkomsten externe kwaliteitstoets Ontwikkelingen voortvloeiend uit regelgeving en reorganisatie Interview met 6 Thomas van Tiel, directeur Kennis en Ontwikkeling van de ADR 6 Jaarverslag ADR 07 9 Ontwikkelingen ADR Ontwikkelingen in de organisatie ICT en informatiemanagement HRM en opleidingen Communicatie Verantwoording ADR Bijeenkomsten SG-commissie in 07 Opgeleverde producten Urenallocatie Budgetrealisatie Jaarverslag ADR 07 3 Vernieuwen van onze controleaanpak Onze vraaggestuurde onderzoeken nader geanalyseerd Rijksbrede thema s Het bieden van handelingsperspectief Transparantie via openbaarmaking rapporten ADR 3 Transparantieverslag ADR 07 Voorwoord 5

5 Voorwoord Voor u ligt het transparantie- en jaarverslag van de Auditdienst Rijk (ADR) over 07. Wij leggen hiermee verantwoording af over onze dienstverlening en kwaliteitsbeheersing. Het jaar 07 stond vooral in het teken van de reorganisatie en de doorontwikkeling van de ADR. Dit is dan ook het centrale thema in dit transparantie- en jaarverslag. In het transparantieverslag gaan wij in op de stappen die zijn gezet voor de nieuwe inrichting en werkwijzen binnen de ADR. Onze uitgangspunten zijn het risico-georiënteerd uitvoeren van onderzoeken en het bieden van handelingsperspectief voor onze opdrachtgevers. Daarnaast willen we onze medewerkers ook meer flexibel inzetten op basis van hun kennis en kunde. Ons doel is om de juiste opdrachten te doen met de juiste mensen leidend tot de juiste boodschappen. Op deze manier willen we bijdragen aan een nog beter functionerende Rijksoverheid. In de nieuwe organisatiestructuur werken we vanaf juli 07 met een klein directieteam en met minder managers. Door de introductie van mentoren zorgen we ervoor dat er meer aandacht is voor het functioneren en de ontwikkeling van medewerkers. De verantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van de onderzoeken ligt bij de projectleiders. We staan in het transparantieverslag ook stil bij ons kwaliteitsbeleid. Recent hebben wij een kwaliteitsambitie vastgesteld en is er gestart met een kwaliteitsprogramma om deze ambitie te realiseren. De kwaliteitsambitie gaat over zowel de vaktechnische kwaliteit als de kwaliteit die de opdrachtgever ervaart. Het verbeteren van onze kwaliteit is een belangrijk speerpunt voor 08. In het jaarverslag informeren wij u over de uitvoering van ons jaarplan. Wij presenteren onder andere de door ons opgeleverde producten in de vorm van rapporten en de inzet van onze uren en budgetten. Momenteel ontwikkelen we indicatoren, die meer zeggen over de uitkomsten van ons werk. Tot slot hebben we in februari 08 afscheid genomen van Anneke van Zanen-Nieberg. Zij heeft als eerste algemeen directeur vanaf 0 de ADR tot een rijksbrede dienst gemaakt en op de kaart gezet. Wij zijn haar daar zeer dankbaar voor. Ik vind het een eer om samen met de medewerkers verder te bouwen aan een toekomstbestendige Auditdienst Rijk. A.J.M. Kerkvliet RE RA Algemeen directeur Auditdienst Rijk Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 5

6 Transparantieverslag ADR 07 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 6

7 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 7

8 Over de organisatie Wij hebben naar aanleiding van de door ABD Topconsult in 06 uitgevoerde evaluatie een organisatieverandering doorgevoerd. De reorganisatie heeft tot doel om het goede te behouden en de geconstateerde knelpunten die uit de evaluatie naar voren kwamen te verhelpen. In 07 hebben wij onze missie herijkt. Onze missie is dat wij de onafhankelijke interne auditor van de Rijksoverheid en de Audit Autoriteit in Nederland voor de Europese Commissie zijn. Onze professionals leveren een proactieve bijdrage aan de kwaliteit van de Rijksoverheid met onderzoek naar sturing, beheersing en verantwoording. Dit doen wij in nabijheid van de opdrachtgever, in onafhankelijkheid en met passende deskundigheid. Wij handelen vanuit de kernwaarden onafhankelijk, deskundig en betrokken. De ambitie is om sneller en directer te communiceren over risico s en bevindingen en daarbij een duidelijk handelingsperspectief te kunnen bieden. We willen dat medewerkers flexibeler ingezet kunnen worden op vraagstukken waar dat nodig is. Het is daarom van belang dat kennis binnen de volle breedte van de organisatie wordt aangeboord voor het uitvoeren van onderzoeken, maar ook om opgedane ervaringen te delen met onze opdrachtgevers. Wij waren ingedeeld in clusters waarbij per departement sprake was van één of meerdere clusters. In de nieuwe inrichting zijn de clusters opgeheven en zijn alle medewerkers ondergebracht in sectoren op basis van hun vaktechnische achtergrond. Vanuit de sectoren worden medewerkers ingezet op onderzoeken op departementen in een account. Een account bestaat uit twee of drie departementen. Omdat opdrachtgevers behoefte hebben aan onderzoekers die hun mensen, processen en systemen kennen is een deel van deze medewerkers voor een langere periode gekoppeld aan een account. Daarnaast zijn er medewerkers die niet gekoppeld zijn aan een account. Vaak zijn dit specialisten op hun vakgebied of horizontale teams die over de grenzen van departementen en accounts worden ingezet. Zij zorgen er ook voor dat flexibel ingespeeld kan worden op de vragen van de opdrachtgevers. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 8

9 Vanaf juli 07 werken wij volgens een nieuwe organisatiestructuur. Deze organisatiestructuur van de ADR ziet er als volgt uit: Algemeen directeur Bestuursondersteuning & vaktechniek Directeur Kennis & Ontwikkeling Directeur Onderzoek Sector FA Account OCW/ SZW/VWS Sector EU Account BZK/J&V Sector OA Account BZ/I&W Sector IT Account FIN/ EZK/LNV Account AZ/DEF Figuur : Organigram Auditdienst Rijk 07 De nieuwe organisatiestructuur en de nieuwe werkwijze hebben wel tijd nodig om ingeslepen te geraken. Zo is in de uitwerking voor diverse thema s een ontwikkelagenda opgesteld, die voor een deel ook doorloopt in 08. De ADR vertegenwoordigt het vak van (overheids)auditing binnen de beroepsorganisaties, de overheid, het onderwijs en de wetenschap. Hiermee wordt kennis en ervaring uit de buitenwereld naar binnen gehaald en zijn wij in staat om in een vroegtijdig stadium in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en daaraan mede vorm te geven. De ADR levert een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van het vakgebied door deelname aan commissies en werkgroepen van de beroepsorganisaties. Dit gebeurt op alle niveaus. Veel medewerkers van de ADR zijn vanuit hun professie lid van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de beroepsorganisatie voor IT auditors (NOREA) of de Stichting Verenigde Register Operational Auditors (SVRO). Bovendien is de ADR groepslid van het Instituut van Internal Auditors Nederland (IIA/NL). Het lidmaatschap van deze beroepsorganisaties verplicht de auditor zich te houden aan de gedrags- en beroepsregels van deze organisaties. Dit betreft onder meer verplichtingen op het terrein van permanente educatie. Zo gold in 07 voor alle accountants bij de ADR de verplichting om deel te nemen aan de kennistoets van de NBA. Verder hebben diverse medewerkers van de ADR zitting in werkgroepen en commissies van de beroepsgroepen of voeren zij bestuurlijke werkzaamheden uit. Wij werken verder aan intensivering van de samenwerking met universiteiten en hogescholen. In 07 zijn wij gestart met gesprekken met de universiteiten met het oog op samenwerking op het terrein van kennisontwikkeling en -uitwisseling. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 9

10 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 0

11 Over onze onderzoeken. Vernieuwen van onze controleaanpak Een belangrijk deel van onze werkzaamheden heeft betrekking op de wettelijke taak die wij uitvoeren binnen de ministeries. Onder de wettelijke taak vallen de controleverklaring bij financiële verantwoording van de ministeries, het onderzoek naar het financieel en materieelbeheer en de totstandkoming van de niet financiële informatie. De afgelopen jaren hebben we ons gericht op het vernieuwen van onze controleaanpak. Naast het sturen op kwaliteit was een belangrijke doelstelling het verminderen van het aantal uren voor wettelijke controles, zodat er meer uren beschikbaar komen voor vraaggestuurde audits. Afgelopen jaar zijn diverse Inkoop Uitvoerings Centra (IUC s) die rijksbreed werken door één team gecontroleerd. Daarnaast is in 07 gestart met één controleteam dat het Financieel Diensten Centrum controleert, waar inmiddels vijf ministeries gebruik van maken. Voor 08 zetten we in op een geïntegreerd team voor de controle van de inkopen, gezien de specifieke kennis die hiervoor nodig is. Om ons controleproces zo optimaal mogelijk in te richten hebben we in april 07 zogenaamde brown-papersessies georganiseerd samen met alle controleteams. In deze sessies zijn zowel het controleproces als de inhoud van de controleaanpak besproken. Elk controleteam is in 07 aan de slag gegaan om zijn proces verder te verbeteren. Overzicht resultaten 06 en 07 Harmonisatie Integratie Modernisering Eén controleaanpak voor 6 IUC s Uniforme oordeelsvorming subsidies Eén team voor Personeel, SSC-ICT Expertteam data-analyse 06 Uniforme oordeelsvorming inkoop en aanbesteden Eén aanpak voor de toetsing van de general IT controls in het kader van de jaarrekeningcontrole Eén team voor rijksbrede IUC s Eén team voor Financieel Diensten Centrum Datathons bij controleteams en ministeries om data-analyse echt toe te gaan passen Brown-papersessies controleteams, gericht op verbetering proces 07 Figuur : Resultaten HIM traject Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door

12 Eén van de speerpunten van de vernieuwing is het ontwikkelen van een IT-gedreven controleaanpak die aansluit bij de snelheid van de ontwikkelingen op IT gebied bij onze opdrachtgevers. In dat kader hebben wij binnen de ADR een team dat zich specifiek bezighoudt met dataanalyses, het zogenaamde ADR Analytics team. Dit team heeft in 07 verdere invulling gegeven aan een datagedreven audit aanpak. De ADR Analytics omgeving is verder doorontwikkeld, waarbij ingezet is op verbetering van visualisatie en standaardisatie van audit analytics. Hiermee zorgt het team ervoor dat de gerealiseerde analyses op een eenduidige en beheerste wijze beschikbaar worden gesteld aan de auditteams. Figuur 3: Dashboard ADR Analytics De standaardoplossingen voor ERP-systemen (Enterprise Recource Planning) maken het mogelijk om platformonafhankelijke analyses te ontwikkelen waarbij gebruik wordt gemaakt van open source programma s. Zo is gestart met de ontwikkeling van een aantal analyses met behulp van data science technieken, zoals patroonherkenning en classificatie. Een voordeel van deze aanpak is dat op de grote ERP-systemen nog maar één ETL proces uitgevoerd hoeft te worden en dat alle standaardbewerkingen en verrijkingen geautomatiseerd worden uitgevoerd. Hiermee wordt een flinke kwaliteitsslag gemaakt en tijd bespaard. Zowel intern als extern zijn door het ADR Analytics team zogenaamde datathons georganiseerd. Bij deze datathons is samen met klant en controleteams nagegaan op welke wijze analyses van toegevoegde waarde kan zijn. Dit blijkt een succesvolle werkvorm te zijn, waarbij in korte tijd naar een gezamenlijk resultaat toe wordt gewerkt. Daarnaast geeft het inzicht wat wel en niet tot de mogelijkheden behoort. Vanuit onze kwaliteitsambitie en het streven naar een moderne aanpak met meerwaarde voor onze opdrachtgevers, gaan wij ook in 08 verder met de vernieuwing van de controleaanpak. Wij doen dit vanuit een geïntegreerd programma dat resultaten moet opleveren op verschillende terreinen. In onderstaande plaat is onze ambitie weergegeven en de onderwerpen waar we de komende periode mee aan de slag gaan. ETL staat voor Extract, Transform en Load en zorgt voor het ophalen, bewerken en transporteren van data uit een systeem naar de ADR-analytics omgeving. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door

13 Vorm, inhoud en timing rapportage relevant voor opdrachtgever Rootcause-analyse bevindingen, mede gericht op cultuur en gedrag IT-audit geïntegreerde aanpak Data-analyse toepassen in controleaanpak Betrekken OA / Multi-disciplinaire teams e lijn aangesloten (PBC s, rol FEZ) MEERWAARDE VOOR OPDRACHTGEVER EN HANDELINGSPERSPEC- TIEF MODERN EN EFFI- CIENTE AANPAK VOLGENS LAATSTE VAKTECHNISCHE INZICHTEN ONS WERK IN LIJN MET ONZE KWALITEITS- AMBITIE Financieel beheer onderzoeken baseren op risicoanalyse Audittrail en dossiervorming efficiënt en effectief Teamkennis en kennisdelen Controlestrategie en aanpak risicogericht Figuur 4: Programma vernieuwing controleaanpak. Onze vraaggestuurde onderzoeken nader geanalyseerd Sinds enkele jaren analyseren wij de uitkomsten van onze onderzoeken in het kader van de wettelijke taak om rijksbrede trends te onderkennen en goede voorbeelden te delen. In navolging daarvan zijn wij in 07 het project pot met goud gestart om een dergelijke analyse ook uit te voeren op de uitkomsten van vraaggestuurde onderzoeken en ook die informatie te ontsluiten. Het project heeft een intern en een extern spoor. Intern brengen wij kennisdeling op een hoger niveau. Met behulp van een daarvoor ingerichte database kunnen collega s bijvoorbeeld gerichter zoeken naar collega s met een specifieke expertise of naar goede voorbeelden in eerder uitgevoerde onderzoeken. Extern biedt het mogelijkheden om trends te laten zien over bijvoorbeeld wat voor soort onderzoek er van de ADR gevraagd wordt en wat de belangrijkste bevindingen in de rapporten zijn. Hieronder geven wij een aantal uitkomsten weer van de analyse van de vraaggestuurde onderzoeken in 07. Uitgebrachte vraaggestuurde rapporten per domein Security Communicatie Organisatie (Governance) Personeel Administratieve organisatie Financiën Informatievoorziening Technologoe (ICT-systemen) Huisvesting & facilitair Beleid Figuur 5: Vraaggestuurde rapporten per domein Uit bovenstaand diagram blijkt dat de meeste onderzoeksdomeinen liggen op de terreinen security (databeveiliging en privacy), financiën (inkoop, subsidie, financieel beheer), administratieve organisatie (werkprocessen) en organisatie (governance). Uitgezonderd zijn onder meer reviews van externe accountants, accountantsverklaringen, EU-onderzoeken en gerubriceerde (staatsgeheime en commercieel vertrouwelijke) rapporten. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 3

14 Uitgebrachte vraaggestuurde rapporten naar niveau opdrachtgever Strategisch Tactisch Operationeel Figuur 6: Vraaggestuurde rapporten naar niveau opdrachtgever Uit het diagram blijkt dat het opdrachtgeverschap van bijna al onze onderzoeken ligt op het niveau van een directeur of hoger. Strategisch niveau is gedefinieerd als de politieke en ambtelijke leiding van een kerndepartement, de CIO en de leiding van uitvoeringsorganisaties. Onder tactisch niveau rekenen wij directeuren van de kerndepartementen en het management van uitvoeringsorganisaties. Operationeel is veelal op het niveau van een afdelingshoofd. Uitgebrachte vraaggestuurde rapporten naar onderzoeksmoment Vooraf Tijdens Achteraf Figuur 7: Vraaggestuurde rapporten naar onderzoeksmoment Het merendeel van onze onderzoeken wordt uitgevoerd tijdens het proces of project of betreft een onderzoek waarbij wordt teruggekeken of geëvalueerd. Er zijn weinig onderzoeken die zich richten op het beginstadium van een project of proces. Denk hierbij aan het doorlichten van een businesscase, onderzoeken gericht op haalbaarheid, uitvoerbaarheid, fraudebestendigheid en ex-ante doorlichtingen..3 Rijksbrede thema s In ons jaarplan 07 hebben wij drie rijksbrede thema s benoemd die relevant zijn voor inzet van capaciteit op vraaggestuurde opdrachten. Dit zijn de volgende thema s:. Governance (beleid en uitvoering, ketens en SSO s);. ICT (IT en informatievoorziening); 3. Verandermanagement. In 07 hebben we diverse activiteiten uitgevoerd die een raakvlak hebben met deze thema s. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 4

15 Governance ICT Verandermanagement Inventarisatie onevenredige uitvoeringsen controlelasten Onderzoek kwaliteit accountantscontrole in het kader van SiSa Team Data Analytics BIR-audits Onderzoeken naar risicomanagement ADR over programmaen projectmanagement Onderzoeken naar de verantwoording van SSO's Digid assessments Onderzoeken naar Informatiebeveiliging Begeleiden sessies op gebied van risicomanagement Audits en onderzoek Rijksbrede audits Samen met e lijn Interne trajecten Roze boekjes Figuur 8: Activiteiten op jaarplanthema Diverse departementen zijn actief bezig met hun risicomanagement. Wij leveren daar een bijdrage aan door het: begeleiden van en participeren in rijksbrede en departementale risico-analyses; uitvoeren van rijksbrede inventarisaties van risicomanagement bij departementen; actief delen van kennis en ervaring op het gebied van risicomanagement. In samenwerking met de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) hebben wij meegewerkt aan een rijksbrede risicoanalyse. Deze is gebaseerd op de departementale risicoanalyses. Een traject dat de departementen zelf hebben uitgevoerd met ondersteuning van de ADR..4 Het bieden van handelingsperspectief Wij werken voor diverse opdrachtgevers en leveren diverse producten. Om meer van toegevoegde waarde te zijn voor onze opdrachtgevers willen we naast de uitkomsten van onze onderzoeken ook handelingsperspectief bieden. Vanuit dit oogpunt hebben wij het begrip handelingsperspectief nader uitgewerkt. Wij hebben handelingsperspectief gedefinieerd als het bieden van oplossingsrichtingen, die de opdrachtgevers ondersteunen bij het nemen van een voor hun organisatie passende beslissing. Vanuit de definitie hebben wij voor de auditors uitgangspunten geformuleerd om handelingsperspectief concreter te maken. Handelingsperspectief is van belang in alle fasen van het onderzoek en voor alle onderzoeken die de ADR uitvoert. In de tekening op de volgende pagina zijn de uitgangspunten voor het bieden van handelingsperspectief visueel weergegeven. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 5

16 Voorwoord 3 Transparantieverslag ADR 07 Jaarverslag ADR 07 Figuur 9: Uitgangspunten met hoofdletter Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 6

17 .5 Transparantie via openbaarmaking rapporten ADR Sinds 06 is er een rijksbrede lijn voor het openbaar maken van onze rapporten. Elk half jaar publiceert de minister van Financiën een lijst met titels van rapporten die wij hebben uitgebracht. Vanaf juli 06 publiceren de bewindspersonen voor wie wij een rapport hebben geschreven, het definitieve rapport op de departementale pagina van de website van de Rijksoverheid. Daarmee is aangesloten bij het uitgangspunt openbaar tenzij uit het Actieplan Open Overheid. Het overzicht dat de minister van Financiën elk half jaar naar de Tweede Kamer stuurt bestaat uit drie overzichten:. rapporten per ministerie;. rapporten over onderzoeken die zijn uitgevoerd voor de Europese Unie; 3. algemene producten van de ADR (zoals het jaarplan, transparantie- en jaarverslag). Op dit overzicht worden niet vermeld: a. rapporten over de controle van geheime uitgaven, rapporten die vertrouwelijk zijn uitgebracht aan AIVD/MIVD en anderszins als staatsgeheim gerubriceerde rapporten; b. rapporten die zijn uitgebracht aan derden, niet zijnde rapporten ten behoeve van de Europese Unie; c. rapporten die naar hun aard herleidbaar zijn naar een individueel persoon en daardoor privacygevoelig zijn. Het departement voor wie de ADR een rapport heeft geschreven, plaatst het rapport binnen zes weken op tenzij: a. het rapporten betreft die niet hoeven te worden vermeld op het genoemde overzicht van de minister van Financiën; b. er volgens de bewindspersoon redenen zijn die zich hiertegen verzetten (veiligheid van de Staat, vertrouwelijke bedrijfs- en fabricagegegevens, persoonsgegevens, belang van internationale betrekkingen, economische en financiële belangen van de Staat of andere uitzonderingsgronden van de Wob); c. het deelrapporten betreft, zoals interim-rapportages en management letters (op de website komen alleen eindrapporten); d. het gaat om EU-rapporten die zijn uitgebracht aan derden. De uitzondering genoemd onder b betreft de weigeringsgronden uit de Wob (artikel 0). Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 7

18 Voorwoord Interview met Han van Gelder Han van Gelder heeft ruim 35 jaar in diverse functies als marine officier gewerkt bij het ministerie van Defensie. Hij was onder andere directeur Personeel en Bedrijfsvoering bij de Marine. Sinds april 04 werkt hij bij het ministerie van Financiën, eerst als directeur Bedrijfsvoering en vanaf augustus 07 als plaatsvervangend secretaris-generaal (psg). In die hoedanigheid is Han ook eigenaar van de ADR. Daarnaast treedt hij soms op als (gedelegeerd) opdracht gever voor onderzoeken binnen het ministerie van Financiën. 3 Transparantieverslag ADR 07 Plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Financiën Welke ADR-onderzoeken zijn u bijgebleven? De ADR heeft vorig jaar een aantal onderzoeken voor de Belastingdienst gedaan rond de vertrekregeling en de Investeringsagenda. Als gedelegeerd opdrachtgever werkte ik met de ADR samen. Het waren goede onderzoeken en we waren goed in staat om te opereren vanuit de verschillende rollen. Het onderwerp was intern en extern gevoelig. Dan kan de druk op de ADR in discussies toenemen. Dan is het goed als de opdrachtgever laat merken dat de opdracht niet ter discussie staat en de onafhankelijke oordeelsvorming van de ADR evenmin. Ruimte om het proces zijn gang te laten gaan helpt dan uiteindelijk iedereen. Is politiek-bestuurlijke sensitiviteit belangrijk? Dat is zeker belangrijk. Aan de andere kant is het voor de ADR een risico om te politiek bestuurlijk sensitief te worden. Als auditor moet je ook scherp, en heel soms zelfs bot zijn. Merkt u nog een verschil tussen toen en de huidige ADR? Jazeker. Er is meer roulatie en dat is goed. Auditors moeten niet te lang op één dossier zitten. Het is voor de auditor, de klant en het dossier goed als er periodiek met een hernieuwde blik naar een dossier wordt gekeken. Aan de andere kant is kennisbehoud voor sommige dossiers ook van belang. Het is belangrijk om te zorgen dat binnen de ADR de kennis goed wordt overgedragen aan een team en een opvolger. De ADR streeft ernaar om handelingsperspectief te bieden. Ervaart u dat ook? Dat ervaar ik zeker zo. Wat daarbij voor de opdrachtgever belangrijk is, is om te vragen: wat heb je nou (net) niet opgeschreven? Wat zat buiten de opdracht? En wat heb je nog meer gezien? Dat is voor ons vaak heel belangrijk. Dat zijn dan bevindingen die niet direct voortvloeien uit de opdracht zelf maar voor ons wel relevant zijn om te weten, zodat we kunnen Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 8 Jaarverslag ADR 07 Contract-auditing bij Defensie. Ik was als contractmanager blij dat een auditdienst bij monopolisten in de industrie in de boeken kon kijken. In het kader van onderhandeling wil dat natuurlijk iedere inkoper. Zo konden we aanbiedingen beoordelen wanneer de markt geen concurrentie opleverde. Wat mij ook is bijgebleven, is het onderzoek naar wapens en munitie in Doorn. Dit was een intensief onderzoek. Er zat veel scherpte in de discussie tussen praktijk en theorie. Dat was af en toe lastig, maar de uitkomsten hielpen om zaken te verbeteren.

19 (blijven) verbeteren. Handelingsperspectief bieden is ook het benoemen van risico s. Dat verplicht ons om de risico s uit te leggen, er wat van te vinden en er naar te kijken. Wat vindt u van de kwaliteit van onze onderzoeken en rapporten? De ADR doet het goed. Er zijn strakke professionele richtlijnen en daar houden jullie je ook aan. Het proces van hoor- en wederhoor doen jullie netjes en als je dat goed invult heb je daar ook goede interactie over. Inhoudelijk heb ik wel eens last van onderdelen die horen bij de wettelijke taak. Ik hoor bijvoorbeeld al meerdere jaren dat het contractenregister beter moet. Die constatering is ongetwijfeld terecht, maar ik heb inmiddels wel behoefte aan een indicatie wanneer dat register wel in orde is. Wat moeten we nog doen, wanneer is het voldoende veranderd, etc. Daar heb ik dus behoefte aan handelingsperspectief, of een duidelijker ijkpunt voor ons. We houden ons misschien ook een beetje gevangen in zekerheden afgeven. Het is vast moeilijk om iets te zeggen over informatiebeveiliging. Er is immers altijd een risico dat we morgen worden gehackt. Aan de andere kant: als we de risico s hebben afgewogen kan je jezelf ook afvragen of de zaak niet voldoende aandacht heeft gehad. Misschien moeten jullie voor de wettelijke taak meer in thema s gaan werken. Bijvoorbeeld drie jaar inkoop onderzoeken en dan even afstand nemen. Aan de andere kant de wettelijke taak is misschien net als stofzuigen, het oogt niet glorieus maar als je het niet vaak genoeg doet wordt het echt een rommeltje. De wettelijke taak is misschien net als stofzuigen; als je het niet vaak genoeg doet, wordt het echt een rommeltje. Hoe ervaart u uw rol van eigenaar naast die van opdrachtgever? Ik heb nog geen problemen gevoeld tussen beide rollen. En bij jullie merk ik ook geen schroom om dingen te zeggen vanuit de wettelijke taak. Het eigenaarschap is meer gericht op continuïteit op de lange termijn. Doen jullie de dingen goed en de goede dingen? Is de mix van vraaggestuurd en gestandaardiseerd juist? Hoe gaan jullie om met het openbaar maken van rapporten? Zijn jullie in staat om binnen 3 tot 5 jaar mee te gaan met wat er in de buitenwereld binnen jullie vak gebeurt en zijn daar de juiste dingen voor gepositioneerd? Dit soort vragen heeft zijn eigen dynamiek. De beleidsmatige rol loopt via de SG en het SGO en het financiële deel (inclusief de bedrijfsvoering) gaat via mij. De scheiding tussen het beleidsmatig aansturen en de bedrijfsvoering helpt de ADR om de verschillende vragen in de discussies te scheiden. Is de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB) belemmerend om opdrachten te vragen? Voor mij is de openbaarheid steeds minder een discussiepunt. Financiën zit al vaak in de groep die streeft naar transparantie. Daarnaast zie je dat veel rapporten tegenwoordig toch uiteindelijk worden gepubliceerd. Ook als we het onderzoek zouden uitbesteden aan bijvoorbeeld één van de vier grote kantoren zou het opgevraagd kunnen worden. Ik voel dus zelf de belemmering niet in het stellen van vragen aan de ADR. Maar je voelt wel in de discussie dat we ons beter bewust moeten zijn van de effecten van openbaarmaking van rapporten. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 9

20 Op welke punten moeten wij ons doorontwikkelen? Doorgaan met de ontwikkeling rondom mobiliteit, alleen niet ieder jaar iedereen op nieuwe dossiers. Zorg dat je op de hoogte blijft van ontwikkelingen in het vakgebied. Verder is het belangrijk dat jullie de mogelijkheden die IT bieden,nog meer een rol geven in jullie werk. Meer risicogericht en datagericht naar zaken kijken. De ADR heeft toegang tot de meeste data van het hele Rijk. Dat geeft mogelijkheden om kansrijke datastromen te bekijken. De ADR heeft een voortrekkersrol op dat gebied en kan anderen meekrijgen. Begin met die opdrachtgevers die graag willen. Wat zou u de ADR mee willen geven? Houd en maak plezier in jullie werk. De analytische en vakinhoudelijke kanten van het werk zijn natuurlijk belangrijk, maar laten wij ook zorgen dat het leuk is en dat je iedere dag weer zin hebt om er aan te beginnen. Werkplezier is enorm belangrijk: voor iedere medewerker zelf, voor de collega s, voor de klanten, voor de kwaliteit van het product en ten slotte ook voor mensen die overwegen om bij ons te komen werken. De ADR heeft een belangrijke functie om de Rijksoverheid (nog) beter te laten functioneren. En daar heb ik dan ook alle vertrouwen in! Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 0

21 3 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door

22 3 Over kwaliteit 3. Kwaliteit begint met ambitie Wij moeten ons houden aan de gedrags- en beroepsregels van drie beroepsorganisaties, te weten NBA, NOREA en IIA. Naast vaktechnische richtlijnen voor het aanvaarden en uitvoeren van opdrachten en het rapporteren over de uitkomsten daarvan, geven deze beroepsorganisaties ook aanwijzingen in het kader van het op te zetten kwaliteitssysteem. Per januari 08 hebben wij een kwaliteitsambitie vastgesteld mede ingegeven door vernieuwde voorschriften voor kwaliteitsbeheersing. In 08 zullen wij voor deze doelstelling meetbare indicatoren ontwikkelen en die opnemen in onze stukken voor de jaarplancyclus. Kwaliteitsambitie Auditdienst Rijk Het is in het belang van onze opdrachtgevers dat wij voldoen aan hoge eisen voor beroepsuitoefening en kwaliteitsbeheersing. Wij werken voor het publiek belang en moeten voldoen aan de gerechtvaardigde verwachtingen die het maatschappelijk verkeer van ons heeft. Het gaat daarbij zowel om het naleven van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving als om het creëren van toegevoegde waarde en handelingsperspectief voor onze opdrachtgevers. Onze kernwaarden zijn het vertrekpunt van waaruit wij kwaliteit leveren: onafhankelijk, deskundig en betrokken. Wij blijven ons ontwikkelen om de kwaliteit van ons werk in een voortdurend veranderende omgeving te kunnen garanderen. Een goede beroepsbeoefening kan alleen worden gerealiseerd in goed samenspel van individuele auditprofessionals en de organisatie gezamenlijk. Daarbij hechten wij grote waarde aan de intrinsieke motivatie, toereikende kennis en vaardigheden en de beschikbaarheid van adequate middelen voor de medewerkers. Cruciaal is dat wij elkaar onderling in alle openheid aanspreken op de naleving van afspraken die wij maken in het kader van ons kwaliteitsbeleid en dat er een cultuur bestaat van zelfreflectie, leren en verbeteren. Daardoor kan iedereen elke dag het beste uit zichzelf halen en bijdragen aan het realiseren van onze gezamenlijke ambitie. We ondersteunen elkaar om beter te worden. Dit vergt leiderschap op alle niveaus. Op organisatieniveau vraagt dit om structuur van activiteiten, concentratie van gezag, en toezicht op werkzaamheden. 3. Inrichting van ons kwaliteitsstelsel De functie van kwaliteitsbepaler bij de ADR is belegd op het hoogste niveau, namelijk bij de algemeen directeur. De stafeenheid Bestuursondersteuning en Vaktechniek ondersteunt de algemeen directeur bij het opzetten, implementeren en bewaken van het stelsel van kwaliteitsbeheersing. Een onderdeel van deze stafeenheid is het compliance office van de ADR. Het compliance office heeft een formele positie gekregen in de nieuwe ADR-organisatie per juli 07. Om de onafhankelijkheid en objectiviteit zo goed mogelijk te borgen, heeft de compliance officer een rechtstreekse hiërarchische lijn met de algemeen directeur ADR en rapporteert hij ook rechtstreeks aan de algemeen directeur. In het Handboek Auditing Rijksoverheid (HARo) zijn de taken en bevoegdheden van het compliance office per juli 07 nader geregeld. Eén van de taken van het compliance office is het (doen) toetsen van de naleving van de in het stelsel van kwaliteitsbeheersing van de ADR opgenomen procedures en richtlijnen. Verder behandelt het compliance office beroepsethische vraagstukken en principiële vaktechnische kwesties. Het compliance office onderzoekt voorts klachten, zoals beschreven in de klachtenregeling ADR. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door

23 De compliance officer vervult tevens de rol van onafhankelijkheidsfunctionaris van de ADR. In die hoedanigheid was hij ook in 07 belast met het behandelen van onafhankelijkheidskwesties en het bewaken van de naleving van onafhankelijkheidsvoorschriften zoals die gelden bij de ADR. Op het niveau van de ADR als geheel beschikken wij over een kwaliteitsbeleid en een stelsel van maatregelen voor de kwaliteitsbeheersing dat als doel heeft redelijke zekerheid te geven dat bij alle opdrachten die wij uitvoeren de van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt nageleefd. Externe kwaliteitstoetsing (KOA) Interne kwaliteitstoetsing (IKT) Omgeving Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) Ondersteuning kwaliteit Professionaliteit auditor Figuur 0: Kwaliteitspiramide De kwaliteitspiramide start met de professionaliteit van de auditor. De objectieve, professioneel-kritische instelling van de auditors zorgen voor het fundament. De andere elementen bouwen hierop voort: Ondersteuning van de kwaliteit in de onderzoeken. Voorbeelden zijn de kaderstelling in interne procedures en voorschriften (HARo), auditsoftware en -tools en vakinhoudelijke consultatie bij de stafafdeling Vaktechniek; Opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB). Grotere en risicovolle opdrachten worden beoordeeld door een tweede auditor die geen onderdeel uitmaakt van het opdrachtteam. Interne kwaliteitstoetsing (IKT). De interne kwaliteitstoetsing wordt jaarlijks (achteraf) uitgevoerd om de werking van het kwaliteitsstelsel te toetsen. Externe kwaliteitstoetsing door het samenwerkingsverband Kwaliteitstoets Overheidsauditors (KOA). De externe toetsing door het KOA heeft hetzelfde doel als de toetsing door de AFM bij de externe accountants. Aan onze externe stakeholders leggen wij jaarlijks verantwoording af door het uitbrengen van dit transparantieverslag. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 3

24 3.3 Uitkomsten interne kwaliteitsbewaking Bewaking van de kwaliteit gebeurt door het uitvoeren van interne kwaliteitstoetsing (IKT). Waar de OKB plaatsvindt tijdens het uitvoeren van een opdracht, richt de IKT zich achteraf op het functioneren van het kwaliteitsstelsel van de ADR. Ook in 07 heeft onder verantwoordelijkheid van het compliance office deze toetsing plaatsgevonden. Voor 5 afgeronde audits in de periode april 06 tot april 07 is aan de hand van de dossiers onderzocht of deze voldoen aan de kwaliteitseisen. Bij de selectie van dossiers is rekening gehouden met spreiding over de hele ADR en uiteenlopende opdrachttypen. De resultaten van deze toets waren teleurstellend. Van de 5 dossiers zijn 4 dossiers als onvoldoende gekwalificeerd. In de vorige toets in 06 waren dat 3 van de 5 dossiers. De belangrijkste bevindingen in de zin van tekortkomingen zijn: diverse aspecten m.b.t. de opdrachtbevestiging; een logische en duidelijke rode draad in het dossier; de vastlegging van de fundamentele beginselen in de dossiers; de vastlegging van de werkzaamheden van de OKB-er en van de opvolging van de OKB-bevindingen; de toepassing van het begrip materialiteit bij assurance-opdrachten. Naast de 5 dossiers heeft het compliance office de kwaliteitsmaatregelen rondom het risicoprofiel, de OKB en het tegenlezen in willekeurige dossiers onderzocht. Hierbij werden in tien van de onderzochte dossiers tekortkomingen geconstateerd. Het directieteam heeft naar aanleiding van de resultaten begin 08 een programma voor kwaliteitsverbetering opgestart. Het programma moet bijdragen aan het realiseren van een kwaliteitsgerichte cultuur bij de ADR, waarin wij elkaar vanuit onze kernwaarden aanspreken op de naleving van de afspraken die wij met elkaar hebben gemaakt in het kader van ons kwaliteitsbeleid. In het volgende transparantieverslag zullen wij rapporteren over de inhoud van het programma van maatregelen en de voortgang van de implementatie daarvan. 3.4 Uitkomsten externe kwaliteitstoets De externe kwaliteitstoets bij de ADR vindt plaats door het KOA dat door de NBA en NOREA daartoe geaccrediteerd is. In verband met de omvang van de ADR in vergelijking met de andere bij KOA aangesloten organisaties is de volgende werkwijze voor de toetsing van de ADR afgesproken. Eens in de vier jaar geeft het KOA een overall conclusie over de opzet, het bestaan en de werking van het stelsel van interne kwaliteitsbeheersing. In de tussenliggende jaren toetst zij een aantal opdrachten en neemt zij kennis van de uitkomsten van de interne kwaliteitstoetsing. Door het KOA is in het voorjaar van 07 gerapporteerd over de uitgevoerde externe toetsingen over het jaar 05. Dit betrof acht dossier bij de clusters BZK en VWS. De uitkomst was dat zeven van de acht getoetste opdrachten het predicaat voldoende hebben gekregen. 3.5 Ontwikkelingen voortvloeiend uit regelgeving en reorganisatie In 07 zijn binnen de ADR de regels voor het uitvoeren van opdrachten en de inrichting van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op een aantal onderdelen gewijzigd als gevolg van nieuwe weten regelgeving, het besluit tot instelling van een compliance office en overige consequenties van de reorganisatie van de ADR. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 4

25 Nieuwe wet- en regelgeving Naast de regelgeving van beroepsorganisaties heeft de ADR ook te maken met regelgeving vanuit Financiën (Comptabiliteitswet en Rijksbegrotingsvoorschriften). Met de invoering van de nieuwe Comptabiliteitswet (CW) is de taak van de ADR anders geregeld. Hoewel de ADR in de nieuwe CW wordt genoemd, is de taak van de ADR niet langer in de CW uitgewerkt. Deze komt te staan in het Besluit ADR waaraan nog wordt gewerkt naar aanleiding van het daarover uitgebrachte advies van de Raad van State. In onderstaande afbeelding zijn onze opdrachten en de wijzigingen hierin voor 07 en 08 inzichtelijk gemaakt. Wettelijke taak Grote projecten Europese projecten Assurance (Financieel, IT en processen) Overeengekomen specifieke werkzaamheden Onderzoeksopdrachten Nieuwe rapporteringstoleranties (RBV), van naar % Meer aandacht voor niet financiële informatie: letten op materiële afwijkingen Voor controlejaar 07 Nieuwe regeling grote projecten heeft gevolgen voor onderzoek en verklaring 07 Start nieuw programma in 07 Onderscheid tussen directe opdrachten (wij geven oordeel) en attestopdrachten (wij beoordelen verklaring management) 07 Meer duidelijkheid bij aanvaarding opdracht: vooraf afspreken van werkzaamheden en rapporteren over bevindingen ten aanzien van deze werkzaamheden vanaf 08 Geen wijzigingen in regelgeving in 07 Figuur : Wijzigingen per opdracht Gevolgen van de reorganisatie ADR Met de reorganisatie van de ADR per juli 07 is een account/sector-model ingevoerd. De oude clusters zijn daarmee komen te vervallen en ook de functie van clustermanager is verdwenen. Het kwaliteitsbeleid van de ADR is per juli 07 op de nieuwe organisatie aangepast. Algemeen uitgangspunt voor de belegging van taken is: verantwoordelijkheid voor de uitvoering van opdrachten: projectleiders (waaronder de tekenend accountants wettelijke taak); managementtaken gerelateerd aan opdrachten die leiden tot een product voor een opdrachtgever: accountdirecteuren; managementtaken gerelateerd aan kennis, innovatie en medewerkers (dit omvat ook interne projecten): sectormanagers. Elke opdracht die de ADR uitvoert wordt aan een account gekoppeld. Dit wil zeggen dat ook opdrachten die worden uitgevoerd door horizontale teams, rijksbrede onderzoeken en onderzoeken ten behoeve van de Europese Unie steeds via het desbetreffende account verlopen. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 5

26 Voorwoord Interview met Thomas van Tiel, Thomas is sinds juli 07 directeur Kennis en Ontwikkeling bij de ADR. In deze functie is hij verantwoordelijk voor het ontwikkelen en realiseren van strategische doelen op het terrein van kennis, innovatie en kwaliteit. Hij houdt zich onder meer bezig met innovatie van onderzoeksprocessen en de strategische personeelsplanning waar het werven, opleiden en ontwikkelen van medewerkers onderdeel van uitmaakt. Thomas onderhoudt contacten met beroepsorganisaties, universiteiten, hogescholen, onderzoeksorganisaties en rijksbrede kaderstellers. Sinds juli 07 staat er een nieuwe organisatie. Trots? Jazeker. Ik ben vooral trots op de voortvarendheid waarmee we als ADR zaken hebben opgepakt. We hebben in de relatief korte tijd na juli 07 al veel bereikt. Mentoren, planningscoördinatoren en coördinatoren vraaggestuurd onderzoek zijn van meet af aan in hun nieuwe rol gekropen. Een aanzienlijk aantal medewerkers is na de zomer op een andere plek binnen de ADR aan de slag gegaan. Er ligt een concept strategisch personeelsplan en een opleidingsplan is in ontwikkeling. Wij hebben eind vorig jaar een bevorderingsronde gehouden en daarmee een eerste concrete invulling gegeven aan een actief loopbaanbeleid. Zaken die eerder zijn blijven liggen, zijn de afgelopen maanden opgepakt. Tegelijkertijd blijven wij gewoon leveren aan onze opdrachtgevers. Dat is echt iets waar we met z n allen trots op mogen zijn. Op welke punten moet de ADR stappen zetten? Het motto van het ondernemingsplan luidt De juiste opdrachten, met de juiste mensen en de juiste boodschappen. Dat is geen holle frase, want hier schuilen grote ambities achter. Het realiseren van deze ambities kost tijd. Wij moeten in een strategische auditagenda antwoord geven op de vraag waar onze grootste toegevoegde waarde zit en hoe de auditbehoeften binnen de Rijksdienst zich gaan ontwikkelen. Om de juiste mensen te kunnen inzetten, heb je op korte termijn inzicht nodig in de gevraagde en aanwezige vaardigheden en kennis van medewerkers. Daarnaast vraagt dit om duidelijke keuzes in een strategisch personeelsplan en de daarop gebaseerde wervings-, ontwikkelings- en opleidingsactiviteiten. Wat is het werkterrein van de directeur Kennis & Ontwikkeling? De functie Kennis & Ontwikkeling heeft twee kanten. Ik zie het als mijn belangrijkste taak om ervoor te zorgen dat de ADR qua mensen en middelen toegerust is en blijft voor haar taak en dat medewerkers worden gefaciliteerd om het beste uit zichzelf te halen. Centrale vraag daarbij Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 6 Jaarverslag ADR 07 Thomas was hiervoor clustermanager bij Buitenlandse Zaken, hoofd van vaktechniek binnen de ADR en afdelingshoofd Auditbeleid bij DG Rijksbegroting. Voordat hij bij de Rijksdienst kwam was hij werkzaam in de openbare controlepraktijk. Hij is jarenlang actief geweest binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) waaronder het Adviescollege Beroepsreglementering van de NBA. 3 Transparantieverslag ADR 07 directeur Kennis en Ontwikkeling van de ADR

27 is: wat hebben wij nu en in de toekomst nodig om optimaal ons werk te kunnen doen?. Dat betekent dat ik aan de ene kant interngericht bezig ben met onder meer wervings- en opleidingsbeleid, maar ook met zaken als het interne planningsproces en inhuur. Aan de andere kant is het belangrijk om zicht te hebben en te houden op relevante ontwikkelingen binnen ons vakgebied en binnen de Rijksoverheid. Goede contacten met onder meer rijksbrede kaderstellers, universiteiten, hogescholen, beroepsorganisaties en kantoren zijn daarvoor essentieel. Daar waar mogelijk en zinvol zoeken wij binnen en buiten de overheid de samenwerking op het terrein van werving, opleiding en uitwisseling van mensen. Mijn doel is om bij de kwaliteitstoets over 08 de helft minder onvoldoende dossiers te hebben. Wat zijn de speerpunten voor 08? Een belangrijk speerpunt is de kwaliteit van ons werk. Ik vind echt dat wij beter kunnen en ook moeten. Recent hebben wij een kwaliteitsambitie vastgesteld en is er gestart met een kwaliteitsprogramma om deze ambitie te realiseren. Enkele jaren geleden hebben we een oorzakenanalyse uitgevoerd naar de kwaliteitsproblemen. De uitdagingen die daaruit voortkwamen zijn deels opgepakt bij de reorganisatie van de ADR. Met het kwaliteitsprogramma gaan we de volgende stap zetten door te sturen op de kwaliteitsambitie en de bijbehorende waarden. Alles gericht op het bevorderen van een kwaliteitsgerichte cultuur binnen de ADR. Mijn doel is om bij de kwaliteitstoets over 08 de helft minder onvoldoende dossiers te hebben. Dat vraagt om duidelijkheid en scherpe keuzes. Wat is de norm en welke goede voorbeelden zijn er? Wanneer is goed, goed genoeg? Welke eisen qua ervaring, kennis en vaardigheden stellen we aan projectleiders en opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelaars? De kwaliteitsambitie gaat over zowel de vaktechnische kwaliteit als de kwaliteit die de opdrachtgever ervaart. En die twee staan nauwer met elkaar in verband dan wel eens wordt gedacht. Uit de kwaliteitstoetsing blijkt dat niet altijd voldoende tijd wordt geïnvesteerd in het helder krijgen van de vraag van de opdrachtgever en de vertaling daarvan naar het vaktechnisch regime dat daarbij past. Als je daar in het begin niet goed over nadenkt, dan loop je het risico dat je met de verkeerde vraag aan de slag gaat. Hoe kun je dan nog de juiste boodschap geven? En wat er dan vaak gebeurt, is dat we ons in allerlei bochten wringen om toch tot een antwoord te komen. Het zal iedereen duidelijk zijn dat dit de kwaliteit van ons werk niet ten goede komt. Ook niet in de beleving van de opdrachtgever. De vaktechnische kaders kunnen ons helpen om de door de opdrachtgever ervaren kwaliteit te vergroten. In onze visie staat dat onze onderzoeksuitkomsten handelingsperspectief bieden voor onze opdrachtgevers en dat we hen inspireren om van elkaar te leren. Hoe gaan we dat doen? Op dat gebied kan ik het meest enthousiast worden van het project Pot met goud. Wij hebben als ADR goud in handen als we in staat zijn om de kennis en ervaring te ontsluiten die is opgesloten in rapporten, dossiers en de hoofden van collega s. En precies dat is het doel van dit project. Als we hierin slagen, dan kunnen we intern leren van elkaar. Maar kunnen we ook de opdrachtgevers bedienen met nieuwe inzichten over de grenzen van individuele opdrachten en departementen heen. Bijvoorbeeld inzichten in getrokken lessen, goede voorbeelden en oplossingen die elders binnen de Rijksdienst al zijn bedacht. Daarnaast levert ons streven naar mobiliteit binnen de ADR nieuwe inzichten op binnen de teams die de departementen bedienen. Nieuwe teamleden brengen ervaring en kennis van andere departementen mee. Daarmee vergroten we onze toegevoegde waarde en stimuleren we de lerende overheid. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 7

28 In onze missie staat dat wij onderzoek doen naar sturing, beheersing en verantwoording. Dit doen wij in nabijheid van de opdrachtgever, in onafhankelijkheid en met passende deskundigheid. Staat nabijheid en onafhankelijkheid niet op gespannen voet? Het ene sluit het andere niet uit. Nabijheid is dat wij op locatie zitten bij onze opdrachtgevers. Voor een goede vervulling van de interne auditfunctie is het van belang om in nauw contact te staan met onze opdrachtgevers. Maar we moeten inderdaad bereid zijn om over onafhankelijkheidsdilemma s na te denken en een open gesprek hierover te voeren. Met elkaar en zo nodig met de opdrachtgever. Stel jezelf regelmatig de vraag met welke bedreigingen je te maken hebt en bespreek deze. Ik denk dat we daar in de meeste gevallen uitkomen, zo nodig met aanvullende waarborgen. Wat moet de ADR behouden? De nabijheid en het vertrouwen dat we genieten binnen het Rijk. Bij de start van de ADR in 0 bestond er de nodige argwaan. We hebben bewezen dat we nog steeds heel dicht bij de opdrachtgevers staan door letterlijk op de departementen te zitten en te snappen wat daar gebeurt. Dat moeten we zeker behouden. Dat geldt ook voor de betrokkenheid van collega s bij het vak en de Rijksdienst. Er wordt gemopperd, maar dat is in mijn optiek ook een teken van betrokkenheid. Als er niet meer gemopperd wordt moeten we ons zorgen gaan maken. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 8

29 Jaarverslag ADR 07

30 Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 30

31 Ontwikkelingen ADR. Ontwikkelingen in de organisatie Zoals in het transparantieverslag is beschreven is de ADR op juli 07 gestart met een nieuwe organisatiestructuur. De ADR is op dat moment overgestapt van 6 clusters naar vijf accounts en vier sectoren met daarboven een directieteam (DT). Ondersteuning vindt plaats door een stafafdeling Bestuursondersteuning en Vaktechniek. Het DT bestaat uit de algemeen directeur, een directeur Onderzoek en een directeur Kennis en Ontwikkeling. De 5 accountdirecteuren vallen onder de directeur Onderzoek, de 4 sectormanagers onder de directeur Kennis en Ontwikkeling. De accounts zijn verantwoordelijk voor het inventariseren van de vragen van opdrachtgevers binnen het account en dragen zorg voor een professionele uitvoering hiervan binnen vastgestelde afspraken. De sectoren leveren capaciteit aan de accounts voor het daadwerkelijk uitvoeren van de opdrachten. Het sturen op aannamebeleid, kennisdelen en vakontwikkeling loopt via de sectoren. Naast de instelling van accounts en sectoren, zijn in de nieuwe organisatie rollen toebedeeld aan de medewerkers. Dit betreft onder meer de rollen van mentor, planningscoördinator en kwaliteitstoetser. De toekenning heeft plaatsgevonden op basis van een daartoe gehouden voorkeursinventarisatie. Met het benoemen en aanwijzen van rollen wordt beoogd een verdere kwaliteitsverbetering te bewerkstelligen. De nieuwe vorm van werken vergt natuurlijk tijd. Het splitsen van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van opdrachten enerzijds en de daarbij in te zetten capaciteit anderzijds moet goed worden ingeregeld. Dit is een belangrijk punt voor 08.. ICT en informatiemanagement Een belangrijke doelstelling voor 07 was om op het gebied van informatiemanagement de instrumenten, die de ADR gebruikt tijdens het auditproces, breder beschikbaar te maken voor de medewerkers. In 06 was hiertoe al door het ministerie van Financiën een eigen omgeving voor de ADR gerealiseerd waar de tools Idea, BWise en Disco gebruikt kunnen worden voor het doen van data-analyses bij de departementen. Het jaar 07 is benut om deze data-analyseomgeving verder uit te bouwen. Hiermee is een belangrijke randvoorwaarde gerealiseerd om een meer IT-gedreven controleaanpak tot stand te kunnen brengen. Op het gebied van eenduidige en gestructureerde managementinformatie heeft een specifiek hiertoe ingerichte werkgroep in 07 de wensen in kaart gebracht en nader uitgewerkt. Hierdoor beschikt het management periodiek over een set managementinformatie ten behoeve van de sturing van opdrachten en medewerkers. Transparantie- en jaarverslag Auditdienst Rijk 07 De ADR ontwikkelt door 3