Auditdienst Rijk 2017

Transcriptie

1 Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM vraag HRM- en opleidingsbeleid Producten Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin Bedrijfsvoering ICT TeamMate Box vaste vr Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 en opleidingsbeleid P Urenallocatie Budget Ontwikkelingen Bedr ICT TeamMate Box v HRM- en opleidingsbe Producten Urenalloc Budgetrealisatie Ontwikkelingen Bedrijfsvo TeamMate Box vaste vraag HRM- en opleidi Producten Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM vaste vraag HRM- en opleidingsbeleid Prod Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin Bedrijfsvoering ICT TeamMate Box vaste vr 1 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit advies en opleidingsbeleid Producten Urenallocat

2 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 Status: Definitieve versie, besproken in SG-overleg op 11 oktober 2017 Kenmerk: Inlichtingen Auditdienst Rijk mw. J.M. van Zanen-Nieberg RA t (070) f (070) e j.m.zanen@minfin.nl

3 Inhoud 1 Voorwoord 4 2 Uitgebrachte rapporten 5 3 Urenallocatie en budgetrealisatie 8 4 Ontwikkelingen ADR eerste halfjaar Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

4 1 Voorwoord Voor u ligt het voortgangsbericht 2017 van de Auditdienst Rijk (ADR). Dit bericht informeert u over de stand van zaken wat betreft de uitvoering van ons jaarplan We presenteren het aantal opgeleverde rapporten, de cijfers inzake de urenallocatie en de budgetrealisatie gedurende het eerste halfjaar van Ook leggen we beheersmatig verantwoording af over de belangrijkste ontwikkelingen in deze periode. Vanaf 1 juli 2017 werkt de ADR volgens een nieuwe organisatiestructuur. Dit betekent onder andere een kleiner, meer daadkrachtig opererend directieteam en management dat de strategische lijnen uitzet en bewaakt. Het aantal directeuren onder de algemeen directeur is teruggebracht van vijf naar drie. En we zijn overgestapt van 26 clusters naar vijf accounts en vier sectoren. Voorwoord De ADR wil meer gaan werken vanuit risicogeoriënteerd perspectief en medewerkers meer flexibel inzetten op hun kennis en kunde. Het bieden van handelingsperspectief voor onze opdracht gevers krijgt daarbij meer aandacht net als het actiever delen van de door ons opgedane kennis binnen de Rijksoverheid. Wij blijven uiteraard werken in de nabijheid van onze opdrachtgevers. Zo doen we de juiste opdrachten met de juiste mensen die leiden tot de juiste boodschappen. Door het delen van kennis draagt de ADR bij aan de lerende overheid. Wij hebben de eerste stappen gezet om ook de resultaten van onze vraaggestuurde onderzoeken te analyseren, daarin rijksbrede trends te onderkennen en goede voorbeelden te delen. Wij maken hierbij gebruik van een model dat in de basis door bureau Gateway is ontwikkeld. De uitkomsten van onze rapporten worden hierbij op metaniveau gecategoriseerd, waarna wij de resultaten per ministerie of voor het Rijk als geheel in kaart brengen. In de eerste helft van 2017 hebben wij een rijksbreed inventariserend onderzoek naar de praktijk van risicomanagement bij de ministeries uitgevoerd. De uitkomsten van deze inventarisatie worden gebruikt om met het SG-overleg en de ICBR lering te trekken hoe risicomanagement op een hanteerbare wijze kan worden toegepast. Daarnaast wordt uiteraard een risicoanalyse uitgevoerd om de belangrijkste risico s voor 2018 te beschrijven, die mede het vertrekpunt zullen vormen voor het jaarplan ADR In 2017 werken wij verder aan ons kwaliteitsbeleid. In dat verband hebben wij per 1 juli 2017 definitief een compliance office ingesteld. De taken en bevoegdheden van het compliance office zijn formeel beschreven. De hoofdtaak van de compliance officer is het houden van toezicht op de naleving van het kwaliteitsbeleid van de ADR. De ADR streeft naar een optimale inzet van IT-middelen. In de eerste helft van 2017 zijn de instrumenten die de ADR gebruikt bij het uitvoeren van controlewerkzaamheden via de dataanalyse-omgeving van het ministerie van Financiën breder beschikbaar gesteld voor medewerkers. Dit wordt de komende periode verder doorontwikkeld. Met het verandertraject gaat de ADR een nieuwe, toekomstbestendige fase in. Wij staan als onafhankelijke, deskundige en betrokken auditdienst graag voor u klaar! J.M. van Zanen-Nieberg RA, Algemeen directeur ADR 4 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

5 2 Uitgebrachte rapporten Totaal aantal uitgebrachte rapporten per ministerie De Ministerraad heeft op 19 februari 2016 een beleidslijn vastgesteld voor het openbaar maken van rapporten van de ADR. Op grond van die beleidslijn stuurt de minister van Financiën elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit op de website van de rijksoverheid. Eindrapporten die worden uitgebracht, worden binnen zes weken door het opdrachtgevende ministerie op deze website gepubliceerd, tenzij daarvoor op grond van de beleidslijn een uitzondering geldt. Onderstaand overzicht geeft inzicht in de door de ADR in de periode januari t/m juni 2017 uitgebrachte rapporten. Het geeft de aantallen uitgebrachte rapporten per ministerie weer en de rapporten over onderzoeken die zijn uitgevoerd ten behoeve van de Europese Unie. Overzicht door de ADR uitgebrachte rapporten in de periode januari t/m juni 2017 Aantal opgeleverde rapporten Uitgebrachte rapporten vaste vraag variabele vraag vraag EU TOTAAL Algemene Zaken Buitenlandse Zaken, incl. Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Veiligheid en Justitie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, incl. Wonen en Rijksdienst en onderzoeken op interdepartementaal verzoek Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Financiën Defensie Infrastructuur en Milieu Economische Zaken Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Europese Unie Algemene producten van de Auditdienst Rijk 2 TOTAAL Het aantal producten dat de ADR in de eerste helft van het jaar heeft uitgebracht ligt onder het aantal van de eerste helft van vorig jaar (427). De prognose van dit jaar lag op 393 rapporten. Het zijn er definitief 374 geworden. Hier zet de trend zich voort die wij in ons transparantie- en jaarverslag over 2016 al signaleerden: een verschuiving naar nieuwe vormen van dienstverlening aan de voorkant zonder dat dit leidt tot het uitbrengen van een rapport. Ook zien we dat de uitkomsten van onderliggende audits vaak niet meer leiden tot afzonderlijke rapportages, maar worden verwerkt in de jaarlijkse samenvattende auditrapporten. 5 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

6 Risicomanagement In de eerste helft van 2017 heeft de ADR een rijksbreed inventariserend onderzoek naar de praktijk van risicomanagement bij de ministeries uitgevoerd. Uit dit nog lopende onderzoek blijkt een diversiteit aan benaderingen en opvattingen over risico s en risicomanagement. De uitkomsten van deze inventarisatie worden gebruikt om met het SG-overleg en de ICBR lering te trekken op welke wijze risicomanagement op een hanteerbare manier kan worden toegepast. Ontsluiten van de schatkist aan vraaggestuurde rapporten Dit jaar hebben wij binnen de ADR de eerste stappen gezet om de uitkomsten van onze vraaggestuurde onderzoeken te analyseren, daarin rijksbrede trends te onderkennen en goede voorbeelden te delen. Jaarlijks halen wij al rode draden uit de samenvattende rapporten die wij op 15 maart uitbrengen op grond van onze wettelijke taak (controle van de jaarrekening en onderzoek naar het gevoerde financieel en materieelbeheer). Dit leidt dan tot onze jaarlijkse hoofdlijnennotitie voor het SG-overleg. In navolging daarvan zijn wij nu onder de noemer van het project pot met goud gestart om een dergelijke analyse ook uit te voeren op de uitkomsten van vraaggestuurde onderzoeken en ook die informatie te ontsluiten. Hiertoe wordt de inhoud van alle rapporten die zijn uitgebracht over vraaggestuurde opdrachten op metaniveau gecategoriseerd. We maken hierbij gebruik van het kennisverrijkingsmodel dat in de basis door Bureau Gateway is ontwikkeld. Op deze wijze kunnen we diverse trends en andere opvallende zaken in kaart brengen. Bijvoorbeeld: hoe ontwikkelt zich de vraag op de terreinen waarop de ADR onderzoek doet, bij welke type organisaties is de ADR voor namelijk actief, welk handelingsperspectief wordt er aan de opdrachtgever aangereikt, etc. Uitgebrachte rapporten Begin 2018 zal een analyse worden gemaakt van het door de ADR geboden handelingsperspectief in alle vraaggestuurde onderzoeken over Een terugkoppeling van deze analyse zal in het transparantie- en jaarverslag ADR 2017 worden opgenomen. Met de uitkomsten van deze analyses kan zowel intern als extern het goede gesprek worden gevoerd over de vraag aan de ADR (doen we de goede dingen) en de kwaliteit van onze dienstverlening (doen we de dingen goed). Op deze wijze kunnen we het handelingsperspectief dat we bieden aan onze opdrachtgevers continu monitoren en waar nodig verbeteren. De grafieken op de volgende pagina geven een schematisch overzicht van de vraaggestuurde onderzoeken in het eerste halfjaar van Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

7 Uitgebrachte vraaggestuurde rapporten per domein, januari t/m juni % 3% 21% 12% 5% 8% 48% Planning & control Organisatie Inkoop Personeel Financieel ICT Primair proces Uit deze cijfers blijkt duidelijk het grote belang van IT-audits. Deze maken bijna de helft uit van de vraaggestuurde opdrachten die wij uitvoeren. Dit kan mede verklaard worden door de toenemende afhankelijkheid van IT en de daarmee verbonden risico's. Uitgebrachte vraaggestuurde rapporten per type organisatie per ministerie, januari t/m juni 2017 Uitgebrachte rapporten 16% Uitvoering 14% 12% 10% Toezicht Bedrijfsvoering 8% Beleid 6% 4% 2% 0% AZ BZ V&J BZK OCW FIN DEF I&M EZ SZW VWS Het aantal uitgebrachte rapporten verschilt per ministerie. Dit valt mede te verklaren uit de verschillende typologieën van de ministeries, bijvoorbeeld het al dan niet zijn van een uitvoeringsdepartement. 7 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

8 3 Urenallocatie en budgetrealisatie Totaal aantal uren besteed in relatie tot planning per ministerie In onderstaande tabel is de realisatie van 1 januari 2017 tot 1 juli 2017 weergegeven van de in het jaarplan 2017 qua uren gemaakte afspraken met de opdrachtgevers. In de cijfers zijn de uren externe inhuur begrepen. Ter vergelijking zijn de uren van 2016 vermeld. Uren Planning voor geheel 2017 Realisatie eerste halfjaar 2017 Planning voor geheel 2016 Realisatie eerste halfjaar 2016 Vaste vraag (62%) (62%) variabele vraag vraag EU variabele vraag vraag EU variabele vraag vraag EU variabele vraag vraag EU Algemene Zaken Buitenlandse Zaken, incl. Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking Veiligheid en Justitie Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, incl. Wonen en Rijksdienst Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Financiën Defensie Infrastructuur en Milieu Economische Zaken Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volksgezondheid, Welzijn en Sport Onderzoeken op interdepartementaal verzoek Onderzoeken ten behoeve van SGO op basis van rijksbrede prioriteiten Urenallocatie en budgetrealisatie Totaal variabele vraag % 100% 49% 43% 100% 100% 48% 46% De urenrealisatie laat grosso modo hetzelfde beeld zien als vorig jaar. De relatief hoge uitputting van de uren voor de vaste vraag (62%) is logisch, omdat het zwaartepunt van de werkzaamheden daarvoor in de eerste helft van het jaar ligt. De aan de wettelijke taak bestede uren in het eerste halfjaar van 2017 zijn met ruim uur gedaald ten opzichte van dezelfde periode in Hier is de winst zichtbaar van de acties die wij hebben ingezet om efficiënter te werken. Deze acties zullen wij onverkort voortzetten. 8 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

9 Budgetrealisatie eerste halfjaar 2017 De stand van zaken per 1 juli 2017 betreffende de realisatie van het uitgaven- en ontvangstenbudget van de ADR blijkt uit onderstaande tabel. Bedragen * 1000 Budget 2017 Realisatie januari/juni Prognose juli/december Vermoedelijk beloop Verschil Personeelskosten Personele exploitatie Inhuur externen ICT Materiële uitgaven Totale uitgaven Ontvangsten Totaal resultaat Het personeelsbudget is ten opzichte van het jaarplan ADR 2017 verhoogd met compensatie voor de stijging van de sociale lasten. Bij de controle van de Europese middelen is sprake van een tijdelijke afname van ontvangsten, hetgeen veroorzaakt wordt door het aflopen van de oude en de start van de nieuwe programmaperiode van zeven jaar. Urenallocatie en budgetrealisatie 9 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

10 4 Ontwikkelingen ADR eerste halfjaar 2017 Verandertraject ADR Vanaf 1 juli 2017 is de organisatiestructuur van de ADR herzien. De belangrijkste wijzigingen in de werkwijze van de ADR zijn dat er meer gewerkt gaat worden vanuit risicogeoriënteerd perspectief. Ook bieden we de opdrachtgevers meer handelingsperspectief. Dit altijd vanuit de kernwaarden onafhankelijk, deskundig en betrokken. Wij blijven werken in de nabijheid van onze opdrachtgevers met de juiste opdrachten, de juiste mensen en de juiste boodschappen. Om dit te bereiken zijn we overgestapt van 26 clusters naar vijf accounts en vier sectoren met daarboven een directieteam (DT). Het DT bestaat uit de algemeen directeur, twee directeuren Onderzoek en een directeur Kennis en Ontwikkeling. Daaronder vallen vijf accountdirecties en vier sectoren (FA, OA, IT en EU). De accountdirecties vallen onder de directeuren Onderzoek; de sectoren onder de directeur Kennis en Ontwikkeling. Accounts zijn verantwoordelijk voor het inventariseren van de klantvragen binnen het account (box vaste vraag en variabele vraag) en het zorg dragen voor een professionele uitvoering hiervan binnen vastgestelde afspraken. De sectoren leveren capaciteit aan de accounts voor het daadwerkelijk uitvoeren van langdurende en kortdurende opdrachten. Zij dragen zorg voor het aanbieden van medewerkers voor het uitvoeren van opdrachten. De inhoudelijke sturing op opdrachten en de afspraken hierover met de opdrachtgevers lopen via de lijn van de accountdirecteuren. Dit geldt ook voor accountoverstijgende opdrachten en horizontaal uitgevoerde werkzaamheden, zoals de rijksbrede BIR-onderzoeken, de P-controle, etc. Het sturen op aannamebeleid, kennisdelen en vakontwikkeling loopt via de sectoren. Naast de instelling van accounts en sectoren, zijn in het nieuwe organisatiemodel bepaalde rollen toebedeeld aan de medewerkers. Dit betreft in het bijzonder de rollen van mentor, planningscoördinator en kwaliteitstoetser. De toekenning van deze rollen heeft plaatsgevonden op basis van een daartoe gehouden voorkeursinventarisatie. De tekenend accountants wettelijke taak zijn door het DT aangewezen. Met het benoemen en aanwijzen van rollen wordt beoogd binnen de ADR een verdere kwaliteitsverbetering te bewerkstelligen. Bij de herinrichting van de organisatie hebben wij nadrukkelijk ingezet op mobiliteit van de medewerker. Op basis van de voorkeursinventarisatie hebben alle medewerkers een plaats gekregen in de nieuwe organisatie. Hierbij is 95% van de medewerkers volgens hun eerste of tweede voorkeur geplaatst en hebben we 26% mobiliteit bewerkstelligd. De nieuwe vorm van werken vergt natuurlijk tijd. Het splitsen van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van opdrachten enerzijds en de daarbij in te zetten capaciteit anderzijds moet de komende maanden goed worden ingeregeld. Het opleiden van de medewerkers om handelingsperspectief te bieden is één van de prioriteiten. Ook zijn afspraken gemaakt over het meer nadrukkelijk uitvoeren van een projectbeoordeling per opdracht. Binnen het ministerie van Financiën zal de beheersmatige verantwoordelijkheid voor de ADR voortaan worden belegd bij de plaatsvervangend SG. Dit laat onverlet dat de SG zelf inhoudelijk eigenaar blijft van de ADR en vanuit die rol voorzitter blijft van de SG-commissie ADR. De SG blijft daarmee ook het aanspreekpunt voor het SG-overleg wat betreft inhoudelijke zaken met betrekking tot de ADR. Ontwikkelingen ADR eerste halfjaar Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

11 Kwaliteitsbeleid De nieuwe indeling en werkwijze van de ADR brengt ook aanpassingen in het kwaliteitsbeleid van de ADR met zich mee. Het scheiden van de verantwoordelijkheden in het uitvoeren van opdrachten, managementtaken gerelateerd aan opdrachten en managementtaken gerelateerd aan kennis en ontwikkeling draagt bij aan verdere kwaliteitsverbetering. Het kwaliteitsbeleid van de ADR is per 1 juli 2017 aangepast aan de nieuwe organisatie en is beschreven in het Handboek Auditing Rijksoverheid (HARo). Als onderdeel van het kwaliteitsbeleid is binnen de ADR een compliance office ingesteld en zijn de taken en bevoegdheden daarvan beschreven. Deze zijn vastgelegd in het HARo. De hoofdtaak van de compliance officer is het houden van toezicht op de naleving van het kwaliteitsbeleid van de ADR en van de (externe) regelgeving van onder andere de beroepsorganisaties van auditors (NBA, NOREA en IIA/NL). De compliance officer legt rechtstreeks verantwoording af aan de algemeen directeur van de ADR. Per 1 januari 2018 gaan nieuwe voorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants gelden voor het te voeren kwaliteitsbeleid. Als onderdeel hiervan zijn wij op dit moment bezig met het formuleren van onze kwaliteitsambitie en de daarbij behorende kwaliteitsindicatoren. Dit voorjaar hebben wij bijeenkomsten georganiseerd met alle betrokkenen uit de diverse controleteams voor de wettelijke taak. Dit maakt deel uit van een breder en meerjarig programma om te komen tot vernieuwing van de controleaanpak, mede gericht op het verhogen van kwaliteit en efficiency. Informatiemanagement en ICT Een belangrijke doelstelling op het gebied van informatiemanagement is om de instrumenten die de ADR gebruikt tijdens het auditproces breder beschikbaar te stellen voor de medewerkers. In de eerste helft van 2017 heeft de ADR met gebruikmaking van de data-analyse-omgeving van het ministerie van Financiën de tooling Idea, BWise en Disco in gebruik genomen. Met de komst van deze data-analyse-omgeving is een belangrijke randvoorwaarde gerealiseerd om een meer IT-gedreven controleaanpak tot stand te brengen. De behoefte aan eenduidige en gestructureerde managementinformatie is in de afgelopen jaren binnen de ADR steeds sterker geworden. In 2017 worden activiteiten ontwikkeld om structureel de managementinformatie naar een hoger niveau te brengen. In overleg met FEZ bezien wij op dit moment met welke indicatoren en kengetallen wij hieraan op de beste manier invulling kunnen geven. Communicatie Communicatie is leidend in het verandertraject en in de verdere doorontwikkeling van de ADR. Duidelijk, tijdig en eenduidig zijn daarbij de sleutelwoorden. Een animatiefilm, regelmatige digitale update, het versterken van de communicatiekracht van het DT en MT met onder andere (kern)boodschappen, woordvoeringslijnen, trainingen en het faciliteren en het stimuleren van persoonlijke communicatie met medewerkers dragen daar aan bij. Het verandertraject heeft ook gevolgen voor de inhoud van de bestaande in- en externe communicatiedragers. We ontwikkelen nieuwe content, online en in publicaties als het roze boekje Over de ADR. Extern ondersteunen we de medewerkers van de ADR onder andere bij het publiceren van diverse artikelen. Ontwikkelingen ADR eerste halfjaar Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

12 Ontwikkelingen ADR eerste halfjaar 2017 Onafhankelijk, deskundig en betrokken zijn onze kernwaarden. Deze waarden worden door de medewerkers tijdens de summercourse verder geladen en zullen in de loop van 2017 meer zichtbaar gaan landen in de organisatie en daadwerkelijk betekenis krijgen. We werken met een netwerk van communicatiesupporters. De oren en ogen van de ADR op de verschillende locaties in het land. De supporters dragen bij aan een goede verbinding tussen directie, management en medewerkers. Transparantie speelt een belangrijke rol bij verandering: stel je open en laat zien wat je doet. 12 Voortgangsbericht Auditdienst Rijk 2017 ADR: rijk in audit en advies

13 Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT TeamM vaste vraag HRM- en opleidingsbeleid Prod Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin Bedrijfsvoering ICT TeamMate Box vaste vr HRM- en opleidingsbeleid Producten Urena Budgetrealisatie Ontwikkelingen Bedrijfsvo TeamMate Box va HRM- en en Auditdienst Rijk Postbus opleidingsbeleid 2500 EE Den Haag (070) Producten Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelin Bedrijfsvoering ICT TeamMate Box vaste vr HRM- en opleidingsbeleid Producten Urena Budgetrealisatie Ontwikkelingen Bedrijfsvo TeamMate Box vaste vraag HRM- en opleid Producten Urenallocatie Budgetrealisatie Ontwikkelingen Bedrijfsvoering ICT Team Box vaste vraag HRM- en opleidingsbeleid P