Algemene ledenvergadering 2012 VvE Noorderplassen

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene ledenvergadering Vereniging van Eigenaren Noorderplassen op 19 april 2012 in de BoatHouse, Noorderplassenweg 150, Almere. Aanwezig: Bestuur: Richard de Louwere, voorzitter, Ed de Vries, secretaris, Jan van den Dungen, penningmeester, Eric Cramer, vice-voorzitter / -secretaris, Gerhard Fischer, lid Adviseurs: Alex Hoeve, Roberto de Bock. Notuliste: Olga de Vries Opkomst: 35 personen, waarvan 33 stemgerechtigd. 1. Opening. De voorzitter heet iedereen welkom en memoreert dat dit de 20 ste reguliere algemene ledenvergadering is van de vereniging, die op 19 januari 1992 is opgericht. Hij hoopt over vijf jaar met dit gezelschap het 25 jarig jubileum te kunnen vieren. Er is wat verwarring ontstaan over de vergaderruimte. Uiteindelijk zitten we toch in de Hudsonzaal. 2. Ingekomen stukken: Er zijn 10 afmeldingen ontvangen voor deze vergadering: Mirck Overstag 15 Habekothé/Lammers Op koers 45 Van den Broek Stuurboord 16 Stiemer Lijzijde 23 Janssen Aan de wind 6 Dorrestijn/Hassink Land in zicht 7 Vermeulen Bakboord 16 Kreutzer Op koers 1 Key Stuurboord 17 Vermeer/Jongejans Land in zicht 9 met de opmerking dat het goede werk van het bestuur wordt gewaardeerd. 3. Notulen van de ledenvergadering van 2011: Er zijn geen op-/aanmerkingen. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld met dank aan de notuliste. 4. Bestuursverslag. De voorzitter dankt de adviseurs voor hun bijdrage. - Door het bestuur is dit jaar 7 x vergaderd met het voornaamste doel het realiseren van een nieuwe stichting voor de exploitatie van het maaivoertuig. Dit heeft veel tijd en energie gekost, maar is redelijk snel van de grond gekomen zodat er in de zomer van 2011 daadwerkelijk kon worden gemaaid. - Bomenplan: door een gebrekkige communicatie door de gemeente is de vereniging ingeschakeld om als aanspreekpunt te fungeren richting bewoners. De gemeente heeft na de ongelukkige start optimaal informatie verstrekt en alle bewoners de gelegenheid gegeven van de plannen kennis te nemen en hun mening te geven. De werkzaamheden zijn goed verlopen. Op 29 maart is in aanwezigheid van voorzitter en secretaris de laatste solitaire boom geplant. Een symbolische afsluiting van een grote klus. - Rooster van aftreden: Volgens onderstaand schema zijn de huidige bestuursleden aftredend en indien kenbaar 1

2 gemaakt, herkiesbaar. Het rooster is opgesteld zodat ook andere belangstellenden zich kunnen opgegeven als kandidaat bestuurslid. Aftredend in: 2012: penningmeester 2013: voorzitter 2014: secretaris; 2015: vice-voorzitter / -secretaris 2016: bestuurslid. - De voorzitter geeft het woord aan Eric Lankhorst. Binnen de gemeente Almere is er een gespreksgroep gevormd om van gedachten te wisselen over de bestrijding van de waterplanten in de hele stad. Deelnemers hieraan zijn de gemeente, watersport/recreatiebedrijven, City Marketing Almere, Kamer van Koophandel, Hiswa. Eric Lankhorst is als bewoner van de Noorderplassen gevraagd hieraan deel te namen. Eric heeft 2 jaar geleden op eigen initiatief een maaiboot ingehuurd, waar veel bewoners gebruik van hebben gemaakt. Mede hierdoor is de waterplantenoverlast op de agenda gekomen van de vereniging en is de maaiboot aangeschaft. Het maaien beperkt zich tot de watergangen in de wijk en is niet bedoeld voor bestrijding van waterplanten op de plas. Bij de aankoop van de woningen aan de Noorderplassen is destijds waterrecreatie gepropageerd en als verkoopargument gebruikt. De huidige beheerder van het water, het waterschap Zuiderzeeland, geeft prioriteit aan flora en fauna en vindt waterrecreatie ondergeschikt. De gemeente Almere voert in opdracht van het waterschap het onderhoud uit aan het (vaar)water en wil geen actie nemen om de plas vrij te houden van waterplanten. De gemeente onttrekt zich aan de verplichting richting eigenaren en blijft in gebreke. Als alternatief doet de gemeente het aanbod alleen de vaargeulen te maaien. Vrije vaart/zeilplezier is hiermee niet gediend. Eric wacht af hoe deze zomer de plantengroei zich ontwikkelt. Indien dit uit de hand loopt wordt contact gezocht met de pers. Als 50% van de bewoners richting gemeente een schadeclaim zouden indienen van 10% waardevermindering op hun huis door beperking van het gebruik van de plas, kan de gemeente een schadeclaim tegemoet zien van 10 tot 15 miljoen. Bovendien is er ook gevaar voor het oplopen van zwemmersexceem door de waterplanten. Zwemwaterkwaliteit is ook een belangrijk item voor de gemeente. De gemeente Almere kan op dit moment geen negatieve publiciteit gebruiken, zij is o.a. in de race voor het binnenhalen van de Floriade. Eric zal op individuele basis in gesprek blijven met de gemeente maar nodigt andere eigenaren uit zich bij hem aan te sluiten. De voorzitter stelt voor om een commissie te vormen middels een enquête ter ondersteuning van Eric Lankhorst voor het waterplant vrijhouden van de plas. De vereniging faciliteert dit privé initiatief, maar neemt geen bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het wateronderhoud van de plas; dit is in strijd met de statuten van de vereniging. Dit is gelijk een antwoord op de vraag van Fred Ox (het dienen van het algemeen belang van bewoners) en Marlies van der Velde (waarom als privépersoon). Dank aan Eric Lankhorst voor zijn uiteenzetting; hierop komt een vervolg. 5. Financieel verslag en bevindingen kascommissie. De penninmeester presenteert het overzicht van baten & lasten en de balans De conclusie is dat het een goed jaar is geweest. Er is een overschot dat in reserveringsposten is opgenomen. 2

3 Er is bovenop de bestaande reservering van jaarlijks een extra reservering van toegevoegd aan onderhoud vaardiepte, zodat er dit jaar eenmalig wordt gereserveerd. Op de vraag of er nog voldoende geld zal zijn na de lening aan de maaistichting antwoordt de voorzitter dat de lening in 10 jaar zal zijn afgelost en als het gaat om het weghalen van het sediment op de bodem er een hulpstuk kan worden aangeschaft op het maaivoertuig ad om de vaargeulen op diepte te houden. Er komen vragen over het debiteurensaldo. In de begroting van 2012 is een reservering gemaakt van voor niet geïnde/te innen contributies. Lex Burgersdijk vindt dat het te gemakkelijk is om deze posten af te boeken. Uit ervaring meldt Kees Renard dat er altijd notoire wanbetalers zijn. Zij worden door hun gedrag beloond als er wordt afgeboekt. Er volgt een discussie hoe hiermee om te gaan, die door de voorzitter wordt doorgeschoven naar de rondvraag. De penningmeester deelt mede dat hij wegens drukke werkzaamheden zijn functie neerlegt en niet herkiesbaar is. Aan hem wordt een attentie en een bos bloemen overhandigd. De kascommissieleden, Wim van Haaften en Rob Visée hebben een goed oordeel over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen jaar. Het advies is om de administratie van de vereniging en de nieuwe stichting Stiwon strikt gescheiden te houden. Aan het bestuur wordt décharge verleend. 6. Benoeming kascommissie. Beide heren zijn bereid om ook volgend jaar de kascommissie te vormen. Applaus. 7. Begroting 2012 en vaststellen contributie De voorzitter vraagt instemming van de leden voor: a) extra toevoeging van aan de vaargeulpot: met algemene stemmen aangenomen. b) het verhogen van het jaarlijkse bedrag voor onderhoud vaarwegen van naar ; met algemene stemmen aangenomen. c) Het opnemen van voor het onderhoud van de boei op de rotonde en vervolgens daarvoor jaarlijkse 200 reserveren: met algemene stemmen aangenomen. Aan de Boathouse is gevraagd of zij willen mee betalen. d) het reserveren van voor dubieuze debiteuren: met algemene stemmen aangenomen. De discussie over dit onderwerp wordt verplaatst naar de rondvraag. De contributie voor 2013 wordt vastgesteld op 65,- per jaar per lid en is gelijk aan het bedrag van Dit bedrag is incl. het maaien van de vaargeul. Voor privé maaien wordt 35,- in rekening gebracht door Stiwon. Voorstel wordt met algemene stemmen aangenomen. Fred Ox vraagt zich af of de fiscus akkoord gaat met het hoge bedrag als reservering voor het baggeren. De voorzitter meldt dat er dit jaar offertes zullen worden gevraagd voor het baggeren (zal meer zijn dan ). 8. Verkiezing nieuwe penningmeester. Eric Cramer neemt het woord en stelt voor Marco Bijma, Lijzijde 10. Marco is bekend met de financiële wereld als controller/treasurer. De voorzitter vraagt staande de vergadering of er in de zaal kandidaten zijn en verontschuldigt zich dat eerder is verzuimd om kandidaten de gelegenheid te geven zich op te geven. Excuus geaccepteerd. 3

4 De voordracht van Marco als penningmeester wordt met algemene stemmen bevestigd door de vergadering. Hij wordt met applaus welkom geheten. 9. Pauze. 10. Presentatie Stiwon. De voorzitter legt uit dat het huidige bestuur de taak had een nieuwe stichting op te richten voor de exploitatie van de maaiboot en het financieren van de aankoop van dit vaartuig. De adviseurs Roy Vermeulen, Alex Hoeve zijn bereid gevonden, samen met Marc-Jan de Bont (toekomstig bewoner van Noorderplassen West) het bestuur te vormen van de Stichting Wateronderhoud Noorderplassen e.o. Roy is voorzitter, Alex is secretaris en Marc-Jan penningmeester. Het VvEN bestuur heeft het bestuur van Stiwon uitgenodigd te presenteren hoe het eerste jaar van Stiwon is verlopen. Alex Hoeve geeft informatie over één seizoen ervaring met de maaiboot. Het was een hektisch begin. Haast was geboden om nog in 2012 gebruik te kunnen maken van een te kopen maaiboot. De eerste correctie: het is een amfibievoertuig, geen boot. Zo wordt dit ook omschreven door de verzekering. Het voertuig is kort gebruikt en tegen een speciale prijs gekocht, er zijn wel nieuwe onderdelen gemonteerd. Er is een trailer gekocht en een stalling gezocht. De verzekering is afgesloten en vrijwilligers zijn gerecruteerd om ermee om te gaan. Met name Gerhard Fischer heeft zich in de beginperiode zeer verdienstelijk gemaakt. Kinderziektes zijn er altijd en ervaring moet worden opgedaan. Hartelijk dank, Gerhard namens het bestuur van VvEN en Stiwon wordt beschouwd als leerjaar. Het eerste jaar is financieel goed verlopen. Er zijn behalve het maaien in eigen water ook opdrachten geweest uit Noorderplassen West en het water rond de Boathouse. Inmiddels is er een lijst van 13 vrijwilligers die allen worden uitgenodigd voor een bijeenkomst in mei. Er zal instructie worden gegeven en na goed resultaat een certificaat worden uitgereikt (voorwaarde van de verzekering van de vrijwilligers). Er wordt nog gekeken naar een letselschadeverzekering voor de vrijwilligers. Afhankelijk van de plantengroei kan er dan volgens schema in juni worden gemaaid. Marc Jan onderzoekt of er een on-line communicatieprogramma is zodat vrijwilligers van elkaar weten waar ze moeten maaien en kunnen overdragen. De stichting houdt rekening met de flora en faunawet, d.w.z. niet eerder maaien dan in juni en niet dieper dan 1.50 meter conform het rapport van Arcadis. Het voorstel wordt gedaan om de nota s voor het maaien in januari uit te laten gaan zodat Stiwon in de gelegenheid is een maaischema op te stellen en hieraan vrijwilligers te koppelen. Afgelopen jaar liep dit niet altijd vlekkeloos en het kan beter. Alex wordt bedankt voor zijn heldere presentatie. De vraag is of deze op de website kan worden gezet, waarop de voorzitter antwoordt dat deze niet op de site van VvEN wordt geplaatst. Het is een onafhankelijke stichting. Hij is wel blij dat de Stiwon akkoord is gegaan met de begroting in 2011 die nog wel door VvEN is opgesteld. Marc-Jan werkt aan een eigen website voor Stiwon en voor contact kan voorlopig gebruik worden gemaakt van info@stiwon.nl 11. Rondvraag. - Reservering dubieuze debiteuren. 4

5 Bij aankoop van een huis in deze wijk worden eigenaren verplicht hun vaargeul op diepte te houden en onbelemmerde doorvaart te verlenen aan buren. Hiertoe is de vereniging van eigenaren opgericht. Men is niet verplicht zich aan te melden als lid, maar collectiviteit maakt de uitvoering van deze verplichting goedkoper en gemakkelijker. Als lid van een vereniging is contributie verschuldigd en het gaat om een zeer laag bedrag. Als leden niet betalen is dit tegen de afspraak. Het bestuur steekt veel tijd en energie om achterstallige contributies te innen, maar het houdt ergens op. Bij verhuizing, verhuur van de woning en onwil om te betalen zijn de mogelijkheden voor de penningmeester beperkt. Lex Burgersdijk: afboeken is een beloning voor verkeerd gedrag. Hij wil strengere maatregelen. Fred Ox is voor het royeren als lid. Roberto de Bock wil via aanmaningen met verhoging van kosten toch proberen de wanbetaler te overtuigen van zijn verplichting. Eric Cramer wil zoveel mogelijk leden behouden en stelt voor een incasso bureau in te schakelen. De kosten zijn voor de wanbetaler. Dhr. Steenhuis wil de namen bekend maken van de wanbetalers. (vraag of dit mag). Familie de Bont vraagt of er officiële lidmaatschaps aanmeldingen zijn. Ja. De voorzitter meldt dat er een nieuw boekhoudsysteem is aangeschaft. Dit geeft per lid ook de historie weer en er worden, zo nodig, automatisch aanmaningen uitgeprint. De debiteuren uit het verleden (2010 en ouder) zijn niet meer te traceren en deze worden afgeboekt. Er zal een nieuw beleid moeten komen hoe om te gaan met notoire wanbetalers. Dit is nu niet op te lossen. De voorzitter stelt voor in een volgende algemene ledenvergadering met een voorstel te komen dat in stemming gebracht kan worden. In het huishoudelijk reglement zal dit nieuwe beleid worden opgenomen. De vergadering gaat akkoord. - Bomenplan. Fred Ox constateert dat er geen bomen zijn teruggeplant op de strook tussen het fietspad en de weg. Door gewijzigde wetgeving mogen er na kap geen bomen meer worden teruggeplant op plekken waar kabels lopen. De bomen zijn volgens het gepresenteerde plan aangeplant. Gerhard stuurt de tekeningen naar Fred. - Opruimen maai-afval. Er zijn diverse vragen over het opruimen van maai-afval. De voorzitter geeft Stiwon de gelegenheid hierop te reageren. Marc- Jan de Bont licht toe dat het opruimen soms moeilijk is. De gemaaide planten liggen onder water en het vraagt tijd om deze aan de oppervlakte te laten komen. Door de wind worden de planten vaak naar een verkeerde hoek gedreven. Het is niet altijd mogelijk om direct op te ruimen. Zelfwerkzaamheid wordt zeker op prijs gesteld. De voorzitter geeft een toelichting over wat de bijdrage voor het maaien van tuintjes inhoudt, omdat er tijdens de vergadering ook opgemerkt werd dat het opruimen niet altijd gedaan wordt. De bijdrage van 35 voor het privé water gaat niet alleen maar over het maaien, maar ook over het schoon houden van het privé water. Bij iemand die geen 35 betaalt wordt zijn privé water ook niet ontdaan van drijfvuil, ook al zou dat ontstaan zijn door het maaien van de vaargeul o.i.d De voorzitter constateert met schrik dat de bar eerder sluit dan verwacht en aangezien de penningmeester toch in de ALV begroting een drankje heeft opgenomen besluiten we de vergadering voor korte tijd te schorsen om een drankje te bestellen. 5

6 Met drankje wordt de rondvraag gesloten. Er zijn nog onderwerpen blijven liggen, deze worden doorgeschoven of op een andere manier nog behandeld. Hoe dan ook de betrokkenheid van de leden wordt hiermee bevestigd. De discussies zijn soms pittig, maar positief en vragen dus tijd. De voorzitter bedankt de leden voor hun komst en inbreng. Lex Burgersdijk vindt een woord van dank op zijn plaats voor het bestuur en adviseurs. Hij weet uit eigen ervaring dat er veel werk zit in het vrijwillig besturen van een vereniging. Met applaus wordt de vergadering om uur gesloten. 6