Stichting Recreatie Gehandicapten. Jaarverslag Algemeen

Transcriptie

1

2 Stichting Recreatie Gehandicapten Jaarverslag 2008 Algemeen Doelstelling Stichting Recreatie Gehandicapten (SRG) heeft sinds haar oprichting en notariële vastlegging daarvan op 2 december 1969 als doelstelling: het bieden van de mogelijkheid van vakantie en/of recreatie aan lichamelijk gehandicapten en hun niet gehandicapte relaties, en voorts al hetgeen daarmede rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. In 2009 viert de SRG haar 40-jarig jubileum. Het bestuur heeft zich voorgenomen deze verjaardag op gepaste wijze eind in het jaar 2009 te vieren met deelnemers en medewerkers. Organisatievorm De SRG heeft naast een bestuur een viertal commissies, met een zeker mandaat ten aanzien van hun handelen. Dit zijn: - Commissie Deelnemers, - Commissie Medewerkers - Commissie Reizen en de - Commissie PR en Communicatie. Organigram SRG Bestuur Stichting Recreatie Gehandicapten Commissie Deelnemers Commissie Medewerkers Commissie PR en Communicatie Commissie Reizen

3 Bestuur: Samenstelling Bestuur per Dagelijks Bestuur - Voorzitter: Frank Verveld, Bloemendaal; - Secretaris: Wim Bomhof, Amersfoort - Penningmeester: Wim de Graaf, Bunschoten Leden - Commissie Deelnemers: Gerrie de Jong, Haarlem - Commissie Medewerkers: Dobbie Kikkert, Gennep - Commissie Reizen: Bea Verschoor, Santpoort-Noord - Commissie PR en Communicatie: vacature - Medisch adviseur (intern): Jos Kuilboer, St. Maartensbrug. Sinds 1 januari 2008 maken Frank Verveld als voorzitter en Wim de Graaf als penningmeester deel uit van het Dagelijks Bestuur. In 2008 is de vacature voor de functie PR en Communicatie onbezet gebleven. De behoefte aan een persoon die concreet inhoud weet te geven aan de pr en communicatie, trends waarneemt en deze in concreet beleid kan omzetten, blijft onverminderd aanwezig. Het bestuur heeft aangegeven in het komende jaar op zoek te blijven gaan naar een persoon voor de functie van pr en communicatie. In 2008 heeft het bestuur gewerkt aan een concreet beleidsplan voor de komende 5 tot 10 jaar voor de stichting. In het voorgaande jaar is gebleken dat er behoefte bestaat aan een nieuw beleidsplan voor de organisatie. Het bestuur heeft daartoe in het najaar twee bijeenkomsten georganiseerd om over het nieuwe beleid voor de SRG met de leden van de drie commissies en overige kaderleden te discussiëren. In het bijzonder het steeds groter wordende tekort aan medewerkers baart het bestuur zorgen. In het nieuwe jaar verdient de zorg voor voldoende (gekwalificeerde) medewerkers aandacht, teneinde de continuïteit van de SRG te kunnen blijven waarborgen. In het afgelopen jaar heeft de SRG financieel goed gedraaid. Er is sprake van een batig saldo over het afgelopen jaar van circa ,-. Een overzicht van de financiële afrekening 2008 is afzonderlijk bij de secretaris te verkrijgen. Georganiseerde reizen 2008 In 2008 zijn in totaal 19 reizen georganiseerd, 11 buitenlandse reizen en 8 binnenlandse reizen. Navolgend schema geeft een overzicht van alle reizen,

4 bestemmingen aantal deelnemers en medewerkers dat op de reizen is mee geweest en de datum van vertrek en thuiskomst. Reisnr. Bestemming Land Deelnemers/ medewerkers Heen/terug Buitenlandse reizen 1. Alanya Turkije 10/ / Chersonissos (Kreta) Griekenland 10/ / Cavallino Italië 8/ / Winterberg Duitsland 15/ / Jutland Denemarken 14/ / Zonnestrand Bulgarije 11/ / Ardennen België 9/ / Paphos Cyprus 13/ / Fuengirola Spanje 13/ / Tenerife Spanje 10/ / Thailand 6/ / Binnenlandse reizen 12. Epen Limburg 8/ / Texel-I Noord-Holland 7/ / De Rijp Noord-Holland 14/ / Dongen Noord-Brabant 10/ / Ellemeet Zeeland 11/ / Egmond aan Zee Noord-Holland 13/ / Egchel Limburg 7/ / Texel II Noord-Holland 7/ / Ten opzichte van de aangeboden reizen uit de Reisgids voor het seizoen 2008 zijn drie buitenlandse reizen (gelijk aan 2007, in 2006 nog vier) en twee binnenlandse reizen (in 2007 geen enkele binnenlandse reis en in 2006 nog drie) geschrapt vanwege te weinig aanmeldingen. De geschrapte drie reizen in 2008 betroffen: 1. Barcelona (Spanje) 2. Londen (Engeland) 3. Icmeler (Turkije) 4. Schoonoord 5. Topaze (bootreis) Het reisprogramma bevatte 6 nieuwe reisbestemmingen, namelijk Chersonissos (Griekenland) Cavallino (Italië) Paphos (Cyprus), Ardennen (België), Epen en Ellemeet. Uitgezonderd Texel I, Texel II en Bulgarije (Zonnestrand) zijn alle reizen volgeboekt geweest

5 In totaal zijn er 196 deelnemers in het afgelopen reisseizoen op vakantie geweest (13 minder t.o.v en 23 minder t.o.v. 2006). Er zijn 155 vrijwilligers mee geweest. Commissie Deelnemers Taakomschrijving De Commissie Deelnemers heeft de taak de vakanties voor de deelnemers te coördineren tot het moment van de daadwerkelijke reis. Hiertoe zijn weer honderden inschrijfformulieren, medische formulieren en bevestigingen verzonden. Ook wat betreft wijzigingen in samenstelling van het reisgezelschap heeft de commissie een vitale rol. In het afgelopen jaar is de commissie voor wat betreft de samenstelling gewijzigd. Momenteel bestaat de commissie uit 5 vrijwilligers. Enkele cijfers: - Vergaderingen: 3 - Totaal aantal deelnemers geplaatst en aangemeld: Nieuwe deelnemers: 7 - Deelnemers met meerdere reizen: 1 - Aantal niet geplaatste deelnemers: 8 - Aantal annuleringen: 8 - Aantal royementen deelnemers: 0 Commissie Medewerkers Taakomschrijving De Commissie Medewerkers heeft tot taak vrijwilligers (medewerkers) te bemiddelen door ze in te delen op een vakantie. Al enkele aantal jaren neemt het aantal medewerkers af. In het afgelopen jaar bleek het te kort een groot probleem geworden. Het probleem is dermate groot geworden dat in het afgelopen jaar het punt afzonderlijk aan de orde is gesteld in de gezamenlijke commissievergadering. In het nieuwe beleidsplan is dit opgenomen. Het protocol voor annuleren van reizen is opgesteld in samenwerking met de commissie reizen. Het protocol ten aanzien van intimiteiten op reis uit de reisleidersinfo is herschreven. Deze wordt tijdens de kaderdag overgedragen aan de medewerkers. In maart verzorgde de commissie de gebruikelijke kaderdag voor medewerkers. In het najaar is eveneens een evaluatiedag georganiseerd voor reisleiders, potentiële

6 reisleiding en verpleegkundigen. Op de evaluatiebijeenkomst hadden we het thema gewijd aan het nieuwe beleidsplan. In het afgelopen jaar is de in samenstelling commissie ongewijzigd gebleven. Enkele cijfers: - Aantal vergaderingen ca. 10 per jaar - Totaal aantal medewerkers Aantal nieuwe medewerkers ca. 25% per jaar - Aantal nieuwe reisleiders ca. 5 per jaar - Aantal klachtenprocedures ca. 5 per jaar - Aantal royementen ca. 5 per jaar Concrete plannen voor 2009: Voor het komende jaar heeft de commissie enkele concrete voornemens, namelijk: - werven medewerkers, verpleegkundigen en reisleiders; - reisleidersinformatie herschrijven. Zoeken van de nieuwe leden voor in de commissie. Commissie Reizen Taakomschrijving De Commissie Reizen draagt zorg voor het reisprogramma en de uitgave van de Reisgids. De commissie onderhoudt ook de contacten met HIR en Montys. Beide reisbureaus verzorgen de buitenlandse reizen voor de SRG. Verder bestaan de taken van de commissie uit het verzamelen van reisinformatie, het (be)zoeken van nieuwe reisbestemmingen, het vragen van offertes en bevestigen van reisbestemmingen. Enkele cijfers: Aantal vergaderingen: 5 Aantal reisbesprekingen: 5 x als commissie en 2 x met beide reisbureaus Aantal samengestelde reisinformatiepakketten: 13 Concrete plannen in 2009 In 2009 zal door de commissie verder uitvoering worden gegeven aan de concrete plannen die al in 2008 zijn opgepakt. Er is samenwerking gezocht met een tweede reisbureau, namelijk Montys. Als de reizen ondergebracht bij Montys goed verlopen zal de commissie er nog meer reizen

7 boeken. In het nieuwe jaar zullen in dat geval beide reisbureaus het reispakket aangeboden krijgen. In 2009 zal de Reiswijzer in een nieuw jasje worden gestoken, wordt er gewerkt aan een nieuwe lay-out, in combinatie met een andere opzet voor de Reisgids. Het algemene gedeelte van de Reisgids zal worden vernieuwd. De uitgave van de Reisgids maakte jarenlang onderdeel uit van de werkzaamheden van de Commissie Reizen. In 2009 wordt deze activiteit overgedragen aan de nieuwe Commissie PR en Communicatie. Commissie PR en Communicatie Het bestuur heeft in 2008 besloten meer bekendheid naar buiten te gaan geven aan het werk van de SRG. Daartoe is een Commissie PR en Communicatie opgericht om aan deze taak te werken. Het bestuur constateert dat het aantal deelnemers afneemt, dat het moeilijker wordt vrijwilligers te vinden voor de reizen. Door meer bekendheid aan de stichting te geven beoogt het bestuur in de komende jaren deze tendens te keren en te werken aan een groei ter versteviging van onze organisatie. Voorts heeft het bestuur in het nieuwe beleidsplan aangegeven de prijzen van de reizen op minimaal het huidige prijsniveau te willen houden; zo mogelijk zal zelfs gestreefd worden de reizen goedkoper aan de deelnemers aan te bieden. Door gericht te zoeken naar sponsors, gebruik te maken van meerdere offertes van reisaanbieders en door middel van meer PR en Communicatie hoopt het bestuur deze doelstelling in het komende jaren te kunnen verwezenlijken. Taakomschrijving De Commissie PR en Communicatie heeft tot taak de SRG naar buiten toe meer bekend te maken en nadrukkelijker te profileren. Communicatie is namelijk een middel om medewerkers en deelnemers voor de SRG te behouden en te zorgen voor een toestroom van nieuwe medewerkers en deelnemers. De nieuwe commissie wordt verantwoordelijk voor de uitgave van de SRG-Reisgids (nu nog bij de Commissie Reizen ondergebracht), de website, het medewerkersblad/nieuwsbrief, het werven van deelnemers en medewerkers, zoeken naar sponsors, enzovoort. De eerste stappen de SRG naar buiten toe meer bekend te maken zijn inmiddels gezet met de vernieuwing van de website en het uitbrengen van de eerste digitale nieuwsbrief aan medewerkers en deelnemers. Voorts zal in 2009 de Reisgids in een nieuw jasje worden gestoken en zal deze verder worden uitgebreid en toegankelijker worden gemaakt

8 Afhandeling klachten reisseizoen 2008 Sinds 2006 beschikt de SRG over het protocol Afhandeling klachten teneinde deze goed, vlot en eerlijk te laten verlopen. In het afgelopen jaar is Remko Kootstra voor de derde achtereenvolgende jaar de onafhankelijke klachtenbehandelaar geweest. In totaal zijn er over het afgelopen reisseizoen acht klachten ingediend, waarvan één een herhaalde klacht betrof over het reisseizoen in Alle klachten zijn conform het protocol afgehandeld. Van de afhandeling van de klachten is door Remko Kootstra een afzonderlijk verslag gemaakt waarin staat weergegeven op welke wijze de klachten zijn afgedaan en welke leerpunten er vanuit de klachten voor de SRG te maken zijn. Het opstellen van een dergelijk verslag is conform de afspraak die het bestuur met de klachtenbehandelaar heeft gemaakt. Website SRG De website stond voor 2008 onder technisch beheer van Paul van den Merkhof. In 2008 is de website geheel vernieuwd en verder geprofessionaliseerd. In 2008 is met MM-web een contract aangegaan voor hosting. Ook in 2009 wordt voorzien in verdere verbeteringen en uitbreidingen van de website. De werkzaamheden voor de website zijn ondergebracht bij de Commissie PR en Communicatie. Voorts beschikt de SRG sinds kort over de domeinnaam Deze naam heeft een rechtstreekse link met onze vertrouwde website Conclusies en de plannen voor 2009 Een belangrijk voornemen voor 2009 is het verder uitwerken van een aantal concrete ideeën uit het beleidsplan in de komende jaren. Enkele van deze punten uit het beleidsplan zijn het goedkoper maken van de reizen, bekijken welke mogelijkheden er zijn de deelnemers meer betrokken te krijgen bij de SRG en het behouden van medewerkers en het werven van nieuwe medewerkers. In november 2009 viert de SRG haar 40-jarig jubileum. Een speciale commissie is aan het werk om deze dag met alle deelnemers en medewerkers te vieren. Een speciale uitnodiging is in het voorjaar de deur uitgegaan. Namens het bestuur van de SRG, De secretaris, Wim Bomhof