CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2009 en 2010 VAN DE GEMEENTE NOORD BEVELAND

Transcriptie

1 CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2009 en 2010 VAN DE GEMEENTE NOORD BEVELAND 1. Inleiding Bij besluit van 22 december 2005 heeft de gemeenteraad van Noord-Beveland aan Deloitte opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in art 213 GW voor de gemeente Noord-Beveland uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt. Object van controle is de jaarrekening 2009 / 2010 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2009 /2010 zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noord-Beveland. 1.1 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2009 / 2010 van de gemeente Noord-Beveland. 1.2 Wettelijk kader De gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke weten regelgeving van toepassing is. De gemeenteraad heeft op 30 oktober 2003 de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Noord-Beveland vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2009 / Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: - de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen);

2 - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); - de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. 3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2009 / Deze komen overeen met het wettelijk minimum. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking accountantsverklaring: Goedkeurenhouding Beperking Oordeelont- Afkeurend 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% -

3 Op basis van de begroting 2009 /2010 van de gemeente Noord-Beveland betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa / en een totaal van onzekerheden van circa / de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert op programmaniveau. 3. Begrotingsrechtmatigheid In artikel 6 van de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet is de beheersing en interne controle verwoord. Ten behoeve van de interne toetsing van de getrouwheid en de rechtmatigheid van de beheershandelingen worden voor de het verantwoordingsjaar 2009 / 2010 de volgende richtlijnen van toepassing verklaard: 1. Onjuist programma (hoofdfunctie), product (functie), budget Boekingen op een onjuiste economische categorie lasten, functionele categorie lasten of product worden in principe niet als onrechtmatig beschouwd, tenzij de lasten van een product dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt te staan. 2. Onjuist begrotingsjaar Het doorschuiven van investeringen naar een volgend boekjaar wordt niet als onrechtmatig beschouwd. Het opnemen van een balansreservering voor investeringen, waarvoor aan het eind van het tweede jaar (t + 1) nog geen verplichting is aangegaan wordt wel als onrechtmatig beschouwd. 3. Extra kosten gedekt door baten Een kostenoverschrijding die wordt gedekt door direct gerelateerde inkomsten, zoals kostendekkende omzet of subsidies wordt beschouwd als een rechtmatige overschrijding. 4. Extra kosten, tijdig gesignaleerd Wanneer de kosten tijdig aan de raad zijn gemeld en deze hiermee heeft ingestemd, worden de kosten zelfs in het geval ze niet tot een begrotingswijziging hebben geleid, niet als onrechtmatig beschouwd. 5. Extra kosten, niet tijdig gesignaleerd In het geval van extra kosten die niet tijdig gesignaleerd konden worden, beschouwt de raad deze kosten als rechtmatig. In het geval dat extra kosten niet tijdig zijn gesignaleerd, terwijl dit wel had gekund, wordt de overschrijding als onrechtmatig beschouwd. 6. Extra kosten, opzettelijk stilgehouden Dit wordt altijd als een onrechtmatige overschrijding beschouwd.

4 7. Extra kosten door niet passende activiteiten Wanneer activiteiten niet passen binnen het bestaande beleid wordt dit in principe beschouwd als een onrechtmatige overschrijding, tenzij het beleid achteraf alsnog is vastgesteld of is verbijzonderd. Hier vallen ook situaties onder waarin de kosten conform de begroting zijn, maar sprake is van te lage passende activiteiten. In situaties waarbij normen nog grotendeels ontbreken, zal in de meeste gevallen de passendheid van de activiteiten niet vast te stellen zijn. In die gevallen is dan geen sprake van een onrechtmatige overschrijding. 8. Extra kosten, achteraf onrechtmatig Wanneer achteraf uit onderzoek van bijvoorbeeld de belastingdienst of een subsidieverstrekker blijkt, dat uitgaven niet betrokken hadden mogen worden in de verantwoording, wordt dit in beginsel beschouwd als een rechtmatige overschrijding. Het gaat hier bijvoorbeeld om interpretatieverschillen van wet- en regelgeving. Uitsluitend in het geval dat sprake is van bewust foutief handelen wordt de overschrijding als onrechtmatig beschouwd. Deze onrechtmatigheden zullen echter vaak niet aan het licht komen tijdens het verantwoordingsjaar, en dus ook niet in het accountantsoordeel kunnen worden betrokken. 9. Extra investeringen of kosten komen later (afschrijvings- en financieringslast) Wanneer de overschrijdingen tijdig aan de raad zijn gemeld en deze hiermee heeft ingestemd, worden de extra investeringslasten, zelfs in het geval dat ze niet tot een begrotingswijziging hebben geleid, niet als onrechtmatig beschouwd. 10. Minder kosten, maar te lage passende activiteiten Indien de verhouding tussen de kosten en de activiteiten niet in belangrijke mate is verstoord, wordt dit niet als onrechtmatig beschouwd. 11. Fout in de begroting Er is begroot op een onjuist product; fouten worden niet als onrechtmatig beschouwd. Een post is vergeten te begroten; fouten worden niet als onrechtmatig beschouwd. Indien er bewust bedragen in d ebegroting worden vergeten is dat uiteraard wel onrechtmatig. 12. Kostenoverschrijding buiten de invloedsfeer Kostenoverschrijdingen waarop de gemeente Noord Beveland geen directe invloed uit kan oefenen, worden niet als onrechtmatig beschouwd. 13. Overschrijding doorberekende personeelslasten per programma In overleg met de controller worden overschrijdingen op het gebied van doorberekende personeelslasten per programma, voor zover de totale personeelslasten niet worden overschreden, niet als onrechtmatig aangemerkt. 4. Misbruik en oneigenlijk gebruik Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is de veronderstelling gerechtvaardigd, dat binnen de belangrijkste

5 procedures reeds (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. 5. Voorwaardencriterium Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant wordt het voorwaardencriterium hierna nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. 6. Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2009 /2010 is limitatief gericht op: 4.1 de naleving van wettelijke kaders, zoals opgenomen in bijlage 1 van dit protocol. Bij interne wetgeving voor zover van toepassing voor de gemeente Noord- Beveland en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 4.2 de naleving van de volgende kaders: o de begroting o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet o en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom Regelgeving intern van de Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. 7. Communicatie en periodiek overleg In de (voorbeeld)verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en de coördinator financiën.

6 In artikel 2 lid 4 en artikel 7 lid 4 van deze controleverordening: zijn ook nog de communicatiemomenten benoemd tussen de raad en de accountant. In artikel 2 betreft het de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar en in artikel 7 de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole. In bijlage 2 is het communicatietraject nader uitgewerkt. 8. Rapportering accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles Aan het eind van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd (gericht op de financiële processen in de organisatie). Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een managementletter uitgebracht gericht aan het ambtelijk management en het college. Naar aanleiding van de bevindingen zal door de accountant met de audit commissie worden gesproken over de verdere procedure van de managementletter. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd

7 Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten 2. Communicatie en periodiek overleg 3. Rapportagemomenten

8 Bijlage 1: Normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bij gemeente Noord- Beveland In het navolgende overzicht is een inventarisatie gegeven van de in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten relevante algemene wet- en regelgeving. Onderscheid wordt hier gemaakt tussen externe en interne wetgeving. Ten aanzien van de externe wetgeving wordt opgemerkt dat deze veelal nog nader moet worden uitgewerkt. Voor subsidies van en voor derden worden bijvoorbeeld nadere subsidieregels opgesteld. Ook voor belastingen/heffingen moeten zaken nader worden geregeld en moet een juridische titel worden verkregen via een verordening. De randvoorwaarden waarbinnen uitgaven (lasten) mogen worden (aan)gedaan worden onder meer ontleend aan de begroting en de beheersverordening. Veelal zal de gemeenteraad dus ter verdere implementatie van de uitvoering van deze algemene wet- en regelgeving eigen verordeningen en/of beleidsregels opstellen waarmee een nadere invulling wordt gegeven voor de lokale uitvoering van het daaraan verbonden financiële beheer. De meest gebruikelijke verordeningen en relevante besluiten zijn opgenomen onder de interne wetgeving. In het normenkader is onder interne wetgeving tevens opgenomen de relevante besluitvorming van het college van Burgemeester en wethouders voorzover het uitvoeringsbesluiten betreft van externe wetgeving of raadsbesluiten. Daarnaast worden door de Rijksoverheid dan wel andere instanties op grond van deze algemene wet- en regelgeving specifieke geldstromen geïnitieerd, bijvoorbeeld in de vorm van subsidies en/of specifieke uitkeringen. Ten aanzien hiervan wordt nog opgemerkt dat voor wat betreft de naleving van de regels voor verantwoording van specifieke uitkeringen wordt verwezen naar het toetsingskader van het Ministerie van BZK, zoals bekendgemaakt in de circulaire van 12 oktober 2006 (de zgn. SiSA verklaringen). Deze specifieke geldstromen vallen ook onder de rechtmatigheidscontrole, uiteraard ook hier weer voor zo ver van toepassing voor de gemeente Noord-Beveland. Bijlage 1a omschrijving wet en regelgeving Externe wet- en regelgeving Algemene wet bestuursrecht algemene wet bijzondere ziektekosten Ambtenarenwet Besluit Begroting en Verantwoording Burgerlijk Wetboek CAR/UWO wet APPA EU aanbestedingsregels Fiscale wetgeving Sociale verzekeringswetten

9 Gemeentewet Grondwet wet mulder administratief rechterlijke heffingen wet financiering decentrale overheden (FIDO) wet GBA wet gemeenschappelijke regelingen wet rechten burgelijke stand controleprotocollen van het Rijk (GSB,ESF,EFRO,ISV, D2,D3, etc) het EG-verdrag (artikelen 87 en 88 inzake staatssteun) wet op het BTW compensatiefonds ministeriele besluiten en regelingen fin. verhoudingen en uitk. Gem. fonds Brandweerwet Wegenverkeerswet 1994 Binnenschepenwet Wet personenvervoer Taxiwet Besluit administratieve bepalingen wegverkeer wet educatie- en beroepsonderwijs wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek wet basisvoorziening kinderopvang = wet kinderopvang GOA OALT wet op het voortgezet onderwijs wet op het primaire onderwijs Leerplichtwet wet op specifiek cultuurbeleid Mediawet IOAW IOAZ ROA/VVTV wet inkomensvoorziening kunstenaars wet inburgering nieuwkomers Sociale en fiscale wetgeving Vreemdelingenwet Welzijnswet wet op het kredietbeheer wet voorziening gehandicapten wet werk en bijstand wet kinderopvang wet maatschappelijke ondersteuning wet belastingen op milieugrondslag wet op de waterhuishouding Waterleidingwet Boswet Waterwet wet ambulancevervoer kaderwet LNV subsidies wet op de lijkbezorging wet bodembescherming wet milieubeheer wet op de jeugdzorg

10 wet ISV wet bevordering eigen woningbezit Besluit woninggebonden subsidies Besluit ruimtelijke ordening Wet ruimtelijke ordening Telecommunicatiewet Huurwet Huursubsidiewet huurprijzenwet woonruimte Huisvestingswet Leegstandswet Woningwet regeling woninggebonden subsidies Bouwbesluit wet waardering onroerende zaken financiële verhoudingswet Bijlage 1b omschrijving wet en regelgeving Interne wet- en regelgeving raadsbesluiten verordening op de rekeningcommissie en/of de rekenkamerfunctie Treasury/financieringsstatuut Verordening GBA verordening regelende instelling, taken, bevoegdeheden van commissies advies en bijstand Inspraakverordening Overlegverordening sociaal statuut 2001 verordening voorzieningen wethouders raads en commissieleden gedragscodes voor bestuurders verordening brandbeveiligingsvergunningen verordening staangeld woonwagens gemeentelijk rampenplan rechtspositieregeling vrijwilligers brandweer rechtspositieregeling en vergoedingsregeling brandweer vergoedingsregeling brandweer 2002 verordening standplaatsen openbaar vervoer gemeenschappelijke regeling taxivervoer verordening lig en sluisgelden Parkeerverordening Marktgeldverordening Kermisverordening Marktverordening verordening basis, speciaal en hoger onderwijs verordening hoger en voortgezet onderwijs Budgetfinancieringsovereenkomst verordening/raadsbesluiten inzake bijzondere bijstand verordening/raadsbesluiten inzake gesubsidieerde arbeid

11 gemeentelijk beleid inzake schuldhulpverlening verordening nieuwkomers verordening asielbeleid verordening vreemdelingenzaken verordening voorziening gehandicapten verordening kinderopvang beleidsregels inzake bijzondere bijstand Boeteverordening deelverordening subsidiebeleid WIW en vrijlating van inkomsten ABW, IOAW EN IOAZ verordening + nadere regels peuterspeelzalen/kindercentra verordening (re)integratie arbeidsgehandicapten kwijtscheldingsregeling gem. belastingen verordening ambulancevervoer gebruiksverordening 2e woningen Algemene Subsidieverordening eigen bijdrageregeling WMO verordening wet inburgering noord beveland verordening op algemene begraafplaatsen verordening op de begraafplaatsrechten verordening inzake exploitatie van gronden nota grondbeleid verordening op de telecommunicatie Huisvestingsverordening gem. beleid accommodatiebeheer en vergoeding beschikbaarstelling accommodaties verordening op de baatbelasting verordening behandeling bezwaar en beroepschriften Algemene Plaatselijke Verordening Legesverordening verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning verordening ex. Artikel 212 gemeentewet verordening ex. Artikel 213 gemeentewet verordening ex. Artikel 213a gemeentewet verordening havengelden verordening op de heffing en invordering van haven en liggeld, laad en losloon en opslagloon Wegsleepregeling havengeldverordening Colijnsplaat verordening voorzieningen huisvesting onderwijs verordening leerlingenvervoer overeenkomst budgetsubsidiering VVV Noord Beveland samenwerkingsovereenkomst met de camping paardekreek Kortgene koop/vaststellingsovereenkomst kamperduin Kamperland overeenkomst vakantiedorp de paardekuup uitbesteding taken huisvuilophaaldienst bodembeleidsplan Groenstructuurplan gemeentelijk rioleringsplan meerjarenplanning dorpsvernieuwing meerjarenprogramma restauratie Rijksmonumenten vasttstelling gebruikstarieven sportvelden, dorpshuizen en gymzalen subsidiergeling duurzaam bouwen exploitatieberekening voor bedrijventerrein Cuijckelcreke

12 prijsnota gronden in bezit bij gemeente verordening watertoeristenbelasting verordening op de hondenbelasting verordening toeristenbelasting verordening op de forensenbelasting verordening onroerende zaak belastingen aangaan vaste geldleningen vaststellen maximum bedrag vlottende schuld algemeen besluit aangaan vaste geldleningen Treasurystatuut reglement registratie leerplichtadministratie notitie samen op weg 2000 en aanvullende notitie peutrspeelzalen Accommodatiebeleid verordening wmo kadernota wmo verordening op de heffing en invordering van afvalstoffenheffing en reinigingsrechten verordening op de heffing en invordering van rioolrecht verordening op de heffing en invordering van parkeerbelastingen veerse meer gebied verordening op de heffing en de invordering van belastingen voor het innemen van staanplaatsen gedurende kermisse verordening op de heffing en invordering van lijkbezorgingsrechten Verordening op de heffing en invordering van precariobelasting Delegatiebesluit ( ) Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg

13 Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar 2009 /2010. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management van toepassing. Deze matrix is ontleend aan de offerte van Deloitte d.d. 4 december Gemeente Noord Beveland (voorzitter) rekenkamerfunctie/ Raadsgriffier Frequentie Toelichting Service- 2 keer per jaar Invulling controleopdracht Verslag van bevindingen team Client service Partner en Aspirant manager Audit comité (tenminste) 2 keer per jaar Verslag van bevindingen Pre-audit lopend boekjaar Evaluatie controleopdracht Client service Partner en Aspirant manager Managementteam en coördinator financiën Veelvuldig Diversen, rapportages Client service Partner en Aspirant manager College van Burgemeester en wethouders Op afroep Diversen Client service Partner en Aspirant manager Het bijwonen van vergaderingen in aanvulling op de in dit schema genoemde momenten - van het college van Burgemeester en wethouders, de raad, commissies en dergelijke alsmede het beantwoorden van vragen van deze gremia behoord eveneens tot de mogelijkheden Bijlage 3: Rapportage

14 De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend. De inhoud wijkt enigszins af van de offerte van Deloitte d.d. 4 december 2004: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Verslag van bevindingen (accountantsrapport) Accountantsverklaring Na afronding van de interimcontrole. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Na afronding van de controle van de jaarrekening. Mogelijke risico s, verbeteren aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid. Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het oordeel over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. College van B&W en ambtelijk mangement en op hoofdlijnen Raad Raad en in afschrift aan B&W Raad