Handleiding organisatie (backoffice) Versie 2.0 November Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 3

Transcriptie

1 Handleiding organisatie (backoffice) Versie 2.0 November 2018 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 3

2 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Vandaag Zorgvernieuwing. November 2018 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 4

3 Voorwoord Voor u ligt de handleiding ten behoeve van de inrichting en het gebruik van JOEP. JOEP. is een online cliëntenportaal, waarmee de cliënten van uw organisatie en hun omgeving op een veilige wijze toegang krijgen tot het zorgdossier en in contact kunnen treden met de hulpverleners. JOEP. is ontwikkeld door en voor cliënten, hulpverleners en zorgorganisaties. De functionaliteiten van JOEP. sluiten naadloos aan op de inrichting en het gebruik van Qurentis. Vanuit het perspectief van uw organisatie en uw hulpverleners wordt voor het merendeel van de functionaliteiten de input voor JOEP. gegenereerd vanuit Qurentis. In Qurentis worden onder meer cliënten, hulpverleners en contactpersonen aangemaakt en met elkaar gekoppeld. Daarnaast kent JOEP. een backoffice waarin u basisinstellingen kunt invoeren die belangrijk zijn voor een goed gebruik van JOEP. In deze handleiding worden de functionaliteiten van JOEP. uitgelegd vanuit het perspectief van de organisatie. Per functionaliteit wordt beschreven welke instellingen en gegevens aan de achterkant van JOEP. ingesteld moeten worden. Onder de achterkant van JOEP. wordt de invoer van gegevens in Qurentis verstaan alsook de instellingen in de backoffice van JOEP. Om optimaal gebruik te kunnen maken van JOEP. is het noodzakelijk dat u als organisatie, uw hulpverleners, uw cliënten en contactpersonen adequaat gebruikmaken van de applicatie. Deze handleiding geeft een overzicht van de belangrijkste onderdelen en functionaliteiten van JOEP. Per onderdeel dan wel functionaliteit zal worden uitgelegd welke instellingen moeten worden gekozen aan de achterkant van JOEP. Omdat JOEP. toegankelijk is via een web-versie en een app, wordt beschreven hoe u de app kunt downloaden en installeren. De werking van de app is vergelijkbaar met de werking van de web-versie, met het verschil dat de app gecomprimeerde velden omvat vanwege verkleinde schermen van bijvoorbeeld smartphones. In de handleiding zal regelmatig worden verwezen naar de inrichting en het gebruik van Qurentis, omdat JOEP. grotendeels werkt op basis van de gegevens die zijn ingevoerd in Qurentis. Alle namen en persoonsgegevens welke voorkomen in deze handleiding zijn fictief. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 5

4 Inhoudsopgave 1. Algemeen: onderdelen en functionaliteiten (overzicht) 7 2. Basisinstellingen in Qurentis Instellingen op de cliëntenkaart Aanmaken van medewerkers Aanmaken van cliënt contactpersonen Backoffice van JOEP Dashboard Instellingen Secretariaat Hulpverleners Contactpersonen Cliënten Nieuwe gebruikers Nieuws Algemeen: Inloggen en beginscherm Algemeen: installatie van de app Installatie voor Android Installatie voor ios (Apple) 45 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 6

5 1. Algemeen: onderdelen en functionaliteiten (overzicht) JOEP. bevat diverse onderdelen en functionaliteiten die uw cliënten en hulpverleners direct inzicht geven in het hulpverleningsproces. Gezamenlijk bevorderen deze functionaliteiten de regie van de cliënt over zijn of haar zorgproces en maken zij het mogelijk dat de cliënt op snelle, veilige en dynamische wijze inzicht heeft in en invloed heeft op het zorgproces. Het aanmaken en beheren van gebruikers JOEP. kent drie verschillende soorten gebruikers: de cliënt, de contactpersoon van de cliënt en de hulpverlener. Het aanmaken van deze gebruikers gebeurt door de organisatie. Een vertegenwoordiger van de organisatie registreert de medewerkergegevens in Qurentis, welke vervolgens automatisch worden gekoppeld aan JOEP. Eveneens worden cliëntgegevens geregistreerd in Qurentis en automatisch gekoppeld aan (de juiste gebruikers van) JOEP. Ook kunnen er, indien van toepassing, contactpersonen worden aangemaakt en gekoppeld aan JOEP, waarmee ook de contactpersonen van cliënten inzage hebben in het zorgproces. Het aanmaken en beheren van gebruikers wordt verderop in deze handleiding uitgelegd. Mijn plan In het onderdeel Mijn plan van JOEP. is/zijn de recente zorgplan(nen) van de cliënt(en) zichtbaar. Een zorgplan wordt door de hulpverlener aangemaakt in Qurentis en automatisch gekoppeld aan JOEP. Vanuit JOEP. kan de cliënt het zorgplan inzien en downloaden, alsook een reactie plaatsen op het zorgplan. De hulpverlener krijgt hiervan een melding in het onderdeel Recente activiteiten. Daarnaast kan in het onderdeel Mijn plan een visuele weergave van het zorgplan worden opgeroepen. Dit visueel zorgplan biedt op eenvoudige wijze een integraal en dynamisch beeld van de ontwikkeling van de cliënt op de verschillende zorgplanonderdelen aan de hand van een radarschaal. Deze schaal is opgebouwd uit scores op een vijfpuntschaal, variërend van groen (goed), oranje (voldoende/onvoldoende) tot rood (sterk onvoldoende). Als laatste kan/kunnen (een) zorgplan(en) geaccordeerd worden via JOEP. door cliënt of contactpersoon aan de hand van een persoonlijke pincode. Mijn dagboek In het onderdeel Mijn dagboek van JOEP. kan de cliënt dagelijks dagboekitems plaatsen om aan te geven hoe hij of zij zich voelt. Alleen wanneer een cliënt een dagboekitem niet heeft aangemerkt als zijnde privé, kan de hulpverlener en contactpersoon het betreffende item zien. Voor de cliënt is het mogelijk om drie verschillende typen smileys te koppelen aan een dagboekitem: een negatieve emotie, een neutrale emotie en een positieve emotie. Indien de cliënt vijf keer achter elkaar een negatieve emotie heeft geselecteerd, krijgt de hulpverlener hiervan een pushmelding. Wanneer een cliënt besluit om een dagboekitem aan te merken als privé, kan de hulpverlener en contactpersoon de emotie alsnog zien. Mijn rapportages In het onderdeel Mijn rapportages kan de cliënt de rapportages inzien die door de hulpverlener zijn opgesteld. Daarnaast kan de cliënt te allen tijde een reactie geven op een rapportage, waarvan de hulpverlener op de hoogte wordt gesteld door middel van een notificatie. De hulpverlener stelt de rapportages op in Qurentis en kan hierbij per rapportage kiezen om deze al dan niet voor de cliënt en zijn of haar contactpersoon inzichtelijk te maken. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 7

6 Mijn facturen In het onderdeel Mijn facturen worden alle facturen zichtbaar voor de cliënt welke in Qurentis zijn gegenereerd en vervolgens gekoppeld aan JOEP. Op deze wijze hebben de cliënt en zijn of haar contactpersoon (mits van toepassing) te allen tijde inzicht in de financiële aspecten rondom het zorgproces. Mijn urenstaten In het onderdeel Mijn urenstaten worden de urenregels weergeven voor de cliënt met betrekking tot de zorgmomenten die door de hulpverlener(s) zijn geregistreerd in de betreffende maand. De cliënt kan elke urenregel inzien en per urenregel een of meerdere reacties plaatsen. Daarnaast kan de cliënt of contactpersoon urenregels accorderen via JOEP. aan de hand van een persoonlijke pincode. Nieuws In het onderdeel Nieuws kan de organisatie interessante nieuwsberichten plaatsen voor de gebruikers van JOEP. Cliënten, contactpersonen en hulpverleners ontvangen een pushmelding wanneer een nieuw nieuwsbericht geplaatst is door de organisatie. Mijn agenda Het onderdeel Mijn agenda biedt de cliënt en zijn of haar contactpersoon (mits van toepassing) een handig weekoverzicht van de zorgmomenten die door de hulpverlener(s) zijn ingepland. Deze zorgmomenten worden door hulpverlener(s) ingevoerd in Qurentis en automatisch gekoppeld aan JOEP. Daarnaast kan de cliënt en zijn of haar contactpersoon afspraken toevoegen, zodat het zorgproces goed kan worden afgestemd op de geplande activiteiten van de cliënt. De agenda toont het onderwerp van elke afspraak alsook de begin- en eindtijd, een omschrijving en de locatie waarop de afspraak plaatsvindt. Chat In het onderdeel Chat kan de cliënt op eenvoudige wijze contact leggen met de hulpverlener(s). Nadat de cliënt een bericht heeft verstuurd naar een hulpverlener krijgt deze een notificatie op zijn of haar smartphone. De cliënt ontvangt eveneens een notificatie zodra de hulpverlener het bericht heeft beantwoord. Indien de hulpverlener onverhoopt niet bereikbaar is, bijvoorbeeld vanwege vakantie, ontvangt de cliënt een automatisch gegenereerd retourbericht met daarin opgenomen advies omtrent de te nemen vervolgactie. Het belangrijkste voordeel van de chatfunctionaliteit in JOEP. boven reguliere chatfuncties zoals Whatsapp, is dat alle communicatie van privacygevoelige gegevens op een geheel veilige wijze plaatsvindt. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 8

7 2. Basisinstellingen in Qurentis De basisinstellingen en implementaties worden bij aanschaf van JOEP. verzorgd door Vandaag Zorgvernieuwing. Om een naadloze koppeling tussen JOEP. en Qurentis mogelijk te maken, is het belangrijk dat een aantal basisinstellingen worden voltooid door de zorgorganisatie. 2.1 Instellingen op de cliëntenkaart Op de cliëntenkaart van cliënten die moeten worden gekoppeld aan JOEP. dienen enkele basisinstellingen gekozen te worden. U opent de cliëntenkaart van een desbetreffende cliënt door in de module Cliëntenadministratie (zie rode kader in afbeelding 1) dubbel te klikken op de desbetreffende cliënt (zie blauwe kader in afbeelding 1). Afbeelding 1 In het scherm dat verschijnt, opent u de cliëntenkaart van de betreffende cliënt door te klikken op Cliënten kaart (zie rode kader in afbeelding 2). Afbeelding 2 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 9

8 Vervolgens verschijnt de cliëntenkaart van de geselecteerde cliënt (zie afbeelding 3). Ten eerste is het belangrijk dat in het tabblad Algemene informatie (zie rode kader in afbeelding 3) het vinkje is gezet voor Beschikbaar in WebAPI (zie blauwe kader in afbeelding 4). Scrol in het tabblad Algemene informatie naar beneden voor de optie Beschikbaar in WebAPI. Afbeelding 3 Afbeelding 4 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 10

9 Ten tweede is het belangrijk dat de medewerkers en contactpersonen zijn gekoppeld aan de cliënt. Deze medewerkers en contactpersonen worden automatisch doorgeschoten naar JOEP. Klik op het tabblad Sociaal team op de cliëntenkaart (zie rode kader in afbeelding 5) en vervolgens op het potloodje (zie blauwe kader in afbeelding 5). Afbeelding 5 Het volgende scherm verschijnt. Via het potloodje (zie blauwe kader in afbeelding 5) kunt u een teamlid toevoegen, waarbij u de keuze hebt tussen een medewerker en een cliënt contactpersoon (zie rode kader in afbeelding 6). Kies NOOIT voor Relatie contactpersoon! Selecteer via het loepje (zie blauwe kader in afbeelding 6) de betreffende persoon en klik op Opslaan. De geselecteerde persoon is nu lid van het team en wordt automatisch gekoppeld aan JOEP. Afbeelding 6 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 11

10 Het is eveneens mogelijk om de eerstverantwoordelijke medewerker in Qurentis te koppelen aan de cliënt, waarna deze automatisch wordt doorgeschoten naar JOEP. Hiervoor klikt u op de cliëntenkaart van de betreffende cliënt op het tabblad Algemene informatie (zie rode kader in afbeelding 7), waarna u klikt op het loepje om de betreffende medewerker te selecteren (zie blauwe kader in afbeelding 7). Afbeelding 7 Let op! In het tabblad Sociaal team kunnen enkele medewerkers worden geselecteerd die reeds zijn aangemaakt in de module Personeelsadministratie. Voor contactpersonen geldt dat enkel contactpersonen kunnen worden geselecteerd die zijn aangemaakt in de module Contacten in het cliëntdossier van een bepaalde cliënt (voor cliënt contactpersoon). Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 12

11 2.2 Aanmaken van medewerkers Een medewerker kan worden aangemaakt door in de module Personeelsadministratie (zie rode kader in afbeelding 8) te klikken op het potloodje (zie blauwe kader in afbeelding 8). Afbeelding 8 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 13

12 Vervolgens verschijnt de personeelskaart. Hier dient u ten minste de groene verplichte velden in te vullen (zie rode kaders in afbeelding 9). Klik vervolgens op het diskette-icoontje (zie blauwe kader in afbeelding 9), waarna de nieuwe medewerker is aangemaakt. De medewerker is nu aangemaakt en te selecteren in het tabblad Sociaal team op de cliëntenkaart van de betreffende cliënt. Afbeelding 9 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 14

13 2.3 Aanmaken van cliënt contactpersonen Cliënt contactpersonen kunnen worden aangemaakt in het cliëntdossier van de desbetreffende cliënt. Raadpleeg hiervoor de module Cliëntenadministratie (zie rode kader in afbeelding 10) en dubbelklik op de betreffende cliënt (zie blauwe kader in afbeelding 10) om het cliëntdossier te openen. Afbeelding 10 Het volgende scherm verschijnt (zie afbeelding 11). In het onderdeel Contacten (zie rode kader in afbeelding 11) kunnen contactpersonen voor de betreffende cliënt worden aangemaakt door te klikken op het potloodje (zie blauwe kader in afbeelding 12). Afbeelding 11 Afbeelding 12 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 15

14 Voer in het scherm dat nu verschijnt (zie afbeelding 13) de gegevens in (zie rode kaders in afbeelding 13) van de aan te maken contactpersoon en klik op het diskette-icoontje (zie blauwe kader in afbeelding 13). De cliënt contactpersoon is nu aangemaakt en te selecteren in het tabblad Sociaal team op de cliëntenkaart van de betreffende cliënt. Afbeelding 13 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 16

15 3. Backoffice van JOEP. JOEP. beschikt over een backoffice waarin de organisatie belangrijke basisinstellingen kan invoeren ten behoeve van een effectief en efficiënt gebruik van JOEP. door cliënten, contactpersonen en hulpverleners. Tevens kunnen hier de inloggegevens voor de gebruikers van JOEP. gedownload worden. De backoffice van JOEP. is toegankelijk via bo.mijnjoep.nl. Log in door de link in te voeren in uw browser (zie rode kader in afbeelding 14) en vervolgens het gevraagde adres en wachtwoord in te voeren (zie blauwe kader in afbeelding 14). Klik op Inloggen (zie paarse kader in afbeelding 14) om verder te gaan. Let op! Het gebruik van webbrowser Google Chroome bevordert de performance van de online applicatie. Als organisatie kunt u in twee verschillende rollen inloggen in de backoffice van JOEP., te weten de rol van bedrijfsbeheerder en de secretariaatsrol. Aan beide rollen zijn diverse rechten toegekend, waarbij de rol van bedrijfsbeheerder de secretariaatsrol overstijgt in zoverre dat er vanuit de rol van bedrijfsbeheerder inloggegevens kunnen worden aangemaakt voor de secretariaatsrol. De secretariaatsrol is derhalve enkel toegankelijk voor een gebruiker wanneer hiervoor vanuit de rol van bedrijfsbeheerder inloggegevens zijn gegenereerd. Afbeelding 14 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 17

16 Voer in het scherm dat nu verschijnt de verificatiecode in (zie rode kader in afbeelding 15) welke per e- mail is toegestuurd. De verificatiecode wordt altijd verzonden naar het adres dat ingevoerd wordt tijdens het inloggen. De verificatiecode is eenmalige te gebruiken. Bij elk nieuw moment van inloggen wordt een nieuwe verificatiecode toegestuurd. Klik op Inloggen (zie blauwe kader in afbeelding 15) om verder te gaan. Afbeelding 15 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 18

17 U kunt inloggen in een van beide rollen in de backoffice van JOEP. aan de hand van inloggegevens die aan u zijn verstrekt. Rol van bedrijfsbeheerder Deze rol geeft toegang tot het inrichten en beheren van de volgende functionaliteiten en onderdelen: Dashboard Instellingen Secretariaat Hulpverleners Contactpersonen Cliënten Nieuwe gebruikers Nieuws Getekende zorgplannen Rol van secretaris De secretariaatsrol kan worden gekoppeld aan een gebruiker door een gebruiker van JOEP. met de rol van bedrijfsbeheerder. De bedrijfsbeheerder kan deze koppeling tot stand brengen in het onderdeel Secretariaat. De secretariaatsrol biedt toegang tot de volgende onderdelen: Dashboard Hulpverleners Contactpersonen Cliënten Nieuwe gebruikers Nieuws Getekende zorgplannen De werking en het gebruik van deze onderdelen worden achtereenvolgens beschreven. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 19

18 3.1 Dashboard Het dashboard is toegankelijk door als bedrijfsbeheerder in de backoffice van JOEP. te klikken op Dashboard (zie rode kader in afbeelding 16). Het dashboard omvat een overzicht van alle nieuwsberichten die voor uw organisatie zijn gegenereerd. Door op het oogje te klikken (zie blauwe kader in afbeelding 16) verschijnt een scherm waarin u voor het betreffende nieuwsbericht onder meer kunt inzien wanneer het bericht is aangemaakt en door wie. Het aanmaken van nieuwsberichten gebeurt in het onderdeel Nieuws en niet in het onderdeel Dashboard. Afbeelding 16 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 20

19 3.2 Instellingen In het onderdeel Instellingen kan de bedrijfsbeheerder de achtergrondkleur van JOEP. instellen alsook het logo van de organisatie selecteren. Het onderdeel Instellingen is toegankelijk door in de backoffice op Instellingen te klikken (zie rode kader in afbeelding 17). Vervolgens verschijnt een scherm waarin de achtergrondkleur (zie blauwe kader in afbeelding 17) en de gewenste afbeelding (zie paarse kader in afbeelding 17) kan worden ingevoerd. Klik op Opslaan (zie grijze kader in afbeelding 17) om wijzigingen door te voeren. Afbeelding 17 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 21

20 3.3 Secretariaat In het onderdeel Secretariaat kan de bedrijfsbeheerder gebruikers aanmaken met de secretariaatsrol. Dit onderdeel is enkel toegankelijk voor bedrijfsbeheerders, door in de backoffice van JOEP. te klikken op Secretariaat (zie rode kader in afbeelding 18). Vervolgens verschijnt een overzicht van de reeds aangemaakte gebruikers met de secretariaatsrol. Afbeelding 18 Door op het oogje (zie paarse kader in afbeelding 18) te klikken verschijnen de algemene gegevens van de secretaris. Klik op het prullenbakje (zie lichtblauwe kader in afbeelding 18) om de secretaris te verwijderen. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 22

21 Klik op het potloodje (zie grijze kader in afbeelding 18) om de gegevens van de secretaris aan te passen. Pas in het scherm dat nu verschijnt (zie afbeelding 19) de gewenste gegevens aan (zie rode kaders in afbeelding 19) en klik op Opslaan (zie blauwe kader in afbeelding 19). Afbeelding 19 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 23

22 Klik op het plusteken (zie paarse kader in afbeelding 18) om een nieuwe gebruiker met de secretariaatsrol aan te maken. Vul de gegevens van de secretaris in (zie rode kader in afbeelding 20), een wachtwoord kan zelf gekozen worden. Klik vervolgens op Opslaan (zie blauwe kader in afbeelding 20) op de secretaris definitief aan te maken. Afbeelding 20 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 24

23 3.4 Hulpverleners In het onderdeel Hulpverleners zijn alle medewerkers zichtbaar die zijn aangemaakt in het onderdeel Personeelsadministratie van Qurentis en vervolgens zijn doorgeschoten naar JOEP. via het tabblad Sociaal team op de cliëntenkaart van een desbetreffende cliënt. Raadpleeg het onderdeel 2. Basisinstellingen in Qurentis van deze handleiding voor instructies over het aanmaken van medewerkers. Het onderdeel Hulpverleners in JOEP. is toegankelijk door in de backoffice te klikken op Hulpverleners (zie rode kader in afbeelding 18). Vervolgens verschijnt een overzicht van alle hulpverleners, op basis van de gegevens welke zijn ingevoerd in de module Personeelsadministratie van Qurentis. Afbeelding 21 Door op het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 21) te klikken kan per hulpverlener een overzicht van belangrijke gegevens worden gegenereerd. Eveneens is te zien aan welke cliënten de hulpverlener is gekoppeld, binnen Sociaal team in Qurentis, voor het gebruik van JOEP. (zie rode kader in afbeelding 22) en tot welke modules deze hulpverlener toegang heeft binnen JOEP. (zie grijze kader in afbeelding 22). Ten slotte is zichtbaar of er reeds inloggegevens zijn toegezonden aan de betreffende hulpverlener (zie blauwe kader in afbeelding 22). Indien dit niet het geval is, kan een brief met een persoonlijke login en een brief met een wachtwoord worden gedownload (zie paarse kader in afbeelding 22). Deze brieven dienen afzonderlijk van elkaar, per post, aan de hulpverlener te worden gestuurd. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 25

24 Afbeelding 22 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 26

25 Door op het potloodje (zie paarse kader in afbeelding 21) te klikken zijn dezelfde gegevens zichtbaar als onder het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 21), met dit verschil dat deze gegevens (gedeeltelijk) kunnen worden aangepast (zie rode kaders in afbeelding 23). Klik op Opslaan (zie blauwe kader in afbeelding 23) om de gewenste wijzigingen definitief te maken. Afbeelding 23 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 27

26 Door binnen de module Hulpverleners (zie rode kader in afbeelding 24) op Inloggegevens exporteren en Wachtwoorden exporteren (zie blauwe kaders in afbeelding 24) te klikken, wordt een PDF bestand gegenereerd met alle inloggegevens van alle weergegeven hulpverleners. Op deze manier kunnen alle brieven met inloggegevens in één handeling tegelijkertijd uitgeprint worden. Afbeelding 24 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 28

27 3.5 Contactpersonen Het onderdeel Contactpersonen biedt een overzicht van alle contactpersonen die aan de desbetreffende cliënt zijn gekoppeld via het tabblad Sociaal team op de cliëntenkaart binnen Qurentis. Dit onderdeel is toegankelijk door in de backoffice te klikken op Contactpersonen (zie rode kader in afbeelding 25). Vervolgens verschijnt een overzicht van alle contactpersonen. Raadpleeg het onderdeel 2. Basisinstellingen in Qurentis van deze handleiding voor instructies over het aanmaken van contactpersonen. Afbeelding 25 Door op het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 25) te klikken kan per contactpersoon een overzicht van belangrijke gegevens worden gegenereerd. Eveneens is te zien aan welke cliënt(en) de contactpersoon is gekoppeld, binnen Sociaal team in Qurentis, voor het gebruik van JOEP. (zie rode kader in afbeelding 26) en tot welke modules deze contactpersoon toegang heeft binnen JOEP. (zie grijze kader in afbeelding 26). Ten slotte is zichtbaar of er reeds inloggegevens zijn toegezonden aan de betreffende contactpersoon (zie blauwe kader in afbeelding 26). Indien dit niet het geval is, kan een brief met een persoonlijke login en een brief met een wachtwoord worden gedownload (zie paarse kader in afbeelding 26). Deze brieven dienen afzonderlijk van elkaar, per post, aan de contactpersoon te worden gestuurd. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 29

28 Afbeelding 26 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 30

29 Door op het potloodje (zie paarse kader in afbeelding 25) te klikken zijn dezelfde gegevens zichtbaar als onder het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 25), met dit verschil dat deze gegevens (gedeeltelijk) kunnen worden aangepast (zie rode kaders in afbeelding 27). Klik op Opslaan (zie blauwe kader in afbeelding 27) om de gewenste wijzigingen definitief te maken. Afbeelding 27 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 31

30 Door binnen de module Contactpersonen (zie rode kader in afbeelding 28) op Inloggegevens exporteren en Wachtwoorden exporteren (zie blauwe kaders in afbeelding 28) te klikken, wordt een PDF bestand gegenereerd met alle inloggegevens van alle weergegeven contactpersonen. Op deze manier kunnen alle brieven met inloggegevens in één handeling tegelijkertijd uitgeprint worden. Afbeelding 28 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 32

31 3.6 Cliënten Het onderdeel Cliënten biedt een overzicht van alle cliënten welke zijn gekoppeld aan JOEP. Dit onderdeel is toegankelijk door in de backoffice te klikken op Cliënten (zie rode kader in afbeelding 29). Vervolgens verschijnt een overzicht van alle cliënten. Raadpleeg het onderdeel 2. Basisinstellingen in Qurentis van deze handleiding voor instructies over het doorzetten van cliënten. Afbeelding 29 Door op het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 29) te klikken kan per cliënt een overzicht van belangrijke gegevens worden gegenereerd. Eveneens is te zien welke hulpverlener(s) en contactperso(o)n(en) is/zijn gekoppeld aan de cliënt (zie rode kader in afbeelding 30) en tot welke modules de cliënt toegang heeft binnen JOEP. (zie grijze kader in afbeelding 30). Tevens is te zien wie (cliënt en/of contactperso(o)n(en)) tekenbevoegd is (zie licht-blauwe kader in afbeelding 30) met betrekking tot de module Plannen en Urenstraten. Ten slotte is zichtbaar of er reeds inloggegevens zijn toegezonden aan de betreffende cliënt (zie blauwe kader in afbeelding 30). Indien dit niet het geval is, kan een brief met een persoonlijke login en een brief met een wachtwoord worden gedownload (zie paarse kader in afbeelding 30). Deze brieven dienen afzonderlijk van elkaar, per post, aan de cliënt te worden gestuurd. Wanneer een contactpersoon toegang dient te krijgen tot meerdere cliënten met één inlog, wordt de contactpersoon bij één van de cliënten toegevoegd in Sociaal team binnen Qurentis. De contactpersoon wordt bij de overige cliënten toegevoegd in de backoffice en weergegeven bij de desbetreffende cliënt (zie gele kader in afbeelding 30). Raadpleeg het onderdeel 2. Basisinstellingen in Qurentis van deze handleiding voor instructies over het aanmaken van contactpersonen. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 33

32 Afbeelding 30 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 34

33 Door op het potloodje (zie paarse kader in afbeelding 29) te klikken zijn dezelfde gegevens zichtbaar als onder het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 29), met dit verschil dat deze gegevens (gedeeltelijk) kunnen worden aangepast (zie rode kaders in afbeelding 31). Klik op Opslaan (zie blauwe kader in afbeelding 31) om de gewenste wijzigingen definitief te maken. Afbeelding 31 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 35

34 Door binnen de module Cliënten (zie rode kader in afbeelding 29) op Inloggegevens exporteren en Wachtwoorden exporteren (zie blauwe kaders in afbeelding 29) te klikken, wordt een PDF bestand gegenereerd met alle inloggegevens van alle weergegeven cliënten. Op deze manier kunnen alle brieven met inloggegevens in één handeling tegelijkertijd uitgeprint worden. Afbeelding 32 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 36

35 3.7 Nieuwe gebruikers Het onderdeel Nieuwe gebruikers biedt een overzicht van alle nieuwe gebruikers van JOEP. die zijn gegenereerd vanuit Qurentis. Dit onderdeel is toegankelijk door in de backoffice te klikken op Nieuwe gebruikers (zie rode kader in afbeelding 33). Vervolgens verschijnt een overzicht van alle nieuwe gebruikers. Afbeelding 33 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 37

36 Door op het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 33) te klikken kan per nieuwe gebruiker een overzicht van belangrijke gegevens worden gegenereerd. In dit overzicht kunnen zaken gewijzigd worden (zie rode kaders in afbeelding 34) en inloggegevens worden gedownload (zie blauwe kader in afbeelding 34). Klik op Opslaan (zie paarse kader in afbeelding 34) om de gewenste wijzigingen definitief te maken. Afbeelding 34 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 38

37 3.8 Nieuws In het onderdeel Nieuws worden nieuwsbrieven aangemaakt en beheerd voor de gebruikers van JOEP. Dit onderdeel is toegankelijk door in de backoffice te klikken op Nieuws (zie rode kader in afbeelding 35). Afbeelding 35 Door op het oogje (zie blauwe kader in afbeelding 35) te klikken kan een bestaand nieuwsbericht gelezen worden. Door op het prullenbakje te klikken (zie paarse kader in afbeelding 35) kan een bestaand nieuwsbericht verwijderd worden. Door op het potloodje (zie grijze kader in afbeelding 35) te klikken kan een bestaand nieuwsbericht bewerkt worden (zie afbeelding 36). Klik op Opslaan (zie rode kader in afbeelding 36) om de gewenste wijzigingen definitief te maken. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 39

38 Afbeelding 36 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 40

39 Door op het plusteken (zie licht blauwe kader in afbeelding 35) te klikken kan een nieuw nieuwsbericht aangemaakt worden. Vul de benodigde gegevens voor het nieuwsbericht in (zie rode kaders in afbeelding 37). Klik op Opslaan (zie blauwe kader in afbeelding 37) om de gewenste wijzigingen definitief te maken. Afbeelding 37 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 41

40 4. Algemeen: Inloggen en beginscherm Om in te loggen in JOEP. kan zowel de app als de web-versie van JOEP. geraadpleegd worden. De app is toegankelijk nadat deze geïnstalleerd is op de smartphone of tablet: De web-versie is toegankelijk via Bij het openen van zowel de app als de web-versie, verschijnt het openingsscherm (zie afbeelding 38). In dit scherm moeten de velden organisatie, gebruikersnaam en wachtwoord, verkregen in twee brieven, ingevoerd worden (zie rode kaders in afbeelding 38). Het wachtwoord wordt automatisch gegenereerd door het portaal en wordt niet gecommuniceerd naar Qurentis. Klik om verder te gaan op Inloggen (zie blauwe kader in afbeelding 38). Afbeelding 38 Nadat de inloggegevens zijn ingevoerd, verschijnt het volgende scherm (zie afbeelding 39). Er dient zelf een viercijferige pincode gekozen te worden en vervolgens dient deze ingevoerd te worden (zie rode kaders in afbeelding 39). Het systeem onthoudt deze pincode en zal deze telkens vragen wanneer JOEP. gebruikt wordt. Klik op het groene vinkje (zie blauwe kader in afbeelding 39) om in te loggen. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 42

41 Afbeelding 39 Nadat de pincode is ingevoerd verschijnt het beginscherm van JOEP. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 43

42 5. Algemeen: installatie van de app Om optimaal gebruik te kunnen maken van JOEP. is het raadzaam om de app JOEP. te installeren op een smartphone en/of tablet. De app is beschikbaar voor zowel Android als ios (Apple). 5.1 Installatie voor Android Klik op Play Store (zie rode kader in afbeelding 40) om de app JOEP. te zoeken en te downloaden. De app Play Store is standaard geïnstalleerd op alle Android toestellen. Afbeelding 40 Afbeelding 41 Afbeelding 42 De app Play Store is nu geopend. Voer in dit scherm, in de zoekbalk (zie rode kader in afbeelding 41) JOEP. in. Selecteer de juiste app door op JOEP. te klikken (zie blauwe kader in afbeelding 41). Klik op Installeren (zie rode kader in afbeelding 42) nadat de juiste app geselecteerd is. De app wordt vervolgens op het toestel geïnstalleerd, hierna is de app klaar voor gebruik. Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 44

43 5.2 Installatie voor ios (Apple) Klik op App Store (zie rode kader in afbeelding 43) om de app JOEP. te zoeken en te downloaden. De app App Store is standaard geïnstalleerd op alle Apple toestellen. Afbeelding 43 Afbeelding 44 De app App Store is geopend. Klik op Zoek (zie rode kader in afbeelding 44) om de app te zoeken. Voer in dit scherm, in de zoekbalk (zie rode kader in afbeelding 45) JOEP. in. Klik daarna op Zoek (zie blauwe kader in afbeelding 45). De app JOEP. is nu zichtbaar en kan gedownload worden door op Download te klikken (zie rode kader in afbeelding 46). De app is hierna klaar voor gebruik. Afbeelding 45 Afbeelding 46 Handleiding JOEP. organisatie (backoffice) 45