Voordraeht aan Provinciale. van Gedeputeerde Staten. Oktober Nummer Ontwerpbesfoit. Provinciate Staten van Zuid-Holland,

Transcriptie

1 Voordraeht aan Provinciale van Gedeputeerde Staten Vergadering Oktober 2008 Nummer 5976 onderwerp Overeenkomst samenwerking P4 in Brussel 1 Ontwerpbesfoit Provinciate Staten van Zuid-Holland, Gelet op: artikel 105 van de Provinciewet Besluiten: In te stemmen met de P4-kostenovereenkomst Den Haag, 8 oktober 2008 Provinciale Staten van Zuid-Holland, griffier, voorzitter, 1/2

2 2 Toelfehting Bij besluit van oktober 2007 is samenwerkingsverband Regio Randstad per 1 januari 2008 opgeheven. Daarbij is besloten om de activiteiten van de vier provincies in Brussel te handhaven. In onze begroting 2008 is een bedrag ad opgenomen voor Regio Randstad, waarvan is gereserveerd voor de P-4 samenwerking in Brussel. Aangezien de verwachting is dat de afwikkelingskosten van de opheffing van Regio Randstad uit de liquidatiereserve (onder beheer van de provincie Utrecht) kunnen worden voldaan, heeft Utrecht een begroting gemaakt op basis waarvan de P-4 samenwerking in Brussel budgettair neutraal kan worden voortgezet. Deze P4- kostenovereenkomst ligt nu ter vaststelling aan PS voor, opdat een budgetwijziging t.b.v. de P4- samenwerking in 2008 kan worden gerealiseerd. Den Haag, 10 juni 2008 Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, Secretaris, voorzitter, M.H.J. van Wieringen-Wagenaar J. Franssen 2/2

3 Financial verantwa>fdelijkheid vestiging Brasses Bjjiage Gezamerslijke kosten randstadvertegenwoordsging 2008 voor rekening van de vier provincies Lasten 2008 Salariskosten coordinator Salariskosten beieidsassistent Salariskosten overig (groei, onvoorzien) Kosten appartement Reiskosten Opleidingen Representatie Subtotaal Huisvesting, HNP Lidmaatschap/abonnementen (kranten. tijdschriften, NIROV, PURPLE en LRN) Bureaukosten: telefoon, kopie- en vertaalwerk Financieel beheer door provincie Utrecht Personeel beheer door provincie Utrecht Aandeel kosten controle jaarrekening door provincie Utrecht Subtotaal Kosten activiteiten {incl. uitvoering EU Randstadagenda) Communicatie en drukwerk Subtotaal TOTAAL In de goedgekeurde begroting 2008 van Regio Randstad was voor Brussei een bedrag van opgenomen. Ter toelichting: bij de Salariskosten is voor de coordinator randstadprovincies het maximum van de schaal opgenomen; voor de andere functie zijn de kosten bekend. De uitgaven voor de activiteiten, communicatie en uitvoering EU-Randstadagenda zijn indicatief en worden nog in een BO vastgesteld. In de begroting 2008 zijn de kosten als volgt verdeeld over de provincies: Verdeelsieytel 2008 Noord-Holland Zuid-Hoiland Utrecht Flevoland 32,606% 38,242% 15,146% 14,006% 100%

4

5 PARTIJEN: 1. Provincie Flevoland 2. Provincie Noord-Holland 3. Provincie Utrecht 4. Provincie Zuid-Holland

6 KOSTENOVEREENKOMST 1 Partijen 3 Nemen in overweging 3 Komenovereen 3 Vertegenwoordigers 3 Kosten 4 Verrekening 4 Duur en opzegging, 4 Ondertekening 5

7 Partijen 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon, de provincie Flevoland, te dezen vertegenwoordigd door de heer M. Jager, Commissaris van de Koningin, krachtens artikel 176 van de Provinciewet en handelend ter uitvoering van net besluit van gedeputeerde staten van Flevoland van hierna te noemen 'de Provincie Flevoland' 2. De publiekrechtelijke rechtspersoon, de provincie Noord-Holland, te dezen vertegenwoordigd door de heer H. Borghouts, Commissaris van de Koningin, krachtens artikel 176 van de Provinciewet en handelend ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde staten van Noord- Holland van hierna te noemen 'de Provincie Noord-Holland' 3. De publiekrechtelijke rechtspersoon, de provincie Utrecht, te dezen vertegenwoordigd door de heer B.C. Robbertsen, Commissaris van de Koningin, krachtens artikel 176 van de Provinciewet en handelend ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde staten van Utrecht van hierna te noemen 'de Provincie Utrecht' 4. De publiekrechtelijke rechtspersoon, de provincie Zuid-Holland, te dezen vertegenwoordigd door de heer J. Franssen, Commissaris van de Koningin, krachtens artikel 176 van de Provinciewet en handelend ter uitvoering van het besluit van gedeputeerde staten van Zuid- Holland van hierna te noemen 'de Provincie Zuid-Holland' Hierna gezamenlijk aangeduid als: 'partijen' in owerweging I. Partijen hebben gezamenlijk twee vertegenwoordigers - een coordinator en beieidsassistent - voor de Europese Unie in Brussel. De twee vertegenwoordigers hebben een aanstelling van de Provincie Utrecht. II. III. IV. Tot 1 januari 2008 waren de twee vertegenwoordigers door de Provincie Utrecht gedetacheerd bij het samenwerkingsverband Regio Randstad. Sinds 1 januari 2008 is het samenwerkingsverband Regio Randstad opgeheven. Partijen wensen hun onderlinge rechten en verplichtingen rand hun vertegenwoordiging bij de Europese Unie in Brussel in deze overeenkomst opnieuw vast te stellen. Vertegenwoordlgers 1.1. De vertegenwoordigers van partijen hebben een aanstelling van de Provincie Utrecht. De Provincie Utrecht draagt zorg voor de personeelszorg, de kwaliteit van de functie-uitoefening, inclusief de jaarlijkse cyclus van plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken, op basis van input van de verantwoordelijke leidinggevenden voor het dossier Europa van partijen De Provincie Utrecht draagt zorg voor kwalitatief gelijkwaardige opvolging, indien de aanstelling van een van de vertegenwoordigers eindigt. De Provincie Utrecht draagt zorg voor vervanging bij langdurige ziekte of ontstentenis van een van de vertegenwoordigers, waarbij het bestuurlijk overleg EU/P4 betrokken zal worden.

8 Kosten 2.1. De kosten van de vertegenwoordiging van partijen worden door partijen gedragen volgens de volgende verdeelsleutel: Flevoland: 14,006% Noord-Holland: 32,606% Zuid-Holland: 38,242% Utrecht: 15,146% 100% 2.2. De verdeelsleutel geldt voor een periode van drie jaar, derhalve voor het eerst tot en met 31 december Medio 2010 zal de Provincie Utrecht het initiatief nemen voor overleg tussen partijen om te bezien of en, zo ja, in welke verhouding de verdeelsleutel zal worden herzien De kosten van de vertegenwoordiging zijn voor 2008 geraamd op ,- (excl.btw) conform bijlage De coordinator zendt jaarlijks aan partijen een begroting van de kosten van vertegenwoordiging, zulks uiterlijk op 30 September van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop zij betrekking heeft. Deze begroting zal worden vastgesteld door het overlegorgaan van partijen: het bestuurlijk overleg Europa. Verrekening 3.1 De kosten van de vertegenwoordiging zullen achteraf, op basis van de werkelijk gemaakte kosten, worden verrekend. De Provincie Utrecht zendt daartoe een eerste factuur van de werkelijk gemaakte kosten over de eerste helft van het jaar en uiterlijk op 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarop de verrekening betrekking heeft, een eindfactuur aan de overige partijen bij deze overeenkomst voorzien van een overzicht van de werkelijk gemaakte kosten en een verdeling daarvan aan de hand van de in artikel 3.1 genoemde verdeelsleutel. 3.2 De in artikel 3.1. bedoelde factuur zal binnen 4 weken na ontvangst ervan worden betaald. Duyr en opzeggtng 4.1 Deze overeenkomst wordt met ingang van 1 januari 2008 aangegaan voor onbepaalde tijd Opzegging van deze overeenkomst is mogelijk (schriftelijk aan alle partijen) met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar In geval van opzegging van een van de partijen bij deze overeenkomst - of bij een andere wijziging van omstandigheden met f inanciele consequenties - zullen de vier partijen in overleg treden met als uitgangspunt dat de financiele consequenties van die opzegging tussen partijen wordt verdeeld conform de verdeelsleutel als bedoeld in artikel In geval van geschillen, voortvloeiend uit deze overeenkomst, treden partijen met elkaar in overleg. Wanneer dit niet tot resultaat leidt, zullen partijen trachten de geschillen op te lossen met behulp van mediation, conform het reglement van de Stichting Nederlands Mediation Instituut te Rotterdam, zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de Mediation.

9 Provincie Flevoland, Commissaris van de Koningin M. Jager Provincie Noord-Holland Commissaris van de Koningin H. Borghouts Provincie Utrecht, Commissaris van de Koningin De heer R.C. Robbertsen Provincie Zuid-Holland Commissaris van de Koningin J. Franssen Bijlagen: 1. Kostenraming 2008

10