1.0 Agenda voor de ALV op 16 april 2016.docx 3.0 NGV ALV verslag.docx 4.0 NGV jaarverslag secretaris 2015.docx 5.0 Toelichting jaarverslag

Transcriptie

1 1.0 Agenda voor de ALV op 16 april 2016.docx 3.0 NGV ALV verslag.docx 4.0 NGV jaarverslag secretaris 2015.docx 5.0 Toelichting jaarverslag 2015.docx 5.1 Verantwoording 2015 IBAN NL48 INGB xls 5.2 Verantwoording 2015 IBAN NL52 INGB xls 5.3 Verklaring kascommissie 2015.docx 9.0 Kort verslag AV Driebergen docx

2 Het bestuur van de NGV afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel roept haar leden op voor de te houden voorjaarsvergadering op zaterdag 16 april De vergadering wordt gehouden in de Vredehorst, Zuidwoldigerweg 32, 7908 AD te Hoogeveen van uur tot uur. 1. Opening en vaststelling agenda. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. 3. Verslag van de ledenvergadering van 21 november 2015 te Hoogeveen. *) 4. Afdelingsjaarverslag 2015 van de secretaris. *) 5. Afdelingsjaarverslag 2015 van de penningmeester.*) 6a. Verslag van de kascommissie, bestaande uit de heer H.J. de Vries en de heer N. Scheffer. 6b. Verlenen decharge penningmeester en bestuur. 7a. Benoeming van de kascommissie Reserve lid kascommissie was de heer H.J. de Vries uit Hoogeveen, hij is ingevallen voor de heer G.D. Zwanenburg. Indien de heren hiermee akkoord gaan, bestaat de nieuwe kascommissie opnieuw uit dhr. N. Scheffer (De Wijk) en de heer H.J. de Vries (Hoogeveen). 7b. Er dient uit de leden een reserve lid voor de kascommissie te worden aangewezen. 8. Bestuursverkiezing. Conform artikel 27 lid 2 en 3 van de statuten van de NGV, kunnen leden zich (tegen)kandidaat stellen voor een bestuursfunctie tot uiterlijk één week voor aanvang van de vergadering, schriftelijk en ondersteund (ondertekend) door minimaal vijf leden van de afdeling. De leden hebben zitting voor drie jaren en zijn vervolgens terstond herbenoembaar. Het bestuur stelt een zodanig rooster van aftreden vast, dat telkens ongeveer 1/3 van het aantal leden aftredend is, waaronder tenminste één lid van het dagelijks bestuur. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts door het beëindigen van het lidmaatschap. Het rooster van aftreden ziet er thans als volgt uit: 2016: Alg. bestuurslid, dhr. Henk Jonkman. 2016: DB lid, dhr. Bert Heidmeyer, pennm. 2017: DB lid Harm Hillinga, voorz. 2017: vacature 2018: DB lid Jan Ridderbos, secr. 2018: Alg. bestuurslid Aaldert Otten De heren H. Jonkman en B. Heidmeyer (pennm.) zijn dit jaar aftredend en herkiesbaar. Er zijn bij het opstellen van deze agenda geen (tegen)kandidaten. Eén vacature voor algemeen bestuurslid moeten nog ingevuld worden. Het bestuur roept leden op zich hiervoor verkiesbaar te stellen. 9. Kort verslag van de ALV op 28 november 2015 te Driebergen. Deze werd bijgewoond door de afgevaardigde van de afdeling dhr. Harm Hillinga, in tegenwoordigheid van de heer Aaldert Otten. *) 10. Voorbespreking van de ALV te Driebergen op 23 april 2016.*) 11. Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde voor de AV te Driebergen op zaterdag 23 april aanstaande. Onze voorzitter is reeds eerder als vaste afgevaardigde benoemd en de secretaris als plaatsvervangend afgevaardigde. De

3 afgevaardigde zal bij toerbeurt worden begeleid door een ander bestuurslid. Derhalve hoeft er geen benoeming en mandatering meer plaats te vinden. De afgevaardigde zal namens de afdeling naar eer en geweten de ter tafel komende onderwerpen afhandelen. Voorstel tot continuering van dit beleid. 13. Bestuursbeleid. 12. Rondvraag. 14. Sluiting. Bij de agendapunten met een *) behoren schriftelijke stukken. Deze stukken zijn uitsluitend door leden te lezen op en af te drukken van de website van de afdeling. Ze liggen niet ter inzage ter vergadering. Uitsluitend leden zonder internet, kunnen de stukken schriftelijk en per post opvragen bij de secretaris, de heer Jan Ridderbos via of telefonisch

4 Kort verslag algemene ledenvergadering zaterdag 21 november 2015 te Hoogeveen Aanwezig: 4 leden van bestuur; afwezig Jan Ridderbos wegens ziekte. Daarnaast waren 7 leden aanwezig. 1. opening en vaststelling agenda De voorzitter memoreert de kleine opkomst; moeten we daarmee iets? 2. mededelingen en ingekomen stukken Afgemeld: Jan Ridderbos, Nico Scheffer en dhr. Van der Woude. Geen ingekomen stukken. 3. verslag vergadering ALV van 18 april 2015 Bij punt 9 wordt een kleine wijzing in de tekst aangebracht. Vanuit de vergadering zijn er geen opmerkingen Geen punten voor bespreking; het verslag wordt vastgesteld en goed gekeurd. 4. verslag AV 25 april 2015 in Driebergen - puntenstelsel: ons voorstel was om dit systeem af te schaffen; met algemene stemmen op vergadering is dit aangenomen en daarmee is het puntenstelsel basta. - statuten en huishoudelijk reglement: het voorstel voor wijzingen is afgewezen; verschillende afdelingen waren er niet mee eens; de stukken zouden ook voor de notaris zo niet worden goed gekeurd. Een commissie gaat hiermee verder (als ook met de voorstellen uit de vergadering). - lidmaatschap en differentatie: bijvoorbeeld bij Gens Nostra - alleen digitaal te ontvangen tegen een vermindering van lidmaatschapsprijs en zo waren er nog wat voorstellen. Hierover is geen beslissing genomen. Niet iedereen was er voor om alle afdelingsbladen digitaal te maken - drukken en verzendkosten: voorstel om alle afdelingsbladen centraal te doen om de kosten te drukken (besparing Euro). Vraag uit de vergadering: CBG jaarboeken is gestopt in Maar daar is een kwartaaluitgave voor in de plaats gekomen. 5. Enquête zie overzicht 15 % van de leden heeft gereageerd zowel landelijk als ook vanuit onze afdeling. Het lijkt een lage uitslag, maar is toch wel redelijk te noemen. Voor cursussen; graag aandacht voor cursus genealogie voor gevorderden; daar wil het bestuur aandacht aan geven; zo ook voor thematische activiteiten. Alsook voor Duitsland-dagen Als bestuur willen we aan een paar zaken nadere aandacht geven om daaraan gestalte teven. Frequentie voor verschijnen van Gens Nostra: sommigen vinden 4 uitgaven per jaar wel genoeg Threant: een heel aantal wil dit blad gedrukt blijven ontvangen. 6. Stukken voor de algemene ledenvergadering (landelijk) Er staan 13 punten op de agenda Algemeen reglement is nog niet klaar Het nieuwe statuut is in principe klaar om getekend te kunnen worden door de notaris. Vanuit onze vergadering geen punten voor bespreking

5 Drukken van afdelingsbladen: daarvoor was er een aparte vergadering voor penningmeesters belegd om het drukken van de afdelingsbladen centraal te gaan doen. Ons bestuur heeft bezwaar aangetekend omdat wij via Promes Care dit doen; de kostprijs is hier bij ons bijzonder laag, bovendien geven wij aan de mensen bij Promes Care een mooie werkgelegenheid. Deze brief ook naar hoofdbestuur gestuurd. De Algemene vergadering besluit: voorlopig willen wij dit houden bij Promes Care. Er is wel een pilot van een paar afdelingen om het drukken centraal te regelen. Zouden wij niet mee willen doen, dan zou de kosten wel iets verhoogd worden. Vanuit de regio-vergadering: Wij willen graag de mensen bij Promes Care graag aan het werk houden. Het komend jaar zal hierover meer duidelijkheid komen. Dit mede vanwege dat een aantal mensen de bladen wel alleen digitaal willen ontvangen. Vanuit onze vergadering wordt aangegeven dat we niet gedwongen willen worden om aan het centraal drukken mee te doen. Vanuit de regio- vergadering wordt gesteld dat de verschillende vormen van ontvangen van bladen ook de kostprijs naar beneden zal drukken. Maar dan moet er wel verschil in contributie komen. Voorstel: de keuze moet hierbij blijven. Voorstel om dit zo ook in Threant te publiceren. 7. benoeming en mandatering Vast punt op de vergadering: bij ons is de voorzitter de afgevaardigde, en plaatsvervangend onze secretaris. De afgevaardigde wordt altijd vergezeld door een wisselend ander bestuurslid; vooral om het netwerken. Voor de volgende keer (zaterdag 28 november 2015) gaan de voorzitter Harm Hillinga + Aaldert Otten, onze PR-man. 8. begroting meegestuurd De begroting is ongeveer gelijk aan die van Er zijn geen vragen uit de vergadering. De officiële goedkeuring gebeurt door de Landelijke Algemene vergadering. Een volgend jaar is er geen begroting, maar wordt een soort raming, opgesteld door het hoofdbestuur. Het voorstel in onze vergadering is wel dat de afdelingspenningmeesters wat meer ruimte zullen krijgen 9. vacature bestuurslid Nog geen nieuwe meldingen hiervoor. 10 Threant / facebook De oude redactie van Threant is afgetreden (Marc Fieret en Geert Kamphuis) en nieuwe redactie is aangetreden (Anneke Pol en Henriëtte Meppelink). Het bestuur is hiermee zeer blij. Hoe gaan we afscheid nemen van de oude redactie? Waarschijnlijk op onze voorjaarsvergadering Aandacht wordt gevraagd om kopij aan te leveren door onze leden. Het hoeft niet allemaal perfect opgesteld te zijn, daar zal de redactie voor zorgen. Facebook: wordt verzorgd door Anneke Pol; zij wilde wel stoppen, maar heeft toch besloten om hiermee door te gaan. Gemiddeld toch ongeveer 60 bezoekers per week op Facebook; niet alleen leden, maar ook gasten. 11. bestuursbeleid Het bestuur heeft er voor gekozen om een wat andere invulling te gaan geven aan onze bijeenkomsten en wel door leden meer te betrekken bij allerlei projecten. Zie hiervoor het vorige lezing van Jan Ridderbos en van Aaldert Otten. Ook zal er aandacht zijn voor het geven van cursussen (GensdataPro.) Andere voorstellen worden uitgewerkt door het bestuur.

6 Daarbij wordt ook genoemd de dag van de Geschiedenis van Drenthe in Assen, samen met het Drents Archief. In 2015 was dit een mooie dag. Als afdeling zullen we in 2016 daaraan weer meewerken. Datum: 30 januari 2016 en daarmee zal onze bijeenkomst van 23 januari 2016 vervallen. Het bestuur zal dit aan onze leden berichten. 12. rondvraag Opgemerkt wordt dat er aandacht gegeven kan worden aan allerlei workshops in samenwerking met andere organisaties en/of op andere plaatsen. Als bestuur hebben we gestaan op bijzondere bijeenkomsten in Hoogeveen en in Leeuwarden. Aan de voorzitter is gevraagd een soort project opstarten voor de basisscholen in Hoogeveen. We zullen dit niet zelf gaan uitvoeren, maar als NGV kunnen we wel materiaal aandragen en anderen moeten het dan uitvoeren (moet nog wel in bestuur worden besproken). 13. sluiting Rapporteur: Henk Jonkman

7 1. Samenstelling bestuur Jaarverslag van de secretaris over het jaar 2015 Het gehele jaar 2015 maakten deel uit van het bestuur: H. (Harm) Hillinga voorzitter E.G. (Bert) Heidmeijer penningmeester H. (Henk) Jonkman algemeen bestuurslid Aftredend en niet herkiesbaar waren secretaris N. (Nico) Scheffer en algemeen bestuurslid J. (Jan) Pol. De ALV benoemde in haar voorjaarsvergadering unaniem in hun plaats resp. J. (Jan) Ridderbos, als secretaris en als algemeen bestuurslid A. (Aaldert) Otten. De laatste heeft de PR voor zijn rekening genomen. Henk Jonkman heeft de bibliotheek en de voorbereidingen voor de bijeenkomsten op zich genomen. 2. Bestuursvergaderingen In 2015 kwam het bestuur 7 keer bijeen en wel op 8 januari, 19 maart, 31 april, 25 juni 3 september, 8 oktober en op 3 december. 3. Landelijke vergaderingen De voorzitter vertegenwoordigde de afdeling bij het voorzittersoverleg en bij de Algemene Vergaderingen als afgevaardigde van de afdeling. Hij werd daarbij vergezeld door één van de bestuursleden. 4. Algemene Leden Vergaderingen (ALV) De leden van de afdeling kwamen in vergadering bijeen op 18 april (zie het verslag in Threant, 26 e jrg., nr. 2, p ) en 21 november in De Vredehorst te Hoogeveen. Op voorstel van ons bestuur besloot de ALV unaniem niet mee te gaan met het voorstel van het HB om Threant centraal te laten drukken. Wij vinden dat het drukken bij Promens Care moet blijven, ten eerste omdat de kosten waarschijnlijk beneden het gemiddelde liggen en omdat de medewerkers van Promens Care er een goede dagbesteding aan hebben. Verder werd onder meer besloten Threant niet te gaan digitaliseren, omdat de meerderheid van onze leden het blad graag nog steeds gedrukt op de mat willen hebben. Op ons voorstel om het puntenstelsel van de database op de website af te schaffen, werd positief door de ALV te Driebergen gereageerd, waardoor dit stelsel door werd afgeschaft. 5. Bijeenkomsten, excursie en cursussen Deze werden voor zowel leden als belangstellenden georganiseerd: 24 januari De Dag van de Drentse familiegeschiedenis te Assen was een zeer geslaagd evenement 07 maart Lezing: Ja, ik wil, door Jan Nijhoff uit Almelo Op 18 en 25 maart en op 1, 8 en 15 april gaf de voorzitter een beginnerscursus GensDataPro. 18 april Lezing: Weg met die zooi, door Hans Felius uit Haarlem 30 mei Excursie naar het Veenkoloniaal museum te Veendam 12 september Cultuur Historische Markt te Hoogeveen 19 september Lezingen door Jan Ridderbos (Joodse Genealogie) en Aaldert Otten (Delen en vermenigvuldigen: het scannen van familiedocumenten). Op 7, 14, 21 en 28 oktober en op 4 november gaf de voorzitter een gevorderdencursus GensDataPro. 17 oktober Genealogische dag te Leeuwarden 21 november Workshop onder leiding van Aaldert Otten over delen en vermenigvuldigen, deel Afdelingsblad Threant (jaargang 26) Gedurende het jaar 2015 bestond de redactie van ons afdelingsblad Threant uit M.J.C. (Marc) Fieret, eindredactie en G. (Geert) Geert Kamphuis, lay-out. De secretaris, Jan Ridderbos, fungeerde vanaf de ALV in het voorjaar vanuit het bestuur als toegevoegd lid. Aan het einde van het jaar moest tot onze grote spijt wegens zijn gezondheid Marc Fieret terugtreden. In een artikel in

8 het vierde nummer van de lopende jaargang bedankte de voorzitter Marc Fieret voor zijn grote verdiensten voor onze afdeling en het afdelingsblad. Ook voor Geert Kamphuis was de tijd aangebroken om terug te treden. Het bestuur was verheugd toen binnen korte tijd twee vervangers gevonden konden benoemd: mw. H. (Henriëtte) Meppelink, eindredactie en lay-out en mw. A. (Anneke) Pol, genealogie. Naar vaste gewoonte verschenen ook dit jaar vier nummers van ons afdelingsblad, met een totale omvang van 112 pagina s. Besloten werd om de gebruikelijke index achterwege te laten. 7. Ledenmutaties. Het bestuur heeft besloten de ledenmutaties niet meer elk kwartaal in Threant te plaatsen, maar alleen op te gaan nemen in het jaarverslag. 8. Facebook. Anneke Pol-Snippe heeft het hele jaar Facebook op voortreffelijke wijze in de lucht gehouden. Zij zorgde er niet alleen voor dat de activiteiten van onze afdeling daar werden gepubliceerd, maar ook bijeenkomsten van omliggende afdelingen vonden er hun plaatsje. Verder plaatste ze met succes diverse eigen publicaties. Facebook van onze afdeling wordt steeds beter bezocht. Gemiddeld lezen 60 leden en gasten elke week dit sociale medium en het lijkt erop dat dit er steeds meer gaan worden. Hoewel Anneke aanvankelijk heeft aangegeven persoonlijk te willen stoppen met Facebook, zal zij er in 2016 toch mee doorgaan, waar we haar erg dankbaar voor zijn. 9. Website. Op de website verschijnen alle activiteiten die het bestuur organiseert, alsmede de verslagen en foto s van de bijeenkomsten. Helaas zijn er nog steeds geen leden die gebruik maken van de website door bijdragen op te zenden naar de webmaster. In de loop van 2016 zal de website langzamerhand een ander, meer modern, uiterlijk gaan krijgen. Voor dit onderdeel zijn we wel afhankelijk van de landelijke ICT. 10. Digitaliseren advertenties. Jan Pol en Henk Huizing zijn nog steeds de drijvende krachten achter het digitaliseren van de overlijdensadvertenties, die door medewerkers van Promens Care te Hoogeveen worden gescand. Een en ander verloopt prima. Gerard H.J. Kolker heeft ongeveer 2000 bidprentjes aangeleverd die ook aan de database worden toegevoegd en Jan Pol zal ervoor zorgen dat de Nationale Militie via onze database kan worden doorzocht. Over beide onderdelen is een artikel op de website verschenen. 11. Genealogisch inloopspreekuur. Dit jaar is er een eind gekomen aan het Genealogisch Inloopspreekuur, verzorgd door Anneke Pol-Snippe in het gebouw van de Historische Kring te Hoogeveen. De belangstelling liep terug, er kwam vrijwel niemand meer het spreekuur bezoeken. 12. Ledental 2015 Het ledenaantal per 1 januari = 224 Het ledenaantal per 31 december = 216 Aantal nieuwe leden = 14 Aantal leden dat bedankt heeft = 18 Aantal leden dat overleden is = 1 Dan zijn er ook nog 3 leden die verhuisd zijn naar een andere afdeling. (opgave landelijk bureau) De secretaris, Jan Ridderbos De voorzitter, Harm Hillinga

9 Toelichting bij de Verantwoording 2015 De Zaalhuur viel bijna 200,-- lager uit dan geraamd door minder lezingen en minder bezoekers. Er waren 2 Sprekers met Reiskosten; de andere Sprekers waren bestuursleden van de eigen afd. De kosten van Afdelingstijdschrift Threant bleven nét onder de begroting ondanks extra kosten i.v.m. de (wijziging van de) Redactie. Het aantal (losse) abonnementen daalt nog steeds licht. De Bestuurskosten waren m.b.t. de reiskosten 200,-- hóger dan begroot door extra gereden km. De overige kosten waren aanmerkelijk hoger dan gepland door extra vergaderingen en attenties. De kosten van de Promotie-activiteiten vielen 200,-- láger uit; de kosten van de Historische Markt in Hoogeveen en de Dag van de Drentse geschiedenis in Assen zijn elders ondergebracht. De kosten voor Bibliotheek waren 27,-- hóger; de gekochte 2e kast werd omgeruild tegen gratis opslaan in 2 stellingen in het kelder-archief. Uitlenen kan nog steeds; via de website aanvragen!! De post Diversen: De bankkosten waren weer hoger; het saldo van overige uitgaven en (contante) ontvangsten was positief door verkoop van 3 CD's én de contante Tafel- en Kraam-verkoop. Als ik dan de Begroting (= ontvangsten) van 3.600,--, afzet tegen de (gesaldeerde) uitgaven van 3.241,31, dan is de eindconclusie dat we, ondanks de extra Redactie- en Bestuurskosten, ruim binnen de begroting gebleven zijn. Daardoor kon het saldo van Kas en Bank op de Balans stijgen met 358,69 van 187,27 tot 545,96. Ook het saldo op de NGVD&-spaarrekening groeide met 18,84 van 1.991,39 tot 2.010,23. Een toelichting, mét specificatie van de mutatie's in de Reserverekening, is bijgevoegd. Bert Heidmeijer, penningmeester van de Afd. Drenthe & NW-Overijssel van de NGV

10 NGV afdeling Drenthe en Noordwest Overijssel Eindverantwoording 2015 Reserverekening IBAN NL INGB Ontvangsten Uitgaven Resultaat Threant abonnementen 332,50 285,00 Threant abonn. verr. vlgs specif. 156,00 161,00 Postzegels enz. inz. Threant abonn. - 33,00 91,00 Kosten scannen advertenties - - Cadeaubonnen knippers advertenties - 110,00 inz Decl. H Huizing inz. advert. collectie - 28,40-138,40 Cursus GDP 60,-- per cursist p.m. 480,00 Cursuskosten incl. beamerhuur p.m. 349,56 130,44 Excursie's Zwolle c.q. Veendam 130,00 101,25 Excursie's Zwolle c.q. Veendam 135,93 100,75 prijswijz. 0, Toegez. bijdr. in de Jubileumkosten 300, Kosten van deze bankrekening 61,24 64,70 64,70-462,50 866,25 653,17 847,41 18,84 Controle: moet 0,-- zijn -0,00 saldo per , ,39 ontvangsten 462,50 866,25 uitgaven 653,17-847,41- saldo per , ,23 Opmerkingen bij het saldo, en de ontvangsten en uitgaven via deze spaarrekening van de NGV Dr. & NW-O.: -Bij Threant abonnementen worden de druk- verzend- en redactie-kosten ieder jaar berekend per exemplaar ( + 1, 18). Daarna worden die kosten jaarlijks teruggestort op de hoofdrekening van de NGV afd. Drenthe ( 161,--) -In 2015 is onze knippers en kado-bon gezonden; een kleine geste voor het werk in Aan de gegeven cursus over Gens Data Pro zijn kosten verbonden; welke vergoeding men vraagt is een moeilijke inschatting. In dit geval (Cursus in eigen beheer) was er 1 cursist meer dan nodig was én waren de kosten 10,-- lager per dag dan berekend. 5.1 Verantwoording 2015 IBAN NL48 INGB xls

11 Al met al werden de kosten voor het aanhouden van deze extra bankrekening (het HB denkt over opheffing daarvan) ruim gedekt. 5.1 Verantwoording 2015 IBAN NL48 INGB xls

12 NEDERLANDSE GENEALOGISCHE VERENIGING Ingeschreven in het register van de K.v.K. te Amsterdam no Afdeling: Drenthe en Noordwest-Overijssel Jaarverslag 2015 Uitgaven 2013 Begroot 2014 Uitgaven 2014 Begroot 2015 Uitgaven Zaalhuur (incl. 1 x koffie) 448,75 400,00 336,00 400,00 202,60 2 Sprekers a. vergoeding 180,00 300,00 200,00 300,00 75,00 b. reiskosten 84,80 130,00 139,00 130,00 54,60 264,80 430,00 339,00 430,00 129,60 3 Afdelingstijdschrift a. drukkosten 842,49 880, ,32 880,00 803,87 b. verzendkosten 895,52 880,00 839,49 880,00 763,53 c. overige kosten w.o. redactie 151,32 80,00 126,00 80,00 233,99 d. kosten-correctie i.v.m. losse abonn -182,00-180,00-156,00-180,00-161, , , , , ,39 4 Bestuurskosten a. reiskosten incl. regio-overleg 479,27 400,00 458,60 400,00 618,80 b. overige kosten 289,95 150,00 304,12 250,00 396,08 769,22 550,00 762,72 650, ,88 5 Promotie activiteiten 31,96 350,00 59,60 300,00 97,60 6 Bibliotheek en documentatie 321,96 150,00 119,90 100,00 127,00 7 Diversen a. bankkosten 57,16 60,00 65,73 60,00 71,88 b. overige uitgaven 187,70 500, ,04 0,00 54,86 b. overige inkomsten (w.o. contant) 0,00 0,00-399,40 0,00-97,50 244,86 560,00 791,37 60,00 29, , , , , ,31 Toelichting: In 2014 vierden we ons 25 jarig Jubileum; daarvoor werd (naast de begrote 500,--) nog 300,-- extra bijgedragen uit de middelen van de afdeling zelf. In 2015 werden extra Bestuurskosten betaald; vooral i.v.m. de overdracht van secretariaat en redactie. Namens het afdelingsbestuur: Wanneperveen, H Hillinga, voorzitter E G Heidmeijer, penningmeester 5.2 Verantwoording 2015 IBAN NL52 INGB xls

13 Afdeling Drenthe en Noordwest-Overijssel VERKLARING KASCONTROLECOMMISSIE Wij hebben in opdracht van de Alg. AfdelingsLedenVergadering NGV Drenthe & NW-Overijssel de financiële administratie van de NGV Drenthe & NW-Overijssel 2015 steekproefsgewijs gecontroleerd. De financiële verantwoording eindigt per 31 december 2015 op: Saldo betaalrekening(en): 690,92, w.v. nog 1 factuur ( pakbon = 203,36) te betalen. Saldo kas: 58,40 Eindsaldo administratie = 545,96 Saldo reserverekening(en): 2.010,23 Totaal 'uitgaven' NGV: 3.241,31 Totaal 'uitgaven' reserverek. -18,84 (gesaldeerd) Wij hebben vastgesteld dat de uitgaven over 2015 doelmatig en rechtmatig zijn gedaan. Tevens hebben wij vastgesteld dat per 31 december 2015 het saldo van de kas, van de betaalrekening(en) en van de spaarrekening(en) in overeenstemming is/zijn met de opgave van de bank. Wij zijn van mening dat deze financiële verantwoording juist en volledig is. Wij stellen aan de Alg. AfdelingsLedenVergadering NGV Drenthe en Noordwest-Overijssel voor, om het bestuur te déchargeren voor het in 2015 gevoerde beleid en de financiële administratie over 2015 goed te keuren.., Lid kascontrolecommissie.. Lid kascontrolecommissie. Handtekening.. Handtekening

14 9.1 Kort verslag AV Driebergen Het officiële verslag en de stukken voor de AV op 23 april zijn afzonderlijk te lezen op de website. Statuten Alleen de afdeling Amsterdam was tegen i.v.m. het verplicht stellen van de opgave van een adres bij nieuwe leden. De voorzitter zegde toe dat hierbij wel de nodige coulance in acht zal worden genomen. Na stemming bleek 93% van de afdelingen vóór goedkeuring van de statuten te zijn. Huishoudelijke regelement Het concept voorstel volgt. Beleidsvoornemens Betreffend stuk werd unaniem aangenomen. Werkplan 2016 Het werkplan werd unaniem vastgesteld. Protocollen 1. Digitale nalatenschap. Bestanden kunnen ook aangeleverd worden op een USB stick bij de ICT. Vanuit GensDataPro wordt een optie ontwikkeld om de bestanden via een knop in de container van de NGV te plaatsen. Aan nabestaanden kan een instructie worden nagelaten de bestanden aan de NGV te schenken, eventueel in een testament. Dit protocol werd goedgekeurd. 2. Eerbetoon. Dit protocol werd goedgekeurd. Centraal drukken van afdelingsbladen Alleen een drietal afdelingen doen daaraan mee. Ter vergadering meldde zich alsnog een vierde afdeling. Voorlopig wordt afgezien van het centraal drukken van alle afdelingsbladen. Begroting Hierover werd behoorlijk gediscussieerd, toen duidelijk werd dat in de begroting was opgenomen dat de uitgave van 10x Gens Nostra, teruggebracht zou worden naar 6 x Gens Nostra. - een en ander was niet in de begroting aangegeven (behalve de bedragen waren anders) - de redactie werd pas op de hoogte gesteld nadát de stukken voor de AV de deur uit waren - Gens Nostra is nog steeds hét gezicht van de NGV nu de website nog steeds niet is vernieuwd (hier wordt in 2016 mee begonnen); (Jan Netelbeek heeft me er een stukje van laten zien). - circa 325 leden willen GN digitaal ontvangen, maar hiervoor is nog niets ontwikkeld; ook is nog niet duidelijk of er dan in de contributie gedifferentieerd gaat worden - medio 2016 volgt het eindrapport inzake het Verenigings Centrum; opheffing van het centrum wordt niet uitgesloten geacht.. Na stemming was de overgrote meerderheid vóór de begroting, met dien verstande dat Gens Nostra in ieder geval in 2016,10 x zal verschijnen en de dotatie aan het onderhoudsfonds in 2016 zal worden verlaagd. Daarmee komen de veiligheidsvoorzieningen aan het gebouw niet in gevaar. 18 afdelingen waren vóór en 4 afdelingen waren tegen. Als afgevaardigde van Drenthe en Noordwest-Overijssel heb ik (wel met enige pijn in mijn maag), gezien het bovenstaande ook vóór gestemd. Vrijwilligersvergoeding van 20 naar 25 cent per kilometer Dit sluit volgens de regels van de ANWB beter aan bij de werkelijk gemaakte kosten en geeft de vrijwilliger meer waardering. Dit besluit werd unaniem aangenomen. Rondvraag 1) De afdeling Amsterdam vroeg om medewerking om de leden van de afdelingen te informeren over hun DNA project 2) Een ieder moet op zoek naar mogelijkheden om nieuwe leden te werven Opgemaakt door Harm Hillinga