NGV , 7908 AD

Transcriptie

1 Het bestuur van de NGV afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel roept haar leden op voor de te houden voorjaarsvergadering op zaterdag 18 april De vergadering wordt gehouden in de Vredehorst, Zuidwoldigerweg 32, 7908 AD te Hoogeveen van uur tot uur. 1. Opening en vaststelling agenda. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. 3. Verslag van de ledenvergadering van 22 november 2014 te Hoogeveen. *) 4. Afdelingsjaarverslag 2014 van de secretaris. *) 5. Afdelingsjaarverslag 2014 van de penningmeester.*) 6a. Verslag van de kascommissie, bestaande uit mevr. A. Wieringa en de heer G.D. Zwanenburg. 6b. Verlenen decharge penningmeester en bestuur. 7a. Benoeming van de kascommissie 7b. Er dient uit de leden een reserve lid voor de kascommissie te worden aangewezen. 8. Bestuursverkiezing. Conform artikel 27 lid 2 en 3 van de statuten van de NGV, kunnen leden zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie tot uiterlijk één week voor aanvang van de vergadering, schriftelijk en ondersteund (ondertekend) door minimaal vijf leden van de afdeling. De leden hebben zitting voor drie jaren en zijn vervolgens terstond herbenoembaar. Het bestuur stelt een zodanig rooster van aftreden vast, dat telkens ongeveer 1/3 van het aantal leden aftredend is, waaronder tenminste één lid van het dagelijks bestuur. Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts door het beëindigen van het lidmaatschap. Het rooster van aftreden ziet er thans als volgt uit: 2015: DB lid dhr. Nico Scheffer, secretaris. 2015: Alg. bestuurslid dhr. Jan Pol. 2016: Alg. bestuurslid dhr. Henk Jonkman. 2016: DB lid. dhr. Bert Heidmeijer, penningmeester. 2017: DB lid. dhr. Harm Hillinga, voorzitter 2017: vacant De heren Nico Scheffer (secretaris) en Jan Pol (alg. bestuurslid) zijn aftredend en niet herkiesbaar. Er zijn bij het opstellen van deze agenda geen (tegen)kandidaten. Voor de vacature voor secretaris heeft dhr. dr. J. Ridderbos uit Assen zich als kandidaat gemeld. Twee vacatures voor algemeen bestuurslid moeten nog ingevuld worden. Het bestuur roept leden op zich hiervoor verkiesbaar te stellen. 9. Kort verslag van de ALV op 29 november 2014 te Driebergen. Deze werd bijgewoond door de afgevaardigde van de afdeling de dhr. Harm Hillinga in tegenwoordigheid van de heer Bert Heidmeijer. *) 10. Kort verslag van het regio overleg met de secretaris van het hoofdbestuur en de voorzitters van Groningen, Friesland en Drenthe op 21 januari 2015 te Drachten. *) 11. Korte voorbespreking van de ALV te Driebergen op 25 april 2015.*) 12. Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde naar de ALV te Utrecht. Zoals besloten in de najaarsvergadering van 2014 van onze afdeling zal de voorzitter de algemene ledenvergaderingen als vaste afgevaardigde bezoeken en is de secretaris de vaste plaatsvervangende afgevaardigde. De bestuursleden zullen bij toerbeurt de voorzitter begeleiden om zo zoveel mogelijk betrokken te raken bij het beleid van het hoofdbestuur. De afgevaardigde zal namens de afdeling naar eer en geweten de ter tafel komende onderwerpen afhandelen. Voorstel tot continuering van dit beleid. 13. Bestuursbeleid. 12. Rondvraag. 14. Sluiting. Bij de agendapunten met een *) behoren schriftelijke stukken. Deze stukken zijn uitsluitend door leden te lezen op en af te drukken van de website van de afdeling. Ze liggen niet meer ter inzage ter vergadering.

2 Uitsluitend leden zonder internet, kunnen de stukken schriftelijk en per post opvragen bij de secretaris, de heer Nico Scheffer via of telefonisch Donderdag 2 april 2015 Aanvulling van de agenda. 8.2 Bestuursverkiezing. Terwijl Threant al bij de drukker lag, meldde zich een kandidaat algemeen bestuurslid bij het bestuur. Het bestuur draagt hierbij voor de heer A. (Aaldert) Otten uit Haren te benoemen als algemeen bestuurslid. Blijft nog één vacature voor een algemeen bestuurslid vacant. Het bestuur roept haar leden op zich hiervoor alsnog beschikbaar te stellen.

3 Verslag van de Algemene Leden Vergadering datum: zaterdag 22 november 2014 tijdstip: 13:00 14:30 uur locatie: Kerkgebouw De Vredehorst, Zuidwoldigerweg 32, 7908 AD Hoogeveen aanwezig: 7 leden + 4 bestuursleden afwezig met kennisgeving: dhr. R.B. de Boer, H. Jonkman Nr. actie 01 Opening en vaststellen van de agenda. Onze voorzitter Harm Hillinga opent om uur de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom en memoreert in het kort de toch wel geringe belangstelling voor de ALV van de leden. Uiteraard is het bestuur blij met de komst van de aanwezige leden. 02 Mededelingen en ingekomen stukken. Er zijn geen ingekomen stukken te behandelen. Van 2 Personen is een afmelding voor de vergadering ontvangen. De vergaderstukken zijn vanaf nu via de afdelingswebsite vooraf te raadplegen en men kan de stukken ook via de afdelingswebsite printen. De vergaderstukken zullen dan ook niet meer voor de vergadering klaar liggen en/of toegestuurd worden. Daarnaast doet de voorzitter nog een aantal huishoudelijke mededelingen die voor deze middag van belang zijn. 03 Verslag van de ledenvergadering van 12 april 2014 te Hoogeveen. Er zijn geen opmerkingen over het verslag en het verslag wordt dan ook goedgekeurd. 04 Kort verslag AV op 17 mei te Utrecht Er zijn geen vragen of opmerkingen aangaande het korte verslag van de AV op 17 mei te Utrecht. 05 Voorbespreking AV op 29 november 2014 te Driebergen. Helaas was het qua tijdsbestek niet meer mogelijk een korte weergave voor deze vergadering mee te laten liften in het PDF-bestand op onze website. Er zijn een tweetal onderwerpen van belang voor de leden van onze afdeling ter bespreking. Beide onderwerpen zijn ook uitvoerig besproken in de bestuursvergadering van afgelopen donderdag. De beide onderwerpen zijn: Het opheffen van de afdeling Heraldiek door het Hoofdbestuur en De begroting 2015, met name het punt contributieverhoging. Allereerst de afdeling Heraldiek Er zijn ontwikkelingen en voorstellen met betrekking tot de afdeling Heraldiek en de band met de NGV. Het bestuur van Heraldiek wil verder buiten de NGV. Het HB heeft daarop het bestuur van Heraldiek al haar taken ontnomen i.v.m. het gegeven dat het bestuur zich niet zou hebben gehouden aan meerdere afspraken zoals omschreven in de statuten en het HB stelt nu voor om van de functionele afdeling Heraldiek een interessegroep Heraldiek binnen de NGV te maken onder leiding van een coördinator kernteam. Hoofddoel: de Heraldiek moet onderdeel blijven uitmaken van de NGV. Het HB heeft de leden van Heraldiek voor 22 nov. (vandaag) uitgenodigd voor een vergadering hierover, zodat er op 29 nov. besluiten kunnen worden genomen in de AV. Inmiddels heeft het oude bestuur middels een aangetekend schrijven scherp geprotesteerd tegen het besluit van het HB. In de laatste berichtgeving van de voormalige afdeling Heraldiek wordt aangegeven dat zij een nieuwe stichting in het leven hebben geroepen. Het standpunt van ons bestuur is dat zij de doelstelling van het HB onderschrijft, nl. dat de Heraldiek deel moet blijven uitmaken van de NGV. De aanwezige leden ondersteunen dit standpunt.

4 De begroting en de verhoging van de contributie. De begroting en de toelichting op de begroting zien er degelijk uit. Dat er fors moeten worden geïnvesteerd, met name in het VC te Weesp, waarvoor op korte termijn een bedrag nodig is van Euro is duidelijk. Wel springen de kosten voor Gens Nostra er met Euro er flink uit. Mede gezien het dalende ledenaantal, waardoor er minder geld binnen komt en om de begroting toch sluitend te krijgen en e.e.a. blijvend mogelijk te maken voor de toekomst, stelt het Hoofdbestuur een contributieverhoging voor van 7, waarmee een normaal lidmaatschap wordt verhoogd van 39 naar 46, en een bijkomend lidmaatschap 9 naar 11. Het bestuur en de ledenvergadering is het hiermee beslist niet eens en voorspelt een nog verdere daling van het aantal leden en keurt de begroting daarmee af. Dat er financiële maatregelen genomen moet worden is duidelijk. Ons bestuur stelt voor de contributieverhoging uit te gaan smeren over twee jaar (2 x 3,50) en om in de vakantieperiode de uitgave van Gens Nostra één maand over te slaan. Eventueel kan dit aan het eind van het jaar nog een keer. Het groot onderhoud zou dan over twee jaar verdeeld kunnen worden, dus in 2015 en ,- Ter stimulering van de leden lijkt het verder een goed voornemen om het aantal punten voor het zoeken in de database te schrappen. Een lid is daarmee altijd in staat de database van de NGV te kunnen blijven raadplegen. Dat is een recht dat ieder lid behoort te hebben. Ook met dit standpunt zijn de aanwezige leden het eens. Besloten wordt dat de voorzitter het standpunt van de afdeling per aangetekende brief direct kenbaar zal maken aan het HB, zodat e.e.a. voor de AV bekent is bij het HB. 06 Benoeming en mandatering afgevaardigde en plv. afgevaardigde. Vorig jaar is onze voorzitter als vaste afgevaardigde benoemd en de secretaris als plaatsvervangend afgevaardigde. De afgevaardigde wordt bij toerbeurt vergezeld door één van de andere bestuursleden. Voor de AV van zaterdag 29 november 2014 te Driebergen wordt de voorzitter vergezeld door de penningmeester. Derhalve hoeft er geen benoeming en mandatering plaats te vinden. 07 Afdelingsbegroting 2015 Onze penningmeester geeft een (korte) toelichting op de afdelingsbegroting Bijeenkomsten: Begroot zijn 6 bijeenkomsten met 6 sprekers, waarvan er 2 uit de regio komen. Afdelingsperiodiek Threant: In 2015 worden geen extra kosten verwacht. Bestuurskosten: Het aantal bestuursvergaderingen is in 2015 beperkter dan in 2014 (jubileum jaar). Promotieactiviteiten: Deze zullen in 2015 op vergelijkbaar niveau blijven als in Bibliotheek en documentatie: De opslag kosten dalen, de bibliotheekcollectie wordt verder uitgebreid. Diversen: Kosten betalingsverkeer blijven gelijk. Jubileumbegroting 2104: De uitgaven waren 240 hoger dan begroot en de inkomsten waren 237,50 lager dan begroot. Er liggen nog ca. 30 jubileum-cd s die wachten op een koper, U!! 08 Vacature Bestuurslid. Nogmaals doet de voorzitter een (dringend) beroep op de leden om de vacature van bestuurslid in te vullen. Helaas zijn er bij de aanwezigen geen gegadigden. 09 Bestuursbeleid Het bestuur heeft het voornemen om het aantal bijeenkomsten te handhaven op 6 stuks, inclusief de Voor- en Najaarsvergadering en in totaal vier lezingen, waarvan één in Norg/Gieten en een excursie, mogelijk naar het Veenkoloniaal Museum in Veendam. Verder is een samenwerkingsverband tot stand gekomen met het Drents Archief, wat inhoudt dat wij samen met het Drents Archief op 24 januari 2015 een genealogiedag organiseren met de naam Alle DrentenDag. Op deze dag wordt de vernieuwde website Drenlias vervangen door AlleDrenten.nl. Onze afdeling zal aldaar aanwezig zijn met een stand, de overlijdensadvertenties, De Nationale Militie van Jan Pol en GensDataPro. Tot slot ligt het in

5 ons voornemen om, indien er voldoende deelname is, een cursus GensDataPro op te gaan zetten. Een en ander naar aanleiding van voorstellen die zijn gedaan tijdens ons jubileum. Voor het overige maken wij ons als bestuur zorgen: Ondanks dat de teller van ons ledenaantal op 267 leden staat, en het aantal belangstellenden voor onze mails de 400 heeft overschreden, loopt de deelname aan onze bijeenkomsten terug. Komend jaar zullen wij ons daarop gaan bezinnen, onderzoeken we hoe we de opkomst mogelijk kunnen opschroeven, gaan we kijken waar het bestuur mogelijk steken heeft laten vallen, gaan we kijken of wij de activiteiten misschien een geheel andere kant op moeten sturen. Ideeën en voorstellen van onze leden, maar ook van onze gasten zijn daarbij te allen tijde zeer welkom. Uiteraard wordt ook in 2015 verder gewerkt aan de advertenties. Er staan alweer enkele tienduizenden klaar en het voornemen is om daarmee door te gaan. Tot slot wil ik nog even kwijt dat het uw bestuur pijn doet, dat er zo weinig gebruik wordt gemaakt van onze vernieuwde bibliotheek. De leden hebben er zelf voor gekozen dat de bibliotheek moest blijven. Ze maken er echter nauwelijks of geen gebruik van. Het bestuur heeft er veel tijd en energie in gestopt om de complete bibliotheek opnieuw te indexeren, de bibliotheeklijst online te krijgen en om een reserveringsformulier digitaal aan te kunnen bieden. Maakt U dan ook gebruik van, onze bibliotheek is dat zonder meer waard! 10 Rondvraag. Tijdens de rondvraag vindt er nog een constructieve discussie plaats over het feit dat er zo weinig leden bij de ALV aanwezig zijn en wat hier de oorzaken van kunnen zijn. 11 Sluiting. Om uur sluit de voorzitter de vergadering en nodigt een ieder uit voor de lezing van over Sonttolregisters online door dhr. Jan Willem Veluwenkamp. Voorstel voor de volgende vergadering is zaterdag 18 april 2015, 13:00 uur in de Vredehorst in Hoogeveen.

6 afdeling Drenthe en Noordwest-Overijssel secretariaat: Nico Scheffer, Nic. ten Woldeweg 11, 7957 CW De Wijk telefoon: mail: of JAARVERSLAG ALGEMEEN Het jaar 2014 was een bijzonder jaar voor de afdeling, een jaar waarbij het bestuur van de afdeling weer (bijna) voltallig was. Er was tijd voor verschillende activiteiten met als hoogtepunt ons 25 jarig afdelingsjubileum, wat wij op 25 oktober 2014 met de leden mochten vieren. Bestuurlijk kende de afdeling geen verloop en heeft het bestuur veel aandacht besteed aan het organiseren van de jubileum bijeenkomst, verhuizing van de bibliotheek en een verdere invulling van de afdelingswebsite. 2. BESTUUR en KADER. Bestuur. Tijdens het volledige kalenderjaar was het bestuur als volgt samengesteld : Voorzitter: dhr. H. Hillinga (Harm) Secretaris: dhr. N. Scheffer te de Wijk (Nico) Penningmeester: dhr. E.G. Heidmeijer (Bert) Algemeen lid: dhr. H. Jonkman te Dronten (Henk) Algemeen lid: dhr. J. Pol te Hoogeveen (Jan) Algemeen lid: vacant. In de afdelingsledenvergadering op 12 april waren de heren Hillinga en Heidmeijer aftredend. Zij werden met algemene stemmen herkozen in hun respectievelijke functie van voorzitter en penningmeester. Aan het eind van het verslagjaar was er nog geen kandidaat gevonden voor de openstaande functie van algemeen bestuurslid. Het bestuur vergaderde in 2014 acht keer, steeds op de locatie Kerkgebouw De Vredehorst, Zuidwoldigerweg 32 te Hoogeveen, t.w. 25 januari, 20 februari, 20 maart, 17 april, 22 mei, 12 augustus, 16 oktober en 20 november. Daarnaast waren er twee afdelingsbijeenkomsten op 17 april en 22 november. In verband met het jubileumjaar werd er extra vergaderd ten aanzien van de voorgaande jaren. Het bestuur heeft gekozen voor een vaste vergaderlocatie, gezien de reisafstand van één van de bestuursleden en geen extra belasting van privé sfeer van de bestuursleden. Overig Kader Commissie scannen Commissie Bibliotheek Redactie Threant CALS-functionaris Webmaster : de heren J.Pol en H.J. Huizing; : de heer J. Pol; : de heren G. Kamphuis, M.J.C. Fieret en N. Scheffer; : de heer A. Dekker; : de heer H. Hillinga. Jaarverslag 2014 van de NGV afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel pagina 1 van 4

7 Advertentiecollectie. Het digitaliseringproject werd ook in 2014 voortgezet, met als hoogtepunt het online gaan van de advertenties tijdens onze jubileumbijeenkomst. De officiële openingshandeling werd verricht door mw. Annemiek Fikkert van Promens Care. Aan het eind van het verslag jaar staan er zo n 70 duizend advertenties online, met ca. 100 duizend namen in de database. Bij Promens Care in Hoogeveen worden diverse medewerkers ingeschakeld bij het scannen van onze advertentiecollectie. Sommigen daarvan scannen advertenties, anderen maken de gescande advertenties mede toegankelijk. Controle op een correcte toegankelijkheid wordt met name daar de heren Pol en Huizing verricht. De contacten tussen de vereniging en Promens Care worden door de heer Pol onderhouden. Naar verwachting kan het scannen van de serie advertenties die specifiek betrekking heeft op Drenthe en Noordwest-Overijssel in de loop van 2015 worden afgerond. Mogelijk wordt daarna nog de serie opgestart die betrekking heeft op advertenties buiten het grondgebied van de afdeling en worden natuurlijk de geknipte advertenties van de afgelopen periode in gescand. In de loop van 2014 hebben zich nog enkele knippers van familieadvertenties (aan)gemeld. Dat heeft tot gevolg dat er nu op tien adressen geknipt wordt uit in totaal 20 dag- en weekbladen. Bibliotheek. Dit jaar is door onze bibliothecaris Jan Pol veel tijd en energie gestoken om de bibliotheek weer op orde te krijgen. Het kerkgebouw De Vredehorst heeft ons de mogelijkheid geboden om onze bibliotheek hier te huisvesten. Ook dit jaar is onze collectie weer uitgebreid met vier nieuwe exemplaren. De in de bibliotheek aanwezig bladen van zusterafdelingen van de NGV en via ruilabonnement verkregen periodieken van historische verenigingen binnen en buiten Drenthe zijn 2014 aan leden te koop aangeboden. De belangstelling hiervoor is (helaas) gering. De omvang in relatie tot het gebruik van die bladen rechtvaardigt, ondanks het door leden gedaan verzoek, op geen enkele wijze de instandhouding van dit deel van de bibliotheek. Threant. De redactie van dit afdelingstijdschrift bestond, zoals al jaren gebruikelijk, uit de heren Fieret (eindredactie), Kamphuis (layout) en Scheffer. Er werd vier maal een redactievergadering gehouden bij dhr. Kamphuis te Rolde. Het tijdschrift verscheen zoals gebruikelijk, vier maal per jaar met een omvang van in totaal 88 pagina s en een index over 2013 van vier pagina s. Het extra jubileumnummer omvatte 66 pagina s. De verschijningsdata lagen rond 1 januari, 1 april, 1 augustus en 1 oktober. Inzendingen van leden bestonden met name uit kwartierstaten, genealogieën en overige uitgewerkte genealogische bijdragen. De druk van Threant vond in het verslag jaar plaats bij Promens Care in Hoogeveen. Coördinatie afdelingsledenservice: de CALS. Dhr. Dekker in Emmen beschikt over het CALS-bestand. Het bestand is bedoeld om uitwisseling van gegevens tussen leden meer mogelijk te maken. Van deze mogelijkheid wordt vrijwel geen gebruik meer gemaakt. De reden hiervan is dat deze dienst haast geheel naar het internet is verschoven, o.a. naar de website van de NGV via welk medium gemakkelijk contacten gelegd kunnen worden tussen leden onderling, maar ook tussen leden en niet-leden. Website. De website van onze afdeling maakt deel uit van de landelijke NGV-site, waarop naast de NGV zelf elke regionale of functionele afdeling haar eigen onderdeel heeft. Binnen bepaalde marges kan de afdeling daar vaste onderdelen op kwijt zoals bestuur, agenda en eigen uitgaven. De functie van regionale webmaster werd voor onze afdeling vervuld door de heer Hillinga te Hoogeveen. Hij heeft Jaarverslag 2014 van de NGV afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel pagina 2 van 4

8 het afgelopen jaar veel tijd en energie gestoken in het upgraden van de website en het up-to-date houden van de aangeboden informatie. Tevens is onze afdeling nu ook op Facebook te vinden. 3. AKTIVITEITEN Aktiviteiten binnen de eigen afdeling. In het verslagjaar werden binnen de afdeling diverse activiteiten gehouden, waarvan hieronder een specificatie volgt: Ledenvergaderingen afdeling Drenthe Binnen de eigen afdeling werden ledenvergaderingen gehouden op 12 april en op 22 november, beide in Hoogeveen. Lezingen 25 januari, Hoogeveen Systematisch ontsluiten van bronnen Spreker dhr. Helmuth Rijnhart, van de Historische Vereniging Avereest. 1 maart, Hoogeveen Rouwen en Trouwen Spreker dhr. Harm Jan Lesschen, van de Stichting het Huus van de Taol. 12 april, Hoogeveen Historie en archief van de gemeente Steenwijkerland Spreker dhr. Roel Lensen, van de Gemeente Steenwijkerland. 20 september, Hoogeveen Mijn Opa was een Duitser Spreker dhr. Alex Dekker, schrijver van het boek Mijn Opa was een Duitser 22 november, Hoogeveen Sonttolregisters online Spreker dhr. Jan Willem Veluwekamp van de RUG Excursie. Op 23 mei werd een excursie gehouden naar het Historisch Centrum Overijssel te Zwolle. Een leerzame in interessante middag, met een presentatie, rondleiding en een bezoek aan het archief. Waar verrassende stukken werden getoond in hun archief omgeving, een boeiende middag. Jubileum Op 25 oktober werd in Hoogeveen ons 25 jarig jubileum gevierd. Er waren zo n 15 standhouders uitgenodigd en onze advertentiecollectie ging online op de NGV website. Er waren toespraken, hapjes en drankjes, en jubileum CD en een gezellig samenzijn. Wel was het bestuur enigszins teleurgesteld in het aantal bezoekers (70) die met ons dit jubileum wilden vieren. Wij kijken terug op een geslaagd jubileum en hopen dat een ieder genoten heeft van het samen zijn. Genealogisch inloopspreekuur. Het inloopspreekuur in Hoogeveen door Mevr. Pol heeft niet over belangstelling te klagen, dit jaar waren er zes personen die van deze services gebruik hebben gemaakt. Elke maand, op de 1 e dinsdag, houdt zij in het gebouw van de Historische Kring Hoogeveen twee uren zitting. Alleen in de zomermaanden en rond de feestdagen is er geen inloopspreekuur. Aktiviteiten buiten de eigen afdeling. Algemene Vergaderingen van de NGV in Utrecht. Jaarverslag 2014 van de NGV afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel pagina 3 van 4

9 Als afgevaardigde namens de afdeling nam Harm Hillinga deel aan de algemene vergaderingen van de NGV te Utrecht op 21 april en 29 november. Wisselend was één van de bestuursleden als gast aanwezig. In de voorjaarsvergadering werd er een vrijwel nieuw bestuur benoemd, wat verfrissend werkte voor de dagelijkse gang van zaken. Zaken worden weer opgepakt en er is veel meer aandacht voor de structuur in de instandhouding van onze vereniging. In de najaarsvergadering lag de nadruk op het binnen de vereniging houden van de afdeling Heraldiek, het begroting te kort met daaraan gekoppeld een forse contributie verhoging en een kleine structuur aanpassing van de vereniging. Landelijke PR-dag en penningmeesterbijeenkomst. De landelijke PR-dag wordt sinds korte tijd ieder jaar gehouden en vond dit jaar plaats op 25 oktober. Gezien ons jubileumfeest kon ons PR bestuurslid daar helaas niet bij aanwezig zijn. Deelname aan beurzen, markten, e.d. Het verslagjaar was de afdeling Drenthe en Noordwest-Overijssel vertegenwoordigd op: Deelname aan de historische markt op zaterdag 6 september in Hoogeveen en de archiefdag bij de gemeente Steenwijkerland op zaterdag 11 oktober. 4. LEDEN en ABONNEES Leden. De ontwikkeling van het ledental van onze afdeling : Per 1 januari leden, 56 bijkomende leden, totaal 285 leden; Per 1 januari leden, 60 bijkomende leden, totaal 301 leden; Per 1 januari leden, 60 bijkomende leden, totaal 299 leden. Per 1 januari leden, 57 bijkomende leden, totaal 281 leden. Per 1 januari leden, 54 bijkomende leden, totaal 272 leden. Per 1 januari leden, 54 bijkomende leden, totaal 266 leden. Abonnees. Naast de leden kent de afdeling ook abonnees op Threant. Zij zijn geen lid van de NGV, maar willen wel via een los abonnement ons afdelingsblad ontvangen. Het aantal abonnementen loopt ook hier gestaag terug.: Per 1 januari betalende abonnees, Per 1 januari betalende abonnees, Per 1 januari betalende abonnees, Per 1 januari betalende abonnees. Per 1 januari betalende abonnees. Daarnaast wordt, sinds jaren, een drietal abonnementen om niet verstrekt aan: het Centraal Bureau voor Genealogie, het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek, allen gevestigd te s-gravenhage. Opmerkingen. De Wijk, 31 december 2014 de secretaris, Nico Scheffer Jaarverslag 2014 van de NGV afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel pagina 4 van 4

10 NEDERLANDSE GENEALOGISCHE VERENIGING Ingeschreven in het register van de K.v.K. te Amsterdam no Afdeling: Drenthe en Noordwest-Overijssel Jaarverslag 2014 Uitgaven 2012 Begroot 2013 Uitgaven 2013 Begroot 2014 Uitgaven Zaalhuur (in 2012 excl. 1 x koffie) 187,75 250,00 448,75 400,00 336,00 2 Sprekers a. vergoeding 192,50 350,00 180,00 300,00 200,00 b. reiskosten 63,40 300,00 84,80 130,00 139,00 255,90 650,00 264,80 430,00 339,00 3 Afdelingstijdschrift a. drukkosten (in 2014 dik Jubileumnr.) 780,52 850,00 842,49 880, ,32 b. verzendkosten 800,23 800,00 895,52 880,00 839,49 c. overige kosten 214,70 200,00 151,32 80,00 126,00 d. correctie i.v.m. losse abonn. -301,88-200,00-182,00-180,00-156, , , , , ,81 4 Bestuurskosten a. reiskosten 296,60 600,00 479,27 400,00 458,60 b. overige kosten 205,06 100,00 289,95 150,00 304,12 501,66 700,00 769,22 550,00 762,72 5 Promotie activiteiten 427,82 350,00 31,96 350,00 59,60 6 Bibliotheek en documentatie 0,00 30,00 321,96 150,00 119,90 7 Diversen (in jr. Jubileum) a. Bankkosten 57,16 60,00 65,73 b. Overige uitgaven vlgs specif. 187,70 500, ,04 b. Overige inkomsten vlgs specif. 0,00 0,00-356,00 (2014: zie toelichting) 161,06 250,00 244,86 560,00 834, , , , , ,80 Toelichting: In 2014 vierden we ons 25 jarig Jubileum; daarvoor werd, naast de begrote 500,--, 300,-- bijgedragen door de afdeling zelf. Namens het afdelingsbestuur: Wanneperveen, H Hillinga, voorzitter E G Heidmeijer, penningmeester 5-1 Verantwoording 2014 rek xls

11 NGV afdeling Drenthe en Noordwest Overijssel Eindverantwoording 2014 Reserverekening ontvangsten uitgaven Threant abonnementen 361,10 332,50 Threant abonn. verr. vlgs specif. 182,00 156,00 Postzegels Threant 29,69 - verkopen eigen uitgaven 26,50 - kosten deze ING-rekening 67,56 61,24 scannen advertenties ,00 - cadeaubonnen knippers advertenties - - Excursie's Arch. Assen/Zwolle 486,00 130,00 Excursie's Archieven Assen/Zwolle 486,00 135,93 Toegez. bijdr. in de Jubileumkosten - 300,00 saldo per , ,06 ontvangsten 873,60 462,50 uitgaven 830,25-653,17- saldo per , ,39 873,60 462,50 830,25 653,17 Opmerkingen bij de ontvangsten en de uitgaven: Bij Threant abonnementen worden de druk- en verzendkosten van de losse abonnementen verrekend met de ontvangen vergoedingen voor druk- en verzendkosten van de totale oplage. Dit bedrag bij uitgaven Threant betreft de verrekening van het jaar 2013 resp Voor een verdere specificatie van de cijfers: zie de administratie van deze NGVD-'spaarrekening' 5-2 Verantwoording 2014 rek xls

12 Toelichting en verantwoording jaarverslag penningmeester De Zaalhuur viel bijna 64,-- lager uit dan geraamd in de begroting. Dat is incl. de zaalhuur van de Jubileumdag. De Sprekers vroegen enkele keren helemaal geen vergoeding en hetzelfde geldt voor de Reiskosten van de sprekers. Deze bedragen vielen in 2014 ook weer laag uit. De kosten van Afdelingstijdschrift Threant kwamen boven de begroting. Dat komt volledig door het dikkere Jubileumnummer. Het aantal losse abonnementen daalt nog steeds. De Bestuurskosten waren wat betreft de reiskosten 60,-- hoger dan begroot, maar 20,-- lager dan in De overige kosten waren aanmerkelijk hoger dan gepland door attenties, de presentatie van de Advertentie-collectie en andere kosten i.v.m. het Jubileum. De begroting was te krap. De kosten van de Promotie-activiteiten vielen 290,-- lager uit dan begroot, omdat bij de begroting rekening was gehouden met de organisatie van een Voorouderdag. Besteed via/aan Jubileumdag. De kosten voor Bibliotheek waren 30,-- lager dan begroot. Er zijn wat boeken aangeschaft. Ook is veel werk besteed aan het uitleen-proces. Dat kan nu volledig via de website. Een hele klus. De post Diversen is (per saldo) is binnen Budget ( 560,--) + Toezegging ( 300,--) gebleven. Wél waren beide bedragen vrijwel volledig nodig om de Jubileum-kosten te dekken. De verkoop van CD's bleef 200,- - achter bij de planning; ook bleek het maken en verzenden van het Jubileum-nummer van Threant en het maken van de CD's duurder dan begroot. Door minder publiek werd minder gekocht; maar waren de consumptiekosten ook lager. Als ik dan de Begroting van 3.600,--, met 800,-- extra voor de kosten van het 25-jarig Jublileum, afzet tegen de uitgaven van 4.278,80 dan is de conclusie dat het toch binnen de begroting gebleven is. Penningmeester van de Afdeling Drenthe en Noordwest-Overijssel van de NGV. Bert Heidmeijer

13 NEDERLANDSE GENEALOGISCHE VERENIGING HOOFDBESTUUR Postbus 26, 1380 AA WEESP KvK: Bezoekadres Verenigingscentrum: Papelaan 6 WEESP tel: Secretaris: Arie van Herk tel: secretaris@ngv.nl Beknopt verslag Algemene Vergadering NGV d.d De voorzitter heet iedereen welkom op deze Algemene Vergadering (AV), het hoogst bevoegd orgaan van onze vereniging. Hij memoreert het 70 jarig bestaan van de vereniging, opgericht in december Dit in relatie tot zijn eigen herinnering aan 27 oktober 1944 en het ingezette Ardennen offensief. Hij was toen drie jaar en herinnert zich de voorbijrijdende amfibievoertuigen, dat hij sliep in een aardappelbak in de kelder van hun woonhuis dat door de bezetters was gevorderd. Zo gaan persoonlijke genealogische feiten en algemene zaken samen in familiegeschiedenis. De vernieuwende NGV-organisatie De NGV kent twee Onderdelen met respectievelijk de kernactiviteit Genealogie en Heraldiek De aanduiding van NGV-onderdelen: Afdeling: De 27 afdelingen Dienst: Een structurele eenheid ter facilitering van activiteiten in de organisatie Stuurgroep [SG]: Een tijdelijke eenheid ter facilitering van een aantal projecten of werkgroepen Werkgroep [WG]: Een tijdelijke of structurele eenheid ter facilitering van een (verander) activiteit Interessegroep [IG]: Een structurele groep, b.v. Genetische Genealogie, Joodse Genealogie, etc. Onderdeel: Een structurele eenheid ter facilitering van activiteiten in de NGV-organisatie Profielen: Lid: betaalt jaarlijkse contributie. Bij het niet voldoen hiervan - ook niet na aanmaning volgens huidige procedure - volgt de overgang naar Slaper Een lid wordt op basis van de postcode ingedeeld bij een afdeling, of op basis van de aangegeven voorkeur bij een andere afdeling. Bijkomend lid: Ontvangt dezelfde faciliteiten als een lid in de gekozen 2 e afdeling Gast: krijgt toegang tot 3 maanden na registratie, dan volgt de uitnodiging lid te worden. Indien de uitnodiging na 2 maanden niet is geaccepteerd volgt een overgang naar Slaper Slaper: registratie om administratieve redenen (o.a. GensDataPro, stamboomcontainer, medewerker digitalisering). Bij elk profiel kan vastgelegd worden of de betrokkene GensDataPro heeft gekocht en recht heeft op support. Als alleen GDP is aangeschaft krijgt deze persoon het profiel Slaper De faciliteiten per profiel: Ingedeeld naar één afdeling volgens postcode woonplaats of naar eigen voorkeur. (buitenlandse adressen worden ingedeeld of naar eigen voorkeur of bij de afdeling Amsterdam) Lid Gast Slaper Ja Ja Ja Ontvangt het (papieren) afdelingsblad Ja Nee Nee Ontvangt digitale berichten van de afdeling Ja Ja Nee Ontvangt Gens Nostra Ja Nee Nee Ontvangt de digitale NGV Nieuwsbrief Ja Ja Ja Heeft toegang tot het Verenigingscentrum Ja Tegen betaling Tegen betaling Heeft de mogelijkheid voor zelf-registratie bij andere afdelingen of Ja Nee Nee bij interessegroepen of bij het onderdeel Heraldiek-NGV Ontvangt digitale berichten van interessegroepen of het Ja Ja Nee onderdeel Heraldiek-NGV Indien geregistreerd als GDP-koper, of beheerder van een stamboomcontainer, of medewerker digitalisering, dan ontvangt betrokkene alle berichten van deze groep Ja Ja Ja Document: _beknopt_verslag_AV_v0-1.docx Pagina : 1

14 Opmerking bij de faciliteiten: Extra creditpunten krijgen alleen leden of personen die indexeren Een Gast of Slaper krijgt bij het zoeken in de database met verzamelingen wel informatie over de gevonden items, maar geen detailinformatie De werkgroep Familieorganisaties krijgt de aanduiding Interessegroep binnen de kernactiviteit Genealogie De Functionele afd. Heraldiek krijgt de aanduiding Heraldiek-NGV binnen de kernactiviteit Heraldiek Effectuering vindt zo spoedig mogelijk plaats na invulling van diverse functies en overleg met de subonderdelen Heraldisch archief, Redactie Heraldisch Tijdschrift, PR Heraldiek, College Heraldiek, Webstek Heraldiek, Heraldische dag / Thema sessies, Wapenregistratie en Zegels. Wapenregistratie Het hoofdbestuur krijgt ruimte van de AV om de haalbaarheid na te gaan om in een samenwerkingsverband tussen Heraldiek-NGV en de Hollandse Vereniging Ons Voorgeslacht activiteiten op gebied van wapenregistratie gezamenlijk uit te voeren. Heraldisch Tijdschrift (HT) Het HT is een belangrijk medium over Heraldische onderwerpen. Er wordt een redactiestatuut opgesteld en bij de inrichting van het onderdeel Heraldiek-NGV wordt de positie van de redactie nader besproken. Statutenwijziging De statuten van de vereniging en het huishoudelijk regelement vraagt om onderhoud. De vandaag in de AV genomen besluiten dienen verwerkt te worden. De AV geeft het bestuur opdracht om beide documenten aan te passen en deze in de AV voorjaar 2015 ter besluitvorming voor te leggen. Daarna volgt effectuering via een notaris. De AV geeft het HB mandaat om bovenstaande besluiten over de vernieuwende NGV-organisatie in de komende periode, vooruitlopend op de nieuwe statuten en huishoudelijk reglement, in te voeren. De nieuwe NGV-organisatie Algemene Vergadering Afdelingsafgevaardigde Externe contacten Hoofdbestuur Afdelingen (27) Regio-overleg (6) Afdelingsbesturen Leden Directeur VC Diensten: Diensten VC: Werk- Groepen: Interesse- Groepen: Onderdeel: Heraldiek NGV Bestellingen Computergenealogie (incl. helpdesk GDP) Contactdienst Contributieadm. Gens Nostra IT-Groep Ledenadministratie Nieuwsbrief Public Relations Secretariaat Web-redactie Bibliotheek - boeken en tijdschriften Biografische documentatie ICT-VC Interne dienstverlening Knipseldienst Microfiches Administratieve processen Collectiebeheer Digitalisering Kadervorming Verenigingscentrum Familieorganisaties Genetische genealogie Gens Data Pro Joodse genealogie Vlamingen in NL vóór 1700 Heraldisch archief Redactie Heraldisch Tijdschrift PR Heraldiek College Heraldiek Web-stek Heraldiek Heraldische dag Thema sessies Wapenregistratie Zegels Document: _beknopt_verslag_AV_v0-1.docx Pagina : 2

15 Contributiewijziging en begroting 2015 Er is in de AV langdurig gediscussieerd over de voorgenomen contributiewijziging in relatie tot de begroting. De contributie is vanaf ,- en indexering is niet doorgevoerd terwijl de kosten wel jaarlijks zijn gestegen. Helaas zitten we nu met een inhaalslag. In de begroting zitten een aantal, sterk gestegen, hoge kostenposten. Deze zijn: onderhoud van het verenigingscentrum, druk- en portokosten van Gens Nostra, budget voor activiteiten in de afdelingen. Bij stemming over de contributiewijziging en de begroting zijn 17 afdelingen voor, 10 afdelingen tegen en 1 afdeling is afwezig. Vertaalt naar ledenaantal zijn 5741 leden voor, 2052 leden tegen en 260 leden hebben geen invloed. Met deze uitkomst is de contributieverhoging en de begroting vastgesteld. Het hoofdbestuur wordt gevraagd om: o Een meer-jaren begroting op te stellen o Te zoeken naar een verlaging van de uitgaven in de hoge posten. o Een toelichting op te stellen voor de AV hoe deze kosten zijn ontstaan en ontdekt Het hoofdbestuur geeft aan dat zij de aangegeven suggestie zal beoordelen op haalbaarheid en het effect er van op uitgaven of inkomsten. De contributiebedragen voor 2015: Item Huidig bedrag p.j. Voorgesteld bedrag p.j. Lidmaatschap (voor één afdeling, incl. Gens Nostra) 39,- 46,- Lidmaatschap (idem bij automatische afschrijving) 38,- 45,- Gezinslid 9,- 11,- Bijkomend lidmaatschap (voor één afdeling) 9,- 11,- Buitenlandse leden (automatische afschrijving verplicht) Doorbelasting portokosten Gens Nostra 49,- 49,- 40,- Idem bij digitale toezending van Gens Nostra 49,- Buitengewone leden (organisaties) 39,- 46,- Buitengewone leden (bij automatische afschrijving) 38,- 45,- Heraldisch tijdschrift 18,- 20,- Heraldisch tijdschrift voor niet leden 20,- 30,- Heraldisch tijdschrift voor niet leden (buitenland) 25,- 40,- Vacatures hoofdbestuur: In het hoofdbestuur zijn nu twee vacatures en in het voorjaar komt er een derde. Het betreft twee algemeen bestuurslid met een volgend profiel: Bekend met de structuur van en de activiteiten in de NGV-vereniging Specifieke kennis en ervaring in het organiseren van manifestaties Specifieke kennis en ervaring in archieven en / of bibliotheken Specifieke kennis en ervaring in ICT en web-omgevingen Verder is er een vacature van 2 e penningmeester met een volgend profiel: Bekend met de structuur van en de activiteiten in de NGV-vereniging Specifieke kennis en ervaring met financiële administraties, (de-)centrale begrotingen en verantwoordingen. Belangstellenden kunnen zich aanmelden via secretaris@ngv.nl en ontvangen dan een uitnodiging voor een gesprek. Tot slot wordt aan het eind van de AV een korte demonstratie gegeven over Facebook account van de NGV en de resultaten van digitalisering van o.a. rouwkaarten. De voorzitter bedankt iedere aanwezige voor haar of zijn inbreng en betrokkenheid en wenst iedereen een goede thuisreis. Arie van Herk, Secretaris NGV. Document: _beknopt_verslag_AV_v0-1.docx Pagina : 3

16 KORT VERSLAG VAN HET REGIO-OVERLEG NOORD OP WOENSDAG 21 JANUARI BIJ VAN DER VALK IN DRACHTEN Aanwezig: de voorzitters van de regio s Groningen (de heer Gert Zuidema), Friesland (dhr. Ds. George Schepperle), Drenthe en Noordwest-Overijssel (de heer Harm Hillinga), alsmede de heer Arie van Herk, secretaris van het hoofdbestuur van de NGV. Onderwerpen die aan de orde zijn geweest: 01. Voorstellen van de aanwezigen. Voorgelegd wordt een abonnementswijziging, nl met en zonder Gens Nostra en met Gens Nostra digitaal. Niet alle leden stellen Gens Nostra op prijs en hier kunnen kostenbesparingen worden behaald. Tijdens de bijeenkomsten ook adressen op de presentielijsten laten invullen. Deze kunnen dan worden gebruikt als het om een gast gaat die bijv. nog niet staat geregistreerd in de database. Het resultaat kan meer bezoekers opleveren. De afd. Drenthe en Noordwest-Overijssel is het niet eens met het puntensysteem. Elk lid krijgt 200 punten om de advertenties in te zien en als deze gebruikt zijn, kan met de documenten zelf niet meer zien. Er kunnen wel extra punten verdiend worden met digitaliseren. De aanname is dat een lid niet digitaliseert om punten te verdienen, maar omdat hij/zij dit leuk vindt. Ieder lid betaalt veel geld voor een abonnement en moet daarmee te allen tijde het recht krijgen om de database, alsmede de documenten, zonder belemmeringen te doorzoeken. De voorzitters zijn het daarmee eens, evenals de heer Van Herk. Hij zal dit inbrengen in het HB. Het HB heeft hierover van onze afdeling ook een brief ontvangen of zal deze nog ontvangen. 02. Gezamenlijk verzending afdelingsbladen. Voordeel: mogelijk lagere kosten. Conclusie: Een en ander blijkt niet mogelijk te zijn i.v.m. de frequentie van de uitgaves, aantal uitgaves per afdeling, afstanden en/of eventuele verzendkosten naar de drukker. 03. Gezamenlijk druk van de afdelingsbladen. Voordeel: mogelijk lagere kosten. Zoals onze afdeling werkt met Promens Care zijn nog lagere kosten zeer waarschijnlijk niet haalbaar. Zie ook conclusie punt 2. Dhr. Van Herk heeft de drukkosten van onze afdeling te hoog ingeschat. 04. Digitaal beschikbaar stellen van de afdelingsbladen. Bij de drie afdelingen is een en ander al wel eens ter sprake geweest, maar men vindt dat hiervoor geen beleid moet worden gemaakt vanuit het HB. Geen van de drie afdelingen verstuurt uitsluitend digitaal de afdelingsbladen. Het blad is het visitekaartje en hét communicatiemiddel van de afdeling. 05. Afstemming over lezingen en andere activiteiten. Het zou goed zijn als de drie afdelingen elkaars activiteiten aan elkaar door zouden geven, zodat er meer publicatie komt in de afdelingsbladen. 06. Opkomst afdelingsbijeenkomsten. Er is veel gesproken over de verschillende bijeenkomsten die de afdelingen hebben. De afd. Groningen werkt bij de bijeenkomsten samen met Stad en Lande en met het Gronings Archief. De bijeenkomsten vinden ook in het archief plaats, daardoor kunnen de kosten laag gehouden worden en komt er veel publiek, 60 tot 70 personen. Bij de afd. Friesland maakt men zich momenteel geen zorgen over de opkomst, maar bij de afd. Drenthe loopt de opkomst terug. Het bestuur denkt na over te nemen stappen. 07. Informatiebehoefte vanuit het HB. Informatie d.m.v. een bestuursbulletin wordt op prijs gesteld. De heer Van Herk deelt mede dat hij hiervoor zal zorgdragen en dat dit ook al in het HB is vastgelegd. 08. Vervolgafspraak. Arie van Herk zal het bovenstaande bespreken in het HB. Vervolgens zal een inventarisatie worden gemaakt van het overleg dat al heeft plaatsgevonden tussen andere afdelingen. Aan de hand daarvan wordt bekeken of regio-overleg zinvol is en reden is om dit door te zetten. Verslag: Harm Hillinga