Ombudscommissie Hoeksche. Waard

Transcriptie

1 Ombudscommissie Hoeksche Waard E H C S K E HO E I S 6 S I 1 M 0 2 M O G C S A D L S BU R M O VE R A JA D R AA W

2 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE... 1 VOORWOORD INLEIDING TAAK EN WERKWIJZE ONTVANGEN KLACHTEN CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN BIJLAGE PROCESBESCHRIJVING BIJLAGE VERZENDLIJST BIJLAGE (NEVEN)FUNCTIES BIJLAGE BEHOORLIJKHEIDSNORMEN Kernwaarden Open en duidelijk Respectvol Betrokken en oplossingsgericht Eerlijk en betrouwbaar... 20

3 Voorwoord Geachte deelnemers, Hierbij bied ik u het jaarverslag 2016 aan. De Ombudscommissie kan door haar bemiddelende rol bijdragen aan het oplossen van problemen van klagende burgers. Tevens kan de commissie adviezen en aanbevelingen geven over het functioneren van de organisaties in hun houding naar de burgers. Zo kan het ombudswerk bijdragen aan meer wederzijds begrip voor elkaars situatie, rollen en taken. De commissie is op zoek gegaan hoe zij daarin meer een rol van betekenis kan spelen. Een eerste aanzet is gegeven door een bijeenkomst te organiseren met de klachtencoördinatoren. Medewerkers van de Nationale Ombudsman hebben bij deze gelegenheid een presentatie gegeven. Na het ontstaan van een vacature eind 2015 is mevrouw mr. K. Boshuizen-Snoeij op 29 juni 2016 tot de Ombudscommissie toegetreden. Het jaarverslag dat voor u ligt, geeft inzicht in het aantal ingediende klachtverzoeken en de wijze van afdoening/advisering. Wat opvalt, is het aantal doorverwijzingen. Daaruit komt het beeld naar voren dat er nog onvoldoende bekendheid is met de Ombudscommissie en de 'interne klachtprocedure'. Daarom doen wij de aanbeveling hieraan in de communicatie van de gemeenten en overige deelnemers meer aandacht en bekendheid te geven. De voorzitter van de commissie, mr. B. Huizenaar 2

4 1. Inleiding Medio 2005 hebben de raden van de gemeenten in de Hoeksche Waard en besturen van drie regionale gemeenschappelijke regelingen besloten tot de oprichting per 1 januari 2006 van de Ombudscommissie Hoeksche Waard (hierna: Ombudscommissie). In 2006 en 2015 zijn nog drie gemeenschappelijke regelingen toegetreden. De Ombudscommissie behandelt tegenwoordig verzoekschriften (klachten) van burgers over het bestuur en medewerkers van de volgende aangesloten gemeenten en samenwerkingsverbanden: gemeente Binnenmaas; gemeente Cromstrijen; gemeente Korendijk; gemeente Oud-Beijerland; gemeente Strijen; Werk & Inkomen Hoeksche Waard te Oud-Beijerland Regionale Afvalstoffendienst Hoeksche Waard (RAD) te Westmaas; Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) te Klaaswaal; Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard (SOHW) te Strijen; ICT-samenwerking Hoeksche Waard (ISHW) te Maasdam. De Ombudscommissie bestaat nu uit de volgende leden: De heer Mr. B. Huizenaar Voorzitter De heer K.A. de Vlaam Secretaris Mevrouw Mr. A.J. Groenendijk Lid/plv. voorzitter Mevrouw A. Twilt Plv. lid Mevrouw K. Boshuizen-Snoeij Plv. lid 3

5 2. Taak en werkwijze De taak van de Ombudscommissie is geregeld in de Wet extern klachtrecht, waarvan de meeste bepalingen zijn te vinden in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de gemeenschappelijke regeling Ombudscommissie Hoeksche Waard. De commissie heeft tot taak de haar voorgelegde klachten over gedragingen van bestuurders en medewerkers van de deelnemende organisaties te onderzoeken en daarover een oordeel uit te spreken (extern klachtrecht). Voordat de Ombudscommissie een klacht in behandeling kan nemen, moet een klacht zijn ingediend bij het betreffende bestuursorgaan. De wet schrijft voor dat eerst deze interne klachtenprocedure wordt doorlopen. Het idee hierachter is dat het bestuursorgaan bekend moet zijn met het ongenoegen, lees de klacht, en zelf eerst in de gelegenheid wordt gesteld de klacht te behandelen, voordat een externe instantie hierover oordeelt. Is de klager niet tevreden met de uitkomst van de procedure of de manier waarop zijn klacht is behandeld, dan komt de Ombudscommissie in beeld. Het begrip klacht is ruim, omdat de wet geen definitie geeft van het begrip. De Ombudscommissie hanteert, conform de praktijk, een vrij ruime omschrijving: alle uitingen van ongenoegen die geen bezwaar- of beroepschrift zijn, zijn te beschouwen als klacht. Het kan hierbij dus gaan om een gedraging van een met name genoemde medewerker, van het bestuursorgaan of organisatie in het algemeen. Echter, niet elke brief kan in behandeling worden genomen. De wet sluit een aantal gevallen uit, waarin de Ombudscommissie niet mag optreden. Ook geeft de wet aan in welke gevallen de commissie niet verplicht is een klacht in behandeling te nemen. Zo kan niet geklaagd worden over algemene regels en evenmin als zaken voorgelegd kunnen worden of voorgelegd zijn aan een rechter. De Ombudscommissie bestaat uit onafhankelijke en onpartijdige personen die niet werkzaam zijn bij of onder de verantwoordelijkheid vallen van één van de deelnemende organisaties. Deze eis vloeit voort uit de wet. Om die reden moeten de leden ook hun nevenfuncties bekendmaken. Dit volgt uit artikel 81r van de Gemeentewet. De nevenfuncties zijn opgenomen in bijlage 3 van dit verslag. De informatie is tevens te vinden op de website van de Ombudscommissie ( Klachten worden inhoudelijk behandeld door de Ombudscommissie. De ambtelijke ondersteuning vindt plaats door een (juridisch) medewerkster van de gemeente Strijen. Deze persoon treedt op als contactpersoon en beheert het secretariaat van de Ombudscommissie. Bij haar werkzaamheden zoekt de Ombudscommissie aansluiting bij de normen die landelijk gebruikelijk zijn voor behoorlijk overheidsgedrag. De behoorlijkheidsnormen kennen vier kernwaarden die staan voor een behoorlijke overheid, namelijk een overheid die: open en duidelijk, respectvol, betrokken en oplossingsgericht, alsmede eerlijk en betrouwbaar optreedt. De behoorlijkheidsnormen zijn uitgewerkt in 22 vereisten, die in bijlage 4 van dit jaarverslag zijn opgenomen. De Ombudscommissie Hoeksche Waard is aangesloten bij de landelijke Vereniging voor Klachtrecht. Aan door deze vereniging belegde vergaderingen en studiedagen wordt deelgenomen. 4

6 3. Ontvangen klachten In 2016 zijn in totaal 26 schriftelijke klachten ontvangen en 32 telefonische klachten c.q. verzoeken om informatie. De ontvangen klachten zijn ingediend tegen diverse deelnemers in de regeling. Het totale aantal klachten is vergelijkbaar met andere jaren. Er zijn geen klachten ingediend tegen gedragingen van de Ombudscommissie zelf. Verzoeken om informatie zijn niet alleen klachten, maar ook vragen of opmerkingen van burgers. Door doorsturen, adviseren en bemiddelen wordt het overgrote deel van de klachten opgelost. In het jaar 2016 hebben 2 klachten geleid tot een onderzoek en een rapport van de commissie. Daarnaast zijn in 2016 nog 2 klachten afgehandeld welke in 2015 zijn ingediend. De afhandeling van deze klachten heeft in 2016 plaatsgevonden. In totaal zijn in 2016 dan ook 4 rapporten uitgebracht. Hieronder is een overzicht gegeven waarin de aantallen van 2016 zijn vergeleken met de voorgaande jaren. Jaar Telefonisch Schriftelijk Rapporten In de onderstaande twee overzichten worden de ontvangen klachten beschreven. Het betreft een overzicht van de telefonische klachten/verzoeken om informatie en een overzicht van de schriftelijke klachten die niet hebben geleid tot een onderzoeksrapport. In de overzichten wordt aangegeven op welke wijze de klachten zijn afgehandeld. Telefonische klachten/verzoeken om informatie Nummer Datum Instantie Onderwerp Afhandeling HW Wonen Verkrijgen huurwoning Niet bevoegd, verwezen naar HW Wonen SVHW Retournering belasting Informatie verstrekt en verwezen naar SVHW SVHW Invordering, beslag en deurwaarder WIHW Verrichte arbeid Verwezen naar bezwaarmogelijkheden 5

7 Nummer Datum Instantie Onderwerp Afhandeling WIHW Onjuiste jaaropgave Verwezen naar WIHW verkregen SVHW Correspondentie met Verwezen naar SVHW onjuiste documenten in dossier cliënte SVHW Aanmaning aanslagen 2014 Verwezen naar SVHW en SVHW Splitsen belastingaanslag in twee delen Verwezen naar bezwaarmogelijkheden SVHW Niet terugbellen Contact opgenomen met SVHW met verzoek vraag van betrokkene af te handelen Korendijk Behandeling in handhavingsprocedure Stuurt meer informatie toe Gemeente Vraag over procedure in het kader van arbeidsrelatie zoon bij gemeente in Hoeksche Waard Binnenmaas Handhavingsprocedure bestemming bedrijfswoning na beëindiging bedrijf Oud-Beijerland Uitblijven reactie bij aanvraag WMO voorziening SOHW/Strijen Procedure veerpont Strijensas-Moerdijk Gemeente Leeftijdsdiscriminatie bij sollicitatie WIHW Uitblijven reactie bij aanvraag bijstand WIHW Foutieve beoordeling jaarinkomen SVHW Vraag over behandeltermijn van 1 jaar bij bezwaarschriften SVHW Afbetalingsregeling/dwang bevel Buren Problemen met geluid opladen elektrische auto buurman Niet bevoegd, verwezen naar Juridisch Loket Verwezen naar bezwaarmogelijkheden Verwezen naar het college voor de rechten van de mens Verwezen naar Juridisch Loket Informatie verstrekt en verwezen naar SVHW Verwezen naar bezwaarmogelijkheden Informatie verstrekt Binnenmaas Behandeling Wob verzoek Informatie verstrekt Cromstrijen Beantwoording verzoek verbreden straat Cromstrijen Vragen over inschrijving in woning na schuldhulpverlening Oud-Beijerland Verstrekking paspoort zoon middels als gestolen geregistreerd paspoort Verwezen naar gemeente 6

8 Nummer Datum Instantie Onderwerp Afhandeling Binnenmaas Gedragingen gemeente n.a.v. indienen klacht over gedragingen buurman Binnenmaas Gedragingen gemeente n.a.v. indienen klacht over gedragingen buurman SVHW Hoogte WOZ waarde en afwijzen kwijtschelding WIHW Vragen over andere afbetalingsregeling wasautomaten met bijstand SVHW Samenvoegen van twee aanslagen voor woning en bedrijfspand SVHW Beslaglegging, niet aangekomen correspondentie en aanvraag SVHW Correspondentie over belasting aanslag niet digitaal Oud-Beijerland Ongelijke behandeling t.o.v. concurrerende cafés, boetes en vergunningverlening Informatie verstrekt Verwezen naar Juridisch Loket en interne regeling Informatie verstrekt en verwezen naar SVHW Schriftelijke klachten die niet hebben geleid tot een onderzoeksrapport Nummer Datum Instantie Onderwerp Afhandeling SVHW Hoogte belasting Informatie verstrekt over indienen bezwaarschrift Gemeenten Verzoek om gemeenten te Verwezen naar gemeenten benaderen inzake bereikbaar maken van faciliteiten voor minima en ouderen SVHW Wijze van behandeling verzoek kwijtschelding en onjuiste namen op website Informatie verstrekt en klacht doorgegeven aan SVHW Cromstrijen Niet ontvankelijk verklaren klacht door gemeente SVHW Afvalstoffenheffing en gedrag medewerkers SVHW Aanslag niet voor alle eigenaren van woning digitaal inzichtelijk + storende taalfouten in correspondentie Brief gezonden met toelichting Ombudscommissie niet bevoegd Verwezen naar beroepsmogelijkheden en naar interne regeling 7

9 Nummer Datum Instantie Onderwerp Afhandeling Cromstrijen Niet betrokken bij Verwezen naar gemeente voorbereiding besluit randweg Klaaswaal Korendijk Behandeling in handhavingsprocedure Gemeente verzocht klacht in behandeling te nemen SVHW Restitutie en kwijtschelding Verwezen naar SVHW belastingen en waterschapslasten RAD PMD zakken niet opgehaald Contact opgenomen met RAD RAD haalt zakken alsnog op SVHW Verzoek bijstaan betrokkene in Verwezen naar Juridisch Loket procedure aanvechten belastingen SVHW Afhandeling bezwaarschrift Verwezen naar beroepsmogelijkheden en naar interne regeling SVHW Geen reactie op bezwaarschrift Informatie verstrekt over termijn voor behandelen bezwaarschrift Oud- Verkeersmaatregelen en Beijerland overlast door vrachtverkeer SVHW Betalingsregeling Informatie verstrekt Gemeente WMO en functioneren gemeentelijke instantie. Verzoek om gesprek met leden Ombudscommissie Oud- Situatie Rembrandtstraat Beijerland SVHW Technische problemen bij digitaal loket indienen bezwaar en communicatie Cromstrijen Niet tijdig reageren op correspondentie, niet inhoudelijk ingaan op vragen, conclusies o.b.v. aannames SOHW Contact gegevens project Vlietmonding SVHW Kwijtschelding en betalingsregeling Oud- Beijerland Weigeren verplaatsen bushalte/luchtkwaliteit en gedragingen in procedure Cromstrijen Eigen bijdrage leerlingenvervoer Korendijk Gedragingen in diverse dossiers Geen gesprek aangegaan en informatie verstrekt over indienen klacht Verwezen naar gemeente en juridisch adviseur Informatie verstrekt en verwezen naar interne regeling Informatie verstrekt en verwezen naar gemeente Contact gegevens SOHW verstrekt Klacht ter behandeling doorgezonden aan SVHW Verwezen naar beroepsmogelijkheden en naar interne regeling Informatie verstrekt en verwezen naar interne regeling 8

10 Schriftelijke klachten die hebben geleid tot een onderzoeksrapport In 2016 hebben 2 klachten geleid tot een onderzoek en een rapport van de commissie. Dit houdt onder meer in dat er een hoorzitting heeft plaatsgevonden met de klagers en beklaagden en dat er een rapport is uitgebracht waarin de commissie een oordeel geeft over de vraag of de gedragingen wel of niet behoorlijk waren. Hieronder is summier de inhoud van de rapporten opgenomen. In 2016 zijn daarnaast 2 klachten afgehandeld welke in 2015 zijn ingediend. Ook hiervan treft u een korte weergave van deze rapporten in dit jaarverslag aan. De volledige rapporten zijn geanonimiseerd te vinden op de website: De volgende onderzoeken hebben plaatsgevonden: Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Bij brief van 6 mei 2015 heeft klager een klacht ingediend bij SVHW. De klacht ziet toe op de weigering van SVHW om klager ambtshalve kwijtschelding te verlenen van te veel betaalde OZBgebruiksbelasting voor twee woonzorgcentra. SVHW heeft bij brief van 6 juli 2015 aan klager meegedeeld dat de klacht niet in behandeling wordt genomen omdat de klacht is gericht tegen een besluit en niet tegen een gedraging van een ambtenaar of bestuursorgaan. Op 9 juli 2015 dient klager een klacht in bij de Ombudscommissie Hoeksche Waard over SVHW. Naar aanleiding van deze klacht heeft de Ombudscommissie aan SVHW gemotiveerd dat het begrip gedraging te beperkt door hen is uitgelegd. Gelet hierop is verzocht de klacht alsnog inhoudelijk te behandelen. Hieraan heeft SVHW gevolg gegeven. Omdat de klacht niet naar tevredenheid werd opgelost, heeft klager de Ombudscommissie verzocht de klacht alsnog inhoudelijk te beoordelen. De Ombudscommissie heeft de handelingen waartegen de klacht zich richt getoetst aan de kernwaarden open en duidelijk en respectvol. Van de kernwaarde open en duidelijk maken een goede informatieverstrekking en een goede motivering deel uit. De Ombudscommissie is van oordeel dat SVHW deze behoorlijkheidsnormen heeft geschonden omdat de feiten door SVHW niet zorgvuldig zijn weergegeven en er een onvoldoende afweging heeft plaatsgevonden op basis van de beleidsregels zoals SVHW die hanteert. Het schenden van deze behoorlijkheidsnormen heeft echter niet tot gevolg dat het verzoek van klager alsnog gehonoreerd moet worden. Van de kernwaarde respectvol maakt fair play deel uit. Dit houdt in dat de overheid de burger de mogelijkheid geeft om zijn procedurele kansen te benutten en daarbij voor een eerlijke gang van zaken zorgt. De Ombudscommissie constateert dat de klachtbehandeling door SVHW onvoldoende heeft plaatsgevonden. Hierdoor is de behoorlijkheidsnorm van fair play eveneens geschonden. 9

11 Regionale Afvalstoffendienst Hoeksche Waard (RAD) Bij brief van 28 december 2015 is een klacht ingediend bij de Ombudscommissie over de RAD. De klacht heeft betrekking op het op oneigenlijke gronden verwijderen van een bovengrondse restafvalcontainer nabij een seniorencomplex. Door het verwijderen van de container moeten de bewoners hun restafval nu deponeren in een (nieuwe) ondergrondse restafvalcontainer op 150 meter van het complex. Klagers zijn van mening dat onvoldoende rekening is gehouden met de belangen van de bewoners van het complex. De Ombudscommissie heeft de handelingen waartegen de klacht zich richt getoetst aan de kernwaarde open en duidelijk. Hiervan maken transparantie, goede informatieverstrekking, luisteren naar de burger en goede motivering onderdeel uit. Ten aanzien hiervan heeft de Ombudscommissie het volgende geconstateerd: Doordat de RAD pas in een laat stadium kenbaarheid heeft gegeven aan de nieuwe locatie voor de restafvalcontainer is de behoorlijkheidsnorm van transparantie geschonden. De behoorlijkheidsnorm goede informatieverstrekking is niet geschonden. De behoorlijkheidsnorm van luisteren naar de burger is niet geschonden. Om het realiseren van een ondergrondse container nabij het seniorencomplex mogelijk te maken kon de RAD gebruik maken van de hardheidsclausule uit de van toepassing zijnde beleidsregel. De RAD heeft bij de afweging of toepassing kon worden gegeven aan deze hardheidsclausule de behoorlijkheidsnorm van goede motivering: - niet geschonden voor wat betreft de uitleg over de veiligheid (het achteruitrijden), de mogelijkheid (de aanwezigheid van kabels en leidingen) en de toegenomen loopafstand. - wel geschonden voor wat betreft het standpunt dat het beleid van de RAD geen rekening houdt met het type woningen ten behoeve waarvan een (ondergrondse) restafvalcontainer wordt geplaatst Gemeente Oud-Beijerland Op 15 april 2016 dient klager een klacht in bij de Ombudscommissie over gemeente Oud-Beijerland. De klacht ziet toe op het feit dat de gemeente klager niet heeft betrokken bij de besluitvorming tot het aanbrengen van een drijfbalk in de watergang achter de woning van klager. De Ombudscommissie heeft de handelingen waartegen de klacht zich richt getoetst aan de kernwaarden eerlijk en betrouwbaar en respectvol. Van de kernwaarde eerlijk en betrouwbaar maakt betrouwbaarheid deel uit. De overheid handelt binnen het wettelijk kader eerlijk en oprecht en doet wat zij zegt. De overheid komt afspraken en toezeggingen na. Als de overheid gerechtvaardigde verwachtingen heeft gewekt bij een burger, moet zij deze ook honoreren. De gemeente Oud-Beijerland heeft eerder al erkend dat het proces rond de plaatsing van de drijfbalk niet geheel goed en conform eerdere toezeggingen is verlopen. Gelet hierop heeft de Ombudscommissie geoordeeld dat er in dit stadium geen sprake is van schending van de behoorlijkheidsnorm van betrouwbaarheid. 10

12 Van de kernwaarde respectvol maakt fair play deel uit. De Ombudscommissie constateert dat de klachtbehandeling door gemeente Oud-Beijerland voor wat betreft de tijdsduur van de behandeling van de klacht en het achterwege laten van een hoorzitting niet geheel conform de daarvoor gestelde (wettelijke) eisen heeft plaatsgevonden. Hierdoor is de behoorlijkheidsnorm van fair play geschonden Samenwerkingsverband Vastgoedinformatie Heffing en Waardebepaling (SVHW) Bij brief van 8 mei 2016 is een klacht ontvangen over SVHW. De klacht is drieledig: 1. het afwijzen van een verzoek om kwijtschelding van de aanslagen gemeentelijke heffingen 2016 en waterschapsbelastingen het niet nakomen van de toezegging van SVHW dat uitstel van betaling wordt verleend, totdat op het beroepschrift tegen de uitspraak op zijn verzoek om kwijtschelding is beslist. 3. het niet conform de Algemene wet bestuursrecht behandelen van de door klager ingediende klachten. De Ombudscommissie heeft de handelingen waartegen de klachten zich richten getoetst aan de kernwaarden open en duidelijk, eerlijk en betrouwbaar en respectvol. Van de kernwaarde open en duidelijk maakt een goede motivering deel uit. De Ombudscommissie is van oordeel dat SVHW de behoorlijkheidsnorm van een goede motivering niet heeft geschonden. Wel geeft de commissie in overweging om de motivering van afwijzingsbeschikkingen aan te passen. In deze beschikkingen ontbreekt een berekening op basis waarvan SVHW concludeert dat de betalingscapaciteit van een betrokkene voldoende is om de aanslagen te voldoen. Deze berekening wordt pas bij de beslissing op een beroepschrift toegevoegd. Wanneer een dergelijke berekening bij de primaire beslissing wordt toegevoegd, is dit voor een betrokkene wellicht een reden om af te zien van het indienen van een beroepschrift. Van de kernwaarde eerlijk en betrouwbaar maakt betrouwbaarheid deel uit. De Ombudscommissie is van oordeel dat SVHW deze behoorlijkheidsnorm heeft geschonden omdat de schriftelijke toezegging van SVHW dat uitstel van betaling wordt verleend, totdat op het beroepschrift tegen de uitspraak op het verzoek om kwijtschelding is beslist, niet is nagekomen. Van de kernwaarde respectvol maakt fair play deel uit. De Ombudscommissie constateert dat de klachtbehandeling door SVHW niet conform de wettelijke bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht heeft plaatsgevonden. Hierdoor is de behoorlijkheidsnorm van fair play geschonden. 11

13 4. Conclusies en aanbevelingen De Ombudscommissie heeft in 2016 een vergelijkbaar aantal klachten ontvangen als in de voorgaande jaren. Uit het overzicht blijkt -net als in de andere jaren- dat het merendeel van de klagers wordt doorverwezen omdat de klacht inhoudelijk niet bij de Ombudscommissie thuis hoort of omdat men de klacht niet eerst bij de betreffende instantie heeft ingediend. Het merendeel van de klachten moest dus eerst behandeld worden door de deelnemers zelf. Uit deze terugverwijzingen blijkt nog steeds dat een goede informatievoorziening over het indienen van klachten onontbeerlijk is. Het blijft een punt van aandacht voor elk van de deelnemers. Het is de Ombudscommissie in 2016 opgevallen dat er meer juridisch gerichte vragen gesteld worden, bijvoorbeeld over afhandelingstermijnen van besluiten, maar ook over het bijstaan van inwoners in juridische procedures. Dergelijke vragen horen niet bij de Ombudscommissie thuis. Mensen worden in dat verband verwezen naar de deelnemers zelf, het Juridisch Loket of een advocaat/rechtswinkel. Met de klachtencoördinatoren van de aangesloten deelnemers is regelmatig (en een goed) contact over lopende zaken en over klachten die door de Ombudscommissie ontvangen worden, maar door de deelnemende instantie gemakkelijk kunnen worden opgelost. Ook nu weer constateert de Ombudscommissie naar tevredenheid dat zaken over het algemeen snel en effectief door de klachtencoördinatoren worden opgepakt. In 2016 heeft een bijeenkomst met klachtencoördinatoren plaatsgevonden waarin zij kennis konden maken met de leden van de Ombudscommissie. Tijdens deze bijeenkomst is een presentatie gegeven door medewerkers van het bureau Nationale Ombudsman, waarbij een toelichting gegeven is op de wijze van klachtbehandeling door de Nationale Ombudsman. Door aanwezigen is aangegeven dat het gewenst is om de contacten tussen klachtencoördinatoren te behouden zodat kennis en ervaringen met elkaar uitgewisseld kunnen blijven worden. 12

14 Bijlage 1 Procesbeschrijving Processtap Het verzoekschrift (of klacht) wordt ontvangen via: Postbus 5881, 3290 EA STRIJEN of info@ombudscommissiehoekschewaard.nl Awb-grondslag De eerste beoordeling van de klacht vindt plaats door de ambtelijk ondersteuner, die hierbij overleg pleegt met de commissie. Bij deze beoordeling wordt onder meer betrokken: Is er bezwaar/beroep/beklag mogelijk; 9:19 Is voldaan is aan de eis van de interne voorprocedure; 9:20 Is de Ombudscommissie wel bevoegd de klacht te behandelen; 9:22 Is er sprake van een situatie dat de Ombudscommissie wel bevoegd is, maar niet 9:23 en 9:24 verplicht is de klacht te behandelen; Is de klacht ontvankelijk? Zo nee, dan volgt een termijn van twee weken om dit te 9:28 herstellen. Indien uit de beoordeling van de klacht volgt dat de klacht niet direct behandeld kan worden door de Ombudscommissie, neemt de ambtelijke ondersteuner contact op met de indiener van het verzoekschrift om de vervolgstappen te bespreken, zoals het doorsturen naar het betrokken bestuursorgaan of het nader aanvullen van de klacht. Klager krijgt een ontvangstbevestiging met daarbij een beschrijving van de verdere gang van zaken. Als het verzoekschrift wordt behandeld door de Ombudscommissie, wordt het verzoekschrift gezonden naar het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan wordt verzocht om het onderliggende dossier te sturen naar de Ombudscommissie. De klager krijgt een kopie van het dossier. Vervolgens wordt bekeken of de klacht middels interventie (bijv. telefoongesprek door de voorzitter) kan worden opgelost. Lukt dit niet, dan volgt een onderzoek door de commissie. In principe vindt er een hoorzitting plaats, tenzij de commissie van mening is dat volstaan kan worden met telefonisch horen of schriftelijk horen. Ten aanzien van het horen geldt het volgende: De Ombudscommissie stelt klager, beklaagde en het bestuursorgaan in de gelegenheid te worden gehoord. Hoorzittingen zijn in principe op de laatste woensdag van de maand. De uitnodiging vindt minimaal twee weken van te voren plaats. Het horen vindt in beginsel plaats in aanwezigheid van alle partijen. Het horen is niet openbaar. De ambtelijk ondersteuner is bij de hoorzitting aanwezig voor het opstellen van het ontwerpverslag. 9:30 13

15 Bij het onderzoek kan de Ombudscommissie de volgende middelen inzetten: Nadere inlichtingen inwinnen; 9:31 Deskundigen, tolken of getuigen oproepen; 9:32 Onderzoek ter plaatse doen; 9:34 De Ombudscommissie kan bepalen dat getuigen en/of tolken de eed of belofte 9:32 afleggen. Na de hoorzitting beraadslaagt de commissie over haar bevindingen en over het in te nemen standpunt. De secretaris maakt vervolgens het ontwerprapport en legt dit voor aan de overige leden van de commissie. Het ontwerprapport, bevattend de bevindingen en het verslag van de hoorzitting, wordt verstuurd naar de klager, beklaagde en het bestuursorgaan. Zij krijgen twee weken de tijd om te reageren op het ontwerprapport. De schriftelijke reacties worden aan de andere partij toegezonden. De commissie stelt, met inachtneming van de bevindingen, het definitieve rapport vast met daarin de bevindingen, het verslag van de hoorzitting en haar oordeel. De commissie kan aanbevelingen in haar rapport opnemen. Het definitieve rapport wordt aan klager, beklaagde en het bestuursorgaan toegestuurd. Daarnaast wordt het definitieve rapport geanonimiseerd op de website van de Ombudscommissie geplaatst. Indien een aanbeveling in het rapport is opgenomen, reageert het bestuursorgaan binnen een redelijke termijn, met de wijze waarop het bestuursorgaan met de aanbeveling zal omgaan. De Ombudscommissie hanteert in beginsel een termijn van 4 weken voor deze reactie. 9:35 9:36 9:36 9:36 14

16 Bijlage 2 Verzendlijst Deelnemers: - Gemeenteraad van Binnenmaas - Gemeenteraad van Cromstrijen - Gemeenteraad van Korendijk - Gemeenteraad van Oud-Beijerland - Gemeenteraad van Strijen - Algemeen bestuur RAD - Algemeen bestuur WIHW - Algemeen bestuur SVHW - Algemeen bestuur SOHW - Algemeen bestuur ISHW Overigen: - Colleges/dagelijks besturen van de deelnemers - Voorzitter van het Gemeenschappelijke Orgaan Ombudscommissie Hoeksche Waard - Bureau Nationale ombudsman - De Overijsselse Ombudsman - Ombudscommissie s-hertogenbosch - De Zeeuwse Ombudsman - De gemeentelijke ombudsman Rotterdam - Vereniging voor Klachtrecht - Media in de Hoeksche Waard 15

17 Bijlage 3 (Neven)functies De heer Mr. B. Huizenaar (voorzitter) - afdelingshoofd Vergunningverlening BAR-organisatie - voorzitter algemene kamer bezwarencommissie Krimpenerwaard De heer K.A. de Vlaam (secretaris) - voorheen klachtenfunctionaris gemeente Schouwen-Duiveland Mevrouw Mr. A.J. Groenendijk (commissielid en plv. voorzitter) - operationeel expert gebiedsgebonden politie Mevrouw A. Twilt (plv. commissielid) - voorzitter geschillencommissie woonruimteverdeling Ridderkerk - erelid van de Stichting Evenementen Ridderkerk Mevrouw K. Boshuizen-Snoeij (plv. commissielid) - zelfstandig ondernemer adviesbureau 16

18 Bijlage 4 Behoorlijkheidsnormen Kernwaarden De behoorlijkheidsnormen voor de overheid bestaan uit 22 regels, die elk van een korte toelichting zijn voorzien. De essentie van behoorlijk overheidsoptreden kan worden samengevat in vier kernwaarden: Open en duidelijk Respectvol Betrokken en oplossingsgericht Eerlijk en betrouwbaar Open en duidelijk 1. Transparant De overheid is in haar handelen open en voorspelbaar, zodat het voor de burger duidelijk is waarom de overheid bepaalde dingen doet. Transparantie vereist van de overheid een open houding. De overheid zorgt ervoor dat burgers inzicht kunnen hebben in de procedures die tot beslissingen leiden en het hoe en waarom ervan. De overheid zorgt dat haar handelingen getoetst kunnen worden. 2. Goede informatieverstrekking De overheid zorgt ervoor dat de burger de juiste informatie krijgt en dat deze informatie klopt en volledig en duidelijk is. Zij verstrekt niet alleen informatie als de burger erom vraagt, maar ook uit zichzelf. De overheid is verplicht de burger gevraagd en ongevraagd alle informatie te geven over handelingen en besluiten die de belangen van de burger kunnen raken. Zij is daarbij servicegericht en stelt zich actief op om de informatie die van belang is tijdig op eigen initiatief te geven. 3. Luisteren naar de burger De overheid luistert actief naar de burger, zodat deze zich gehoord en gezien voelt. De overheid heeft een open oor voor de burger. De overheid hoort wat de burger zegt, en ook wat hij niet zegt. Dit betekent dat de overheid de burger serieus neemt en daadwerkelijk geïnteresseerd is in wat hij belangrijk vindt. 4. Goede motivering De overheid legt haar handelen en haar besluiten duidelijk aan de burger uit. Daarbij geeft zij aan op welke wettelijke bepalingen de handeling of het besluit is gebaseerd, van welke feiten zij is uitgegaan en hoe zij rekening heeft gehouden met de belangen van de burgers. Deze motivering moet voor de burger begrijpelijk zijn. De overheid motiveert haar besluiten en handelingen steeds goed. Zij handelt niet alleen naar wat haar goed uitkomt of op basis van willekeur. Drie bouwstenen zijn voor een goede motivering van belang: de wettelijke voorschriften, de feiten en belangen en een heldere redenering. De motivering is gericht op het concrete individuele geval en is begrijpelijk voor de ontvanger. 17

19 Respectvol 5. Respecteren van grondrechten De overheid respecteert de grondrechten van haar burgers. Sommige grondrechten bieden waarborgen tegen het optreden van de overheid, zoals: het recht op onaantastbaarheid van het lichaam het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer het huisrecht het recht op persoonlijke vrijheid het discriminatieverbod. Andere grondrechten waarborgen juist het actief optreden van de overheid, zoals: het recht op onderwijs het recht op gezondheid. Grondrechten zijn neergelegd in de Grondwet en in verdragen zoals het EVRM. Van de overheid mag worden verwacht dat zij deze grondrechten respecteert. Als in de Grondwet of het verdrag is bepaald dat bij wet uitzonderingen op een grondrecht mogelijk zijn, moet de overheid zich zorgvuldig aan daarvoor geldende criteria en voorschriften houden. Te denken valt aan bepalingen in de Politiewet, het Wetboek van Strafvordering, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene wet op het binnentreden. 6. Bevorderen van actieve deelname door de burger De overheid betrekt de burger zoveel mogelijk actief bij haar handelen. De overheid spant zich in om de burger actief te betrekken bij haar handelen en bij de totstandkoming en de uitvoering van beleid. Als in het besluitvormingsproces de burger een rol heeft, geeft de overheid dit tijdig aan en laat weten welke rol de burger kan vervullen en hoe de participatie is vormgegeven. Ook geeft zij na afloop aan wat er gedaan is met de inbreng van de burger. 7. Fatsoenlijke bejegening De overheid respecteert de burger, behandelt hem fatsoenlijk en is hulpvaardig. Medewerkers van overheidsinstanties zijn attent in de contacten met burgers en helpen hen zo goed mogelijk. Zij doen dit op respectvolle wijze en houden daarbij rekening met de persoon van de burger. 8. Fair play De overheid geeft de burger de mogelijkheid om zijn procedurele kansen te benutten en zorgt daarbij voor een eerlijke gang van zaken. De overheid heeft een open houding waarbij de burger de gelegenheid krijgt zijn standpunt en daarbij horende feiten naar voren te brengen en te verdedigen en het daaraan tegenovergestelde standpunt te bestrijden (hoor en wederhoor). De overheidsinstantie speelt daarbij open kaart en geeft actief informatie over de procedurele mogelijkheden die de burger kan benutten. 9. Evenredigheid De overheid kiest om haar doel te bereiken een middel dat niet onnodig ingrijpt in het leven van de burger en dat in evenredige verhouding staat tot dat doel. De overheid maakt steeds een afweging of een minder zwaar middel kan worden ingezet voor het doel dat zij wil bereiken. De overheid moet voorkomen dat bepaalde burgers onevenredig nadeel hebben van de maatregelen die de overheid neemt. 18

20 10. Bijzondere zorg De overheid verleent aan personen die onder haar hoede zijn geplaatst de zorg waarvoor deze personen, vanwege die afhankelijke positie, op die overheidsinstanties zijn aangewezen. De overheid heeft de plicht om goed te zorgen voor personen aan wie zij de fysieke vrijheid of zelfstandigheid heeft ontnomen. Zij is verantwoordelijk voor een goede medische en andere zorgverlening aan deze personen. Het gaat bijvoorbeeld om gedetineerden en jongeren die in gesloten jeugdzorg zijn geplaatst. Betrokken en oplossingsgericht 11. Maatwerk De overheid is bereid om in voorkomende gevallen af te wijken van algemeen beleid of voorschriften als dat nodig is om onbedoelde of ongewenste consequenties te voorkomen. De overheid neemt wet- en regelgeving als uitgangspunt, maar houdt steeds oog voor de specifieke omstandigheden, waar de burger in terecht kan komen. Ook in haar feitelijk handelen zoekt de overheid steeds naar maatregelen en oplossingen die passen bij de specifieke omstandigheden van de individuele burger. 12. Samenwerking De overheid werkt op eigen initiatief in het belang van de burger met andere (overheids-)instanties samen en stuurt de burger niet van het kastje naar de muur. Een overheidsinstantie verschuilt zich niet achter een beperkte taakstelling, maar neemt steeds zelf het initiatief om samen te werken met andere instanties. De overheid biedt de burger één loket voor zijn vraag of probleem. 13. Coulante opstelling De overheid stelt zich coulant op als zij fouten heeft gemaakt. Zij heeft oog voor claims die redelijkerwijs gehonoreerd moeten worden en belast de burger niet met onnodige en ingewikkelde bewijsproblemen en procedures. De overheid is bereid om fouten toe te geven en zo nodig excuses aan te bieden. De overheid benadert schadeclaims van burgers vanuit een coulante opstelling, waarbij wordt gezocht naar mogelijkheden om tot een passende oplossing te komen. Dit geldt ook in gevallen waarin een burger onevenredig is benadeeld door een maatregel die in het algemeen belang is genomen. 14. Voortvarendheid De overheid handelt zo snel en slagvaardig mogelijk. De wettelijke termijnen zijn uiterste termijnen. De overheid streeft waar mogelijk kortere termijnen na. Als besluitvorming langer duurt, dan informeert de overheid de burger daarover tijdig. Als er geen termijn genoemd is, handelt de overheid binnen een redelijke -korte- termijn. 15. De-escalatie De overheid probeert in haar contacten met de burger escalatie te voorkomen of te beperken. Communicatievaardigheden en een oplossingsgerichte houding zijn hierbij essentieel. Burgers zijn mensen en vertonen menselijk gedrag. De reactie van de overheid op het gedrag van de burger kan een belangrijke rol spelen bij het al dan niet escaleren van een situatie. Van de overheid mag een professionele opstelling worden verwacht, waarbij alles in het werk wordt gesteld om escalatie te voorkomen en te de-escaleren als het toch tot een escalatie komt. Als de burger onredelijk of onwillig is, dan volstaat de overheid met een gepaste escalatie. 19

21 Eerlijk en betrouwbaar JAARVERSLAG OMBUDSCOMMISSIE HOEKSCHE WAARD 16. Integriteit De overheid handelt integer en gebruikt een bevoegdheid alleen voor het doel waarvoor deze is gegeven. Burgers mogen verwachten dat de overheid haar taken op een gewetensvolle wijze uitvoert. Van de overheid en haar medewerkers mag verwacht worden dat zij hun positie, hun bevoegdheden, hun tijd en middelen niet misbruiken. 17. Betrouwbaarheid De overheid handelt binnen het wettelijk kader en eerlijk en oprecht, doet wat zij zegt en geeft gevolg aan rechterlijke uitspraken. De overheid komt afspraken en toezeggingen na. Als de overheid gerechtvaardigde verwachtingen heeft gewekt bij een burger, moet zij deze ook honoreren. De overheid moet rechterlijke uitspraken voortvarend en nauwgezet opvolgen. 18. Onpartijdigheid De overheid stelt zich onpartijdig op en handelt zonder vooroordelen. De overheid wekt bij de burger het vertrouwen dat zij onpartijdig te werk gaat. Dit betekent dat de overheid ook alle schijn van partijdigheid vermijdt. 19. Redelijkheid De overheid weegt de verschillende belangen tegen elkaar af voordat zij een beslissing neemt. De uitkomst hiervan mag niet onredelijk zijn. De overheid verzamelt bij haar handelen de relevante feiten en kijkt naar alle omstandigheden. De verzamelde gegevens worden betrokken bij de belangen die op een zorgvuldige wijze tegen elkaar worden afgewogen. 20. Goede voorbereiding De overheid verzamelt alle informatie die van belang is om een weloverwogen beslissing te nemen. Dit betekent dat de overheid actief informatie verwerft en deze informatie toetst door middel van wederhoor bij de burger. 21. Goede organisatie De overheid zorgt ervoor dat haar organisatie en haar administratie de dienstverlening aan de burger ten goede komt. Zij werkt secuur en vermijdt slordigheden. Eventuele fouten worden zo snel mogelijk hersteld. De overheid richt haar (digitale) administratieve organisatie zo in, dat de continuïteit van het goede functioneren van al haar systemen is gewaarborgd. Dit geldt ook voor de systemen onderling. Zo bewaart de overheid aangeleverde documenten zorgvuldig en verwerkt geleverde informatie doelgericht. Door de overheid verstrekte informatie is waarheidsgetrouw en duidelijk. Dat impliceert ook goede dossiervorming en het soms actief verwerven van informatie. De overheid corrigeert onjuiste informatie en verwijdert overbodige informatie uit al haar systemen. 22. Professionaliteit De overheid zorgt ervoor dat haar medewerkers volgens hun professionele normen werken. De burger mag van hen bijzondere deskundigheid verwachten. Medewerkers van de overheid handelen volgens hun professionele normen en richtlijnen. Hun opstelling is in alle situaties gepast en deskundig. 20

22