Een secretariaat in de V.D.H.

Transcriptie

1 Een secretariaat in de V.D.H. Onderscheiden met de Koninklijke Erepenning Ingeschreven Kamer van Koophandel s Gravenhage nr. V Lid Raad van Beheer op Kynologisch Gebied in Nederland Aangesloten bij de Welt Union der Vereine für Deutsche Schäferhunde Jos de Gouw 2018 Pagina 1

2 Voorwoord. Zowel in mijn werk als in de VDH heb ik veel met secretariaten te maken gehad. Een goed secretariaat is een visitekaartje voor een vereniging. Bij een wisseling van het secretariaat is het ideaal als de vorige ervaren secretaris zijn of haar opvolger inwerkt en nog even bijstaat. Maar helaas zien we vaak dat een secretariaat plotseling moet worden overgenomen en er nauwelijks of geen backup is. Dat probleem speelt al jaren, maar met de tegenwoordige individualisering is dat allen maar verergerd. Leden willen het liefst alleen trainen en liefst op de momenten dat het hen het beste uitkomt. Functies als bestuurslid, instructeur en pakwerker laat men het liefst aan een ander over. Verder is niet iedereen voor elke functie geschikt. Voor een secretariaat wordt dan ook vaak een beroep gedaan op leden die bekend zijn met administratieve functies. Maar met wat goede wil kunnen ook anderen deze taak aan. Om hierbij te helpen heb ik dit stuk gemaakt. Zelf heb ik destijds het secretariaat van de kringgroep West Brabant vrijwel geheel op moeten zetten. Toen ik in 1980 in het hoofdbestuur was gekomen als tweede secretaris, moest ik het volledige secretariaat al na enkele weken overnemen door het plotseling overlijden van de secretaris Ton Bos. Het was wel een goed georganiseerd secretariaat, maar er was niemand die mij kon inwerken. En dat was in een tijd nog zonder computers. Veel van wat in dit stuk wordt vermeld is terug te vinden in het VDH Vademecum. Jaarlijks wordt het Vademecum vastgesteld en waar nodig aangepast. In het Vademecum zijn te vinden reglementen, voorwaarden, procedures, regelingen en richtlijnen. Reglementen, voorwaarden, procedures en regelingen dienen altijd te worden nageleefd. Afwijkingen zijn alleen toegestaan met schriftelijke toestemming van het hoofdbestuur. Richtlijnen zijn een hulp bij het organiseren van betrokken evenementen. Richtlijnen zijn geen verplichting, maar wel een dringend advies. Het VDH vademecum is digitaal beschikbaar op Een vademecum behoort binnen een kringgroep altijd beschikbaar en raadpleegbaar zijn. Het doel van een secretariaat. Het doel van een secretariaat in een vereniging is het voeren van de administratie voor deze vereniging. Een vereniging kan niet goed functioneren zonder een goed secretariaat. Het is eigenlijk de belangrijkste functie binnen een vereniging. Alle andere functies kunnen niet goed worden vervuld zonder een goed secretariaat. Onder de taken van een secretariaat vallen; a. Ontvangen van alle binnengekomen post en stukken. b. Het voeren van alle correspondentie namens de vereniging. c. Bijhouden van het ledenbestand. d. Het maken van verslagen / notulen van alle vergaderingen binnen de vereniging. Jos de Gouw 2018 Pagina 2

3 e. Administratie en correspondente in verband met examens, wedstrijden enz. Een modern secretariaat kan eigenlijk niet meer functioneren zonder gebruik te maken van een computer met een tekstverwerker (voor de punten a, b en d) en een rekenprogramma (voor punt c.) Punt c kan ook met een tekstverwerker worden gedaan, maar met een rekenprogramma kan gemakkelijk worden gesorteerd. Post en stukken. Alle ingekomen stukken moeten worden afgewerkt. Het is raadzaam alle stukken een nummer te geven in volgorde van binnenkomst. Door het nummer te laten beginnen met de laatste cijfers van het jaartal en dan een volgnummer, kan een overzichtlijst worden gemaakt en komt alles in de goede volgorde. Bijvoorbeeld in 2018 met , enz. Het jaar daarop begint met enz. Dit is ook gemakkelijk om stukken terug te zoeken. Belangrijke stukken moeten zo spoedig mogelijk ter kennis worden gebracht aan de andere bestuursleden. kan worden doorgestuurd en poststukken kunnen worden gekopieerd. Minder belangrijke stukken kunnen gewoon in een bestuursvergadering aan de orde komen. Tenslotte zijn er stukken die het secretariaat zonder meer zelf kan afwerken buiten het bestuur om. Denk hierbij aan adres wijzigingen van leden, gewone eenvoudige vragen enz. Alle stukken moeten een aantal jaren bewaard worden. Maar het is aan te raden om belangrijke stukken lang te bewaren. Ze kunnen bijvoorbeeld van pas komen bij een geschiedschrijving van de vereniging. Met computerbestanden is dit bewaren erg eenvoudig. Let er wel op regelmatig back ups van te maken. Voor de uitgaande post is het van belang te beschikken over tenminste een redelijke kennis van de Nederlandse taal. Taalfouten komen erg slordig over bij de ontvanger. Een deel kan dit worden ondervangen door de speling controle van de computer. Maar die haalt er niet alles uit. Belangrijk is ook de zinsopbouw en de volledigheid van het stuk. Evenals bij de ingekomen stukken is het raadzaam deze ook te nummeren en in een andere map te bewaren als de ingekomen stukken. Anders gaan de nummers door elkaar lopen. Binnen de VDH is het gemakkelijk om ook tenminste wat kennis te hebben van de Duitse taal. Maar dit is niet noodzakelijk. Met Translate op de computer kom men ook ver. Alle brieven, bestemd voor het hoofdbestuur dient u in te dienen bij uw provinciaal bestuur. Het provinciaal bestuur stuurt het al dan niet met advies door naar het hoofdbestuur. Ledenbestand. Belangrijk is het goed bijhouden van een ledenbestand. Het ligt het meest voor de hand dat dit de secretaris doet. Die moet ook de post versuren naar de leden. Het kan ook door de penningmeester worden gedaan, maar die maakt bij een kringgroep minder vaak gebruik van het bestand. Jos de Gouw 2018 Pagina 3

4 In een ledenbestand behoren in elk geval de volgende onderdelen worden opgenomen; a. Achternaam en voornaam of letters van het lid. b. Volledig adres met straat, postcode en woonplaats. c. adres d. Telefoon zoals vaste lijn en/of mobiel. e. VDH lidmaatschapsnummer. f. Eventuele functie zoals voorzitter, secretaris, penningmeester, commissaris, huisgenootlid, jeugdlid, erelid. Huisgenootleden, jeugdleden apart vermelden. Ereleden zijn ook gewone leden dus horen bij het aantal leden. Donateurs hoeven niet vermeld te worden op de ledenlijst die jaarlijks in tweevoud naar het provinciaal bestuur moet worden verzonden vóór 1 april. Wel voor de eigen administratie natuurlijk. Bestuurswijzigingen direct doorgeven aan uw provinciaal bestuur. Deze zorgt voor doorzending naar het hoofdbestuur. Het kan ook via de VDH website onder leden/wijziging secretariaat. Zorg ook voor een wijziging van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel indien een bestuursfunctie wijzigt. Te downloaden op onder leden en download. Sinds 2003 heeft de Algemene Vergadering ook een boetesysteem aangenomen (zie Vademecum onder A17 Tuchtrechtspraak en boetesysteem.) Door het slecht functioneren van een secretariaat kunnen boetes worden opgelegd! Verslagen en notulen. Notulen zijn officiële verslagen van vergaderingen. Verslagen zijn verkorte notulen of kan ook een verslag zijn van een evenement of activiteit. Notulen binnen een kringgroep worden gemaakt door de secretaris. Bij een provinciale afdeling of hoofdbestuur kan dit ook worden gemaakt door iemand anders. Hierdoor is de secretaris ontlast en kan zich houden aan de agendapunten. Maar de secretaris blijft verantwoordelijk. Notulen moeten goed weergeven hoe de vergadering is verlopen, welke agendapunten zijn behandeld en welke besluiten zijn genomen. Het hoeft geen woordelijke weergave te zijn, maar wat essentieel is moet er in staan. Het is gemakkelijk om naast de notulen ook de genomen besluiten apart te vermelden en een werklijst met taken die na de vergadering moeten worden uitgevoerd. Notulen worden altijd in de volgende vergadering behandeld. Pas na deze behandeling zijn de notulen vastgelegd met de dan gemaakte op- of aanmerkingen. Daartoe worden de notulen ondertekend door de notulist en de voorzitter van de vergadering. Verslagen worden niet verder behandeld of vastgelegd, maar zijn alleen ter kennisgeving aan de leden of anderen. Verslagen kunnen ook worden gemaakt met het doel opgenomen te worden in de VDH nieuwsbrieven of het VDH blad. Daarbij moet rekening worden gehouden met de richtlijnen van de VDH redactie wat betreft lengte en inhoud. Behalve voor VDH hoofdevenementen is een kringgroep of afdeling zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van een verslag. Inleveren bij de redactie en voorzien van geschikte foto s. Jos de Gouw 2018 Pagina 4

5 Vóór 1 april dient de secretaris een jaarverslag in tweevoud in te dienen bij het provinciaal bestuur (Vademecum A8.) Dit jaarverslag bestaat uit een invulformulier, te downloaden op onder service en download en een actuele ledenlijst per 1 januari. Let op dat het aantal leden op de ledenlijst klopt met het formulier. Houd hiervan zelf een kopie aan. Het niet of te laat indienen kan rekenen op sancties (boete) van het hoofdbestuur. Het provinciaal bestuur controleert de gegevens en ledenlijst en stuurt dit daarna door naar het hoofdbestuur. De gegevens worden door het hoofdbestuur verwerkt in de statistische gegevens in het jaarverslag van de secretaris. LET OP; bij deze jaarverslagen van de kringgroepen worden vaak fouten gemaakt, wat leidt tot extra werk voor het provinciaal- en hoofdbestuur. Administratie bij examens, wedstrijden, clubmatches etc. Het secretariaat van een kringgroep is ook verantwoordelijk voor de administratie bij examens, wedstrijden, clubmatches enz. Daaronder wordt verstaan: a. Het op de juiste wijze tijdig aanvragen van wedstrijden en clubmatches. b. De administratie tijdens een wedstrijd of examen kan ook worden gedelegeerd naar de dienstdoende examen- of wedstrijdleider. Hieronder wordt verstaan het bijhouden van resultaten, invullen van rashonden logboeken en lijsten. Maar het secretariaat blijft verantwoordelijk. c. Na afloop van een evenement dienen catalogi, uitslagen etc. worden ingezonden zoals vermeld in het Vademecum onder A14 pagina 3. Direct na afloop de uitslag met foto s insturen naar nieuwsbrief@vdh.nl en uitslagen@vdh.nl. Het aanvragen van africhtingwedstrijden, clubmatches, fokgeschiktheidkeuringen, jonge hondendagen. Let op; een afdelingsbestuur kan vragen deze evenementen voor een eerdere datum in te dienen! a) Wil men in aanmerking komen voor een van de VDH hoofdevenementen dan moeten aanvragen worden ingediend bij het provinciaal bestuur vóór 1 juni. b) Alle ABC wedstrijden en Provinciale Kampioenschappen (PAK), clubmatches, fokgeschiktheidkeuringen en jonge hondendagen moeten bij het provinciaal bestuur worden aangevraagd voor 15 augustus. (Vademecum A11.3. art.5a) Het provinciaal bestuur coördineert de aanvragen en stuurt dit met advies voor 15 september naar het hoofdbestuur. Voor 15 oktober komt het hoofdbestuur met een concept planning, waarop de afdelingen nog kunnen reageren. Omstreeks 1 november stelt het hoofdbestuur de planning vast en deze wordt voor 1 december bekend gemaakt. LET OP welke evenementen wel of niet moeten worden aangevraagd. Zie Vademecum A11. Jos de Gouw 2018 Pagina 5

6 c) Als de kalender is vastgesteld kunnen keurmeesters worden uitgenodigd. Zie verder onder 6 het aanvagen van examens. d) De op de kalender aangegeven wedstrijden en ook examens en de wedstrijden die niet op de evenementenkalender staan dienen uiterlijk een maand vooraf nogmaals bij het provinciaal bestuur worden verder worden aangevraagd via het elektronische formulier. Vademecum A11.3. Het evenement krijgt een nummer. e) Zie ook hieronder punt b) t/m j) en Vademecum C3, pagina 2 verplichtingen van de organisatie. Het aanvragen van examens. Alle formulieren voor de Commissie Werkhonden zijn te downloaden via de VDH website onder leden/downloads cwh. a) Examens kunnen het hele jaar worden aangevraagd, het seizoen loopt vanaf het eerste volle weekend van januari tot en met het laatste volle weekend van november, behalve op sperdata. Zie ook Vademecum A11 en C1. Sperdata kunnen door het hoofdbestuur worden bepaald. Een provinciaal bestuur kan ook intern sperdata aanhouden binnen de afdeling. Elektronische aanvraag formulieren zie website VDH onder leden/download/examen en wedstrijden aanvraagformulier. b) Bepaal binnen de kringgroep een datum en een keurmeester. Voor een overzicht van de keurmeesters zie de website van de Commissie Werkhonden van de Raad van Beheer. Voor buitenlandse (SV) keurmeesters dient een aanvraag te worden ingediend bij registratie@vdh.nl. Tenminste twee maanden voor het evenement Kosten 150,00. Na de termijn van 8 weken, maar voor de 4 weken kost het 300,00. c) Maak een telefonische afspraak met de keurmeester over het examen en de datum. f) Daarna wordt het examen aangevraagd bij de VDH, binnen acht dagen na de afspraak met de keurmeester. Alle evenementen dienen uiterlijk een maand vooraf bij het provinciaal bestuur te worden aangevraagd via het elektronische formulier. Vademecum A11.3. Het evenement krijgt een nummer. d) De bevestiging voor de keurmeester kunt u downloaden. De keurmeester bevestigt dit binnen 8 dagen per . e) Zorg tijdig voor voldoende formulieren: Op de site Voor beoordelingsformulieren, uitslagenlijst Op de site : kwalificatie formulier, keurlijsten. Diploma s bestellen via de website van de VDH (webshop@vdh.nl) (Vademecum A7.) f) Ongeveer week voor het evenement wordt aan de keurmeester doorgegeven de route, aanvangstijd, dagindeling en aantal honden. Ook een telefoonnummer waarop de organisatie bereikbaar is. Jos de Gouw 2018 Pagina 6

7 g) Van alle deelnemende honden moeten de volgende papieren aanwezig zijn; Stamboom en eigendomsbewijs op naam van de eigenaar. Vademecum C Het rashondenlogboek. Lidmaatschapskaart van geleider en van de eigenaar. Vademecum C2.2c, d. Voor andere rassen een lidmaatschapskaart van de betreffende erkende rasvereniging, NBG of KNPV. Op wedstrijden moeten de eigenaar en geleider van een Duitse Herdershond lid zijn van de VDH. Rasloze honden kunnen niet aan examens en wedstrijden deelnemen in de VDH. Aan een aantal wedstrijden mogen alleen raszuivere Duitse Herdershonden deelnemen. Zie Vademecum C3.2. h) Pakwerkers moeten een licentie hebben zie Vademecum C2,3.4 en 6. i) Na afloop een digitale uitslagenlijst invullen ( /leden downloads cwh/ aanvraag formulier overige) en laten ondertekenen door de keurmeester en examen of wedstrijdleider. Direct digitaal verzenden naar met een cc naar de keurmeester(s), Commissie Werkhonden en uw afdeling secretariaat. Het door de keurmeester getekende exemplaar blijft in uw archief. j) Na afloop de keurmeester(s) en eventuele verder medewerkers een bedankje sturen. 1. Verdere aandachtspunten; 1. Alle betalingen en afdrachten zijn te vinden in het Vademecum onder A5 en A6. 2. Formulieren zijn te downloaden op bij bestellingen rekening met de levertijd. Zie Vademecum A7. 3. Overschrijving naar andere afdeling Vademecum A9. 4. Het aanvragen van buitenlandse keurmeesters Vademecum A11.2 en C1.2H. Aanvragen tenminste twee maanden voor het evenement via Vademecum C Voor fokgeschiktheidkeuringen zie Vademecum A Voor jonge hondendagen en behendigheid evenementen zie Vademecum A Voor het organiseren van hoofdevenementen zie Vademecum A Onder Vademecum A14 treft u een handleiding aan voor het organiseren van VDH evenementen. 9. Om leden aan te melden voor onderscheidingstekens zie Vademecum A Bij geschillen kan een beroep worden gedaan op de Commissie van Beroep (Vademecum A16.) 11.Pakwerkers die lid zijn van de VDH zijn verzekerd via de VDH ongevallen verzekering. Zie Vademecum A18. Jos de Gouw 2018 Pagina 7

8 12.Voor fokgeschiktheidkeuringen zie Vademecum B2. 13.Leden kunnen een fokkersinsigne aanvragen volgens Vademecum B4 of deelnemen aan De hond van het jaar Vademecum B6. 14.Leden kunnen een africhting insigne aanvragen volgens Vademecum C Voor Jonge Hondendagen zie Vademecum B5. 16.Richtlijnen oor de organisatie van een clubmatch zijn te vinden in Vademecum B9. 17.Voor het aanvragen van africhtingsevenementen zie Vademecum C1. 18.Voor meer details voor africhtingsevenementen en ook buitenlandse keurmeesters zie Vademecum C1. 19.Voor alles wat betreft het onderdeel Behendigheid wordt verwezen naar het Vademecumdeel E. 2. Overige bestuursfunctie. a) De voorzitter leidt de vereniging en bewaakt de statuten en reglementen. b) De penningmeester verzorgt de financiële zaken zoals betalingen en de administratie over uitgaven en inkomsten van de vereniging. Hiertoe dient een bankrekening worden gebruikt die op naam staat van de vereniging. Het moet geen privé bankrekening te zijn. Hij doet alleen betalingen met een rekening of kwitantie. Jaarlijks maakt hij een begroting voor het volgend jaar en legt verantwoording af over het afgelopen jaar. Controle via de kascontrole commissie. c) Commissarissen kynologie, africhting en behendigheid zijn belast met de specifieke onderdelen van hun functie. Zie ook de statuten en huishoudelijke reglementen van de VDH en van de kringgroep.. Jos de Gouw februari Secretaris VDH Jos de Gouw 2018 Pagina 8