Model Treasury Statuut

Transcriptie

1 Model Treasury Statuut XX-College School voor vmbo/mavo, havo, vwo/gymnasium Twee locaties leerlingen Model versie 2017 Vastgesteld door het College van Bestuur na goedkeuring door de Raad van Toezicht van XX-College, d.d...

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Treasury functie 4 3. Beleid Uitgangspunten Doelstellingen Risicobeheer Kasbeheer Beheer beleggingen en financieringen Risicoprofiel Organisatie Positie Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Administratieve organisatie en interne control Planning en control Informatievoorziening 15 Bijlage: Begrippenlijst 17 2

3 HOOFDSTUK 1: INLEIDING In het licht van de nieuwe organisatie en de nieuwe Regeling Beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 dient het XX-College haar treasury functie en beleid te actualiseren. Daarnaast vereisen de ontwikkelingen in de financiële wereld in het algemeen en het onderwijsveld in het bijzonder ook een professionalisering van onze organisatie op dit gebied. Een treasury statuut is nodig om het beleid, de bevoegdheden, de verantwoordelijkheden en de risico s ten aanzien van de treasury in beeld te brengen en de afgesproken kaders vast te leggen. Inmiddels heeft ook de rijksoverheid de regelgeving voor het onderwijs aangepast aan de nieuwe wetgeving op het terrein van treasury voor decentrale overheden. De oude wet Financiering lagere overheden (Filo) is vervangen door een nieuwe wet Financiering decentrale overheden (Fido) en de oude Regeling Beleggen en Belenen 2001 is hiermee in lijn gebracht in de nieuwe Regeling Beleggen en Belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek Per 1 juli 2016 geldt de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016, die de regeling van 2010 vervangt. Beleggingen, leningen en financiële derivaten die voor in juli 2016 zijn afgesloten dienen te voldoen aan de Regeling beleggen en belenen door instellingen voor onderwijs en onderzoek Het XX-College voert actief en formeel haar treasury functie uit en heeft daarom haar treasury statuut geactualiseerd. Het statuut treedt in werking per 1 januari Het College van Bestuur is belast met het besturen van de stichting en aan dit College komen ook alle taken en bevoegdheden toe die bij of krachtens de wet aan de stichting respectievelijk het bestuur van de stichting toekomen met uitzondering van die taken en bevoegdheden die in de statuten of in de wet expliciet aan de Raad van Toezicht zijn toegekend. 3

4 4

5 HOOFDSTUK 2: TREASURY FUNCTIE De treasury functie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. Het treasury beleid bestaat uit de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ten aanzien van de treasury functie. Het beleid, en daarmee ook de grenzen van het beleid, worden vastgelegd in een treasury statuut. Het treasury beheer is de beleidsuitvoering van de treasury functie, binnen de kaders van het treasury statuut. De beleidsuitvoering vindt zijn weerslag in beleidsplannen. Deze en de realisaties daarvan in een bepaalde referentieperiode komen aan de orde in de treasury paragraaf van achtereenvolgens de begroting en het jaarverslag/jaarrekening. De treasury functie bestaat uit drie onderdelen: 1. het risicobeheer 2. het kasbeheer (korte termijn) 3. het beheer van beleggingen en financieringen (lange termijn) 1. Risicobeheer De financiële risico s van het XX-College bestaan uit: - Renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten als gevolg van rentewijzigingen. - Kredietrisico (debiteurenrisico): de mogelijkheid dat een tegenpartij waarbij beleggingen (gelden) uitstaan in onvermogen verkeerd (o.a. in surseance van betaling of faillissement) waardoor de hoofdsom verloren gaat. - Koersrisico: het risico dat beleggingen in waarde verminderen door ongunstige koersc.q. rente- ontwikkelingen. - Intern liquiditeitsrisico: het risico op extra kosten (opportuniteitskosten) als gevolg van onverwachte wijzigingen in de liquiditeitsplanningen en de meerjarige investeringsplanning. - Crediteurenrisico: het risico dat crediteuren geheel of gedeeltelijk niet op tijd kunnen worden betaald door het ontbreken van de benodigde financiële middelen. 2. Kasbeheer (korte termijn) Met kasbeheer wordt het beheer van de liquide middelen op korte termijn (< 1 jaar) bedoeld. Hierbij heeft de treasury als taak: 5

6 - het optimaliseren van de geldstromen, dat wil zeggen het beheer van ontvangsten en betalingen en het betalingsverkeer; - het beheren van de saldi op de verschillende bankrekeningen, dat wil zeggen saldobeheer op dagbasis; - het beheren van de liquiditeiten, dat wil zeggen het maken, bewaken en uitvoeren van de liquiditeitsplanning (tot 1 jaar); - het op korte termijn beschikbaar hebben van voldoende liquide middelen in de vorm van geldmiddelen en indien nodig een r/c faciliteit. 3. Beheer van beleggingen en financieringen (lange termijn) Met het beheer van beleggingen en financieringen wordt het beheer van de liquide middelen op lange termijn (> 1 jaar) bedoeld. Hierbij heeft de treasury als taak: - het beleggen van overtollige middelen; - het aantrekken van gelden (financiering); - het beheren van de relatie naar banken en andere financiële instellingen; - het op lange termijn beschikbaar hebben van voldoende liquide middelen in de vorm van geldmiddelen en indien nodig een r/c faciliteit. Het verschil tussen kasbeheer en beleggingen / financieringen ligt in de gehanteerde horizon. Het verstrekken en aantrekken van geld tot één jaar behoort tot het kas- c.q. liquiditeitsbeheer. Vanaf één jaar wordt over beleggingen en financieringen gesproken. Deze indeling volgt dus niet de standaard indeling tussen de geldmarkt (tot twee jaar) en de kapitaalmarkt (vanaf twee jaar). Tot slot kunnen ook de activiteiten met betrekking tot verzekeringen, fiscale zaken en pensioenen onder de treasury functie vallen. Deze activiteiten vallen echter buiten de scope van dit treasury statuut. 6

7 HOOFDSTUK 3: BELEID In het treasury statuut wordt het treasury beleid vastgelegd. Dat geschiedt door het aangeven van de doelstellingen en richtlijnen voor de dagelijkse uitvoering van het treasury beleid. 3.1 Uitgangspunten Alvorens meer specifiek op de doelstellingen en richtlijnen in te gaan, komen in deze paragraaf eerst een tweetal beleidsmatige uitgangspunten aan de orde die van invloed zijn op het treasury beleid van het XX-College. Deze zijn de publieke taak en het prudent karakter van beleggingen en financieringen. Publieke taak Het XX-College stelt, net als alle overige publieke instellingen, haar treasury functie ten dienste van de uitoefening van haar publieke taak. De Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW 2016 formuleert voor instellingen als het XX-College voorzichtige, maatschappelijk aanvaardbare normen voor beleggen en belenen. Het financiële beleid en het beheer van het XX- College is dienstbaar aan het realiseren van de publieke doelstellingen, en is daartoe op transparante wijze gericht op financiële continuïteit Prudent karakter Beleggingen hebben een prudent karakter en zijn niet gericht op het genereren van inkomsten door het aangaan van overmatige risico s. Uit deze karakterisering blijkt dat derivaten met een open positie in ieder geval niet toegestaan zijn en dat het optreden als bankier niet verenigbaar is met prudente beleggingen. Bij het prudent uitzetten van middelen en het afsluiten van derivaten zijn in ieder geval twee aspecten in het geding. Dat zijn een voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij en een beperkt marktrisico van de belegging, daaronder derivaten begrepen. Voldoende kredietwaardige tegenpartijen voor het uitzetten van middelen of het afsluiten van derivaten zijn: Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen onder Nederlands toezicht of anderszins EU-toezicht) als bedoeld in de Wet op het financieel toezicht die minimaal een s i n g l e A-rating hebben door twee ratingbureau s van de drie ratingsbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch en zijn afgesloten bij een financiële onderneming in een lidstaat van de EU of onderdeel van de EER (Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Indien het XX-College belegt of leent dient ze zich bij de financiële instelling te registreren als nietprofessionele belegger. Beleggingen, leningen en derivaten met publieke middelen worden alleen aangetrokken in euro s. De waarde van financiële activa kan fluctueren door marktbewegingen. Voorwaarden zijn echter dat in beginsel de hoofdsom van de beleggingen op de einddatum gegarandeerd is en de looptijden afgestemd zijn op de liquiditeitsbehoefte van de organisatie. 7

8 Beleggingen in de vorm van aandelen zijn daarmee, zonder een koppeling aan een garantieproduct, niet toegestaan! Derivaten kunnen een belangrijke rol vervullen bij het risicomanagement. Derivatenproducten en hun (risico)effecten zijn complex. Zonder de vereiste adequate kennis kan het gebruik van derivaten tot (bestuurlijke) problemen leiden. In de ministeriële richtlijnen is nader uitgewerkt wanneer het gebruik van derivaten kan worden toegestaan. Beleggingen in de vorm van derivaten zijn niet toegestaan! Beleggen in achtergestelde spaarrekeningen, achtergestelde deposito s en aandelen (met uitzondering van aandelen passend bij de uitvoering van de wettelijke taak) zijn niet toegestaan. 3.2 Doelstellingen De overall doelstelling van het treasury statuut is het waarborgen van de financiële continuïteit van het XX-College. Het XX-College heeft de volgende doelstellingen geformuleerd voor haar treasury functie. De doelstellingen hebben betrekking op zowel de hele treasury functie als ook op de speciale treasury onderdelen. - Verkrijgen en handhaven van toegang tot de financiële markt tegen acceptabele condities. - Beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico s zoals renterisico s, koersrisico s, liquiditeitsrisico s en kredietrisico s. - Minimaliseren van interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van geldstromen en financiële posities. - Minimaliseren van de rentekosten. - Optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten. - Optimaliseren van het rendement op het vermogen. De algemene doelstellingen kunnen per treasury onderdeel nader worden geoperationaliseerd in aparte doelstellingen. Daardoor neemt de toetsbaarheid en/of meetbaarheid toe. In dit treasury statuut worden bij de hierna vermelde doelstellingen uitsluitend de richtlijnen vermeld en geen limieten. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelwijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft Risicobeheer Doelstelling renterisico Het beperken van de (negatieve) invloed van toekomstige rentewijzigingen op het resultaat van 8

9 de organisatie en op de waarde van rentedragende activa en passiva, het minimaliseren van de rentekosten en het optimaliseren van de rentebaten. Bij het beleggen en aantrekken van gelden streeft het XX-College naar een stabiel rentelastenniveau. Tevens wordt gestreefd naar een zodanige samenstelling van de financiële portefeuille dat het vervallen van beleggingen c.q. leningen u/g (uitgeleende gelden) en het vervallen van leningen o/g (opgenomen gelden) op elkaar en op het verloop van de liquiditeitsontwikkeling worden afgestemd. De looptijd en de rentevastheid van de beleggingen en leningen worden afgestemd op de actuele rentestand en renteverwachtingen. Doelstelling kredietrisico(debiteurenrisico) Het beperken van de mogelijkheid dat een tegenpartij waarbij het XX-College gelden heeft uitstaan (beleggingen heeft) in betalingsproblemen komt of failliet gaat waardoor de hoofdsom geheel of gedeeltelijk verloren gaat. Om het debiteurenrisico te beperken belegt het XX-College uitsluitend in financiële marktpartijen met een hoge kredietwaardigheid c.q. een hoge financiële solvabiliteit en liquiditeit. Deze kredietwaardigheid wordt o.a. gemeten aan de hand van credit ratings. Het XX- College belegt uitsluitend conform de ministeriële bepalingen uit de Regeling Beleggen, lenen en derivaten OCW Mocht in de toekomst deze regeling worden gewijzigd dan zal ook het beleggingsbeleid van het XX-College daarop worden aangepast. Het XX-College zorgt voor voldoende spreiding in de beleggingsportefeuilles bij niet door de overheid gegarandeerde beleggingen. Garanties worden niet verleend. De periode van het beleggen is eindig en de belegging wordt op een vooraf vastgestelde einddatum terugontvangen. De hoofdsom van de belegging wordt door de financiële onderneming te allen tijde gegarandeerd. Beleggingen worden conform het Treasurystatuut afgesloten en vooraf ter kennisname aan de interne toezichthouder gestuurd. Het XX-College geeft geen leningen uit aan derden, noch aan personeel, noch aan andere instellingen of organisaties, tenzij deze lening van toepassing is voor de uitvoering van de wettelijke taak van de instelling en binnen het doel van de organisatie past Het XX-College geeft geen leningen uit aan derden, noch aan personeel, noch aan andere instellingen of organisaties, tenzij deze lening van toepassing is voor de uitvoering van de wettelijke taak van de instelling en binnen het doel van de organisatie past. Doelstelling koersrisico Het beperken van het risico dat de beleggingen in waarde verminderen door ongunstige koersc.q. rente- ontwikkelingen. Ter beperking van het koersrisico belegt het XX-College haar liquide middelen die op korte termijn beschikbaar moeten zijn uitsluitend in daggeld, deposito s en korte termijn spaarproducten van voldoende kredietwaardige partijen. Middelen die op middellange of lange termijn beschikbaar moeten zijn worden uitsluitend belegd in deposito s, obligaties of andere goed verhandelbare schuldtitels die zijn uitgegeven door voldoende kredietwaardige partijen. Koersrisico s op de 9

10 beleggingen in vastrentende waarden worden tevens beperkt door de omvang en de (resterende) looptijd van de titels te matchen met de omvang en looptijd van de beschikbare liquide middelen. Doelstelling intern liquiditeitsrisico Het beperken van intern liquiditeitsrisico dat bestaat uit extra kosten (opportuniteitskosten) als gevolg van onverwachte wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning. Hierdoor hadden bijvoorbeeld middelen achteraf voor een langere periode tegen een hogere rente belegd kunnen worden of hadden bijvoorbeeld minder middelen belegd moeten worden of voor een kortere periode. Ter beperking van het interne liquiditeitsrisico is er een liquiditeitsplanning (per jaar en meerjarig). Doelstellingen crediteurenrisico Het beperken van de mogelijkheid dat crediteuren geheel of gedeeltelijk niet op tijd betaald kunnen worden omdat het XX-College niet over de benodigde financiële middelen kan beschikken. Ter beperking van het crediteurenrisico zorgt het XX-College voor handhaving van een gezonde balansverhouding. De algemene reserve bedraagt een minimum niveau en daarnaast zorgt het XX- College voor een goede informatievoorziening over haar financiële positie naar (potentiële) vermogensverschaffers zodat de toegang tot de geld- en kapitaalmarkt te allen tijden gewaarborgd is. Indien nodig wordt er een r/c faciliteit afgesloten ter dekking van een mogelijke liquiditeitsbehoefte. De liquiditeitsplanning geeft input aan de grote van de liquiditeitsbehoefte Kasbeheer Doelstellingen geldstromenbeheer Het zoveel mogelijk beperken van liquiditeitsgebruik binnen de organisatie. Dit betekent dat het aantal transacties rond betalingen en ontvangsten zoveel mogelijk beperkt wordt (matching van inkomsten en uitgaven) en dat het contante betalingsverkeer geminimaliseerd wordt. Het zorg dragen voor voldoende dagelijks opvraagbare liquiditeiten om te garanderen dat de korte termijnverplichtingen nagekomen kunnen worden. Het minimaliseren van de externe kosten (valutadagen, te betalen provisie, kosten voor betalingsverkeer en datacommunicatiekosten) van het verwerken van geldstromen en de interne handeling kosten van het verwerken van de geldstromen. De in- en uitgaande geldstromen worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Daartoe wordt een liquiditeitsplanning (per jaar en meerjarig) opgesteld. Bij het uitvoeren van het betalingsverkeer wordt gekozen voor de goedkoopste en meest efficiënte instrumenten. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk geconcentreerd bij één bank. 10

11 Doelstellingen saldobeheer Het zorg dragen voor voldoende dispositieruimte (tot één jaar) om te garanderen dat de organisatie haar korte termijn verplichtingen structureel kan nakomen tegen zo laag mogelijke kosten. Het optimaliseren van het renteresultaat op bestaande en geprognosticeerde liquiditeitsoverschotten voor een periode tot één jaar tegen aanvaardbare risico s. De toegestane geldmarktinstrumenten voor de periode van maximaal één jaar zijn rekening courantkrediet, kasgeldleningen of hiermee sterk vergelijkbare instrumenten. De condities waartegen financiële transacties kunnen worden afgesloten moeten marktconform zijn. Er vindt saldoregulatie en -afroming plaats gericht op maximale opbrengst en minimale kosten. Uitgaande van de normale situatie dat kort geld goedkoper is dan lang geld, zal het XX-College zoveel mogelijk met kort geld financieren. Doelstellingen debiteuren- en crediteurenbeheer, betalingsverkeer Het zo doelmatig mogelijk beheren van de debiteuren en crediteuren. Er zijn vaste debiteuren- en crediteurenprocedures en deze worden met een vaste periodiciteit uitgevoerd. De debiteurenprocedure betreft de inning van vorderingen inclusief aanmaningen en eventuele vervolgprocedures. De crediteurenprocedure betreft het voldoen aan de betalingsverplichtingen. Hierbij wordt gekozen voor de meest goedkope en efficiënte manier van het innen van de vorderingen en voor het voldoen aan verplichtingen. Het XX-College betaalt tijdig de facturen, dat wil zeggen dat er betaald wordt op de uiterste betaaldatum en benadert actief de betalingsvoorwaarden (afspraken over termijnen) Beheer beleggingen en financieringen Doelstellingen beleggingen Beleggen omvat het beheren van overtollige liquiditeiten en het verstrekken van leningen voor een periode langer dan een jaar. Doelstelling van de beleggingen is het optimaliseren van het (rente)resultaat op bestaande en geprognosticeerde liquiditeitsposities tegen aanvaardbare risico s. Beleggingen vinden uitsluitend plaats met overtollige en direct beschikbare liquiditeiten. Het XX- College baseert haar beleggingstransacties op de volgende informatie: - liquiditeitsplanning op jaarbasis, maandelijks bijgesteld indien nodig; - liquiditeitsplanning, meerjarig tot 4 jaar, halfjaarlijks bijgesteld; - rentevisie c.q. renteverwachting; - analyse beleggingsportefeuille. 11

12 Als geldnemers komen in aanmerking alle (financiële) instellingen die voldoen aan de richtlijnen van de Regeling Beleggen en Belenen. Er wordt uitsluitend belegd in toegestane financiële instrumenten in euro s en tegen marktconforme prijzen. Doelstellingen financiering Het voorzien in toekomstige behoefte aan vreemd vermogen door het aantrekken van middelen tegen zo laag mogelijke kosten. Het aantrekken van vreemd vermogen voor een periode van minimaal een jaar tegen aanvaardbare risico s. Het veilig stellen van de financierbaarheid van de organisatie in die zin dat op elk gewenst moment middelen kunnen worden aangetrokken en de toegang tot de kapitaalmarkt dient verzekerd te zijn. Bij een normale rentestructuur wendt het XX-College, voor zover mogelijk, het eigen vermogen en de voorzieningen aan voor de interne vermogensbehoefte. Het aantrekken van vreemd vermogen is slechts toegestaan indien: - Het XX-College vanwege investeringen met structurele financieringstekorten wordt geconfronteerd. - Vreemd vermogen concreet voordeel oplevert ten opzichte van het vervroegd verkopen van rentedragende schuldtitels. - Het aantrekken van gelden niet tot structurele overschotten leidt. Het XX-College baseert haar financieringstransacties op de volgende informatie: - liquiditeitsplanning op jaarbasis, maandelijks bijgesteld; - liquiditeitsplanning, meerjarig tot 4 jaar, halfjaarlijks bijgesteld; - rentevisie c.q. renteverwachting; - analyse beleggingsportefeuille. Voordat een transactie wordt afgesloten, vraagt het XX-College offertes bij in principe twee verschillende partijen. Als geldgevers komen in aanmerking alle (financiële) instellingen die voldoen aan de richtlijnen van de Regeling Beleggen en Belenen. Er wordt uitsluitend geleend middels toegestane financiële instrumenten in euro s en tegen marktconforme prijzen. Het XX-College hanteert in het algemeen integrale (totaal) financiering en geen projectfinanciering. Dit betekent dat beslissingen tot het aantrekken van financiering gebaseerd worden op de totale financieringspositie. De voordelen van deze systematiek zijn lagere afsluitkosten (minder leningen worden aangetrokken) en betere prijzen (grotere volumes). Nadeel hierbij is echter de kans op een hogere mismatch tussen aangetrokken en benodigde middelen en daardoor een hoger renterisico. Doelstellingen relatiebeheer 12

13 Doelstelling van het bankrelatiebeheer is het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities op producten en diensten geleverd door vermogensverschaffers, institutionele beleggers, banken en makelaars. De bankrelaties en bancaire condities worden periodiek (minimaal iedere 5 jaar) beoordeeld. Het XX-College bankiert uitsluitend bij de banken binnen het EMU-gebied met minimaal een A-rating. 3.3 Risicoprofiel Het risicoprofiel wordt bepaald door de mate waarin een organisatie enerzijds risico s wenst aan te gaan en anderzijds zich risico s kan veroorloven. Het XX-College wenst haar (overtollige) liquide middelen op een risicomijdende manier weg te zetten. Dit betekent dat er gekozen wordt voor een meerjarig zo veel mogelijk stabiel rendement tegen zo min mogelijk risico s. Het XX-College zal voldoende liquide middelen aanhouden, zodat zij steeds aan haar korte termijn verplichtingen zal kunnen voldoen. Liquide betekent dat (tijdelijk) overtollige middelen aangehouden worden in direct opvraagbare spaarproducten, deposito s of andere instrumenten die zonder al te veel kosten snel liquide te maken zijn. De hoogte van het bedrag en de termijn van uitzetting zijn afhankelijk van de te verwachten inkomsten en uitgaven op basis van de (meerjaren) liquiditeitsplanning. Ter optimalisering van het renteresultaat wordt in principe een zo laag mogelijk saldo van direct beschikbare en dus liquide middelen nagestreefd. Dat deel van de liquide middelen dat conform planning voor langere tijd niet beschikbaar hoeft te blijven om te kunnen voldoen aan de korte termijn verplichtingen wordt opgenomen in de beleggingsportefeuille, omdat in een normale rentestructuur de lange rente hoger is dan de korte rente. De beleggingsportefeuille van het XX-College heeft een beleggingshorizon van meer dan 1 jaar en kent de volgende indicatieve opbouw, bepaald door de marktomstandigheden: Liquide middelen 10%-100% Obligaties 0%-90% Overig 0%-50% 13

14 HOOFDSTUK 4: ORGANISATIE Ten behoeve van het sturen en beheersen van de uitvoering van de treasury functie en het minimaliseren van de interne organisatorische risico s dient het XX-College te beschikken over een organisatorische infrastructuur. De treasury functie heeft voor het XX-College de volgende (organisatorische) kenmerken. - De treasury organisatie moet bescheiden van omvang zijn en dient (betrekkelijk) los van de rest van de organisatie te staan. - Er moet snel en flexibel ingespeeld kunnen worden op (markt)ontwikkelingen. - Het aantal financiële transacties (exclusief de transacties voor het betalingsverkeer) moet beperkt worden. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatiestructuur. Aan de orde komen onder andere de plaats van de treasury functie binnen het XX-College en de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 4.1 Positie Een duidelijke inbedding van de treasury binnen het XX-College is onder meer van belang om een adequate verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasury functie mogelijk te maken. De treasury functie bij het XX-College wordt geheel centraal uitgevoerd en is daarom ondergebracht binnen de afdeling bedrijfsvoering. De treasury betreft binnen het XX- College een beperkt aantal transacties en het College van Bestuur is hier verantwoordelijk voor. Er is geen afzonderlijke afdeling voor treasury. Naast schaalvoordelen vergemakkelijkt deze centrale positionering de invulling van de eisen van functiescheiding. Ten behoeve van de uitvoering van de treasury functie zijn steeds ten minste drie functionarissen betrokken waardoor zoveel mogelijk inhoud wordt gegeven aan functiescheiding: de uitvoerende functie (afsluiten overeenkomsten), de administrerende functie (registreren overeenkomsten) en de controlerende functie. De betrokken functionarissen beschikken over de noodzakelijke kennis en vaardigheden om de treasury functie te kunnen uitvoeren. Indien gewenst vindt er gerichte scholing plaats. De treasury functie wordt uitgevoerd door (een lid van) het College van Bestuur. De treasury administratie wordt belegd bij de financiële administratie en de controlerende functie is belegd bij het hoofd bedrijfsvoering. Er is een volledige functiescheiding tussen het afsluiten van transacties en het administreren en controleren hiervan alsmede tussen het afsluiten van een transactie en het doen van betalingsopdrachten. Deze functiescheiding moet zo veel mogelijk in stand blijven, ook bij afwezigheid van één of meer van de genoemde functionarissen. De aansluiting van de treasury administratie met de financiële administratie wordt periodiek vastgesteld door het hoofd bedrijfsvoering en hierover rapporteert hij/zij aan het College van Bestuur. 4.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 14

15 Het vastleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is de verantwoordelijkheid van het College van Bestuur. In de statuten is immers geregeld dat het College van Bestuur het XX- College vertegenwoordigd. Bij de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden de wettelijke bepalingen in acht genomen. De drie elementen hangen nauw met elkaar samen en de onderlinge verhouding tussen deze elementen moet in evenwicht zijn: grote (kleine) verantwoordelijkheden en beperkte (grote) bevoegdheden gaan namelijk moeilijk samen. Vooral met het oog op de omvang van de transacties en de hiermee samenhangende risico s zijn er bij de toedeling van de taken een aantal specifieke aandachtspunten. - Een transparante functiescheiding tussen beleidsbepaling en de uitvoering en tussen de administratie en controle op de financiële transacties. - Ongewenste vormen van belangenverstrengeling dienen vermeden te worden. - Aan een afwijking op de bepalingen van het treasury statuut moet expliciet een besluit van het College van Bestuur ten grondslag liggen. - Elke overtreding van de richtlijnen en limieten dient ter kennis gebracht te worden aan het College van Bestuur. Het middel om dit soort zaken afdoende te regelen is het opstellen van sluitende procedurebeschrijvingen en sluitende functiebeschrijvingen, alsmede sancties bij overtreding. Bevoegdheden kunnen via mandaat door het College van Bestuur aan andere functionarissen worden verleend. Door mandatering kan slagvaardiger worden opgetreden op de financiële markten. Bij het toewijzen van bevoegdheden dient rekening gehouden te worden met functiescheiding tussen uitvoeren, administreren, controleren en autoriseren. 4.3 Administratieve organisatie en interne controle In de administratieve organisatie kristalliseert zich praktisch de treasury functie. De richtlijnen, de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de mandaten en alle andere zaken vinden hun vastlegging en neerslag in de administratieve organisatie. In relatie daarmee zal de administratieve organisatie ook de adequate beleids-, operationele- en verantwoordingsinformatie moeten kunnen leveren aan de betrokkenen. De administratie bevat daarnaast als kernonderdeel ook de maatregelen voor de interne controle om daarmee te bewerkstelligen en te bevestigen dat de uitvoering van de treasury functie conform de gestelde regels geschiedt. De administratieve organisatie en de interne controle moeten waarborgen dat: - de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; - de treasury activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; - de risico s kunnen worden beheerst; 15

16 - de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is. De administratieve organisatie zal op basis van het treasury statuut worden ingevuld en vastgesteld. Vanuit de maatregelen van interne controle dient in ieder geval gecontroleerd te worden of het treasury statuut feitelijk wordt nageleefd (het hoofd bedrijfsvoering en/of externe accountant), de informatievoorziening van de treasury functie volledig en betrouwbaar is (administratie); de uitvoering en bevestigingen van de treasury overeenkomsten correct is (het hoofd bedrijfsvoering) en de Informatie in de financiële administratie juist is geadministreerd (het hoofd bedrijfsvoering). Voor de autorisatie van betaalopdrachten ten behoeve van de bank geldt de volgende regel: Betaalopdrachten tot een bedrag van ,- kunnen door het College van Bestuur individueel getekend worden. Bedragen boven ,- moeten altijd gezamenlijk getekend worden. Overboekingen tussen eigen rekeningen van het XX-College zijn ongelimiteerd enkelvoudig te tekenen. 4.4 Planning en control In het treasury statuut wordt de relatie tussen het treasury beleid en de planning en control cyclus vastgelegd. Het treasury beleid wordt jaarlijks gebaseerd op een (meerjaren) begroting en liquiditeitsprognose. Vanuit deze prognose worden de verwachte treasury activiteiten voor het komende jaar bepaald. Dit wordt uiteengezet in de treasury paragraaf in de begroting. Daarmee is een verband gelegd tussen het treasury beleid en de uitvoering van de treasury activiteiten. In de planning en control cyclus dient de uitvoering van het treasury beleid expliciet aan de orde te worden gesteld. In de begroting, de managementrapportages en het jaarverslag c.q. de jaarrekening wordt middels een treasury paragraaf de uitvoering van het treasury beleid nader geconcretiseerd. De treasury paragraaf omvat onder andere geactualiseerde meetbare en toetsbare doelstellingen, de rentevisie, de strategie van de treasury functie alsmede de toegestane transacties waardoor de treasury snel verantwoorde transacties kan afsluiten. Ten behoeve van de treasury functie zijn uit de planning en control cyclus specifiek van belang de investeringsplanningen (jaarlijks en meerjarig) en de liquiditeitsplanning (meerjarig, jaarlijks en maandelijks). Middels managementrapportages en het jaarverslag/jaarrekening wordt periodiek en jaarlijks gerapporteerd over de uitvoering van de treasury activiteiten. 4.5 Informatievoorziening De kernelementen bij de financiële bedrijfsvoering zijn sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Dat geldt ook voor de uitvoering van de treasury functie. Bij de eerste twee elementen gaat het met name om de operationele informatie passend bij het systeem van planning en control. Bij de elementen van verantwoorden en toezicht houden staat de verantwoordingsinformatie centraal. De voorziening van juiste, tijdige, volledige en relevante verantwoordingsinformatie moet gerekend worden tot de belangrijkste voorwaarden voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico s. De administratieve organisatie en de interne controle dienen de adequate informatie te waarborgen. 16

17 Beleidsmatige informatie: Deze informatie bestaat vooral uit de beleidskaders zoals deze zijn vervat in het treasury statuut en uit de concrete beleidsplannen en de uitvoering ervan die hun neerslag hebben in de treasury paragraaf. De beleidsmatige informatie beoogt een transparant besluitvormingsproces mogelijk te maken. Operationele informatie: Het treasury statuut geeft aan welke operationele informatie nodig is ter ondersteuning van de uitvoering (van de planning en control) van de treasury activiteiten. Hierbij gaat het o.a. om liquiditeitsplanningen, rentevisie, marktinformatie, koersinformatie, rentetarieven, analyse beleggingsportefeuille e.d. Deze informatie moet beschikbaar zijn om de doelstellingen te kunnen realiseren. Verantwoordingsinformatie: Deze informatie is met name de informatie die aangeeft of de gestelde doelen gerealiseerd zijn en of de uitvoering van de treasury functie heeft plaatsgevonden binnen de kaders van het treasury statuut. In het laatste geval is ook de rechtmatigheid van de uitvoering van de treasury functie aan de orde. De verantwoordingsinformatie inzake treasury moet worden opgenomen in de bestaande verantwoordings-instrumenten: managementrapportages en jaarverslag / jaarrekening. In de treasury paragraaf bij het jaarverslag/jaarrekening worden in ieder geval betrokken: - planning versus realisatie van de liquiditeitsposities; - naleving van procedures, richtlijnen en overige instructies; - analyse van de resultaten van de treasury functie Het XX-College doet ieder jaar in de jaarverslaglegging ten aanzien van de publieke middelen verslag van haar beleid ten aanzien van de beleggingen en leningen, de uitvoering van het beleid in de praktijk, de uitstaande beleggingen en leningen, de aangetrokken leningen en afgesloten derivatenovereenkomsten. Hierbij wordt: a. een vergelijking gemaakt met de gegevens van het voorgaande jaar; b. van elke belegging jaarlijks gemeld op welk moment de belegging vrij valt; c. verantwoording afgelegd over het gebruik van derivaten, conform de Regeling jaarverslaggeving onderwijs; d. een rapportage over het Treasurystatuut opgenomen, waarin tenminste verslag gedaan over: 1. het beleid en de uitvoering ten aanzien van beleggen, lenen en derivaten; 2. de soorten en omvang van de beleggingen, leningen en derivaten; 3. de looptijden van de beleggingen, leningen en derivaten. 4.6 Toezicht 1. De externe toezichthouder kan toetsen de instelling voldoet aan de eisen met betrekking tot de interne organisatie van de instelling, zoals bedoeld in artikel 3 van de Regeling beleggen, lenen en derivaten OCW

18 2. De externe toezichthouder beoordeelt minimaal eenmaal per jaar, mede op basis van in ieder geval de informatie van de accountant, of een instelling zich in voldoende mate houdt aan de regelgeving inzake derivatentransacties en neemt ter zake gepaste actie bij tekortkomingen of risico s. 5. Overgangsrecht De Regeling belenen en beleggen door instellingen voor onderwijs en onderzoek 2010, zoals deze luidde op 30 juni 2016, blijft van toepassing op beleggingen, leningen en financiële derivaten die voor 1 juli 2016 zijn afgesloten. 18

19 BIJLAGE: BEGRIPPENLIJST Aandeel Bewijs van deelname in het kapitaal van een vennootschap (bijvoorbeeld NV of BV). Administratieve organisatie Het complex van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van de informatieverzorging in en omtrent de organisatie. De informatieverzorging dient effectief, efficiënt en betrouwbaar te zijn. Bedrijfsgewijze financiering Ook totale financiering genoemd. Vorm van financiering, waarbij de vermogensbehoefte van het bedrijf als geheel wordt betrokken, in tegenstelling tot projectgewijze financiering. Deposito Niet-verhandelbare belegging bij een bank, waarbij een bedrag voor een vaste periode tegen een vast rentepercentage wordt weggezet. Derivaten Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Deze onderliggende waarden kunnen reële producten zijn zoals grondstoffen, of financiële producten zoals effecten. Derivaten kennen een breed toepassingsgebied en worden onder andere gebruikt om valuta- en renterisico s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Eigen vermogen Het deel van het vermogen dat permanent aanwezig is en als eerste alle risico s draagt die zijn verbonden aan de bedrijfsuitoefening. Financiële structuur De weergave in onderlinge samenhang van de omvang en de samenstelling van de kapitaalgoederenvoorraad (activa) en het vermogen (passiva). Financiering Het aantrekken van middelen voor de dekking van de vermogensbehoefte. Interest (of rente) De vergoeding die in rekening gebracht wordt voor het tijdelijk beschikbaar stellen van liquiditeiten (het lenen). De interest wordt meestal uitgedrukt in een percentage van de hoofdsom op jaarbasis. Kasstroomprognose Liquiditeitsplanning voor de korte termijn en de financieringsplanning voor de lange termijn; Mandaat Een mandaat is de bevoegdheid om in naam van een ander te handelen, maar zonder de daarbij horende verantwoordelijkheid. Bij mandateren worden geen bevoegdheden overgedragen. De mandaatgever blijft zelf bevoegd. Dit in tegenstelling tot delegeren, wat wel het overdragen van bevoegdheden betekent, inclusief de verantwoordelijkheid. Een mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid zelf te hanteren. 19

20 Matching Het afstemmen van termijnen waarop vermogen is of wordt vastgelegd op termijnen waarop vermogen is of wordt aangetrokken. niet-publieke middelen Alle financiële middelen waarover de instelling beschikt die niet afkomstig zijn uit s Rijks kas en niet vallen onder de definitie van publieke middelen; Obligatie Verhandelbare schuldbekentenis als onderdeel van een obligatielening, uitgegeven door een overheid of bedrijf. Projectgewijze financiering Kredietverlening op lange termijn ten behoeve van een specifieke zelfstandige economische eenheid in tegenstelling tot bedrijfsgewijze of totale financiering. Publieke middelen Middelen verkregen ten laste van de rijksbegroting of anderszins uit hoofde van bij of krachtens de wet ingestelde heffingen verkregen middelen, alsmede de opbrengsten daarvan, waarover een instelling de beschikking heeft gekregen om de wettelijke taak te verrichten; Rating Kwaliteitsoordeel over een effect of andere beleggingsmogelijkheid door een bedrijf dat zich daarop toelegt. De ratingkwalificaties van Moody s en Standard & Poor s zijn: Moody s Standard&Poor s Lange termijn ratings Aaa AAA Extreem kredietwaardig Aa AA Zeer kredietwaardig. Veiligheidsmarge echter niet zo hoog als bij AAA- categorie. A A Kredietwaardig. Er zijn echter factoren aanwezig waardoor afbetaling in de toekomst enig gevaar loopt. (Minimaal deze rating is vereist voor een prudente uitzetting.) Korte termijn ratings P-1 A-1+/A-1 Capaciteit voor rente en aflossing is extreem respectievelijk zeer groot. P-2 A-2 Voldoende capaciteit voor tijdige betaling aanwezig. Echter niet zo groot als in bovengenoemde categorie. P-3 A-3 Adequate capaciteit voor tijdige betaling aanwezig. Echter kwetsbaar indien de omstandigheden tegen zitten. (Minimaal deze rating is vereist voor een prudente uitzetting.) Rentestructuur Patroon van onderlinge verschillen in rentepercentages, ontstaan door looptijdverschillen van de verschillende vermogenstitels en door renteverwachtingen. Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling, uitgaande van een aantal rentebepalende factoren, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. Solvabiliteit 20

21 De mate waarin een organisatie op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. Vastrentende waarden Vermogenstitels met een vaste renteopbrengst. Vervaldatum De datum per wanneer geleverd/betaald moet worden. Vreemd vermogen Het totaal van de door een organisatie aangegane schulden, waarbij tevens een onderscheid naar looptijd wordt gemaakt. Waardepapieren Documenten met een geldwaarde, zoals een bewijs van een aandeel of obligatie of een derivaat. 21