Kadaster vervroegt perceelvorming bij grondtransacties

Transcriptie

1 Introductie voorlopige kadastrale grenzen Kadaster vervroegt perceelvorming bij grondtransacties Berry van Osch en Meindert Sterenberg (Kadaster, GEO Materiebeleid) Het Kadaster heeft recentelijk een nieuwe dienst voor het splitsen van percelen geïntroduceerd. Hierbij wordt een kadastraal perceel vroegtijdig gesplitst op basis van eigen geometrie van de aanvrager zonder dat er door of namens het Kadaster al is gemeten. De kadastrale aanduiding van de nieuwe percelen kan de notaris gebruiken in de akte van overdracht van onroerend goed. Omdat de ligging van de nieuwe grenzen in het terrein nog niet is aangewezen door de rechthebbende(n) krijgen deze grenzen en de daaruit afgeleide oppervlakte de status voorlopig. Hiermee worden in de kadastrale registratie voorlopige kadastrale grenzen geïntroduceerd. Doel van de nieuwe dienst is om op termijn het gebruik van deelpercelen volledig te vervangen door perceelsplitsingen met voorlopige kadastrale grenzen. Voor de klant is er sprake van meer zelfbediening en van kostenverlaging binnen het ketenproces van het inschrijven van akten bij het Kadaster. In dit artikel gaan we in op de huidige werkwijze voor perceelsvorming, de aanleiding tot introductie van een nieuwe dienst en een uitleg van de nieuwe werkwijze. Probleemstelling De verkoop van een gedeelte van een perceel waarvan de grenzen nog niet zichtbaar zijn in het terrein is al sinds jaar en dag lastig. In de transportakte kan de notaris niet direct een unieke kadastrale aanduiding noemen als overgedragen onroerende zaak, maar dient hij het gedeelte van een of meer bestaande percelen tekstueel te omschrijven. Zolang de nieuwe grenzen niet zijn aangewezen en ingemeten blijft de identificatie van het nieuwe perceel fuzzy. Ook kan de ligging van het verkochte gedeelte niet eenduidig op de kadastrale kaart worden getoond en is er geen correcte oppervlakte te berekenen. Direct na het inschrijven van een transportakte ontstaan bij de verwerking in de kadastrale registratie (AKR) in administratieve zin deelpercelen. Pas geruime tijd later worden ná terreinbezoek en inmeting van de nieuwe grenzen de nieuwe percelen gevormd (zie kader 1 voor een korte toelichting van het proces). Door dit traditionele aktepostenproces voelt men in de maatschappij een actualiteitsverschil tussen kaart en registratie omdat de kadastrale perceelsvorming in tijd vaak vele maanden na de feitelijke overdracht plaatsvindt. De informatievoorziening rond dergelijke percelen is daarom niet optimaal. Enige jaren terug is deze werkwijze aangevuld met de mogelijkheid om, op verzoek van partijen, vóórafgaande aan een verkoop het betreffende perceel al te gaan splitsen. Daarbij worden de nieuwe grenzen direct in het terrein door de aanvrager aangewezen en gemeten (zie toelichting in kader 2). Deze werkwijze van het splitsen vooraf biedt kadastraal juridisch wel direct een goede oplossing doordat direct bij akte gehele percelen kunnen worden overgedragen. Het nadeel van deze werkwijze is dat de nieuwe grenzen vaak (nog) niet betrouwbaar in het terrein zijn te visualiseren. Vaak koopt men van tekening en weet de grensaanwijzende nieuwe eigenaar slechts bij benadering waar de grens in het terrein komt te liggen. Soms is de grensmarkering in het terrein nog niet als stabiel te beschouwen. Wanneer later de nieuwe kavelindeling in het terrein nog wijzigt kan er verschil ontstaan tussen de oorspronkelijke grensaanwijs en de uiteindelijke ligging van de grens. Dit laatste is vooral uit het oogpunt van rechtszekerheid niet gewenst maar deze dienst wordt vaak gekozen om financiële redenen. Kortom, de laatste werkwijze neemt niet alle nadelen weg en daarom is procesverbetering wenselijk. Vervanging kadastrale kernsystemen Naast de hiervoor genoemde problematiek vanuit de praktijk is het Kadaster bezig met een grootscheepse vervanging van haar huidige kernsystemen LKI en AKR/ Hyp. Momenteel worden de kartografische en administratieve gegevens van percelen immers nog apart beheerd. Dit leidt soms tot discrepanties in bepaalde informatieproducten. AKR, Hyp en LKI vormen tezamen 24 Geo-Info

2 Kader 1. Overdracht gedeelte van een kadastraal perceel (met meting / perceelsvorming achteraf ) 1. Vervaardiging akte door notaris. Koper en verkoper gaan naar de notaris en leggen vast welk deel van een perceel zij willen overdragen. Bij de akte kan ter verduidelijking een (digitale) tekening worden gevoegd. 2. Inschrijven akte door Kadaster. Na inschrijven van de akte in de Openbare Registers van het Kadaster worden in de registratie op het bestaande perceel deelpercelen geplaatst met de daarbij behorende eigenaar. Hiermee wordt aangegeven dat een gedeelte van het perceel is overgedragen. De perceelsvorming komt nu kadastraal-juridisch tot stand! Op de kaart blijft alleen het originele perceel zichtbaar. Omdat er nog geen grenzen vastgelegd zijn lijkt er een verschil in actualiteit te ontstaan tussen kaart en registratie. 3. Meten nieuwe grenzen. Wanneer de nieuwe grenzen later fysiek in het terrein kunnen worden aangewezen door de feitelijke rechthebbenden, worden ze vervolgens ingemeten. 4. Definitieve perceelsvorming. De nieuw gemeten grenzen worden in de kadastrale kaart ingepast. Hierna worden de nieuwe percelen kartografisch gevormd, de oppervlakte formeel vastgesteld en wordt de nieuwe kadastrale aanduiding (perceelnummer) aangebracht. Op dit moment is de registratie van de percelen weer gelijk met weergave op de kaart. Kader 2. Overdracht gedeelte van een kadastraal perceel (met meting / perceelsvorming vóóraf ) 1. Meten nieuwe grenzen. Op verzoek van een eigenaar om perceelsplitsing wordt direct in het terrein de nieuwe grens aangewezen en door de landmeter ingemeten. 2. Definitieve perceelsvorming. De nieuw gemeten grenzen worden in de kadastrale kaart ingepast. Hierna worden de nieuwe percelen gevormd, de oppervlakte formeel vastgesteld en wordt de nieuwe kadastrale aanduiding (perceelnummer) aangebracht. Ook de registratie is direct bijgewerkt. De kadastrale perceelsvorming is hiermee feitelijk afgerond. 3. Vervaardiging akte door notaris. Koper en verkoper gaan vervolgens naar de notaris en leggen vast welk gehele perceel zij willen overdragen. 4. Inschrijven akte door Kadaster. Na inschrijven van de akte in de Openbare Registers van het Kadaster wordt de tenaamstelling van het perceel in de kadastrale registratie bijgewerkt. Geo-Info

3 Fig. 1: Screenshot van Splits zoals in de browser wordt getoond. Links de mogelijkheden voor toegang en verkorte eigendomsgegevens van de geselecteerde percelen. Rechts een kaartscherm met daaronder de benodigde functies. Middenin het geselecteerde perceel met daarop het hoofdgebouw van het Kadaster in Apeldoorn. de inhoud van de Basis Registratie Kadaster (BRK). Het authentiek worden van bepaalde kadastrale gegevens stelt eisen aan het niveau van onze informatievoorziening. Kort gezegd houdt dit in dat de kadastrale gegevens zullen gaan migreren naar één integrale (administratief én kartografisch) landelijke omgeving. Verder worden alle beherende en informerende bedrijfsprocessen gemoderniseerd. Indien de BRK-datastructuur eenvoudiger wordt, levert dit een uitgelezen mogelijkheid op ook de werkprocessen te vereenvoudigen. Met name het niet meer hoeven herbouwen van de kadastrale deelperceelstructuur maakt de vernieuwing van AKR, maar ook die van LKI aanmerkelijk eenvoudiger. Daarnaast streeft het Kadaster om de inschrijving en verwerking van akten meer geautomatiseerd te laten verlopen. De afhandeling van traditionele akten met deelpercelen kan helaas niet geautomatiseerd plaatsvinden. Ook daarom is een werkwijze rond kadastrale perceelsvorming wenselijk die dit wel toestaat. Nieuwe werkwijze perceelsplitsing met voorlopige grenzen Om te kunnen voldoen aan de vraag van de maatschappij naar eerdere en meer actuele informatie met een goede geografische ligging is besloten de kadastrale perceelsvorming altijd voorafgaand aan de inschrijving van een transportakte plaats te laten vinden. Het behouden van het vertrouwen van de maatschappij staat voorop bij de introductie van veranderingen van de huidige diensten. Kern van de nieuwe werkwijze is dat een notaris of een (professionele) rechthebbende een elektronisch verzoek tot het splitsen van een perceel kan doen, waarbij in dat verzoek alle geometrische gegevens van de nieuwe grens zijn opgenomen. Om de klant daarbij te helpen is een geo-webapplicatie ontwikkeld die we kortheidshalve de naam Splits hebben meegegeven. De webapplicatie is vanuit de meest gangbare typen internetbrowsers benaderbaar. Men krijgt toegang tot de actuele kadastrale kaart en registratie via de ingangen kadastrale aanduiding, adres, postcode of men zoomt in naar de gewenste locatie via de kaart. De applicatie toont de actuele kadastrale kaart met topografie en desgevraagd de bijbehorende administratieve perceelsgegevens. Op deze kaartondergrond kan de aanvrager van een splitsingsverzoek met de hulp van een aantal elementaire kartografische functies een of meerdere lijnen inbrengen waarmee het geselecteerde perceel gesplitst moet worden. Het betreft inschetsen op het kaartscherm, invoeren van coördinaten van grenspunten of het uploaden van een lijnenbestand. Men kan voor eigen doeleinden een kartografisch controle-overzicht maken. De in het verzoek aanwezige lijnen worden na verwerking de voorlopige kadastrale grenzen. Zie voor een screenshot van de applicatie fig. 1. Om van Splits gebruik te maken moet een geregistreerde klant op gebruikelijke beveiligde wijze via MijnKadaster zijn aangemeld. Dan kiest hij voor de dienst Perceelsplitsingsverzoek zónder meting. De toevoeging 26 Geo-Info

4 zonder meting is relevant omdat ook de werkwijze met directe meting in het terrein (kader 2) in de toekomst nog steeds toepasbaar blijft. Deze bestaande optie heet daarom eigenlijk Perceelsplitsingsverzoek mét meting. De nieuwe werkwijze via Splits is primair een vervanging voor het traditionele aktepostenproces, maar kan ook in een aantal gevallen een alternatief zijn als nieuwe grenzen nog niet goed zijn te identificeren in het terrein. Het resultaat van het perceelsplitsingsverzoek is een bijgewerkte kadastrale registratie en kaart. De aanvrager krijgt een elektronisch bericht met de nieuwe percelen en hun kadastrale aanduidingen. Ook wordt een kadastraal kaartfragment getoond met de voorlopige grenzen in een afwijkende kleur. De nieuwe percelen zijn definitief ontstaan, niet slechts voorlopig...! De notaris kan de nieuwe perceelnummers direct gebruiken in de navolgende transportakte. Het nieuwe proces staat nader beschreven in kader 3. Veranderingen voor notaris en rechthebbenden De introductie van de nieuwe dienst waarbij percelen worden gesplitst met voorlopige kadastrale grenzen betekent de volgende veranderingen voor zowel de klanten van het Kadaster als het Kadaster zelf: Verdwijnen deelpercelen. Naarmate er meer splitsingverzoeken worden ingediend zullen er meer akten met gehele percelen voor inschrijving worden aangeboden. Hierdoor neemt het aantal akten met deelpercelen af en daarmee ook aantal deelpercelen in AKR. Op termijn streeft het Kadaster ernaar dat alle klanten altijd een kadastraal gevormd geheel perceel kunnen overdragen. Indien dat niet mogelijk is gaat het Kadaster zelf ambtshalve over tot perceelsplitsing alvorens de akte wordt verwerkt. Splitsingsverzoek via webapplicatie. Om de aanvragende klant te ondersteunen bij het aangeven van de ligging van de voorlopige grens, waarmee een of meerdere percelen moeten worden gesplitst, is de webapplicatie ontwikkeld. Bij het verzenden van het verzoek wordt zichtbaar gemaakt hoeveel maal het geldende tarief in rekening wordt gebracht zodat de klant niet voor verrassingen komt te staan. Het splitsingsverzoek wordt in de huidige operationele versie handmatig verwerkt binnen vijf werkdagen. Voor een notaris houdt Kader 3. Overdracht gedeelte van een kadastraal perceel (met gebruikmaking van voorlopige grenzen ) 1. Perceelsplitsingsverzoek. Door of namens de eigenaar wordt een verzoek aan het Kadaster gedaan om een of meer van de eigen percelen te splitsen. Via een geo-webapplicatie selecteert men het gewenste perceel en voert men de geometrie van de toekomstige nieuwe grenzen op. Het wordt als een digitaal bestand (xml) met bijgevoegde tekening (pdf) naar het Kadaster verzonden. 2. Perceelsvorming. Op basis van het splitsingsverzoek worden door het Kadaster nieuwe percelen gevormd met een definitieve kadastrale aanduiding en een voorlopige kadastrale grens en oppervlakte. De kadastrale registratie en kaart zijn nu beide even actueel. Vervolgens is het wachten op de akte zodat de voorlopige perceelsbegrenzing in het terrein kan worden geverifieerd en zonodig ingemeten. 3. Vervaardiging akte door notaris. Koper en verkoper gaan vervolgens naar de notaris en leggen vast welk geheel perceel zij willen overdragen. 4. Inschrijven akte door Kadaster. Na inschrijven van de akte in de Openbare Registers van het Kadaster wordt de tenaamstelling van het perceel in de kadastrale registratie bijgewerkt. Na inschrijving van akten met een perceelsoverdracht wordt de perceelsvorming definitief gemaakt. Dit houdt in dat de voorlopige grenzen definitief worden en de oppervlakte wordt vastgesteld. 5. Verifiëren en Meten nieuwe grenzen. De koper/verkoper of rechthebbende wordt gevraagd de nieuwe grens in het terrein aan te wijzen. Indien nodig wordt die door de landmeter ingemeten. 6. Definitieve bijwerking BRK. De verifieerde en gemeten grenzen worden in de kadastrale kaart ingepast. De perceelsoppervlakten worden formeel vastgesteld. De eigenaren ontvangen hiervan een kennisgeving. In het schema is de akte-inschrijving (stappen 3 en 4) in principe de trigger voor het starten van de verificatie. Mocht op langere termijn geen perceelsoverdracht plaatsvinden dan kan de oorspronkelijke aanvrager er voor kiezen om de gesplitste percelen weer te laten samenvoegen. In dat geval wordt stap 5 niet uitgevoerd en wordt in stap 6 een perceelsvereniging uitgevoerd. Geo-Info

5 dit in dat hij voldoende doorlooptijd moet inbouwen voor het kunnen gebruiken van de nieuwe perceelsaanduidingen in de akte. Aanwijs en meting van de voorlopige grens. Omdat de nieuw afgesplitste percelen nog voorlopige grenzen hebben, moeten deze grenzen op een later tijdstip in het terrein aangewezen worden. In principe gebeurt dit nadat de overdrachtsakte is ingeschreven. Afhankelijk van de geometrische afwijking ten opzichte van de ligging van de voorlopige grens wordt deze al dan niet volledig ingemeten. We noemen dit het verificatieproces. De term aktepost wordt binnen het Kadaster dan ook vervangen door de term verificatiepost. Na verificatie krijgen de voorlopige grenzen hun definitieve status en wordt ook de oppervlakte vastgesteld. Belanghebbenden krijgen hiervan een kennisgeving. Niet doorgaan van de verkoop en akteinschrijving. Het is mogelijk dat na het splitsen van een perceel de verwachte transactie toch geen doorgang vindt. Omdat er dan ook geen akte wordt ingeschreven ontbreekt de prikkel om de voorlopige grenzen definitief te maken. De aanvrager van de splitsing krijgt in die situatie de mogelijkheid om deze te herroepen. Dit betekent niet terugdraaien van de eerdere perceelsvorming de percelen bestaan immers in definitieve zin maar er vindt een perceelsvereniging plaats waarbij de voorlopige grenzen vervallen. Aanpak Voor het ontwikkelen van deze nieuwe dienst is voor een innovatieve aanpak gekozen, die naadloos past in de huidige meerjarenstrategie. De kernwoorden voor de aanpak zijn samen en interactief. Samen omdat vanaf het begin klanten zijn betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe dienst. Interactief omdat klanten via de webapplicatie een perceel kunnen laten splitsen en direct het resultaat zien zonder tussenkomst van een medewerker van het Kadaster. Vanaf het begin in 2009 is begonnen met een groep van zes pilotdeelnemers. Uit de discussies en feedback kwamen wensen en suggesties en is hierop ingespeeld. Los van de look and feel van de applicatie speelt onder andere het kunnen importeren en exporteren van bestanden. Veel discussie is gevoerd rond de wijze van factureren. Deze pilotgroep is, na de eerste productieversie medio 2010, uitgebreid naar 30. Ook na de recente opschaling van de productie in april blijft een aantal klanten als klankbordgroep betrokken bij de verdere doorontwikkeling van de nieuwe dienst. Het betrekken van klanten bij de ontwikkeling heeft ook een keerzijde. Omdat klanten konden ruiken aan de nieuwe mogelijkheden nam de vraag om mee te mogen doen sterk toe. Dit heeft er uiteindelijk in geresulteerd dat de nieuwe dienst open staat voor iedereen die vanuit zakelijk perspectief te maken heeft met kadastrale perceelsplitsingen. Dit terwijl de ontwikkeling van de nieuwe dienst nog in volle gang is. Naast de voor de hand liggende klantengroep van het notariaat zijn ook zogenaamde professionele rechthebbenden betrokken. Dan bedoelen we organisaties zoals gemeenten, provincies, overheidsgrootgrondbezitters en projectontwikkelaars en dergelijke die veel grondtransacties doen of begeleiden. In de samenwerking is duidelijk gebleken dat beide groepen vanuit hun verschillende achtergrond een heel eigen inbreng hadden en hebben. Het samen met klanten ontwikkelen van een nieuwe dienst is als erg succesvol ervaren. Vervolgstappen Het beschikbaar stellen van de huidige versie van de webapplicatie Splits is de eerste zichtbare stap voor alle klanten van het Kadaster in de ontwikkeling van de nieuwe dienstverlening rond kadastrale perceelsvorming. Zoals eerder gesteld blijven onze klanten betrokken bij de verdere ontwikkeling van Splits. Heel direct merken klanten dit bijvoorbeeld aan het kunnen raadplegen van actuele hoogprecieze luchtfotobeelden en over beschikbare ontwerpgrenzen uit geregistreerde matenplannen. Het uiteindelijke doel is een pakket te ontwikkelen waarbij alle diensten rondom perceelsvorming zoals perceelsplitsing mét meting en het verenigen van percelen via een webapplicatie worden aangeboden. Hiermee kan de klant dan al deze diensten op een interactieve wijze bestellen. Deze ontwikkeling loopt parallel aan de vervanging van de kadastrale systemen (LKI en AKR/Hyp) en krijgt zijn beslag in de komende jaren. De volgende grote stap in 2012 voor de klant wordt het automatisch verwerken van splitsingsverzoeken. Het voordeel is dat na het verzenden van het splitsingsverzoek de BRK direct wordt bijgewerkt en klanten vrijwel direct bericht krijgen van de nieuw ontstane percelen. Als laatste stap in deze ontwikkeling verdwijnen de deelpercelen uit de BRK. Indien er in een akte toch een deel van een perceel wordt overgedragen, gaat het Kadaster zelf over tot perceelsvorming met fictieve grenzen in het geval er onvoldoende gegevens beschikbaar zijn om een voorlopige grens te kunnen vormen. Tot slot Splits is nu een zelfstandig werkende geo-webapplicatie. Verdere ontwikkelingen zullen er wellicht voor klanten met bedrijfsprocessen, waarbij kadastrale gegevens nodig zijn, toe leiden dat men specifieke kadaster webservices binnen de eigen geo-applicaties kan aanroepen. Hierdoor kan kadastrale informatie integraal met eigen ruimtelijke informatie worden gebruikt. Toch een belangrijke stap in de richting van het streven van de e-overheid naar uniform en transparant beheer en gebruik van overheidsdata Summary Introduction provisonal cadastral boundaries The Cadastre innovates parcel creation process in land transactions The Netherlands Cadastre introduced a new service in cadastral land management. Normally when part of a cadastral parcel is sold, the new boundaries can not be visualised directly in the real world. At a later stage the transaction deed is registrered in the Public Registre, the new boundaries are surveyed in the field and the location and area of the new parcel is formally established. In the mean time there can be a certain period of inconsistency between cadastral map and registration. With the newly introduced geo webapplication a notary can provisionally split the cadastral parcel using geometry of boundaries from planning maps or externally obtained survey results. In this way both map and registration are always consistent and actual. 28 Geo-Info