Handleiding Cosmo. Handleiding voor beheerders

Transcriptie

1 Handleiding Cosmo Handleiding voor beheerders Cosmo versie 2, 28 januari 2008

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Aan de slag met Cosmo... 4 Het bekwaamheidsdossier... 6 Cosmo Beheer... 7 Beheer accounts... 9 Beheer werknemers Beheer gebruikers, groepen en bestuursgegevens De webinterface Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 2

3 Inleiding COSMO staat voor Competenties, Ontwikkeling, Scholing, Mobiliteit en Opleiding. Het is een programma dat via internet te benaderen is. Cosmo is een kwaliteitsinstrument dat door schoolbesturen binnen het primair onderwijs ingezet wordt ter ondersteuning van het integraal personeelsbeleid. Met behulp van het programma kunnen medewerkers in het primair onderwijs hun bekwaamheidsdossiers beheren, inclusief competentieprofielen en persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP). Het bestuur en de schoolleiding kunnen vervolgens van deze gegevens gebruik maken om daarmee de personeelsleden beter te ondersteunen. Historie De aanzet tot het ontwikkelen van Cosmo is in 2004 gedaan door het schoolbestuur Stichting IJsselgraaf in Doetinchem. Zij zochten naar een manier om de gegevens met betrekking tot het Curriculum Vitae en de mobiliteitswensen van de medewerkers van de bij hen aangesloten scholen in kaart te brengen. Gaandeweg bleek dat er, mede door de invoering van Wet BIO, behoefte was aan een breder programma met meerdere onderdelen. Als ontwikkeling daarop is er een onderdeel voor de beroepsidentiteit, het competentieprofiel, het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en de (na-)scholing opgenomen. Omdat er meerdere besturen geïnteresseerd waren in de programma's is de Stichting voor Internetapplicaties en Kwaliteitsinstrumenten voor het Onderwijs in Nederland (SIKON) gevraagd om Cosmo en IJKPUNT verder te ontwikkelen en te verspreiden. Toekomst Cosmo zal verder ontwikkeld en bijgehouden worden door SIKON. Hiertoe heeft SIKON het beheer en de ontwikkeling van de internetapplicatie Cosmo uitbesteed aan Construct Bedrijfspsychologie. Tevens heeft SIKON een werkgroep in het leven geroepen. Deze werkgroep stelt voor, op basis van wettelijke bepalingen en aan de hand van opmerkingen en suggesties die ze krijgt van de gebruikers, wat er veranderd zou kunnen worden aan het programma om het nog bruikbaarder te maken. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 3

4 Aan de slag met Cosmo Internet applicatie Cosmo is een programma, dat werkt via het internet. U kunt het Cosmo programma vinden op de website van Sikon ( Door te klikken op inloggen wordt u naar de Cosmo applicatie geleid. Wilt u een directe link naar Cosmo, dan kunt u de url gebruiken. Uw account Om gebruik te kunnen maken van Cosmo heeft u een account nodig met de juiste rechten ( administrator voor beheer). De helpdesk van Cosmo kan u helpen toegang tot uw account te krijgen. Persoonlijk of bestuur-account In Cosmo versie 2 kan het account, dat toegang geeft tot beheer, een bestuur-account zijn of deze rechten kunnen aan een persoonlijk account toegekend ziin. De laatste optie heeft de voorkeur, maar vanuit Cosmo versie 1 zijn er ook nog bestuurgebonden accounts. Deze hebben gebruikersnamen, die afgeleid zijn van het bestuurnummer van het bestuur. Gebruikersnaam Voor een persoonlijk account is de gebruikersnaam, in principe uw Caso-stamnummer. Als uw werkgever niet met stamnummers werkt is uw gebruikersnaam uw registratienummer, óf uw burgerservicenummer (BSN/Sofi). (Historische) bestuur accounts hebben een gebruikersnaam die afgeleid is van het bestuurnummer (Axxxxx voor de administratie). Tijdelijk wachtwoord Bij het aanmaken van uw account wordt een tijdelijk wachtwoord aangemaakt. Met dit wachtwoord kunt u éénmaal inloggen. Direct na het inloggen dient u zelf een eigen wachtwoord te kiezen. Dit wachtwoord wordt versleuteld in de database opgeslagen, en is niet meer te achterhalen. Bij deze stap wordt u ook gevraagd om het adres voor uw account te controleren en eventueel in te vullen. Wachtwoord kwijt Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen. Op basis van uw gebruikersnaam wordt een nieuw tijdelijk wachtwoord naar het adres, dat bij uw account bekend is, gezonden. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 4

5 Indien uw adres niet bekend is, of niet meer klopt, dan kunt u de helpdesk verzoeken om uw wachtwoord te resetten. Vermeld op dat moment uw (nieuwe) adres. Als u de helpdesk vraagt het wachtwoord te resetten, vermeld dan ook uw telefoonnummer. Bij twijfel zullen we uw aanvraag telefonisch bevestigd willen krijgen. Rollen Aan uw account zijn één of meerdere gebruikersrollen toegekend. Deze rollen bepalen welke mogelijkheden u binnen Cosmo heeft. Naast de administrator rol, kan aan een persoonlijk account ook de rol manager of werknemer toegekend zijn. In dat laatste geval kunt u ook uw eigen bekwaamheidsdossier invullen. Privacy en veiligheid Een volledige beschrijving over hoe Sikon omgaat met de privacy van uw werknemers en de veiligheid van hun gegevens, kunt u vinden op de website van Sikon ( Hulp Via het contactformulier op de website kunt u contact zoeken met de Cosmo helpdesk. Bij deze helpdesk kunt u terecht met de meeste gebruiksproblemen. Wij streven er naar uw vraag binnen twee werkdagen te beantwoorden. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 5

6 Het bekwaamheidsdossier Het Cosmo bekwaamheidsdossier omvat de belangrijkste basisinformatie voor de persoonlijke ontwikkeling van de werknemers. Zij kunnen dit dossier in Cosmo aanvullen met gerichte wensen ten aanzien van (na-) scholing, verandering van functie (mobiliteit) en wensen ten aanzien van hun aanstelling. Doel van Cosmo Cosmo heeft een tweeledig doel. Voorop staat de persoonlijke ontwikkeling van de werknemers. Door P.O.P.-rapporten en competentieprofielen met u te delen kan een vruchtbare dialoog over de ontwikkeling van uw werknemers op gang komen. Cosmo helpt hen bij het formuleren van de bekende gegevens en het registreren van gesprekken en geformuleerde ontwikkelingsdoelen. Daarnaast geeft de verwoording van hun wensen ten aanzien van hun functie (de mobiliteit) de managers de mogelijkheid om vacatures eenvoudiger te vervullen en de werknemers op de beste plaats te krijgen. Tot slot en niet geheel onbelangrijk: Cosmo geeft invulling aan de wet BIO, die werkgevers verplicht voor iedere medewerker een bekwaamheidsdossier aan te leggen. Inzage in de dossiers Als beheerder heeft u geen inzage in de dossiers. Die inzage is beperkt tot de direct leidinggevende (teamleider, schoolleider, directeur) en de werkgever (schoolbestuur, bovenschools management). Werknemersdossier Naast de persoonlijke bekwaamheidsdossiers is voor iedere werknemer een werknemersdossier in Cosmo aanwezig. In dit werknemersdossier staat de informatie over hun aanstelling en er is ruimte voor gespreksverslagen en aantekeningen. De aanstellinginformatie wordt gebruikt om de medewerkers in te delen naar school/groep en naar huidige functie. Let er op dat deze informatie correct is. Het werknemersdossier blijft in Cosmo bestaan, ook nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Het (persoonlijk) bekwaamheidsdossier is na uitdiensttreding niet meer in te zien. Een volledige beschrijving van de inhoud van het dossier en de mogelijkheden op management en leidinggevende niveau vindt u in de andere handleidingen. Deze zijn op de website van Cosmo te vinden. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 6

7 Cosmo Beheer Inleiding Als administrator kunt u beheren wie er toegang hebben (de accounts), wie er over een persoonsdossier beschikt (de werknemers) en wie welke dossiers in kan zien (rollen en groepen). Accounts Iedereen die met Cosmo wil werken heeft een account nodig. Het account is in basis een gebruikersnaam, wachtwoord en adres. Aan een account kunnen rollen en groepen gekoppeld worden. Accounts zijn persoonsgebonden. Vanuit de eerdere versie van Cosmo (versie 1) zijn er echter ook accounts die corresponderen met een school (de accounts met een gebruikersnaam die start met de BRIN code van de school). Deze accounts blijven functioneren, maar wij raden eenieder aan om over te stappen op persoonsgebonden accounts. Werknemers Werknemers zijn in Cosmo die personen, die een persoonsdossier hebben. Cosmo is gericht op de leerkrachten, maar alle werknemers kunnen een dossier hebben. Via de "werknemers"-tab krijgt u een overzicht van alle personen die in Cosmo een dossier hebben. Door op de persoonsnaam te klikken kunt u de dossiers van een individu beheren. Ook kunt u hier een nieuwe werknemer toevoegen. Deze functie staat uitgebreider beschreven in de volgende hoofdstukken. Gebruikers Naast de toegang voor werknemers biedt Cosmo de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen. Een gebruiker is een persoon, die niet zelf een dossier heeft, maar wel de rechten heeft om dossiers in te zien of te beheren. Rollen en groepen De functies die beschikbaar zijn na inloggen worden bepaald door de rollen, die aan het account toegekend zijn. In Cosmo zijn vijf rollen toe te kennen: - werknemer, deze rol geeft toegang tot een persoonlijk dossier - teamleider, deze rol geeft toegang tot de volledige dossiers van de werknemers - manager, deze rol geeft beperkte toegang tot de dossiers - administrator, de rol geeft de mogelijkheid werknemers en gebruikers aan te maken - P en O functionaris, deze rol geeft toegang tot de dossiers, zonder dat daarvoor een groepsrelatie nodig is. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 7

8 De rollen, die aan een account toegekend kunnen worden, beperken zich tot de groepen waarbinnen die rol wordt toegekend. Een teamleider (schoolleider) van de ene groep moet immers niet de dossiers uit een andere groep (school) in kunnen zien. Hiertoe kent Cosmo het begrip groepen. Iedere school is een groep in Cosmo. Daarnaast kunnen ook groepen gemaakt worden voor bijvoorbeeld de directeuren of voor kleinere eenheden binnen een school (administratie, vakgroep). Rechtentabel De functie van de rollen is toegang verschaffen tot de dossiers. Voor het wijzigen ( ), inzien ( ) en beheren ( ). De volgende tabel toont de mogelijkheden die de rollen geven ten aanzien van de dossiers: Persoon Teamleider Manager P&O Beheer Persoonsdossier Persoonsgegevens - ( ) CV - - Competenties Beroepsidentiteit P.O.P Wensen - - Persoon Teamleider Manager P&O Beheer Werknemerdossier Persoonsgegevens Aanstelling Verslagen - - Aantekeningen Persoon Teamleider Manager P&O Beheer Account Basisgegevens Groepen en rollen Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 8

9 Beheer accounts Reeds bestaande accounts kunnen beheerd worden door de werknemer of de gebruiker op te zoeken in de overzichten. Een klik op de naam leidt tot de mogelijkheid om het account te beheren. Basisgegevens Een account heeft als basis de gebruikersnaam, de volledige naam, het adres en het wachtwoord van de gebruiker. De gebruikersnaam is voor werknemers gelijk aan het stamnummer (Caso) of het burgerservicenummer (BSN/SoFi). De volledige naam van de gebruiker kan gewijzigd worden. Voor werknemers is deze echter afgeleid van de persoonsgegevens in het dossier. Een wijziging van de naam in de persoonsgegevens wordt automatisch doorgevoerd in de volledige naam van het account. Het adres is het adres waar de Cosmo correspondentie verzonden wordt. Dit adres wordt ook gebruikt voor het verzenden van een wachtwoord-reset code of een nieuw wachtwoord. Het is belangrijk dat van ieder account het adres correct aanwezig is. De Cosmo applicatie vraagt iedere gebruiker bij het inloggen om een adres, wanneer dat niet in de database aanwezig is. Het wachtwoord wordt door de gebruiker van het account zelf gekozen. In eerste instantie wordt een tijdelijk wachtwoord verstrekt. Dit wachtwoord is éénmaal bruikbaar voor het inloggen. Direct na inloggen dient de gebruiker zelf een nieuw wachtwoord (minimaal 4 karakters lang) te kiezen. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 9

10 Rollen en groepen Aan een account kunt u verschillende rollen toekennen. Deze rollen gelden binnen een specifieke groep. Ieder gebruiker zit automatisch in de groep van de werkgever. Werknemers met de werknemer-rol. De andere gebruikers mogelijk zonder expliciete rol. De deelname aan deze groep kan alleen verwijderd worden door het account op te heffen. Nota bene: schooldirecteuren en afdelingshoofden hebben vaak een dubbele rol. Ze zijn zowel werknemer als leidinggevende. Door ze in hun eigen groep zowel teamleider als werknemer te maken, wordt hun eigen dossier getoond aan alle teamleiders van die groep. Bij het delen van die functie wordt hun dossier zichtbaar voor bijvoorbeeld hun adjunct directeur. Om dit te voorkomen geeft u de directeur niet de werknemer rol in hun eigen groep. Voor de inzage van de persoonlijke dossiers van de directeuren kan bijvoorbeeld een directeuren groep gemaakt worden. Hier plaatst u dan alle directeuren in als werknemer en een bovenschools directeur of bestuurder als teamleider. Deze kan dan de volledige dossiers van de directeuren inzien. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 10

11 Beheer werknemers Voor alle werknemers is er een werknemerdossier. Als beheerder kunt u het persoonsgegevens deel en het aanstelling deel van dit dossier beheren. Persoonsgegevens De persoonsgegevens zijn een kopie van de persoonsgegevens uit het persoonsdossier van de werknemer. Wijzigingen hier worden doorgevoerd in het persoonsdossier. Aanstelling De aanstellingsgegevens in een dossier worden gebruikt voor de teamleiding en management overzichten. Bij een ordening naar functie worden de hier ingevulde gegevens Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 11

12 gebruikt. Dit geeft de mogelijkheid om bijvoorbeeld alle lichamelijke opvoeding leerkrachten te tonen. Het aanstelling deel biedt ook de mogelijkheid een historie van functies op te bouwen. Bij functieveranderingen kan een nieuwe functie toegevoegd worden. De oude functie kan afgesloten worden door het eindjaar te zetten. Nieuwe werknemer toevoegen Op de beheer werknemers pagina wordt de mogelijkheid geboden een nieuwe werknemer toe te voegen. Een nieuwe werknemer wordt toegevoegd op basis van stamnummer of burgerservicenummer. Vul eerst deze gegevens in, om te controleren of de werknemer niet reeds een dossier in Cosmo heeft. Indien een dossier reeds aanwezig is, kan dit aan de lijst toegevoegd worden. De werknemer krijgt dan in Cosmo meerdere werkgevers. Na het toevoegen van de werknemer worden de details van de persoon getoond. Vanuit dit overzicht kunt u een welkoms- met de account-gegevens (gebruikersnaam, wachtwoord) verzenden. Werknemerslijst opvragen Op de beheer werknemers pagina wordt de mogelijkheid geboden een excel lijst te downloaden met een overzicht van alle werknemers. Op deze lijst worden ook de account gegevens vermeld. Bij de details van een school/groep vindt u de mogelijkheid om deze lijst voor een specifieke groep te downloaden. Werknemer uit dienst Wanneer een werknemer uit dienst gaat kunt u het werknemerdossier uit dienst zetten. Het dossier wordt dan naar de lijst van oud-werknemers verplaatst. Alle functies van de werknemer (in de aanstelling) worden afgesloten en alle groepen en rollen worden van het account verwijderd. Het account van de werknemer blijft bestaan. Hij of zij kan zelf nog steeds inloggen om toegang te krijgen tot het persoonsdossier. De aanstelling, en daarmee de inzage van de verslagen in het werknemerdossier, is voor die personen niet meer te raadplegen. Het dossier is na het sluiten van de aanstelling alleen nog door accounts met de rol p en o functionaris in te zien. Het is mogelijk ook het account te verwijderen. Daarmee worden het persoonsdossier verwijderd en het account onbruikbaar gemaakt. De werknemer heeft dan geen toegang meer tot Cosmo. Deze functie wordt in principe alleen gebruikt bij het per abuis aanmaken van een dossier. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 12

13 Beheer gebruikers, groepen en bestuursgegevens Gebruikers Via Beheer gebruikers kunnen de accounts met een bijzondere rol beheerd worden. Het beheer verloopt analoog aan dat van werknemers. Ook hier vindt u de basisinformatie en de groepen en rollen. Een nieuwe gebruiker kan aangemaakt worden op basis van een gebruikersnaam. Deze naam dient uniek te zijn in Cosmo. Omdat Cosmo meer gebruikers heeft dan in uw bestuur zichtbaar zijn, kan het voorkomen dat een gebruikersnaam al in gebruik is. Groepen Van een groep kunnen de basisgegevens beheer worden (naam, adres, contactpersoon, etc.). Een nieuwe groep kan aangemaakt worden op basis van een brin-nummer (dit heeft de voorkeur voor scholen), of op basis van een zelf gekozen label. Bij de inzage van de groep heeft u de mogelijkheid een lijst met alle gebruikers en werknemers van deze groep in Excel formaat te downloaden. Bestuursgegevens Van het bestuur kunt u de adresgegevens en contactpersoon beheren. Deze gegevens worden gebruikt voor de correspondentie tussen Sikon/Cosmo en uw bestuur. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 13

14 De webinterface Cosmo werkt via het Internet. Met behulp van een Internet browser heeft u toegang tot het programma. Navigeren Aan de bovenzijde van het scherm vindt u de verschillende onderdelen van Cosmo. In de bovenste balk de algemene informatie zoals nieuws, hulp, contactformulier en de toegang tot uw dossier (cosmo). In de tweede balk worden deze onderdelen eventueel verder uitgesplitst. Na het inloggen verschijnt onder cosmo uw persoonlijk dossier. De onderdelen van dit dossier zijn in een derde balk te raadplegen. Bewerken van onderdelen De onderdelen, die u kunt invullen of bewerken worden aangegeven met een potlood in de linkermarge. Een oranje balk geeft steeds aan welk onderdeel bewerkt wordt. Na een klik op het potlood komt een invulformulier te voorschijn. Hier kunt u de gegevens invullen of wijzigen. De gegevens worden pas veranderd, wanneer u op de bewaar knop aan de onderzijde van het formulier klikt. Het is dus niet voldoende om de velden in te vullen. Zonder de bewaar knop wordt er niet bewaard. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 14

15 Onderdelen, die u kunt verwijderen worden aangegeven met een prullenmand (zie afbeelding). Na een klik op de prullenmand moet u het verwijderen bevestigen, om per ongeluk verwijderen te voorkomen. Bij onderdelen, die meermalen voor kunnen komen, vindt u een voeg toe knop onderaan de pagina. Via deze knop maakt u een nieuw leeg onderdeel aan. Waardes die meermalen voor kunnen komen In sommige gevallen kan een groep waarden in een formulier meermalen ingevuld worden. In dat geval staat er voor het blokje een blauwe lijn. Om een blokje te verwijderen vinkt u verwijder aan. Om een blokje toe te voegen, klikt u op de oranje balk met de voeg toe tekst. De blokjes worden pas toegevoegd of verwijderd nadat u op bewaar geklikt hebt. Cosmo 2 Handleiding beheer pagina 15