Beleidsplan 2018 Ronald McDonald Huis Utrecht

Transcriptie

1 Beleidsplan 2018 Ronald McDonald Huis Utrecht Ronald McDonald Huis Utrecht Lundlaan EA Utrecht Tel: Mail: utrecht@ronaldmcdonaldhuis.nl KvK: RSIN: Bank: NL76 ABNA Voorwoord None of us is as good as all of us - Ray Kroc, oprichter McDonald s corporation. De Ronald McDonald Huizen zijn autonome stichtingen die ondersteund worden in het bereiken van hun doel door het Ronald McDonald Kinderfonds. De kracht van de organisatie ligt in het lokaal eigenaarschap. Onze structuur stelt ons in staat om het Ronald McDonald Huis in continuïteit draaiende te houden. Het regionale netwerk van sponsors en vrijwilligers is van cruciaal belang voor het functioneren van het Ronald McDonald Huis. Samen staan we sterker. In het beleidsplan van het Ronald McDonald Huis komen de volgende onderwerpen aan de orde: 1. Doelstelling/visie 2. Bestuur/management 3. Gasten 4. Vrijwilligers 5. Maatschappelijk toegevoegde waarde 6. Bedrijfsvoering/financiën 7. Huisvesting 8. Stakeholders 1. Doelstelling/visie Ronald McDonald Huis Utrecht draagt concreet bij aan het welzijn van zieke (en gehandicapte) kinderen en hun familie. Door een comfortabele logeervoorziening te bieden op loopafstand van het ziekenhuis, kunnen zieke kinderen en hun ouders dicht bij elkaar zijn in een vaak onzekere tijd. De Ronald McDonald Huiskamer biedt ouders en broertjes en zusjes een huiselijke plek in het ziekenhuis om tijdens de behandeling van het zieke kind even te ontspannen. Zij kunnen hier knutselen, spelen, rusten, de krant lezen en een boterham eten. Ook is Wifi aanwezig. Daarbij zijn onze kernwaarden: 1. Gastvrij: binnen een veilige omgeving waarborgen van waardering, respect en integriteit voor zowel de externe gasten (families van zieke kinderen) alsmede de interne gasten (medewerkers, vrijwilligers, leveranciers, donateurs en sponsoren). 2. Anticiperend: in een snel veranderende samenleving staan we open voor nieuwe ontwikkelingen en veranderingen. We zijn flexibel, nemen initiatief en willen onze 1

2 diensten continu verbeteren en daarmee zo goed mogelijk voldoen aan de behoeften van onze gasten. 3. Professioneel: we zijn transparant, nemen onze verantwoordelijkheid, zijn eerlijk en trouw aan onze normen en waarden. We gaan ethisch verantwoord te werk en onze medewerkers en vrijwilligers vertonen professioneel gedrag en zijn daarop ook aanspreekbaar. 2. Bestuur/management De Stichting Ronald McDonald Huis Utrecht is opgericht op 21 april De Stichting Ronald McDonald Huis Utrecht heeft een bestuur dat de eindverantwoordelijkheid draagt voor het huiselijke en gastvrij verblijf van de gasten en voor het optimaal functioneren van het Huis, de Huiskamer in het Wilhelmina Kinderziekenhuis en de Huiskamers in het Prinses Maxima Centrum. Het bestuur bepaalt het beleid en delegeert (het overgrote deel van) de taken aan het huismanagement. Het bestuur hanteert een rooster van aftreden en doet jaarlijks een zelfevaluatie. Het bestuur is onbezoldigd en declareert uitsluitend eventuele daadwerkelijk gemaakte onkosten. Het bestuur van de Stichting Ronald McDonald Huis Utrecht bestaat uit de volgende leden: Madelon Flint Christine Manders Aik Schouten Teus Bos Marjon Berckmans Susanne Petra Voorzitter Penningmeester en secretaris Bestuurslid, vertegenwoordiger McDonald s Bestuurslid Bestuurslid, vertegenwoordiger Wilhelmina Kinderziekenhuis Bestuurslid, vertegenwoordiger UMCU De bestuursleden zijn volgens de staturen gezamenlijk verantwoordelijk en er dient altijd door twee bestuursleden getekend te worden. Het management heeft de dagelijkse leiding in het Huis en in de Huiskamer. Het management heeft een voorbeeldfunctie naar de vrijwilligers in relatie tot de gasten en bestaat uit zes medewerkers. Veel aandacht is er voor de goede sfeer in het Huis; van groot belang voor het zich welbevinden van de gasten en voor het plezier in het werk van de vrijwilligers. Taken van het management zijn onder meer: Vrijwilligersmanagement, zorgen voor een gastvrije omgeving, sponsorwerving, netwerken, relatiebeheer, communicatie, gebouwbeheer & financiën. Tot het takenpakket behoort (informeel) het ter beschikking stellen van tijd, kennis en ervaring aan (de managers van) andere Huizen en aan het Kinderfonds. Het managementteam wordt gevormd door: Agatha Kleis Manager Lies Laumans Assistent-manager Karin Cramer Assistent-manager Kathelijn van Glabbeek Assistent-manager Jolanda van Nimwegen Management Assistente & administratie Anja Ligthart Medewerker facilitair/administratief 3. Gasten Gasten verkeren in een spannende, zorgelijke, vrolijke of droevige maar in elk geval emotionele periode van hun leven. Aan de gasten bieden wij: - Veilig, gastvrij, warm thuis ten tijde van de opname van het zieke kind in het ziekenhuis. - Een luisterend oor; morele ondersteuning indien gewenst. - Service, 2

3 - Hulp bij oplossen van problemen. We streven altijd naar verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan onze gasten. Hiertoe wordt er periodiek gasttevredenheidsonderzoek gehouden. Op jaarbasis wordt aan gemiddeld 899 gezinnen een prettig thuis geboden. De Ronald McDonald Huiskamer in het Wilhelmina Kinderziekenhuis ontvangt op jaarbasis ongeveer bezoekers. Vanaf 28 mei 2018 zullen de Huiskamers van het Prinses Maxima Centrum in gebruik worden genomen. 4. Vrijwilligers De meer dan 300 vrijwilligers in het Huis, Buitenhuis en de Huiskamers geven aandacht aan de gasten en dragen zorg voor een goede huishouding. Het functioneren als een goede gastvrouw/ gastheer voor gasten, die vaak in een moeilijke periode verkeren, staat voorop. Vrijwilligers worden daartoe getraind, begeleid en voorgelicht door deskundigen binnen en buiten het bestuur en management. Onze organisatie heeft grote waardering van alle vrijwilligers die 365 dagen per jaar 7 dagen per week, 24 uur per dag, beschikbaar zijn om ons Huis draaiend te houden. Dat koesteren we. Het binden en boeien van de vrijwilligers heeft blijvend aandacht nodig. Periodiek wordt er een tevredenheidsonderzoek onder vrijwilligers gehouden om nog beter in te kunnen spelen op de wensen van deze groep. 5. Maatschappelijk toegevoegde waarde Een bezettingsgraad van het Ronald McDonald Huis van 70-75% wordt gezien als een goede bezettingsgraad. Het Ronald McDonald Huis hoeft dan bijna nooit nee te verkopen, maar staat ook niet leeg. Wanneer het Ronald McDonald Huis langer dan een jaar een bezetting genereert die onder de 50% of boven de 90% ligt dan is er reden voor aanpassing van de faciliteit of functie. Het Ronald McDonald Huis Utrecht kent sinds lange tijd een hoge bezetting. Reden om in oktober 2015 een tijdelijke voorziening van 7 extra kamers, het Tuinhuis, op ons terrein te openen. In 2016 en 2017 bleek dat het Huis Utrecht nog steeds continu met lange wachtlijsten te kampen had en is er een dependance met 6 gastenkamers op 2,5 kilometer afstand geopend in de Bilt. Deze dependance wordt gehuurd tot het moment het Huis Utrecht een nieuwbouwplan van 25 extra kamers heeft gerealiseerd (naar verwachting in 2020). Vanaf 28 mei 2018 zal het Ronald McDonald Huis naast de Huiskamer in het Wilhelmina Kinderziekenhuis twee Huiskamers en een Speelkamer in het Prinses Maxima Centrum beheren. Regelmatige voorlichting in de ziekenhuizen bij de betreffende verpleegafdelingen blijft nodig om ziekenhuismedewerkers en ouders/verzorgers van patiëntjes te attenderen op de mogelijkheden van ons Huis, Huiskamer en Speelkamer. 6. Bedrijfsvoering/Financiën Wij streven naar een inkomstenniveau dat enerzijds voldoende is voor de continuïteit van de exploitatie van ons Huis en ons anderzijds de financiële ruimte biedt om te investeren en verdere uitbreiding van onze dienstverlening. Dat houdt in: - blijvende aandacht voor sponsoring/donaties/acties - het voeren van een kostenbewuste huishouding. 3

4 Het bestuur (de penningmeester) is eindverantwoordelijk voor het financieel beleid en de opstelling van de begroting en jaarrekening. De penningmeester onderhoudt daartoe de contacten met het Ronald McDonald Kinderfonds en met de accountant. Het management draagt zorg voor een correcte en overzichtelijke administratie (financiën en donateurs); de boekhouding wordt gevoerd volgens de regels van de richtlijn Verslaglegging Fondsenwervende Instellingen. Er is een heldere planning & control cyclus. Financiële gegevens Het Ronald McDonald Huis Utrecht verkrijgt haar inkomsten vanuit giften en donaties van zowel zakelijke relaties als particulieren. Baten Zakelijke opbrengsten: Particuliere opbrengsten: Kinderfonds opbrengsten: Overige opbrengsten: Bijdragen van gasten: Totale baten: Lasten Zakelijke wervingskosten: Bouw en inrichting: Personeelskosten: Algemene kosten: Huisvestingskosten: Kosten Huiskamer: Totale lasten: In 2018 nemen de lasten toe door de groei van het Ronald McDonald Huis Utrecht. De huisvestingskosten nemen toe door de huur van het Buitenhuis in de Bilt sinds half november De personeelskosten nemen in 2018 toe omdat het managementteam wordt uitgebreid met een medewerkster schoonmaak, een assistent-manager Huiskamers en een medewerker ondersteuning. In de bouw- en inrichtingskosten zijn kosten opgenomen voor een airco-installaties voor 25 kamers, een nieuwe nutsvoorziening, vervanging van de brandmeldinstallatie en een nieuw sleutelsysteem. 7. Huisvesting Het goed onderhouden van het Ronald McDonald Huis is van groot belang. Het Huis wordt zeer intensief gebruikt. Er wordt veel aandacht besteed aan het nodige onderhoud. Denk daarbij aan: de klimaatbeheersing, brandbeveiliging, beveiliging en ICT-apparatuur en beheer daarvan. In het Meer Jaren Onderhoudsplan zijn grote onderhoudsprojecten opgenomen, de financiering daarvan vindt plaats via een voorziening, dat jaarlijks wordt gevoed met een bijdrage uit de begroting. Bij veel facilitaire vraagstukken kan het Huis rekenen op genereuze sponsoring in natura. 8. Stakeholders Ziekenhuis De relatie met het Wilhelmina Kinderziekenhuis en het Prinses Maxima Centrum is van groot belang. Die vereist voortdurende aandacht zodat het Ronald McDonald Huis top of 4

5 mind blijft. Dit is belangrijk omdat de ziekenhuizen verantwoordelijk zijn voor het doorsturen van de gasten. Anderzijds is het voor het Ronald McDonald Huis van belang om te weten welke ontwikkelingen zich afspelen met betrekking tot de ziekenhuizen. Voor het Huis Utrecht betekent dit dat een lid van de medische staf van de afdeling Divisie Vrouw en Baby, WKZ Geboortecentrum van het Wilhelmina Kinderziekenhuis zitting heeft in het bestuur en vanaf september 2018 zal een medicus van het Prinses Maxima Centrum zitting nemen in het bestuur van de Stichting Ronald McDonald Huis Utrecht. McDonald s McDonald s is founding partner van de internationale Ronald McDonald House Charities organisatie. Voor het Huis betekent dit dat er in het bestuur een franchisenemer van McDonald s zitting heeft. De inkomsten uit de collecteboxen bij McDonald s komen ten goede aan het Huis. Ook zijn de lokale restaurants betrokken bij verschillende fondsenwervende acties voor het Huis. Sponsors en donateurs De inkomsten van een Huis worden gevormd door sponsoring en donaties. We streven ernaar om met sponsors en donateurs een duurzame relatie aan te gaan. Het Huis ontvangt incidentele (en structurele indien van toepassing) donaties, gelden uit acties van derden en inkomsten uit eigen fondsenwervende acties (Business Breakfast Club etc.). Daarnaast zijn er vele bedrijven die goederen en diensten om niet of tegen een aantrekkelijke korting aanbieden. Alle sponsoren en donateurs ontvangen vier keer per jaar het [t]huis magazine van Huis Utrecht, zodat zij goed geïnformeerd blijven. De grote betrokkenheid uit de omgeving van het Huis is te danken aan de goede naamsbekendheid en de persoonlijke contacten die het Huis met haar sponsors en donateurs onderhoudt. Media Goede contacten met de lokale en regionale media, zoals dag- en weekbladen, radio en tv en de daarbij betrokken contactpersonen zijn essentieel. Dit vergt een (pro-)actieve betrokkenheid van het Huis. Het bezoeken en op de hoogte blijven van relevante netwerkborrels is ook zeker nuttig. Naast het eerdergenoemde magazine gebruikt het Huis een aantal externe communicatiemiddelen om de zichtbaarheid en naamsbekendheid van het Huis te vergroten. De website is een belangrijk middel om de actualiteit vanuit het Huis te communiceren en de impact van het werk over te brengen op de stakeholders. Dit wordt ondersteund door het gebruik van sociale media, wat een steeds belangrijkere vorm van communiceren met (potentiële) relaties wordt. 5