Jaarverslag Stichting Estafetteloop

Transcriptie

1 Jaarverslag Stichting Estafetteloop

2 Voorwoord Het bestuur Het ontstaan van Stichting Estafetteloop De Stichting Estafetteloop Missie Visie De 100 van Spijkenisse Hoe werkt het Barbecue Het goede doel Sponsors en donateurs Werven van fondsen Externe communicatie Relatiebeheer Nieuwsbrief Financiën Dankwoord Voorwoord Het bestuur Stichting Estafetteloop heeft zich in 2013 volledig ingezet om geld in te zamelen voor het Familiehuis Daniel den Hoed welke is gevestigd bij het Daniel den Hoed Erasmus MC. Het familiehuis is een zelfstandige stichting die tegen een kleine vergoeding onderdak bied aan patiënten en familie die onder behandeling zijn in het Daniel den Hoed ziekenhuis. De stichting estafetteloop heeft er duidelijk voor gekozen om jaarlijks een nieuw goed doel te kiezen met als inzet geld inzamelen. Door het organiseren van diverse activiteiten zoals de 100 van Spijkenisse, collecteren en sponsorwerving en de inzet van vele vrijwilligers hebben we het familiehuis met een geldbedrag kunnen ondersteunen. Het bestuur met ruime ervaring in meerdaagse estafettelopen bestaat uit de volgende 4 leden: Bob Westerduijn (voorzitter) Kees Gerritsen (penningmeester) Brigitte Ooms (secretaris) Hugo Koppenol (lid) Afgetreden d.d. 1 oktober 2013 Het bestuur wordt ondersteund door Hans Griep. Website, nieuwsbrief en communicatie.

3 Het ontstaan van Stichting Estafetteloop Stichting Estafetteloop bestaat uit een groep van enthousiaste lopers uit Spijkenisse. Samen trainen zij bij de atletiekvereniging Spark. Hier is ook het idee ontstaan om hardlopen in te zetten voor het goede doel. De Stichting Estafetteloop is opgericht op 7 februari 2011 en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De Stichting Estafetteloop Missie Stichting Estafetteloop zet de passie voor hardlopen in om anderen te helpen! Wij zamelen geld in voor goede doelen en brengen dit onder de aandacht door in estafettevorm uitzonderlijke sportieve prestaties te leveren. Visie Er zijn tal van kleine initiatieven in de vorm van stichtingen en organisaties die onderbelicht blijven. Wij zijn van mening dat de goede doelen die nagestreefd worden van grote waarde zijn! Ons doel is om jaarlijks een van deze organisaties te steunen door het organiseren van estafettelopen en andere activiteiten. Ieder jaar opnieuw bepalen wij voor welk doel wij ons inzetten. Daarnaast krijgt ook de atletieksport in Spijkenisse extra belangstelling. De Stichting Estafetteloop realiseert hiermee een tweeledig doel, ondersteuning van een maatschappelijk relevant doel en het enthousiasmeren voor de atletiek. De 100 van Spijkenisse

4 De Stichting heeft in 2013 een estafetteloop van 100 kilometer (250 ronden) op de baan van atletiekvereniging Spark in Spijkenisse georganiseerd. Dit om richting te geven aan de doelen die in de missie en visie verwoord zijn. De estafetteloop combineerde een sportief element met een goed doel. De estafetteloop is gehouden op zondag 23 juni. Hoe werkt het Op de baan van atletiekvereniging Spark wordt in estafettevorm 100 km gelopen. Start 8.00 Sluitingstijd Er is uitgegaan van een snelheid van 10 km per uur zodat deze loop voor iedereen toegankelijk is en de prestatie voorop staat. Elke ronde bestaat uit 400 meter. 250 rondes is 100 km. Individueel mag een loper bepalen hoeveel ronde hij loopt. Een team bestaat uit minimaal 5 personen. Na elke gelopen ronde(s) pakt de loper op het wisselvlak een kaartje(s) uit de mand. Op deze mand staat het wedstrijdnummer waaronder het team loopt. Een kaartje staat voor 400 meter. De loper legt vervolgens het kaartje in de 2 e mand. Door de regen bleek het praktischer dat de vrijwilliger deze handeling overnam. Na 50 rondes wordt één kaart met nummer 50 oplopend tot nummer 250 door de vrijwilligers opgehangen op een bord, zodat de stand voor iedereen zichtbaar is. Deze procedure herhaalt zich tot er 250 rondes gelopen is. Barbecue De loop werd afgesloten met een (gesponsorde) barbecue. De opbrengst van deze barbecue is ten goede gekomen voor het goede doel. Het goede doel Voor het goede doel is de keuze gevallen op het Familiehuis Daniel den Hoed.

5 Het familie huis biedt onderdak aan kankerpatiënten en familie. Het familiehuis zorgt ervoor dat mensen dichtbij hun naasten kunnen zijn in een moeilijke periode. Het Familiehuis biedt een eigen plekje op arm-zwaai afstand van het ziekenhuis. Een plekje waar ze niet alleen een eigen slaapkamer en badkamer hebben, maar ook gebruik kunnen maken van de woonkamer, eetkamer en keuken. Een beetje doorleven zoals je dat thuis gewend bent. Sponsors en donateurs Door het ontwerpen van een eigen huisstijl met logo, website ontwerp, briefpapier en visitekaartje is een voorwaarde geschapen om potentiële sponsors en donateurs te benaderen. Een donateur ondersteunt de stichting met 10,00 per jaar. Door deze jaarlijkse donatie kan de stichting algemene activiteiten blijven organiseren. De bijdragen van sponsors kwamen geheel ten goede aan het Familiehuis Daniel den Hoed. In de loop van het jaar hebben de lokale/regionale pers diverse keren aandacht besteed aan onze activiteiten. Op de website zijn links te vinden naar deze artikelen. Het bestuur onderschrijft volledig het belang van een sterke positionering van de stichting in de verschillende organisaties in Spijkenisse. Om de naamsbekendheid verder te ontwikkelen zal het bestuur verschillende initiatieven blijven ontwikkelen. Werven van fondsen Diverse activiteiten zijn door de stichting ondernomen om sponsors en geld in te zamelen. Voorbeelden hiervan zijn: o Een huis-aan-huis collecte in de wijk Maaswijk in Spijkenisse. o Inzamelen van geld bij de marathon van Rotterdam De donateurs en sponsors hebben voor al hun bijdragen een persoonlijke dankbetuiging ontvangen.

6 Externe communicatie Om op afstand met de buitenwereld te communiceren is het hebben van een website van belang. De domeinnaam stichtingestafetteloop.nl is hiervoor geclaimd. Gedurende het afgelopen jaar is een website ontwikkeld die voldoet aan de styling eisen die de stichting zich opgelegd heeft. De site heeft ruim 600 bezoekers getrokken. Het doel van de website is een formele communicatie te onderhouden met een ieder die geïnteresseerd is in de stichting. Facebook is een tweede medium dit wordt vooral gezien als een meer informele manier van communiceren. Een aparte Facebook pagina wordt onderhouden door de stichting. Andere sociale media zijn overwogen maar niet toegevoegd aan het informatiepakket. Relatiebeheer Om effectief te kunnen communiceren met alle belangstellenden is een administratief systeem ontwikkeld. Alle relevante gegevens van een relatie worden hierin bijgehouden. Tevens wordt dit systeem gebruikt om berichten via post of naar de relaties te sturen. Voor biedt de provider van de website de benodigde faciliteiten. De stichting heeft in het afgelopen jaar verschillende mailings verzorgd. Nieuwsbrief Het bestuur van de stichting heeft aangegeven dat het sturen van een nieuwsbrief een middel kan zijn om de stichting naamsbekendheid te geven. De eerste nieuwsbrief is in het eerste kwartaal van 2013 verschenen. De frequentie is eenmaal per kwartaal. De nieuwsbrief wordt naar alle sponsors en donateurs gestuurd. De website biedt de mogelijkheid om via de site aan te melden voor de nieuwsbrief.

7 Financiën Resultatenrekening 2013 L Baten Donaties 1350,00 Schenking Familiehuis 2920,66 Sponsorbijdragen 596,00 Andere schenkingen 150,00 Collecte tbv Familiehuis 1811,84 Kosten beheer en administratie 158,93 Inschrijfgelden wedstrijd 400,00 Aanschaf materialen 609,95 Opbrengst acties 620,92 Kosten acties 342,91 Diversen 39,35 Kosten wedstrijd 204,54 Rente 79,21 Saldo ,33 Totaal 4897, ,32 Donaties zijn schenkingen die ten goede komen aan de stichting en worden gebruikt voor algemene kosten, investeringen en andere schenkingen. Sponsorbijdragen komen geheel ten goede aan het familiehuis Daniel den Hoed, zo ook de collecte inkomsten. Opbrengst wedstrijd en acties komen na aftrek van de gemaakte kosten geheel ten goede aan het gekozen doel. Evenals in 2012 heeft 2013 voor de stichting een positief bedrag opgeleverd wat ten goede komt aan de reserves. Doelstelling is om een vaste reserve aan te houden van minimaal 5000 en maximaal De aangeschafte materialen bestaan uit een verzorgingstent voor wedstrijden en een GPS systeem voor estafettelopen. De opbrengst voor het familiehuis bedroeg 2920,66.

8 Dankwoord van de voorzitter Bob Westerduijn Met dit dankwoord wil ik iedereen weer bedanken die zich in 2013 voor de stichting heeft ingezet. Een jaar waarin veel werk is verzet met als nieuw evenement de 100 van Spijkenisse op de atletiekbaan van Spark. Een geslaagd evenement. Als de editie van 2014 wederom een succes wordt, zal deze ook in de komende jaren worden herhaald en hopelijk uitgroeien tot een traditie. Het combineren van een sportieve prestatie en hiermee mensen helpen die het nodig hebben is op zich niet nieuw, de dankbaarheid die je er telkens voor terug krijgt wel. Het werven van sponsoren vergt veel tijd van het bestuur en vrijwilligers. Ondanks dat 2013 een jaar was waarin we veel nee hebben ontvangen waren er ook positieve reacties. Een aantal bedrijven hebben ons in deze moeilijke tijd toch weer hun financiële steun gegeven. Hiervoor mijn dank.