CASUSBESCHRIJVING. Timmerfabriek Spyker BV. Projectwijzer 05. Zaanhuizen. Projectwijzer : 05 Versie :

Transcriptie

1 CASUSBESCHRIJVING Projectwijzer 05 Timmerfabriek Spyker BV Zaanhuizen Projectwijzer : 05 Versie : Copyright Stichting Consortium Beroepsonderwijs

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... II 1. TIMMERFABRIEK SPYKER BV OPDRACHTOMSCHRIJVING GESCHIEDENIS BESTAANDE SITUATIE KNELPUNTEN GEWENSTE SITUATIE... 2 BIJLAGE A PLATTEGRONDEN... 4 BIJLAGE B ORGANOGRAM HUIDIGE SITUATIE... 7 BIJLAGE C ONDERZOEKSRAPPORT... 8 BIJLAGE D NETWERKSCHEMA... 9 BIJLAGE E ORGANOGRAM GEWENSTE SITUATIE BIJLAGE F INTERVIEWVERSLAGEN Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina II

3 1. TIMMERFABRIEK SPYKER BV 1.1 Opdrachtomschrijving Jij gaat voor Timmerfabriek Spyker BV een project uitvoeren. De directrice van de fabriek heeft een onderzoek laten doen naar het netwerk op de hoofdlocatie. Hiervan is een onderzoeksrapport beschikbaar. Tevens is door je collega een aantal interviews afgenomen bij enkele medewerkers van Timmerfabriek Spyker BV. Verder is er een aantal ontwikkelingen in de organisatie van Timmerfabriek Spyker BV zodat er een derde locatie wordt geopend. Een deel van de productieafdeling zal verhuizen. Gelijktijdig wordt de hoofdlocatie verbouwd en gerenoveerd. Al met al staat er nogal wat op stapel. Gelukkig heb je nog een aantal weken ter voorbereiding op al die werkzaamheden. Het is belangrijk dat je jouw plannen goed vastlegt, zodat die afgestemd kunnen worden met de andere partijen die betrokken zijn met bovengenoemde wijzigingen. 1.2 Geschiedenis Ruim 50 jaar geleden begon Ton Spyker als kleine zelfstandige. In een schuur achter zijn huis repareerde en restaureerde hij houten deuren en ramen. Er bleek veel vraag te zijn naar de ambachtelijk gemaakte producten. Ton besloot na een paar jaar om zelf te gaan produceren. Hij breidde het assortiment uit met andere houtproducten als kozijnen, trappen en dakkapellen. Ton huurde een grotere ruimte om de productielijn op te kunnen zetten. De zaak bleef groeien en in 2001 verhuisde het bedrijf naar een nieuw pand op een bedrijventerrein in Zaanstad. Ook dat bleek al snel te klein te zijn waarna er een aparte vestiging aan werd toegevoegd voor de spuiterij. Vorig jaar werd de leiding van het bedrijf aan de dochter van Ton overgedragen. Wilma Spyker wilde graag het bedrijf van haar vader overnemen, maar zag wel dat er enige modernisering nodig zou zijn. Daarnaast realiseerde zij zich dat ze nieuwe manieren zou moeten bedenken om het bedrijf rendabel te houden. De concurrentie van de bouwmarkten nam toe en eisen op het gebied van veiligheid, duurzaamheid en milieu maakten het werk niet gemakkelijker. Toch wisten veeleisende consumenten de weg naar Timmerfabriek Spyker te vinden. Ook aannemers die zich bezig hielden met renovatie hadden steeds meer behoefte aan hoogwaardig vakwerk en maatwerk. Spyker investeerde in computergestuurde machines waarmee de houtproducten precies op maat en naar de wens van de opdrachtgever gemaakt konden worden. Via een ontwerpmodule op de website kunnen klanten hun eigen ontwerpen laten maken en dat bleek een schot in de roos. Nu, een jaar later, gaan de zaken zo goed dat zij een verdere modernisering wil gaan doorvoeren. De productielijn voor de standaardproducten wordt (nog) niet beëindigd, maar verplaatst naar een gehuurd pand in de buurt. Het bedrijf wil zich voornamelijk toeleggen op het produceren van maatwerk. De andere vestiging met de spuiterij blijft gewoon bestaan. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 1

4 1.3 Bestaande situatie In de Bijlage A staan de plattegronden van de twee bestaande vestigingen en de recent gehuurde vestiging voor de standaard-productie. Ook is in die bijlage een overzichtsfoto van het bedrijventerrein, waarin de locaties van Timmerfabriek Spyker bv zijn aangegeven. Het bedrijf heeft in totaal 59 werknemers in dienst. Daarvan werken er 53 op de hoofdvestiging en in de spuiterij werken er 6. De huidige organisatie van het bedrijf is weergegeven in het organogram (zie Bijlage B ). De werkwijze van het bedrijf is eenvoudig. Alle orders komen binnen op het hoofdkantoor. Daar worden ze gesplitst in standaard en niet-standaard producten. De orders worden dan via een orderapplicatie naar de juiste afdelingen uitgezet. Daar worden ze in de productielijn ingeplant en geproduceerd. Zo nodig worden onderdelen naar de spuiterij vervoerd om te worden geverfd. Elke vestiging beschikt over een magazijn waar de (deel)producten worden opgeslagen. 1.4 Knelpunten In de bestaande situatie zijn enkele problemen gesignaleerd. Wilma heeft niet het gevoel dat het beheer en onderhoud van de ICT op efficiënte wijze gebeurt. Tevens heeft het bedrijf regelmatig last van storingen op het elektriciteitsnet. De ICT is meegegroeid met het bedrijf, maar nooit echt vanaf de grond opnieuw opgebouwd. En de ontwikkelingen op ICT-gebied gaan erg snel dus mogelijk is modernisering op sommige plaatsen ook noodzakelijk. Om de knelpunten het hoofd te kunnen bieden, heeft Wilma Spyker al snel na de overname opdracht gegeven aan SCB-IT om een onderzoek te doen. Dit onderzoek is inmiddels enige tijd geleden afgerond. Hiervan is door SCB-IT een Onderzoeksrapport opgesteld (zie Bijlage C ). Tevens is door SCB- IT een netwerkschema gemaakt (zie Bijlage D ). De situatie is echter veranderd. Het managementteam van Timmerfabriek Spyker heeft besloten dat de hoofdvestiging een soort visitekaartje moet worden. Daarom wil men de productie van de standaardproducten verplaatsen. Tevens zal de hoofdvestiging worden voorzien van een fotostudio en een showroom waar de mooiste producten een plekje kunnen krijgen. 1.5 Gewenste situatie Door de verplaatsing van de standaard-productie naar het gehuurde bedrijfspand dat enkele straten verderop ligt en daarmee de aanpassingen in het productieproces, komt er in de hoofdvestiging ruimte vrij. Door de verplaatsing van de standaardproductie vindt er ook een reorganisatie plaats. Op de hoofdvestiging zullen straks 39 medewerkers werken, in de spuiterij 6 en bij standaardproductie 14 man. In Bijlage D is het organogram van de nieuwe situatie opgenomen. Aansluitend daarop zal het pand op de hoofdvestiging worden gerenoveerd. In die renovatie kan dan gelijk een groot aantal aanbevelingen uit het onderzoeksrapport van SCB-IT worden gerealiseerd. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 2

5 Wilma Spyker wil de ICT van het gehele bedrijf moderniseren. Tegelijkertijd wil ze de bestaande (communicatie)problemen en storingsgevoeligheid oplossen. Wilma heeft daarom weer contact opgenomen met SCB-IT om haar wensen en ideeën en de nieuwe ontwikkelingen van het bedrijf te bespreken. Dit heeft geresulteerd in een aantal gesprekken c.q. interviews met verschillende medewerkers van de timmerfabriek. Deze interviews zijn inmiddels uitgewerkt en akkoord bevonden (zie Bijlage D ). Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 3

6 Bijlage A PLATTEGRONDEN In deze bijlage zijn de volgende documenten opgenomen: Foto bedrijventerrein met de 3 locaties Plattegrond hoofdlocatie Plattegrond Spuiterij Plattegrond Standaard-productie Tevens kun je deze afbeeldingen downloaden door op de onderstaande afbeeldingen te klikken Foto bedrijventerrein met de 3 locaties Figuur 1 - Overzichtsfoto bedrijventerrein Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 4

7 Plattegrond hoofdlocatie Figuur 2 - Plattegrond hoofdlocatie Plattegrond Spuiterij Figuur 3 - Plattegrond spuiterij Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 5

8 Plattegrond Standaard-productie Figuur 4 - Plattegrond Montagehal Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 6

9 Bijlage B ORGANOGRAM HUIDIGE SITUATIE In deze bijlage is het organogram van de huidige situatie opgenomen. Tevens kun je deze afbeeldingen downloaden door op het organogram te klikken. Figuur 5 Organogram huidige situatie Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 7

10 Bijlage C ONDERZOEKSRAPPORT In deze bijlage is het Onderzoeksrapport opgenomen. Via de volgende snelkoppeling kun je het onderzoeksrapport downloaden: IB95321-PW05-Onderzoeksrapport-v2014.pdf Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 8

11 Bijlage D NETWERKSCHEMA In deze bijlage is het netwerkschema opgenomen. Door op onderstaande afbeelding te klikken kun je deze ook downloaden. Figuur 6 - Netwerkschema Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 9

12 Bijlage E ORGANOGRAM GEWENSTE SITUATIE In deze bijlage is het organogram opgenomen van de situatie na verhuizing van de standaard-productie en de reorganisatie. Tevens kun je deze afbeeldingen downloaden door op het organogram te klikken. Figuur 7 - Organogram gewenste situatie Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 10

13 Bijlage F INTERVIEWVERSLAGEN Als aanvulling op het onderzoeksrapport heeft Kees Janssen van SCB-IT een aantal interviews gehouden met enkele belangrijke spelers binnen Timmerfabriek Spyker, namelijk: a. Interview met de directeur, mevrouw Wilma Spyker. b. Interview met het hoofd van de ICT-afdeling, de heer Jaap Doest. c. Interview met het hoofd van de design afdeling, de heer Antoine Scheepers. Op de volgende pagina s zijn de verslagen opgenomen van de interviews die zijn gehouden. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 11

14 Interview met de directeur, mevrouw Wilma Spyker Intro: Ik ben Kees Janssen van SCB-IT en belast met het maken van een onderzoeksrapport voor een analyse van de problemen en gewenste veranderingen binnen uw fabriek. Dus wil ik u hierover graag enkele vragen stellen. Welke veranderingen staan er binnenkort op stapel binnen de timmerfabriek? A: SCB-IT heeft een onderzoeksrapport gemaakt, maar er zijn wat nieuwe inzichten en besluiten te noemen. Zoals u wellicht weet, wil ik de fabriek grondig reorganiseren. Er komt een derde vestiging bij en we gaan onze productie op een andere manier organiseren. Ik heb zelf het gevoel dat alles veel efficiënter kan en ik denk dat een moderne ICT infrastructuur ons daarbij kan helpen. Waar denkt u dan aan? A: Nou, ik vind dat ICT meer moet zijn dan een eenvoudige administratieve ondersteuning. Dus ik wil veel meer de richting op van e-commerce en e-marketing. Het is inmiddels wel duidelijk dat de handel via internet veel harder groeit dan die van de traditionele winkels en bedrijven. Zelfs bij Spyker komt al meer dan een kwart van de orders op die manier binnen. In welk opzicht gaat u de productie anders inrichten? A: Het is gebleken dat de markt voor standaard deuren en kozijnen krimpt. Mensen willen steeds meer maatwerk om hun huizen een eigen uitstraling te geven. Bovendien is standaardwerk ook bij de bouwmarkt te halen. Wel van mindere kwaliteit, maar ook een stuk goedkoper. Dat stuk van de markt moeten we ons dus niet op richten. Ik wil de standaardproductie nog niet helemaal stoppen, maar wel verplaatsen naar een kleinere vestiging. De hoofdvestiging krijgt dan een fraaiere uitstraling met de showroom en de fotostudio. Dat is duidelijk. En welke zaken moeten er dan binnen de hoofdvestiging veranderen? A: Het belangrijkste vind ik een ongestoorde werking. We hebben nu doorlopend problemen met uitval van systemen, zowel door het elektriciteitsnet als door het netwerk. Het zit allemaal wat amateuristisch in elkaar. Dat moet anders. Op de tweede plaats verwacht ik wel wat problemen door de verschillende locaties. We moeten allemaal met dezelfde gegevens kunnen werken en er van op aan kunnen dat de actueel zijn en kloppen. Daar hebben we op dit moment eigenlijk nog geen goede werkwijze voor gevonden. Ok, dat vraagt dan wel om een nader onderzoek. Verder nog iets? A: Ja, we willen ook nog een Bring-Your-Own-Device concept uitwerken. Volgens mijn ICTafdeling zullen we dan ook wel naar een gedeeltelijk draadloos netwerk toe moeten om de nodige flexibiliteit te verkrijgen. En wat me ook nogal verbaast, zijn de exploitatiekosten van de verschillende printers. Ze staan overal verspreid en er gaat heel veel geld naar toe voor inkt en dergelijke. Dat moet goedkoper en beter kunnen. Mijn ICTbeheerder heeft daar wel meer informatie over. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 12

15 Ik ga hem zeker nog spreken over een aantal zaken en zal dit mee nemen. Zijn er nog andere menen waar ik zeker mee moet spreken? A: Ja, naast de ICT-afdeling zou ik zeker even praten met Antoine Scheepers. Hij is het hoofd van onze designafdeling en is in de meeste gevallen mijn creatieve inspiratie. Hij heeft vast veel ideeën over vormgeving en dergelijke. Ik weet niet of dat technisch allemaal haalbaar is, maar hij kan daar heel enthousiast over spreken. Dan ga ik dat zeker doen. Ik denk dat ik voor wat betreft de toekomstplannen wel genoeg informatie heb verzameld. Ik dank u voor dit gesprek. A: Graag gedaan. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 13

16 Interview Hoofd ICT afdeling, de heer Jaap Doest Intro: Ik ben Kees Janssen van SCB-IT en belast met het maken van een onderzoeksrapport over de ontwikkelingen binnen de timmerfabriek Spyker. Voor de ICT aangelegenheden wil ik graag met u van gedachten wisselen over de werkwijze hier. Hoe zit de ICT infrastructuur binnen de timmerfabriek in grote lijnen in elkaar? A: Dat is niet eenvoudig samen te vatten. Eigenlijk zijn er twee grote lijnen. De eerste is de productie waarin veel computergestuurde machines actief zijn. Deze zijn nog vrij nieuw en geven weinig problemen. De tweede groep zijn de administratieve systemen en dat is een beetje een rommeltje. De servers staan in de grote productiehal in een soort meterkast. De werkstations zijn allemaal verschillend en soms sterk verouderd. Bij de Design afdeling hebben ze allemaal Apple computers gekocht want die worden in dat wereldje nog steeds het meest gebruikt. Ik denk dat die systemen nog wel een tijdje mee kunnen. En het netwerk is echt aan elkaar geknutseld, een soort kerstboom van switches en hubs. Met kunst en vliegwerk kunnen we het spul draaiende houden. Nou, dan is daar nog wel wat werk te doen. En hoe staat het met de energievoorziening? A: Ja, dat is ook een probleem. Alle apparatuur zit op één elektriciteitsnetwerk. Dus als de grote machines tegelijk starten, valt het netwerk soms uit. De NUON wil wel een dikkere of een tweede kabel hier naar toe brengen, maar dat kost wat. Ik heb al voorgesteld om het netwerk intern te splitsen en ook om de belangrijkste systemen achter een UPS te hangen. Overigens denk ik dat een beter kabelnetwerk met aparte goten ook al een verbetering zou brengen. Dat zou zeker kunnen. Nog meer verbeterpunten? A: Als het hele netwerk toch vernieuwd gaat worden, dan moeten we zeker kijken naar een andere plaats voor de centrale servers. Door de verhuizing komt er wel wat ruimte vrij die nu nog wordt misbruikt voor opslag van allerlei rommel. Een beetje dichterbij ons kantoor zou ook wel prettig zijn. En beter condities, minder stof, beter koeling en dat soort dingen. Ja, en wat ik al zei over de hardware, geldt ook voor de software. Ook dat is een allegaartje van verschillende pakketten en versies, niet gemakkelijk te beheren! Mevrouw Spyker zei ook nog iets over de printers. A: Ja, dat zou ik bijna vergeten. Er staan overal lokale printers, eigenlijk beter geschikt voor een thuisomgeving dan voor een kantoor. De meeste zijn veel te klein en vragen zeer regelmatig om nieuwe inktcartridges. En ook hier geen enkele vorm van standaardisatie, ik denk dat er 10 verschillende soorten en merken staan. En hoe staat het gegevensbeheer en het maken van back-ups? A: We maken elke dag wel een back-up van de centrale opslag. Maar gebruikers kunnen ook data lokaal opslaan en dat doen ze dan ook. En als ze dan iets kwijt raken, kunnen wij dat natuurlijk ook nergens meer vandaan halen. Dat wordt vast nog erger nu we een derde vestiging erbij krijgen. Gelukkig niet al te ver weg van hier, want we zullen ook daar wel assistentie moeten verlenen. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 14

17 En hoe loopt de koppeling tussen de 3 vestigingen? A: We hebben allemaal een ASDL-koppeling met internet. Dus het uitwisselen van gegevens lukt wel. De mensen mailen de hele dag allerlei documenten heen en weer. Ik snap soms niet dat ze het overzicht kunnen bewaren en toch steeds de juiste documenten kunnen vinden. De baas wil meer naar elektronisch zakendoen omschakelen, maar dan moet er eerst nog wel het een en ander gebeuren voordat we zo ver zijn. Hebben we nog iets vergeten? A: Nee, ik denk dat dit voorlopig wel genoeg is. We hebben een leuk bedrijf en ik vind het nog steeds een leuke uitdaging om hier te werken. Maar zo n moderniseringsslag op z n tijd is ook wel weer eens interessant en zal het werken nog wat prettiger maken. Goed, bedankt voor uw tijd en de informatie. A: Geen dank Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 15

18 Interview Hoofd Design afdeling, de heer Antoine Scheepers. Intro: Ik ben Kees Janssen van SCB-IT en belast met het maken van een onderzoeksrapport over de huidige situatie bij Spyker en wat er zou moeten veranderen. Mw. Spyker heeft me naar u verwezen om te praten over mogelijke toekomstige ontwikkelingen.. Welke mogelijkheden en onmogelijkheden bent u tegen aan gelopen? A: Nou, ik ben geen ICT er dus van de techniek heb ik niet zoveel kaas gegeten. Ik ben verantwoordelijk voor de design afdeling, de standaard en de maatwerk ontwerpen en de fotostudio. Ik heb een heleboel ideeën over nieuwe mogelijkheden maar heb geen idee of die wel haalbaar zijn. Daar komen we dan wel achter. Eerst de huidige situatie, wat gaat goed en wat niet? A: Het meest irritante zijn de stroomstoringen. Ik heb al heel wat ontwerpen opnieuw moeten maken omdat er een stroomuitval was. We hebben onszelf al aangeleerd om elke 10 minuten alles op te slaan zodat het verlies beperkt blijft. Wij hebben op onze afdeling allemaal Apple systemen staan en dat geeft nog wel eens problemen in de uitwisseling van documenten met die Windows machines. Verder werken die Apples allemaal prima en zijn nog zeker niet verouderd. Een betere printer zou wel prettig zijn, in elk geval ook op groter formaat, liefst A2. Is er ook een koppeling tussen de ontwerpmachines en de productie? A: Niet direct. We kunnen wel vanuit de ontwerpsoftware bestanden aanmaken in CNCformaat die dan in de zaag- en freesmachines ingevoerd kunnen worden. Het mag niet echt CAD/CAM genoemd worden, maar het zit wel in de buurt. De overdracht gaat via USB-sticks. Ik weet eigenlijk niet of een koppeling met ons administratieve netwerk technisch mogelijk is. De operators controleren nu altijd eerst wat we aanleveren en dat gaat niet altijd in één keer goed. Dus misschien is het wel beter via deze methode. Ik ben ook heel benieuwd hoe we dat gaan doen met onze derde vestiging. Lijkt me dat er toch wel een sluitende methode voor uitwisseling van deze bestanden moet komen. Ja, dat lijkt me ook dringend noodzakelijk. Er zijn er nog plannen met de showroom en de fotostudio? A: Ja zeker! De showroom moet het visitekaartje worden van de hoofdvestiging. Naast een uitstalling van onze producten wil ik daar ook een soort multimediashow op grote beeldschermen waar we onze producten kunnen laten zien die al in verschillende bouwwerken zijn toegepast. En misschien wel videoreportage van onze productielijn. We laten de klanten graag zien hoe de timmerfabriek werkt, maar liever niet al dat volk rond onze productiemachines. Dat zou qua veiligheid een te groot risico zijn. Daarbij wil ik voor de klanten ook een soort kiosk-pc s laten plaatsen en bij voorkeur ook een openbaar draadloos netwerk zodat ze met hun eigen apparatuur ook een snelle verbinding met internet kunnen krijgen. Dat klinkt inderdaad als een mooi visitekaartje. Nog meer verbeterpunten? A: Ja, eigenlijk nog wat, maar dat is niet technisch. Onze systeembeheerders zijn vaak onvindbaar. Ik ben bang dat het straks met de derde vestiging alleen maar slechter wordt. We kunnen storingen alleen maar rechtstreeks aan hen doorgegeven, maar soms zijn ze uren weg en telefonisch onbereikbaar. Bestaan er geen systemen waarmee dat via het netwerk kan en dat de systeembeheerders de meldingen oppikken en afhandelen? Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 16

19 Ja, die systemen bestaan zeker wel. Dus er is geen centraal meldpunt of iets dat lijkt op een helpdesk? A: Nee, gewoon opbellen of een mailtje sturen, maar dat werkt niet best. Gebruikers zijn natuurlijk altijd ongeduldig en denken allemaal dat ze voorrang hebben. Maar nu we toch weer groter worden, lijkt me dat best een goed plan. Het ligt misschien een beetje buiten mijn opdracht, maar ik zal het zeker vermelden. Bedankt voor uw tijd en alle informatie! A: Geen probleem. Ontwikkelgroep ICT Versie Pagina 17