ONDERZOEKSRAPPORT. Timmerfabriek Spyker BV. Reorganisatie en herinrichting. Zaanhuizen

Transcriptie

1 ONDERZOEKSRAPPORT Reorganisatie en herinrichting Timmerfabriek Spyker BV Zaanhuizen Auteur : Kees Janssen Opdracht : Datum : 28 oktober 2013 Versie : 1.0 Copyright SCB-IT

2 Colofon Onderzoeksrapport Project: Reorganisatie en herinrichting Opdrachtgever Timmerfabriek Spyker Industrieweg AB Zaanhuizen (010) Contactpersoon: Mevrouw W.J. Spyker (010) (06) Opdrachtnemer SCB IT Disketteweg AR Amersfoort (033) Contactpersoon De heer K. Janssen (030) (06) Versiebeheer van dit Onderzoeksrapport Datum Versie Auteur Aanpassing K. Janssen Opstellen onderzoeksverslag Consortium Beroepsonderwijs Amersfoort Dit onderzoeksrapport maakt deel uit van de casusbeschrijving ten behoeve van Projectwijzer 6, uitgegeven door Stichting Consortium Beroepsonderwijs. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina II

3 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE... III 1. INLEIDING OPDRACHT AANLEIDING ACHTERGRONDINFORMATIE INVENTARISATIE SERVERRUIMTE Huidige situatie en knelpunten Aanbevelingen STROOMVOORZIENING EN BEKABELING Huidige situatie en knelpunten AANBEVELINGEN NETWERK Huidige situatie en knelpunten Aanbevelingen CENTRALE OPSLAG EN BACK-UPS Huidige situatie en knelpunten Aanbevelingen WERKPLEKKEN EN PRINTERS Huidige situatie en knelpunten Aanbevelingen WERKPLEKBEHEER Huidige situatie en knelpunten Aanbevelingen:... 6 Kees Janssen Versie 1.0 Pagina III

4 1. INLEIDING 1.1 Opdracht De opdrachtgever voor het uitgevoerde onderzoek is: Wilma Spyker van Timmerfabriek Spyker BV De opdrachtnemer van dit onderzoek is: Kees Janssen van SCB-IT 1.2 Aanleiding Bij Timmerfabriek Spyker BV is er sprake van een reorganisatie, een gewijzigde locatie en een renovatie. In verband daarmee moeten er ICT-aanpassingen worden gedaan. Wilma Spyker heeft SCB-IT benaderd om een onderzoek te doen naar huidige en toekomstige situatie bij de timmerfabriek. Mevrouw Spyker wil een voorstel van wat er zou moeten gebeuren om het bedrijf op het gebied van ICT efficiënter te maken en te moderniseren. De spuiterij is gevestigd op een andere locatie op het industrieterrein. Door de groei van de maatwerk-meubelen is gekozen om de productie van de standaardmeubelen te verhuizen naar een nieuw pand elders op het industrieterrein, terwijl de maatwerk-productie op de huidige locatie blijft. 1.3 Achtergrondinformatie Na een gesprek met Wilma Spyker bleek dat Timmerfabriek Spyker BV grote plannen heeft om het bedrijf in de toekomst efficiënter te laten werken. Het management wil dit onder andere bereiken door de ICT-middelen beter in te zetten. ICT is niet slechts een hulpmiddel voor wat administratieve taken, maar moet ook een middel zijn om e-marketing en e-commerce waar te kunnen maken. Mevrouw Wilma Spyker heeft een eigentijdse visie op het gebruik van ICT binnen de organisatie. Binnen nu en een jaar wil het bedrijf de meeste aandacht richten op de handel via het internet. Op dit moment komt al 30% van de orders op die manier binnen. Het management wil een BYOD-concept uitwerken, waarin klanten en medewerkers (privé en operationeel), die in het bedrijf online willen gaan, gebruik kunnen maken van een adequate draadloze verbinding. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina 1

5 2. INVENTARISATIE 2.1 Serverruimte Huidige situatie en knelpunten Op dit moment staan de server en de router in een kast in de productiehal. Deze kast is daar niet voor bedoeld; de ruimte is onder andere veel te klein. Door de warmteproductie van de server zijn de omstandigheden daar ongunstig. Verder kan elke bezoeker in principe in de kast en dus ook bij de server komen Aanbevelingen Het hierboven geschetste probleem kan opgelost worden door een aparte ruimte in te richten als serverruimte. Deze ruimte zal dan wel aan een aantal voorwaarden moeten voldoen met betrekking tot luchtvochtigheid, temperatuur, brand- en inbraakveiligheid. De stroomvoorziening is een punt van aandacht. Er zal een aparte 220V-groep moeten komen van de serverruimte. Sluit alle apparatuur aan op een UPS. Werk de inrichting van de serverruimte uit en doe tevens een voorstel voor de inrichting van het serverrack waarin de servers, UPS en de netwerkapparatuur gemonteerd moet worden. Zorg ervoor dat de nieuwe server, switches, routers en overige apparatuur in een stofvrije ruimte geplaatst kunnen worden. Creëer eventueel overdruk in deze ruimte door verse / schone buitenlucht in de ruimte te blazen met ventilatoren. Zorg dat de internetverbinding wordt gerealiseerd in de buurt van de servers. Plaats alle apparatuur in de serverruimte in een 19 -rack. Plaats in de serverruimte een UPS die voldoende capaciteit heeft om alle servers en netwerkapparatuur minimaal 30 minuten in de lucht houden. 2.2 Stroomvoorziening en bekabeling Huidige situatie en knelpunten De stroomvoorziening voor de computers is niet stabiel. Met name wanneer de machines op de productieafdeling worden gestart, ontstaat er verstoring van de computersystemen. Regelmatig komt het voor dat een uitvalt. Verder zijn er storingen die niet goed verklaarbaar zijn. Hoogstwaarschijnlijk ontstaan die doordat de netwerkbekabeling samen met de elektriciteitsinstallatie door de goten in de werkplaats loopt. Voorgeschreven voorzieningen ontbreken op dit gebied. Uit onderzoek door de energieleverancier is het volgende gebleken: De afstand van de fabriek tot van het dichtstbijzijnde transformatorhuisje is 4 kilometer. De kabels hebben de voldoende capaciteit voor de nominale belasting. De spanningsdippen worden veroorzaakt door de aanloopstromen van de motoren in de productiehal. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina 2

6 2.3 Aanbevelingen Deze problemen kunnen worden opgelost door een tweede kabel aan te laten leggen. Als Timmerfabriek Spyker BV een tweede kabel wil kan dat, maar dan moet er opnieuw een geul worden gegraven en een doorvoer onder de openbare weg worden gemaakt. De kosten zullen rond de bedragen. Een andere oplossing is om de bestaande installaties en netwerkbekabeling aan te passen. Deze aanpassingen zouden onder andere het scheiden van data- en 220V-bekabeling kunnen inhouden. Verder moet er in de werkplaats speciale databekabeling worden toegepast. Daarnaast is het goed om de kantoren te voorzien van wandgoten waarin de WCD s voor data en elektra in gemonteerd kunnen worden. Ontwerp een schema voor de plaatsing van de wandgoten. Geef daarin aan waar de netwerkaansluitingen gerealiseerd moeten worden. Voorzie de tekening ook van een nieuwe serverruimte en op elke verdieping een patchkast. 2.4 Netwerk Huidige situatie en knelpunten Alle computers zijn met elkaar verbonden via een DHCP-server (ADSL-router). Er is geen Domain Controller aanwezig. Op één werkstation worden de bestanden opgeslagen. Op elke afdeling is een printer aanwezig. De printer is aangesloten op één van de computers op de afdeling en is vervolgens gedeeld met de collega s. Op de spuiterij zijn geen systeembeheerders aanwezig, dus het onderhoud van de servers moet centraal gebeuren. In de meterkast is een ADSL8-aansluiting met een router opgenomen in het netwerk. De snelheid is tijdens kantooruren bijzonder laag. Het contact met de server op de hoofdvestiging met de spuiterij moet geregeld worden Aanbevelingen Installeer een client-server netwerk met een file-server en per afdeling een netwerkprinter. 1. Richt een domein in op basis van Windows Server (nieuwste versie). 2. Configureer een file-service op basis van de in dit rapport geadviseerde punten. 3. Zie voor de printer het onderdeel Werkplekken en printers. Plaats op elke verdieping een patchkast met glasverbindingen en manageable switches. Installeer een WAN-router met een gigabit-verbinding voor internetverkeer. Huur een straalverbinding met de andere bedrijfslocaties op het industriegebied. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina 3

7 2.5 Centrale opslag en back-ups Huidige situatie en knelpunten De centrale dataopslag is op dit moment zo geregeld dat de gebruikers zelf zorg moeten dragen dat de bestanden op de peer-to-peer server worden geplaatst. De data wordt op de maandagen, woensdagen en vrijdagen geback-upt naar tape. Wekelijks wordt de tape door de eigenaar mee naar huis genomen en de tape van de week ervoor wordt dan weer mee teruggenomen om daar op vervolgens weer de nieuwe back-up op te maken. Uit een steekproef is gebleken dat op veel computers lokaal ook data is opgeslagen. Deze data wordt uiteraard niet opgenomen in de back-up. Ook bleek dat er lokaal en centraal dezelfde bestanden staan, maar dat er ook in beide bestanden andere bewerkingen zijn uitgevoerd. Het is in dergelijke gevallen niet duidelijk welke versie het meest actueel is Aanbevelingen Installeer een client-server netwerk in plaats van een peer-to-peer. Zorg dat de medewerkers geen data meer lokaal kunnen opslaan. Stel voor elke medewerker een persoonlijke map op de server beschikbaar (gelijk aan Mijn documenten en een drive-mapping naar de zogenaamde homedirectory. Om te voorkomen dat de medewerkers te veel persoonlijke bestanden opslaan, moet hiervoor een datalimiet worden ingesteld van 10Mb per medewerker. Deze map moet afdoende worden beveiligd, zodat alleen de gebruiker deze bestanden kan lezen, toevoegen, verwijderen en wijzigen; Zorg dat er voor elke afdeling of functiegroep een map is waar de gezamenlijke documenten opgeslagen kunnen worden. Voor de gezamenlijke data mag (uiteraard) geen datalimiet gelden. In deze map staan documenten die alleen door de leden van de groep gelezen, toegevoegd, verwijderd en gewijzigd mogen worden; Zorg dat documenten die iedereen mag raadplegen in een publieke map komen te staan. Hierin komen onder andere de documenten van personeelszaken en andere informatieve bestanden te staan. De inhoud van deze map mag door iedereen gelezen worden, maar de rechten voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen ligt alleen bij de secretaresse en de medewerker van PZ. Daarnaast is het wenselijk dat er een interne website komt, waarin onder meer nieuwsbrieven van de directie worden gepubliceerd. Regel de toegang tot de gezamenlijke data volgens het principe van IGDLA (c.q. AGDLP). Voorzie de spuiterij van een eigen RODC. Dit omdat daar geen beheerder aanwezig en ook omdat er geen speciale serverruimte is. Om te voorkomen dat bij diefstal van de server alle data toegankelijk is, moet de harddisk worden beveiligd met bijvoorbeeld BitLocker. Laat de medewerkers op de spuiterij de data op de eigen RODC opslaan, maar zorg dat die data automatisch wordt gesynchroniseerd met de server op de hoofdvestiging. Maak een back-up schema en zorg dat elke beheerder zich daaraan houdt. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina 4

8 Regel de back-ups op lokale of offsite tapes, of online back-ups. Onderzoek de Cloud-oplossing voor bovenstaande (denk hierbij aan Microsoft Office365. Zie hiervoor Een test-account is mogelijk). 2.6 Werkplekken en printers Huidige situatie en knelpunten De huidige systemen worden er ingezet voor het ondersteunen van de administratie en het schrijven van brieven, faxen en van berichten. De Afdeling Design gebruikt PC s voor het tekenen van nieuwe ontwerpen. Deze systemen zijn inmiddels al weer tussen 4 en 6 jaar oud. Het besturingssysteem van alle systemen is Windows XP Professional. Er zijn wat compatibiliteits- en capaciteitsproblemen met deze apparatuur. Verder veroorzaken de individuele updates veel netwerkverkeer. Ook staan er verschillende softwareversies op Aanbevelingen Schaf nieuwe systemen aan met het nieuwste Windows besturingssysteem. Ga na bij de afdeling Design welke systeemeisen voor hun acceptabel zijn. De programma s die zij gebruiken zijn CAD-CAM en 3D-modelling met A3 en 3Dprinters. Zet op centrale plaats in het gebouw kleurennetwerkprinters neer. Plaats in de showroom een zogenaamde kiosk-pc waarop klanten al de foto s van reeds gemaakte meubelen kunnen zien. Houd rekening met een optimale beveiliging bij de inrichting van die PC 2.7 Werkplekbeheer Huidige situatie en knelpunten Er zijn meerdere soorten printers waardoor het beheer van printinkt niet goed verloopt. De printers en computers die gebruikt worden door de afdeling productieplanning hebben veel last van stof. De schoonmakers klagen dat ze de beeldschermen iedere dag moeten schoonmaken omdat er zoveel stof op zit. Zodra er een machine defect is, moet deze vaak eerst schoon gemaakt worden met een stofzuiger. Vaak vertoont deze machine nadien nog enkele weken vreemde storingen. De geïnstalleerde software op de werkplekken is divers. Er worden verschillende versies gebruikt van MS-Office. Op sommige werkplekken is MS-Office minimaal geïnstalleerd, op andere werkplekken is er een volledige installatie. Sommige werkplekken zijn voorzien van software die niet door het bedrijf is aangeschaft. De medewerkers lopen er tegenaan dat ze niet op elke werkplek kunnen werken, omdat de benodigde software ontbreekt of een andere versie aanwezig is. De medewerkers ervaren dit als niet-flexibel. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina 5

9 2.7.2 Aanbevelingen: Richt een server in waarmee de cliënt computers van standaardsoftware voorzien kunnen worden. Dit is tevens handig als een computer opnieuw geïnstalleerd moet worden. Dit bespaart tijd bij het storing zoeken. Wel moet de image van de computer compleet zijn. Zorg dat in het domein een server is opgenomen waarmee distributie van de software c.q. applicaties geregeld is. Daarmee is het mogelijk dat elke gebruiker de beschikking heeft over de benodigde programmatuur. Hiermee maakt het niet meer uit achter welke werkplek de medewerker plaatsneemt. Om te voorkomen dat elke computer zelfstandig updates binnen gaat halen van onder andere Microsoft en andere software, kan er een update-service in het domein worden ingericht. Hiermee kunnen updates door de beheerder worden gepland en hoeft ook niet elke update uitgevoerd te worden. De beheerder kan de updates dan vrijgeven voor uitrol. Hiermee wordt voorkomen dat ongewenste updates worden uitgevoerd of dat er vele lokaal updateverkeer is. Door middel van beleid (policy) kan worden ingesteld dat gebruikers niet zelf software op de lokale computer kunnen installeren. Verder is het wenselijk om de C-schijf af te schermen voor niet-geautoriseerde wijzigingen. Ook moet lokaal inloggen op een computer niet (meer) worden toegestaan. Wanneer een gebruiker inlogt moet hij/zij automatisch de juiste mappings krijgen naar de eigen home-directory en naar de benodigde afdelingsmappen. De mapping naar de thuismap (home directory) moet op dezelfde netwerklocatie uitkomen als Mijn Documenten in de bibliotheek. Kees Janssen Versie 1.0 Pagina 6