Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 1/8

2 Versiebeheer Nummer Datum Aard van de wijziging Gewijzigd door Aanpassingen n.a.v. afgesproken PBR wijzigingen toetsingsbeleid Opmerkingen stuurgroep en input uit automatiseringsproces verwerkt PBR Goedgekeurd door Definitieve versie PBR Schema termijnen ingevoegd AEL Vz. Stuurgroep DVP Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 2/8

3 1 Inleiding Dit Reglement Toetsingscommissie Veiligheidspaspoort bevat procedures omtrent benoeming, zittingstermijn, bijeenkomsten, werkwijze en besluitvormingsprocedures voor de Toetsingscommissie Veiligheidspaspoort (TCV) van Stichting railalert. De toetsingscommissie is verantwoordelijk voor het toetsen van gemelde afwijkingen van de Life Saving Rules en het vast stellen van de ernst hiervan. De bevindingen van de toetsingscommissie kunnen worden gebruikt bij het verder verhogen van de veiligheid. De toetsingscommissie rapporteert aan directie van Stichting railalert Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 3/8

4 2 Reglement 2.1 Werkterrein Het werkterrein van de toetsingscommissie omvat: Vaststellen of sprake is van overtreding van één of meer Life Saving Rules. Bepalen van de ernst van deze overtredingen. Sturen op eenduidige wijze van toetsen en verbetering van het proces. Maken van analyses, opstellen van adviezen en periodiek rapporteren van resultaten en bevindingen met betrekking tot naleving en beleving van de Life Saving Rules aan de directie van railalert. 2.2 Samenstelling De toetsingscommissie bestaat uit een onafhankelijk voorzitter, een secretaris van railalert, en maximaal vijftien leden. Deze leden zijn, naar evenredigheid, werkzaam bij drie categorieën bedrijven (drie stoelen ). Dit zijn ingenieursbureaus, werkplekbeveiligingsbedrijven en personeelsstellers, railinfrabeheerders en (spoor)aannemers. In artikel 2.5, werkwijze, is dit nader beschreven. Vanuit elke categorie bedrijven ( stoel ) is één vertegenwoordiger verantwoordelijk voor de inzetplanning van de toetsers uit de betreffende categorie. 2.3 Benoeming en zittingstermijn De onafhankelijk voorzitter en de leden worden door het bestuur van stichting railalert benoemd voor een periode van drie jaar. Herbenoeming is mogelijk. Secretaris is de coördinator veiligheidsinspecties van railalert. 2.4 Taken voorzitter, secretaris en leden De taken van de voorzitter zijn: Leiding geven aan de toetsingscommissie veiligheidspaspoort. Vergaderingen beleggen, agenda vaststellen in samenwerking met de secretaris. Besluiten nemen ingeval drie leden niet tot een eenduidig oordeel komen over een afwijking van de Life Saving Rules. Periodiek rapporteren van resultaten en bevindingen met betrekking tot de Life Saving Rules aan de directie van Stichting railalert. De toetsingscommissie kiest zelf een vice-voorzitter uit haar midden. Deze vervangt de voorzitter als deze verhinderd is zijn taak uit te voeren Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 4/8

5 De taken van de secretaris zijn: In samenwerking met de voorzitter vergaderingen beleggen, voorstel agenda samenstellen. Bijhouden van de actie- en besluitenlijst. Opvragen informatie uit de DVP-database en het opstellen van concept analyses van de bevindingen. Ondersteunen van de voorzitter en de leden van de toetsingscommissie. De taken van de leden zijn: Toetsen of gemelde afwijkingen overtredingen zijn van de Life Saving Rules. Vaststellen van de ernst van overtredingen van de Life Saving Rules. Bijdragen aan de uitwisseling van kennis en ervaring met collega leden van de toetsingscommissie om de kwaliteit van de toetsingen en de persoonlijke effectiviteit te verhogen. Bijdragen aan verbetering van de efficiëntie van het proces. 2.5 Geheimhouding De leden van de toetsingscommissie verklaren zich te houden aan de voor hen geldende integriteitsregeling van het eigen bedrijf en geheimhouding in acht te nemen met betrekking tot gegevens van personen in het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Een verklaring hieromtrent is onderdeel van de aanstelling. 2.6 Vergaderingen De toetsingscommissie vergadert tenminste 4 maal per jaar en verder zo vaak als de voorzitter dan wel tenminste 3 leden dit wensen. Van de vergaderingen maakt de secretaris notulen en een actie- en besluitenlijst. De secretaris is lid van de toetsingscommissie maar heeft geen stemrecht. De toetsingscommissie kan vakinhoudelijke deskundigen en vertegenwoordigers van andere commissies uitnodigen om aan een vergadering deel te nemen. De bijeenkomsten van de toetsingscommissie zijn niet openbaar Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 5/8

6 2.7 Werkwijze De toetsingscommissie beoordeelt op twee aspecten: a. Is een gemelde afwijking een overtreding van één of meer Life Saving Rules. b. Zo ja, dan stelt zij de ernst van deze overtreding vast met behulp van een toetsmatrix en informatie uit de melding via de app van de veiligheidsinspecteur. Elke afwijking wordt getoetst door drie leden van de toetsingscommissie, elk afkomstig uit één van onderstaande drie categorieën bedrijven. Het lid dat verantwoordelijk is voor de planning vanuit een categorie bedrijven wijst steeds één lid uit haar eigen categorie aan dat verantwoordelijk is voor de toetsing. Voor toetsers is dus sprake van inzet op toerbeurt. RailAlert onderscheidt de volgende categorieën bedrijven: a. Railinfrabeheerders (ProRail, RET, GVB, HTM en Provincie Utrecht) b. Ingenieursbureaus, werkzaam in de railinfra branche en door railalert erkende werkplekbeveiligingsbedrijven en personeelsstellers (vormen samen 1 categorie in het kader van inzet voor het uitvoeren van toetsen). c. (spoor)aannemers, werkzaam in opdracht van railinfrabeheerders. Het proces van het moment van melding van een afwijking tot en met de behandeling door de toetsingscommissie en de verwerking van de bevindingen van de toetsingscommissie vindt in hoge mate geautomatiseerd plaats. Vanuit de DVP-database worden betrokkenen automatisch, met in acht name van de vastgestelde termijnen, geïnformeerd (zie figuur A). Het toetsproces start nadat de termijn verstreken is waarbinnen werkgever zijn/haar zienswijze toe kan voegen aan de melding van een afwijking. De toetsingen van een afwijking vinden onafhankelijk van elkaar plaats, zijn anoniem en worden digitaal afgehandeld binnen de vastgestelde termijnen (zie figuur A). Figuur A: Termijnen Stap 1 Inspectie Stap 2 Toetsing Stap 3 Sanctionering Zienswijze werkgever 7 dagen 7 dagen Bezwaartermijn 7 dagen Bevindingen van de toetsingscommissie worden opgenomen in de DVP-database. Indien een gemelde afwijking niet als overtreding van de Life Saving Rules wordt beschouwd dan wordt de melding verwijderd uit de DVP-database. In de beschrijvingen van de rol van de werkgever en de rol van de railinfrabeheerder is beschreven welk soort maatregelen werkgevers, respectievelijk railinfrabeheerders kunnen nemen. Bij de beoordeling van een gemelde afwijking van één of meer Life Saving Rules en het vaststellen van de ernst van een overtreding wordt geen rekening gehouden met eventuele eerder begane overtreding(en) van één of meer Life Saving Rules door de betreffende persoon Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 6/8

7 Bij vastlegging in de DVP-database worden eventuele eerdere overtredingen zichtbaar in het persoonlijk dossier van betrokkene. Werkgevers zijn zelf verantwoordelijk voor het vast stellen of eerder sprake is geweest van eventuele overtredingen op basis van het eigen personeelsdossier. De key-user van een bedrijf kan via de DVP-portal in het dossier van betrokkene ook eventuele eerdere meldingen zien. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever respectievelijk railinfrabeheerder (zie rol werkgever en rol railinfrabeheerder) om hun maatregelen (sanctie) hierop af te stemmen. 2.8 Besluitvorming Besluiten met betrekking tot gemelde afwijkingen Besluiten met betrekking tot het vaststellen van overtredingen van Life Saving Rules worden unaniem genomen door drie leden van de toetsingscommissie. Besluiten met betrekking tot het vaststellen van de ernst van overtredingen van Life Saving Rules worden genomen op basis van een meerderheidsbesluit van drie leden van de toetsingscommissie. Indien drie leden van de toetsingscommissie unaniem tot dezelfde bevinding komen heeft dit tot resultaat dat vastgesteld is of er wel/geen sprake is van overtreding van één of meer Life Saving Rules. Indien de toetsingen niet unaniem zijn, bepaalt de voorzitter op welke wijze tot een gedragen besluit kan worden gekomen. Dit kan in plenair overleg, fysiek dan wel via moderne middelen zoals teleconferentie of skype-meetingen Overige besluiten van de toetsingscommissie Besluiten kunnen alleen genomen worden in een vergadering waarin tenminste de voorzitter en twee derde van de leden aanwezig zijn. Buiten de vergadering kunnen besluiten worden genomen, per , en met een meerderheid van stemmen van alle leden van de toetsingscommissie. Eventuele wijzigingen op dit reglement moeten door de toetsingscommissie geformuleerd worden en behoeven goedkeuring van het bestuur van stichting railalert. De secretaris heeft geen stemrecht. 2.9 Bezwaar en Beroep Degene waarvan een overtreding van één of meer Life Saving Rules is vastgesteld en zijn of haar werkgever kan, binnen de daartoe gestelde termijnen en voorwaarden bezwaar aantekenen tegen het besluit van de toetsingscommissie Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 7/8

8 Bij de afhandeling van een bezwaar kan de voorzitter van de toetsingscommissie besluiten, al of niet op voorstel van één of meer leden van de toetsingscommissie, hoor en wederhoor toe te passen. Beroep is mogelijk tegen de gevolgde procedure bij de afhandeling van een bezwaar. In het Reglement bezwaar en beroep toetsing Life Saving Rules is nader beschreven hoe bezwaren en beroepen worden afgehandeld Tijdsbesteding Van leden van de toetsingscommissie wordt verwacht dat zij zoveel tijd steken in hun werk als nodig is. Indien een lid van de toetsingscommissie, in dit kader, een knelpunt ervaart dan zal hij dit tijdig aangeven bij zijn of haar verantwoordelijke voor de inzetplanning Veiligheidsinspecteurs De veiligheidsinspecteurs van railalert voeren controles uit op naleving van de Life Saving Rules. Afwijkingen hierop worden, via de app, ingevoerd in de DVP-database. Veiligheidsinspecteurs kunnen ook door railalert ingezet worden voor inspectie op andere veiligheidsthema s. Deze andere veiligheidsaspecten vallen buiten de reikwijdte van de toetsingscommissie. Veiligheidsinspecteurs vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de toetsingscommissie maar onder de directeur van railalert Huishoudelijk reglement Toetsingscommissie DVP 8/8