1 Integriteit (de (v.)): ongeschonden toestand, rechtschapenheid, onomkoopbaarheid.

Transcriptie

1 Integriteitbeleid Gemeente Waalwijk respectvol, open en eerlijk samenwerken Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

2 Inhoudsopgave: 1. Inleiding: Integriteit wat is dat? 3 2. Visie van de Gemeente Waalwijk: respectvol open en eerlijk samenwerken 3 3. Aanleiding en doelstelling het jaar van de Integriteit 5 5. Het management 6 6. De medewerkers 6 7. Structuren en processen 7 8. Personeel en organisatiecultuur 7 9. Incidenten Regeling Integriteitmeldingen Onderzoeksprotocol Integriteitmeldingen Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Wat moet nog worden gedaan? De ambtseed Nevenwerkzaamheden Melding financiële belangen Uitvoeringsplan Ambtseed Nevenwerkzaamheden Openbaarmaking nevenfuncties Melding financiële belangen Reglement integriteitmeldingen Onderzoeksprotocol bij integriteitmeldingen Evaluatie, rapportage en verantwoording Bekendmaking van deze regeling 11 Op intranet kunnen (binnenkort) de volgende documenten gevonden worden die bij dit overkoepelende integriteitbeleid van de gemeente Waalwijk horen: regeling integriteitmeldingen, juli 2011 onderzoeksprotocol integriteitschendingen, juli 2011 functieprofielen integriteitcoördinator, vertrouwenspersoon integriteit en feitenonderzoeker en adviseur BBC Gedragscode, juli 2011 regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen, juli 2011 gedragscode voor bestuurders inkoopbeleid gemeente Waalwijk,2010 regeling kantoorfaciliteiten, 2008 nota representatiebeleid, 2010 Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

3 1. Inleiding: Integriteit 1 wat is dat? Op een integere manier je werk doen, is meer dan alleen: niet frauderen. Het betekent ook: je bewust zijn van je professionele verantwoordelijkheid, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, effectiviteit en efficiëntie. Daarom definieert de gemeente Waalwijk integriteit op een brede, positieve manier waarbij integriteit wordt gekoppeld aan kwaliteit en effectiviteit. Het verwijst naar (professionele) verantwoordelijkheid van medewerkers: je doet waarvoor je bent aangesteld en je staat voor wat je doet. Dit kan naadloos gekoppeld worden aan de kernwaarden samenwerken, open houding, consistent, verbeteringsgericht en klantgericht van de gemeente Waalwijk. Een lokale overheid moet altijd een integere, betrouwbare partner zijn, anders verliest ze haar geloofwaardigheid en het vertrouwen van inwoners en andere betrokkenen. Bovendien heeft de overheid een voorbeeldfunctie. Als wij het al niet zo nauw met de regels nemen, waarom zouden onze inwoners zich dan gedragen? 2. Visie van de gemeente Waalwijk: respectvol, open en eerlijk samenwerken Als gemeente Waalwijk willen wij een integere organisatie zijn waar heldere afspraken gelden. Dat proberen we te bereiken met een integriteitbeleid dat is gebaseerd op respectvol, open en eerlijk handelen. Een beleid met de juiste procedures, regels en protocollen, maar zeker ook met ruimte voor medewerkers om zelf te beoordelen wanneer die integriteit misschien in het geding is en hoe we daar dan mee om moeten gaan. Integriteit heeft betrekking op goed medewerkerschap. Integriteit staat voor professionele verantwoordelijkheid. De integere medewerker is betrouwbaar; hij is bereid en bekwaam om zijn taak en functie adequaat uit te oefenen, in het licht van zijn positie en de verantwoordelijkheden waarop hij in redelijkheid aanspreekbaar is. Daarnaast kan hij zich verantwoorden voor de keuzes die hij hierbij maakt en handelt hij altijd met oog voor het publieke belang. Meer specifiek betekent dit dat de medewerker op zorgvuldige wijze omgaat met zijn bevoegdheden, de middelen en de informatie waarover hij beschikt en daarbij op correcte wijze omgaat met burgers, collega s en klanten. De medewerker dient hierin ondersteund te worden door de werkgever, wiens verantwoordelijkheid het is een volwaardig integriteitbeleid te voeren. Dit houdt ondermeer in dat de organisatie zo wordt ingericht dat medewerkers niet onnodig worden blootgesteld aan verleidingen. Op zijn beurt moet de medewerker voortdurend de grenzen in de gaten houden. De houding dat zal mij niet overkomen is gevaarlijk. Eigen verantwoordelijkheid waar mogelijk, regels en controle waar nodig. Integriteit heeft dus ook betrekking op goed werkgeverschap. Het motto van onze gemeente is eigen verantwoordelijkheid waar mogelijk, regels en controle waar nodig. We streven naar een organisatiecultuur van verantwoordelijkheid waarin medewerkers zorgvuldig morele afwegingen kunnen maken, deze bespreken met hun collega s en op een open en transparante manier tot besluitvorming komen. Om tot deze cultuur te komen, (zijn en) worden er in de toekomst regelmatig trainingen en dilemmadiscussies georganiseerd, waarbij diverse vormen van communicatie worden ingezet. Dilemma s die we met elkaar op afdelingsniveau bespreken, zijn bijvoorbeeld het aannemen van geschenken en uitnodigingen, het afleggen van werkbezoeken, inkoop en 1 Integriteit (de (v.)): ongeschonden toestand, rechtschapenheid, onomkoopbaarheid. Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

4 aanbestedingen, het gebruik van internet en het omgaan met (vertrouwelijke) informatie. Goed integriteitbeleid is een recht voor de medewerker en een plicht voor de werkgever. Wat we precies met integriteitbeleid bedoelen wordt duidelijk als we thema s, waarbij dilemma s rondom integriteit mogelijkerwijs aan de orde zijn, in de organisatie op afdelingsniveau met elkaar bespreken. Dergelijke thema s zijn: aannemen van geschenken, gunsten en uitnodigingen binnenlandse en buitenlandse dienstreizen en werkbezoeken declaraties en onkostenvergoedingen inhuur van externen en draaideurbeleid inkoop en aanbestedingen omgaan met gelden en budgetten financiële belangen in ondernemingen die een relatie met de organisatie hebben of kunnen krijgen en ten aanzien waarvan besluiten worden genomen handelen in aandelen en effecten privébeleggingtransacties gebruik creditcards gebruik van bedrijfsmiddelen en voorzieningen gebruik van computer- en communicatieapparatuur (internet en /verkeer) tijdsbesteding (werktijden, verlof, ziekte) contacten met burgers, leveranciers en afnemers gebruik bevoegdheden handhaven (toezicht, controle, opsporing, vervolging, rechtspraak, executie) innen (aanslagen, belastingen, invoerrechten, accijnzen, leges, premies) uitkeren (subsidies, uitkeringen, toelagen, premies, sponsoring) verlenen (toekennen en uitgeven vergunningen, rijbewijzen, paspoorten, legitimatiebewijzen, machtigingen, keuringen, certificeringen, verklaringen) omgaan met (vertrouwelijke) informatie omgangsvormen politiekambtelijke verhoudingen nevenwerkzaamheden veilige werksfeer aanspreken op gedrag gedragingen in de privésfeer Voorbeelden van een integriteitschending zijn: belangenverstrengeling; diefstal, verduistering; fraude, corruptie; manipulatie van, of misbruik van (de toegang tot) informatie; misbruik van bevoegdheden; schending van wetgeving, regelgeving of beleidsregels; onverenigbare functies/bindingen/activiteiten; verspilling en misbruik van gemeentelijk eigendommen; (strafbare) misdragingen buiten werktijd van medewerkers, burgemeester of wethouders, arbeidscontractanten, uitzendkrachten en gedetacheerden van de gemeente Waalwijk, in het geval die in verband staan tot het functioneren van de betrokkene, van buitengewoon ernstige aard zijn of schadelijk zijn voor de geloofwaardigheid van de betreffende groep of de gemeente in haar geheel; het misleiden van justitie; een gevaar vormen voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; (of) het bewust achterhouden van informatie over voornoemde feiten. Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

5 3. Aanleiding en doelstelling De huidige wetgeving verplicht gemeenten het integriteitbeleid verder vorm te geven. De wetgeving schrijft o.a. voor dat medewerkers een ambtseed afleggen en dat financiële belangen gemeld worden. Voor alle ambtelijke en bestuurlijke functies binnen de gemeente Waalwijk geldt dat financiële belangen en nevenwerkzaamheden openbaar gemaakt moeten worden. Daarnaast constateren we dat niet alle regelingen die de gemeente Waalwijk in de voorgaande jaren heeft ontwikkeld voldoende zijn ingeburgerd binnen de organisatie. De gemaakte afspraken verdienen daarom meer aandacht, naleving en waar nodig controle. Dat gaat niet vanzelf; we moeten duidelijk afspreken wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van het integriteitbeleid en alle onderdelen samen dienen een integraal geheel te vormen. Waalwijk hecht er aan een samenhangend geheel van maatregelen te treffen, zodat mogelijke integriteitschendingen voorkomen worden. Leidinggevenden geven daarbij zelf het goede voorbeeld. Uiteraard ondersteunen en stimuleren zij alle medewerkers om te blijven nadenken over wat wel en niet toelaatbaar is. Het integriteitbeleid, met daarin alle uitgangspunten op het gebied van integriteit, biedt de medewerker houvast bij het maken van afwegingen. Hoewel de regels er zijn om nageleefd te worden, ligt in het grijze gebied de nadruk op de morele afweging en de professionaliteit van de medewerkers. Het is onmogelijk elk integriteitrisico te beschrijven en af te dekken met procedures. Want het gebied waarin een medewerker zich beweegt, wordt steeds groter, dynamischer en complexer. Daarnaast is het de vraag of het in een moderne organisatie wenselijk is alles te vatten in wat wel en niet mag. Uiteindelijk willen we investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers. Het is aan ons allen om de verantwoordelijkheden die samenhangen met onze (overheids-)functie serieus te nemen het jaar van de Integriteit Om aan het integriteitbeleid een nieuwe impuls te geven is begin 2010 een traject gestart met de werktitel het jaar van de Integriteit. Het traject wordt eind 2011 worden afgerond. De doelstellingen zijn: het management heeft een eenduidig beeld van integriteit en de rol die de managementleden bij de verschillende facetten van integriteitmanagement kunnen spelen en draagt dit uit; alle medewerkers zijn meer bewust van integriteitissues en hebben samen nagedacht over de betekenis van de term integriteit in relatie tot hun werk; alle medewerkers hebben meer begrip van morele oordeelsvorming bij dilemma s en zijn zij zich er van bewust dat iedereen dilemma s heeft en dat je elkaar kunt helpen. De medewerkers handelen hier ook naar. er een één integriteitbeleid waar alle regelingen, normen en procedures op dit vlak te vinden zijn. De inhoud van dit beleid is actief uitgedragen door de leidinggevenden; er zijn tools ontwikkeld om het thema integriteit een terugkerend element op alle niveaus te laten zijn; er is een meldpunt integriteit ingesteld en zijn de integriteitcoördinator, vertrouwenspersoon integriteit en feitenonderzoeker benoemd. het traject integriteit wordt bezegeld met het (collectief) afleggen van de eed en/of de belofte. Een klankbordgroep heeft, onder eindverantwoordelijkheid van de burgemeester en algemeen directeur, op zich genomen om genoemde doelstellingen nader uit te werken. De resultaten uit dit traject staan hieronder. Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

6 5. Het management De medewerker is in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor zijn doen en laten. Goed werkgeverschap vereist echter dat de organisatie en het management de medewerker stimuleren en ondersteunen. Leidinggevenden, van hoog tot laag, moeten in de eerste plaats zelf het goede voorbeeld geven. Bovendien zijn zij de ambassadeurs van het integriteitbeleid, zij worden in staat geacht om regelmatig dilemmadiscussies te voeren, te managen en actief uit te dragen. Het integriteitbeleid van Waalwijk bestaat uit een samenhangend geheel van instrumenten die tot doel hebben de integriteit van de organisatie en haar medewerkers te onderhouden, versterken en te bewaken, passend bij de organisatiestructuur en cultuur. Integriteit kent twee benaderingen die complementair zijn: de nalevingsbenadering: deze gaat uit van regels en richtlijnen en de handhaving daarvan de stimuleringsbenadering: deze legt de nadruk op het zorgvuldig invullen van de verantwoordelijkheden die samenhangen met de rol en positie van de medewerker. De leidinggevenden hebben zich deze benaderingswijzen eigen gemaakt in de voor hen georganiseerde - dilemmatrainingen. 6. De medewerkers Zoals gezegd zijn de medewerkers verantwoordelijk voor hun eigen handelen, onder leiding van het afdelingshoofd voeren zij periodiek zogenaamde dilemmadiscussies om meer gevoel bij en inzicht te krijgen in integer handelen tijdens het uitoefenen van hun functie. Een integere werknemer is betrouwbaar en kent zijn verantwoordelijkheid. Hij of zij kan worden aangesproken op uitgevoerde werkzaamheden en kan zich verantwoorden voor gemaakte keuzes. In Waalwijk willen we een cultuur scheppen waarin collega s het vanzelfsprekend vinden om met elkaar te praten over lastige kwesties. Zo zoek je samen naar de grijze gebieden, inhoud en de grenzen van je verantwoordelijkheden en worden normen en waarden duidelijker. Integriteit speelt ook een grote rol in openheid naar externe partijen, tijdens werkoverleggen en functioneringsgesprekken en door duidelijk te zijn bij de afhandeling van eventuele incidenten. Het is van groot belang dat medewerkers zelf (blijven) nadenken over wat wel en niet toelaatbaar is. Het motto eigen verantwoordelijkheid waar mogelijk, regels en controle waar nodig biedt deze ruimte. Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

7 7. Structuren en processen De organisatiestructuur is de formele ondersteuning van de waarden en normen van de organisatie. De structuren en processen van de organisatie omvatten het geheel van formele regels, procedures, regelingen en voorschriften die bepalen hoe de organisatie functioneert, wat medewerkers moeten doen, op welke wijze zij de werkzaamheden behoren uit te voeren en welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden zij hebben. Veel integriteitmaatregelen worden via de organisatiestructuur (door het management) georganiseerd. Ook controle en toezicht maken hier deel van uit. Vooral de afdeling interne controle speelt hierin een cruciale rol. 8. Personeel en organisatiecultuur Integriteit blijkt uiteindelijk uit het handelen van de medewerkers. Een belangrijk aandachtsgebied voor integriteitbeleid is daarom het personeel. Integere medewerkers zijn betrouwbaar en vervullen hun taak en functie op adequate wijze, in het licht van hun positie en de verantwoordelijkheden. Zij zijn daarop aanspreekbaar en kunnen zich verantwoorden voor de keuzes die zij maken. Ook in nieuwe, veranderlijke en complexe situaties waar (nog) geen heldere richtinggevende regels voor bestaan. De organisatiecultuur bepaalt voor een groot deel de manier van werken binnen de organisatie. Een cultuur geeft vorm aan het gedrag en de verhoudingen tussen de medewerkers van de organisatie onderling (intern) en aan de omgang met derden (extern). Cultuur is een complex aandachtsgebied en is van grote invloed op de integriteit binnen de organisatie. De gewenste organisatiecultuur is een cultuur waarin collega s het vanzelfsprekend vinden om met elkaar te praten over lastige kwesties. Zo kunnen ze samen op zoek naar de inhoud en grenzen van hun verantwoordelijkheden, waarden en normen verhelderen en deze toetsen. In het bevorderen van de integriteit van de organisatie via de cultuur speelt communicatie een belangrijke rol. Dit kan door aandacht voor integriteit bij het management, door openheid naar externen, door aandacht voor integriteit tijdens werkoverleggen en functioneringsgesprekken en door openheid bij de afhandeling van integriteitschendingen en -incidenten. 9. Incidenten Incidenten zijn situaties waarin medewerkers in strijd met de waarden en normen van de organisatie hebben gehandeld. Denk bijvoorbeeld aan belangenverstrengeling, verduistering, misbruik van bevoegdheden, het niet naleven van de regelgeving of verspilling van gemeentelijke eigendommen. Zoiets leidt vaak tot ophef in de media en de politiek. Het maakt inwoners niet uit in welke laag van de organisatie een incident plaatsvindt: dit soort zaken doet altijd afbreuk aan het vertrouwen in de overheid. Natuurlijk moeten we proberen om misstanden te voorkomen, maar het is ook belangrijk om een veilige omgeving te creëren waarin (vermoedelijke) fouten worden gemeld. Voor het melden van mogelijke incidenten is de regeling integriteitschendingen gemeente Waalwijk en het onderzoeksprotocol gemeente Waalwijk opgesteld. Geen enkel integriteitbeleid kan uitsluiten dat incidenten plaatsvinden. Het oppakken van (vermoedens van) misstanden is daarom een aandachtsgebied dat niet mag ontbreken. Het zorgvuldig en daadkrachtig aanpakken van (vermoedens) van misstanden draagt bij aan het herstellen en versterken van vertrouwen van burgers in de overheid. Sancties op geconstateerde en bewezen misstanden geschieden in overeenstemming met Artikel 8:13, Artikel 16:1:1 en Artikel 16:1:2 CAR/UWO. Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

8 Belangrijk voor de cultuur van een organisatie is dat vooral het management adequaat optreedt tegen integriteitschendingen. Het management biedt hiertoe een veilige en voldoende open cultuur. 9.1 Regeling Integriteitmeldingen De Regeling Integriteitmeldingen Waalwijk garandeert dat meldingen van interne misstanden of vermoedens serieus worden onderzocht. De basis van de nieuwe regeling integriteitmeldingen is toegankelijkheid, laagdrempeligheid en helderheid. Een belangrijk punt van deze regeling is dat de melder wordt beschermd. Ook is de scheiding tussen meldpunt integriteit en vertrouwenspersoon integriteit belangrijk: meldingen doet de medewerker bij de integriteitcoördinator, voor vragen, adviezen of meedenken, kan hij terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit. De regeling in het kort: De medewerker kan bij de integriteitcoördinator en/of vertrouwenspersoon integriteit terecht voor zaken met betrekking tot integriteit. Een vermoeden van een misstand kan je melden bij de integriteitcoördinator. Er wordt eerst een intakegesprek gehouden. Vervolgens brengt het meldpunt de algemeen directeur op de hoogte. Deze beslist of het meldpunt een (in- of extern) onderzoek uitvoert (laat uitvoeren), of dat de melding wordt afgedaan en er dus geen verder onderzoek plaatsvindt. De afhandeling van integriteitmeldingen wordt in een afzonderlijke regeling omschreven nl. het Onderzoeksprotocol Integriteitmeldingen. 9.2 Onderzoeksprotocol Integriteitmeldingen Dit protocol is een beschrijving van de procedure bij de afhandeling van een melding, de kaders van een onderzoek bij een vermoedelijke integriteitschending, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in dit proces, de rechten en plichten van betrokkenen. 9.3 Voortgangsrapportage Integriteitbeleid Doel van deze rapportage is het management en ook college te rapporteren over de stand van zaken van het uitgevoerde integriteitbeleid, de ondernomen acties en de activiteiten die nog uitgevoerd gaan worden. 10. Wat moet nog worden gedaan? 10.1 De ambtseed De ambtseed is sinds 1 maart 2006 verplicht voor gemeenteambtenaren en opgenomen in de CAR/UWO (Artikel 15:1:2). De eed of belofte is verplicht bij aanstelling van de medewerker of bij wijzigingen in de aanstelling van de medewerker, bijvoorbeeld door herplaatsing. Voor zittende medewerkers geldt deze verplichting op zich nog niet. Het college van Waalwijk vindt echter dat elke medewerker de eed of belofte moet af leggen Nevenwerkzaamheden In 2003 is in de ambtenarenwet de verplichting opgenomen voorschriften op te stellen over het openbaar maken van nevenwerkzaamheden door medewerkers. Dit is voor onze gemeente al vastgelegd in het Integriteitbeleid In 2012 vindt een inventarisatie van de nevenwerkzaamheden van alle medewerkers en het management plaats Melding financiële belangen Gemeenten hebben de plicht voorschriften vast te stellen voor het melden van financiële belangen door medewerkers die een functie uitoefenen waarin risico bestaat op financiële Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

9 belangenverstrengeling en een verbod op financiële belangen die een goede functievervulling in de weg staan. Dit is vastgelegd in artikel 15:1f van de CAR-UWO. Het is de medewerker verboden financiële belangen te hebben, effecten te bezitten en transacties in effecten te verrichten die de goede vervulling van zijn functie of het goede functioneren van de openbare dienst in de weg staan. Het gaat dan om belangen die in verband staan met de functievervulling. Het begrip financieel belang is zeer divers. Het kan gaan om het bezit van effecten, een eigen bedrijf, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond en financiële deelneming in ondernemingen. Ook negatieve financiële belangen zoals schulden kunnen relevant zijn met het oog op belangenverstrengeling. Het gevaar van belangenverstrengeling ontstaat als een medewerker financiële belangen bezit die een onafhankelijke besluitvorming in de weg kunnen staan. Het gaat dan om belangen in ondernemingen die een relatie met de overheidsorganisatie hebben, of kunnen krijgen. 11. Uitvoeringsplan 11.1 Ambtseed Zoals eerder gesteld is een van de doelstellingen van het integriteittraject dat na de afronding van dit proces - einde alle medewerkers en leidinggevenden de ambtseed of belofte af leggen. We kiezen er in Waalwijk voor dit (schriftelijk) te doen tijdens een aantal personeelsbijeenkomsten. Voor nieuwe medewerkers wordt bij de aanstellingsprocedure ingeregeld dat zij direct bij de indiensttreding de eed/belofte afleggen voor het college en de verklaring ondertekenen. Tijdens de introductiedagen voor nieuwe medewerkers wordt nader aandacht geschonken aan het totale integriteitbeleid. De medewerkers van de griffie leggen de eed of belofte af aan de voorzitter van de Raad. De schriftelijke verklaringen wordt vervolgens toegevoegd aan het personeelsdossier. Uitzend-, inhuurkrachten en vrijwilligers kunnen op basis van vrijwilligheid de eed of belofte afleggen (formeel vallen zij niet onder de regeling omdat zij geen ambtenaar zijn). We vragen hen dit te doen als de aard (zie overzichtslijst met benoemde kritische functies) en duur van de werkzaamheden vergelijkbaar zijn met die van een ambtenaar Nevenwerkzaamheden De ervaring leert dat weinig gebruik wordt gemaakt van de regeling nevenwerkzaamheden. Nog niet iedereen is zich bewust van het feit dat nevenwerkzaamheden gemeld moeten worden. Het doel is dat medewerkers al hun nevenwerkzaamheden opgeven zodat de werkgever daarover een besluit kan nemen. De meldingen worden dan bij P&O bewaard. Het besluit over nevenwerkzaamheden is gemandateerd en kan door een directeur genomen worden. Als het een directielid betreft beslist het college. Een verzoek tot het mogen verrichten van nevenwerkzaamheden wordt voor maximaal twee jaar toegekend en kan op verzoek van de medewerker verlengd worden. Het bevoegd gezag toetst voortzetting van de nevenwerkzaamheden wel gewenst is. Het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt een thema in het jaarlijkse fubeogesprek. Tegelijkertijd met het afleggen van de ambtseed voor de zittende medewerkers wordt het onderwerp opnieuw onder de aandacht gebracht. Voor nieuwe medewerkers wordt het opgenomen in de aanstellingsprocedure Openbaarmaking nevenfuncties Voor sommige posities is het melden van de nevenwerkzaamheden niet voldoende, maar zal deze informatie ook openbaar gemaakt moeten worden. Voor Waalwijk gaat het vooral om de directiefuncties. De gegevens worden via internet openbaar gemaakt. Voor nevenwerkzaamheden gaat het om de volgende gegevens: de hoofdfunctie (dus niet de persoonsnaam van de medewerker); Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

10 de nevenfunctie die de functionaris verricht, voor zover het een nevenfunctie betreft die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken; de organisatie waarbinnen de nevenfunctie wordt vervuld; de datum dat de nevenwerkzaamheden zijn gestart; de eventuele beperkingen die het college heeft gesteld aan de uitoefening van de nevenfunctie. Het is van belang dat deze gegevens steeds actueel zijn. De algemeen directeur is hiervoor verantwoordelijk. Jaarlijkse actualisatie geschiedt vanuit het meldpunt integriteit Melding financiële belangen Op grond van de CAR/UWO-bepaling 15:1f wijst het college medewerkers op voordracht van de directie- aan voor wie de meldplicht geldt, dat wil zeggen medewerkers in functies met bijzondere risico s op financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. Binnen onze gemeente kan dan gedacht worden aan medewerkers die (functioneel of feitelijk) betrokken zijn bij grondzaken, subsidieverstrekking, sponsoring, verstrekking van leningen, verstrekking van garanties, inkoop en aanbesteding zoals het gunnen van onderzoeks- en adviesopdrachten. Medewerkers die deze taken verrichten kunnen in de verleiding komen zich te laten leiden door niet-functionele belangen zoals een persoonlijk financieel belang. Financiële belangen worden gemeld bij het meldpunt integriteit. Deze beoordeelt vervolgens of de financiële belangen het risico van belangenverstrengeling met zich meebrengen voor betrokken medewerker en zorgt voor de registratie. Omdat het hier gaat om gevoelige informatie gaat de integriteitcoördinator zorgvuldig om met de gegevens. Dit betekent dat deze informatie niet aan derden wordt doorgespeeld als daar geen functionele noodzaak voor is. Als belangenverstrengeling aan de orde zou kunnen zijn, wordt gezocht naar maatregelen om dit risico op te heffen, zoals aanpassing van de functie of het overplaatsen naar een andere functie, danwel dat een medewerker afstand doet van zijn financiële belang. Bedrijfsbelang en persoonlijk belang zullen dan tegen elkaar afgewogen worden. Als de integriteitcoördinator twijfelt over het risico van belangenverstrengeling zorgt hij dat alle benodigde informatie beschikbaar komt en legt de kwestie ter besluitvorming voor aan de algemeen directeur dan wel het College. Om deze melding in Waalwijk goed in te voeren krijgen medewerkers voor wie het noodzakelijk is hun financiële belang te melden een formulier. De algemeen directeur dan wel het college bepaalt voor welke functies melding noodzakelijk is en hiervan wordt een register aangelegd. Deze functionarissen vullen het formulier in en plannen vervolgens een afspraak met de integriteitcoördinator om dit formulier door te spreken. Vervolgens ontvangen zij een kopie van hun melding met een handtekening van ontvangst door de integriteitcoördinator. De belangen worden gemeld aan de algemeen directeur dan wel het college. Medewerkers geven wijzigingen tussentijds door. Om het overzicht van de financiële belangen actueel te houden, worden de meldingen jaarlijks in januari geactualiseerd op initiatief van de integriteitcoördinator Reglement integriteitmeldingen Een goede regeling voor het melden van integriteitschendingen helpt bij het creëren van een open en transparante organisatie. De wijze van afhandeling van integriteitinbreuken heeft een belangrijke voorbeeldfunctie en bepaalt dus mede de effectiviteit van het integriteitbeleid. Daarnaast is het voor de ontwikkeling en bijsturing van het integriteitbeleid belangrijk dat er inzicht bestaat in binnen de organisatie gepleegde Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus

11 integriteitschendingen. Een centrale registratie van alle schendingen is nodig voor het inzicht in trends en ontwikkelingen. Ook geeft deze regeling een goede basis voor de uniforme afhandeling van schendingen en meldingen. De gemeente Waalwijk heeft in 2004 de Klokkenluidersregeling ingesteld, met het in gebruik nemen van de Regeling Integriteitmeldingen Waalwijk vervalt deze Onderzoeksprotocol bij integriteitmeldingen Dit protocol heeft betrekking op de behandeling van meldingen van vermoedelijke schending van de integriteit. Indien een zwaarwegend belang het noodzakelijk maakt, kan worden afgeweken van dit protocol Evaluatie, rapportage en verantwoording Het sluitstuk van het integriteitbeleid is de evaluatie, waarvoor de algemeen directeur eindverantwoordelijk is en de uitvoering bij interne controle ligt. De evaluatie levert input aan het management, zodat duidelijk is waar aanpassingen, investeringen en verbeteringen nodig zijn. Vragen voor de evaluatie zijn bijvoorbeeld: Levert die inspanning ook het gewenste resultaat? Wordt het integriteitbeleid ook daadwerkelijk uitgevoerd? Worden regels en procedures nageleefd? Zijn de doelstellingen realistisch en worden ze ook waargemaakt? De rapportage is het middel om verantwoording af te leggen over het gevoerde beleid. De wijziging van de ambtenarenwet in verband met goed ambtelijk handelen schrijft voor jaarlijks verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitbeleid aan de Raad. Vanuit het perspectief van goed werkgeverschap is het tevens aanbevelenswaardig om ook aan de ondernemingsraad verantwoording af te leggen over het gevoerde integriteitbeleid. Werknemers hebben immers recht op bescherming tegen integriteitrisico s en verleidingen Bekendmaking van deze regeling Om aan deze regeling verdere bekendheid te geven zijn en worden verschillende middelen ingezet. Inloopsessies personeel; Dilemmadiscussies op de afdeling; Publicatie via intranet; Periodieke themasessies voor het personeel op de afdelingen; Periodieke bespreking in het DT/MO; Regeling opnemen in het introductiebeleid; (collectieve) Afname van eed of belofte. Vastgesteld door het college van de gemeente Waalwijk d.d. 16 augustus