Bepalen contractwaarde en aanbestedingsprocedure

Transcriptie

1 ONS Shared service centrum Inkoop en Contractmanagement Mail: Factsheet Bepalen contractwaarde en aanbestedingsprocedure Kenmerk V 1.2 Doc.nr. 2 Datum 15 juni 2016 Het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure is onder meer afhankelijk van de contractwaarde. In deze factsheet is aangegeven op welke wijze de contractwaarde berekend dient te worden en tot welke aanbestedingsprocedure dat leidt. In deze factsheet wordt het volgende behandeld: 1. Uitgangspunten 2. Waarde bepaling met horizon 1 jaar 3. Waarde bepaling met horizon langer dan 1 jaar 4. Keuze levering, dienst of werk en Sociale en andere specifieke diensten (voorheen2bdiensten) 5. Welke aanbestedingsprocedure moet je kiezen 1 Uitgangspunten De contractwaarde dient bepaald te worden van de homogene goederen. Dat wil zeggen producten die tot één categorie gerekend worden. Er is geen éénduidige lijst waarop e.e.a. 100% exact staat, wel wordt algemeen uitgegaan van de CPV indeling. Daarnaast moet gekeken worden naar wat gebruikelijk is in de markt. Bij de berekening van de contractwaarde moet je uitgaan van: de bedragen exclusief BTW; de waarde van de eventuele opties moet je meetellen; de waarde van de directie leveringen moet je meetellen; Kijk organisatie breed, dus niet alleen jouw deel of dat van jouw team/afdeling. Het gaat om hele organisatie; Indien er gezamenlijk aanbesteed wordt met meerdere organisaties, moet je de verschillende contractwaarden bij elkaar optellen; Als het gaat om repeterende opdrachten, gelijksoortige diensten en gelijksoortige werken moet je ook de waarden bij elkaar optellen; Voor opdrachten voor werken geldt de waarde van het totale werk, inclusief de waarde van de bijbehorende leveringen en diensten, en de materialen die de aanbestedende dienst aan de aannemer ter beschikking stelt moeten worden meegeteld; Een opdracht mag niet worden gesplitst met het oogmerk om onder de drempels te komen. ( zie tabel bij hoofdstuk 5) Voorbeeld 1 Potloden, pennen, schrijfblokken worden tot de categorie kantoorartikelen gerekend, Ook al hebben ze diverse oorsprongen/fabrikanten, toch worden ze als homogeen gezien.

2 Ook al denk je in eerste instantie dat het meerdere categorieën zijn (omdat het in jouw beleving totaal verschillende leveranciers zijn) dan nog kan het zijn dat de afzonderlijke waarden bij elkaar opgeteld dienen te worden voor het bepalen van de contractwaarde. Hiermee bepaal je dan vervolgens de bijpassende aanbestedingsprocedure. Wel is het daarna mogelijk om e.e.a. te verdelen in percelen waardoor binnen één aanbestedingsprocedure ieder perceel apart gegund kan worden. Voorbeeld 2 Er zijn cursussen voor Nederlands, Engels, boekhouden en voor het onderhouden van auto s. Alles dient bij elkaar opgeteld te worden (onderwijs). Door percelen toe te passen, kun je voor iedere subcategorie de beste leverancier kiezen. (Het is niet verplicht om het in percelen op te delen. In zo n situatie krijg je één leverancier die alles kan aanbieden. Nadeel kan zijn dat je mogelijk minder aanbod/keuze krijgt.) 2 Waardebepaling met horizon van 1 jaar Als er uitgegaan wordt van een termijn van één kalenderjaar dan bepaald je de contractwaarde voor het komende (kalender)jaar. Dit kan door de uitgaven van het voorgaande (kalender)jaar of voorgaande kalenderjaren te nemen en deze te corrigeren voor het komende jaar, zodat er een betrouwbare schatting gemaakt kan worden. Aandachtspunten: Als je kiest voor de horizon van één jaar, moet je het bepalen contractwaarde en bijbehorende aanbestedingsprocedure elk kalenderjaar herhaald te worden. Als je zeker weet dat je meerdere jaren een bepaald product nodig hebt moet je de totale waarde over 4 jaren berekenen (zie hoofdstuk 3) Je mag niet per jaar aanbesteden om zo onder de Europese aanbestedingsgrens te blijven 3 Waardebepaling met horizon langer dan 1 jaar Is je doelstelling om een contract voor een langere periode af te sluiten, dan dien je de contractwaarde voor de gehele looptijd te bepalen. contractwaarde = I + Y*X I = geschatte éénmalige investeringskosten Y = aantal jaren looptijd overeenkomst (indien > 4 jaar dan rekenen met 4 jaar) X = geschatte jaarlijkse kosten De éénmalige investeringskosten en/of jaarlijkse kosten kunnen ook nihil zijn. De kosten worden vaak bepaald aan de hand van marktverkenningen en/of kengetallen en/of ervaringsgegevens. NB: De looptijd van een raamovereenkomst mag niet langer dan 4 jaar zijn

3 4 Keuze Levering, Dienst of Werk en Sociale en andere specifieke diensten Voor het bepalen van de contractwaarde is het niet relevant of het een Levering, Dienst of een Werk is. Dit is wel van belang om te bepalen welke aanbestedingsprocedure van toepassing is. Levering Werk Dienst Sociale en andere specifieke diensten Leveringen hebben betrekking op de aanschaf van goederen, maar ook leaseovereenkomsten, huurovereenkomsten of huurkoopovereenkomsten met betrekking tot goederen vallen hieronder. Opdrachten op het gebied van de bouwnijverheid. Zoal algemene bouwnijverheid, burgerlijke utiliteitsbouw, water- en wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebedrijven en bedrijven voor de afwerking van gebouwen. Hierbij telt het functionele geheel, dus alles wat er bij een werk behoort. Alles wat niet onder de definitie van werk of leveringen valt. Voor sommige Diensten is besloten dat onder bepaalde omstandigheden deze (grotendeels) vrijgesteld zijn van het Europees aanbesteden. Er geldt een drempel van Onder dit bedrag wordt deze dienst meervoudig onderhands aanbesteed (geldt vanaf ,-). Overleg met SSC Inkoop om te bepalen of er sprake is van een Sociale of andere specifieke dienst. Of kijk in de factsheet: F-specifieke diensten.pdf Bij twijfel of is er sprake is van een combinatie van een deel Leveringen en/of een deel Diensten en/of een deel Werken, overleg met SSC Inkoop om de juiste keuze te maken. 5 Welke aanbestedingsprocedure moet je kiezen? Diensten/leveringen Zwolle-Kampen-Overijssel Aanbestedingsprocedure Categorie Zwolle-Kampen-Overijssel Drempelbedragen Aantal uit te nodigen Enkelvoudig onderhands 0,= ,= Offerteaanvraag bij één onderneming Meervoudig onderhands* ,= - geldende Offerteaanvraag bij min. 3 Europese drempelbedragen 1 1 Deze drempel wordt 2-jaarlijks door de Europese Commissie vastgesteld.

4 Europees geldende Europese drempelbedragen * De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website. Werken Zwolle-Kampen-Overijssel Aanbestedingsprocedure Categorie Zwolle-Kampen-Overijssel Drempelbedragen Aantal uit te nodigen Enkelvoudig onderhands 0,= ,= Offerteaanvraag bij één Meervoudig onderhands* ,= ,= Offerteaanvraag bij min. 3 Nationaal Europees ,= - geldende Europese drempelbedragen geldende Europese drempelbedragen * De partners kunnen voor bepaalde inkoopcategorieën een eigen (groslijst)methodiek hebben om te komen tot selectie van bij meervoudig onderhandse trajecten uit te nodigen partijen. De partners die een (groslijst) methodiek hanteren maken dit bekend en stellen deze beschikbaar op hun website.

5 Hierna volgen enkele voorbeelden. Voorbeeld 1 In een jaar wil je een aantal adviezen laten opstellen. Dit is een dienst.totaal schat je de waarde hiervoor op per jaar ( 3 adviezen a ). Je hebt grote onzekerheid of ook het jaar daarop weer adviezen nodig te hebben. (Blijft dus bij het 1 e jaar en geen optie voor het 2 e jaar) Dit betekent de Aanbestedingsprocedure: EO. Voorbeeld 2 In een jaar wil je een aantal adviezen laten opstellen. Dit is een dienst.totaal schat je de waarde hiervoor op per jaar ( 3 adviezen a ). Je verwacht ook het jaar daarop weer 2 tot 3 adviezen nodig te hebben. (Dan wordt het 6 x = ) Dit betekent de Aanbestedingsprocedure: MvO. Voorbeeld 3 Je wil tankpassen voor brandstof inkopen. Dit is een levering. Totaal schat je dat je per jaar voor aan brandstof nodig hebt. De contractwaarde is over 4 jaar. Dit betekent de Aanbestedingsprocedure: EA. Wel een aanbestedingsprocedure hoger, niet lager Als je bijvoorbeeld uitkomt op de aanbestedingsprocedure MvO, mag je ook kiezen voor een traject NA of EA. Je mag niet kiezen voor EO. Wel moet je rekening houden met de hoeveelheid werk die de markt nodig heeft voor het maken van een offerte. Bij een NA of EA hebben markt partijen meer werk.