Kwaliteitshandboek. Kwalificerend Servicedocument. : Alle : Alle : Alle : Alle : 1v1 DOSSIER DOSSIERCREBO COHORT KERNTAAK VERSIE

Transcriptie

1 Kwalificerend Servicedocument DOSSIER DOSSIERCREBO COHORT KERNTAAK VERSIE : Alle : Alle : Alle : Alle : 1v1 december 2016

2

3 Inhoudsopgave Inleiding 3 Visie op kwaliteitsverbetering 4 Kwaliteitseisen van examenproducten 5 Fase 1 PLAN 6 1. Inrichting organisatie rondom levering van examens 8 2. Planningen 9 3. Werving, contractering en beoordeling van deskundigen Planning van de evaluatie van de producten en procedures 11 Fase 2 DO Ontwikkeling van de formats Ontwikkeling van de examens Feedback concept examens Vaststelling Beschikbaarstelling examens 19 Fase 3 CHECK Tevredenheidsonderzoeken examenproducten Evaluatie van de procedures Evaluatie van de competenties van de betrokkenen bij de oplevering van examens 24 Fase 4 ACT Bijstelling, vaststelling en uitlevering van examens n.a.v. de analyse Bijstelling en vaststelling van procedures Deskundigheidsbevorderingsplan uitvoeren 29 Bijlage Organisatiestructuur, taken, verantwoordelijkheden en competenties betrokkenen 30

4 Inleiding Het handboek Examinering beschrijft de procedures die ten grondslag liggen aan het opleveren van kwalitatief hoogwaardige examens door de stichting Examenplatform UV. Dit hoge kwaliteitsniveau heeft te maken met de ambities van de stichting Examenplatform UV om aan de afnemers hoogwaardige producten te willen afleveren waarbij kwaliteitsborging de sleutel is tot verder succes en groei. Daarnaast speelt uiteraard ook mee dat de stichting Examenplatform UV te maken heeft met externe verantwoordingsverplichtingen binnen de wettelijke kaders met betrekking tot kwaliteit en examinering. In 2012/2013 heeft de stichting Examenplatform UV een extra kwaliteitsslag gemaakt door het vaststellen van examenproducten. De oorspronkelijke uitwisselfunctie van de stichting Examenplatform UV is daarmee doorgegroeid naar de functie van leverancier van examens. Vervolgens heeft het Examenplatform UV een volgende kwaliteitsslag gemaakt bij het ontwikkelen van examens voor de kwalificatiedossiers vanaf Bovendien heeft het Examenplatform UV, naast de beroepsgerichte examens voor Haarverzorging en Schoonheidsverzorging, ook de examens voor het kwalificatiedossier Voetzorg in het aanbod opgenomen. Ook de examens voor de gekoppelde beroepsgerichte keuzedelen vormen onderdeel van het aanbod. Vanaf 2015 heeft het Examenplatform UV de kwaliteit verder verbeterd door het uitvoeringsdeel onder te brengen bij een professionele organisatie, namelijk Examenservices. Dit garandeert niet alleen zekerheid op het gebied van de uitvoering, maar ook voortdurende aandacht voor kwaliteit en zekerheid omtrent de continuïteit. Examinering als onderdeel van het onderwijsproces De beschrijving van het proces van examinering is voor de stichting Examenplatform UV beperkter dan voor een ROC. De stichting Examenplatform UV richt zich op de onderdelen Kaders stellen en Construeren en vaststellen. De gebieden Leren, Examineren en Diplomeren vinden plaats op de ROC s. Pagina 3 van 36

5 Visie op kwaliteitsverbetering Het leveren van kwaliteit en met name het borgen dat die kwaliteit ook gehandhaafd blijft, vraagt om het beschrijven van procedures. Dit maakt het mogelijk om de uitvoering te bewaken en, indien gewenst, bij te stellen. In essentie is hiermee het cyclische karakter van de kwaliteitsverbetering aangeduid. Procedures beschrijven dient een ondersteunend doel te hebben, het is niet alleen een waakmiddel, en moet niet als knellend keurslijf worden ervaren. Het werken met procedures, mensen, richtlijnen en wetgeving is een dynamisch proces. Door cyclisch te werken worden borgingsmomenten ingebouwd: momenten om na te gaan of de uitvoering nog voldoet aan de beschreven procedures en omgekeerd: nagaan of de procedure nog steeds voldoen aan de dynamische realiteit. Het bekende model van Deming, beschrijft in een cirkel de vier stappen van het cyclisch werken: Plan, Do, Check en Act. Dit model is toegepast voor de kwaliteitscyclus van examinering en vormt de basis van dit handboek. Binnen iedere fase kan ook onderscheid gemaakt worden tussen PDCA deelprocessen. Daar waar dit relevant is, komt het aan de orde bij de beschrijving van de stappen/taken per proces. Plan Planning van de examen ontwikkeling Examencommissie en uitvoeringsorganisatie Do Ontwikkeling van de examens en vaststelling Ontwikkelgroepen, vaststellingscommissie en uitvoeringsorganisatie Check Evaluatie van de examens en tevredenheidsonderzoeken Examencommissie en uitvoeringsorganisatie Act Verbeteren van de examens en procedures Ontwikkelgroepen en uitvoeringsorganisatie Pagina 4 van 36

6 Kwaliteitseisen van examenproducten Aan zowel de kwalificerende beoordeling als het onderwijs worden wettelijke eisen van kwaliteit gesteld. Voor de stichting Examenplatform UV geldt dat alle wettelijke kwaliteitseisen voor de vastgestelde, examens van toepassing zijn. We refereren hierbij aan het toezichtkader van de Onderwijsinspectie. Uitdrukkelijk dient gesteld te worden dat de uitvoering van het onderwijs, de examinering en de diplomering een verantwoordelijkheid is van de onderwijsinstellingen. Kwaliteit betekent het ontwikkelen van een goed product en vraagt om deskundige ontwikkelaars, onafhankelijke beoordelingen van dat product, vertrouwen van het werkveld en tevredenheid van de studenten. Kwaliteit is niet statisch, kwaliteit is altijd in beweging, het vraagt om bijstelling vanwege nieuwe inzichten en normen. Kortom, in het dynamische proces van kwaliteitsverbetering en bewaking spelen diverse partijen, met verschillende taken en verantwoordelijkheden, een rol. Dit handboek beoogt aan al die partijen houvast te geven voor de te volgen procedures. Dit examenhandboek geldt voor alle producten die vanaf 01 september 2015 door de stichting Examenplatform UV worden aangeboden. Dit houdt in dat ook de examens op basis van de kwalificatiedossiers 2015 en 2016 de procedures doorlopen zoals die in het handboek zijn beschreven. Pagina 5 van 36

7 Fase 1 PLAN Fase 1 betreft de inrichting van de organisatie, het opstellen van de planningen voor de diverse items. Activiteiten in deze fase Het inrichten van de examenorganisatie: - Vaststelling taken en bevoegdheden. - Verantwoordelijkheden van de betrokkenen. - Bijbehorende deskundigheid / competenties. Relatie met standaarden Inspectie - Onderscheid ontwikkelingsgerichte toetsen en examinering. - Dekking van het kwalificatiedossier. Het maken van een planning voor de ontwikkeling en vaststelling van de kwalificerende examenproducten. Het maken van een planning voor het werven en contracteren van externe deskundigen (ontwikkelaars, tegenlezers, vaststellers). Planning van de evaluatie van de producten en procedures. Pagina 6 van 36

8 Stroomschema fase 1 Organogram Inrichting Examenorganisatie (1) Bemensing examen organisatie Planning ontwikkeling examens (2) Competentie lijst betrokkenen Werving en contract externe betrokkenen (3) Jaaragenda ontwikkeling en evaluatie Planning evaluatie van producten en procedures (4) Pagina 7 van 36

9 1. Inrichting organisatie rondom levering van examens Het inrichten van de organisatie rondom examens vormt de basis voor de uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van examens en de kwaliteitsborging daar om heen. Er zijn diverse betrokkenen bij de examenorganisatie: Leden van het bestuur van het Examenplatform UV Vertegenwoordigers van de aangesloten scholen Leden van de examencommissie van het Examenplatform UV Leden van de ontwikkelgroep van het Examenplatform UV Leden van de vaststellingscommissie, incl. vertegenwoordigers werkveld van het Examenplatform UV Klankbordgroep/tegenlezers van het Examenplatform UV Leden van de uitvoeringsorganisatie van het Examenplatform UV Aangesloten leden Bestuur Examenplatform UV Uitvoeringsorganisatie Examencommissie Examenplatform UV Vaststellingscommissies: Haarverzorging Schoonheidsverzorging Voetzorg Ontwikkelgroepen: Haarverzorging Schoonheidsverzorging Voetzorg Klankbordgroep/ tegenlezers aangesloten scholen en/of werkveld In het deel organisatiestructuur, taken, verantwoordelijkheden en competenties van betrokkenen is een overzicht opgenomen van de verantwoordelijkheden, taken, competenties en specifieke deskundigheden van de relevante bovengenoemde partijen. Pagina 8 van 36

10 2. Planningen Bij het plannen van de ontwikkeling van examens betreft het de activiteiten gericht op het ontwikkelen van nieuwe examens en het bijstellen van reeds vervaardigde examens. In het kader van de herziening van de kwalificatiestructuur zijn er nieuwe examens ontwikkeld. Daarnaast moeten reeds vervaardigde producten eventueel worden bijgesteld of worden uitgebreid, dit laatste geldt met name voor de theorie examens. De onderwijsinstellingen die aangesloten zijn bij de stichting Examenplatform UV worden steeds op de hoogte gebracht van beschikbaar en nog beschikbaar te komen materiaal. Om de productie in gang te zetten, dienen de betrokkenen zoals ontwikkelaars, vaststellers en werkveldvertegenwoordigers, die een rol spelen, over een jaaragenda te beschikken waarin bijeenkomsten gepland zijn en deadlines van in te leveren producten opgenomen zijn. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Jaarplan opstellen met overzicht van te ontwikkelen en bij te stellen examens. - De uitvoeringsorganisatie stelt per schooljaar een plan op van nieuw te ontwikkelen producten. - De uitvoeringsorganisatie stelt per schooljaar een plan op van bij te stellen producten. - De jaarplannen worden vastgesteld door het bestuur, nadat deze van advies zijn voorzien door de examencommissie. - De aangesloten leden worden hierover geïnformeerd. - Plan van te ontwikkelen en/of door ontwikkelen van nieuwe producten. - Onderhouds- en beheersplan van bij te stellen producten. - Vastgesteld ontwikkelplan. 2. Jaarplanning maken van de constructie en vaststellingsvergad eringen. - De uitvoeringsorganisatiestelt een jaaragenda waarin de data zijn opgenomen van de constructie en vaststellingsvergaderingen. - De uitvoeringsorganisatie zorgt voor registratie van de data. - Jaarplanning constructie- en vaststellingsvergaderingen. 3. Jaarplanning maken van beschikbaarstelling van examens - De uitvoeringsorganisatie stelt een planning op met data waarop producten beschikbaar komen in de examenbank. - Jaarplanning beschikbaarheid examens. 4. Verwerken en bekendmaken van planningen/jaarage nda - De uitvoeringsorganisatie zorgt voor bekendmaking van de data aan de betrokkenen in verband met de ontwikkelwerkzaamheden. - De aangesloten leden krijgen bericht over de planning van de beschikbaarheid van nieuw c.q. bijgesteld materiaal. - Berichtgeving over data bijeenkomsten. - Berichtgeving over geplande beschikbaarheid van nieuwe examens. Pagina 9 van 36

11 3. Werving, contractering en beoordeling van deskundigen Afhankelijk van de omvang en de aard van het te ontwikkelen kwalificerend materiaal zullen diverse deskundigen geworven moeten worden om taken te vervullen bij de constructie en vaststelling van de producten. In het kader van externe verantwoording moet duidelijk zijn dat de betrokkenen over de juiste competenties en deskundigheid beschikken. Archivering van cv s is dan ook van belang. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Vaststellen benodigde inzet - De uitvoeringsorganisatie stelt voor hoeveel leden voor de ontwikkelgroepen en vaststellingscommissie(s) nodig zijn en hoeveel personele inzet nog geworven dient te worden. Het voorstel gaat ter goedkeuring naar het bestuur. - Voorstel inrichting ontwikkelgroepen. - Voorstel inrichting tegenlezers. - Voorstel inrichting vaststellingscommissies. 2. Werving nieuwe deskundigen - De uitvoeringsorganisatie stelt voor hoeveel leden voor de ontwikkelgroepen en/of de vaststellingscommissie. - Bij de werving dienen de competenties en deskundigheden zoals beschreven in het handboek, als uitgangspunt. - Voorstel inrichting ontwikkelgroepen. - Tekst werving externe deskundigen. 3. Aanmaken en verwerken contracten - Indien er tot een overeenkomst wordt besloten, ondertekent het nieuwe lid van de ontwikkelgroep of vaststellingscommissie de overeenkomst van werkzaamheden en de geheimhoudingsverklaring. - Het bestuur archiveert de ondertekende overeenkomsten en geheimhoudingsverklaringen. - Ondertekende overeenkomsten en geheimhoudingsverklaringen - Archief met ondertekende overeenkomsten en geheimhoudingsverklaringen. 4. Verdere werkzaamheden - De uitvoeringsorganisatie monitort de ontwikkelaars en vaststellers en escaleert naar het bestuur wanneer dit noodzakelijk is. - De uitvoeringsorganisatie stelt een scholingsplan op wanneer hiertoe aanleiding is. - Indien noodzakelijk een rapportage naar het bestuur. - Indien noodzakelijk een scholingsvoorstel. Pagina 10 van 36

12 4. Planning van de evaluatie van de producten en procedures Een belangrijke stap in kwaliteitsborging is het evalueren en verbeteren. Om er zeker van te zijn dat deze stappen worden uitgevoerd, is het van belang dat in de Plan fase reeds de te evalueren producten en processen worden benoemd, alsmede de planning van deze evaluatie vast te leggen. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Overzicht maken van te evalueren producten en procedures - De uitvoeringsorganisatie stelt een plan op voor de evaluatie van de examens. Ieder product wordt minimaal één keer per jaar geëvalueerd. - Dit plan wordt voorgelegd aan de examencommissie en vastgesteld in het bestuur. - De uitvoeringsorganisatie neemt deze planningen op in de jaaragenda. - De examencommissie stelt vast wanneer, welke procedures van kwaliteitsborging zoals beschreven in het handboek, worden geëvalueerd. - De uitvoeringsorganisatie neemt dit overzicht op in de jaaragenda van de examencommissie. - Voorstel evaluatieplan examens. - Vastgesteld evaluatieplan examens. - Vastgesteld evaluatieplan kwaliteitsborging kwalificerende procedures. 2. Plannen van het evaluatie onderzoek en ontwikkeling instrumenten - De uitvoeringsorganisatie plant de uitvoering van het evaluatie onderzoek. - Onderdeel van die planning is zorgdragen voor tijdige ontwikkeling van de evaluatie checklists/tevredenheidsvragenlijsten en de inventarisatie van de klachten. - Jaarplanning van de evaluatieonderzoeken. - Planning voor het ontwikkelen en/of bijstellen van de inhoud voor de onderzoeken en het klachtenformulier. Pagina 11 van 36

13 Fase 2 DO Fase 2 bestaat uit de ontwikkeling en productie van de examenproducten. Activiteiten in deze fase 1. Ontwikkeling van formats voor de examenproducten. 2. Ontwikkeling van de examenproducten. Relatie met standaarden Inspectie - Dekking van het kwalificatiedossier. - Cesuur. - Beoordelingswijze. - Transparantie. 3. Feedback op concept product. 4. Vaststelling. 5. Beschikbaarstelling via de examenbank. Pagina 12 van 36

14 Stroomschema fase 2 Examenplan Formats Opdracht Ontwikkeling van de examens (1) Concept examen checklist kwaliteit examens Feedback op conceptexamen (klankbordgroep/ tegenlezers) (2) Bijgesteld concept examen Bijstelling examen Vaststelformulier Vaststelling (3) Vastgesteld examen Revisie of bijstelling examen Publicatie op website Beschikbaarstelling (4) Opname in examenbank Pagina 13 van 36

15 1. Ontwikkeling van de formats Het ontwikkelen van examens is de core-business van een examenleverancier. Hierbij zijn in de voorbereiding een aantal stappen te onderscheiden, zoals het ontwikkelen van formats voor examenplannen, de examens en de verantwoordingsdocumenten. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Opdracht tot ontwikkelen van formats voor de examenproducten. - De uitvoeringsorganisatie ontwikkelt een concept format voor onder andere de: - Examenplannen - Examenproducten (zowel voor de proeves en theorie examens) - Verantwoordingsdocumenten - Checklist vaststelling - Concepten voor de formats voor de examenproducten. 2. Advisering over de concepten. - De formats worden ter advisering aan de examencommissie voorgelegd. - Een advies voor vaststelling van de concepten voor de formats. 3. Vaststelling formats. - Het bestuur stelt het format voor de examenproducten vast op advies van de examencommissie. - Vastgesteld format kwalificerende opdracht. Pagina 14 van 36

16 2. Ontwikkeling van de examens Het ontwikkelen van examens is de core-business van een examenleverancier. Hierbij zijn in de voorbereiding een aantal stappen te onderscheiden, zoals het geven van de opdracht voor het ontwikkelen van examens, het daadwerkelijke ontwikkelen daarvan, het gebruik maken van een klankbordgroep en/of tegenlezers, het vaststellen van het examenplan en examen- en toetsmatrijzen, het vaststellen van de examens en de uitgifte van de examens. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. - Op verzoek van het bestuur geeft de uitvoeringsorganisatie aan de ontwikkelgroepen opdracht tot ontwikkeling van examens voor een of meerdere kwalificaties. - Actuele wet- en regelgeving wordt vertaald naar eisen voor de constructie en vaststelling De ontwikkelgroep ontwikkelt een concept examenplan per kwalificatie. - Dit plan wordt voorgelegd aan de examencommissie, van advies voorzien en vastgesteld in het bestuur De ontwikkelgroep ontwikkelt concept examen- en toetsmatrijs. - Dit plan wordt voorgelegd aan de examencommissie, van advies voorzien en vastgesteld in het bestuur De ontwikkelgroepen ontwikkelen examens op basis van vastgestelde examenplannen en matrijzen. - De examens worden altijd ontwikkeld op basis van de voorgeschreven formats De ontwikkelgroep levert de examens inclusief de verantwoordingsdocumenten in bij de uitvoeringsorganisatie. - Ontwikkelopdracht examens voor een bepaald schooljaar. - Vastgesteld examenplan per kwalificatie. - Vastgestelde examen- en toetsmatrijs per kwalificatie. - Concept examen inclusief beoordelingscriteria, cesuur, beslismodel en instructies voor kandidaat/leidinggevende en beoordelaars. - Concept examen inclusief verantwoordingsdocument. Pagina 15 van 36

17 3. Feedback concept examens De conceptproducten van de ontwikkelgroep worden van commentaar en/of advies voorzien door de uitvoeringsorganisatie of een daartoe speciaal aangewezen externe deskundige. Een speciale rol is hier weggelegd voor de klankbordgroep en/of tegenlezer(s). De klankbordgroep/tegenlezer geeft op basis van het conceptmateriaal en de vaststelformulieren advies ter verbetering. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Concept product beoordelen. - Na het vervaardigen van het concept examenproduct levert de ontwikkelgroep het materiaal in bij de uitvoeringsorganisatie die dit zelf van feedback voorziet of laat dit verzorgen door een extern deskundige. - Het concept examenproduct wordt altijd van feedback voorzien door een klankbordgroep en/of één of meerdere tegenlezers. - Feedback op het concept kwalificerend product. 2. Herzien concept beoordelen. - De ontwikkelgroep voert eventueel de voorgestelde wijzigingen door. - Herziene versie van concept product. Pagina 16 van 36

18 4. Vaststelling De stap van vaststelling is een belangrijk onderdeel in het proces van kwaliteitsborging. De vaststellingscommissie toetst of het product aan kwaliteitscriteria voldoet. Het is mogelijk dat ze aan de ontwikkelgroep een revisie of bijstellingsopdracht geeft. Zo niet, dan krijgt het product de status van vastgesteld en kan het product vrijgegeven worden voor opname in de examenbank. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Verzenden concept naar vaststellingscommissie. - De uitvoeringsorganisatie zorgt ervoor dat de vast te stellen examens tijdig bij de vaststellingscommissie aanwezig zijn. - Examens zijn verzonden. 2. Beoordelen examens. - De vaststellingscommissie beoordeelt de examens. Hierbij volgt zij de criteria die genoemd zijn op de checklist vaststelling examens. - Dit formulier sluit aan bij actuele wet- en regelgeving. - Bijeenkomst vaststellingscommissie. 3. Vaststelling examens. - Indien de vaststellingscommissie het examen goedkeurt, leidt dit tot vaststelling. - Het vaststellingsoverzicht wordt voor akkoord ondertekend. De volgende stap is stap 6. - Indien niet akkoord, dan volgt stap 4. - Ingevuld formulier Vaststelling examens. - Vastgesteld product. 4. Verwerken opmerkingen. - De vaststellingscommissie geeft aan de ontwikkelgroep opdracht het examen aan te passen. - Dat kan zijn revisie, in dat geval komt het examen terug bij de vaststellingscommissie. - Het besluit kan ook zijn bijstelling. In dat geval oordeelt de voorzitter van de vaststellingscommissie of de voorgestelde bijstellingen zijn doorgevoerd. - Is dit het geval dan vindt vaststelling plaats. Zo niet, dan gaat de opdracht terug naar de ontwikkelgroep en vervolgens naar de vaststellingscommissie - Ingevuld vaststellingsoverzicht met vermelding van gewenste aanpassingen. 5. Definitieve vaststelling. - De vaststellingscommissie beoordeelt het herziene product. - Hierbij volgt zij de criteria die genoemd zijn op de checklist vaststelling examens. - Indien de vaststellingscommissie het product goedkeurt, leidt dit tot vaststelling. - Het vaststellingsoverzicht wordt dan bijgewerkt en voor akkoord ondertekend. - Vastgesteld product. Pagina 17 van 36

19 6. Controle op lay-out en archiveren van examens - De uitvoeringsorganisatie checkt de examens op lay-out en archiveert de vastgestelde examens inclusief het vaststellingsoverzicht. - Gearchiveerde examens. Pagina 18 van 36

20 5. Beschikbaarstelling examens Het beschikbaar stellen van examens houdt in dat ze geplaatst worden in de digitale examenbank. Afnemers worden op de hoogte gesteld wanneer, welk product vastgesteld en te downloaden is. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Examen in de examenbank plaatsen. - De uitvoeringsorganisatie plaatst de vastgestelde examens in de examenbank. Hierbij wordt vermeld dat het om vastgestelde examens gaat. - Examens zijn geplaatst. 2. Onderwijsinstellingen op de hoogte brengen van nieuwe examens. - Aan de aangesloten leden wordt de beschikbaarheid van de bijgestelde of nieuwe examens bekend gemaakt door de uitvoeringsorganisatie. - De bekendmaking heeft plaatsgevonden (website). Pagina 19 van 36

21 Fase 3 CHECK Fase 3 bestaat uit de evaluatie van de examens. Activiteiten in deze fase 1. Evaluatie van de examens door middel van: - Tevredenheidsonderzoeken - Evaluatie van de producten 2. Evaluatie van de procedures zoals beschreven in handboek Kwaliteitsborging. Relatie met standaarden Inspectie - Sturing. - Beoordeling. - Verbetering. - Dialoog en verantwoording. 3. Beoordeling van de competenties van de betrokkenen bij de organisatie van examens. Pagina 20 van 36

22 Stroomschema fase 3 Vragenlijst Tevredenheidsonderzoek examens (1) klachtenformulier Klachten inventarisatie examens (1) Verbeteracties examenproducten Evaluatieformulier examenproduct Evaluatiebijeenkomst examens (1) Onderwerpen deskundigheidsbevordering Klankbordbijeenkomst Evaluatieformulier handboek Evaluatieprocedures (2) Verbeteracties procedures Pre-audit Beoordelingslijst competenties Beoordeling competenties betrokkenen (3) Pagina 21 van 36

23 1. Tevredenheidsonderzoeken examenproducten Systematisch evalueren van de producten draagt bij aan kwaliteitsverhoging van de producten. In het proces van borging van kwaliteit is dit dan ook een essentiële activiteit. De evaluatie heeft betrekking op verschillende onderdelen: de producten, de beoordelingscriteria etc. Om de vraag te beantwoorden of afnemers tevreden zijn met de producten en dienstverlening van de stichting Examenplatform UV, vindt minimaal eens per twee jaar een tevredenheidsonderzoek plaats. Dit onderzoek vindt plaats door middel van een schriftelijke inventarisatie naar tevredenheid van de examens en/of door evaluatiebijeenkomsten waar op meer informele wijze informatie verkregen worden. De dusdanig verkregen input dient als basis om voor de aanpassing van producten en/of procedures. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Ontwikkeling van vragenlijst tevredenheid. - De uitvoeringsorganisatie maakt een concept, na advies van de examencommissie, wordt deze door het bestuur vastgesteld. - Vragenlijst tevredenheid. 2. Verspreiding vragenlijst onder afnemende onderwijs- en werkveld instellingen - De vragenlijst, eventueel in digitale vorm, wordt verspreid onder de leden die examens hebben gedownload. - De uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor de verspreiding en inname. - Ingevulde vragenlijsten. 3. Organiseren van klankbord bijeenkomsten. - De uitvoeringsorganisatie organiseert, ter aanvulling op de tevredenheidsvragenlijsten, bijeenkomsten met vertegenwoordigers uit het werkveld en de onderwijsinstellingen om hun mening en ervaring met de producten van het Examenplatform UV te delen. - Evaluatiebijeenkomst. 4. Verwerken van verkregen input. - De resultaten van het tevredenheidsonderzoek worden verwerkt door de uitvoeringsorganisatie. - Rapportage van de onderzoeksresultaten. 5. Aanleveren bij bestuur. - De informatie, met eventuele suggesties voor verbetering, wordt, na advies van de examencommissie, voorgelegd aan het bestuur. Het bestuur besluit hoe verder te handelen. - Advies met suggesties voor verbetering. Pagina 22 van 36

24 2. Evaluatie van de procedures Niet alleen de examens zijn onderwerp van evaluatie, ook de procedures die betrekking hebben op de planning, de ontwikkeling, vaststelling etc. dienen periodiek geëvalueerd te worden. De beschrijvingen in het handboek Examinering dienen ter verheldering en ondersteuning van de onderscheiden procedures. De evaluatie laat zien welke procedures ontbreken, geactualiseerd moeten worden of van welke procedures de gebruikers van oordeel zijn dat die in de praktijk toch op andere wijze dienen plaats te vinden. Vastlegging van de wijzigingsvoorstellen dient ter voorbereiding op de fase van uitvoering van verbeteringen. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Voorbereiding van de evaluatie. - In het jaarplan is aangegeven wanneer de evaluatie plaatsvindt. - Data voor de evaluatie zijn bepaald. - Opstellen vragenlijst voor de betrokkenen. 2. Evalueren van de procedures. - De uitvoeringsorganisatie vraagt de leden van de examencommissie, leden van de vaststellingscommissie en de ontwikkelgroep na te gaan welke procedures niet of niet volgens de beschrijving in het handboek verlopen. - Tevens is de vraag aan de orde of de formulieren voldoen of moeten worden aangevuld. - Actualiteit van de regelgeving nalopen (bijvoorbeeld wijziging in de standaarden van Inspectie). - Uitkomsten van Inspectie onderzoek zijn altijd input voor het wijzigen van procedures en andere onderdelen van het handboek. - Verslag van bevindingen. 3. Vaststellen of en zo ja, welke procedures of onderdelen van het handboek herzien moeten worden. - De examencommissie stelt vast welke procedures of onderdelen herzien dienen te worden. - Lijst met te herziene procedures/onderdelen handboek. Pagina 23 van 36

25 3. Evaluatie van de competenties van de betrokkenen bij de oplevering van examens Om de deskundigheid van de betrokkenen bij de examens te (blijven) waarborgen moet ieder jaar bezien worden welke scholing nodig is. Als referentie voor de deskundigheid geldt de in de bijlage opgenomen overzichten beschreven competenties en benodigde deskundigheid. In het scholingsplan worden de voorgenomen activiteiten op dit gebied opgenomen. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Monitoren werkzaamheden. - De uitvoeringsorganisatie monitort de betrokkenen bij de kwalificerende productontwikkeling, dit op basis van de taken en verantwoordelijkheden zoals die in het handboek beschreven zijn. - Leden van de uitvoeringsorganisatie voeren eventueel gesprekken met betrokkenen wanneer het functioneren daartoe aanleiding geeft. - De uitvoeringsorganisatie escaleert eventueel naar het bestuur wanneer het functioneren daartoe aanleiding geeft. - Een eventueel adviesrapport voor het bestuur. 2. Vastleggen van onderwerpen voor deskundigheidsbevordering. - Op basis van de monitoring van betrokkenen wordt een advies gegeven voor de scholing/deskundigheidsbevordering van betrokkenen. - Overzicht onderwerpen voor deskundigheidsbevordering. 3. Archivering resultaten. - Eventuele gesprekken of escalaties worden gearchiveerd door de uitvoeringsorganisatie. - Actueel archief van de betrokkenen bij de organisatie van examens. Pagina 24 van 36

26 Fase 4 ACT Fase 4 bestaat uit de verbetering van zowel het product als het proces. Activiteiten in deze fase 1. Bijstelling, vaststelling en uitlevering van examens n.a.v. de evaluatie. 2. Bijstelling van procedures en onderdelen van het handboek Interne Bedrijfsvoering n.a.v. de evaluatie. Relatie met standaarden - Sturing. - Beoordeling. - Verbetering. - Dialoog en verantwoording. 3. Plan deskundigheidsbevordering opstellen en uitvoeren n.a.v. de evaluatie. Pagina 25 van 36

27 Stroomschema fase 4 Verbeter actiepunten examenproducten Bijstelling, vaststelling en uitlevering herziene producten (1) Herziene examenproducuten Verbeter punten handboek Bijstelling, vaststelling en verspreiding herziene procedures (2) Bijgesteld handboek Plan deskundigheidsbevordering Deskundigheidsbevorderingsplan uitvoeren (3) Bewijs van deelname Pagina 26 van 36

28 1. Bijstelling, vaststelling en uitlevering van examens n.a.v. de analyse Het verbeteren van producten is de laatste activiteit in de kwaliteitscyclus. Die verbetering dient vastgesteld te worden. Vervolgens kan vrijgave en uitlevering van de verbeterde producten plaatsvinden, gevolgd door het bekendmaken van de beschikbaarheid van de verbeterde producten aan de afnemers. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Bijstelling producten. - De vaststellingscommissie geeft opdracht om onderdelen van de producten bij te stellen. - Dit verzoek gaat gepaard met een aandachtspuntenlijst voor de verbetering. - De concept-verbeterde producten worden eventueel van feedback voorzien door de uitvoeringsorganisatie. - Verbeterde producten in concept. 2. Vaststelling en vrijgave. - De vaststellingscommissie beoordeelt het bijgestelde examen. Indien het verbeterde examen akkoord is, wordt het vastgesteld. - De vaststellingscommissie informeert de uitvoeringsorganisatie over de bijstelling en vaststelling. - Het herziene product wordt vrijgegeven voor plaatsing in de examenbank. - Ingevuld formulier vaststelling examens. - Vastgesteld product. 3. Archivering - De uitvoeringsorganisatie archiveert de vastgestelde examens, inclusief de bijbehorende beoordelings- en vaststellingsdocumenten. 4. Uitlevering. - De uitvoeringsorganisatie plaatst de bijgestelde examens in de examenbank. - Hierbij is duidelijk aan het kenmerk te zien dat het om een bijgesteld examen gaat (versie nummering). Eerdere versies worden verwijderd uit de examenbank. - Tevens verzorgt de uitvoeringsorganisatie de berichtgeving op de website m.b.t. de bijgestelde examens. - Gearchiveerde examens. - Plaatsing in de examenbank. - Nieuwsbericht op de website van het Examenplatform UV of overzicht van wijzigingen publiceren. Pagina 27 van 36

29 2. Bijstelling en vaststelling van procedures Het bijstellen en/of aanvullen van procedures en onderdelen van het handboek Examinering is een essentiële activiteit in het kader van kwaliteitsborging. Het handboek dient immers als naslagwerk. Vanwege het centrale belang van het handboek, dienen de wijzigingen vastgesteld te worden. Belangrijke stap in deze activiteit is het archiveren en verspreiden van de wijzigingen. Door te werken met versienummers van het handboek kan hier beter zicht op worden gehouden. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Bijstelling procedures en onderdelen handboek. - De uitvoeringsorganisatie voert de wijzigingen in het handboek door conform de aanwijzingen uit de evaluatiebijeenkomsten van bestuur, examencommissie, ontwikkelgroepen en vaststellingscommissies. - Herziene procedures en/of onderdelen van het handboek in concept. 2. Vaststelling. - De examencommissie stelt de wijziging(en) vast. - Vastgestelde wijzigingen handboek. 3. Archivering en verspreiding. - De uitvoeringsorganisatie archiveert de herziene versie van het handboek en zorgt (indien van toepassing) dat bijgestelde formulieren ter beschikking worden gesteld bij de betreffende procedures. - Overzicht wijzigingen handboek. Bekendmaking van wijzigingen en verspreiding herzien handboek aan betrokkenen. Pagina 28 van 36

30 3. Deskundigheidsbevorderingsplan uitvoeren Als is vastgesteld welke onderwerpen in het kader van deskundigheidsbevordering aangepakt zullen worden, kan uitvoering hiervan worden georganiseerd en plaatsvinden. Soms is er sprake van een individueel plan, maar het is ook mogelijk dat deskundigheidsbevordering voor een bepaalde groep wordt uitgevoerd. Stap Beschrijving stap Resultaat 1. Voorstel scholingsplan opstellen en scholing organiseren. - Naar aanleiding van het monitoren van de betrokkenen bij de ontwikkeling en vaststelling van examens stelt de uitvoeringsorganisatie een advies op voor een scholingsplan. - Dit scholingsplan sluit aan op de benodigde competenties en deskundigheden zoals beschreven in het handboek. - Het scholingsplan wordt voorgelegd aan de examencommissie. - Advies scholingsplan. 2. Vaststellen van het scholingsplan. - De examencommissie stelt, na eventuele wijzigingen, het scholingsplan vast. - Scholingsplan. 3. Uitvoeren scholingsplan. - De uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor het uitvoeren van het scholingsplan door het aanbieden en verzorgen van scholing. - Scholing. 4. Registreren van de uitgevoerde scholingen en archiveren van de deelnemerslijsten. - Van iedere scholing wordt in een kort verslag aangegeven wat de inhoud en het resultaat van de scholing is geweest. - Van de gevolgde scholingen wordt bewijsmateriaal door de uitvoeringsorganisatie gearchiveerd (deelnemerslijst, certificaten etc.). - Beschrijving van de scholing. - Bewijsmateriaal zoals deelnemerslijsten, certificaten enz. Pagina 29 van 36

31 Bijlage Organisatiestructuur, taken, verantwoordelijkheden en competenties betrokkenen Aangesloten leden Bestuur Examenplatform UV Uitvoeringsorganisatie Examencommissie Examenplatform UV Vaststellingscommissies: Haarverzorging Schoonheidsverzorging Voetzorg Ontwikkelgroepen: Haarverzorging Schoonheidsverzorging Voetzorg Klankbordgroep/ tegenlezers aangesloten scholen en/of werkveld Pagina 30 van 36

32 Examencommissie Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Samenstelling Taken De examencommissie is ingesteld door het bestuur van de Stichting Examenplatform UV. De examencommissie stelt kwaliteitsnormen op, en bewaakt deze, voor het gehele proces rondom de voorbereiding, de constructie, de vaststelling en verbetering van de examens. Als referentiekader voor de kwaliteitsnorm dienen de standaarden zoals door Inspectie van het Onderwijs zijn vastgesteld. Tevens adviseert de examencommissie het bestuur gevraagd en ongevraagd over het algeheel functioneren van het Examenplatform UV. De examencommissie bestaat uit: Voorzitter, te weten een bestuurslid Drie leden, afkomstig van de aangesloten scholen Secretariaat (twee medewerkers van de uitvoeringsorganisatie) De taken van de examencommissie UV bestaan in grote lijnen uit de algehele procesbewaking en de borging van kwaliteit. Dit leidt tot onderstaande uitwerking: Bewaakt het proces van ontwikkeling, vaststelling, uitgifte en verbetering van examens, mede op basis van uitkomsten van evaluaties. Houdt het handboek Examinering actueel en implementeert aanpassingen. Adviseert het bestuur wanneer nieuwe ontwikkelingen op het gebied van examinering en regelgeving leiden tot consequenties voor het Examenplatform UV. Adviseert het bestuur bij het vaststellen van (nieuwe) formats voor de diverse proeves, examenplannen, examenmatrijzen en vaststelformulieren. Adviseert het bestuur bij het vaststellen van functieprofielen voor de diverse rollen binnen het Examenplatform UV. Ziet er op toe dat uitgangspunten van het Examenplatform UV terugkomen in het proces en de producten. Rapporteert haar bevindingen aan het bestuur van het Examenplatform UV in een jaarverslag of eerder indien dit noodzakelijk is. Competenties Beslissen en activiteiten initiëren Relaties opbouwen en netwerken Kwaliteitsbewust handelen Bedrijfsmatig handelen Plannen en organiseren Aansturen Formuleren en rapporteren Deskundigheid Actief werkzaam in het beroepsonderwijs Bekend met de kwalificatiestructuur Op de hoogte van de wettelijke eisen met betrekking tot examinering (WEB) Vaardig in het bewaken van de examencyclus Kwaliteitseisen kunnen hanteren met betrekking tot examinering Op de hoogte van actuele ontwikkelingen met betrekking tot examinering Pagina 31 van 36

33 Vaststellingscommissie Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Samenstelling De leden van de vaststellingscommissie worden, op advies van de uitvoeringsorganisatie benoemd door het bestuur. De vaststellingscommissies Haarverzorging, Schoonheidsverzorging en Voetzorg werken waar mogelijk volgens dezelfde werkwijze en hanteren dezelfde procedures zoals beschreven in het handboek. Daar waar het nodig is voor een branche een andere werkwijze te volgen, dient dit in de examencommissie goedgekeurd te worden. De vaststellingscommissie legt procedures voor aan de Examencommissie waarover twijfels bestaan, of geen beslisregels voor zijn vastgelegd. De voorzitter van de vaststellingscommissie is onafhankelijk en wordt betrokken bij de uitvoeringsorganisatie De vaststellingscommissie Haarverzorging, Schoonheidsverzorging en Voetzorg bestaan uit: - Eén onafhankelijk voorzitter afkomstig van de uitvoeringsorganisatie - Eén examen- en één inhoudelijk deskundige afkomstig van aangesloten scholen (leden) - Twee vertegenwoordigers van het werkveld De secretaris van de vaststellingscommissie is de coördinator van de desbetreffende ontwikkelgroep. Deze heeft geen stemrecht. Taken Vaststelling van (herziene) examens; Meedenken over implementatie van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied in de examens Rapporteren aan de examencommissie (onafhankelijk voorzitter) Competenties Beslissen en activiteiten initiëren Plannen en organiseren Aansturen Formuleren en rapporteren Kwaliteit leveren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Vakdeskundigheid toepassen Samenwerken en overleggen Deskundigheid Bekend met de kwalificatiestructuur Op de hoogte van de wettelijke eisen met betrekking tot examinering (WEB) Vaardig in het bewaken van de examens cyclus In staat zijn kwaliteitseisen te hanteren met betrekking tot examinering Pagina 32 van 36

34 Ontwikkelgroepen Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De leden van de ontwikkelgroepen worden, op advies van de uitvoeringsorganisatie, benoemd door het bestuur. De uitvoeringsorganisatie bepaalt voor welke examens ontwikkelgroepen (en hoeveel ontwikkelgroepen) samengesteld moeten worden. De ontwikkelaars zijn verantwoordelijk voor het ontwikkelen en aanleveren van examens volgens de richtlijnen van het handboek. Samenstelling Coördinator afkomstig van de uitvoeringsorganisatie 1 of meerdere leden De ontwikkelgroepen bestaan uit een nader te bepalen aantal deskundigen afkomstig uit de onderwijsinstellingen (ROC s) en het werkveld. Taken Voorbereiding examens Examenplannen opstellen Examenmatrijzen opstellen Ontwikkeling examens Construeren van de kwalificerende opdrachten volgens het vastgestelde plan, matrijs en format Adviezen uitvoeringsorganisatie, tegenlezers/klankbordgroep verwerken. Opstellen van de beoordelingscriteria en cesuur Uitvoeren van verbeteringen volgens de richtlijnen Tijdig aanleveren van de examens bij tegenlezers/klankbordgroep en de vaststellingscommissie Bijstelling examens Volgens aanwijzingen van de vaststellingscommissie de examens bijstellen Competenties Creëren en innoveren Vakdeskundigheid toepassen Kwaliteit leveren Formuleren en rapporteren Samenwerken en overleggen Instructies en procedures opvolgen Met druk en tegenslag omgaan Gedrevenheid en ambitie tonen Deskundigheid Kennis van het vakgebied c.q. het kwalificatiedossier Technische deskundigheid m.b.t. examens Ervaring met constructie van kwalificerende opdrachten Pagina 33 van 36

35 Deskundigen (met een adviserende taak t.a.v. examens) Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Om de kwaliteit van de examens te bevorderen kunnen adviseurs/deskundigen worden ingezet. Zij vervullen een adviserende rol naar de ontwikkelgroepen en naar de examencommissie, c.q. de vaststellingscommissie. Deskundigen kunnen externen zijn met een tijdelijke opdracht of leden van de examencommissie, die met deze specifieke taak belast worden. Deskundigen worden, op advies van de uitvoeringsorganisatie en/of de examencommissie, benoemd door het bestuur. Taken De deskundige(n) voert de opdracht uit die geformuleerd is door de uitvoeringsorganisatie of examencommissie. Competenties Analyseren /Onderzoeken Vakdeskundigheid toepassen Samenwerken en overleggen Kwaliteit leveren Deskundigheid Inhoudelijke kennis van de kwalificatiedossiers Op de hoogte zijn van wettelijke eisen met betrekking tot examinering (waaronder standaarden van Inspectie) Inhoudelijke / Technische deskundigheid m.b.t. examens Kennis van toetstechnische aspecten van examinering Kennis van de inhoud van het vak Praktijkervaring in de uitoefening van het vak Pagina 34 van 36

36 Klankbordgroep/tegenlezers Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Samenstelling De klankbordgroep/tegenlezers voert, aan de hand van een deel van de checklist vaststelling een eerste check uit op de ontwikkelde examens. De check vindt plaats op de formulering van de opdracht, modeleisen, beoordelingscriteria en kwaliteitseisen. De klankbordgroep/tegenlezers heeft een adviserende rol naar de ontwikkelgroep. De leden van de klankbordgroep/tegenlezers worden benoemd door het bestuur. De samenstelling van alle klankbordgroepen bestaat uit: Voorzitter, te weten de coördinator van de ontwikkelgroep 2 of meerdere leden afkomstig van aangesloten scholen (leden) Eventueel aangevuld met 1 of 2 vertegenwoordigers van het regionale werkveld De tegenlezers bestaan uit 1 of 2 inhoudsdeskundigen van de aangesloten scholen. Taken Beoordelen van examens die in conceptvorm gereed zijn Het geven van adviezen over mogelijke aanpassingen van de examen Competenties Formuleren en rapporteren Kwaliteit leveren Op de behoeften en verwachtingen van de klant richten Vakdeskundigheid toepassen Samenwerken en overleggen Deskundigheid Bekend met de kwalificatiestructuur Op de hoogte van de wettelijke eisen met betrekking tot examinering (WEB) In staat zijn kwaliteitseisen te hanteren met betrekking tot examinering Pagina 35 van 36

37 Uitvoeringsorganisatie Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De uitvoeringsorganisatie werkt ten behoeve van bestuur, examencommissie, vaststellingscommissie, klankbordgroep/tegenlezers en de ontwikkelgroep. De uitvoeringsorganisatie is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de ontwikkelprocessen, het beschikbaar stellen van examens via de website, het op verantwoorde wijze archiveren van de examens en andere relevante documenten en de verspreiding van nieuwsberichten in relatie met examinering. De uitvoeringsorganisatie wordt gecontracteerd door het bestuur. Samenstelling Manager/projectleider van de uitvoeringsorganisatie. Examenadviseur van de uitvoeringsorganisatie. Secretariaat. Taken Administratief ondersteunen van bestuur, examencommissie, vaststellingscommissie en ontwikkelgroep (organisatie, notuleren, vergaderstukken verzorgen, examens in format plaatsen) Opstellen jaaragenda Opstellen van een plan per schooljaar van nieuw te ontwikkelen producten Opstellen van een plan per schooljaar van bij te stellen producten Werving van nieuwe leden van vaststellingscommissie of ontwikkelgroep Opdracht geven voor het ontwikkelen van examens, na samenspraak met de examencommissie Toets technische ondersteuning bieden aan de ontwikkelgroepen Opdracht geven voor het vaststellen van examens, na samenspraak met de examencommissie Ontwikkelen en bijhouden van het examenformat Toelichting geven op conceptexamens/advies beoordeling Controle op lay-out en tekstuele vormgeving examens Archivering van documenten in verband met de organisatie rondom examens (cv s, contracten, beoordelingsformulieren, evaluatieformulieren, geheimhoudingsverklaringen) Archivering van examens Plaatsen van nieuwsberichten in relatie tot nieuwe/bijgestelde examens Vastgestelde examens in de examenbank plaatsen Organiseren van evaluatie van examens Rapporteren aan examencommissie Verzorgen van tevredenheidsonderzoeken Competenties Plannen en organiseren Instructies en procedures opvolgen Formuleren en rapporteren Met druk en tegenslag omgaan Deskundigheid Kennis van het samenstellen van examenproducten Kennis van kwaliteitszorgsystemen Kennis van archiveringssystemen en administratieve toepassingen Pagina 36 van 36