VLAAMSE LIGA PAARDENSPORT HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 VLAAMSE LIGA PAARDENSPORT HUISHOUDELIJK REGLEMENT Goedgekeurd op RVB van 22/02/2011 Opgesteld bij toepassing van artikel 30 van de statuten en dient aanvullend gelezen te worden bij de statuten HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. Nationale, Internationale en Olympische Relatie 1.1 Nationale Relatie met de K.B.R.S.F. De Vlaamse Liga Paardensport is voor de Vlaamse Gemeenschap, de exclusieve, zelfstandige Vlaamse Vleugel van de Koninklijke Belgische Ruitersport Federatie (art 3. stat.). Verder in dit reglement wordt de Vlaamse Liga Paardensport afgekort in VLP of kortweg Liga genoemd. 1.2 Internationale Relatie. De Liga is de zelfstandige, exclusieve Vlaamse Vleugel van de Koninklijke Belgische Ruitersportfederatie (K.B.R.S.F) die is aangesloten bij de FEDERATION EQUESTRE INTERNATIONALE (F.E.I.) als enige Belgische vertegenwoordiger volgens de statuten en reglementen van genoemde F.E.I. De Liga erkent, zij het onrechtstreeks via haar koepel, de F.E.I. en haar werking en reglementen als leidraad voor haar werking en doel. 1.3 Olympische Relatie De Liga is de zelfstandige, exclusieve Vlaamse Vleugel van de K.B.R.S.F, deze koepel die door het BELGISCHE OLYMPISCHE EN INTERFEDERAAL COMITE (B.O.I.C.) wordt erkend volgens de statuten en reglementen van genoemd B.O.I.C. 1.4 Doorstroming en uitwerking van Provinciale, Communautaire, Nationale,Internationale en Olympische Reglementen Door hun aansluiting en/of deelname aan de wedstrijden of activiteiten van de Liga en haar clubs, verklaren alle leden, ruiters, menners, sportbeoefenaars, eigenaars van paarden, officials, grooms en andere belanghebbenden, voorafgaandelijk kennis te hebben genomen van alle reglementen, statuten, voorschriften, verzekeringsvoorwaarden, van de Liga en haar koepel. Door hun deelname aan de activiteiten en/of wedstrijden onderschrijven ze deze regels strikt te zullen naleven. Deze verplichting geldt eveneens individueel voor alle personen die door de Liga belast zijn met een officiële taak of mandaat. Ze geven door hun aansluiting of deelname aan activiteiten ook toestemming aan de Liga om hun gegevens centraal bij te houden en voor hun werking te HR. Goedgekeurde versie dd.22/02/2011 1

2 gebruiken. HR. Goedgekeurde versie dd.22/02/2011 2

3 Artikel 2. Het recht tot organiseren van wedstrijden 2.1 De Liga behoudt het exclusief recht tot het organiseren en beheren van officiële en intieme wedstrijden uitsluitend voor aan zichzelf en haar leden zoals in de statuten, huidig, bijzonder en speciale reglementen wordt bepaald. 2.2 Elke wedstrijd of manifestatie, die zou ingericht worden door één of meerdere Verenigingen of Groeperingen die niet aangesloten zijn bij de Liga, wordt verboden verklaard. Aan de deelnemers die aangesloten zijn bij de Liga, kunnen sancties opgelegd worden wanneer ze aan verboden wedstrijden/activiteiten deelnemen. Dit geldt eveneens voor elke wedstrijd die ingericht wordt door een lid van de Liga, doch in overtreding is met diens reglementen en voorschriften. (zie verdere bepalingen in het algemeen reglement) Artikel 3. De verschillende leden HOOFDSTUK II DE LEDEN De Liga bestaat uit: effectieve leden, kandidaat leden, toetredende leden en ereleden. (zie punt 2 van de statuten: Leden) 3.1 De effectieve leden bestaan uit competitieve en recreatieve clubs, Provinciale Groeperingen, en andere verenigingen of groeperingen Er zijn twee soorten clubs: competitieve en recreatieve clubs. Het grote verschil tussen beide soorten clubs is dat competitieve clubs officiële wedstrijden mogen organiseren op elk niveau in tegenstelling tot recreatieve clubs. Enkel competitieve clubs hebben het recht sportieve licentieaanvragen van hun leden te stempelen. Recreatieve clubs kunnen enkel clubactiviteiten organiseren. (clubwedstrijden, wandelingen, brevettenwerking, opleidingen, ) en recreatieve vergunningen afstempelen. Dit betekent evenwel niet dat onze competitieve clubs geen recreatieve werking kunnen hebben. 3.3 Provinciale Groeperingen of andere Verenigingen Provinciale Groeperingen, zijn zij die rechtspersoonlijkheid hebben verworven en wier statuten, samenstelling en werking beantwoorden aan de bepalingen in huidig reglement en doel. Hun activiteiten groeperen alle clubs van de Liga per provincie. Op voorstel van de raad van bestuur, worden deze ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. Zij worden erkend voor de duur van hun rechtspersoonlijkheid, tot aan de schorsing, uitzetting of tot de betekening van hun ontslag. Er zijn conform de provinciegrenzen vijf Provinciale Groeperingen als effectief lid erkend. Provinciale Groeperingen die om welke reden ook niet meer beantwoorden of deelnemen aan de werking van de Liga, worden niet vervangen. De Liga zal dan instaan voor een verdere werking, opvolging of delegatie dienaangaande. HR. Goedgekeurde versie dd.22/02/2011 3

4 De raad van bestuur kan aan de algemene vergadering leden voorstellen van andere overkoepelende-, belangen- of beroepsverenigingen die dezelfde doelstellingen als deze van de Liga bevorderen, en die hun aanvraag hiervoor insturen. De geografische ligging van dergelijke instellingen is terzake niet bepalend. 3.4 De kandidaat leden:aanvraagprocedure. Iedere aanvraag tot lidmaatschap van leden, gesitueerd binnen de Vlaamse Gemeenschap, zal aan de Secretaris-Generaal van de Liga worden gericht, die deze voorlegt aan de raad van bestuur. De raad beslist, bij eenvoudige meerderheid der aanwezige stemmen, over de voorlopige opname van de kandidaat. Deze beslissing dient niet gemotiveerd. Op zijn verantwoordelijkheid kan de raad, in afwachting van de beslissing tot aanvaarding door de algemene vergadering en tijdens de voorlopige opname, aan het nieuwe toetredende kandidaat-lid toestemming verlenen tot elke handeling die de raad opportuun acht. De aanvraag moet ingediend worden door personen die deze vereniging kunnen verbinden. Ze voegen hier bij conform de publicatievereisten van hun juridisch statuut al dan niet, de laatste versie van de statuten van hun vereniging zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Zij moet melding maken van de volledige benaming van de vereniging, adres van de maatschappelijke zetel (+ provincie), eventueel adres van de administratieve zetel, alsook telefoon en telefaxnummer, adres, nummer van bankrekening, ondernemingsnummer (indien van toepassing), enz De samenstelling van hun bestuur: naam, voornamen, adres, beroep en functie van de bestuurders. De statuten dienen opgesteld in volledige overeenstemming met de inhoud van de vigerende Decretale Bepalingen en uitvoeringsbesluiten van de Vlaamse Overheid inzake erkenning en subsidiëring van de Vlaamse Sportfederaties en conform de activiteiten van de Liga. De Liga houdt daartoe een geactualiseerd aanvraagmodel ter beschikking. Bij het indienen van de aanvraag dient een administratief recht gelijk aan het lidgeld van het type club dat men ambieert (recreatief of competitief), vooraf betaald. Bij aanvaarding van de vraag tot kandidaat lid zal dit administratieve recht omgezet worden als eerste lidgeld. Bij niet aanvaarding wordt het administratieve recht niet terug vergoed. De opname als kandidaat lid zal definitief zijn na bekrachtiging door de eerstvolgende algemene vergadering van de Liga. De kandidaat leden worden erkend voor de volledige duur van hun rechtspersoonlijkheid, schorsing, uitzetting of tot de betekening van hun ontslag. 3.5 Toetredende leden Alle natuurlijke personen die verbonden zijn aan de werking van de Liga, kunnen tot de vereniging toetreden op voorstel van de raad van bestuur en bekrachtiging door de algemene vergadering. HR. Goedgekeurde versie dd.22/02/2011 4

5 3.5.1 Ereleden De algemene vergadering, op voorstel van de raad van bestuur kan het Ere lidmaatschap toekennen aan natuurlijke personen toegetreden leden wegens hun verdiensten; met behoud van hun titel(s), als waardering en dank. De toekenning of afzetting gebeurt bij gewone meerderheid der stemmen. Artikel 4. Lidgelden en status van de leden Het lidgeld wordt jaarlijks vastgesteld door de raad van bestuur en is bij het eerste verzoek contant invorderbaar. Het lidgeld loopt over het vermelde kalenderjaar. Na de betaling krijgen de kandidaat- en effectieve leden een schild van de Liga met het opschrift en logo Erkend lid van de VLP. Het eventueel intrekken hiervan kan besloten worden door de Liga zonder de reden hiervoor te moeten opgeven. Het schild blijft eigendom van de Liga. Alle andere tarieven worden door de raad van bestuur bepaald. Artikel 5. Wijzigingen Verstek van betaling Ontslag Schorsing Uitsluiting 5.1 Wijzigingen Elk effectief of kandidaat lid is gehouden elke wijziging van zijn statuten telkens mede te delen aan de Liga binnen de twee maanden volgend op de beslissing terzake door de algemene vergadering. Aansluitend van de neerlegging dient een exemplaar dezer te worden medegedeeld aan de Liga. Hetzelfde geldt voor de wijzigingen van zijn raad van bestuur. 5.2 Verstek van betaling Elk lidgeld of verschuldigd bedrag t.o.v. de Liga, dat onbetaald is gebleven na twee schriftelijke aanmaningen met een tussentijd van minstens acht dagen wordt vermeerderd met de wettelijke interesten. Bovendien worden de rechten verkregen door aansluiting of aanvaarding van rechtswege geschorst tot de betaling. Deze schorsing wordt door middel van de informatiekanalen van de Liga ter kennis gebracht aan de leden. Indien, na toezending van een laatste aanmaning per aangetekend schrijven, de betaling binnen de dertig volgende dagen niet werd uitgevoerd, dan wordt het lid beschouwd als ontslaggevend, overeenkomstig de wet. 5.3 Ontslag De leden van elke categorie zijn vrij zich terug te trekken door hun ontslag per aangetekende brief te melden aan de Secretaris-Generaal. Een lid dat ontslag neemt, of zijn rechtsopvolgers, hebben geen enkele vordering met betrekking tot lidgelden of het patrimonium van de Liga. 5.4 Schorsing/uitsluiting De raad van bestuur kan over éénieder een schorsing uitspreken. Deze beslissing moet genomen worden bij meerderheid van de aanwezige leden en loopt maximaal tot de volgende algemene vergadering. Op voorstel van de raad van bestuur, gestaafd door een gemotiveerd verslag, kan de algemene vergadering de definitieve uitsluiting van een lid of een bestuurder uitspreken. In dit geval moet de uitspraak geschieden bij meerderheid van twee derde der aanwezige en vertegenwoordigde leden. HR. Goedgekeurde versie dd.22/02/2011 5

6 HOOFDSTUK III DE RAAD VAN BESTUUR Artikel 6. Samenstelling 6.1 De Voorzitter van de Liga is van rechtswege bestuurder. Hij neemt tevens het voorzitterschap waar van elke algemene vergadering. 6.2 De Secretaris Generaal is van rechtswege bestuurder. Hij is belast met het toezicht op het naleven van de Statuten en de Reglementen, met het voorbereiden en het voorstellen van de punten van de dagorde op de vergaderingen, met het opstellen van de proces verbalen en met de verantwoordelijkheid van alle werkzaamheden van het secretariaat, oproepingen, briefwisseling, enz, door tussenkomst van het personeel. 6.3 De penningmeester is belast met het toezicht op het beheer van het sociaal en financieel patrimonium en met het toezicht op de uitvoering van de begroting. Hij oefent nazicht uit op de inningen der bijdragen, rechten en alle andere bedragen die verschuldigd zijn aan de Liga om welke reden ook, en met name in toepassing van de Statuten, het huishoudelijk -, algemeen reglement en de bijzondere reglementen. Elke buitengewone uitgave moet goedgekeurd worden door het dagelijks bestuur. Hij brengt verslag uit aan de algemene vergadering over het beheer van de bezittingen en stelt de rekeningen op, goedgekeurd door de commissaris(sen) alsook de begroting voor, dit in samenwerking met het personeel. *6.4 Alle leden van de raad van bestuur maken zich vanaf het begin tot het einde van hun mandaat jaarlijks lid van de Liga. Artikel 7. Bevoegdheden van de raad van bestuur 7.1 Krachtens de statuten heeft de raad van bestuur de meest uitgebreide bevoegdheden inzake het bestuur en de administratie van de Liga, buiten deze uitdrukkelijk voorbehouden aan de algemene vergadering. Behoudens de technische zaken overgedragen aan de Commissies. 7.2 Cfr art 30 van de statuten is het de raad van bestuur die het huishoudelijk reglement opstelt en goedkeurt. Alle andere reglementen worden door het dagelijks bestuur bekrachtigd. 7.3 Bij het opstellen van de jaarlijkse begroting dient de raad van bestuur rekening te houden met het belang van de disciplines en de commissies. 6

7 Artikel 8. De Stemmingen Bestuursleden zullen bij mogelijke tegenstrijdigheid van belangen niet deelnemen aan de stemmingen. Artikel 9. Vergaderingen en Raadplegingen De raad van bestuur zetelt in principe om de twee maand. Er wordt een proces-verbaal opgemaakt van elke vergadering. Dit proces verbaal zal in een speciaal register opgenomen worden en ondertekend worden door hij die het voorzitterschap waarnam en door de Secretaris Generaal of door minimum drie aanwezige bestuurders. HOOFDSTUK IV HET DAGELIJKS BESTUUR Artikel 10. Samenstelling Opdracht 10.1 Op verzoek van de Voorzitter of van de Secretaris Generaal kan het dagelijks bestuur met andere bestuurders en leden van de commissies en personeel adviserend uitgebreid worden. Enkel de bestuurders van de Liga hebben hierin stemrecht. Bij gelijk aantal stemmen is de stem van de voorzitter die het dagelijks bestuur voorzit, doorslaggevend Het dagelijks bestuur vergadert in principe één keer per maand. Het dagelijks bestuur brengt regelmatig verslag uit van haar beslissingen aan de raad van bestuur en houdt een eigen register van de genomen beslissingen bij. Artikel 11. HOOFDSTUK V DE COMMISSIES De Commissies 11.1 In toepassing van Artikel 33 der Statuten worden Commissies opgericht voor alle FEI disciplines: Dressuur, Endurance, Eventing, Horse-Ball, Jumping, Mennen, Para-Equestrian, Reining, Voltige. Andere commissies zoals clubwerking, kunnen op beslissing van de raad van bestuur ingericht worden Wijze van Verkiezing der leden van de commissies * Tijdens het laatste trimester dat voorafgaat aan het jaar waarin de verkiezingen voor de raad van bestuur worden gehouden, zal door de Secretaris-Generaal na beslissing van de raad van bestuur aangaande de kiesprocedure een oproep tot het indienen van kandidaturen gepubliceerd worden. Dit via het officiële informatieblad van de Liga, via mailing aan de effectieve leden of 7

8 publicatie op de website van de Liga. Gelijktijdig zal de termijn bepaald worden waarbinnen de kandidaturen moeten worden ingediend en de praktische modaliteiten van de verkiezingen bekend gemaakt worden. Kandidaten zijn lid van de Liga. Dit lidmaatschap moet jaarlijks vernieuwd worden tot het einde van hun mandaat binnen de commissie Per commissie worden er min. 4 en max. 8 leden verkozen die representatief voor deze discipline of werking dienen te zijn en de nodige morele waarborgen moeten kunnen bieden. Het ware gewenst dat hierin vertegenwoordigers van de organisatoren, de sportbeoefenaars en de officials van deze discipline zouden zetelen of mensen met de nodige expertise De kandidaturen moeten ter kennis worden gebracht op een speciaal daartoe opgemaakt invulformulier gericht aan de Secretaris-Generaal. Dit per aangetekend schrijven of tegen een afgiftebewijs op de maatschappelijke zetel binnen de termijn zoals bepaald in de oproep. De poststempel bij verzending of datum van het afgiftebewijs gelden als bewijs Elke kandidaat moet de voertaal van de Liga machtig zijn; dient zijn wettelijke woonplaats en geboortedatum te vermelden alsook het mandaat binnen welke commissie hij postuleert. Alle kandidaten moeten door een VLP aangesloten club voorgesteld worden. Het invulformulier moet door de voordragende club afgestempeld worden op de daartoe voorziene plaats. Elke kandidaat kan maar voor één commissie kandideren. Een kandidaat moet meerderjarig zijn en mag de leeftijd van zeventig jaar niet hebben bereikt op het ogenblik van zijn ambtsaanvaarding. De kandidatuur dient door de kandidaat eigenhandig ondertekend alsook door de vertegenwoordiger van de club die hem voorstelt Laattijdigheid of onvolledigheid hebben van rechtswege de nietigheid tot gevolg. De geldigheid van de ingediende kandidaturen zal worden vastgesteld door de Secretaris Generaal en de Administratieve Directeur De verkiezing van de nieuwe commissieleden gebeurt op een buitengewone algemene vergadering in een geheime stemming voor alle te begeven mandaten. De verkiezing gebeurt alfabetisch per commissie. De kandidaten worden alfabetisch op familienaam opgesomd Met betrekking tot de stemming in commissies waar onvoldoende kandidaten voorgesteld worden, zal de raad van bestuur bijzondere aangepaste regels kunnen opstellen. Indien de Secretaris- Generaal en de Administratieve Directeur op de sluitingsdatum vaststellen dat er niet voldoende (min. 4) kandidaten zijn, dan kan de raad van bestuur andere kandidaten voorstellen. 8

9 De stemming over personen is altijd geheim. Het toezicht op de verkiezingen wordt waargenomen door de Secretaris-Generaal en de Administratieve Directeur, die zich door twee stemopnemers laten bijstaan Er kunnen maximum 8 kandidaten verkozen worden. Om verkozen te zijn moeten de kandidaten in één van de maximaal 3 stemrondes minstens 25% van de uitgebrachte stemmen behalen. Per volgende stemronde valt de kandidaat met de minste stemmen in de voorbije stemronde af evenals de reeds verkozen kandidaten. In geval van een gelijk aantal stemmen voor de achtste plaats in een commissie, en waarbij meer dan 25% van de uitgebrachte stemmen werden behaald, zal een volgende stemronde of loting de uitslag bepalen. In dit geval zullen de stemronde of loting slechts betrekking hebben op deze kandidaten met gelijk aantal stemmen. De raad van bestuur kan bij onvoldoende gekozenen (min.4) tijdelijk de activiteiten van desbetreffende commissie waarnemen Uiterlijk 4 weken voor de gewone algemene vergadering, dienen de nieuwe leden in een installatievergadering de kandidaat bestuurders voor de raad van bestuur voor te stellen (minimaal 2). Ze kiezen dan ook hun Voorzitter en Ondervoorzitter van de commissie. De kandidaat bestuurders moeten niet noodzakelijk de Voorzitter of de Ondervoorzitter zijn. Tevens dienen zij uit hun commissie de 4 VLP-leden aan te duiden voor de nationale sportieve commissies die ze bij de KBRSF zullen vertegenwoordigen. De installatie per commissie gebeurt op de maatschappelijke zetel van de Liga onder toezicht van de Secretaris-Generaal, of de Administratieve Directeur na schriftelijke oproeping. In de periode tussen de verkiezing van de commissies en de installatievergadering van de nieuwe commissies, blijft de oude commissie de activiteiten als goede huisvader verder zetten Eens alle kandidaat bestuurders gekend zijn, wordt een schriftelijke lijst per commissie opgesteld. Deze wordt medegedeeld aan alle effectieve leden van de Liga, die op de eerste algemene vergadering van het jaar de verkiezingen van de nieuwe bestuurders zullen doen. De lijst dient 14 dagen voor de algemene vergadering finaal bekend te zijn. Per mandaat dienen er minimum 2 kandidaten te zijn. 9

10 De raad van bestuur VLP zal bestaan uit één vertegenwoordiger per FEI discipline : - Dressuur - Endurance - Eventing - Horse-Ball - Jumping - Mennen - Para-Equestrian - Reining - Voltige - Dit zijn er De raad van bestuur wordt verder aangevuld met één bestuurder per Provinciale Groepering. De besturen van de Provinciale Groeperingen dienen uit hun structuur minimaal 2 kandidaten voor te dragen, waaruit de algemene vergadering dan kan kiezen met gewone meerderheid. Bij gelijkheid van stemmen wordt in 2 bijkomende stemrondes tussen hen beslist. Is geen beslissing mogelijk dient geloot. 9 sportieve commissies + 5 provinciale bestuurders = Voor de commissie clubwerking worden 5 bestuursmandaten voorzien. Deze worden op dezelfde manier verkozen zoals onder punt Totaal: 19 bestuurders Elke kandidaat bestuurder kan maar op 1 kieslijst voorkomen, moet meerderjarig zijn en mag de leeftijd van 70 jaar niet bereikt hebben De verkiezing van de bestuurders gebeurt exclusief door de algemene vergadering van de VLP. Binnen elke afvaardiging is de kandidaat met de meeste stemmen verkozen. Bij gelijkheid van stemmen (na behaalde meerderheid) en na 2 bijkomende stemrondes wordt er geloot. Eens de nieuwe bestuurders verkozen zijn tijdens de algemene vergadering, wordt onmiddellijk ter plaatse een nieuwe installatievergadering van de raad van bestuur gehouden. De nieuwe bestuurders kiezen onder hen in volgorde. - De Voorzitter 1ste - Ondervoorzitter 2de - Ondervoorzitter - Secretaris-Generaal - Penningmeester De Administratief Directeur leidt de verkiezing. Indien noodzakelijk kan de Voorzitter en de Secretaris-Generaal op voordracht van de nieuwe raad van bestuur buiten de gekozenen aangezocht worden. Zij worden ter goedkeuring na de installatievergadering aan de algemene vergadering voorgesteld. Zijn de Voorzitter en/of de 10

11 Secretaris-Generaal niet uit de verkozen bestuursleden aangeduid, worden zij automatisch bestuurders met stemrecht binnen de raad van bestuur. Hierdoor komt het maximale aantal bestuurders op 21. Het minimum is 19 bestuurders Bij stopzetting van om het even welk mandaat, draagt de respectievelijke vertegenwoordiging een vervanger voor aan de raad van bestuur die over de aanvaarding met gewone meerderheid beslist. De invulling van een bestaand mandaat door een vervanger heeft enkel betrekking op de resterende periode van het uit te oefenen mandaat. Na goedkeuring door de raad van bestuur wordt deze benoeming ter bevestiging aan de algemene vergadering voorgelegd In het geval een commissie niet het maximum aantal leden heeft, of in andere omstandigheden waarin de raad van bestuur het nodig acht om de continuïteit in de werking te garanderen, kan een commissie uitgebreid worden door personen die hiervoor aangezocht worden. Dit kan ook gebeuren in het geval van ontslag van één of meerdere leden van een commissie. In elk geval loopt de termijn van deze mandatarissen gelijk met de normale termijnen van de verkozen mandatarissen. In uitzonderlijke gevallen kan het maximum aantal leden voor een commissie tevens overschreden worden. Deze beslissing wordt door de Raad van Bestuur voorgedragen aan de Algemene Vergadering die hierover met gewone meerderheid beslist. Indien deze uitbreiding plaatsvindt na de installatievergadering ( ), dient er een herverkiezing van de voorzitter, ondervoorzitter en de leden van de nationale commissie (voor de competitieve commissies) te gebeuren. Artikel 12. Bevoegdheden commissies 12.1 Elke Commissie oefent de technische bevoegdheden uit die haar door de raad van bestuur worden toegekend binnen de toegekende budgetten In geval een wedstrijd afgelast wordt, om welke reden ook, blijven de organisatierechten verworven In alle sportieve commissies wordt het secretariaat uitgeoefend door een aangeduid personeelslid van de Liga dat altijd de vergaderingen kan bijwonen. 11

12 Artikel 13. Disciplinaire Commissie 13.1 De bevoegdheden van de disciplinaire commissie (behalve de tuchtregeling voor eliteruiters bij positieve dopingcontrole) worden uitgeoefend door de Nederlandstalige kamer van de disciplinaire commissie van de koepelfederatie KBRSF. Voor de werking hiervan wordt verwezen naar de procedure en de reglementen van de KBRSF die hierop van toepassing zijn. De disciplinaire procedure ten aanzien van elitesporters wordt toevertrouwd aan de vzw Vlaams Doping Tribunaal waarbij de bevoegde instantie de Disciplinaire Commissie voor elitesporters is. Artikel 14. Adviserende Commissies en Werkgroepen 14.1 Naast de Commissies en de Disciplinaire Commissie kan het dagelijks bestuur ten allen tijde Adviserende Commissies en Werkgroepen oprichten. Het secretariaat van de Liga staat ter beschikking van de aldus opgerichte Commissies en Werkgroepen om hen bij te staan in het volbrengen van hun taak. De Voorzitter en de Secretaris-Generaal van de Liga of een aangeduid personeelslid, mogen van rechtswege de vergaderingen van elke commissie en werkgroep met raadgevende stem bijwonen De samenstelling, werking en bevoegdheden van de Adviserende Commissies en Werkgroepen worden bepaald door het dagelijks bestuur. De Voorzitters van de Adviserende Commissies en Werkgroepen brengen regelmatig en op het eerste verzoek verslag uit aan het dagelijks bestuur. Binnen de werking kan elke commissie een werkgroep oprichten maar dit moet bekrachtigd worden door het dagelijks bestuur. Indien deze commissies of werkgroepen specifieke sportieve opdrachten krijgen toegewezen kan dit enkel gebeuren in samenspraak met de desbetreffende sportieve commissie. 12

13 HOOFDSTUK VI DE ALGEMENE VERGADERING Artikel 15. Vertegenwoordiging 15.1 De effectieve leden worden vertegenwoordigd door één gemandateerde Een effectief lid dat geen gemandateerde kan sturen naar de algemene vergadering mag een volmacht geven. De volmacht moet ondertekend worden door een persoon die bevoegd is de vereniging te verbinden (volmachtgever) en wordt samen met de volmachtdrager ondertekend op een speciaal daarvoor ontworpen model van de VLP. Elke persoon kan hoogstens drager zijn van één volmacht. Eenzelfde persoon mag ten hoogste over 5 stemmen beschikken. Artikel 16. Stemopnemers Bij de opening van de zitting, op voorstel van de Voorzitter, duidt de vergadering twee stemopnemers aan onder de aanwezige afgevaardigden. Ze staan voor de stemtellingen en de juistheid van de stemmen en brengen verslag uit. 13

14 HOOFDSTUK VII VERGUNNINGEN EN IMMATRICULATIES Artikel 17. Vergunningen 17.1 Om te kunnen deelnemen aan officiële wedstrijden dient elke sportbeoefenaar lid te zijn van een aangesloten competitieve vereniging, kandidaat of effectief lid van de Liga. Hij dient jaarlijks een door de Liga erkende vergunning/licentie als lidgeld te onderschrijven. De voorwaarden van afgifte alsook de prijs van de verschillende vergunningen worden vastgelegd door de raad van bestuur. Conform de Decretale verplichting is aan de licentie/vergunning automatisch ook een verplichte verzekering BA en sportongevallen gekoppeld. De polisvoorwaarden zijn op eenvoudig verzoek ter inzage op de maatschappelijke zetel of te consulteren via de website De sportbeoefenaar heeft de vrije keuze bij welke club hij aansluit. Eens hij voor een bepaalde club gekozen heeft, valt hij principieel onder de werking van de Provinciale Groepering in het territoriaal gebied waar de vestiging van de aangesloten vereniging is gesitueerd. Wil de sportbeoefenaar van een bepaalde club in een andere Provincie aantreden, dient hij dit op voorhand op zijn jaarlijkse licentieaanvraag expliciet aan te vragen Voor grensgevallen met betrekking tot de Provinciale werking, kunnen de 2 betrokken Provinciale Groeperingen een oplossing aan de raad van bestuur van de Liga voorstellen die hierover beslist. Kan tussen de Provinciale Groeperingen geen oplossing ten goede gevonden worden, beslist de raad van bestuur VLP, bij hoge uitzondering, autonoom en met gewone meerderheid van stemmen over dit specifieke geval. Liga overschrijdende gevallen, worden enkel tussen de Liga-besturen geregeld (artikel 3.3). Artikel 18. Sportieve registratie van de paarden (Immatriculaties) Om te kunnen deelnemen aan officiële wedstrijden dient elk paard/pony geïmmatriculeerd te zijn. De immatriculatie van de paarden wordt uitgevoerd door de Liga of door een instelling daartoe gemachtigd door de raad van bestuur. HOOFDSTUK VIII PUBLICATIES INFOPLICHT Artikel 19. Informatieplicht 19.1 De Liga dient conform het Decreet betreffende de erkenning en subsidiëring op de sportfederaties aan haar verplichting voor haar interne- en ook haar externe communicatie ruim te voldoen. Zij doet dit o.a via haar eigen tijdschrift de VLP-INFO dat periodiek aan leden, officials en aan de sportbeoefenaars vanaf een bepaald niveau bezorgd wordt. Ze is verantwoordelijk voor haar eigen inhoud met betrekking tot de VLP-INFO. De raad van bestuur kan beslissen over de modaliteiten en de manier waarop deze verspreiding gebeurt. In eigen beheer en/of regie of via derden of in samenwerking met gelijke edities in de sector. 14

15 Ook via haar eigen website ( zal zij over haar werking, reglementen, resultaten en beslissingen haar leden en derden informeren. Verder zal ze via eigen publicaties, mailings en andere vormen van communicatie (o.a. het ABC van de VLP, TV, media ) die ze nodig acht om aan haar decretale infoplicht te voldoen, realiseren De beslissingen van de algemene vergadering, de raad van bestuur of de Commissies die erin aangekondigd worden zijn van toepassing onmiddellijk na het verschijnen, zonder echter invloed te hebben op eender welke andere aankondigingswijze door het dagelijks bestuur besloten. Artikel 20. Lidkaart De lidkaart is de licentie/vergunning voor sportbeoefenaars, recreatieve leden, belanghebbenden en officials om deel te kunnen nemen aan de activiteiten die de VLP leden organiseren. De lidkaarten worden uitgereikt aan natuurlijke personen. De lidkaart wordt uitgereikt door de Liga, blijft haar eigendom en kan ten allen tijde worden ingetrokken. Artikel 21. Adressen en bestanden De Liga houdt de bestanden van haar leden, licentiehouders, officials en belanghebbenden, alsook tal van statistieken en gegevens centraal bij. Conform de Wet op de Privacy kunnen de adressenlijsten van de verenigingen, groeperingen, officiëlen en aangeslotenen, niet zo maar worden verspreid. Tussen de leden kan na goedkeuring van iedere vraag, door het dagelijks bestuur geoordeeld worden dienaangaande. HOOFDSTUK IX Artikel 22. Onvoorzien ALLERLEI Elk geval dat niet voorzien is in de Statuten en Reglementen van de Liga wordt beslecht onder verwijzing naar de Statuten, werking en Reglementen van de Koepel en FEI. 15