Deelnamevoorwaarden. Artikel 1. DEFINITIES

Transcriptie

1 Deelnamevoorwaarden Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is een initiatief en programma van de Stichting Swim to Fight Cancer. Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is geen officiële wedstrijd. Doelstelling van Stichting Swim to Fight Cancer is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels de Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht zwemtocht van ca 2000 meter door het water van de Vecht van Boom & Bosch richting Nieuwersluis en terug op 2 september Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Stichtse Vecht is verstrekt. De Stichting Swim to Fight Cancer is verantwoordelijk voor de inhoud van het Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht -programma en de inhoud van de website Artikel 1. DEFINITIES 1. In deze deelname voorwaarden wordt verstaan onder: a. Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan het Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht Event geregistreerd zijn bij de organisatie. Dit zijn: i. Individuele zwemmers; ii. Zwemmers van een Team, en; iii. Zwemmers die deelnemen aan de Junior Swim. Deelname aan het Event is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 16 jaar hebben bereikt. Deelname aan de Junior Swim is uitsluitend mogelijk voor kinderen die de door de Organisatie vastgestelde leeftijd hebben van 10 t/m 15 jaar hebben bereikt. Event: de unieke Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht zwemtocht van ca meter door het water van de Vecht van Boom & Bosch richting Nieuwersluis en terug op 2 september b. Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan de bestuursleden van Stichting Swim to Fight Cancer, de lokale kerngroep en vrijwilligers, en door organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties. c. Stichting Fight cancer: Fight cancer is een jonge en eigenzinnige Stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto Love life. Fight cancer. laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight cancer wil jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website 1

2 d. Stichting Swim to Fight Cancer: Dit is de stichting die het Event Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht organiseert. e. Team(s): Team(s) van maximaal 5 Deelnemers dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht Event geregistreerd zijn bij de organisatie. f. Junior Swim: evenement als onderdeel van de Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht is een zwemtocht waarbij kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar een verkorte route zwemmen (ca 500 meter) door het water van de Vecht op 2 september Artikel 2. DONATIES 1 Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen: a) Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event, en eventuele opstartkosten voor het komend jaar; b) Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer. Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt. 2 Het bestuurslidmaatschap van de Stichting Swim to Fight Cancer is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van Stichting Swim to Fight Cancer is Op de totaal-donatieteller op de homepage van zal het netto bedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het bruto bedrag inzichtelijk. 4 De penningmeester van de Stichting Swim to Fight Cancer houdt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten. 5 De Stichting Swim to Fight Cancer maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend. 6 De Belastingdienst heeft Stichting Swim to Fight Cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Swim to Fight Cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Swim to Fight Cancer is Ook Stichting Fight cancer heeft de ANBI status. Artikel 3. INSCHRIJVING 1 De inschrijving start op 1 april 2018 en sluit voor de individuele deelnemers en voor de business teams op uiterlijk 17 augustus 2018, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit deze data aan te passen. 2 Er kunnen maximaal 500 meedoen, bestaande uit individuele Deelnemers en Teams, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit om dit aantal aan te passen. 3 Aan de Junior Swim kunnen maximaal 250 deelnemers meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit dit aantal aan te passen. 4 Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en behoeven de schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'toestemmingsverklaring' te worden ingevuld. Deze verklaring kan worden gedownload van de website 2

3 danwel worden opgevraagd via 5 De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 17 augustus 2018, tenzij het bestuur van de Stichting Swim to Fight Cancer besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen. Artikel 4. DEELNAME 1. Iedere Deelnemer wordt bij registratie op 2 september 2018 verplicht een disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze verklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden elektronisch beschikbaar gesteld. 2. Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt 75,- inschrijfgeld (incl. btw) en spant zich in om minimaal 250,- donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer. 3. Een Deelnemer is minimaal 10 jaar, mag niet zwanger zijn en mag geen gezondheidsproblemen hebben. Tevens is een deelnemer minimaal in het bezit van de zwemdiploma s A en B. Aan elke Deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren. 4. Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event (2 september 2018) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratie locatie. 5. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op 6. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 7. Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 2 september 2018 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@stichtsevecht.swimtofightcancer.nl contact op te nemen met de organisatie. 8. De minimale donatiegelden ad 250,- per deelnemer dienen uiterlijk 1 september te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 30 september 2018 worden overgemaakt. 9. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL52RABO van de Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. 10. Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal 250,- op te halen, kunnen bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht worden uitgesloten van deelname. 11. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Bijkomende voorwaarden voor deelname via Business teams. 12. Een Team bestaat uit maximaal 5 Deelnemers van personen ouder dan 16 jaar. 13. Een Team betaalt 1.000,- (excl. btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website via het betalingssysteem, of via een factuur. 14. Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 15. Een Team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal 250,- per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. De minimale donatiegelden ad 250,- per deelnemer dienen uiterlijk 1 3

4 september te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 30 september 2018 worden overgemaakt. 16. Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de organisatie via 17. Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 18. Per organisatie mogen er maximaal 10 Teams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer Teams wil participeren, dient er contact te worden opgenomen met de organisatie. Voorwaarden Swim to Fight Cancer 2018 Stichtse Vecht: Junior Swim 19. Op 2 september 2018 vindt ook de Kids Swim plaats voor kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar. 20. Het inschrijfgeld voor de Junior Swim bedraagt 25,-. Het kind spant zich in om minimaal 100,- sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de stichting Fight cancer. 21. Er kunnen maximaal 250 kinderen meedoen, tenzij het bestuur van de Stichting besluit om dit aantal aan te passen. 22. Een deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het evenement (2 september 2018) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratie locatie. - verplicht om ouderverklaring in te dienen met begeleider? 23. Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht. 24. De minimale donatiegelden ad 100,- per deelnemer dienen uiterlijk 1 september te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot en met 30 september 2018 worden overgemaakt. 25. Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL52RABO van de Stichting Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. 26. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Artikel 5. KLEDING 1. We raden aan om een wetsuit te dragen. Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celcius, dan is een wetsuit verplicht. 2. Het dragen van de door de organisatie verstrekte badmuts is verplicht. Indien we gebruik maken van tijdsregistratie het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een enkelband, polsband of in de badmuts, verplicht. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden. 3. De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de deelnemer zelf, alsmede de overige deelnemers, niet in gevaar te brengen. De organisatie zal hierop toezien en de deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de organisatie op te volgen. Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN 4

5 1 De Stichting Swim to Fight Cancer behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. 2 De Stichting Swim to Fight Cancer behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende Evenement Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID 1. Deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht alsmede de Junior Swim is te allen tijde geheel op eigen risico. 2. De organisatie alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer op 2 september 2018 (of alternatieve datum zie Artikel 6) of op of tijdens de side-events op 2 september 2018 (of alternatieve datum zie Artikel 6). 3. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering. 4. De deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren. Artikel 8. PORTRETRECHT 1. Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS 1. Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de organisatie van Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht. Alle persoonsgegevens worden door de Stichting Swim to Fight Cancer conform de Wet bescherming persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van Swim to Fight Cancer Swim to Fight Cancer voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden. 2. Inschrijvers hebben ten allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de organisatie. Artikel 10. VEILIGHEID 1. De deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Swim to Fight Cancer Stichtse Vecht Organisatie opvolgen. 5

6 Artikel 11. OVERIGE 1. In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het bestuur van Stichting Swim to Fight Cancer wat de handelwijze moet zijn. VRAGEN? Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@stichtsevecht.swimtofightcancer.nl 6