Aanvullend Reglement Raad van Toezicht Vastgesteld door de Raad van Toezicht d.d. (. 2012) Algemeen De raad van toezicht van de Stichting Gereformeerde Scholengroep, statutair gevestigd te Groningen, stelt het navolgende reglement vast met inachtneming van de statuten van de stichting en de Code Goed (Onderwijs)Bestuur van VO en BVE. Begrippen In dit reglement wordt verstaan onder: - Stichting: de stichting Gereformeerde Scholengroep (GSG). - Statuten: de statuten van de stichting GSG - College van Bestuur (CvB): het bestuur van de stichting GSG, bevoegd gezag van de scholen. - Scholen: het Gomarus College en het ROC Menso Alting. - Medezeggenschapsraden: Centrale Medezeggenschapsraad (CMR) van het Gomarus College en Ondernemingraad (OR) van het ROC Menso Alting. Artikel 1 Vaststelling, wijziging en inwerkingtreding 1. Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de raad van toezicht. 2. Voordat het reglement wordt vastgesteld of gewijzigd krijgt het CvB de gelegenheid advies uit te brengen. 3. Het reglement, alsmede een wijziging daarvan treedt in werking op de dag volgend op de vaststelling of wijziging van het reglement. Artikel 2 Positionering raad van toezicht 1. De raad van toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van het CvB en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. 2. De raad van toezicht staat het CvB met advies terzijde en fungeert als klankbord. Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden raad van toezicht 1 De raad van toezicht is verantwoordelijk voor de statutair aan hem toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2. De raad van toezicht benoemt, schorst en ontslaat het CvB. 3. De raad van toezicht toetst of het CvB bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog houdt op het belang van de organisatie in relatie tot de maatschappelijke doelstellingen en de daarmee verbonden onderwijsdoelstellingen. De raad van toezicht toetst de afweging die het CvB heeft gemaakt, waarbij hij de belangen meeneemt van allen die bij de stichting betrokken zijn. 4. De raad van toezicht en het CvB maken afspraken over het toetsingskader, waarin de criteria worden genoemd waarmee toezicht wordt gehouden. 5. Alle leden van de raad van toezicht zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het integrale toezicht. Artikel 4 Samenstelling raad van toezicht 1. De raad van toezicht werkt met een profielschets voor de raad als collectief, waaruit profielschetsen voor de afzonderlijke leden worden afgeleid. Deze worden herijkt bij een vacaturestelling, om aan te sluiten bij de specifieke kenmerken van de instelling op een bepaald moment en bij de toekomstplannen. 2. Elke toezichthouder dient geschikt te zijn om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen. Daarnaast kunnen individuele leden specifieke deskundigheden hebben. 3. Over de profielschets en de kandidaat is vooraf overleg met het CvB. 4. De profielschets wordt voor advies voorgelegd aan de medezeggenschapsraden. 1
5. Leden van de raad van toezicht zijn onafhankelijk van (deel)belangen van de organisatie en functioneren zonder last of ruggespraak. 6. De voorzitter is verantwoordelijk voor het creëren van de nodige voorwaarden voor het adequaat functioneren van de raad en is daarvoor het primaire aanspreekpunt. Artikel 5 Benoeming leden raad van toezicht 1. De raad van toezicht stelt het CvB en de medezeggenschapsraden in kennis van de vacature. 2. In geval van een vacature binnen de raad van toezicht stelt de raad van toezicht een selectiecommissie in bestaande uit twee leden van de raad van toezicht. 3. Eén lid van de raad van toezicht wordt benoemd op bindende voordracht van de medezeggenschapsraden, indien zij van dit wettelijk recht gebruik willen maken. 4. De leden van de raad van toezicht worden benoemd, geschorst en ontslagen zoals vermeld in artikel 12 van de statuten van de Stichting Gereformeerde Scholengroep. Artikel 6 Einde lidmaatschap raad van toezicht 1. De raad van toezicht stelt een rooster van aftreden vast. 2. De zittingstermijn is vier jaar, met maximaal eenmaal een herbenoeming. 3. Over een eventueel naar buiten treden over schorsing of ontslag zal tussen de raad van toezicht en het betreffende lid een gedragslijn worden afgesproken. Artikel 7 Intern en extern optreden van de raad van toezicht 1. De voorzitter is het eerste aanspreekpunt van de raad van toezicht. Bij communicatie naar buiten gebeurt dit in principe door de voorzitter. 2. De raad van toezicht kan besluiten te overleggen met de medezeggenschapsraden over de algemene gang van zaken, al of niet in aanwezigheid van het CvB. 3. De raad van toezicht kan besluiten te overleggen met het MT, al of niet in aanwezigheid van het CvB. 4. De raad van toezicht kan besluiten de onderwijsinstellingen en -locaties te bezoeken en aanwezig te zijn bij sociale, personele of andere evenementen van de organisatie. 5. De leden van de raad van toezicht hebben een eigen verantwoordelijkheid om zich in het maatschappelijk verkeer op de hoogte te houden van wat er speelt in de relevante omgeving van de organisatie. Artikel 8 Werkwijze 1. In de regel bereidt het CvB de vergaderingen van de raad van toezicht voor in overleg met de voorzitter en/of de ambtelijk secretaris. 2. In het secretariaat van de raad van toezicht wordt voorzien door een ambtelijk secretaris en/of wordt voorzien vanwege het CvB, dat tevens zorgt voor een adequate archivering. Dit archief is te allen tijde toegankelijk voor de leden en de ambtelijk secretaris van de raad van toezicht. 3. De raad van toezicht werkt met een meerjaren- en jaarplanning: het vergaderen volgens een vastgesteld schema waarin de data voor een komend jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen; 4. De agendapunten worden benoemd als informatief, meningsvormend, besluitvormend, controlerend of evaluatief. 5. De raad van toezicht vergadert in beslotenheid en kan besluiten tot openbaarheid van de vergadering, gemotiveerd vanuit het belang van de organisatie, het daaraan ontleende belang van de raad van toezicht, of het CvB. 6. In de regel overlegt de voorzitter van de raad van toezicht maandelijks met het CvB en doet daarvan verslag in de vergadering. 2
Artikel 9 Informatievoorziening 1. De raad van toezicht geeft aan het CvB aan welke informatie hij wanneer nodig heeft. 2. Binnen het kader van het beleidsplan en het jaarplan bepaalt de raad van toezicht zijn informatievoorziening, bespreekt deze met het CvB en legt deze na dit overleg vast in zijn jaarplanning. 3. Het CvB zorgt voor een heldere planning & control cyclus op het niveau van de raad van toezicht met de volgende basiselementen Strategisch meerjarenplan, met doelstellingen op langere termijn Jaarplan en begroting, met doelstellingen op korte termijn Periodieke monitoring en verantwoording van de voortgang, voorzien van uitleg en zo nodig voorstellen voor bijsturing. 4. De raad van toezicht ziet er op toe dat door goede interne risicobeheersing en controle de risico s voor het realiseren van gestelde doelen en het managen daarvan helder in beeld gebracht worden, dat gewaarschuwd wordt als zich risico s voordoen en er helderheid is over te nemen stappen bij risico s. 5. De raad van toezicht wordt daarnaast door het CvB geïnformeerd over: a. interne en externe ontwikkelingen, over relevante wet- en regelgeving en ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van de stichting; b. problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie; c. problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden ( overheid, inspectie, samenwerkingspartners); d. calamiteiten, die gemeld zijn bij de gerechtelijke autoriteiten; e. kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen. Artikel 10 Honorering of onkostenvergoeding 1. De leden van de raad van toezicht en de ambtelijk secretaris ontvangen een onkostenvergoeding voor de uitoefening van hun functie. Een lid van de raad van toezicht en de ambtelijk secretaris heeft recht op een bruto vergoeding van 2.500 per jaar. De voorzitter heeft recht op een vergoeding van 3.600. De hoogte van de vergoeding kan worden aangepast of gewijzigd door de raad van toezicht. 2. De stichting zal de door de voorzitter en de leden van de raad van toezicht ten behoeve van de stichting gemaakte onkosten, niet zijnde auto- of reiskosten van de reguliere (maandelijkse) vergaderingen, die redelijkerwijs verband houden met het uitoefenen van de functie aan hen vergoeden tegen overlegging van bewijsstukken en na goedkeuring door de voorzitter van de raad van toezicht. 3. De hoogte van de honorering en/of onkostenvergoeding van de individuele leden van de raad van toezicht en de ambtelijk secretaris wordt vermeld in het jaarverslag. Artikel 11 Werkgeverschap 1. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het benoemen, schorsen en ontslaan van het CvB. 2. De raad van toezicht stelt met het CvB een profielschets vast voor het CvB en toetst periodiek of deze bijgesteld moet worden. Het voorstel tot vaststelling of wijziging van de profielschets wordt aan de medezeggenschapsraden voorgelegd voor advies. 3. De voorzitter en een lid van de raad van toezicht voeren jaarlijks een functionerings- en beoordelingsgesprek met het CvB op basis van een door de raad van toezicht vastgesteld beoordelingskader en beoordelingsprocedure. 4. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor het vaststellen van de beloning, de rechtspositie en andere arbeidsvoorwaarden van het CvB. 3
Artikel 12 Evaluatie 1. De raad van toezicht evalueert onderling en in aanwezigheid van het CvB elk jaar de strategie en het beleid van het CvB vanuit de in het beleidsplan en jaarplan vastgestelde onderwijsdoelen, resultaten en prestaties. 2. De raad van toezicht evalueert onderling, buiten aanwezigheid van het CvB, elk jaar het functioneren en de samenstelling van het CvB, alsmede de relatie tussen raad van toezicht en het CvB. De uitkomst van de evaluatie wordt met het CvB besproken. 3. De raad van toezicht evalueert onderling, buiten aanwezigheid van het CvB, elk jaar zijn eigen functioneren als toezichthoudend orgaan. De raad van toezicht bespreekt het resultaat van de evaluatie met het CvB. Artikel 13 Verantwoording 1. De raad van toezicht verantwoordt zich jaarlijks naar belanghebbenden. Dit gebeurt door middel van het jaarverslag van de stichting. Artikel 14 Belangenverstrengeling 1. Elk lid van de raad van toezicht zorgt ervoor dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting. Ook elke schijn van belangenverstrengeling wordt vermeden. 2. Indien een lid van de raad van toezicht voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met de stichting kan ontstaan, zal het betreffende lid van de raad van toezicht de voorzitter daarvan in kennis stellen. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt het betreffende lid van de raad van toezicht mee aan deze tijdelijke oplossing, met inachtneming van het hierna in lid 3 bepaalde. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, zal het betreffende lid van de raad van toezicht er voor zorgdragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven dan wel aftreden. De voorzitter stelt de overige leden op de hoogte. 3. In geval naar het oordeel van de raad van toezicht sprake is van een tegenstrijdig belang tussen een lid of meerdere leden van de raad van toezicht en de stichting, neemt het betreffende lid van de raad van toezicht niet deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft. 4. Structurele belangenverstrengeling van een lid van de raad van toezicht is niet aanvaardbaar. Van structurele belangenverstrengeling is sprake bij familiaire of vergelijkbare relaties met het lid en/of substantiële structurele zakelijke relaties tussen de eigen organisatie en een andere rechtspersoon waarin het lid van de raad van toezicht financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. 5. Een lid van de raad van toezicht zal in het kader van zijn functie geen schenkingen aanvaarden. 6. De leden van de raad van toezicht betrachten openheid over hun relevante betaalde nevenfuncties voor zover deze van belang voor en mogelijk van invloed zijn op hun functioneren als lid van de raad van toezicht. Artikel 15 Geheimhouding 1. Elk lid van de raad van toezicht is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn lidmaatschap de nodige discretie en bij vertrouwelijke informatie geheimhouding in acht te nemen. Leden van de raad van toezicht en oud- leden van de raad van toezicht zullen vertrouwelijke informatie niet buiten de raad van toezicht brengen of openbaar maken aan het publiek of op andere wijze ter beschikking van derden stellen. 4
Artikel 16 Slot 1. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de raad van toezicht met inachtneming van wettelijke bepalingen en statuten. 2. De raad van toezicht gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. 3. Dit reglement dient als aanvulling op de statuten van de stichting en op de regels die op de raad van toezicht van toepassing zijn op grond van Nederlands recht. Waar dit reglement strijdig is met het Nederlands recht of de statuten, zullen het Nederlands recht of de statuten prevaleren. 4. Indien een van de bepalingen uit dit reglement niet (meer) geldig is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. 5
Bijlage I: Profiel leden raad van toezicht Algemene functie-eisen en functie-eisen inzake toezicht en werkgeverschap algemeen - actief lid van één van de Gereformeerde Kerken (vrijgemaakt) of Christelijke Gereformeerde Kerken - onderschrijven grondslag van de stichting GSG en de doelstelling van de scholen/onderwijsinstelling - besef van voorbeeldfunctie zich uitend in christelijk(e) houding en gedrag - beschikken over academisch denk- en werkniveau - bezitten van bestuurlijke ervaring of ervaring als toezichthouder, ook in een complexe omgeving - kunnen denken en opereren op strategisch niveau - inzicht hebben in de onderwijssector, onderwijsverlening en onderwijsontwikkelingen - affiniteit met de onderwijsinstelling - kunnen oordelen over functioneren van de onderwijsinstelling/scholen op grond van beschikbare informatie - evenwicht vinden tussen de noodzaak het College van Bestuur de nodige ruimte te geven en de noodzaak de juiste vragen te stellen casu quo een kritische houding aan te nemen - kunnen omgaan met vertrouwelijkheid van stukken, gesprekken en besluitvorming - tijd en energie beschikbaar hebben en willen stellen - maatschappelijke en politieke betrokkenheid - woonachtig in het voedingsgebied van de scholen - kunnen opereren in team/collegiaal verband - bekend met Raad van Toezicht model en daarmee willen werken toezicht - beleidsdocumenten doorgronden en kunnen analyseren - hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden - prioriteit posterioriteit kunnen onderscheiden - informatie op strategisch gehalte taxeren - inzicht in cycli, doel en middelen - inzicht in systematiek onderwijsverlening en onderwijsorganisatie - inzicht in bestuur en management en organisatieprocessen - inzicht in projectmatig werken werkgeverschap - werving en selectie leden College van Bestuur, Raad van Toezicht en Raad van Identiteit - beoordeling leden College van Bestuur en Raad van Toezicht 6
Bijlage II: Rooster van aftreden raad van toezicht Naam Aangetreden Datum aftreden Zittend in G.(Gerrit) Mulder 1 januari 2008 Ledenvergadering in 2012 Eerste termijn; herbenoembaar J.P.(Jaap) van Barneveld 15 oktober 2009 Ledenvergadering in 2013 Eerste termijn, herbenoembaar M.E.(Martin) Boon 1 januari 2008 Ledenvergadering in 2012 Tweede termijn, S.(Stoffer) Otten 28 mei 2008 Ledenvergadering in 2012 Tweede termijn, Mw. G.J. Ronda 13 oktober 2011 Ledenvergadering in 2015 Eerste termijn; herbenoembaar 7