Servicedocument 850 Onderwijstijd
Titel : Servicedocument 850 Onderwijstijd Auteur(s) : Marianne van der Weiden, Heleen Beurskens, Henk Kuppens, Pierre Veelenturf, Rini Romme m.m.v. Onderwijsinspectie MBO Raad : Houttuinlaan 6 Postbus 2051 3440 DB Woerden T: 0348-75 35 00 E: info@mboraad.nl I: www.mboraad.nl Woerden : 15 maart 2011 Versienummer : 1
Algemeen Elke bekostigde opleiding moet voldoen aan de wettelijke eis om een minimaal aantal contacturen per leerjaar te verzorgen. Voor een voltijd-opleiding (BOL) ligt de norm op 850 uren. Voor BOL-deeltijd en BBL-studenten is de 300-urennorm van toepassing. Voor bekostiging van de opleidingen is de 850- urennorm geregeld in artikel 7.2.7 lid 3 van de Wet Educatie Beroepsonderwijs (WEB). De inrichting van opleidingen en de 300-urennorm is wettelijk verankerd in artikel 2.2.2. lid 6 van de WEB. De 850- urennorm voor het recht op studiefinanciering van een student is wettelijk verankerd in de Wet Studiefinanciering (WSF artikel 2.5, lid 3, sub a en b); dit geldt ook voor studenten aan particuliere opleidingsinstituten. De urennorm: bepaalt of de opleiding in aanmerking komt voor (voltijd) bekostiging; bepaalt of studenten recht hebben op studiefinanciering of tegemoetkoming studiekosten; bepaalt of de student lesgeld of cursusgeld aan de onderwijsinstelling verschuldigd is. Sinds studiejaar 2006-2007 heeft de inspectie het toezicht op de naleving van de urennorm geïntensiveerd. De urennorm betreft enerzijds de geprogrammeerde onderwijsuren en anderzijds de daadwerkelijk gerealiseerde onderwijsuren. Van elke onderwijsinstelling wordt verwacht dat zij: - de geprogrammeerde en gerealiseerde onderwijsuren - voor elk leerjaar - van elk opleidingstraject - van elke voltijd-opleiding - adequaat registreert, bewaakt, waar nodig bijstuurt - en zich hierover verantwoordt. Relevante documenten moeten bij een controle direct beschikbaar zijn. De bewijslast ligt bij de instelling. Dat vereist natuurlijk dat de instelling een adequate registratie uitvoert. De 300-urennorm: nieuwe branchecode BBL Voor de 300-urennorm gelden op grond van de wet dezelfde regels als voor de 850-urennorm. Dat betekent dat de BPV volledig meetelt voor de 300-urennorm, zowel in de BOL-deeltijdopleiding als in de BBL-opleiding. Omdat bij een BBL-opleiding het aantal uren BPV hoger is dan 300 uur is het in de praktijk mogelijk dat een instelling een BBL-student voor bekostiging in aanmerking brengt zonder dat daar een reële onderwijsinspanning voor wordt geleverd. De staatssecretaris heeft de Tweede Kamer in mei 2010 laten weten dat zij de wet op dit punt wil aanpassen en wil vastleggen dat voor elke BBLstudent naast de BPV ten minste 240 uur In Instellingstijd Verzorg Onderwijs (IIVO) moet worden gerealiseerd. Invoering van deze wetswijziging zal naar verwachting minimaal twee jaar in beslag nemen. Vooruitlopend daarop hebben de leden van de MBO Raad in juni 2010 een Branchecode BBL aangenomen. Daarin is vastgelegd dat de instelling voor elke BBL-student naast de BPV ten minste 120 uur IIVO zal verzorgen. De komende twee jaren willen de instellingen geleidelijk toegroeien naar een aantal van 240 uur IIVO. Pagina 1 van 13
De 850-urennorm Als een instelling besluit om voltijd bekostiging aan te vragen voor een opleiding, dan is de voorwaarde dat de opleiding ten minste 850 klokuren per jaar begeleid onderwijs verzorgt. In dit document gaan we in eerste instantie steeds uit van de 850-urennorm. 850 uren ieder studiejaar De 850-urennorm geldt vooralsnog als minimum voor ieder studiejaar (1 augustus tot 31 juli). Het is niet mogelijk om een tekort aan klokuren in het ene studiejaar, te compenseren door extra klokuren in een ander studiejaar. Wanneer een opleiding in het ene jaar 1.000 klokuren telt en een ander jaar 800 klokuren, dan voldoet die opleiding niet aan de 850-urennorm. Het is belangrijk om bij de programmering van de opleiding naar de hele opleiding te kijken en ervoor te zorgen dat er ieder jaar voldoende begeleide onderwijsuren worden aangeboden. Daarbij gaat het om klokuren en niet om lesuren. Verkort studiejaar De 850-urennorm hoeft geen problemen op te leveren voor een afwijkend startmoment of een verkort laatste leerjaar. Naar rato toerekenen van uren is aan de orde als een opleiding tussentijds start of eindigt met een onvolledig laatste studiejaar. Er wordt uitgegaan van een gelijkmatige verdeling van de begeleide lesuren over het hele studiejaar. Wanneer een opleiding 2.5 jaar duurt, dan moeten er in dat laatste halve jaar 425 klokuren worden aangeboden. Wanneer een opleiding op 1 februari start, moeten tot 1 augustus minimaal 425 klokuren worden verzorgd. In het verkorte laatste leerjaar is het van belang dat de student op tijd wordt uitgeschreven; de datum van diplomering en uitschrijving van studenten is de rekendatum. Als de uitschrijving wordt uitgesteld tot het einde van het studiejaar zal er 850 uur IIVO aantoonbaar moeten zijn gerealiseerd. De wet spreekt van naar rato berekening indien het laatste leerjaar minder dan 10 maanden betreft, art 7.2.7. lid 3 (WEB). Normering onderwijstijd OCW heeft in haar brief van 7 september 2006 1 een aantal criteria opgesteld aan de hand waarvan kan worden bepaald of een onderwijsactiviteit meetelt voor de 850-urennorm. Deze criteria zijn opgenomen in de Memorie van Toelichting 2 bij de wetswijziging van de WEB in september 2008. Er moet aan alle drie onderstaande criteria gelijktijdig worden voldaan: De programmering van de onderwijsactiviteiten is opgenomen in het studieprogramma (onderwijs en examenregeling of een vergelijkbaar servicedocument). De programmering van de uren is vastgelegd in een planningsdocument (zoals een rooster, een studieplan of een jaarplanning). De onderwijsactiviteiten zijn gericht op het behalen van de eindtermen van bestaande eindtermgerichte opleidingen of op het bereiken van de competenties van de experimentele competentiegerichte opleidingen 3. 1 Brief OCW 7 september 2006 Onderwijstijd; naleving 850 klokuren, kenmerk BVE/Stelsel/2006/34390 2 Memorie van Toelichting 31 048 van 22-05-2008 3 Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB) Artikel 7.2.7 Inrichting opleidingen en de bijbehorende memorie van toelichting 31048 Pagina 2 van 13
De uitvoering van de onderwijsactiviteiten vindt plaats onder verantwoordelijkheid, regie en toezicht van de instelling. De uitvoering vindt plaats onder verantwoordelijkheid van onderwijspersoneel dat op grond van de wet met die werkzaamheden mag worden belast. 4. Toezicht inspectie De OCW-brief van 7 september 2006 en de memorie van Toelichting bij de WEB van september 2008 wordt door de inspectie gehanteerd als beoordelingskader in engere zin van de onderwijstijd. In een vervolgbrief van 19 mei 2008 aan de Tweede Kamer zijn de onderzoekservaringen opgenomen. Uit de casuïstiek kunnen gevallen, waarin uren niet zijn meegerekend voor de onderwijstijd, worden onderscheiden. Welke onderwijsactiviteiten tellen mee voor de 850-urennorm Bij de 850-urennorm gaat het erom dat de opleiding de student ten minste 850 klokuren begeleid onderwijs aanbiedt en dat de student in de gelegenheid is om 850 klokuren te volgen. Voorbereidende activiteiten van de docent, bijvoorbeeld voor een project, tellen niet mee voor de 850-urennorm. Verschillende onderwijsvormen kunnen meetellen mits ze aan de drie genoemde criteria voldoen, bijvoorbeeld: ingeroosterde lessen (in klokuren, want een les is soms korter of langer dan 60 minuten) beroepspraktijkvorming (BPV) voor BOL 20-60% van de opleiding en voor BBL 60% of meer; activiteiten na 18.00 uur; activiteiten in het Open Leercentrum (of Studielandschap of Mediatheek of iets dergelijks); binnen- en buitenschoolse praktijksimulatie; individuele begeleiding; studiebegeleiding; toets- en examenactiviteiten; voorbereidende en ondersteunende activiteiten, voor zover deze zijn opgenomen in het onderwijsprogramma van een opleidingstraject waarvoor de studenten zijn ingeschreven (bijvoorbeeld een traject voor ongediplomeerde instromers); activiteiten buiten de instelling zoals bijvoorbeeld excursies en werkbezoeken; ICT-toepassingen voor buitenschools onderwijs; activiteiten in de vorm van individuele of groepsopdrachten in het kader van een opleiding en waarvan de begeleidings- en voortgangsregistratie inzichtelijk is (de instelling kan de begeleiding van individuele studenten met behulp van een voortgangsregistratiesysteem volgen en inzichtelijk maken) uitgevoerd binnen of indien noodzakelijk buiten de instelling; inloop- of begeleidingsuren. Bovenstaande lijst is niet uitputtend. Alle onderwijsvormen die nog niet op de lijst staan maar wel aan alle drie de bovengenoemde criteria voldoen, tellen mee voor de 850-urennorm. Zo wordt er ruimte geboden voor nieuwe onderwijsvormen. 4 Onder verantwoordelijkheid wordt in dit geval verstaan dat er sprake is van begeleiding of aanwezigheid van bevoegd onderwijspersoneel. Zie ook WEB Artikel 4.2.2 Belasten met Onderwijsondersteunende Werkzaamheden. Pagina 3 van 13
Niet meetellen Activiteiten waarvan de uren niet worden meegerekend voor het bepalen van de urennorm zijn: huiswerk; niet op eindtermen, competenties of eigen onderwijs- en vormingsdoelen van de instelling gerichte activiteiten; activiteiten die niet in het onderwijsprogramma van het betreffende opleidingstraject zijn opgenomen en ingeroosterd (zoals bijvoorbeeld recreatieve programma s). Begeleid onderwijs Er kan slechts sprake zijn van begeleid onderwijs als dat ook zichtbaar is. Duidelijk moet zijn wèlke docent op wèlk moment beschikbaar is. Dat komt er op neer dat docenten moeten zijn ingeroosterd voor de begeleiding van de zelfstandige studie-uren en er ook daadwerkelijk bij betrokken zijn. Voor de bpv wordt dit aangetoond doordat er een formele BPV-overeenkomst aan ten grondslag ligt. De verantwoordelijkheid voor de begeleiding ligt bij het leerbedrijf, dat is erkend als leerbedrijf waar de praktijkopleider voor de begeleiding zorg draagt. Zonder de formele BPV-overeenkomst tellen de uren bij de bedrijven zonder begeleiding van de onderwijsinstelling niet mee voor de urennorm. Wanneer het niet over de formele bpv gaat, ligt de verantwoordelijkheid voor de begeleiding bij de onderwijsinstelling. Dat geldt ook voor alle andere vormen van leren op de werkplek (niet zijnde bpv) of buitenschools leren. Case: Uren voldoen niet aan de norm Indien de instelling niet kon aantonen dat een onderwijsactiviteit plaatsvindt onder directe begeleiding van een daartoe bevoegde docent heeft aftrek van uren plaatsgevonden. Dat heeft zich met name voorgedaan in gevallen van begeleide zelfstudie of projecturen, waarbij van die begeleiding feitelijk geen sprake was. In dergelijke gevallen waren de begeleidingsactiviteiten niet eenduidig aan het personeel toegewezen en vond geen adequate registratie plaats van de deelname van leerlingen aan de activiteiten. De activiteiten hadden daardoor een dusdanig vrijblijvend karakter dat leerlingen er naar eigen inzicht aan konden deelnemen of wegblijven zonder gevolgen. Indien het onderwijs zo was vormgegeven dat de leerling zelf moest aangeven welke lessen hij volgde en welke begeleiding hij wilde ontvangen, zijn de uren niet meegerekend als de instelling niet duidelijk kon maken of alle leerlingen, resp. welke leerlingen, daarvan gebruik maakten en tot hoeveel onderwijstijd dat feitelijk leidde. Bijvoorbeeld door middel van een aanwezigheidsregistratie en door een goede voortgangsregistratie van de individuele student. Voor leren op de leerwerkplek (niet zijnde BPV) gelden dezelfde criteria als voor leren in de school. Verschillende opleidingen behandelen dat als BPV en zetten er geen of onvoldoende begeleiding tegenover vanuit school. Leren op een werkplek geldt als schooltijd en niet als BPV. Deze praktijktijd telt ook niet mee voor de bepaling of voldaan wordt aan de eis dat beroepspraktijkvorming minstens 20% en minder dan 60% van de studieduur vormt (WEB7.2.2. lid 2). Gelijktijdig kan geen beroep meer worden gedaan op de begeleiding door de bpv-plaats zelf. Daarmee komt de verantwoordelijkheid voor deze begeleiding, niet alleen in algemene zin maar ook in praktisch uitvoerende zin te liggen bij de onderwijsinstelling. Pagina 4 van 13
Van begeleiding via de computer zijn in de praktijk nauwelijks voorbeelden waargenomen. Uren zijn niet meegerekend als niet inzichtelijk kon worden gemaakt dat de leerlingen gedurende de geplande tijd van de onderwijsactiviteiten gebruik maakten en dat in die tijd voorzien was in een adequate begeleiding. Voor zover niet voorzien was in adequate begeleiding van de leerlingen bij de onderwijsactiviteiten zijn de betreffende uren dus buiten de calculatie gelaten. Zo zijn bijvoorbeeld in de casus waarin begeleiding plaatsvond middels e-mailcontact met een docent, waarbij een e-mail pas een week later werd beantwoord, de betreffende uren niet meegerekend. Niet geroosterde uren Er zijn vaak activiteiten die buiten het reguliere rooster vallen, bijvoorbeeld een introductieweek of een excursie. Wanneer deze activiteiten voldoen aan alle criteria die door het ministerie van OCW zijn opgesteld, dan kunnen deze activiteiten worden meegeteld voor de 850-urennorm. Duidelijk moet zijn hoe het programma eruit ziet en wat de begeleiding daarbij is en wanneer bevoegd personeel is betrokken. Wel is het lastiger om deze activiteiten overzichtelijk te calculeren omdat deze lesactiviteiten buiten het reguliere lesrooster vallen. Advies om ze in ieder geval te benoemen in de jaarplanning en in bij het programma aan te geven hoe de begeleiding is vormgegeven. Case: Bijzondere activiteiten In veel gevallen was sprake van bijzondere activiteiten, zoals introductieweken, gastdocenten, praktijksimulaties (binnen en buiten school), werkweken en excursies. Mits deze voldeden aan de criteria, zijn ze meegerekend voor de onderwijstijd. Reis- en slaaptijden bij (buitenlandse) excursies zijn buiten de berekening gelaten. Indien, aan de hand van een programma, inzichtelijk kon worden gemaakt hoeveel uren feitelijk aan relevante activiteiten waren besteed, is dat aantal meegenomen. Indien dat niet mogelijk was,en het aannemelijk is gemaakt dat het om een begeleide onderwijsactiviteit ging van een aanzienlijke omvang is een standaard lesweek als calculatiebasis genomen. Bijzondere aandacht is besteed aan studenten die niet deelnamen aan dergelijke excursies, aangezien de activiteiten soms slechts voor een klein aantal golden. Indien daarbij geen sprake was van een geschikt alternatief programma voor de achterblijvers, werden de uren naar rato berekend, aangezien iedere student afzonderlijk aan de 850 klokuren moet voldoen. Vrije Ruimte Wanneer verrijkingsstof wordt aangeboden, dan kunnen deze uren meetellen als de extra onderwijsactiviteiten zijn opgenomen in het studieprogramma. Doordat de onderwijsinspectie de vrije ruimte op deze manier interpreteert, kan er binnen de huidige wettelijke structuur ook worden gewerkt met een minor/major structuur zonder dat dit gevolgen heeft voor de bekostiging van de instelling of de studiefinanciering van de student. Het mag echter geen vrijblijvend karakter hebben. Duidelijk moet zijn welke student aan welke activiteit deelneemt en wie die begeleiding op dat moment uitvoert. Voorbereidende en Ondersteunende Activiteiten (VOA) Het budget voor de Voorbereidende en Ondersteunende Activiteiten wordt berekend op basis van het aantal studenten op niveau 1 en 2 voor extra ondersteuning in de opleiding. Het is aan de onderwijsinstelling te bepalen hoe deze middelen worden ingezet. Hiervoor geldt dat alles wat in het Pagina 5 van 13
studieprogramma is geprogrammeerd voor de betreffende opleiding en wordt uitgevoerd, meetelt. Alle programma s van deelnemers moeten afzonderlijk aan de 850 klokuren voldoen. Bevoegde medewerkers Onder verantwoordelijkheid van de instelling betekent dat er sprake moet zijn van begeleiding of aanwezigheid van bevoegd onderwijspersoneel. De begeleiding kan ook via de computer of door een docent op loopafstand. Er kan slechts sprake zijn van begeleide onderwijstijd als de begeleiding daadwerkelijk beschikbaar is en actief betrokken is. In studiejaar 2010-2011 zal er nauwkeuriger gekeken worden naar de inzet van instructeurs en de begeleiding door bevoegd onderwijspersoneel van die instructeurs. Case: onbevoegde docenten Een probleem gaat ontstaan bij het meerekenen van onderwijstijd gegeven door een onbevoegd docent. De docent in kwestie was LIO in haar laatste opleidingsjaar en er was een leer/werkovereenkomst met haar gesloten, Ze was volledig zelfstandig ingeroosterd, maar er was niet duidelijk hoe de begeleiding plaatsvond. Er hoort een leerwerkplan met activiteiten en leerdoelen te worden gemaakt en deze moet inzichtelijk zijn (ook voor de inspectie). De inspectie keurt deze uren af vanwege het feit dat niet op het rooster was vastgelegd onder begeleiding van welke docent zij werkte (stond nergens op het rooster) en er ook geen andere onderbouwing over de inzet van de LIO aangetroffen was. Zo worden ook de uren onder inzet van hbo-stagiairs en (voormalige) conciërges zonder de begeleiding en verantwoordelijkheid van een docent niet meegeteld. Onderwijsondersteunend personeel mag niet onder eigen verantwoordelijkheid werkzaamheden verrichten die worden bestreken door de bekwaamheidseisen voor docenten (WEB Artikel 4.2.1). Dit zou de verantwoordelijkheid voor die werkzaamheden immers onttrekken aan de docent, die krachtens de wet exclusief gebonden is aan de bekwaamheidseisen voor die werkzaamheden: niemand anders dan de docent wordt op het voldoen aan de bekwaamheidseisen afgerekend. De Wet BIO bevat t.a.v. de WEB geen bepalingen over onderwijs ondersteunend personeel. Duidelijk is in elk geval dat het gaat om ondersteuning van het onderwijs, niet om het onderwijs zelf waarvoor de bekwaamheidseisen voor de docenten zijn vastgesteld. Hoe zit het met de bevoegdheden? De eerste weg is dat de leraar met een ho-getuigschrift kan aantonen dat hij/zij heeft voldaan aan de wettelijk vastgestelde bekwaamheidseisen voor zijn/haar vakgebied. In het algemeen gaat het dan om het getuigschrift van een eerste- of tweedegraadsopleiding verzorgd door een hogeschool of universiteit. De tweede weg is die van de zijinstroom, zie artikel 4.2.1. lid 5 van de WEB. Het bevoegd gezag kan een zij-instromer een geschiktheidverklaring geven als hij meent dat de betrokkene voldoet aan de vakinhoudelijke bekwaamheidseisen en in staat mag worden geacht om uiterlijk binnen twee jaren ook te voldoen aan de overige bekwaamheidseisen. Binnen twee jaren moet de zij-instromer dan het in de WHW geregelde getuigschrift pedagogisch-didactische scholing WEB hebben behaald. Deze Pagina 6 van 13
weg van zij-instroom is alleen toegankelijk voor degene die met een ho-getuigschrift of door een combinatie van opleiding en ervaring kan aantonen te beschikken over hogeronderwijsniveau en die ten minste drie jaren ervaring heeft in de praktijk van het beroep. Een Lio kan een leer-arbeidsovereenkomst sluiten met de instelling waarin zijn vastgelegd: de begeleiding van de lio; de opdrachten die de lio moet doen en de beoordeling daarvan; het aantal uren; de aard van het dienstverband; het salaris. Individuele registratie bij individuele of groepsopdrachten De onderwijsuren die niet voor alle ingeschreven studenten worden uitgevoerd (zoals individuele begeleiding, inloop mentor- en begeleidingsuren) tellen naar rato mee. Naar rato wil in dit verband zeggen naar de mate waarin ingeschreven studenten hier daadwerkelijk aan deelnemen. Uren die slechts door een deel van de studenten worden gevolgd (begeleidingsuren, extra ondersteuning en dergelijke) worden slechts naar rato toegerekend indien deze zijn opgenomen als zodanig in het studieprogramma van de studenten. Studenten die deze uren daadwerkelijk volgen voldoen aan de voorwaarden waaronder deze uren mogen worden meegeteld. Studenten die geen gebruik maken van deze uren zullen op een andere wijze het minimale aantal IIVO-uren moeten halen. Bij individuele of groepsopdrachten moet er op het niveau van de individuele student worden geregistreerd en inzichtelijk worden gemaakt wat de begeleidings- en voortgangsactiviteiten zijn. Het gaat daarbij om een transparante weergave van de omvang van de inspanning van de onderwijsinstelling en van het genoten onderwijs van de student gekoppeld aan de voortgangsregistratie. Ook hier zijn de drie eerder genoemde criteria weer van toepassing. Bij experimentele opleidingen, waarbij de student zelf bepaalt aan welke onderwijsactiviteiten hij in een bepaalde week deelneemt, moet voor elke student individueel aangetoond kunnen worden dat aan de 850-urennorm is voldaan, bijvoorbeeld door middel van een logboek, waarin de bezochte onderwijsactiviteiten staan vermeld en die afgetekend zijn door de begeleiders van deze activiteiten en de studieloopbaanbegeleider. Daarnaast moet duidelijk zijn welke docent op deze activiteit is ingeroosterd. Case: Mentoruren Indien de mentoruren verplicht zijn tellen deze volledig mee voor de programmering en realisatie. Zodra blijkt dat de uren niet daadwerkelijk verzorgd worden of een vrijblijvend karakter hebben worden zij zowel uit de planning als de realisatie gehaald. De informatie hierover kan op verschillende manieren verkregen worden. Door bestudering van de studiehandleiding van de student, door de betreffende lessen te bezoeken op de dag van het onderzoek, door gesprekken met studenten en/of door het bekijken van de aanwezigheidsregistratie. Gebleken is dat veel mentoruren gepland staan als laatste uur op vrijdag of eerste uur op maandag. Als dan vervolgens uit gesprekken blijkt dat deze uren ook niet feitelijk aangeboden en verzorgd worden is er voldoende reden om deze uren te schrappen. Het is dan aan de onderwijsinstelling om Pagina 7 van 13
aan te tonen dat het tegenovergestelde waar is en deze wel zijn verzorgd. De inspectie gaat dan uit van het dan aangeleverde materiaal. Een groep van 25 studenten is 40 weken lang één lesuur van 50 minuten ingeroosterd voor individuele studieloopbaanbegeleiding. Gemiddeld is er dan 2 minuten per week beschikbaar en op jaarbasis mag dus slechts 80 minuten meegeteld worden. De 40 uren tellen wel voor de hele groep mee als voor de overige studenten andere begeleide activiteiten onder verantwoording van onderwijspersoneel van de instelling plaatsvinden. De studievoortgang van deze studenten moet aantoonbaar via bijvoorbeeld een aanwezigheidsregistratiesysteem verantwoord kunnen worden. Hoe wordt gemeten of de opleiding aan de 850-urennorm voldoet? De onderwijsinstelling moet kunnen aantonen dat de programmering van de opleiding aan de 850- urennorm voldoet. Dit wordt ook getoetst door de accountant aan de hand van de volgende drie criteria: Voldoende omvang van de geprogrammeerde uren; Realistische planning in verband met de voorzienbare uitval van lessen door feestdagen, cursussen, vergadertijden en inschatbare ziekte van docenten; De geplande uren moeten vallen binnen de hierboven geformuleerde criteria. De inspectie beoordeelt ook of de programmering realistisch is geweest en dat verwacht mag worden dat dit programma ook uitgevoerd wordt. Case: Ziekte en lesuitval Aan de instelling wordt het ziektepercentage onder de docenten opgevraagd en er wordt nagegaan welke roosterwijzigingen hebben plaatsgevonden. Er is op basis daarvan vastgesteld hoeveel lesuitval er is geweest in een bepaalde periode. Indien er geen aantoonbare maatregelen van vervanging waren, heeft dat geleid tot vermindering van het aantal uren. Daarbij is ook gebruik gemaakt van informatie uit gesprekken met leerlingen. Wijzigingen in de programmering worden vaak niet voldoende in de administratieve systemen vastgelegd. Dit geldt bijvoorbeeld sterk voor vervanging wegens ziekte van docenten. Indien een individuele student ziek is, gaat de inspectie er van uit dat de school dit oppakt. Daar wordt de school ook niet op afgerekend. Realistische planning van de contacturen Onderwijsactiviteiten staan beschreven in een studieprogramma en zijn gepland in een rooster, studieplan of jaarplanning. Wanneer de instelling het rooster niet voor een studiejaar maar voor een kortere periode maakt, kan de instelling naar rato uitrekenen of er in het betreffende blok voldoende klokuren worden aangeboden. De verantwoording over het opleidingsaanbod gebeurt vooraf. Een realistische planning gaat uit van de minimum urennorm, de geprogrammeerde contacturen volgens het studieprogramma en houdt rekening met voorzienbare uitval van onderwijstijd. Denk hierbij aan: het vervallen van de lessen in de eerste en laatste weken van het studiejaar, weken Pagina 8 van 13
waarin vrije dagen, vergaderuren of studiedagen van het voltallige personeel vallen, toetsweken waarin alleen de uren meetellen waarin werkelijk wordt getoetst en houd rekening met een percentage lesuitval door ziekte van een docent. De instelling kan mogelijke tekorten die hierdoor zouden kunnen ontstaan, voorkomen door minimaal 10% extra klokuren in te plannen. Indien er sprake is van een onvoorziene situatie (bijvoorbeeld een tekort aan bpv-plaatsen) en het niet haalbaar blijkt om de geprogrammeerde onderwijstijd ook daadwerkelijk te realiseren, moet de student volledig uit de bekostiging worden geschrapt. Case: Onjuiste calculatie door de instelling Iedere instelling heeft een eigen indeling in perioden met lesweken, toetsweken en speciale activiteiten. Vaak is de calculatie van de onderwijstijd gebaseerd op bepaalde standaardaantallen per week die gemakshalve voor het gehele jaar worden vermenigvuldigd en opgeteld. Regelmatig is daarbij sprake van weken met veel minder activiteiten of zijn de perioden feitelijk korter dan waarvan wordt uitgegaan (rond vakanties bijvoorbeeld). In dergelijke gevallen heeft correctie plaatsgevonden naar de feitelijke uren. Zo zijn toetsweken slechts gerekend voor het aantal uren dat daadwerkelijk toetsen plaatsvinden en niet voor een gehele lesweek. Herkansingen worden in principe niet meegerekend aangezien deze slechts voor beperkte groepen leerlingen van toepassing zijn. Lesuren zijn meestal korter dan een klokuur (50 of 45 minuten is gebruikelijk). In sommige gevallen heeft de instelling gerekend op basis van lesuren en heeft zij dit niet omgerekend naar klokuren. Een lesuur werd dan als een klokuur gerekend. Daarvoor is vanzelfsprekend gecorrigeerd. Bij de calculatie van de bpv zijn instellingen vaak uitgegaan van een standaard aantal van 40 uren per week. Bij sommige opleidingen bleken de stagiairs een voltijd bpv-overeenkomst te hebben en feitelijk slechts in deeltijd bpv-activiteiten te verrichten of over een kortere periode aan de bpv verbonden te zijn dan waarmee gerekend werd. In alle gevallen is geen sprake van een realistische planning. Programmeren van voldoende onderwijstijd is een voorwaarde om de studenten van een opleiding voor de berekening van de bekostiging te kunnen aanmerken. Bij de berekening van de hoogte van de bekostiging van opleidingen worden de studenten van de opleiding (of het leerjaar) waarvoor onvoldoende onderwijstijd is geprogrammeerd niet bekostigd Plannen van voldoende onderwijstijd is een voorwaarde om de studenten van een voltijdse opleiding voor de berekening van de bekostiging te kunnen aanmerken. Een student voor wie wordt vastgesteld dat het aantal geprogrammeerde uren niet kan worden gehaald wordt dus volledig uit de bekostiging geschrapt. Deelbekostiging omdat het daadwerkelijke aantal uren wel boven de 300 maar onder de 850 ligt is niet aan de orde. De instelling heeft de contractuele verplichtingen van een voltijdse opleiding richting de student niet waargemaakt, waardoor bekostiging wordt geschrapt. Accountant De accountant gaat bij de controleaanpak uit van: Pagina 9 van 13
Beoordeling van de betrouwbaarheid rond de totstandkoming van de interne informatievoorziening in de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) rond programmering en toepassing van een normenkader van de instelling ten aanzien van onderwijsactiviteiten; Uitvoering van een globale risicoanalyse van het proces; Bij de systeemgerichte controle (steunend op de vastgelegde AO/IC) wordt de programmering van studenten beoordeeld binnen de bekostigingspopulatie; Indien niet kan worden uitgegaan van een deugdelijk omschreven AO/IC dan wel bij geconstateerde grote fouten in de statistische steekproef wordt de controle niet systeemgericht, maar gegevensgericht uitgevoerd (integrale controle op studentenniveau). Registratie van veranderingen binnen de programmering is vaak geheel niet vastgelegd in de AO/IC van de instelling. Dit geldt zeker ook voor ziektevervanging. Wanneer dergelijke mutaties niet afdoende in de AO/IC zijn opgenomen betekent dit dat niet meer kan worden uitgegaan van systeemcontrole, maar dat teruggevallen moet worden op gegevenscontrole. Het ontbreken van eenduidige regelingen binnen de AO/IC van de instelling leidt vaak tot de conclusie dat ook bij de gegevenscontrole de administratieve verantwoording van afwijkende planningen onvoldoende op orde is. Verbeteringen zijn te bereiken door te werken met vastgestelde protocollen, waarop binnen de instelling controle plaatsvindt. Realisatie onderwijstijd Het is aan de instelling om aan te tonen dat geplande onderwijsuren zijn gerealiseerd. Dat vereist dat de instelling een adequate registratie uitvoert. De instelling registreert en bewaakt de realisatie van de geplande contacttijd zodanig dat zij in staat is tijdig bij te sturen als de realisatie achterblijft bij de geplande onderwijsuren of het aantal gerealiseerde onderwijsuren onder de vereiste ondergrens van 850 uur dreigt te komen. Indien een bepaalde opleiding, ondanks de inspanningen van de instelling om de 850-uur te realiseren, toch onder de 850- urengrens komt, moet de instelling aantonen dat er sprake was van een overmachtsituatie. Realisatie van voldoende klokuren is een vereiste voor volledige bekostiging van het aantal ingeschreven studenten. In het geval waar wordt geconstateerd dat onvoldoende onderwijstijd is gerealiseerd, wordt de rijksbijdrage lager vastgesteld aan de hand van de formule: A x B x C A = het aantal studenten dat aan de door de Inspectie onderzochte opleiding, op de onderzochte locatie/locaties is ingeschreven en daadwerkelijk die opleiding volgt. B = het aantal uren dat door de instelling te weinig is gerealiseerd ten opzichte van de minimumnorm C = de waarde van deze opleiding per uur per student. Case: Programmering en realisatie Een instelling programmeert de zelfstudieactiviteiten ingesloten door groepsactiviteiten aan het begin en het einde van de dag. Aan het begin van de dag wordt onderwijs en instructie gegeven door een daartoe bevoegde docent en worden opdrachten verstrekt. Aan het einde van de dag vindt terugkoppeling en eventueel beoordeling plaats, wederom door een daartoe bevoegde docent.. Daartussen voeren de studenten activiteiten met ondersteuning en begeleiding van instructeurs. Pagina 10 van 13
De docent is daarbij bereikbaar voor extra ondersteuning indien noodzakelijk. Hij is daarvoor ook daadwerkelijk beschikbaar (en niet in een ander gebouw in een andere opleiding aan het lesgeven). De inspectie heeft geoordeeld dat er voldoende sturing is op de leeractiviteiten en een bevoegde docent aantoonbaar was ingeroosterd. Deze uren zijn meegerekend. Een instelling programmeert een deel van de activiteiten als zelfstandige leeractiviteiten in een open leercentrum. Uit gesprekken met de studenten bleek dat er geen enkele controle op hun aanwezigheid was en vaak geen deskundige begeleiding, zodat de meesten daar wegbleven. De instelling bleek niet te beschikken over een dekkende studievoortgangregistratie waarmee de activiteiten van de studenten konden worden gevolgd er was geen dekkende aanwezigheidsregistratie en de aanwezigheid van docenten kon niet worden aangetoond. De programmering en planning leken in orde, maar op grond van de gesprekken is het aantal studenten voor de programmering en realisatie afgetrokken. EVC en vrijstellingen Een instelling kan opleidingen voor studenten met EVC programmeren maar EVC mag niet in mindering worden gebracht op de 850-urenverplichting. Een student met vrijstellingen zal sneller het opleidingstraject moeten doorlopen of extra verrijkingsstof aangeboden moeten krijgen. In dat laatste geval is van belang dat aan de drie hoofdcriteria wordt voldaan. Wanneer een student EVC en vrijstellingen voor bepaalde programmaonderdelen krijgt, tellen deze niet mee voor de 850-urennorm. Wanneer de opleiding verder voldoet aan alle regels, dan komt de opleiding zelf wel in aanmerking voor bekostiging. Voor de individuele student die een aantal vrijstellingen krijgt, ligt het anders. Betreffende student kan: Als voltijdstudent worden ingeschreven. Dan moet het wel mogelijk zijn om de opleiding versneld te volgen zodat de student naar rato voldoende klokuren begeleid onderwijs kan volgen. Als voltijdstudent worden ingeschreven als binnen het kader van de opleiding een maatwerktraject wordt aangeboden waarmee de student 850 uur begeleid onderwijs kan volgen. Als deeltijdstudent worden ingeschreven en voor deze ene student ontvangt de opleiding geen voltijdbekostiging maar deeltijdbekostiging. Ook betaalt deze student geen lesgeld maar cursusgeld. In dit geval is de 300-urennorm van toepassing. Deze student ontvangt ook geen studiefinanciering Hoe wordt gemeten of de opleiding de uren realistisch heeft geprogrammeerd en gerealiseerd? De inspectie controleert niet alleen op de programmering maar ook op de realisatie van het aantal uren IIVO. In 2011 zal de inspectie dit doen op basis van een representatieve steekproef. Om aan te tonen dat de opleiding de 850 klokuren ook daadwerkelijk heeft aangeboden, moet de instelling inzichtelijk kunnen maken dat de geplande klokuren ook daadwerkelijk zijn gerealiseerd. Dit kan bijvoorbeeld door te registreren of docenten ook daadwerkelijk de ingeplande klokuren hebben gerealiseerd. Pagina 11 van 13
Als blijkt dat er structureel een aantal uren niet door alle studenten wordt gevolgd, bijvoorbeeld begeleiding op afroep, dan is (de registratie van) aanwezigheid van studenten van belang. Ook wanneer de uren zo zijn ingepland dat het voor de studenten onmogelijk is om de lessen te volgen; bijvoorbeeld door lessen tegelijkertijd aan te bieden, door lessen tijdens de vakantie in te roosteren, of doordat op verschillende leslocaties les wordt gegeven met een tijdsplanning die verzuim in de hand werkt, kan dit gevolgen hebben voor het al dan niet halen van de 850-urennorm. Of als blijkt dat de docent in meerdere leerjaren of opleidingen gelijktijdig is ingeroosterd Tot slot is natuurlijk ook de urenverantwoording op de praktijkleerplaats van belang, Als de inspectie daarnaar vraagt moet de instelling ook kunnen overleggen dat de student de volgens de praktijkovereenkomst overeengekomen praktijkuren daadwerkelijk heeft uitgevoerd (met redelijkheid van overmacht door bv. ziekte). Case: Realisatie Een project staat beschreven in een onderwijs en examenregeling of een vergelijkbaar servicedocument en is ingeroosterd voor 40 uur. Het project wordt verzorgd onder regie en verantwoordelijkheid van de instelling en de uitvoering vindt plaats onder verantwoordelijkheid van een docent. Het project wordt gevolgd door het totale cohort voor dat leerjaar bij de betreffende opleiding op de betreffende locatie. De studenten worden opgedeeld in groepjes van vier studenten. Wanneer aantoonbaar is dat alle uren daadwerkelijk zijn gerealiseerd, dan tellen er 40 uren mee voor de 850-urennorm. Wanneer één van de studenten een week ziek is geweest en maar 30 uur aan het project heeft kunnen werken, tellen er 40 uur mee voor de 850-urennorm Het is belangrijk om in de programmering rekening te houden met een percentage ziekteverzuim, zowel van studenten als van docenten, zodat de opleiding niet in de problemen komt wanneer er een griepgolf uitbreekt en er daardoor te weinig onderwijstijd wordt gerealiseerd. Indien de instelling kan aantonen dat een student voor langere tijd ziek is geweest wordt dit als een uitzondering beschouwd en niet meegecalculeerde en derhalve buiten beschouwing gelaten. De 850 urennorm is een bekostigingsvoorwaarde. Dus met name de instelling moet aantonen de activiteiten volgens de criteria te hebben verricht. Bijvoorbeeld indien een docent ziek is en niet vervangen, worden de uitgevallen lesuren bij de realisatie afgetrokken. Echter indien blijkt dat de docent langdurig ziek is en de school geen vervanging op termijn heeft geregeld dan worden de uitgevallen lessen ook bij de programmering in mindering gebracht. De school had immers gelegenheid genoeg gehad om anders te programmeren of voor vervanging te zorgen. Als het project in dat leerjaar niet door alle studenten van de betreffende opleiding op de betreffende locatie wordt gevolgd, maar slechts door een paar studenten, dan tellen de uren naar rato van het totale cohort van dat leerjaar op die locatie van die opleiding. Bijvoorbeeld, wanneer 10% van het totale cohort van de betreffende opleiding op de betreffende locatie zich in een bepaald leerjaar voor deze onderwijsactiviteit heeft ingeschreven, geldt dat 10% van 40 uur = 4 uur meetelt. Pagina 12 van 13
Resumé De centrale vragen die de inspectie stelt zijn: Voldoen de activiteiten wel écht aan de criteria? Is er sprake van realistische programmering? Is er daadwerkelijke realisatie van de begeleide onderwijsuren? Kan de instelling/opleiding dit aantonen/verantwoorden? Door zichzelf vooraf deze vragen te stellen en positief te beantwoorden zal een instellingsbezoek soepel kunnen verlopen. = = = = = Pagina 13 van 13