Voeg hier bijvoorbeeld het logo van uw organisatie toe. Offerteaanvraag Zon-Privé voor de collectieve aanbieding van netgekoppelde fotovoltaische zonne-energiesystemen aan medewerkers van <<naam organisatie>> Dit document is gebaseerd op de offerteaanvragen van "Zonnig Wageningen 2012" van Stichting Zonne-energie Wageningen (Rogier Coenraads en Frank Zegers) en "Zon-Privé 2013" van de gemeente Utrecht (Bianca de Wit).
Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 1.1. Achtergrond van deze offerte-aanvraag...3 1.2. Begrippenlijst...3 2. Aanbiedingsprocedure...4 2.1. Tijdpad voor de aanbiedingsprocedure...4 2.2. Contactinformatie...4 2.3. Adresgegevens en vereisten voor aanlevering offertes...4 3. Projectopzet...5 3.1. Leveringsomvang...5 3.2. Procedures voor de realisatie...5 3.3. Projectplanning...6 4. Selectiecriteria...7 4.1. Algemene eisen...7 4.2. Technische eisen aan systeem en componenten...7 5. Selectie van Leverancier...9 6. Offerte...10 6.1. Prijzen...10 6.2. Te leveren documenten...10 7. Voorwaarden en vrijwaring...11 7.1. Vrijwaring...11 7.2. Vertrouwelijkheid...11 7.3. Uitsluiting...11 7.4. Voorwaarden...11 Bijlage 1: offerteformulier...12 LEESWIJZER De geel gearceerde teksten moeten nog worden aangepast, maar ook de andere, meer standaard stukken tekst moeten kritisch worden bekeken op toepasbaarheid voor uw project en organisatie. Verder verdient het aanbeveling om een jurist het document te laten checken, alvorens u het verstuurt naar mogelijke leveranciers. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 2
1. Inleiding 1.1. Achtergrond van deze offerte-aanvraag << De Zon-Privé actie komt erop neer dat u de aanschaf van zonnepanelen door uw medewerkers faciliteert. U kunt hier aangeven wat dat voor uw organisatie betekent en hoe ver u daarin gaat. Selecteert u bijvoorbeeld alleen een goede leverancier/aanbieding of kunnen medewerkers bijvoorbeeld ook bij u een lening afsuiten voor de financiering van de zonnepanelen? Verdere achtergrondinformatie die u kunt geven is bijvoorbeeld: waarom u een Zon-Privé project wilt uitvoeren hoe het past binnen uw (duurzame) ambities wat de specifieke omstandigheden en randvoorwaarden zijn voor uw project >> 1.2. Begrippenlijst Aanbieder: de turn-key systeemleverancier die een offerte aanbiedt op basis van deze offerteaanvraag. Afnemer: de medewerkers van <<naam organisatie>> die overwegen een PV-systeem (zonnepanelen) te plaatsen op basis van de collectieve aanbieding van de geselecteerde Aanbieder. Leverancier: de geselecteerde Aanbieder waarmee <<naam organisatie>> een raamcontract afsluit op basis waarvan Leverancier individuele offertes voor levering van PV-systemen aan Afnemers opstelt. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 3
2. Aanbiedingsprocedure 2.1. Tijdpad voor de aanbiedingsprocedure De sluitingsdatum voor het indienen van offertes (voor adresgegevens zie par. 2.3) is <<datum en tijdstip>>. 2.2. Contactinformatie Contactpersoon bij <<naam organisatie>> voor de Zon-Privé actie is <<naam contactpersoon>>. Vragen en communicatie met betrekking tot deze procedure dienen gericht te worden aan: <<naam contactpersoon>> <<mailadres contactpersoon>> <<telefoonnummer contactpersoon>> 2.3. Adresgegevens en vereisten voor aanlevering offertes Iedere Aanbieder levert de offerte digitaal per e-mail aan op het volgende mailadres: <<mailadres waar offertes naartoe gestuurd kunnen worden>> <<Als u ook fysieke exemplaren van de offerte wilt ontvangen, kunt u hier aangeven hoeveel en naar welk adres dat dan gestuurd moet worden>>. De offertes worden alleen dan beoordeeld als aan de volgende drie eisen voldaan is: 1. De offertes moeten ontvangen zijn voor de sluitingsdatum van deze aanbiedingsprocedure (zie tijdpad in par. 2.1). 2. De aanbieding is rechtsgeldig ondertekend door de Aanbieder. 3. De Aanbieder heeft alle informatie geleverd die gevraagd wordt in deze offerteaanvraag. Offertes die niet aan bovenstaande eisen voldoen zijn niet ontvankelijk en zullen niet beoordeeld worden. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 4
3. Projectopzet 3.1. Leveringsomvang De standaard leveringsomvang omvat de complete levering, installatie en het werkend opleveren van het fotovoltaïsch zonne-energiesysteem bestaande uit dimensionering/engineering, PV-modules, omvormer(s), montagesysteem, bekabeling, meetsysteem, inclusief de netaansluiting en alle andere componenten die nodig zijn voor het goed en veilig en met een maximaal rendement functioneren van het systeem gedurende de technische levensduur. Het is op dit moment onmogelijk een prognose af te geven voor het aantal deelnemers dat daadwerkelijk een zonnestroomsysteem gaat aanschaffen. Er is ook geen sprake van een afnameplicht voor <<naam organisatie>> en/of haar medewerkers. 3.2. Procedures voor de realisatie 1. Collectieve aanbiedingsprocedure (offerteaanvraag, raamcontract) De offerte-aanvraag is aan geïnteresseerde leveranciers verstuurd. Aanbieders kunnen vervolgens op basis van deze offerte-aanvraag een offerte indienen. De offertes van de Aanbieders die voldoen aan de selectiecriteria (zie hoofdstuk 4) worden beoordeeld op basis van de beoordelingscriteria (zie hoofdstuk 5). Op basis van de uitkomst daarvan wordt één leverancier geselecteerd, waarmee de verificatiefase wordt doorlopen. In deze fase worden onder andere afspraken gemaakt over een standaard offerte-format. <<Eventueel kan deze fase worden afgesloten met een contract tussen de organisatie en de geselecteerde Aanbieder. Dat kan dan hier worden vermeld. Hier zijn verder geen geldstromen mee gemoeid.>> Op basis van deze afspraken maakt leverancier persoonlijke offertes voor de Afnemers. Uiteindelijk sluiten dus de Leverancier en de Afnemer een contract met elkaar voor de levering en installatie van het systeem. <<Naam organisatie>> heeft hier verder geen bemoeienis meer mee, behalve dat zij zich het recht voorbehoud op inzicht in de offertes (voor toetsing op overeenstemming met gemaakte afspraken). 2. Werven van deelnemers <<Naam organisatie>> heeft zo'n <<aantal medewerkers>> medewerkers in dienst. Het werven van deelnemers binnen <<naam organisatie>> is volledig aan de aanbieder, uiteraard wel in overleg met <<naam organisatie>>. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het organiseren van lunchbijeenkomsten. <<Naam organisatie>> kan haar medewerkers op de hoogte stellen van de actie, maar heeft geen verplichting om aanbieder te helpen deelnemers te werven. 3. Individuele aanbieding De Afnemers hebben de investering in zonne-energie op basis van de geboden informatie serieus afgewogen en een aanmeldformulier ingevuld. Tevens hebben ze foto's van het dak en de meterkast aangeleverd. Vervolgens treedt medewerker in contact met Leverancier voor een individuele aanbieding. Het staat Leverancier vrij op eigen initiatief, voorafgaand aan het doen van de aanbieding, extra informatie in te winnen, bijvoorbeeld middels het uitvoeren van een schouw. De Leverancier levert binnen 3 weken na verzoek om individuele aanbieding een maatwerkaanbieding voor elke Afnemer die gebaseerd is op de afspraken met <<naam organisatie>>. Vaste meerwerkopties worden op maat begroot. Aanbieder verzendt per email een kopie van elke maatwerkofferte aan <<naam organisatie>>. Deze controleert steekproefsgewijs of de offertes overeenkomstig het raamcontract zijn opgesteld. 4. Definitieve beslissing tot investeren De Afnemers zijn uitvoerig geïnformeerd over de techniek en de kosten en baten van de investering in zonne-energie. Op basis van de aanbieding van Leverancier nemen zij hun definitieve investeringsbeslissing. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 5
5. Realisatie De systemen worden in principe binnen 6 maanden na opdracht van Afnemer opgeleverd, doch bij voorkeur uiterlijk <<uiterlijke datum levering>>. Indien de hoofdmeter in verband met saldering vervangen dient te worden door een meter die teruglevering registreert zal de Afnemer dit melden bij de netbeheerder. De voorbereidende werkzaamheden voor de meterwisseling of eventuele verzwaring van de aansluiting worden in principe door Leverancier uitgevoerd. De Afnemer meldt het systeem voor saldering aan bij de netbeheerder en energiedistributiebedrijf. Indien de Afnemer de voorbereidende werkzaamheden door een derde partij uit wil laten voeren controleert en accepteert Aanbieder na uitvoering deze werkzaamheden. De Leverancier levert in de periode van uitvoering periodiek een up-to-date planning aan van de te installeren systemen en verstuurt na oplevering van elk systeem per e-mail een melding daarvan aan de gemeente Utrecht (dit mag desgewenst ook op wekelijkse basis worden gemeld). 3.3. Projectplanning Projectfase Planning Collectieve aanbiedingsprocedure Deadline offertes: <<deadline, zie 2.1>> Selectie Leverancier Streefdatum: uiterlijk <<streefdatum>> Werven van deelnemers <<periode werving deelnemers>> Individuele aanbieding <<periode individuele aanbieding>> (binnen 3 weken na verzoek om individuele aanbieding) Definitieve beslissing tot investeren <<beslisperiode deelnemers>> Realisatie <<periode voor installatie systemen>> <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 6
4. Selectiecriteria 4.1. Algemene eisen Bij deelname aan dit project verklaart Aanbieder zich akkoord met de projectopzet beschreven in hoofdstuk 3 en verplicht zich tot uitvoering conform de gestelde procedures. Aanbieder heeft voldoende daartoe bevoegd, opgeleid en gecertificeerd personeel. Aanbieder toont capaciteit en kwaliteit van personeel aan. De monteurs houden zich aan de laatste veiligheidsnormen betreffende de Arbo-wet. De Aanbieder is verantwoordelijk voor de door hem aangebrachte schade tijdens en/of na de installatie. Hiervoor heeft hij een CAR, AVB en BAV verzekering afgesloten. Aanbieder beschikt over een service team dat onderhoud kan verrichten en bij storingen en vervanging van componenten onder garantie met korte responstijden reparaties kan verrichten. Aanbieder geeft aan welke onderhoudservices met welke responstijd beschikbaar zijn. Aanbieder levert een overzicht aan van huishoudelijke referentieprojecten van de afgelopen 3 jaar (met minimaal de volgende informatie: opdrachtgever, plaats, type woning, systeemgrootte, opleverdatum) waarbij van minimaal 3 projecten gerealiseerd in 2012 of 2013 naam en telefoonnummer van een contactpersoon die benaderd kan worden voor nadere informatie over het geleverde werk. De fabrikant van de modules dient een track-record te hebben van minimaal 3 jaar en een belang te hebben om eventuele garantieaanspraken op goede wijze af te handelen, zoals een aanzienlijk marktaandeel in Europa en eigen vestigingen in Europa. Indien Aanbieder gebruikt maakt van een extern installatiebedrijf dienen de voorgaande punten aangetoond te worden voor dit externe bedrijf. Daarnaast dienen de bedrijfsgegevens van dit installatiebedrijf opgenomen te worden in de offerte. 4.2. Technische eisen aan systeem en componenten Systeem Systeemopbrengst van minimaal de forfaitaire waarde van 850 kwh/kwp per jaar, die Agentschap NL aanhoudt. Aanbieder geeft aan welke systeemgaranties verstrekt worden en hoe eventuele garantieafhandeling plaatsvindt. Voorkeur voor systeemgaranties van minimaal 10 jaar. De elektrotechnische aansluiting gebeurt conform de daartoe van toepassing zijnde eisen (NEN1010, NEN3140, NVN725 en Algemene Richtlijnen EnergieNed). Aansluiting op het openbare net voldoet aan de Netcode Elektriciteit van de Energiekamer. Indien de lokale netbeheerder in dit kader additionele eisen hanteert, dan dient de Aanbieder deze in acht te nemen. De plaatsing van de panelen moet zodanig uitgevoerd worden dat de beschaduwing minimaal is. Bouwkundige installatie conform de daartoe van toepassing zijnde eisen (onder andere richtlijn VROM) en volgens de VROM-richtlijn Zonnecollectoren en zonnepanelen, wanneer vergunningsvrij en wanneer omgevingsvergunning nodig? De Aanbieder beoordeelt het bestaande dak op voldoende draagkracht om het PV-systeem te plaatsen en geeft de Afnemer indien noodzakelijk advies om de dakbelasting van het PV-systeem door een constructeur te laten narekenen. Montage van de componenten volgt de montagevoorschriften van de desbetreffende fabrikant. De waterkerende functionaliteit van het dak zal door de installatie niet worden aangetast. De huidige afvoer van regenwater mag niet belemmerd worden door de plaatsing van het PVsysteem. De netaansluiting en de apparatuur voor het verwezenlijken van de netaansluiting dienen te voldoen aan alle wetgeving, technische voorschriften en aan de eisen van de lokale distributienetbeheerder. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 7
Zonnepanelen De zonnepanelen zijn voorzien van een CE keurmerk. De zonnepanelen zijn voorzien van het Duitse TÜV-keurmerk of gelijkwaardig voor de kwaliteitsnormen IEC61215 (kristallijne modules), IEC61646 (amorfe modules) of IEC61648 (dunne film modules). NEN-EN-IEC 61730-1:2007- Veiligheidskwalificatie van fotovoltaïsche (PV) modules Deel 1: Eisen voor constructie Vermogensgarantie van minimaal 90% na 10 jaar en minimaal 80% na 25 jaar. Aanbieder geeft aan welke productgaranties verstrekt worden en hoe eventuele garantieafhandeling plaatsvindt. Voorkeur voor productgarantie van minimaal 10 jaar. Maximale vermogenstolerantie van ±3% (voorkeur alleen positieve tolerantie). Omvormers De omvormers zijn voorzien van een CE keurmerk. De omvormers zijn gekeurd volgens: NEN-EN-IEC 62109-1:2010- Veiligheid van vermogens-omzetters gebruikt in foto-elektrische vermogenssystemen - Deel 1: Algemene eisen IEC 61727:2004-12- Photovoltaic (PV) systems - Characteristics of the utility interface of een vergelijkbare standaard. IEC62093 Balance-of-system components for photovoltaic systems design qualification natural environments Aanbieder geeft aan welke productgaranties verstrekt worden en hoe eventuele garantieafhandeling plaatsvindt. Voorkeur voor productgarantie van minimaal 10 jaar. Overige componenten De componenten zijn voorzien van een CE keurmerk. Voor de bekabeling op de gelijkspanningszijde zijn de volgende normen van toepassing: IEC 60364-7-712, sectie 712.522 DIN VDE 0100-520 Auswahl und Errichten von Kabel, Leitungen und Stromschienen. NEN-EN 50266-2-4 Elektrische leidingen - Gangbare beproevingsmethoden voor het gedrag bij brand Het PV-systeem beschikt over een monitoringssysteem dat de beschikbare meetgegevens en instellingen van de omvormer(s) van het PV-systeem kan inlezen, opslaan en weergeven. De monitoringsapparatuur moet minimaal de volgende gegevens inlezen, opslaan en doorgeven: actuele, dagelijkse en totale elektriciteitsproductie. Het gebruikte materiaal van de metalen constructiedelen en bevestigingsmiddelen is niet onderhevig aan corrosie (aluminium, roestvast staal). Aanbieder geeft aan welke productgaranties verstrekt worden en hoe eventuele garantieafhandeling plaatsvindt. Voorkeur voor productgaranties van minimaal 10 jaar. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 8
5. Selectie van Leverancier <<Naam organisatie>> let bij het beoordelen van de offertes met name op: Prijs/kwaliteit-verhouding van de aangeboden systemen Betrouwbaarheid van en garanties op de geleverde producten. Kwaliteit en vakmanschap van Leverancier Ontzorging van en service aan de medewerkers Inspanningen Aanbieder op het gebied van duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voorbeelden: fabrikant panelen is aangesloten bij PV-cycle of het project heeft een Social Return 1 Aanbieder wordt gevraagd informatie aan te leveren ten aanzien van bovenstaande punten. 1 Met Social Return bedoelt de gemeente de concrete sociale winst door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen op werkgelegenheid te bieden. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 9
6. Offerte 6.1. Prijzen In de offerte dient de Aanbieder de systeemprijzen als volgt op te nemen: Prijzen voor de turn-key levering van vaste systeempakketten in de range van 1-2 kwp, 2-3 kwp en >3 kwp. Prijzen zowel exclusief, als inclusief BTW. Een opsplitsing van de Wp-prijs in hardware en in montagewerk. De Aanbieder wordt gestimuleerd om zowel prijzen af te geven voor Aziatische als Europese kwaliteitsmodules. De standaard leveringsomvang omvat de complete levering, installatie en het werkend opleveren van het zonne-energiesysteem bestaande uit dimensionering/engineering, PVmodules, omvormer(s), montagesysteem, bekabeling, meetsysteem, inclusief de netaansluiting en alle andere componenten die nodig zijn voor het goed en veilig en met een maximaal rendement functioneren van het systeem gedurende de technische levensduur. Voor alle specifieke componenten, oplossingen of werkzaamheden die niet in de standaard leveringsomvang zitten wordt de aanbieder gevraagd om zoveel als mogelijk vaste meerwerkprijzen op te geven. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om meterkastaanpassingen. Aanbieders worden gevraagd of zij een laagste prijs garantie willen afgeven gedurende de geldigheidsperiode van de offerte: Indien Aanbieder tijdens de geldigheidsperiode van de offerte van Aanbieder in andere projecten met vergelijkbare systeemomvang, producten en voorwaarden, systemen tegen lagere prijzen aanbiedt, geldt deze lagere prijs ook voor de vanaf dat moment op basis van de offerte van Aanbieder in dit project aan te bieden systemen. 6.2. Te leveren documenten 1. Offerte, rechtsgeldig getekend 2. Offerteformulier, rechtsgeldig getekend 3. Leverings- en betalingsvoorwaarden 4. Technische gegevens a. PV-modules b. Omvormers c. Bekabeling, connectoren en schakelmateriaal d. Monitoringsysteem e. Bevestigingssysteem/materialen 5. Referenties 6. Overzicht van zon-pv gerelateerde omzet over de laatste 5 jaar 7. Overige additionele informatie ten behoeve van de onderbouwing van de invulling van de gunningscriteria <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 10
7. Voorwaarden en vrijwaring 7.1. Vrijwaring De Aanbieders kunnen geen rechten ontlenen aan deelname aan deze procedure. Deze procedure leidt niet tot enige verplichting voor <<naam organisatie>>. Dit document is met grote zorgvuldigheid opgesteld. Desondanks kan <<naam organisatie>> niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele fouten in dit document of deze procedure. 7.2. Vertrouwelijkheid Alle informatie die Aanbieders in het kader van deze procedure verstrekt wordt dient als vertrouwelijk behandeld te worden. 7.3. Uitsluiting Als een Aanbieder niet voldoet aan de in dit document gestelde procedures, voorwaarden en/of tijdpad kan de Aanbieder uitgesloten worden van deelname. 7.4. Voorwaarden Door het uitbrengen van een aanbieding in het kader van deze procedure verklaart Aanbieder zich akkoord met de procedures en voorwaarden als gesteld in deze offerteaanvraag. Indien Aanbieder een of enkele voorwaarden zoals gesteld in deze offerteaanvraag niet accepteert dan dient Aanbieder dit expliciet aan te geven in de aanbieding. Dit zal meegenomen worden bij de beoordeling van de aanbieding. Suggesties voor verbetering van de kwaliteit van de aangeboden systemen, de leveringsprocedure en het project in het algemeen kunnen worden meegenomen in de beoordeling van de aanbieding. Eventuele kosten voor het maken van een aanbieding zijn voor Aanbieder. <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 11
Bijlage 1: offerteformulier bij offerteaanvraag voor de collectieve aanbieding van netgekoppelde fotovoltaïsche zonneenergiesystemen voor de Zon-Privé actie van <<naam organisatie>>, dd. <<datum>> Naam aanbieder: Straat, huisnummer: Postcode, Plaats: Naam contactpersoon: Email: Functie: Telefoon: Aanbieder verklaart akkoord te gaan met de voorwaarden en vrijwaring zoals beschreven in hoofdstuk 7 van de offerteaanvraag: Algemene eisen Akkoord met algemene eisen zoals verwoord in paragraaf 4.1 van offerte-aanvraag Capaciteit en personeel Service na oplevering bij storing en vervanging Referenties Extern installatiebedrijf Technische eisen Paraaf voor akkoord: Totaal aantal medewerkers: Waarvan aantal gekwalificeerde installateurs: Gegevens extern installatiebedrijf geleverd Leveringscapaciteit: Leveringscapaciteit: Toelichting op capaciteit en kwaliteit gegeven Informatie (inclusief responstijd) bijgevoegd Referentielijst en referenties met contactinfo bijgevoegd Aanbieder maakt gebruik van extern installatiebedrijf Externe installatiebedrijf verklaart zich akkoord met algemene eisen zoals verwoord in paragraaf 4.1 van offerte-aanvraag Aanbieder heeft informatie over dit externe installatiebedrijf bijgevoegd (contactgegevens, toelichting op capaciteit en kwaliteit installateurs, service en referenties indien van toepassing) n.v.t. / geleverd kwp/maand systemen/maand Ja/ nee ja/ nee n.v.t. / ja n.v.t. / ja Akkoord met technische eisen Paraaf voor akkoord: aan systeem en componenten zoals verwoord in paragraaf 4.2 van offerte-aanvraag systeem Systeemopbrengst kwh/kwp Berekening in bijlage: Systeemgaranties Systeemgarantie jaar Omschrijving systeemgarantie en garantieafhandeling bijgevoegd: zonnepanelen Certificering IEC Certificaten bijgevoegd Specificaties Module specificaties bijgevoegd Garanties en tolerantie Garantie modules jaar Vermogensgarantie % na 10 jaar Vermogensgarantie % na 25 jaar Vermogenstolerantie % (± of alleen +) Trackrecord+marktaandeel fabrikant bijgevoegd <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 12
Omvormers Certificering Certificaten bijgevoegd Specificaties Technische gegevens bijgevoegd Garanties Garantie omvormer(s) jaar Kosten verlengen garanties toegevoegd Overige componenten Bekabeling, connectoren en Technische gegevens bijgevoegd schakelmateriaal Productgarantie: jaar Monitoringsysteem Technische gegevens bijgevoegd Productgarantie: jaar Bevestigingssysteem/material Technische gegevens bijgevoegd en Productgarantie: jaar Extra Zie aspecten zoals beschreven in hoofdstuk 5. Kosten Extra informatie bijgevoegd. n.v.t. / ja Prijzen Prijzen zijn afgegeven voor systemen van 1-2 kwp, 2-3 kwp en >3 kwp. Prijzen zijn opgesplitst in hardware en montagewerk. Vaste meerwerkprijzen afgegeven Laagste prijsgarantie Laagste prijs garantie afgegeven ja / nee Opmerkingen Rechtsgeldige ondertekening door vertegenwoordiger van aanbieder Handtekening: Naam: Functie: Datum: Plaats: <<voettekst, bijvoorbeeld naam van het document, datum of versie>> 13