Uw groepsverzekering Een toelichting bij uw premieafrekening Sinds 23 oktober wordt uw groepsverzekering beheerd in een nieuw informaticasysteem. Binnenkort ontvangt u uw eerste premieafrekening in de nieuwe lay-out. Wij zetten de nieuwigheden voor u op een rijtje. Een nieuw bankrekeningnummer De premieperiodiciteit Een overzicht van uw financiële documenten www.eb-connect.be VIVIUM Verzekeringen en uw bedrijf. Zeker van elkaar. 530-01
Beste klant, Uw groepsverzekering wordt voortaan beheerd in het nieuwe IT-systeem. Wij gaven u vorige maand in een brochure een overzicht van de gevolgen van deze migratie. Daarin werden reeds kort enkele belangrijke punten aangehaald rond de premiebetaling. Binnenkort ontvangt u uw eerste premieafrekening vanuit het nieuwe systeem. Deze ziet er anders uit dan u gewoon was. Samen met uw premieafrekening versturen we ook steeds enkele andere financiële documenten. We zetten alles voor u op een rijtje. Hebt u vragen of wilt u meer info over uw premieafrekening? Aarzel niet om onze medewerkers van het Service Centre Employee Benefits te contacteren. U vindt alle contactgegevens op de achterzijde van dit document. Met vriendelijke groeten, Patrick Van Geystelen Directeur Employee Benefits VIVIUM N.V.
1. Een nieuw bankrekeningnummer: IBAN BE34 3200 0027 3690 2-3 De uitgiftedatum is hier van belang. Deze vindt u terug op uw financiële documenten. Alle financiële documenten uitgegeven vóór 24 oktober moet u betalen op het oude rekeningnummer: IBAN BE83 3100 2121 6515 - BIC BBRUBEBB. Alle financiële documenten uitgegeven vanaf 24 oktober moet u betalen op het nieuwe rekeningnummer: IBAN BE34 3200 0027 3690 - BIC BBRUBEBB. Het rekeningnummer waarop u de betaling moet uitvoeren, staat ook steeds vermeld op het overschrijvingsformulier dat wordt meegestuurd met uw premieafrekening.
2. De premieperiodiciteit: de frequentie van de premiebetaling U krijgt vanaf nu van VIVIUM maximaal 1x per maand een betalingsuitnodiging. Deze omvat dan alle gebeurtenissen in uw groepsverzekering tussen dat moment en de vorige betaling die aanleiding geven tot premieaanpassingen: een nieuwe werknemer komt in dienst, aanpassing van waarborgen, uitdiensttredingen, U betaalt uw premie maandelijks? U krijgt elke maand, rond de vijftiende, een premieafrekening. Volgens de nieuwe werkwijze bevat de premieafrekening steeds de verschuldigde premie van die maand (premie november = premieafrekening november). Alle tussentijdse wijzigingen van de voorbije maand die u doorgegeven hebt, worden verrekend met de maandelijkse premieafrekening. Opgelet: Deze nieuwe werkwijze start vanaf november 2010. De premieafrekening van november 2010 wordt u eerstdaags opgestuurd. U betaalt uw premie jaarlijks? U krijgt één premieafrekening per jaar, rond de vijftiende van de maand die de jaarlijkse aanpassingsdatum voorafgaat. Geeft u in de loop van het verzekeringsjaar aanpassingen door? Dan worden deze een keer per maand, rond de vijftiende, gebundeld via een tussentijdse premieafrekening. Het openstaande saldo moet u tegen het einde van die maand betalen. Uiteraard vermelden we de reden voor de aanpassing op uw financiële documenten (zie ook verder). Belangrijk: De premies moeten steeds op het einde van de maand van ontvangst van de premieafrekening betaald worden. Bijvoorbeeld: u ontvangt een premieafrekening op 17 november, u betaalt de verschuldigde premie ten laatste tegen 30 november.
3. Een overzicht van uw financiële documenten 4-5 Bij de premieafrekening vindt u steeds volgende financiële documenten: Het premieborderel De premieafrekening zelf Het rekeninguittreksel 3.1. Het premieborderel Het premieborderel geeft per werknemer binnen een boekhoudkundige eenheid een gedetailleerd overzicht van de te betalen premies voor de aangeduide afrekeningsperiode. Momenteel en naar aanleiding van de migratie komt een boekhoudkundige eenheid overeen met de personeelscategorie, bijvoorbeeld alle bedienden, directie, HR of IT. Als u merkt dat de categoriebenaming niet optimaal is of zelfs foutief, dan kunt u dit melden via het Service Centre Employee Benefits. De contactgegevens vindt u op de achterzijde van deze brochure. Een foutieve benaming heeft geen gevolgen voor de waarborgen en de premies. Op het premieborderel in de kolom RW (= Reden tot Wijziging) vindt u een code die aangeeft waarom een premie geboekt werd. De verklaring van deze codes vindt u als bijlage bij het premieborderel. Betaalt uw werknemer een persoonlijke bijdrage voor de groepsverzekering, dan leest u welk bedrag u moet inhouden van zijn loon. Dit is aangeduid met de letter D. Wanneer uw werknemer van meerdere waarborgen geniet in uw groepsverzekering, dan ziet u op het premieborderel de premie opgesplitst in functie van deze waarborgen. Onderaan het borderel vindt u het totale verschuldigde premiebedrag voor alle werknemers die op het borderel vermeld staan. 3.2. De premieafrekening In de premieafrekening vindt u de totale verschuldigde premie (inclusief taksen) aan VIVIUM voor de groepsverzekering van al uw werknemers. De premieafrekening vermeldt ook de subtotalen van de verschillende premieborderellen.
3.3. Het rekeninguittreksel Uw rekeninguittreksel vermeldt uw openstaand premiesaldo. Met het bijgevoegde overschrijvingsformulier kunt u de betaling uitvoeren. Vermeld zeker steeds de referte onderaan het formulier. Afhankelijk van de uitgiftedatum betaalt u op een ander bankrekeningnummer. Zie hiervoor ook punt 1. U merkt het, deze financiële documenten zijn voor u het eerste zichtbare feit van de migratie van uw groepsverzekering naar het nieuwe informaticasysteem. De betaling van de premie garandeert dat de financiële kant en de risicodekkingen van uw groepsverzekering gewaarborgd blijven, zoals vastgelegd in het reglement. Dit geldt ook voor alle wijzigingen die u ons doorgaf, zelfs al hebben we die nog niet kunnen verwerken. Immers, de migratie van de groepsverzekeringen vereist talrijke controles en aanpassingen om alle relevante reken- en beheerparameters te kunnen continueren. Het uitvoeren van deze controles gebeurt op alle betrokken groepsverzekeringen en duurt meerdere weken. Tijdens deze periode kunnen we geen of slechts beperkt beheerverrichtingen uitvoeren, behalve uiteraard de rechtstreekse betalingen aan de verzekerden. Van zodra uw contract is aangepast, delen we u dat mee en behandelen we zo snel mogelijk de aanpassingen die u ons intussen zou hebben gevraagd. Dit doen we met terugwerkende kracht, zodat u geen enkel financieel of beheersmatig nadeel ondervindt. Aarzel vooral niet ons Service Centre Employee Benefits te contacteren als u bijkomende informatie wenst.
6-7 4. www.eb-connect.be Via onze vorige communicatie leerde u www.eb-connect.be kennen: dé website voor uw groepsverzekering. Op de website vindt u onder andere ook meer toelichting bij al uw financiële documenten. U kunt bovendien van elk document een voorbeeld downloaden. Neem dus zeker een kijkje. Specifieke informatie over de migratie is aangeduid met dit icoontje. Zo herkent u de info onmiddellijk. U komt het doorheen heel de website tegen. Tip: zet www.eb-connect.be in de favorieten van uw internetbrowser. Zo hebt u hem steeds bij de hand.
Wij staan voor u klaar. U hebt vragen? U wilt meer informatie? Aarzel niet onze medewerkers te contacteren. Het Service Centre Employee Benefits staat voor u klaar. Onze medewerkers zijn perfect op de hoogte van de migratie en beantwoorden graag al uw vragen. Service Centre Employee Benefits Brussel Koningsstraat 153, 1210 Brussel Tel.: +32 (0)2 406 87 06 E-mail: sceb-brussels@vivium.be Uw vertrouwde beheerder helpt u ook graag verder met vragen over uw contract. Maatschappelijke Zetel Koningsstraat 153 1210 Brussel Tel. +32 (0)2 406 35 11 Fax +32 (0)2 406 35 66 Zetel Antwerpen Desguinlei 92 2018 Antwerpen Tel. +32 (0)3 244 66 88 Fax +32 (0)3 244 66 87 ViviuM N.V. Lid van de P&V Groep Verzekeringsonderneming toegelaten door de CBFA onder code 0051 BTW BE 0404.500.094 - RPR Brussel www.vivium.be 11/10