GOUDEN LUDO 2011 PROCEDURE EN REGLEMENT Inleiding De Gouden Ludo is een jaarlijkse prijs voor het beste Nederlandstalige gezelschapsspel op de Vlaamse markt en werd in 2009 voor een eerste keer uitgereikt. De verkiezing is een initiatief van FORUM-Federatie Federatie vzw en is gebaseerd op een bevraging van de eigen leden en verschillende andere gezelschapsspellenclubs in Vlaanderen. Dit document legt het verloop en de mijlpalen van de verkiezing vast en beschrijft de voorwaarden, regels en procedures volgens dewelke de verkiezing zal verlopen. Voor een toelichting bij de filosofie en doelstellingen van de Vlaamse spellenprijs verwijzen we naar www.goudenludo.be. Draaiboek en mijlpalen De verkiezing van de Gouden Ludo 2011 verloopt in een aantal opeenvolgende fasen. Tevens zijn er twee belangrijke mijlpalen, nl. op 25 oktober 2011 en op Spel 2011. 01/07/2010 30/06/2011 Voordrachtperiode. Tijdens deze periode kunnen fabrikanten, uitgevers en verdelers van gezelschapsspellen in Vlaanderen één of meer spellen voordragen voor de verkiezing. ontvangst spel 09/10/2011 Evaluatieperiode vanaf de datum van ontvangst van een en recensie-exemplaar, vergezeld van het inschrijvingsformulier. Beoordeling van de spellen door de bezoekers van de spelavonden van FORUM-Federatie Federatie vzw aan de hand van een evaluatieformulier. 10/10/2011 24/10/2011 Verdere evaluatie door een jury die 4 spellen voor de eindronde zal nomineren. 25/10/2011 = MIJLPAAL 1 Bekendmaking van de 4 genomineerde spellen. 25/10/2011 20/11/2011 Verkiezing van de winnaar van de Gouden Ludo 2010 uit de 4 genomineerde spellen door middel van stemming (door de diverse speelkernen elkernen van FORUM-Federatie vzw én tal van spellenclubs in Vlaanderen). 25/11/2011 = MIJLPAAL 2 Uitreiking Gouden Ludo 2011 in aanwezigheid van pers en genodigden, op de vooravond van Spel 2011 te Broechem. Het winnende spel wordt, samen met de andere genomineerde spellen, actief gedemonstreerd door FORUM-Federatie Federatie vzw op een speciaal hiervoor ingericht spellenterras tijdens Spel 2011 en wordt gedurende een jaar lang actief in de kijker gezet in het Speelgoedmuseum Mechelen (ca. 70.000 bezoekers per jaar).
Voordrachtperiode 1. De voordrachtperiode loopt van 01/07/2010 tot en met 30/06/2011. Tijdens deze periode kunnen de fabrikanten, uitgevers en verdelers van gezelschapsspellen hierna de voordrager genoemd één of meer spellen uit hun assortiment voordragen voor de Gouden Ludo 2011. 2. De voordracht van een spel geschiedt door het invullen en toezenden van het voordrachtformulier en het toesturen van minstens één recensie-exemplaar van het voorgedragen spel. Het voordrachtformulier wordt op eenvoudig verzoek toegestuurd. 3. Na ontvangst van zowel het ingevulde voordrachtformulier als één of meerdere recensie-exemplaren van het voorgedragen spel, krijgt de voordrager bericht van ontvangst en delen wij mee of het voorgedragen spel wordt toegelaten tot de verkiezing of niet. Om tot de verkiezing te worden toegelaten moet het voorgedragen spel aan alle hieronder vermelde voorwaarden voldoen (zie hoofdstuk Toelatingsvoorwaarden hieronder). 4. Spellen die worden toegelaten tot de verkiezing worden opgenomen in de spellencollectie van FORUM- Federatie vzw en ter evaluatie aan haar leden en spelers aangeboden (zie hoofdstuk Evaluatie hieronder). Ook na afloop van de verkiezing houdt FORUM-Federatie vzw de voorgedragen spellen ter beschikking van haar leden en spelers, alsook voor eigen demonstratiedoeleinden op Spel 2011 en andere spelevenementen in België en Nederland. 5. Spellen die niet worden toegelaten tot de verkiezing worden desgewenst aan de voordrager terugbezorgd. De eventuele kosten verbonden aan de terugbezorging, zijn in ieder geval ten laste van de voordrager. Zo niet, houdt FORUM-Federatie vzw de geweigerde spellen, buiten de verkiezing om, ter beschikking van haar leden en spelers. 6. Ten slotte houdt FORUM-Federatie vzw zich het recht voor om uitzonderlijk zelf één tot vier spellen te nomineren die aan alle toelatingsvoorwaarden voldoen doch die niet door de betrokken fabrikanten, uitgevers en/of verdelers werden voorgedragen omwille van commerciële of andere redenen. Toelatingsvoorwaarden 6. Het voorgedragen spel dient een gezelschapsspel in de traditionele zin te zijn. Bedoeld zijn bordspellen, kaartspellen, dobbelspellen, behendigheidsspellen, enz. waarvoor het fysieke samenkomen van de deelnemers vereist is. Video- en computerpellen, spellen en puzzels voor één speler evenals alle andere spelvormen die niet als traditioneel aanzien kunnen worden, zijn nadrukkelijk van de verkiezing uitgesloten. 7. Het voorgedragen spel dient Nederlandstalig uitgevoerd te zijn. Bedoeld zijn: 7.a. Spellen waarvan de verpakking, de spelregels en de bijlagen volledig en uitsluitend in het Nederlands uitgevoerd zijn en waarvan alle spelmaterialen volledig en uitsluitend in het Nederlands of taalonafhankelijk uitgevoerd zijn. 7.b. Spellen waarvan de verpakking, de spelregels en de bijlagen meertalig, inclusief het Nederlands, uitgevoerd zijn en waarvan alle spelmaterialen meertalig, inclusief het Nederlands, of taalonafhankelijk uitgevoerd zijn. 7.c. Spellen waarvan de verpakking, de spelregels en de bijlagen in een andere taal dan het Nederlands uitgevoerd zijn, maar die door de fabrikant, uitgever of verdeler wel met Nederlandse spelregels in de speldoos geleverd worden en waarvan alle spelmaterialen inclusief speelbord taalonafhankelijk uitgevoerd zijn. Spellen waarvoor de Nederlandse spelregels uitsluitend op aanvraag of via download beschikbaar zijn, zijn nadrukkelijk van de verkiezing uitgesloten. 2 GOUDEN LUDO
8. Het voorgedragen spel dient door de fabrikant, uitgever of verdeler met al het benodigde spelmateriaal geleverd te worden en zelfstandig speelbaar te zijn. Uitbreidingen op bestaande spellen, verzamelkaartspellen en soortgelijke zijn nadrukkelijk van de verkiezing uitgesloten. 9. Het voorgedragen spel dient zich te richten tot gezinnen, adolescenten en/of volwassen spelers. Spellen die zich nadrukkelijk richten tot jonge kinderen (peuters en kleuters) of spellen waarvoor de leeftijdsindicatie beperkend voor kinderen geformuleerd is (bv. van 6 tot 12 jaar), zijn nadrukkelijk van de verkiezing uitgesloten. Merk op dat formuleringen die het spel niet wezenlijk tot een bepaalde doelgroep beperken (bv. van 9 tot 99 jaar) als dusdanig geen reden tot uitsluiting vormen. 10. Het voorgedragen spel dient in deze uitvoering voor het eerst op de Vlaamse markt beschikbaar gesteld te zijn in de periode beginnend op 01/07/2010 en eindigend op 30/06/2011 en mag niet al in een eerdere jaargang voorgedragen zijn. 11. Het voorgedragen spel dient via de reguliere verkoopskanalen en op een duurzame manier beschikbaar te zijn voor eindconsumenten op de Vlaamse markt. Bedoeld zijn supermarkten, speelgoedwinkels, spellenspeciaalzaken, webwinkels en andere vormen van detailhandel op het Vlaamse grondgebied. Spellen die uitsluitend naar aanleiding van specifieke evenementen en/of voor beperkte tijd (zoals beurzen, tentoonstellingen, sportwedstrijden, e.d.) op de Vlaamse markt beschikbaar zijn, zijn nadrukkelijk van de verkiezing uitgesloten. 12. Het voorgedragen spel dient vrij te zijn van elke vorm van propaganda (politiek en andere) en reclame. Het voorgedragen spel dient in overeenstemming te zijn met de maatschappelijke normen en de geldende wetten. Spellen die een schending van de openbare zeden of een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer of andere rechten van derden zouden inhouden, zijn van de verkiezing uitgesloten, met verval van het recht op terugzending zoals bepaald in artikel 5 hierboven. FORUM-Federatie vzw zal de bevoegde instanties op de hoogte brengen van de ongeoorloofde inhoud van een voorgedragen spel wanneer zij dat nodig acht of wanneer de wet het voorschrijft. Evaluatie 13. De evaluatieperiode loopt vanaf de ontvangst van het recensie-exemplaar tot en met 30/09/2010. Tijdens deze periode zal FORUM-Federatie vzw de voorgedragen spellen expliciet onder de aandacht van haar leden en de andere bezoekers van haar spelavonden en activiteiten brengen. FORUM-Federatie vzw ziet er, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bovendien op toe dat de beschikbaarheid van de voorgedragen spellen tijdens de evaluatieperiode maximaal is. Hoe vroeger een spel ingezonden wordt, des te meer en des te langer spelers van FORUM-Federatie vzw het ingezonden spel kunnen en zullen uittesten. 14. Alle leden en bezoekers van de spelavonden en andere activiteiten van FORUM-Federatie vzw zullen na het spelen van een voorgedragen spel verzocht worden een evaluatieformulier in te vullen. Het invullen van het evaluatieformulier is niet verplicht. Het formulier peilt naar de mening van de spelers over het spelplezier, het spelmateriaal en de spelregels, aangevuld met een aantal andere criteria (zie de volledige vragenlijst in Bijlage). 15. Wanneer eenzelfde speler een spel meerdere keren evalueert, zal de gemiddelde quotering van de laatste 2 evaluaties door deze speler in rekening gebracht worden. Zodoende is het mogelijk dat een speler zijn of haar mening over een bepaald spel herziet. de Vlaamse Spellenprijs 3
16. De volledig ingevulde evaluatieformulieren worden op basis van een vaste verdeelsleutel verwerkt en gequoteerd. Daarbij wordt rekening gehouden met het aantal verschillende spelers dat een bepaald spel evalueerde. Op basis van deze quoteringen wordt een rangschikking van alle voorgedragen spellen gemaakt. Om elke mogelijke manipulatie van de evaluaties op voorhand uit te sluiten, wordt de precieze verdeelsleutel voor de verwerking van de evaluatieformulieren niet publiek gemaakt. Ook de bestuursleden van FORUM-Federatie vzw hebben geen toegang tot deze informatie. 17. Op basis van de verkregen rangschikking, zal aan het einde van de evaluatieperiode een lijst van geselecteerde spellen aan de jury overhandigd worden, die in de volgende fase van de verkiezing kans maken om genomineerd te worden voor de eindronde van de verkiezing. Deze lijst wordt om dezelfde redenen als vermeld onder artikel 16 niet publiek gemaakt. Nominatie 18. De nominatieperiode loopt van 10/10/2011 tot en met 24/10/2011. Tijdens deze periode zal een jury, bestaande uit één afgevaardigde van elke FORUM-speelkern (die tevens lid is van FORUM-Federatie vzw), de geselecteerde spellen uitvoerig testen en beoordelen op al hun aspecten. 19. De jury zal in onderling overleg 4 spellen nomineren die aan de eindronde van de verkiezing deelnemen. Het staat de jury nadrukkelijk vrij om bij haar beraadslaging andere en/of bijkomende maatstaven te hanteren dan diegene die tijdens de evaluatie als criterium gelden. Bedoeld zijn onder andere de levensduur van het spel, de instapdrempel, de prijs-kwaliteitverhouding, enz. 20. Aan het einde van de nominatieperiode zal de jury de 4 genomineerde spellen voor de eindronde bekendmaken. Eindronde 21. De eindronde loopt van 25/10/2011 tot en met 20/11/2011. Tijdens deze periode zal een bevraging van de leden van FORUM-Federatie vzw en de andere, ons gekende gezelschapsspellenclubs in Vlaanderen, plaatsvinden waarin zij kunnen stemmen op de 4 genomineerde spellen. 22. De bevraging bestaat uit het rangschikken van de 4 genomineerde spellen in volgorde van voorkeur. 23. Elk jaarlid van FORUM-Federatie vzw mag eenmaal stemmen. De stemmen van de FORUM-jaarleden tellen mee voor 50% van het eindresultaat. 24. Alle ons bekende, algemene gezelschapsspellenclubs in Vlaanderen mogen eenmaal stemmen, met uitzondering van de FORUM-speelkernen (een lijst van de deelnemende gezelschapsspellenclubs zal ten gepaste tijde gepubliceerd worden op www.goudenludo.be). Het staat de clubs in kwestie vrij om een gezamenlijke stem uit te brengen of hun leden individueel te laten stemmen en de resultaten van die bevraging te bundelen. De stemmen van de Vlaamse gezelschapsspellenclubs tellen mee voor 50% van het eindresultaat. 25. Bij de rangschikking van de 4 genomineerde spellen zoals hiervoor vermeld (cf. nr. 22), wordt rekening gehouden met het aantal spellen dat de stemmer (jaarlid van FORUM-Federatie vzw OF Vlaamse spellenclub) rangschikt voor het waarderen van de stem, namelijk als volgt: 4 GOUDEN LUDO
4 spellen gespeeld en gerangschikt: 4,5 punten voor het eerste spel in rang, 3 punten voor het tweede spel in rang, 2 punten voor het derde spel in rang en 1 punt voor het vierde spel in rang. 3 spellen gespeeld en gerangschikt: 3,25 punten voor het eerste spel in rang, 2 punten voor het tweede spel in rang en 1 punt voor het derde spel in rang 2 spellen gespeeld en gerangschikt: 2 punten voor het eerste spel in rang en 1 punt voor het tweede spel in rang 1 spel gespeeld en gerangschikt: deze stem wordt niet in rekening gebracht wegens gebrek aan vergelijkingperspectief. Op die wijze wordt meer waarde gehecht aan de stemmen van jaarleden en de stemmen van Vlaamse spellenclubs die alle 4 genomineerde spellen hebben gespeeld. 26. Het spel dat de meeste punten achter zijn naam krijgt overeenkomstig de 50-50 verdeelsleutel (cf. nrs. 23-24), wordt de winnaar van de Gouden Ludo 2011. 27. In geval van gelijke stand, zijn de stemmen van de FORUM-speelkernen doorslaggevend. Levert dit nog geen uitsluitsel, zal de jury die de 4 spellen nomineerde opnieuw beraadslagen en het winnende spel kiezen uit de spellen waartussen een gelijke puntenstand heerst. Rechten van het winnende spel 28. De winnaar van de Gouden Ludo 2011 zal in aanwezigheid van pers en genodigden gehuldigd worden tijdens de officiële prijsuitreiking aan de vooravond van Spel 2011, inmiddels de twaalfde editie van deze spellenhappening. 29. FORUM-Federatie vzw zal het winnende spel in drievoud demonstreren tijdens Spel 2011 op 26 en 27 november 2011 op een apart ingerichte Gouden Ludo-speelstand. 30. Het winnende spel verkrijgt het recht om voor onbepaalde duur gebruik te maken van het logo Gouden Ludo 2011 - Beste spel op de speldoos en het promotiemateriaal voor het winnende spel. Het logo zal ten gepaste tijde door FORUM-Federatie vzw aan de fabrikant, uitgever of verdeler van het winnende spel bezorgd worden en dient in ongewijzigde vorm overgenomen te worden. 31. Een eventuele heruitgave van het winnende spel mag het logo Gouden Ludo 2011 Beste spel blijven gebruiken als deze niet in al te grote mate afwijkt van het winnende origineel. De heruitgave dient daarom ter evaluatie voorgelegd te worden aan FORUM-Federatie vzw. Indien te grote verschillen met het winnende origineel worden vastgesteld of de heruitgave niet ter evaluatie wordt voorgelegd, vervalt het recht op het gebruik van het logo. 32. FORUM-Federatie vzw heeft een akkoord met het Speelgoedmuseum Mechelen om het winnende spel gedurende het volgende jaar in een speciale Gouden Ludo-vitrine te tonen aan de circa 70.000 bezoekers die het museum jaarlijks ontvangt. De fabrikant, uitgever of verdeler van het winnende spel zal hiervoor een bijkomend exemplaar van het winnende spel ter beschikking van het museum stellen, wanneer hierom verzocht wordt. Indien de fabrikant, uitgever of verdeler, benevens het toegezonden recensie-exemplaar zoals vermeld in artikel 2, bovendien reeds een extra recensie-exemplaar van hetzelfde spel had toegezonden in het kader van de Gouden Ludo-verkiezing, zal dit tweede recensie-exemplaar aan het Speelgoedmuseum Mechelen worden overhandigd indien dit het winnende spel is. de Vlaamse Spellenprijs 5
Rechten van de genomineerde spellen 33. FORUM-Federatie vzw zal de genomineerde spellen demonstreren tijdens Spel 2011 op 26 en 27 november 2011 op een apart ingerichte Gouden Ludo-speelstand. 34. De spellen die met een nominatie voor de Gouden Ludo 2011 verkrijgen het recht om voor onbepaalde duur gebruik te maken van het logo Gouden Ludo 2011 - Genomineerd op de speldoos en het promotiemateriaal voor het genomineerde spel. Het logo zal ten gepaste tijde door FORUM-Federatie vzw aan de fabrikant, uitgever of verdeler van het genomineerde spel bezorgd worden en dient in ongewijzigde vorm overgenomen te worden. Voor het gebruik van het logo onder voornoemde voorwaarden is de fabrikant, uitgever of verdeler van het winnende spel geen vergoeding verschuldigd aan FORUM-Federatie vzw. 35. Een eventuele heruitgave van een genomineerd spel mag het logo Gouden Ludo 2011 Genomineerd blijven gebruiken als deze niet in al te grote mate afwijkt van het genomineerde origineel. De heruitgave dient daarom ter evaluatie voorgelegd te worden aan FORUM-Federatie vzw. Indien te grote verschillen met het genomineerde origineel worden vastgesteld of de heruitgave niet ter evaluatie wordt voorgelegd, vervalt het recht op het gebruik van het logo. 36. FORUM-Federatie vzw heeft een akkoord met het Speelgoedmuseum Mechelen om de genomineerde spellen gedurende het volgende jaar in een speciale Gouden Ludo-vitrine te tonen aan de circa 70.000 bezoekers die het museum jaarlijks ontvangt. De fabrikant, uitgever of verdeler van elk genomineerd spel zal hiervoor een bijkomend exemplaar van het genomineerde spel ter beschikking van het museum stellen, wanneer hierom verzocht wordt. Indien de fabrikant, uitgever of verdeler, benevens het toegezonden recensie-exemplaar zoals vermeld in artikel 2, bovendien reeds een extra recensie-exemplaar van hetzelfde spel had toegezonden in het kader van de Gouden Ludo-verkiezing, zal dit tweede recensie-exemplaar aan het Speelgoedmuseum Mechelen worden overhandigd indien dit spel werd genomineerd voor de eindronde van de Gouden Ludo-verkiezing. Bijkomende bepalingen 37. FORUM-Federatie vzw behoudt zich het recht voor om een voorgedragen spel van de verkiezing uit te sluiten indien het vermoeden van beïnvloeding van de evaluaties of de stemming bestaat. 38. Over de uiteindelijke toekenning/uitslag van de Gouden Ludo 2011 wordt geen correspondentie gevoerd noch wordt hierover enige discussie aangevat. De voordrager verklaart zich er nadrukkelijk mee akkoord om FORUM-Federatie vzw of haar vertegenwoordigers op geen enkele wijze aansprakelijk te stellen, op grond van welke reden ook, voor elke schade die verband zou houden met de verkiezing van de Gouden Ludo 2011. 39. FORUM-Federatie vzw reikt de Gouden Ludo 2011 uit om het gezelschapsspel in Vlaanderen op een positieve en ludieke manier onder de aandacht te brengen door een kwaliteitslabel toe te kennen aan één welbepaald spel, zonder daarbij afbreuk te willen doen aan de kwaliteiten van de niet-genomineerde of niet-winnende spellen, los van het feit of deze voorgedragen werden voor de Gouden Ludo 2011 of niet. 40. Alle benamingen, logo s en verwijzingen naar de Gouden Ludo 2011 blijven te allen tijde eigendom van FORUM-Federatie vzw. 6 GOUDEN LUDO
Bijlage: model evaluatieformulier de Vlaamse Spellenprijs 7